Vyplňte cestovný denník. Denník pohybu nákladného listu: vyplňte ho správne

Majitelia automobilových dopravných podnikov sa často pýtajú na register nákladné listy: je potrebné vykonať ho v roku 2019. V akej forme má byť a kde je lepšie stiahnuť si vzor evidencie nákladného listu zadarmo. Majitelia vedia, že každá firma, ktorá má v súvahe osobné alebo nákladné autá, je povinná evidovať ich pohyb. Preto často žiadajú vzorník evidencie nákladných listov. Nižšie podrobne zvážime, ako organizovať účtovníctvo a ako správne zaznamenávať premávku s možnosťou stiahnuť si bezplatný register nákladných listov na rok 2019.

Prečo potrebujeme register na vydávanie nákladných listov vodičom

Keďže daňoví poplatníci môžu odpísať časť výrobných nákladov, organizácie potrebujú dokumentáciu, ktorá potvrdí náklady na presun a vyčerpanie aktív. V sektore dopravy je jedným z týchto základných dokumentov nákladný list. Všetky informácie, ktoré sa týkajú trasy cesty, vodiča, použitého vozidla, prepravy tovaru alebo cestujúcich, musia obsahovať register cestovných listov za rok 2019 a predchádzajúce roky. Na základe pravidiel federálny zákon zo dňa 08.11.2007 č. 259-FZ "Centrum cestnej dopravy a mestskej pozemnej električkovej dopravy" a "Povinné náležitosti a postup pri vypĺňaní nákladného listu", schválené vyhláškou Ministerstva dopravy zo dňa 18.09.2008 č. 152, tento dokument alebo časopis je povinný pre všetkých majiteľov vozidiel . Okrem toho by sa nákladné listy mali zaznamenávať v samostatnom denníku.

Vzor vyplnenia evidencie nákladného listu

Krok jedna. Titulná strana

Stiahnite si vzorový denník registrácie cestovných lístkov 2019. Titulná strana.

Pri vypĺňaní titulnej strany účtovného denníka sa uvádza názov a forma vlastníctva organizácie, formulár OKPO, mesiac a rok (obdobie) vedenia denníka. Nie je potrebné tlačiť.

Príklad vyplnenia titulnej strany časopisu

Krok 2. Hlavné telo

Konkrétne, aby sa zohľadnil pohyb nákladných listov, bol vyvinutý formulár č. 8 (kód podľa OKUD 0345008), ktorý zjednocuje potrebné údaje. Bol schválený výnosom Štátneho štatistického výboru Ruskej federácie z 28. novembra 1997 č. 78. Zákon o účtovníctve č. 402 zo 6. decembra 2011 však uvádza, že použitie formulára č. 8 nie je povinné. . Organizácia má právo samostatne vytvoriť vzorovú knihu účtovníctva pre nákladné listy za predpokladu, že sú v nej uvedené všetky potrebné informácie.

Stiahnite si register pohybu nákladných listov, formulár 8

Tabuľka by mala obsahovať:

• číslo a dátum vystavenia nákladného listu;
• údaje o vodičovi, jeho osobné číslo;
• číslo garáže vozidla (zvyčajne pridelené vládnymi agentúrami, súkromné ​​spoločnosti nie, takže tento stĺpec môže byť vynechaný).

Cieľ a ďalšie informácie sa zapisujú do stĺpca Poznámka.

Tieto povinné informácie musia byť obsiahnuté, aj keď organizácia nezávisle určila, ako má vyzerať nákladný list a kniha jázd.

Register nákladných listov, formulár 8 (2019) si môžete stiahnuť v našom článku. Príklad vyplnenia tabuľkových údajov.

Krok 3. Dokončenie návrhu

Zápisy do formulára potvrdzujú traja zamestnanci naraz:

• vodič;
• ten, kto zadal informácie (napríklad dispečer);
• ako aj účtovníčka, ktorá doklad prevzala.

Vzor denníka pre výdaj cestovných lístkov 2019. Vyplnenie lístka:

Frekvencia údržby

Vyššie uvedený vzorový denník pre vystavovanie nákladných listov na rok 2019 bol zostavovaný na mesačnej báze a zakaždým na novej strane. Organizácie a jednotliví podnikatelia však môžu urobiť inak: určiť obdobia, počas ktorých sa záznamy uchovávajú, a vyplniť ich bez toho, aby zostali prázdne riadky.

Legislatíva umožňuje vodičom vydávať cestovné doklady až na 1 mesiac. Ak počas tejto doby nebude vozidlo používať jeden, ale dvaja vodiči, potom je dovolené vydať každému zamestnancovi vlastný „poukaz“ na pohyb.

V tomto prípade sa po ich vrátení všetky doklady prijaté účtovníkom zapíšu do účtovného formulára. Pri vypĺňaní registra bude väčšina informácií rovnaká, ale nie je to strašidelné.

Kde by som mohol kúpiť

Na predaj sú k dispozícii hotové knihy na riadenie pohybu vozidiel. Stránky takéhoto časopisu musia byť očíslované.

Keď skončí, musia ho podpísať aspoň dvaja zodpovední zamestnanci:

• ten, kto ho viedol;
• riaditeľ alebo účtovník.

Rovnaké požiadavky na tlačený register. Časopis na vydávanie nákladných listov si môžete zadarmo stiahnuť na odkaze v našom článku. Ak sa začína mesiacom, tak na konci obdobia musí byť očíslované, zošnurované a podpísané.

