املأ سجل السفر. مجلة حركة بوليصة الشحن: املأها بشكل صحيح

غالبًا ما يطرح أصحاب شركات النقل بالسيارات سؤالاً حول السجل بوليصة الشحن: هل من الضروري إجراؤه في عام 2019. في أي شكل يجب أن يكون وأين من الأفضل تنزيل عينة من سجل بوليصة الشحن مجانًا. يعلم المالكون أن أي شركة لديها سيارات أو شاحنات في ميزانيتها العمومية ملزمة بتسجيل حركتها. لذلك ، غالبًا ما يطلبون نموذج كتاب لتسجيل بيانات الشحن. سننظر بالتفصيل أدناه في كيفية تنظيم المحاسبة وكيفية تسجيل حركة المرور بشكل صحيح مع القدرة على تنزيل سجل شحن مجاني لعام 2019.

لماذا نحتاج إلى سجل لإصدار سندات الشحن للسائقين

نظرًا لأنه يُسمح لدافعي الضرائب بشطب جزء من تكاليف الإنتاج ، تحتاج المؤسسات إلى وثائق تؤكد تكاليف نقل الأصول واستنفادها. في قطاع النقل ، تعد إحدى هذه المستندات الأساسية عبارة عن بوليصة شحن. يجب أن تحتوي جميع المعلومات المتعلقة بخط سير الرحلة أو السائق أو السيارة المستخدمة أو نقل البضائع أو الركاب على سجل لبطاقات الشحن لعام 2019 والأعوام السابقة. بناء على القواعد قانون اتحاديبتاريخ 08.11.2007 رقم 259-FZ "ميثاق النقل البري والنقل الكهربائي البري الحضري" و "التفاصيل والإجراءات الإلزامية لملء بيانات الشحن" ، تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة النقل بتاريخ 18.09.2008 رقم 152 ، هذه الوثيقة أو مجلة إلزامية لجميع مالكي المركبات. بالإضافة إلى ذلك ، يجب تسجيل مستندات الشحن في مجلة منفصلة.

عينة من ملء سجل بوليصة الشحن

الخطوةالاولى. صفحة عنوان الكتاب

قم بتنزيل نموذج لمجلة تسجيل تذاكر السفر 2019. صفحة العنوان.

عند ملء صفحة عنوان دفتر اليومية ، واسم وشكل ملكية المنظمة ، يشار إلى نموذج OKPO ، ويشار إلى الشهر والسنة (فترة) حفظ دفتر اليومية دون فشل. لا تحتاج للطباعة.

مثال على ملء صفحة عنوان مجلة

الخطوة 2. الجسم الرئيسي

على وجه التحديد ، من أجل مراعاة حركة سندات الشحن ، تم تطوير النموذج رقم 8 (رمز وفقًا لـ OKUD 0345008) ، المصمم لتوحيد البيانات الضرورية. تمت الموافقة عليه بموجب مرسوم لجنة الإحصاءات الحكومية في الاتحاد الروسي بتاريخ 28 نوفمبر 1997 رقم 78. ومع ذلك ، ينص قانون المحاسبة رقم 402 المؤرخ 6 ديسمبر 2011 على أن استخدام النموذج رقم 8 ليس إلزاميًا. يحق للمؤسسة إنشاء نموذج دفتر محاسبي بشكل مستقل لشهادات الشحن ، بشرط أن تنعكس جميع المعلومات الضرورية فيه.

تحميل سجل حركة الكمبيالات نموذج 8

يجب أن يشتمل الجدول على:

• رقم وتاريخ إصدار بوليصة الشحن ؛
• بيانات عن السائق ، رقم أفراده ؛
• رقم المرآب الخاص بالمركبة (عادة ما يتم تعيينه من قبل الوكالات الحكومية ، والشركات الخاصة لا تفعل ذلك ، لذلك من المقبول ترك هذا العمود فارغًا).

تتم كتابة الوجهة والمعلومات الأخرى في عمود الملاحظات.

يجب احتواء هذه المعلومات الإلزامية ، حتى لو حددت المنظمة بشكل مستقل كيف يجب أن تبدو بوليصة الشحن ودفتر السجل.

يمكنك تنزيل سجل بوليصة الشحن ، نموذج 8 (2019) في مقالتنا. مثال على ملء البيانات الجدولية.

الخطوة 3. استكمال التصميم

يتم تأكيد الإدخالات في النموذج من قبل ثلاثة موظفين دفعة واحدة:

• سائق؛
• الشخص الذي أدخل المعلومات (على سبيل المثال ، المرسل) ؛
• وكذلك المحاسب الذي استلم الوثيقة.

نموذج مجلة لإصدار تذاكر السفر 2019. استكمال التذكرة:

تواتر الصيانة

تم تجميع نموذج دفتر اليومية أعلاه لإصدار سندات الشحن لعام 2019 على أساس شهري وفي كل مرة في صفحة جديدة. لكن يمكن للمؤسسات وأصحاب المشاريع الفردية القيام بخلاف ذلك: تحديد الفترات التي يتم فيها الاحتفاظ بالسجلات وملءها دون ترك أسطر فارغة.

يسمح التشريع للسائقين بإصدار وثائق سفر لمدة تصل إلى شهر واحد. إذا لم يتم استخدام السيارة خلال هذا الوقت من قبل سائق واحد ، ولكن بواسطة سائقين ، فيُسمح بإصدار "قسيمة" للتنقل لكل موظف.

في هذه الحالة ، عند إعادتهم ، يتم إدخال جميع المستندات التي يتلقاها المحاسب في نموذج المحاسبة. عند ملء السجل ، ستكون معظم المعلومات هي نفسها ، لكن هذا ليس مخيفًا.

أين يمكنني شراء

الكتب الجاهزة متاحة للبيع للتحكم في حركة المركبات. يجب ترقيم صفحات هذه المجلة.

عندما ينتهي ، يجب أن يوقعه اثنان على الأقل من الموظفين المسؤولين:

• الذي قاده.
• مدير أو محاسب.

نفس متطلبات السجل المطبوع. يمكنك تنزيل المجلة الخاصة بإصدار بوليصة الشحن مجانًا على الرابط الموجود في مقالتنا. إذا بدأ لمدة شهر ، فيجب في نهاية الفترة ترقيمه وتوقيعه وتوقيعه.

