Общие правила оформления деловых бумаг. Общие требования к оформлению и особенности языка деловых бумаг
Документ – это материальный объект с зафиксированной на нём информацией в виде текста, звукописи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.
Унификация служебных документов – сокращение видов документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций.
Языковые формулы – устойчивые языковые обороты, используемые в неизменном виде, считаемом целесообразным.
Задачи делового обращения :
Информирование адресата.
Привлечение внимания к проблеме.
Побуждение к действию (решению проблем, совершению действий).
Придание юридического статуса (документирование отношений, сделок).
Инициирование и поддержка деловых отношений.
Решение конфликтных ситуаций.
Требования к языку и стилю документов:
Соблюдение литературных норм;
Однозначность используемых слов и терминов;
Нейтральный тон изложения.
Правила сокращения:
Единообразие на протяжении всего документа. Недопустимо сокращать одно и то же слово по-разному: писать его то полностью, то сокращённо.
Нельзя сокращать слово, если оно является единственным словом в предложении.
Не допускается сокращение, если оно может повлечь инотолкование, двусмысленность.
Не допускается сокращение до одной буквы, кроме традиционных: г. (год), г. (господин), л. (лист), с. (село), р. (река) и др.
Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов.
К реквизитам относятся:
Герб РФ (для бланков государственных предприятий).
Эмблема (условное символическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке).
Наименование организации-адресата (полное или сокращённое)
ФГОУ ВПО «Оренбургский ГАУ»
Справочные данные (адрес, телефон, факс и др.).
Дата (арабскими цифрами в день подписания, оправления или получения).
Регистрационный номер
12 – номер дела
35 – порядковый номер по регистрационному журналу
Ректору ОГАУ, профессору Каракулеву В.В.
Заголовок к тексту
О подготовке проекта
Текст документа
Подпись (наименования должности, личная подпись, расшифровка подписи)
Ректор ОГАУ,
профессор В.В. Каракулев
Отметка об исполнителе
Отметка об исполнении документа
В дело 17.
Отметка о поступлении документа в организацию.
Типы документов
По сфере деятельности:
а) управленческие документы (деловая и коммерческая переписка);
б) научные;
в) технические;
г) производственные;
д) финансовые.
2. По адресации:
а) внутренние (служебные);
б) Внешние (официальные).
а) распорядительные;
б) отчётные;
в) справочные;
г) плановые.
4. По доступности:
а) открытого доступа;
б) ограниченного доступа;
в) конфиденциальные.
5. По срокам исполнения:
а) срочные;
б) второстепенные;
в) итоговые;
г) периодические.
6. По первичности происхождения:
а) оригинал;
в) дубликат.
Виды деловой корреспонденции
По функциональному признаку:
а) письма, требующие письма-ответа;
б) письма, не требующие письма-ответа.
2. По особенностям композиции:
а) одноаспектные;
б) многоаспектные.
3. По структурным признакам:
а) регламентированные;
б) нерегламентированные.
Тема. Коммуникативные качества речи
Основные понятия: коммуникативные качества речи. Правильность речи, норма и кодификация. Языковые нормы. Орфоэпические нормы, акцентологические нормы, благозвучие, звукопись. Лексические нормы, синонимы, антонимы, омонимы, паронимы, тавтология, плеоназм, избыточность и неполнота высказывания, лексическая сочетаемость. Морфологические нормы, части речи, словообразовательные нормы, структурные слова. Синтаксические нормы, словосочетание, предложение, виды связи слов: управление, согласование, примыкание. Речевые нормы. Стилистические нормы, Точность речи, понятийная и предметная точность.
Коммуникативные качества речи – это такие её качества, которые способствую наиболее эффективному общению.
Виды коммуникативных качеств:
1. Правильность речи (соблюдение литературных норм).
2. Точность речи (достоверность информации, соответствие значений выбранных языковых единиц смыслу текста).
3. Логичность речи (соблюдение в речи законов логики).
4. Доступность речи – это ясность, понятность, недвусмысленность речи.
5. Выразительность речи (способность речи поддерживать внимание и интерес слушателей и читателей).
6. Богатство речи (неповторяемость в речи одних и тех же языковых единиц).
7. Чистота речи (отсутствие в речи, засоряющих элементов).
8. Уместность речи (соответствие речи целям и задачам высказывания, ситуации общения).
Правильность речи – соблюдение норм литературного языка.
Норма –
1) это образцовый языковой вариант;
2) наиболее устоявшийся из числа существующих, наилучшим образом выполняющий свою функцию, закрепившийся в практике образцового использования языковой (речевой) вариант.
Норма литературного языка создается объективно: исторически вырабатывается в произведениях классиков (орфографическая и пунктуационная норма), в произношении культурной элиты общества (орфоэпическая норма).
Типы норм:
Императивные – не имеющие вариантов, нарушение которых расценивается как слабое владение русским языком (катало г, кварта л);
Диспозитивные – не строго обязательные, которые допускают стилистические или нейтральные варианты (ина че – и наче, гренки – гре нки, тво рог – творо г).
Признаки норм:
1) относительная устойчивость;
2) распространенность;
3) общеупотребительность;
4) общеобязательность;
Нормы литературного языка:
языковые:
орфоэпические
орфографические
лексические
морфологические
синтаксические
речевые:
стилистические
Орфоэпические нормы (нормы произношения) регулируют выбор варианта звука в каждом слоге.