Čas použiteľnosti

Zákon neurčuje, ako dlho musí byť takýto register uchovávaný, či je vytlačený alebo kúpený v obchode. Na základe nákladných listov a ich pohybu sa tvorí mzda vodičov, daň a základ výrobných nákladov. Takéto primárne dokumenty, o ktorých sú informácie zaznamenané v registri, sa v organizácii uchovávajú najmenej 5 rokov. Je zrejmé, že samotná registratúra by mala byť uložená za rovnakú sumu.

Pred jeho zničením je dôležité uistiť sa, že posledný účtovný doklad ešte neuplynul. V opačnom prípade v prípade potreby nebudete môcť potvrdiť prítomnosť a udržiavanie kontroly. Cestovateľský denník na ďalšie obdobie si môžete zadarmo stiahnuť na našej stránke.

Nákladný list nákladného automobilu je hlavným dokladom primárneho účtovníctva, ktorý spolu s nákladným listom na prepravu tovaru určuje ukazovatele pre účtovanie prevádzky železničných koľajových vozidiel a vodiča, ako aj pre výpočet mzdy vodičovi a platenie za prepravu tovaru.
Pre nákladné vozidlá vyhláška Štátneho štatistického výboru Ruska z 28. novembra 1997 N 78 schválila dve formy nákladných listov - formulár N 4-c a formulár N 4-p.

* Formulár N 4-c (kusová práca) sa používa pri vykonávaní prepravy tovaru s výhradou platby za auto za kusové sadzby.
* Formulár N 4-p (časovo viazaný) sa používa s výhradou platby za prácu automobilu v sadzbe podľa času a je určený na súčasnú prepravu tovaru dvom zákazníkom v tŕňoch jedného pracovného dňa (zmena) vodiča.

Odtrhové kupóny nákladného listu vypĺňa zákazník a slúžia ako podklad pre organizáciu-majiteľa vozidla na predloženie faktúry zákazníkovi.
Príslušný odtrhávací kupón je priložený k účtu. Nákladný list zostáva v organizácii, ktorá vozidlo vlastní, opakuje identické záznamy o dobe prevádzky vozidla zákazníkom a slúži ako podklad pre vyúčtovanie prevádzky vozidla počas pracovného dňa.

V prípade, že sa skladové položky budú prepravovať s časovou úhradou za prevádzku automobilu, čísla tovarových prepravných dokladov sa zapíšu do nákladného listu a priloží sa jedno vyhotovenie týchto tovarových prepravných dokladov, v dôsledku čoho uvádza sa počet ton prepraveného nákladu a ďalšie ukazovatele odzrkadľujúce prácu.auto a vodič.
Vyplnenie nákladného listu pred jeho vydaním vodičovi vykonáva dispečer organizácie alebo osoba na to oprávnená. Zvyšok údajov vypĺňajú zamestnanci organizácie, ktorá vozidlo vlastní a zákazníci. Malo by sa pamätať na to, že účasť na vypĺňaní nákladného listu nie je povolená, s výnimkou podpisov potvrdzujúcich prijatie (pri odchode) a doručenie (pri vrátení auta).
Nákladné listy vo formulároch N 4-c a N 4-p sa vystavujú vodičovi proti podpisu oprávnenou osobou len na jeden pracovný deň (zmenu), ak vodič odovzdal nákladný list z predchádzajúceho dňa práce.

Vyplnenie nákladného listu sa vykonáva v nasledujúcom poradí:

1. Pod názvom dokladu je zaznamenaný dátum jeho vystavenia (deň, mesiac, rok), ktorý musí zodpovedať dátumu zaevidovania vystaveného nákladného listu vo vestníku.

2. V riadku "Prevádzkový režim" kód zodpovedajúci prevádzkovému režimu (pracujúci v dni v týždni, pracovná cesta, súhrnné účtovanie pracovného času, denné zúčtovanie pracovného času, práca cez víkend alebo sviatok, práca podľa rozvrhu alebo mimo rozvrhu a pod.), v zmysle ktorej je vodič odmeňovaný.

3. V riadkoch "Stĺpec", "Brigáda" sa zaznamenávajú čísla kolóny a brigády, ktoré zahŕňajú auto a vodiča.

4. Do riadkov venovaných vozidlu zapíšte značku, číslo štátu, ako aj číslo jeho garáže.

5. V riadkoch určených pre vodiča sa zaznamenáva priezvisko, iniciály, osobné číslo pridelené zamestnancovi v organizácii dopravy, číslo osvedčenia a trieda vodiča pracujúceho na tomto nákladnom liste.

6. Riadky určené pre preukaz preukazu obsahujú informácie o jeho type (štandardný, limitovaný), evidenčnom čísle a sérii.

7. V riadkoch "Prívesy" sa zaznamenávajú značky, štátne a garážové čísla prívesov a návesov vyrobených na linke s automobilom. Počty výmenných prívesov a návesov sa na týchto riadkoch evidujú v miestach ich prepriahania.

8. V riadku „Sprevádzajúce osoby“ sa zaznamenajú mená a iniciály osôb sprevádzajúcich auto na splnenie úlohy (nakladači, špeditéri, praktikant a pod.).

9. V časti "Práca vodiča a auta" - informácie o odchode a návrate auta podľa grafikonu.

10. V časti „Pridelenie vodičovi“:

V stĺpci 18 „Čo má k dispozícii“ sa na základe žiadosti alebo jednej objednávky objednávateľa zapíše meno objednávateľa, ktorému musí auto na splnenie úlohy prísť.

V stĺpci 19 „Čas príchodu“ sa zaznamenáva čas (v hodinách a minútach) príchodu vozidla k zákazníkovi podľa jeho žiadosti, jednotlivej objednávky alebo rozpisu vozidla podľa zmluvných podmienok.