مدة الصلاحية

لا يحدد القانون مدة الاحتفاظ بهذا السجل ، سواء تمت طباعته أو شراؤه من متجر. على أساس سندات الشحن وحركتها ، يتم تشكيل رواتب السائقين والضرائب وقاعدة تكاليف الإنتاج. يتم تخزين هذه المستندات الأولية ، المعلومات التي يتم تسجيلها في السجل ، في المنظمة لمدة 5 سنوات على الأقل. من الواضح أنه يجب تخزين السجل نفسه بنفس المقدار.

قبل إتلافه ، من المهم التأكد من أن آخر مستند محاسبة لم تنته صلاحيته بعد. خلاف ذلك ، إذا لزم الأمر ، لن تتمكن من تأكيد وجود التحكم والحفاظ عليه. يمكنك تنزيل مجلة السفر المجانية للفترة القادمة على موقعنا على الإنترنت.

بيان الشحن الخاص بالشاحنة هو المستند الرئيسي للمحاسبة الأولية ، والذي يحدد ، جنبًا إلى جنب مع إشعار الشحنة عند نقل البضائع ، مؤشرات المحاسبة عن تشغيل المعدات الدارجة والسائق ، وكذلك لحساب أجورللسائق وتسديد مدفوعات نقل البضائع.
بالنسبة لمركبات الشحن ، وافق مرسوم لجنة الدولة للإحصاء في روسيا في 28 نوفمبر 1997 N 78 على شكلين من سندات الشحن - نموذج N 4-c والنموذج N 4-p.

* تُستخدم الاستمارة N 4-c (بالقطعة) عند نقل البضائع ، مع مراعاة دفع ثمن السيارة بمعدلات العمل بالقطعة.
* يتم استخدام النموذج N 4-p (المستند إلى الوقت) مع مراعاة الدفع مقابل تشغيل السيارة بمعدل يعتمد على الوقت ، وهو مصمم لنقل البضائع في وقت واحد إلى عميلين خلال أشواك يوم عمل واحد (وردية) من السائق.

يتم ملء القسائم المقطوعة لبوليصة الشحن من قبل العميل وتكون بمثابة الأساس لمالك المؤسسة للمركبة لتقديم فاتورة للعميل.
يتم إرفاق قسيمة التقطيع المقابلة بالحساب. تظل بوليصة الشحن في المؤسسة التي تمتلك السيارة ، فهي تكرر سجلات متطابقة حول الوقت الذي تم فيه تشغيل السيارة من قبل العميل وتعمل كأساس لحساب تشغيل السيارة خلال يوم العمل.

في حالة نقل عناصر المخزون مع الدفع على أساس الوقت لتشغيل السيارة ، يتم إدخال أرقام مستندات نقل السلع في بيان الشحن وإرفاق نسخة واحدة من مستندات نقل السلع هذه ، ونتيجة لذلك عدد الأطنان من البضائع المنقولة والمؤشرات الأخرى التي تعكس العمل موضحة: السيارة والسائق.
يتم ملء بوليصة الشحن قبل إصدارها للسائق من قبل مرسل المنظمة أو شخص مخول بذلك. يتم ملء باقي البيانات من قبل موظفي المؤسسة التي تمتلك السيارة والعملاء. يجب أن نتذكر أن المشاركة في ملء بوليصة الشحن غير مسموح بها ، باستثناء التوقيعات التي تشهد بالقبول (عند المغادرة) والتسليم (عند إعادة السيارة).
يتم إصدار بوليصة الشحن في النموذجين N 4-c و N 4-p للسائق مقابل استلام من قبل شخص مخول فقط ليوم عمل واحد (وردية) ، بشرط أن يكون السائق قد سلم بوليصة الشحن ليوم العمل السابق.

يتم ملء بوليصة الشحن بالتسلسل التالي:

1. تحت اسم المستند ، يتم تسجيل تاريخ إصداره (اليوم ، الشهر ، السنة) ، والذي يجب أن يتوافق مع تاريخ تسجيل بوليصة الشحن الصادرة في المجلة.

2. في سطر "وضع التشغيل" ، يكون الرمز المقابل لطريقة التشغيل (يعمل في أيام الأسبوع، رحلة عمل ، محاسبة ملخصة لوقت العمل ، محاسبة يومية لوقت العمل ، العمل في عطلة نهاية الأسبوع أو عطلة ، العمل في الموعد المحدد أو خارج الجدول الزمني ، إلخ) ، وفقًا للدفع للسائق.

3. في سطري "العمود" و "اللواء" يتم تسجيل أرقام العمود واللواء والتي تشمل سيارة وسائق.

4. في السطور المخصصة للسيارة ، اكتب العلامة التجارية ورقم الحالة ورقم المرآب الخاص بها.

5. في السطور المخصصة للسائق ، يتم تسجيل اسم العائلة والأحرف الأولى ورقم الأفراد المخصص للموظف في مؤسسة النقل ورقم الشهادة وفئة السائق الذي يعمل على بوليصة الشحن هذه.

6. يجب أن تحتوي الأسطر المخصصة لبطاقة الترخيص على معلومات حول نوعها (قياسي ، محدود) ورقم التسجيل والمسلسل.

7. في سطور "المقطورات" يتم تسجيل العلامات التجارية وأرقام الحالة والجراج للمقطورات وشبه المقطورات المنتجة على الخط مع السيارة. يتم تسجيل عدد مقطورات التبادل وشبه المقطورات على هذه الخطوط في أماكن إعادة تشكيلها.

8. في سطر "الأشخاص المرافقون" يتم تسجيل الأسماء والأحرف الأولى من الأشخاص المرافقين للسيارة لإكمال المهمة (اللوادر ، وكلاء الشحن ، المتدرب ، إلخ).

9. في قسم "عمل السائق والسيارة" - معلومات حول مغادرة وعودة السيارة حسب الجدول الزمني.

10. في قسم "التعيين إلى السائق":

في العمود 18 "تحت تصرفه" على أساس الطلب أو طلب واحد للعميل ، يتم تسجيل اسم العميل ، الذي يجب أن تصل السيارة تحت تصرفه لإكمال المهمة.

يسجل العمود 19 "وقت الوصول" الوقت (بالساعات والدقائق) لوصول السيارة إلى العميل وفقًا لطلبه أو طلب واحد أو جدول السيارة بموجب شروط العقد.