Основные виды орфоэпических форм:
Редукция гласных звуков:
аканье [вада ], [мълако ];
иканье [р` ика ], [м`исной ];
ассимиляция
озвончение [фудбол ], [проз ` ба ];
оглушение [дуп ], [раскас ];
смягчение [жысз`н ], [влас`т` ];
Благозвучие (эвфония) – это удобное сочетание звуков для произношения и восприятия (малина, лебедь, слон, великий и тд .)
Неблагозвучие – неудобное для произношения стечение нескольких гласных или согласных звуков (у Тани и у Оли; лестница, вдруг встретил ).
Звукопись – прием усиления выразительности текста путем звукового постоения фраз, соответствующего описываемой картине, настроению.
Аллитерация – повторение одинаковых согласных звуков («Люблю грозу в начале мая, / Когда весенний первый гром,/ Как бы резвяся и играя, / Грохочет в небе голубом»).
Ассонанс – повторение одинаковых гласных звуков («У наших ушки на макушке, / Чуть утро осветило пушки / И леса синие верхушки - / Французы тут как тут»).
Орфографические нормы регулируют отбор средств при их буквенном выражении, то есть правила написания слов:
- употребление ь на конце существительных после шипящих (рожь – 3-е скл.)
- слитное ираздельное написание не и ни в отрицательных местоимениях (никого – ни у кого).
Лексические нормы регулируют употребление слов в соответствии с их точным значением, эмоциональной окраской, функциональной принадлежностью и сочетаемостью с другими словами.
Нарушения лексических норм:
употребление слова в несвойственном ему значении
Благодаря пожару сгорел огромный участок леса;
смешение конкретной и абстрактной лексики
Предлагаем полное излечение алкоголиков и других заболеваний;
смешение паронимов
Человек ведет праздничную жизнь (праздную).
Морфологические нормы регулируют выбор форм слов различных частей речи (существительных, прилагательных, числительных, местоимений, глаголов и др.)
3) для существительных:
а) употребление форм рода (белый тюль, новый продавец Иванова, лохматый и – лохматая шимпанзе ),
б) употребление форм числа (боцманы, прожекторы, много грузин, сто килограммов );
4) прилагательных:
а) употребление краткой и полной форм (нельзя: девочка умная и красива , можно: девочка умная и красивая ),
б) употребление степеней сравнения (нельзя: более красивее, самый красивейший , можно: красивее, более красивый, красивейший, самый красивый );
Склонение количественных числительных 50, 60, 70, 80, 200, 300, 400, 500, 600, 700, 800, 900:
|
пятьдесят | |||
|
пятидесяти | |||
|
пятидесяти |
двумстам |
пятистам |
|
|
пятьдесят | |||
|
пятьюдесятью |
двумястами |
пятьюстами |
|
|
о пятидесяти |
о двухстах |
о пятистах |
6) местоимений (их друзья, с ней, о них, в нем )
7) глаголов (общеупотребительное: видел, разговорное: видал).
Синтаксические нормы отвечают за построение словосочетаний и предложений.
Виды синтаксических норм:
1)сочетание определения и определяемого слова (четыре новых автомобиля);
2)употребление деепричастий и деепричастных оборотов (нельзя: Придя домой, уже стемнело.
Можно: Придя домой, я заметил, что уже стемнело);
3) согласование подлежащего и сказуемого (у стены стояло три стола, три друга ушли с лекции; жил старик со своею старухой, жили были дед да баба);
4)нормы управления (нельзя: уделять внимание (на что?) на записи лекций, можно: уделять внимание (чему?) записям лекций).
Стилистические нормы регулируют выбор языковой единицы в соответствии с целями и задачами общения, ситуацией общения, т.е со стилем (недопустимо, например, употребление канцелярского оборота в переводе романтической сказки: Ввиду отсутствия красной розы, жизнь моя будет разбита).
Точность речи – соответствие значений выбранных языковых единиц смыслу текста и фактической информации.
Уже в античных руководствах по риторике первым и основным требованием, предъявляемым к речи, было требование точности и ясности изложения мысли. Содержательная точность и ясность речи в целом достигается за счёт соблюдения двух уровней точности.
Предметная точность (связь: речь – действительность) – соответствие содержания речи тому кругу предметов и явлений, которые речью отображаются (достоверность информации).
Нарушение предметной точности. Татьяна любит свою няню, эту седобородую старушку. (В данном случае мы сталкиваемся с явной предметной неточностью, поскольку няня Татьяны Лариной не могла иметь бороды!)
Понятийная точность (связь: речь – мышление) – соответствие значений компонентов речи содержанию и объему выражаемых ими понятий (точность словоупотребления).
Нарушение понятийной точности. Этот вопрос будет рассмотрен (какой? где? когда? кем? как?); Намечены соответствующие меры (какие? кем?)
Логичность речи – соблюдение в речи законов логики (тождества, противоречия, исключенного третьего, достаточного основания); это соответствие текста законам логики.
Виды логичности речи:
Предметная – соответствие реальной действительности: Я помню одно произведение (не помню его названия), но о нем расскажу. В словах Чацкого звучит нотка безумства , но это безумство обдуманное и осмысленное .
Понятийная – логичное развертывание мысли: Писатели четко понимают содержание смысла цели своей жизни.