Stĺpce 20-21 (adresy miest nakládky a vykládky) uvádzajú odkiaľ náklad prevziať a kam ho doručiť podľa aplikácie, jednej objednávky zákazníka alebo podľa zmluvných podmienok.

V stĺpci 22 „Názov nákladu“ sa uvádza názov nákladu predloženého na prepravu na základe žiadosti alebo jedinej objednávky zákazníka.

V stĺpci 23 „Počet naložených jázd“ sa na základe žiadosti alebo jednorazovej objednávky eviduje počet naložených jázd potrebných na splnenie úlohy.

V stĺpci 24 „Vzdialenosť“ sa zaznamenávajú vzdialenosti prepravy nákladu, určené podľa údajov cestných správ, alebo podľa mapy územia (územného plánu mesta) pomocou krivkového merača, alebo podľa zoznamu vzdialeností zostaveného na základe meracích protokolov alebo podľa tachometra automobilu (pri sezónnej preprave), pevného aktu prepravnej organizácie a zákazníka.

V stĺpci 25 „Dopravné tony“ sa zaznamenáva množstvo nákladu, ktoré je potrebné prepraviť pre zákazníka.
Právo na zmenu úlohy uvedenej v časti „Pridelenie vodičovi“ má iba organizácia motorovej dopravy. Len vo výnimočných prípadoch môže objednávateľ po dohode s prepravnou organizáciou zmeniť úlohu.

11. Na prednej strane nákladného listu v riadku „Vydať PHM“ sa slovom vypíše množstvo PHM potrebného na vydanie na splnenie úlohy s prihliadnutím na zostávajúce PHM z predchádzajúceho dňa práce.

V riadku „Podpis výpravcu“ výpravca svojim podpisom osvedčuje, že údaje ním vyplneného nákladného listu sú správne a že vodič má vodičský preukaz.

Vyplnenie nákladného listu pred opustením garáže sa vykonáva v nasledujúcom poradí:

1. V časti „Pohyb PHM“ v stĺpcoch 9, 10 a 11 av príslušných riadkoch cisterna, technik pohonných látok a mazív (POL) alebo oprávnená osoba zaznamenajú vydané množstvo PHM.

2. Osoba poverená dopravnou organizáciou vykonávať predjazdovú lekársku prehliadku svojím podpisom osvedčuje na prednej strane zdravotný stav vodiča a možnosť umožniť mu viesť motorové vozidlo.

3. V časti „Práca vodiča a auta“ v stĺpci 5 „Stavy tachometra“ zaznamená mechanik kontrolného bodu (kontrolného bodu) alebo oddelenia technickej kontroly (OTC) stav tachometra, keď auto opustí čiaru, av stĺpci 6 "Skutočný čas" pečiatka - hodiny uvádza skutočný čas odchodu auta z garáže. V prípade poruchy alebo absencie pečiatky hodín sa čas zaznamená manuálne v nasledujúcom poradí: deň, mesiac, hodiny, minúty.

4. V časti „Pohyb PHM“ v stĺpci 12 „Zostatok pri výjazde“ zapíše mechanik kontrolného miesta alebo oddelenia kontroly kvality množstvo PHM v nádržiach auta na výjazde a potvrdí správnosť všetkých záznamy vykonané s podpisom v tomto stĺpci.

5. V riadkoch venovaných technickej prevádzkyschopnosti vozidla mechanik kontroly alebo oddelenia kontroly kvality svojim podpisom osvedčuje odovzdanie vozidla vodičovi v technicky bezchybnom stave a povolenie opustiť garáž. V riadkoch označujúcich vodiča, ktorý auto prevzal, vodič svojim podpisom potvrdzuje, že auto bolo prijaté v technicky bezchybnom stave a že mu bola daná pracovná náplň.

Vyplnenie nákladného listu na riadku sa vykonáva v nasledujúcom poradí:

1. V časti „Postupnosť úlohy“ formulár N 4-c:

1.1. V stĺpci 27 sa postupne zaznamenávajú počty uskutočnených jázd. Záznam je určený na zaúčtovanie priložených prepravných dokladov na cesty.

1.2. V stĺpcoch 36-38 „Čísla priložených tovarových prepravných dokladov (TTD)“ odosielateľ zaznamená všetky čísla tovarových prepravných dokladov, ktoré sa týkajú tejto cesty.

1.3. V stĺpcoch 28-30 „Príchod“ dátum a čas (hodiny a minúty) predloženia nákladného listu vodičom odosielateľovi alebo príjemcovi na vstupnej bráne alebo na kontrolnom stanovišti na miestach nakládky alebo vykládky (okrem staníc železnice). Pri absencii vstupnej brány alebo kontrolného bodu sa uvedený stĺpec nevypĺňa, čas príchodu na miesto nakládky alebo vykládky sa zapíše do nákladného listu (THN).

1.4. V stĺpcoch 39 a 40 sa uvádza meno odosielateľa, odosielateľ podpisuje a opečiatkuje, čím potvrdzuje správnosť údajov ním vyplneného nákladného listu.

2. V časti „Odstávka na linke“ pracovník technickej asistenčnej služby alebo poverená osoba v príslušných stĺpcoch zapíše dôvod odstávky, dátum a čas začiatku a ukončenia odstávky a tieto záznamy osvedčí ich podpis.

3. V riadkoch „Špeciálne značky“ na prednej strane sú napísané informácie, ktoré nie sú uvedené vo forme nákladného listu (známky dopravnej polície, zákazníci pri odmietnutí naloženia vozidla, rôzne cestné služby atď.) .