تشير الأعمدة 20-21 (عناوين نقاط التحميل والتفريغ) إلى مكان نقل البضائع وأين يتم تسليمها وفقًا للتطبيق أو طلبية واحدة من العميل أو بموجب شروط العقد.

في العمود 22 "اسم البضاعة" ، يتم تسجيل اسم الشحنة المعروضة للنقل على أساس طلب أو طلب واحد للعميل.

في العمود 23 "عدد المشاوير المحملة" ، على أساس تطبيق أو طلب لمرة واحدة ، يتم تسجيل عدد المشاوير المحملة اللازمة لإكمال المهمة.

يسجل العمود 24 "مسافة" مسافات نقل البضائع ، المحددة وفقًا لبيانات سلطات الطرق ، أو وفقًا لخريطة المنطقة (مخطط المدينة) باستخدام مقياس الانحناء ، أو وفقًا لقائمة المسافات التي تم تجميعها على أساس تقارير القياس أو حسب عداد السرعة للسيارة (في النقل الموسمي) ، الفعل الثابت لمؤسسة النقل والعميل.

العمود 25 "طن النقل" يسجل كمية البضائع التي يجب نقلها للعميل.
الحق في تغيير المهمة المحددة في قسم "التعيين للسائق" له فقط مؤسسة نقل سيارات. فقط في حالات استثنائية ، يمكن للعميل ، بالاتفاق مع مؤسسة النقل ، تغيير المهمة.

11. على الجانب الأمامي من بوليصة الشحن ، في سطر "إصدار الوقود" ، تتم كتابة كمية الوقود المطلوبة للإصدار لإكمال المهمة بالكلمات ، مع مراعاة الوقود المتبقي ليوم العمل السابق.

في سطر "توقيع المرسل" ، يشهد المرسل بتوقيعه أن تفاصيل بوليصة الشحن التي يملأها صحيحة وأن السائق لديه رخصة قيادة.

يتم ملء بوليصة الشحن قبل مغادرة المرآب بالترتيب التالي:

1. في قسم "حركة الوقود" في الأعمدة 9 و 10 و 11 وفي الخطوط المقابلة ، تسجل الناقلة أو فني الوقود وزيوت التشحيم (POL) أو شخص مخول كمية الوقود الصادرة.

2. على الجانب الأمامي ، يشهد الشخص المخول من قبل منظمة النقل لإجراء فحص طبي قبل الرحلة بتوقيعه على الحالة الصحية للسائق وإمكانية السماح له بقيادة السيارة.

3. في قسم "عمل السائق والسيارة" في العمود 5 "قراءات عداد السرعة" ، يسجل ميكانيكي نقطة التفتيش (نقطة التفتيش) أو قسم التحكم الفني (OTK) قراءة عداد السرعة عندما تغادر السيارة الخط ، و في العمود 6 طابع "الوقت الفعلي" - تضع الساعة الوقت الفعلي لمغادرة السيارة من المرآب. في حالة حدوث عطل أو عدم وجود ختم الساعة ، يتم تسجيل الوقت يدويًا بالتسلسل التالي: اليوم والشهر والساعات والدقائق.

4. في قسم "حركة الوقود" في العمود 12 "التوازن عند المغادرة" ، يسجل ميكانيكي نقطة التفتيش أو قسم مراقبة الجودة كمية الوقود في خزانات السيارة عند الخروج ، ويصدق على صحة جميع المداخل بواسطة تسجيل الدخول في هذا العمود.

5. في الخطوط المخصصة للخدمة الفنية للسيارة ، يشهد ميكانيكي الحاجز أو قسم مراقبة الجودة بتوقيعه على نقل السيارة للسائق في حالة سليمة من الناحية الفنية والسماح بمغادرة المرآب. في السطور التي تحدد السائق الذي قبل السيارة ، يشهد السائق بتوقيعه أنه تم قبول السيارة في حالة سليمة من الناحية الفنية وأنه تلقى مهمة العمل.

يتم ملء بوليصة الشحن على الخط بالتسلسل التالي:

1. في قسم "تسلسل المهمة" من N 4-c:

1.1 في العمود 27 ، يتم تسجيل عدد الرحلات المكتملة بالتسلسل. السجل مخصص لنشر مستندات الشحن المرفقة للرحلات.

1.2 في الأعمدة 36-38 "أرقام مستندات نقل السلع المرفقة (TTD)" ، يسجل المرسل جميع أرقام مستندات نقل السلع المتعلقة بهذه الرحلة.

1.3 في الأعمدة 28-30 "الوصول" ، تاريخ ووقت (ساعات ودقائق) تقديم سائق بوليصة الشحن إلى المرسل أو المرسل إليه عند بوابة الدخول أو عند نقطة التفتيش عند نقاط التحميل أو التفريغ (باستثناء المحطات السكك الحديدية). في حالة عدم وجود بوابة دخول أو نقطة تفتيش ، لا يتم ملء العمود المشار إليه ، ويتم إدخال وقت الوصول إلى نقطة التحميل أو التفريغ في سند الشحن (THN).

1.4 في العمودين 39 و 40 ، يشار إلى اسم المرسل ، ويشار إلى المرسل والطوابع ، مما يؤكد صحة تفاصيل بوليصة الشحن التي يملأها.

2. في قسم "وقت التوقف عن العمل" ، يقوم موظف خدمة المساعدة الفنية أو الشخص المرخص له في الأعمدة المناسبة بتدوين سبب وقت التوقف عن العمل وتاريخ ووقت بداية ونهاية وقت التعطل وإقرار هذه الإدخالات باستخدام توقيعهم.

3. في سطور "العلامات الخاصة" على الجانب الأمامي ، تتم كتابة المعلومات التي لم يتم توفيرها في شكل بوليصة الشحن (علامات من شرطة المرور ، والعملاء عند رفض تحميل السيارة ، وخدمات الطرق المختلفة ، وما إلى ذلك) .

عند إعادة السيارة إلى المرآب ، يتم ملء بوليصة الشحن بالتسلسل التالي:

1. في قسم "نتائج عمل السيارة والمقطورات" ، يُشار إلى استهلاك الوقود ، والوقت في الترتيب ، وعدد مرات الركوب والسباقات ، والمسافة المقطوعة (وفقًا لعداد السرعة) ، وحجم النقل.