Часто незнание значения слова приводит к нелогичности и даже абсурдности речи. Например, спортивный комментатор говорит: Вы видите на экране Гаврилова в красивой комбинации .
Отмеченные ниже особенности официально-делового стиля являются объективным фактом языка, их применение в
текстах документов закономерно и закреплено традицией. Нарушением функционально-стилевой нормы считается использование не присущих деловому стилю языковых
средств, которые противоречат требованию логичности, точности и краткости языка деловых бумаг и документов. Это прежде всего слова и фразеологизмы просторечно-разговорной
и эмоционально- экспрессивной окраски.
В языке деловых бумаг и документов широко используются:
Термины и профессионализмы в соответствии с тематикой и содержанием служебных документов. В первую очередь - это термины юридические, дипломатические и бухгалтерские (импорт, контракт, просрочка, надбавка, предложение, спрос и т. п.).
Нетерминологические слова , употребляющиеся преимущественно в административно-канцелярской речи (надлежащий, должный, вышеуказанный, нижеподписавшийся, препровождается, настоящий (этот) и т. п.).
Имена существительные - названия людей по признаку , обусловленному каким-либо действием или отношением (квартиросъемщик, свидетель, наниматель, истец, ответчик и т. п.). Существительные, обозначающие должности и звания, употребляются в деловой речи только в форме мужского рода (свидетель Федорова, работник милиции Савельева, профессор Емельянова и т. п.).
Отглагольные существительные . Среди них особое место занимают существительные с префиксом не- (неисполнение, ненахождение, невыполнение, несоблюдение, непризнание и т. п.).
Сложные отыменные предлоги
,
выражающие стандартные аспекты содержания (в
целях., в отношении, в силу, по линии, в части
и т. п.).
Предлог по
с предложным падежом для обозначения
временных отрезков (по достижении восемнадцатилетнего
возраста
и т. п.).
Устойчивые словосочетания атрибутивно-именного типа с окраской официально-делового стиля (единовременное пособие, вышестоящие органы, установленный порядок, предварительное рассмотрение и т. п.).
"Расщепленные" сказуемые (оказать помощь, произвести реконструкцию, провести расследование и т. п.) в отличие от параллельных им глагольных форм (помочь, реконструировать, расследовать и т. п.).
"Нанизывания" родительного падежа в цепочке имен существительных (...для применения мер общественного воздействия; ...в целях широкой гласности работы органов государственного контроля и т. п.).
Утверждения через отрицание , в которых адресат санкционирует административные действия. Инициатива этих действий исходит не от адресата (Министерство не возражает..., Коллегия не отклоняет..., Ученый совет не отвергает... и т. п.).
Страдательный залог
при
необходимости подчеркнуть факт совершения действия (оплата
гарантируется; предложение одобрено; документация возвращена
и т. п.).
Действительный залог
употребляется,
когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект
юридической ответственности (Завод "Электросталь"
срывает поставку сырья; Руководитель кооператива не обеспечил соблюдение
норм техники безопасности
и т. п.).
Внеклассное занятие для учащихся 8-10 классов
Составление деловых бумаг
Автор : Климешина Галина Васильевна,учитель русского языка и литературы, МБОУ "ООШ№3", г. АстраханьДанное занятие поможет учащимся углубить и расширить представления о видах деловых бумаг, а также расскажет о структуре и составлении различных документов1.Почему этому не учат в школе?
Любой школьник знает, что главное в учёбе – это хорошо знать изучаемый материал: текст, теорему, правило, закон. Это же относится и к урокам русского языка. В школе и дома мы много пишем, работаем с текстом, сочиняем, подбираем материал. Но у нас ещё мало уроков на которых мы учимся составлять различные деловые бумаги. Кому – то, может быть, это покажется не главным, но я думаю, что каждый должен уметь составить заявление, написать объявление, оформить резюме. Без этого в современной жизни становится непросто.
Заявление понадобиться при приёме на работу, объявления нужны для того, чтобы найти что-то необходимое, а значит, без них тоже не обойтись, резюме всё больше становится востребованным на рынке труда при поиске работы и при приёме на работу. Таким образом, без знания оформления деловых бумаг не обойтись. Кроме того знания, полученные на уроках русского языка по орфографии и пунктуации, будут необходимы. Если каждый ученик это поймёт, то не будет относиться к предмету несерьёзно.
2 А) Виды деловых бумаг
Среди деловых бумаг различают письмо, приглашение, расписку, объявление, рекламу, справку, удостоверение, доверенность, заявление,
объяснительную записку, протокол, автобиографию, характеристику, резюме.
Не все данные виды и не всегда используются в жизни, однако знать их структуру необходимо каждому грамотному человеку.
Письмо бывает личным и служебным, служебные письма различаются на сопроводительные, открытые, письмо-сопровождение, письмо-просьба, письмо-ответ, письмо-напоминание, письмо-извещение, письмо-приглашение. К ним по структуре близки приглашения – письма, записки с просьбой принять участие в чём-нибудь, явиться куда-нибудь. Они бывают личные и служебные. Доверенность – письмо, удостоверяющее личность того, кому что- либо необходимо доверить. Эти документы также различаются по видам, могут быть личные и официальные, и по срокам действия – разовые и длительные.