Pri vrátení auta do garáže sa nákladný list vyplní v nasledujúcom poradí:

1. V časti „Výsledky práce auta a prívesov“ je uvedená spotreba paliva, čas v objednávke, počet jázd a pretekov, počet najazdených kilometrov (podľa tachometra), objemy prepravy.

2. Mechanik kontroly alebo oddelenia kontroly kvality v časti „Pohyb paliva“ vyplní stĺpec 13 „Zostatok po návrate“ a podpíše sa pod to. V tej istej časti cisterna, technik PHM alebo oprávnená osoba pri odovzdávaní pohonných hmôt a mazív vodičom vyplní stĺpec 14 „Odovzdané“ a podpíše sa pod to.

3. V riadku „Prešiel vodičom“ vodič svojím podpisom potvrdzuje, že vozidlo bolo odovzdané mechanikom kontrolného miesta alebo oddelenia kontroly kvality v technicky bezchybnom (chybnom) stave. Mechanik kontrolného bodu alebo oddelenia kontroly kvality v riadku „Prevzaté“ svojim podpisom potvrdzuje prevzatie vozidla od vodiča v technicky bezchybnom (chybnom) stave.

Po predložení nákladného listu vodičom ho výpravca alebo iná oprávnená osoba vyplní v tomto poradí:

1. V časti „Práca vodiča a vozidla“ v stĺpci 6 „Nulový počet najazdených kilometrov“ podľa tabuľky vzdialeností výpravca zaznamená vzdialenosť od garáže po prvé miesto nakládky a od posledného miesta vykládky po garáž. .

2. V časti „Pohyb PHM“ v stĺpci 15 „Koeficient zmeny sadzby“ zapíše dispečer jeden všeobecný koeficient zmeny sadzby spotreby PHM za celý deň prevádzky vozidla, spojený s prevádzkou vozidla pri zvýšenej spotreby paliva sa v stĺpci 16 „Doba prevádzky špeciálneho zariadenia“ a stĺpci 17 „Doba prevádzky motora“ na základe príslušných záznamov v TTL priloženom k ​​nákladnému listu zapíše prevádzkový čas špeciálneho zariadenia a prídavného motora prevádzková doba pri zvláštnych prevádzkových podmienkach (prevádzka motora rotačné nakladacie a vykladacie mechanizmy a pod.). Tieto údaje sú potrebné na určenie dodatočnej miery spotreby paliva. Správnosť vyplnenia týchto údajov potvrdí dispečer podpisom v príslušných stĺpcoch.

3. V časti „Postupnosť vykonávania úlohy“ zapíše dispečer do stĺpca 27 celkový počet jázd (bunka „celkom“ a do riadku „TGD v množstve“ celkový počet doručených prepravných dokladov. celkový počet doručených a prevzatých prepravných dokladov podpíše vodič v riadku "Prejde vodičom" a výpravca - v riadku "Prevzaté dispečerom".

Vyplnenie formulára nákladného listu N 4-p sa vyznačuje týmito vlastnosťami:

1. V časti „Pridelenie vodičovi“ v stĺpci 18 „K dispozícií ...“ na základe žiadosti alebo jednorazovej objednávky objednávateľa zapíše dispečer meno a adresu objednávateľa, ktorý má k dispozícii na splnenie úlohy musí prísť auto, v stĺpcoch 19 a 20 - plánovaný čas príchodu a odchodu, v stĺpci 21 - plánovaný počet hodín práce a v stĺpci 22 - počet jázd podľa plánu.

2. Odtrhávací kupón zákazníka, ktorý je pre automobilku podkladom na predloženie faktúry za úhradu prepravných služieb a je k nej priložený, vyplní zákazník. V ňom zákazník:

2.1. Na základe predloženého nákladného listu vodičom vyplní do príslušných riadkov číslo a dátum vystavenia nákladného listu, názov motorovej spoločnosti, na ktorej dráhovom vozidle sa tovar prepravuje, značky a štátne čísla dorazilo auto a prívesy.

2.2. Do riadku „Zákazník“ napíše názov organizácie, priezvisko a iniciály úradníka zodpovedného za používanie vozidla.

2.3. V riadkoch „Príchod...“ a „Odchod...“ uvádza čas príchodu a odchodu auta od zákazníka.

2.4. Do riadkov „Priložené TGD“ zapíše čísla TGD, ktorých jedna kópia je pripojená k nákladnému listu, a uvedie ich celkový počet.

2.5. Do riadku „Počet jázd“ zapíše celkový počet vykonaných jázd.

2.6. V riadku „Podpis a pečiatka objednávateľa“ podpíše a vloží pečiatku potvrdzujúcu správnosť vyplnenia údajov v príslušných riadkoch nákladného listu.
Za správne vyplnenie nákladného listu zodpovedajú vedúci organizácie, ako aj osoby zodpovedné za prevádzku kamiónov a podieľajúce sa na vypĺňaní dokladu.
Nákladné listy sú v organizácii uložené spolu s prepravnými dokladmi, čo umožňuje ich súčasnú kontrolu.

Denník pre vystavovanie nákladných listov sú povinné viesť všetky organizácie, ktoré majú vo svojich súvahách nákladné alebo osobné autá. Prirodzene tí, ktorí robia výlety prospešné pre firmu.

FILES 2 súbory

Dôležitosť vedenia dokladu spočíva v tom, že eviduje nákladné listy, ktoré sú zase potvrdením nákladov vynaložených organizáciou. Bez denníka je problematické dodržať poriadok pri manipulácii s nákladnými listami a celkovo (pri veľkých objemoch práce) preukazovať ich existenciu.