2. في قسم "حركة الوقود" ، يملأ ميكانيكي الحاجز أو قسم مراقبة الجودة العمود 13 "الرصيد عند العودة" ويوقع تحته. في نفس القسم ، تقوم الناقلة أو فني الوقود أو الشخص المرخص له ، عند تسليم الوقود ومواد التشحيم من قبل السائق ، بملء العمود 14 "مستسلم" والتوقيع تحته.

3. في سطر "مرت من قبل السائق" ، يشهد السائق بتوقيعه أن السيارة قد تم تسليمها إلى ميكانيكي الحاجز أو قسم مراقبة الجودة في حالة سليمة من الناحية الفنية (معيبة). يشهد ميكانيكي الحاجز أو قسم مراقبة الجودة في الخط "مقبول" بتوقيعه استلام السيارة من السائق في حالة سليمة من الناحية الفنية (معيبة).

بعد أن يقدم السائق بوليصة الشحن ، يقوم المرسل أو أي شخص مخول آخر بتعبئتها بالتسلسل التالي:

1. في قسم "عمل السائق والمركبة" في العمود 6 "عدد الأميال الصفرية" ، وفقًا لجدول المسافة ، يسجل المرسل المسافة من المرآب إلى نقطة التحميل الأولى ومن آخر نقطة تفريغ إلى المرآب .

2. في قسم "حركة الوقود" في العمود 15 ، "عامل تغيير المعدل" ، يكتب المرسل معاملًا عامًا واحدًا للتغير في معدل استهلاك الوقود طوال يوم تشغيل السيارة ، المرتبط بتشغيل السيارة عند زيادة معدل استهلاك الوقود ، في العمود 16 "وقت تشغيل المعدات الخاصة" والعمود 17 "وقت تشغيل المحرك" ، على أساس الإدخالات ذات الصلة في TTL المرفقة ببوليصة الشحن ، على التوالي ، يسجل وقت تشغيل المعدات الخاصة وتشغيل المحرك الإضافي الوقت في ظل ظروف تشغيل خاصة (تشغيل المحرك وآليات التحميل والتفريغ الدورانية ، إلخ). هذه التفاصيل ضرورية لتحديد المعدل الإضافي لاستهلاك الوقود. يصادق المرسل على صحة ملء هذه التفاصيل بتوقيع تحت الأعمدة المناسبة.

3. في قسم "تسلسل تنفيذ المهمة" ، يكتب المرسل في العمود 27 العدد الإجمالي للرحلات (الخلية "إجمالي" ، وفي السطر "TGD في الكمية" - العدد الإجمالي لمستندات الشحن التي تم تسليمها. بالنسبة لـ العدد الإجمالي لمستندات الشحن التي تم تسليمها والمقبولة ، يوقع السائق في السطر "اجتازه السائق" ، والمرسل - في السطر "مقبول من قبل المرسل".

يتميز ملء نموذج بوليصة الشحن N 4-p بالميزات التالية:

1. في قسم "التعيين للسائق" في العمود 18 "تحت تصرفه ..." ، على أساس التطبيق أو طلب واحد للعميل ، يسجل المرسل اسم وعنوان العميل ، الذي التخلص من السيارة يجب أن تصل لإكمال المهمة ، في العمودين 19 و 20 - الوقت المخطط للوصول والمغادرة ، في العمود 21 - عدد ساعات العمل المخطط لها وفي العمود 22 - عدد الرحلات وفقًا للخطة.

2. يقوم العميل بملء قسيمة التقطيع الخاصة بالعميل ، والتي هي أساس تقديم شركة السيارات لفاتورة الدفع مقابل خدمات النقل والمرفقة بها. في ذلك ، العميل:

2.1. على أساس بوليصة الشحن التي يقدمها السائق ، يملأ الأسطر المناسبة برقم وتاريخ إصدار بوليصة الشحن ، واسم شركة السيارات التي يتم نقل البضائع على متنها ، والعلامة التجارية وأرقام الدولة وصلت السيارة والمقطورات.

2.2. في سطر "العميل" يكتب اسم المنظمة واللقب والأحرف الأولى من اسم المسؤول المسؤول عن استخدام السيارة.

2.3 في سطري "الوصول ..." و "المغادرة ..." يشير إلى وقت وصول ومغادرة السيارة من العميل.

2.4 في سطور "TGD المرفقة" ، يقوم بإدخال أرقام TGD ، والتي يتم إرفاق نسخة واحدة منها ببوليصة الشحن ، ويشير إلى العدد الإجمالي لها.

2.5 في سطر "عدد المشاوير" ، يتم إدخال إجمالي عدد الجولات التي تم إجراؤها.

2.6. في سطر "توقيع وختم العميل" يوقع ويضع ختمًا يؤكد صحة ملء تفاصيل السطور المقابلة في بوليصة الشحن.
يتحمل رؤساء المنظمة ، وكذلك الأشخاص المسؤولون عن تشغيل الشاحنات والمشاركة في ملء المستند ، مسؤولية استكمال بوليصة الشحن بشكل صحيح.
يتم تخزين بوليصة الشحن في المؤسسة جنبًا إلى جنب مع مستندات الشحن ، مما يجعل من الممكن التحقق منها في وقت واحد.

يجب الاحتفاظ بمجلة إصدار سندات الشحن من قبل جميع المنظمات التي لديها شاحنات أو سيارات في ميزانياتها العمومية. بطبيعة الحال ، أولئك الذين يقومون برحلات مفيدة للشركة.

ملفات 2 ملف

تكمن أهمية الاحتفاظ بالوثيقة في حقيقة أنها تسجل سندات الشحن ، والتي بدورها تعد تأكيدًا للتكاليف التي تتكبدها المنظمة. بدون مجلة ، يكون من الصعب مراقبة النظام في التعامل مع بيانات الشحن وإثبات وجودها بشكل عام (مع أحجام كبيرة من العمل).

طريقة إجراء

يمكن تنظيم ملء المجلة الخاصة بإصدار سندات الشحن بشكل حصري في شكل ورقي. لا يمكن إدخال المعلومات الضرورية في النسخة الإلكترونية (فقط إذا كان لكل من السائقين والمرسلين والمحاسبين في المنظمة توقيعه الإلكتروني الخاص).