Особенно часто человеку проходиться сталкиваться с деловым письмом при оформлении различных видов работ. Даже учащимся 5-8 классов не раз приходилось писать объяснительные, заявления, давать объявления, вести протокол классного собрания, оформлять резюме для конкурса и т.д.
Попробуем установить, как правильно, точно и грамотно оформлять данные документы.
Б) Правила оформления деловых бумаг.
Приглашение
Приглашение – письмо, записка с просьбой принять участие в чём-нибудь, явиться куда-нибудь. Бывают личные и служебные.
Структура пригласительного билета
Обращение
Точное, краткое изложение содержания приглашения
Указание места и времени проведения мероприятия
Наименование учреждения или фамилии лиц, ответственных за приглашение
Расписка
Расписка – документ с подписью, удостоверяющей получение чего-либо (денег, ценных вещей и документов).
Структура расписки
Наименование документа
ФИО, должность лица, дающего расписку
Наименование учреждения, предприятия (или лица), от которого получено что-либо
Наименование полученного с указанием количества и суммы
На основании чего получены ценности (документ, распоряжение, просьба и т.д.)
Подпись получателя
Дата составления расписки.
Объявление
Объявление – письменное и словесное извещение, заявка о каких-либо мероприятиях
Структура объявления
Время
Место
Наименование
Ответственный
Реклама
Реклама – 1.Информация о потребительских свойствах товаров и различных видах услуг с целью их реализации, создания спроса на них. 2. Распространение сведений о лице, организации, произведении литературы и искусства и т.д. с целью создания им популярности.
План рекламы
Лозунг (обращение, заголовок)
Информация
Призыв к действию
Адрес рекламодателей.
Справка, удостоверение
Справка - сведения о чём-нибудь, полученные после поисков ответа на запрос и т.п.
Удостоверение – документ, удостоверяющий что-нибудь.
Структура справки
Наименование документа
Дата выдачи и номер документа
Кому (иногда и кем) выдан документ
Текст документа
Подпись лица (лиц), выдавшего документ
Объяснительная записка
Объяснительная записка составляется для объяснения сложившейся ситуации, фактов, фактов, действий или поступков работника по требованию руководителя, а в некоторых случаях по инициативе подчинённого. В служебной записке обычно излагается просьба или сообщение. Докладная записка – составляется тогда, когда надо о чём-то важном доложить или что-то объяснить своему начальнику или руководителю учреждения.
Структура объяснительной записки
Адресат (кому, где указываются должность, ФИО)
Наименование документа
Дата составления документа
Заголовок к тексту, раскрывающий содержание (если текст большой по объёму)
Содержание документа
Наименование должности, ФИО, подпись заявителя
Структура служебной записки
Кому (наименование должностного лица, его ФИО)
От кого (наименование должностного лица, его ФИО)
Что просят, о чём сообщают
Для чего и с какой целью
На основании чего
Дата и подпись подающего служебную записку
Структура докладной записки
Адресат (наименование должностного лица, его ФИО)
От кого (наименование учреждения или должностного лица с указанием его фамилии, инициалов. Если это лицо не является служащим данного учреждения или предприятия, то пишется подробный адрес)
Наименование документа
Содержание, система доказательств
Краткие выводы о намеченных мероприятиях или обязательствах выполнить задание, порученное к такому-то сроку, и т.д.
Дата и подпись составителя докладной записки
Доверенность
Доверенность – письменное полномочие, выданное от имени физического или юридического лица. Доверенный – действующий по чьей-нибудь доверенности, полномочию, доверенное лицо. Доверитель – лицо, выдавшее кому-нибудь доверенность.
Структура доверенности
Наименование документа
Адресат (должность, звание, ФИО)
Полное название доверяющего учреждения или лица (доверителя)
Срок действия доверенности
Что именно и откуда доверяется получить
На каком основании (название, номер и дата документов)
Дата и подпись того, кто даёт доверенность
Наименование должности ответственного лица, его подпись и печать учреждения, заверяющего подпись лица, выдавшего доверенность
Дата, когда эта подпись была заверена
Структура официальной доверенности
Ссылка на документы, согласно которым следует получить ценности
Образец подписи того лица, которое будет получать по этой доверенности, в некоторых случаях указываются номер и серия его паспорта
Гербовая печать
Заявление
Заявление – 1.Официальное сообщение в устной или письменной форме. 2. Письменная просьба о чём-нибудь.
Структура заявления
Наименование адресата (наименование учреждения или должностного лица с указанием его фамилии, инициалов. Эта часть заявления распола-гается по правой стороне листа). Наименование адресата не отделяется запятой от наименования подателя заявления и перед словом «заявление» тоже не требуется никакого знака (если не надо закрыть предшествующее обособление).
ФИО и должность (иногда указывается адрес) заявителя, которые пишутся в родительном падеже без предлога (эта часть тоже располагается по правой стороне листа)
Наименование документа (пишется с маленькой буквы посередине строки; после слова «заявление» ставится точка)
Текст просьбы с кратким её обоснованием (пишется с красной строки)
Подпись заявителя (пишется внизу справа)
Дата (ставится слева под текстом ниже подписи)
Протокол
Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятых решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Структура протокола
Вводная часть
Наименование – протокол №… .
Протокол чего (заседания, общего собрания, совета, совещания и т.п.)
Дата
Сведения о количестве присутствующих (ФИО присутствующих сотрудников и приглашённых, с указанием учреждения, которое они представляют, место работы и должность).