Spôsob vedenia

Vypĺňanie denníka na vydávanie nákladných listov môže byť organizované výlučne v papierovej forme. Potrebné informácie nie je možné zadávať v elektronickej podobe (iba ak má každý z vodičov, dispečerov a účtovníkov organizácie vlastný elektronický podpis).

Od samého začiatku údržby je dokument vytlačený, v prípade potreby dodávaný s ďalšími listami. Na konci referenčného obdobia sa zošije, potvrdí podpisom vedúceho organizácie a uloží sa na ďalších 5 rokov.

V ideálnom prípade by ho mal neustále používať zamestnanec, ktorý je zodpovedný za vydávanie a prijímanie nákladných listov od vodičov.

Komponenty časopisu

Formulár dokumentu pozostáva z dvoch listov. Po dokončení je časopis knihou s obálkou a niekoľkými listami vytlačenými a usporiadanými do formy tabuľky. Na obálke je v strede názov časopisu s uvedením roku (mesiaca) plnenia (zvyčajne je jeho platnosť 1 rok, existujú však aj krátkodobé možnosti, jeden mesiac).

Na vrch obálky plnič napíše celý názov organizácie, kód dokladu OKUD (pri štandardnom medziodvetvovom tlačive č. 8 je to 0345008, hneď sa zapíše do formulára), kód OKPO.

Tabuľka, ktorá sa nachádza na druhom liste denníka, obsahuje stĺpce. Každý z týchto stĺpcov predpokladá obsah nasledujúcich informácií:

• Číslo nákladného listu. Dokument má priebežné číslovanie. Všetky záznamy sa robia v chronologickom poradí.
• Kedy bol nákladný list vystavený (dátum).
• Údaje o vodičovi: celé meno slovom, ak existuje - osobné číslo.
• Čísla garážového (nie ŠPZ) čísla auta.
• Podpis vodiča ako záruka, že prevzal nákladný list.
• "Autogram" výpravcu, ktorý prevzal nákladný list so značkami, ako aj iné cestovné doklady (tieto údaje sú uvedené v poznámke).
• Podpis účtovníka. Nastavuje sa po vstupe nákladného listu do účtovného oddelenia.
• Poznámka. Tento stĺpec je určený pre údaje, ktoré sú zásadne dôležité pre vystavovanie alebo prijímanie nákladných listov. Označuje značky (alebo ich absenciu) na dokumentoch, opravy, fyzikálne vlastnosti prichádzajúci papier atď.

Druhý list časopisu môže pokračovať tak dlho, ako chcete. Hlavná vec je, že na nákladných listoch, ktoré sú v nich uvedené, je uvedený správny dátum vystavenia. Zamestnanec nemá právo uvádzať do denníka irelevantné alebo úmyselne nepravdivé údaje.

Pokiaľ ide o dobu uchovávania, podľa existujúcich noriem sa denník na vydávanie nákladných listov uchováva najmenej 5 rokov.

Dôležitý bod! Informácie o všetkých vystavených dokladoch sa zapisujú do denníka vydávania nákladných listov. Ak prepravný list nie je zaregistrovaný, účtovné oddelenie nemá právo ho prijať.

Kto vyplní

Vedúci organizácie je pôvodne poverený, aby bol automaticky zodpovedný za vedenie denníka. Ale v drvivej väčšine prípadov zveruje túto povinnosť svojim podriadeným. Môžete to urobiť dvoma spôsobmi:

• Prostredníctvom pracovnej zmluvy (tým, že to predpisuje ako priame povinnosti určitého zamestnanca).
• Samostatnou objednávkou. Dokument sa bude volať „Nariadenie o vymenovaní osoby zodpovednej za vedenie denníka o vystavení nákladných listov“. Je vo voľnej forme. Hlavná vec je, že má podpis vedúceho, podrobnosti o organizácii, údaje o menovanom zamestnancovi a jeho podpis na znak súhlasu s obsahom.

Nie špeciálny výcvik pridelený pracovník nemusí prejsť na prihlásenie.

Legislatívny rámec

Priložený formulár a vzor vyplnenia je typickým medzirezortným formulárom č.8, ktorý bol prijatý výnosom č.78 Štátneho výboru pre štatistiku dňa 28.11.1997. Ona je na dlhú dobu bol používaný a teraz nestratil svoj význam.

Od roku 2013 sa však používanie práve takéhoto tlačiva stalo nepovinným postupom. Každá organizácia má právo samostatne si vybrať, ktorý z formulárov na označenie vystavenia nákladných listov použije.

Organizácia môže dokonca pre svoje pohodlie vykonávať zmeny v existujúcich formách dokumentov. Hlavná vec je, že tieto akcie sú potvrdené samostatným príkazom hlavy s podpisom a pečaťou a sú tiež uvedené v účtovnej politike spoločnosti.

Ak používate štandardný formulár, takéto opatrenia nie sú potrebné. Štandardná forma časopisu navyše spĺňa všetky požiadavky, ktoré sa naň vzťahujú. Vykonaním zmien v stĺpcoch sa plnič vystavuje riziku, že bude čeliť situácii porušenia pracovných alebo daňových zákonov. Z týchto a ďalších dôvodov sa formulár č. 8 naďalej používa.