منذ بداية الصيانة ، تتم طباعة المستند ، إذا لزم الأمر ، مع إرفاق أوراق إضافية. في نهاية الفترة المرجعية ، يتم تخييطها وتصديقها بتوقيع رئيس المنظمة وتخزينها لمدة 5 سنوات أخرى.

من الناحية المثالية ، يجب أن تكون قيد الاستخدام المستمر من قبل الموظف المسؤول عن إصدار واستلام فواتير الشحن من السائقين.

مكونات المجلة

شكل الوثيقة يتكون من ورقتين. عند اكتمالها ، تكون المجلة عبارة عن كتاب بغلاف وعدة أوراق مطبوعة ومرتبة على شكل طاولة. يوجد على الغلاف ، في الوسط ، اسم المجلة الذي يشير إلى سنة (شهر) الملء (عادةً ما تكون فترة صلاحيتها سنة واحدة ، ولكن هناك أيضًا خيارات قصيرة الأجل ، لمدة شهر واحد).

في الجزء العلوي من الغلاف ، يكتب الحشو الاسم الكامل للمنظمة ، رمز وثيقة OKUD (للنموذج القياسي المشترك بين القطاعات رقم 8 هو 0345008 ، يتم إدخاله على الفور في النموذج) ، رمز OKPO.

يحتوي الجدول الموجود في الورقة الثانية من المجلة على أعمدة. يفترض كل عمود من هذه الأعمدة محتوى المعلومات التالية:

• رقم بوليصة الشحن. المستند له ترقيم مستمر. تم إجراء جميع الإدخالات بترتيب زمني.
• متى تم إصدار بوليصة الشحن (التاريخ).
• معلومات عن السائق: الاسم الكامل بالكلمات إن وجد - رقم الأفراد.
• ارقام الجراج (وليس لوحة السيارة) رقم السيارة.
• توقيع السائق كضمان لاستلام بوليصة الشحن.
• "توقيع" المرسل الذي استلم سند الشحن بعلامات ، بالإضافة إلى مستندات السفر الأخرى (يشار إلى هذه البيانات في الملاحظة).
• توقيع المحاسب. يتم تعيينه بعد دخول بوليصة الشحن إلى قسم المحاسبة.
• ملحوظة. هذا العمود مخصص للبيانات ذات الأهمية الأساسية لإصدار أو قبول سندات الشحن. يشير إلى العلامات (أو غيابها) على المستندات والتصحيحات ، الخصائص الفيزيائيةالورق الوارد ، إلخ.

يمكن أن تستمر الورقة الثانية من المجلة للمدة التي تريدها. الشيء الرئيسي هو أن سندات الشحن التي تم إدخالها لها التاريخ المناسب للإصدار. لا يحق للموظف إدخال معلومات غير ذات صلة أو كاذبة عمدًا في المجلة.

بالنسبة لفترة التخزين ، وفقًا للمعايير الحالية ، يتم تخزين دفتر اليومية الخاص بإصدار بوالص الشحن لمدة 5 سنوات على الأقل.

نقطة مهمة! يجب إدخال المعلومات المتعلقة بجميع المستندات الصادرة في مجلة إصدار سندات الشحن. إذا لم يتم تسجيل بوليصة الشحن ، فلا يحق لقسم المحاسبة قبولها.

من يملأ

يتم تعيين رئيس المنظمة في البداية ليكون مسؤولاً تلقائيًا عن حفظ المجلة. لكن في الغالبية العظمى من الحالات ، عهد بهذا الواجب إلى مرؤوسيه. يمكنك القيام بذلك بطريقتين:

• من خلال عقد عمل (من خلال وصف ذلك على أنه واجبات مباشرة لموظف معين).
• بأمر منفصل. ستسمى الوثيقة "أمر تعيين شخص مسؤول عن الاحتفاظ بسجل لإصدار سندات الشحن". إنه في شكل حر. الشيء الرئيسي هو أنه يحتوي على توقيع الرئيس وتفاصيل المنظمة وبيانات الموظف المعين وتوقيعه كدليل على الاتفاق مع المحتوى.

لا تدريب خاصلا يحتاج العامل المعين إلى المرور من أجل التسجيل.

الإطار التشريعي

الاستمارة المرفقة وملء العينة هو نموذج مشترك بين القطاعات رقم 8 ، تم اعتماده بموجب المرسوم رقم 78 للجنة الإحصاءات الحكومية في 28 نوفمبر 1997. هي تكون وقت طويلقيد الاستخدام ، ولم يفقد أهميته الآن.

ومع ذلك ، منذ عام 2013 ، أصبح استخدام مثل هذا النموذج إجراءً اختياريًا. لكل منظمة الحق في أن تختار بشكل مستقل أيًا من النماذج التي ستستخدمها لوضع علامة على إصدار سندات الشحن.

يمكن للمؤسسة إجراء تغييرات على النماذج الحالية من المستندات لملاءمتها. الشيء الرئيسي هو أن هذه الإجراءات يتم تأكيدها بأمر منفصل من الرئيس مع توقيع وختم ، كما يتم الإشارة إليها في السياسة المحاسبية للشركة.

إذا كنت تستخدم النموذج القياسي ، فلن تكون هناك حاجة إلى مثل هذه التدابير. بالإضافة إلى ذلك ، يلبي الشكل القياسي للمجلة جميع المتطلبات التي تنطبق عليها. من خلال إجراء تغييرات على الأعمدة ، يخاطر الحشو بمواجهة حالة انتهاك قوانين العمل أو الضرائب. لهذه الأسباب وغيرها ، يظل النموذج رقم 8 قيد الاستخدام.

الاضافات الممكنة

منذ أن تم استخدام المجلة لفترة طويلة ، قام عدد من الشركات بتكميل الأعمدة بأعمدة خاصة بهم. أظهرت الممارسة أنه من الملائم إضافة إلى هذه المجلة أيضًا:

• مسار السيارة التي ستتحرك على طولها. يشير البعض ببساطة إلى نقطة الوصول.
• ما هي البضائع التي تنقلها مركبة.
• عدد الأميال.
• استهلاك الوقود الذي حدث نتيجة لرحلة ، وما إلى ذلك.