Фамилия и инициалы председателя и секретаря
Повестка дня (вопросы располагают в порядке их важности, сложности и предполагаемого времени обсуждения. Наиболее простые вопросы обычно указывают последними. Вопросы формулируются в имени-тельном падеже)
Основная часть
Кого слушали по первому вопросу (слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ печатаются прописными буквами на одной линии цифрой, обозначающей порядковый номер вопроса, с указанием после двоеточия названия вопроса, на следующей строчке с абзаца указывают инициалы и фамилию докладчика (их обычно подчеркивают) а затем в форме прямой речи излагают содержание доклада)
Кто выступал в прениях и что говорил
Что по данному вопросу постановили. (Стиль протокольных решений – распорядительный, лаконичный, не допускающий двойного толкования)
Подписи председателя и секретаря собрания
Выписка из протокола
Выписка из протокола – копия части документа, которая выдается на руки и служит подтверждением определённых фактов, используемых в качестве юридического доказательства.
Структура выписки из протокола
Название организации
Дата проведения собрания (совещания, совета и т.д.)
Номер протокола
Рассматриваемый вопрос
Принятое по данному вопросу решение
Наименование лиц, подписавших протокол
Подпись секретаря или начальника секретариата, подтверждающего правильность выписки
Дата выдачи выписки
Печать
Автобиография
Автобиография – описание жизни.
Структура автобиографии
Наименование (заголовок) документа
ФИО
Дата рождения (число, месяц, год)
Место рождения (село, город, район, край, область, республика)
Родители (их полное имя отчество, чем занимаются)
Образование (когда, где и какую школу и другие учебные заведения окончил)
Прохождение службы в армии (для военнообязанных)
Трудовая деятельность (где, кем и когда работал и занимаемая должность в настоящее время)
Состав семьи (где и кем работают или где учатся члены семьи)
Поощрения, награждения (если имеются)
Подпись (справа)
Дата (слева)
Характеристика
Характеристика – 1. Описание характерных отличительных качеств, свойств и черт кого- или чего-нибудь. 2. Официальный документ с отзывом о служебной, общественной и другой деятельности кого-нибудь.
Структура характеристики
Название документа
ФИО, год и место рождения того человека. Которому даётся характеристика
Сведения об учёбе (службе, работе) (аргументированные)
Интересы, увлечения, способности
Работа над самообразованием, физическим и духовным развитием
Взаимоотношения в коллективе, с товарищами.
Выполнение общественно полезной работы
Вывод, пожелания
Цель составления характеристики
Подпись руководителя организации (предприятия, учреждения), где характеризуемый учится, проходит службу, работает
Дата
Печать
Резюме
Резюме – документ, в котором в краткой, но ёмкой форме изложены основные сведения об образовании, о профессиональном опыте, трудовой биографии и личных данных человека.
Структура резюме
ФИО
Общие данные кандидата (возраст, адрес проживания, контактные телефоны, семейное положение, сведения о детях)
Цель поиска
Сведения о полученном образовании (в обратном хронологическом порядке): названия и адреса средних школ, даты обучения в них, даты учёбы в высших учебных заведениях и получения профессии
Сведения о дополнительном образовании (в обратном хронологическом порядке): названия курсов, даты обучения, полученная специальность
(квалификация)
Трудовая биография (в обратном хронологическом порядке): дата работы в каждой должности, название фирмы, должность, краткое описание обязанностей, причина увольнения.
Личные интересы, увлечения кандидата (игра на музыкальном инструменте, увлечение искусством, конкретным видом спорта и т.д.)
Составление деловых бумаг (заявления, доверенности, объяснительной записки, автобиографии, резюме) выполняется после практических занятий по теме «Стили современного русского литературного языка. Официально-деловой стиль речи. Нормы делового общения», соответствующего теме 6.4. «Правила оформления документов. Составление частных деловых бумаг». Номер темы проставлен согласно рабочей программе по данной дисциплине. Трудоемкость выполнения задания составляет 10 часов. После проверки задания ведущим преподавателем студент может получить до 5 баллов.
Для грамотного составления деловых бумаг необходимо изучить теоретический материал по теме 6.4. «Правила оформления документов. Составление частных деловых бумаг».
Тема 6.4. Правила оформления документов. Составление частных деловых бумаг.
Заявление – документ, содержащий просьбу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения.
заявление.
Прошу Вас разрешить мне досрочную сдачу экзаменов в связи с необходимостью поездки на Брянский машиностроительный завод для сбора материала магистерской диссертации.
(дата) (подпись)
Заявление
Прошу сделать мне фотокопию книги Выготского Л.С. «Вопросы теории и истории психологии», т.2. – М., 1982, необходимую для научной работы.
(дата) (подпись)
Обратите внимание!
1.Расположение реквизитов заявления:
После слова заявление ставится точка, если нет предлога от;
Текст заявления пишется с красной строки;
Дата оформляется следующим образом: 05 декабря 2008 г. или 05.12.2008.
2. Оформление наименование адресата:
Если оно представляет собой название организации, то ставится в именительном падеже; если это название должностного лица - в дательном падеже (сначала ставятся инициалы, затем фамилия).
3. Клишированные формы:
Просьба выражается: прошу + инфинитив (разрешить, допустить и т.п.); прошу Вашего разрешения (согласия) + на что? (на зачисление, на выезд и т.п.);
Конструкции для ввода аргументации: ввиду того что..., в связи с тем,
что, на основании того что, потому что..., так как..., учитывая
(что) и т.п..