Možné doplnky

Keďže sa časopis používa dlhodobo, množstvo firiem si rubriky doplnilo o svoje. Prax ukázala, že je vhodné do tohto denníka pridať aj:

• Trasa auta, po ktorej sa bude pohybovať. Niektorí jednoducho označujú miesto príchodu.
• Aký náklad dodáva vozidlo.
• Počet najazdených kilometrov.
• Spotreba paliva, ku ktorej došlo v dôsledku cesty atď.

Prirodzene, všetky tieto údaje sa vyplnia až po vrátení nákladného listu alebo až po jeho obdržaní účtovníkom organizácie. Bez ohľadu na zmeny existujúcej forme, musia byť podopreté samostatným poradím hlavy.

Denník na vydávanie nákladných listov je jedným z hlavných dokumentov, ktoré potvrdzujú výdavky organizácie alebo jednotlivého podnikateľa na pohonné hmoty. Ak si právnická osoba zvolila daňový systém, ktorý zohľadňuje výdavky, potom je tento dokument obzvlášť dôležitý pri výpočte daní splatných od organizácie.

Jednotliví podnikatelia a právnických osôb, ktorej činnosť je tak či onak spojená s potrebou používania vozidiel, spravidla eviduje nákladné listy vydané vodičom v osobitnom vestníku.

Na základe takéhoto denníka sa stanovujú náklady vynaložené na pohonné hmoty, čo umožňuje znížiť zdaniteľné ukazovatele podniku. Okrem toho sa register nákladných listov používa pri výpočte miezd pre vodičov zapojených do práce organizácie.

Všetky organizácie a jednotliví podnikatelia, ktorých predmet činnosti súvisí s poskytovaním prepravných a prepravných služieb, sú povinní bezpodmienečne viesť evidenciu nákladných listov. Indikácia vychádza z noriem federálneho zákona č. 259-FZ z 18. novembra 2007 a vyhlášky Ministerstva dopravy z 18. septembra 2008 č. 152.

Pokiaľ ide o podniky, ktoré priamo nesúvisia s poskytovaním prepravy a prepravných služieb, ale pri svojej činnosti používajú vozidlá, prítomnosť registra nákladných listov nie je pre ne povinná, ale môže sa použiť na systematizáciu a zjednodušenie účtovania použitých údajov. v práci.

Register nákladných listov, formulár 8, bol schválený vyhláškou Štátneho výboru pre štatistiku č. 78 v roku 1997, ale 1. januára 2013 nadobudol účinnosť federálny zákon č. 402-FZ, ktorým sa ruší existujúci jednotný formulár 8. Od tohto dátumu dopravné spoločnosti Tí, ktorí predtým viedli evidenciu nákladných listov vo formulári 8, dostali možnosť vytvoriť si vlastnú, najoptimálnejšiu verziu účtovného listu, za predpokladu, že hlavné časti jednotného formulára 8 budú duplikované.

Dá sa to urobiť elektronicky

V žiadnom právnom akte platnej legislatívy nie sú žiadne obmedzenia týkajúce sa vedenia evidencie nákladných listov v elektronickej podobe, preto je možné vytvárať účtovný list v elektronickej podobe.

Poznámka! Môžete použiť ktorúkoľvek z najpohodlnejších možností správy, či už ide o bežný Excel alebo 1C.

Pre organizácie s veľkým vozovým parkom a značným počtom vodičov je kvôli značnej zložitosti procesu vhodnejšie udržiavať elektronickú verziu ako manuálne podávanie. Zároveň je žiaduce, aby bolo možné časopis v prípade potreby vytlačiť na papier.

Ako písať denník

Register nákladných listov, formulár 8, je vyhotovený v tabuľkovej forme, ktorá predstavuje výpis rozdelený do stĺpcov. Existuje deväť takýchto stĺpcov. Zahŕňajú nasledujúce údaje:

• Sériové čísla vydaných listov;
• Dátumy vydania;
• Celé mená vodičov;
• Personálne počty zamestnancov;
• Garážové čísla vozidiel;
• Podpisy vodiča, dispečera a účtovníka;
• V prípade potreby poznámky.

Poznámka! Ak organizácia vedie záznamy pomocou vlastnej vyvinutej formy výkazu, účtovný denník môže obsahovať ďalšie stĺpce používané konkrétnou organizáciou.

Ak sú v účtovnej knihe zapísané chybné údaje, sú povolené opravy v súlade s ustanoveniami 9 federálneho zákona č. 402-FZ. Ak sa vyskytne chyba, záznam sa opraví takto:

1. Chybný údaj je prečiarknutý jedným riadkom;
2. Vedľa nej sa umiestni značka „opravená“ a zadajú sa správne informácie;
3. Dátum opráv je uvedený;
4. Vykonané opravy musia byť potvrdené osobou zodpovednou za vedenie účtovného výkazu;

Dôležité! Pri prečiarknutí chybného zápisu je potrebné urobiť čiaru tak, aby samotný chybný zápis zostal po preškrtnutí čitateľný.

Čas použiteľnosti

Nákladné listy pre zamestnancov pracujúcich na vozidlách sa vystavujú raz za pracovný deň alebo zmenu. Samotná kniha jázd sa vedie ročné obdobie, ale v prípade potreby sa môže doba údržby skrátiť na jeden mesiac, napr. rozprávame sa o jednotlivých dlhých cestách, ako sú služobné cesty.

Vzhľadom na to, že účtovný list je prvotnou dokumentáciou, doba jeho následného uchovávania je 5 rokov, po uplynutí ktorej je možné denník vyradiť. Treba poznamenať, že päťročná lehota uchovávania sa nevzťahuje len na papierové, ale aj elektronické médiá.