بطبيعة الحال ، لا يتم ملء كل هذه البيانات إلا بعد إرجاع بوليصة الشحن أو حتى بعد استلامها من قبل محاسب المؤسسة. مهما كانت التغييرات التي يتم إجراؤها على النموذج الحالي، يجب أن تكون مدعومة بأمر منفصل من الرأس.

مجلة إصدار سندات الشحن هي واحدة من الوثائق الأساسية التي تؤكد نفقات مؤسسة أو رجل أعمال فردي للوقود. إذا اختار كيان قانوني نظام ضرائب يأخذ في الاعتبار النفقات ، فإن هذا المستند مهم بشكل خاص عند حساب الضرائب المستحقة من المنظمة.

رواد الأعمال الأفراد و الكيانات القانونية، الذي يرتبط نشاطه ، بطريقة أو بأخرى ، بالحاجة إلى استخدام المركبات ، كقاعدة عامة ، تسجيل فواتير الشحن الصادرة للسائقين في مجلة خاصة.

على أساس هذه المجلة ، يتم إصلاح النفقات المتكبدة للوقود ، مما يسمح بتقليل المؤشرات الخاضعة للضريبة للمؤسسة. بالإضافة إلى ذلك ، يتم استخدام سجل بوليصة الشحن في حساب أجور السائقين المشاركين في عمل المنظمة.

يتعين على أي منظمات ورجال أعمال أفراد يرتبط مجال نشاطهم بتوفير خدمات النقل والمواصلات الاحتفاظ بسجل لقسائم الشحن على أساس إلزامي. تستند الإشارة إلى معايير القانون الاتحادي رقم 259-FZ المؤرخ 18 نوفمبر 2007 وأمر وزارة النقل المؤرخ 18 سبتمبر 2008 رقم 152.

بالنسبة للمؤسسات التي لا ترتبط مباشرة بتقديم خدمات النقل والمواصلات ، ولكنها تستخدم المركبات في سياق أنشطتها ، فإن وجود سجل بوليصة الشحن ليس إلزاميًا بالنسبة لها ، ولكن يمكن استخدامه لتنظيم وتبسيط محاسبة البيانات المستخدمة في العمل.

تمت الموافقة على سجل بوليصة الشحن ، النموذج 8 ، بموجب مرسوم لجنة الإحصاء الحكومية رقم 78 في عام 1997 ، ولكن في 01/01/2013 دخل القانون الاتحادي رقم 402-FZ حيز التنفيذ ، وألغى النموذج الموحد الحالي 8. من ذلك تاريخ شركات النقلأتيحت الفرصة لأولئك الذين احتفظوا سابقًا بدفتر مذكرات الشحن في النموذج 8 لتطوير نسخة خاصة بهم ، وهي النسخة المثلى لورقة المحاسبة ، بشرط تكرار الأقسام الرئيسية للنموذج الموحد 8.

هل يمكن عمل ذلك الكترونيا

لا توجد قيود على الاحتفاظ بسجل بوليصة الشحن في شكل إلكتروني في أي عمل قانوني من التشريع الحالي ، لذلك ، يُسمح بإنشاء صحيفة تسجيل في شكل إلكتروني.

ملحوظة! يمكنك استخدام أي من خيارات الإدارة الأكثر ملاءمة ، سواء أكانت Excel عادية أم 1C.

بالنسبة للمؤسسات التي لديها أسطول كبير من المركبات وعدد كبير من السائقين ، فإن الاحتفاظ بنسخة إلكترونية أفضل من التسجيل يدويًا ، بسبب الشاقة الكبيرة للعملية. في الوقت نفسه ، من المستحسن أن يكون من الممكن طباعة المجلة على الورق ، إذا لزم الأمر.

كيف المجلة

يتكون سجل سندات الشحن ، النموذج 8 ، في شكل جدول ، يمثل بيانًا مقسمًا إلى أعمدة. هناك تسعة أعمدة من هذا القبيل. وهي تشمل البيانات التالية:

• الأرقام التسلسلية للأوراق الصادرة ؛
• تواريخ الاصدار
• الاسم الكامل للسائقين ؛
• عدد الموظفين من الموظفين ؛
• عدد المركبات في المرآب ؛
• توقيعات السائق والمرسل والمحاسب ؛
• ملاحظات إذا لزم الأمر.

ملحوظة! إذا احتفظت منظمة بسجلات باستخدام شكلها المطوَّر من البيان ، فقد تحتوي مجلة المحاسبة على أعمدة إضافية تستخدمها منظمة معينة.

في حالة إدخال بيانات خاطئة في دفتر المحاسبة ، يُسمح بالتصحيحات وفقًا لأحكام 9 من القانون الاتحادي رقم 402-FZ. في حالة حدوث خطأ ، يتم تصحيح الإدخال على النحو التالي:

1. يتم شطب الإدخال الخاطئ بسطر واحد ؛
2. يتم وضع علامة "مصححة" بجانبها ، وإدخال المعلومات الصحيحة ؛
3. يتم وضع تاريخ التصحيحات ؛
4. يجب اعتماد التصحيحات التي تم إجراؤها من قبل الشخص المسؤول عن الحفاظ على ورقة المحاسبة ؛

الأهمية! عند شطب إدخال خاطئ ، من الضروري رسم خط بحيث يظل الإدخال غير الصحيح نفسه قابلاً للقراءة بعد شطبه.

مدة الصلاحية

يتم إصدار بوليصة الشحن للموظفين العاملين على المركبات مرة واحدة في يوم العمل أو المناوبة. يتم الاحتفاظ بسجل السجل نفسه لفترة سنوية ، ولكن إذا لزم الأمر ، يمكن تقليل فترة الصيانة إلى شهر واحد ، على سبيل المثال ، إذا نحن نتكلمعن الرحلات الطويلة الفردية مثل رحلات العمل.

نظرًا لحقيقة أن ورقة المحاسبة هي الوثائق الأساسية ، فإن فترة تخزينها اللاحقة هي 5 سنوات ، وبعد ذلك يمكن التخلص من دفتر اليومية. وتجدر الإشارة إلى أن فترة التخزين لمدة خمس سنوات لا تنطبق فقط على الورق ، ولكن أيضًا على الوسائط الإلكترونية.