Доверенность – документ, подтверждающий право доверенного лица действовать от имени доверителя (выдавшего этот документ).
доверенность.
Я, Смирнов Игорь Александрович, проживающий по адресу: 300000, г. Тула, ул. Толстого, дом 3, квартира 12, (паспорт 70 00 546078, выдан Кировским ОВД г. Тулы 10 ноября 1977г.) доверяю Шашковой Александре Ивановне, проживающей по адресу: 300000, г. Тула, ул. Толстого, дом 3, квартира 19, паспорт (серия, номер, выдан…) получить причитающуюся мне за октябрь 2001 года зарплату.
(дата) (подпись)
Обратите внимание!
1.Расположение реквизитов доверенности:
Наименование адресата пишется вверху с отступом в треть строки;
Слово доверенность пишется прописной буквой и после него ставится точка, если прежде указано наименование адресата; если адресата нет, то слово доверенность пишется строчной буквой и точка после него не ставится;
Текст доверенности пишется с красной строки;
Дата ставится слева, подпись – справа.
2. В тексте доверенности обратите внимание:
На полное имя доверителя и доверенного лица с указанием адреса и паспортных данных;
На знаки препинания.
3. Клишированные формы:
Я, ФИО, адрес, паспорт, доверяю (кому?) ФИО, адрес, паспорт, + инфинитив (получить, представлять права в суде, управлять транспортным средством и т.п.).
Докладная записка - документ, адресованный руководителю учреждения, информирующий о имеющем место явлении, факте, событии, о сложившейся ситуации, о выполненной работе.
Объяснительная записка
- документ, поясняющий содержание отдельных
положений основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
Оформление данных документов весьма схоже, поэтому целесообразно рассмотреть один из них.
докладная записка.
Довожу до Вашего сведения, что студент группы 295041 Федоров Е.Л. пропустил без уважительных причин 10 часов по курсу «Введение в специальность».
В связи с вышеизложенным прошу принять соответствующие меры.
(дата) (подпись)
Обратите внимание!
1.Расположение реквизитов докладной записки:
Наименование пишется вверху с отступом в треть строки;
Фамилия, имя и отчество заявителя – под адресатом, с предлогом от или без него;
После слов докладная записка ставится точка, если нет предлога от;
Текст докладной записки пишется с красной строки;
Дата ставится слева, подпись – справа.
2. Клишированные формы:
Для констатации факта, описания события (констатирующей части докладной записки): довожу до Вашего сведения, что …;
Для части, содержащей просьбу на основе изложенных фактов: прошу + инфинитив (принять соответствующие меры, разобраться в этом вопросе, разрешить закупку литературы и т.п.);
Автобиография может быть написана как служебный документ и как литературное жизнеописание. В первом случае в ней сообщаются сугубо официальные сведения: год и место рождения, образование, место работы, местожительство, семейное положение. Во втором случае в автобиографию автор может включить любые сведения о своей жизни.
Автобиография
С 1980 по1988 гг. учился в общеобразовательной школе № 53.
С 1988 по 1992 гг. учился в ремесленном училище № 72, где получил специальность монтажника.
С 1992 по 1994 гг. учился в Архитектурно-строительном техникуме.
С 1995 года по настоящее время работаю в Московском строительном управлении (СМУ) № 6 в качестве монтажника-строителя.
С 2000 года по настоящее время учусь в Университете культуры на вечернем отделении.
Женат. Детей не имею.
Проживаю по адресу: г. Москва, пр. Ленина, д. 32, кв. 70.
(дата) (подпись)
Резюме – краткое письменное изложение биографических данных, характеризующих образовательную подготовку, профессиональную деятельность и личные качества человека, претендующего на ту или иную работу, должность.Главная задача при написании резюме - как можно более выигрышно (и в то же время предельно объективно) представить себя и свою рабочую (служебную) биографию.
ВАЛЕРИЙ АНАТОЛЬЕВИЧ ПОЛЯКОВ
Адрес: 113093, Москва, 1-й Щиповский пер., 20, кв. 407
Телефон: 237-42-03
Цель:
Получение должности руководителя российской части международного проекта по исследованию этических проблем, возникающих в совместных предприятиях (российско-американских и российско-канадских)
Образование:
1976 - 1980 Институт экономики Академии наук СССР, получил ученую степень кандидата экономических наук
1963 - 1968 Московский государственный университет, получил диплом экономиста-математика
Опыт административной и научно-исследовательской деятельности:
| с 1991 г. по настоящее время | Заместитель директора учебного центра ЮНИДО/Россия директор Международного агентства «Кадры» (МАК) МАК представляет собой подразделение Учебного центра и осуществляет услуги по подбору персонала для совместных предприятий, учебные программы для предпринимателей и руководителей в России и за рубежом, в нем работает 20 специалистов |
| 1989- 1991 | Директор Международного кадрового центра (МКЦ). МКЦ являлся консультационной фирмой, имевшей 80 сотрудников в головной организации и 170 в 16 филиалах и осуществлявший подбор персонала, программы обучения, издательскую деятельность. В 1991 году МКЦ разделился на несколько независимых фирм |
| 1968- 1989 | Начальник научно-методологического отдела (1972 - 1989), старший научный сотрудник (1970 - 1972), научный сотрудник (1968 - 1970) НИИ экономики и информатики в Москве |
Опыт преподавательской деятельности:
Публикации:
Более 40 статей в научных журналах и других изданиях по вопросам экономики, деловых игр и управления персоналом
Владение иностранными языками:
Английский (хорошо), немецкий (довольно хорошо)
АНДРЕЕВ ОЛЕГ ПЕТРОВИЧ,
проживающий по адресу: Москва, ул. Тверская, 17, кв. 2, телефон 900-27-
Цель: Ищу работу с возможностью последующего повышения в области делового администрирования с применением знаний по компьютерной обработке информации.