Potrebujem blikať

Formulár 8 registra nákladného listu má poradové číslovanie strán. Musí sa zadať v chronologickom poradí. Titulná strana musí byť bezpodmienečne podpísaná s uvedením dátumu začatia údržby. Na tom istom mieste na titulnej strane sú napísané hlavné podrobnosti o samotnej organizácii, jej celé meno.

Po ukončení uchovávania záznamov sa žurnál preblikne. Zošitá kniha je potvrdená podpismi vedúceho podniku, hlavného účtovníka spoločnosti a pečaťou organizácie, po ktorej sa prenesie do archívu podniku na uloženie.

Kto vyplní a vzor

Povinnosť viesť evidenciu nákladných listov v odbornom vestníku môže mať zamestnanec ustanovený príkazom vedenia alebo zamestnanec, ktorý úradné povinnosti, uvedené v pracovná zmluva, obsahuje funkcie pre vedenie účtovných záznamov v organizácii.

Najčastejšie takúto prácu vykonáva účtovník, personalista alebo sekretárka. V prípade, že v podniku neexistuje osoba, ktorá vedie takéto vyhlásenie, možno uzavrieť dohodu s organizáciami tretích strán, ktoré vykonávajú servis vozidiel, za predpokladu, že takáto dohoda bude obsahovať doložku o potrebe viesť záznamy.

Účtovanie palív a mazív (POL) podnikateľskými subjektmi je realizované pomocou nákladných listov. Forma formulára je jednotná, poskytuje polia na vyjadrenie spotreby paliva s vyznačením trasy pohybu a skutočného počtu najazdených kilometrov. Nákladné listy možno použiť na kontrolu spotreby benzínu, motorovej nafty, mazív. Povinnosť vydávať osobitnú dokumentáciu vzniká organizáciám, ktoré majú aspoň jedno vozidlo.

Ako prebieha pohyb nákladných listov v podniku

Systém správy dokumentov v podniku by mal byť organizovaný s ohľadom na špecifiká vypĺňania a uchovávania dokumentov súvisiacich s používaním palív a mazív. Pre každý prípad prevádzky vozidiel musí byť vystavený nákladný list. Informácie o vypisovaných tlačivách sa zapisujú do denníka vo formulári č.8.

Vedenie podnikov musí zabezpečiť bezpečnosť nákladných listov na 5 rokov. Na odpis pohonných hmôt a mazív je potrebné odovzdať účtovnému oddeleniu potvrdenie o úhrade pohonných látok. Ak sa vo vyplnených poliach nákladného listu zistia nepresnosti alebo chyby, môžu sa v ňom vykonať zmeny. Deje sa tak po schválení opravy dvoma zodpovednými odborníkmi.

DÔLEŽITÉ! Ak zamestnanci využívajú osobnú dopravu na pracovné účely, majú za to nárok na náhradu mzdy. Na tento účel sa v nákladnom liste uvedie poznámka o príslušnosti konkrétneho vozidla zamestnancovi.

Forma denníka č. 8 je jednotná, nemožno z neho vymazávať riadky ani bloky. Podniky môžu rozšíriť zoznam ukazovateľov uvedených v dokumente. Zavedením elektronickej evidencie tlačív je možné optimalizovať systém riadenia pohybu nákladných listov. Automatizácia postupu znižuje čas strávený zamestnancami pri práci s dokumentmi a minimalizuje riziko úniku informácií. Operatívnosť správy elektronických dokumentov v segmente účtovníctva prepravy je možné zabezpečiť pomocou špecializovaných programov alebo outsourcingových služieb.

BTW, úrady môže zaujímať správnosť a úplnosť vypĺňania nákladných listov a organizácia kontroly ich pohybu. daňový úrad, zástupcovia inšpektorátu práce a policajti dopravnej polície.

Zákaz uchovávania denníkov poukážok v elektronickom formáte legislatívneho rámca neboli poskytnuté. Podniky majú právo nezávisle rozhodnúť, ako organizujú účtovníctvo:

• vyplňte papierovú verziu denníka;
• udržiavať tabuľky v Exceli;
• obmedzené na vyplnenie formulára v programe 1C.

Hlavnou požiadavkou je súlad s formou dokumentu, prítomnosť povinných údajov a schopnosť rýchlo vytlačiť vyplnené strany formulára.

Základná dokumentácia

Opatrenia na sledovanie spotreby PHM a platnosti odpisov PHM sa vykonávajú povinným vyhotovením nákladných listov a ich knihy jázd, tlačivo č. Formuláre schválil štátny štatistický výbor výnosom z 28. novembra 1997 č. 78. Pravidlá vypĺňania dokladov sú uvedené v nariadení Ministerstva dopravy zo dňa 18.9.2008 č.152. Je povolené vytvoriť si vlastnú šablónu nákladného listu, ktorá musí obsahovať požadované podrobnosti primárnej dokumentácie. Úplný zoznam informácií, ktorých zohľadnenie je potrebné, obsahuje zákon č. 402-FZ zo 6. decembra 2011.

Nákladné listy sa vystavujú podľa rôznych vzorov v závislosti od druhu prevádzkovanej dopravy. Môžu sa použiť na účtovanie zdrojov paliva:

• ľahké vozidlá;
• špeciálna doprava;
• osobné taxi;
• nákladné autá;
• autobusy.

Pred odchodom do práce je vodičovi vystavený formulár nákladného listu so všetkými potrebnými údajmi. Doba platnosti dokladu je obmedzená na 1 deň. Výnimku tvoria prípady vyslania zamestnancov na pracovné cesty, ktoré trvajú viac ako jeden deň. Pre situácie s obchodnými cestujúcimi je hlavnou požiadavkou regulačných orgánov na vystavenie nákladného listu schopnosť zohľadniť pracovný čas a objektívne odrážať náklady na palivo.