هل أحتاج إلى وميض

يحتوي نموذج سجل بوليصة الشحن 8 على ترقيم متسلسل للصفحات. يجب إدخالها بترتيب زمني. يجب توقيع صفحة العنوان دون إخفاق ، مع الإشارة إلى تاريخ بدء الصيانة. في نفس المكان ، في صفحة العنوان ، يتم كتابة التفاصيل الرئيسية للمنظمة نفسها ، واسمها الكامل.

بعد اكتمال حفظ السجلات ، تومض المجلة. يتم اعتماد الكتاب المُخيط بتوقيعات رئيس المؤسسة وكبير المحاسبين للشركة وختم المنظمة ، وبعد ذلك يتم نقله إلى أرشيف المؤسسة للتخزين.

من يملأ ويأخذ عينة

قد يتم تعيين واجب الاحتفاظ بسجلات سندات الشحن في مجلة متخصصة لموظف معين بأمر من الإدارة ، أو لموظف الواجبات الرسمية، المشار إليها في عقد التوظيف، بما في ذلك وظائف الاحتفاظ بالسجلات المحاسبية في المنظمة.

في أغلب الأحيان ، يتم تنفيذ هذا العمل من قبل محاسب أو موظف شؤون الموظفين أو كاتب سكرتير.في حالة عدم وجود شخص يحتفظ بمثل هذا البيان داخل المؤسسة ، يمكن إبرام اتفاقية مع منظمات تابعة لجهات خارجية تخدم المركبات ، شريطة أن تنص هذه الاتفاقية على بند بشأن الحاجة إلى الاحتفاظ بالسجلات.

يتم تنفيذ المحاسبة للوقود وزيوت التشحيم (POL) من قبل كيانات الأعمال باستخدام بيانات الشحن. شكل النموذج موحد ، فهو يوفر حقولاً تعكس استهلاك الوقود ، مع الإشارة إلى مسار الحركة والمسافة المقطوعة الفعلية. يمكن استخدام بوليصة الشحن للتحكم في استهلاك البنزين ووقود الديزل وزيوت التشحيم. ينشأ الالتزام بإصدار وثائق خاصة من المنظمات التي لديها وسيلة واحدة على الأقل.

كيف يتم تنفيذ حركة بوليصة الشحن في المؤسسة

يجب تنظيم نظام إدارة المستندات في المؤسسة مع مراعاة خصوصيات ملء وتخزين المستندات المتعلقة باستخدام الوقود وزيوت التشحيم. لكل حالة تشغيل للمركبات ، يجب إصدار بوليصة الشحن. يتم إدخال المعلومات حول النماذج التي يتم إعدادها في المجلة في النموذج رقم 8.

يجب أن تضمن إدارة المؤسسات سلامة فواتير الشحن لمدة 5 سنوات. لشطب الوقود ومواد التشحيم ، من الضروري تقديم إيصالات دفع الوقود إلى قسم المحاسبة. إذا تم العثور على أخطاء أو أخطاء في الحقول المكتملة لبوليصة الشحن ، فيمكن إجراء تغييرات عليها. يتم ذلك بشرط موافقة اثنين من المتخصصين المسؤولين على التصحيح.

الأهمية!إذا استخدم الموظفون وسائل النقل الشخصية لأغراض العمل ، فيحق لهم الحصول على تعويض عن ذلك. للقيام بذلك ، يتم عمل ملاحظة في بوليصة الشحن حول انتماء سيارة معينة للموظف.

شكل المجلة رقم 8 موحد ؛ لا يمكن حذف الأسطر أو الكتل منها. يُسمح للمؤسسات بتوسيع قائمة المؤشرات المشار إليها في الوثيقة. من الممكن تحسين نظام التحكم في حركة بيانات الشحن من خلال إدخال التسجيل الإلكتروني للنماذج. تعمل أتمتة الإجراءات على تقليل الوقت الذي يقضيه الموظفون في العمل مع المستندات وتقليل مخاطر تسرب المعلومات. من الممكن ضمان قابلية تشغيل إدارة المستندات الإلكترونية في قطاع محاسبة النقل بمساعدة البرامج المتخصصة أو خدمات الاستعانة بمصادر خارجية.

راجع للشغل ، قد تكون السلطات مهتمة بصحة واكتمال ملء سندات الشحن وتنظيم الرقابة على حركتها. مكتب الضرائبوممثلي مفتشية العمل وضباط شرطة المرور.

حظر الاحتفاظ بسجلات القسائم بصيغة إلكترونية بصيغة الإطار التشريعيغير مزود. يحق للمؤسسات أن تقرر بشكل مستقل كيفية تنظيمها للمحاسبة:

• املأ النسخة الورقية من المجلة ؛
• الحفاظ على الجداول في Excel ؛
• يقتصر على ملء النموذج في برنامج 1C.

الشرط الرئيسي هو الامتثال لشكل المستند ووجود التفاصيل الإلزامية والقدرة على طباعة الصفحات المكتملة من النموذج بسرعة.

التوثيق الأساسي

يتم تنفيذ تدابير مراقبة معدلات استهلاك الوقود وصلاحية عمليات شطب الوقود مع التنفيذ الإلزامي لسندات الشحن ونموذج دفتر السجل رقم 8. تمت الموافقة على النماذج من قبل لجنة الإحصاء الحكومية في المرسوم المؤرخ 28 نوفمبر 1997 رقم 78. ترد قواعد ملء المستندات في أمر وزارة النقل المؤرخ 18 سبتمبر 2008 رقم 152. يُسمح بتطوير نموذج بوليصة الشحن الخاص بك ، والذي يجب أن يحتوي على التفاصيل المطلوبة للوثائق الأساسية. توجد قائمة كاملة بالمعلومات ، التي يكون انعكاسها ضروريًا ، في القانون الصادر في 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ.

يتم إصدار بوليصة الشحن وفقًا لنماذج مختلفة اعتمادًا على نوع النقل الجاري تشغيله. يمكن استخدامها لحساب موارد الوقود من خلال:

• مركبات خفيفة
• نقل خاص
• تاكسي الركاب
• الشاحنات.
• الباصات.