Образование: Российская экономическая академия имени Г.В.Плеханова, отделение экономической кибернетики, окончил в 2001 году. Специализация в области делового администрирования.
Дополнительная деятельность: Казначей студенческой кассы взаимопомощи на третьем курсе (вел финансовые расчеты, собирал взносы, занимался всей документацией).
Заместитель старосты на пятом курсе (отвечал за взаимодействие по учебному процессу и общественную работу). Окончил курсы гидов-переводчиков в 1999 г. по специальности "Английский язык". Занял второе место на всероссийском конкурсе студенческих работ по программированию.
Выступил на международной конференции в Париже «Развитие малого бизнеса в странах с переходной экономикой» в декабре 1998 г.
Опыт работы: Лето 1999 и 2000. Туристическое агентство «Элис». Гид-переводчик (водил экскурсионные группы по музеям Московского Кремля и проводил автобусные экскурсии по Москве и Подмосковью).
Лето 1998. Работал в бригаде строителей маляром и участвовал в оформлении финансовых документов (договора подряда, акта сдачи-приемки объекта), в течение недели исполнял обязанности бригадира.
Вопросы для самоконтроля по теме 7.3:
1. Что такое заявление?
2. Какие особенности существуют при оформлении заявления?
3. Что представляет собой доверенность?
4. Каков перечень реквизитов для доверенности? Каковы особенности из расположения в документе?
5. Каковы особенности составления объяснительной записки? Сопоставьте данный жанр с заявлением. Отметьте их сходства и различия.
6. Чем автобиография отличается от резюме? Каковы особенности составления и оформления данных жанров официально-делового стиля речи?
После необходимого изучения теоретического материала можно приступить к составлению деловых документов. Деловые документы исполняются в рукописном или набранном на компьютере варианте:
1) заявление на имя ректора ТулГУ с просьбой предоставить академический отпуск (продлить сроки экзаменационной сессии, разрешить досрочно сдать экзамены). При составлении данного документа обратите внимание на то, что просьба должна быть четко сформулирована, обоснована и подкреплена необходимыми аргументами;
2) доверенность в почтовое отделение № …., в которой Вы доверяете некоему лицу получить пришедшую на Ваше имя бандероль. При составлении данного документа обратите внимание на то, что бандероль, полученная почтовым отделением определенного числа, зарегистрирована под определенным номером;
3) объяснительная записка на имя декана Вашего факультета с пояснением причин пропуска определенного количества занятий по определенной дисциплине;
4) автобиография ;
5) резюме . При составлении автобиографии и резюме предпочтительнее сообщать информацию о человеке, уже получившем образование, поработавшем в нескольких должностях, имеющем определенные заслуги и отличия.
Обозначенные документы необходимо сдать преподавателю на проверку не позднее начала зачетной недели. Первый день зачетной недели является последним днем приема деловых бумаг на проверку. Баллы за выполненные и сданные после последнего дня приема задания не начисляются.
При невыполнении на день начала зачетной недели задания по теме «Составление деловых бумаг» студент к экзамену не допускается. Студенты выполняют и сдают задолженности по самостоятельным работам в соответствии с графиком, разработанным кафедрой. В случае невыполнения задания при любом количестве баллов, полученных в процессе текущей аттестации, в экзаменационную ведомость ему проставляется «не допущен», и образуется задолженность.
1. Былкова С.В. Русский язык и культура речи: пособие для вузов/ С.В. Былкова, Е.Ю. Махницкая. – М.: Ростов-н/Д: МарТ, 2005. – 304 с.
2. Введенская Л. А. Русский язык и культура речи для инженеров: учеб. пособие для вузов/ Л.А.Введенская, Л.Г.Павлова, Е.Ю. Кашаева. – Ростов-н/Д: Феникс, 2003. – 384 с.
3. Введенская, Л.А. Русский язык и культура речи: учеб. пособие для вузов/ Л.А. Введенская, Л.Г. Павлова, Е.Ю. Кашаева. – 18-е изд. – Ростов- н/Д.: Феникс, 2006. – 544 с.
4. Голуб И. Б. Русский язык и культура речи: учеб. пособие для вузов/ И.Б.Голуб. – М.: Логос, 2007. – 432 с.
5. Гольдин, В.Е. Русский язык и культура речи: учебник для вузов/ В.Е. Гольдин, О.Б. Сиротинина, М.А. Ягубова; под ред. О.Б. Сиротининой; Саратов. ГУ им. Н.Г. Чернышевского. – 3-е изд., стер. – М.: УРСС, 2003.– 216 с.