PAMATUJTE SI! Stav tachometra je potrebné zapísať do nákladných listov pred odchodom na začiatku zmeny a po skončení práce. Hodnoty pre koniec dňa a pre ráno nasledujúceho dňa sa musia zhodovať.

V závislosti od použitej formy dokladu môže účtovník odpísať palivo a mazivá podľa skutočnej spotreby paliva alebo podľa stanovených noriem. Nákladné listy oprávňujú vodičov prevádzkovať konkrétne vozidlo počas pracovnej doby. Formulár označuje zamýšľanú trasu pohybu, zostávajúce palivo a údaje z rýchlomera. Dodatočne zadávajú informácie o špecifikách pracovných činností a čase začiatku a konca pracovného dňa.

POZNÁMKA! Pri použití paliva a mazív v prístrojoch sa nákladné listy nevypĺňajú. Pre pojazdné traktory, reťazové píly a iné špeciálne vybavenie, ktoré navrhujú.

Nákladné listy je možné neopečiatkovať, na identifikáciu majiteľa vozidla stačí názov podniku (prenajímateľa), jeho adresa a telefónne číslo. Normu má oporu v texte vyhlášky Ministerstva dopravy z 18. januára 2017 číslo 17. Pečať umiestnená na tlačive sa nepovažuje za chybu. Pri prevádzke jedného auta viacerými vodičmi v zmenovom režime sa poukážky pre každého vodiča vydávajú samostatne. Časopis patrí do kategórie primárnej dokumentácie, preto doba uchovávania v podniku nemôže byť kratšia ako 5 rokov.

Každý poukaz vystavený zamestnancovi musí byť zaevidovaný vo vestníku. Dokument je vypracovaný na prvej strane s titulnou stranou. Označuje názov organizácie, stav a časový interval, za ktorý sa záznamy robia. Obsah časopisu je prezentovaný v tabuľke, ktorá sa vypĺňa pri vydávaní poukazov.

Ak bol nákladný list vyplnený nesprávne, formulár bol pokazený, údaje o tom by mali byť uvedené vo formulári denníka č. 8. Takéto poukážky sú priložené k časopisu, je tam poznámka, že listy sú poškodené. Informácie sa zadávajú so zachovaním chronológie papierovania.

Kniha jázd sa vyznačuje priebežným číslovaním. Kniha musí byť prešitá a overená podpisom riaditeľa podniku. Podpis je doplnený pečiatkou organizácie. Je to potrebné na zaistenie bezpečnosti dokumentu a zabránenie pokusom o zničenie jednotlivých listov knihy. Vedúci inštitúcie príkazom určí osobu, ktorá bude zodpovedná za vedenie časopisu.

Dokument vo formulári č. 8 obsahuje tieto informácie:

• sériové číslo vystaveného nákladného listu;
• dátum vydania dokladu v chronológii;
• Celé meno vodiča, na ktorého meno je poukaz vystavený;
• poznávacie značky vozidiel;
• podpis vodiča, ktorý obdržal vyplnené tlačivo nákladného listu.

Ak došlo k vráteniu poukážky, vykoná sa zodpovedajúci záznam v denníku. Musí byť uvedený dátum vrátenia, potvrdený podpisom zodpovedného dispečera. Formulár 8 musí obsahovať podpisy týchto úradníkov:

• vodič, ktorý potvrdí prijatie nákladného listu;
• výpravca alebo iný poverený zamestnanec, ktorý na konci zmeny dostáva od vodičov povolenia;
• účtovník, ktorý musí svojim podpisom osvedčiť správnosť vyplnenia dokladu a skutočnosť jeho prijatia do účtovníctva.

Formulár 8 alebo vašu vlastnú predlohu časopisu môžu vytlačiť a zošiť zamestnanci podniku alebo objednať v tlačiarni. Lehota, na ktorú sa začína účtovná kniha, je stanovená účtovnou zásadou inštitúcie. Odporúčaný interval je od 1 mesiaca do roka.

Ak sa nájde chyba

Ak sa v protokole nájdu chyby, je povolené ich opraviť. Postup pri vykonávaní zmien vo vyplnených stĺpcoch upravuje zákon zo dňa 6. decembra 2011 č. 402-FZ v čl. 9. Algoritmus akcií:

• prečiarknuť nesprávne informácie jedným riadkom;
• vedľa opravy sa urobí záznam „Opravené“;
• je uvedený nápis so správnymi údajmi;
• musí byť uvedený dátum nápravných opatrení;
• každý prípad opravy musí byť potvrdený vlastnoručným podpisom zodpovedného úradníka.

Vlastnoručne navrhnutý tvar

Ak podnik používa samostatne vyvinuté šablóny dokumentov na účtovanie palív a mazív, tieto formuláre sa musia odraziť v dvoch miestnych aktoch organizácie:

• účtovná politika;
• objednávka na schválenie primárneho formulára.

Údaje o organizácii, číslo dokladu a dátum jeho vyhotovenia je potrebné uviesť v objednávke, ktorá schvaľuje vzor nákladného listu alebo dokladovej evidencie. V textovom bloku objednávky je uvedený predmet posudzovania - schválenie novej predlohy dokumentu. Nezabudnite uviesť dátum, od ktorého bude formulár vložený do systému správy dokumentov. V poslednej časti objednávky sú uvedení zamestnanci, ktorí sa musia riadiť týmto miestnym aktom, a ich podpisy.