يتم إصدار نموذج بوليصة الشحن مع جميع البيانات اللازمة للسائق قبل المغادرة للعمل. فترة صلاحية الوثيقة محدودة ليوم واحد. يتم تقديم استثناء لحالات إرسال الموظفين في رحلات عمل تستمر لأكثر من يوم. بالنسبة للحالات مع المسافرين من رجال الأعمال ، فإن المطلب الرئيسي للسلطات التنظيمية لإصدار بوليصة الشحن هو القدرة على مراعاة وقت العمل وعكس تكاليف الوقود بشكل موضوعي.

يتذكر!يجب إدخال قراءات عداد السرعة في بيانات الشحن قبل المغادرة في بداية الوردية وبعد انتهاء العمل. يجب أن تتطابق قيم نهاية اليوم وصباح اليوم التالي.

اعتمادًا على نموذج المستند المستخدم ، يمكن للمحاسب شطب الوقود وزيوت التشحيم وفقًا لاستهلاك الوقود الفعلي أو وفقًا للمعايير المعمول بها. تخوّل بوليصة الشحن السائقين قيادة مركبة معينة خلال ساعات العمل. يشير النموذج إلى مسار الحركة المقصود ، والوقود المتبقي وبيانات عداد السرعة. بالإضافة إلى ذلك ، يقومون بإدخال معلومات حول تفاصيل أنشطة العمل ووقت بداية يوم العمل ونهايته.

ملاحظة! لا يتم ملء وثائق الشحن عند استخدام الوقود ومواد التشحيم في الأدوات. للمشي وراء الجرارات والمناشير وغيرها من المعدات الخاصة التي يصنعونها.

من الممكن عدم ختم سندات الشحن ؛ لتحديد مالك السيارة ، يكفي اسم المؤسسة (المؤجر) وعنوانها ورقم الهاتف. القاعدة مدعومة بنص أمر وزارة النقل الصادر في 18 يناير 2017 رقم 17. الختم الموضوع على النموذج لا يعتبر خطأ. عند تشغيل سيارة واحدة بواسطة عدة سائقين في وضع النقل ، يتم إصدار قسائم لكل سائق على حدة. تنتمي المجلة إلى فئة التوثيق الأساسي ، لذا لا يمكن أن تقل فترة التخزين في المؤسسة عن 5 سنوات.

يجب تسجيل كل قسيمة صادرة للموظف في المجلة. يتم وضع الوثيقة على الصفحة الأولى مع صفحة العنوان. يشير إلى اسم المنظمة والحالة والفاصل الزمني الذي يتم من أجله إنشاء السجلات. يتم عرض محتوى المجلة في جدول يتم ملؤه فور إصدار القسائم.

إذا تم ملء بوليصة الشحن بشكل غير صحيح ، فقد تم إفساد النموذج ، يجب أن تنعكس البيانات الواردة في نموذج السجل رقم 8. يتم إرفاق هذه القسائم بالمجلة ، ويتم ملاحظة تلف الأوراق. يتم إدخال المعلومات مع الحفاظ على التسلسل الزمني للأعمال الورقية.

يتميز كتاب السجل بالترقيم المستمر. يجب حياكة الكتاب وتصديقه بتوقيع مدير المؤسسة. التوقيع مدعوم بختم المنظمة. يعد ذلك ضروريًا لضمان سلامة المستند ومنع محاولات إتلاف الأوراق الفردية للكتاب. يعين رئيس المؤسسة بأمر شخصًا يكون مسؤولاً عن حفظ المجلة.

تعكس الوثيقة في النموذج رقم 8 المعلومات التالية:

• الرقم التسلسلي لبوليصة الشحن الصادرة ؛
• تاريخ إصدار الوثيقة في التسلسل الزمني ؛
• الاسم الكامل للسائق الذي صدرت القسيمة باسمه ؛
• لوحات ترخيص المركبات
• توقيع السائق الذي استلم نموذج بوليصة الشحن المكتمل.

إذا كان هناك إرجاع للإيصال ، فسيتم إجراء إدخال مطابق في السجل. يجب تحديد تاريخ العودة ، وتأكيده بتوقيع المرسل المسؤول. يجب أن يحتوي النموذج 8 على توقيعات المسؤولين التالية أسماؤهم:

• السائق الذي يؤكد استلام بوليصة الشحن ؛
• المرسل أو أي موظف مفوض آخر يتلقى تصاريح من السائقين في نهاية المناوبة ؛
• المحاسب الذي ، بتوقيعه ، يجب أن يشهد على صحة ملء المستند وحقيقة قبوله للمحاسبة.

يمكن طباعة النموذج 8 أو قالب المجلة الخاص بك وخياطته بواسطة موظفي المؤسسة أو طلبه من دار الطباعة. يتم تحديد المصطلح الذي بدأ فيه دفتر المحاسبة من خلال السياسة المحاسبية للمؤسسة. الفترة الزمنية الموصى بها هي من شهر واحد إلى عام.

إذا تم العثور على خطأ

إذا تم العثور على أخطاء في السجل ، فيسمح بتصحيحها. يتم تنظيم إجراء إجراء تغييرات على الأعمدة المكتملة بموجب قانون 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ في الفن. 9. خوارزمية الإجراءات:

• شطب المعلومات غير الصحيحة بسطر واحد ؛
• بجانب التصحيح ، يتم إدخال "تصحيح" ؛
• يشار إلى نقش بالبيانات الصحيحة ؛
• يجب تحديد تاريخ الإجراءات التصحيحية ؛
• يجب تأكيد كل حالة من حالات التصحيح من خلال التوقيع بخط اليد من المسؤول المسؤول.

شكل ذاتي التصميم

إذا كانت المؤسسة تستخدم قوالب مطورة ذاتيًا للوثائق لحساب الوقود ومواد التشحيم ، فيجب أن تنعكس هذه النماذج في عمليتين محليتين للمنظمة:

• السياسة المحاسبية؛
• طلب الموافقة على النموذج الأساسي.

يجب إدخال معلومات حول المنظمة ورقم المستند وتاريخ تجميعها في ترتيب الموافقة على عينة بوليصة الشحن أو سجل القسيمة. في كتلة نص الأمر ، يشار إلى موضوع النظر - الموافقة على قالب مستند جديد. تأكد من تحديد التاريخ الذي سيتم من خلاله إدخال النموذج في نظام إدارة المستندات. يسرد القسم الأخير من الأمر الموظفين الذين يجب أن يسترشدوا بهذا القانون المحلي وتوقيعاتهم.