6. Данцев, А.А. Русский язык и культура речи для технических вузов/ А.А. Данцев, Н.В. Нефедова.– 3-е изд., доп. и перераб. – Ростов-н/Д.: Феникс, 2004.–320 с.
7. Ипполитова Н. А. Русский язык и культура речи: учебник для вузов/ Н.А. Ипполитова, О.Ю. Князева, М.Р. Савова. – М.: Проспект, 2007. – 440 с.
8. Казарцева О.М. Культура речевого общения: теория и практика обучения: учебное пособие для вузов/ О.М. Казарцева. – 5-е изд. –М.: Флинта, 2003. – 496с.
9. Культура русской речи: энциклопедический словарь-справочник/ под общ. рук.: Л.Ю. Иванова и др.; РАН. Ин-т русского языка им. В.В. Виноградова. – М.: Флинта: Наука, 2003. – 840 с.
10. Культура русской речи: Учебник для вузов/ С.И. Виноградов [и др.]; отв.ред.: Л.К. Граудина, Е.Н. Ширяев; РАН. Ин-т рус.яз. им. В.В. Виноградова. – М. : НОРМА: ИНФРА – М, 2001. – 560 с.
11. Культура устной и письменной речи делового человека: Справочник-практикум. – М.: Флинта: Наука, 2002. – 315 с.
12. Культура устной и письменной речи делового человека: Справочник-практикум для самообразования/ Н.С. Водина, А.Ю. Иванова, В.С. Клюев и др. – 4-е изд. – М.: Флинта: Наука, 2002. – 315с.
13. Культура русской речи: энциклопедический словарь-справочник/ под общ. рук.: Л.Ю. Иванова и др.; РАН. Ин-т русского языка им. В.В. Виноградова. – М.: Флинта: Наука, 2003. – 840 с.
14. Культура русской речи: Учебник для вузов/ С.И. Виноградов, Л.К. Граудина, В.П. Даниленко и др.; Под ред. Л.К. Граудиной, Е.Н. Ширяева; РАН. Ин-т рус.яз. им. В.В. Виноградова. – М.: НОРМА, 2005.– 560 с.
15. Мурашов А. А. Культура речи: учебно-методическое пособие/ А.А. Мурашов; Рос. акад. образования; Моск. социально-психологический ин-т. – 2-е изд., стер. – М.МПСИ; Воронеж: Модэк, 2004. – 576 с.
17. Рудь Л.Г. Культура речи: учебник для вузов/ Л.Г. Рудь, И.П. Кудреватых, В.Д. Стариченок; под ред. В.Д. Стариченка. – Минск: Вышэйш.шк., 2005. – 271 с.
18. Русский язык и культура речи: Практикум по курсу: учеб. пособие для вузов/ В.И. Максимов [и др.]; под ред. В.И. Максимова. – 2-е изд., стер. – М.: Гардарики, 2005. – 304 с.
20. Русский язык и культура речи: Учебник для вузов/ А.И. Дунев, М.Я. Дымарский, А.Ю. Кожевников и др.; Под ред. В.Д. Черняк. – М.: Высш.шк., 2004. – 509 с.
21. Русский язык и культура речи: учебник для вузов/ В.И.Максимов [и др.]; под ред. В.И. Максимова, А.В. Голубевой. – М.: Высш. образование, 2006. – 356 с.
22. Русский язык и культура речи: учебник для вузов/ В.И. Максимов [и др.]; под ред. В.И. Максимова. – 2-е изд., стер. – М.: Гардарики, 2007. – 408 с.
23. Русский язык и культура речи: Учебник для вузов/ В.И. Максимов, Н.В. Казаринова, Н.Р. Баранова, А. Ф. Иванов; Под ред. В.И. Максимова. – М.: Гардарики, 2002. – 412 с.
24. Русский язык и культура речи: Учебник для вузов/ В.И. Максимов, Н.В. Казаринова, Н.Р. Баранова, А. Ф. Иванов; Под ред. В.И. Максимова. – М.: Гардарики, 2004. – 413 с.
25. Русский язык и культура речи: учебник для вузов/ О.Я. Гойхман [и др.]; под ред. О.Я. Гойхмана.– 2-е изд., перераб. и доп. – М. :ИНФРА-М, 2006.–240 с.
26. Русский язык и культура речи: учебник для сред. проф. образования/ В.И. Максимов [и др]; под ред. В.И. Максимова. – М.: Гардарики, 2005. – 256 с.
27. Русский язык и культура речи: учебное пособие для вузов/ М.В. Невежина [и др.]. – М.: ЮНИТИ, 2005. – 351 с.
28. Скворцов, Л.И. Культура русской речи: словарь-справочник: учеб. пособие для вузов/ Л.И. Скворцов. – М.: Академия, 2003. – 224 с.
7. Методические указания по подготовке творческой работы и ее защите
Творческая работа по дисциплине «Русский язык и культура речи» по заданной тематике и ее защита выполняются до 14-й недели семестра. Общая трудоемкость творческой работы составляет 20 часов. Оформление текста творческой работы оценивается максимально в 10 баллов; презентация, доклад (защита) – 10 баллов. Таким образом, максимальное число баллов, набранных студентом за данный вид работы, составляет 20.
Тематика творческих работ
Творческие работы пишутся по темам, перечисленным ниже. Номера тем закрепляются за каждым, выбравшим данный вид работы студентом преподавателем, ведущим дисциплину, в соответствие со списками групп.
