Upis tovarnih listova u dnevnik. Koja je procedura za popunjavanje registra tovarnih listova

Dnevnik putni listovi- standardni jedinstveni obrazac br. 8 koji koriste kompanije koje imaju vozila (TC) za praćenje rada voznog parka i troškova goriva. Kako se koristi ovaj registracioni dokument, da li je standardni obrazac obavezan za korištenje i da li je moguća alternativa, govorit će ova publikacija.

Dnevnik registracije kretanja tovarnih listova: kakav je to dokument

Obrazac br. 8 odobrio je Državni komitet za statistiku 1997. godine i do 2013. godine bio je obavezan za preduzeća koja u bilansu imaju bilo koje vozilo. Od početka 2013. godine prestao je biti obavezan, ali to uopće ne znači da sada nema potrebe za vođenjem dnevnika. Samo što su zakonodavci dozvolili kompanijama da razviju pogodnije forme dokumenta, zadržavajući, ipak, pun skup obaveznih detalja. Imajte na umu da većina kompanija još uvijek koristi registar tovarnih listova. , dodavanjem potrebnih (za kompaniju važnih) kolona.

Tipična ili izmijenjena forma dnevnika unosi se u tok rada uz oznaku u računovodstvenoj politici ili posebnom nalogu rukovodioca. Obično se dnevnik ažurira godišnje, međutim, u velikim autotransportnim preduzećima često se postavlja mjesečni ciklus, što se također spominje u računovodstvenoj politici kompanije. Kao primarni knjigovodstveni dokument, opšte praviločasopis se čuva u preduzeću ili arhivi najmanje pet godina.

Dnevnik kretanja tovarnog lista: kako se primjenjuje

Zakon obavezuje firme i preduzetnike koji u svojoj delatnosti koriste vozila različitih kategorija da vozačima izdaju tovarne listove (PL) - dokumente koji im daju pravo na upravljanje. Zapisuje informacije o ruti, stanju goriva i kretanju, očitavanja brzinomjera, karakteristike radnog procesa (na primjer, broj teretnih dizala), vrijeme odlaska na posao i dolaska u garažu. Veliki i auto transportne kompanije prakticirati svakodnevno izdavanje tovarnih listova. Male organizacije čije aktivnosti nisu vezane za motorni saobraćaj mogu izdati tovarni list za vozače do 1 mjeseca. Ali, bez obzira na učestalost izdavanja vaučera, oni moraju biti upisani u registar PL.

Uslovi za popunjavanje dnevnika

Obrazac broj 8 je časopis, na čijoj se naslovnoj strani navodi naziv kompanije, njen status i period pokrivanja. Sam dnevnik je tabela u koju se unose podaci o svim tovarnim listovima koje izdaje preduzeće. Čak i ako je bilo koji od njih pogrešno popunjen i pokvaren, prilaže se časopisu sa oznakom "Uništeno", a njegov broj mora biti upisan opštim hronološkim redom u časopisu.

Kao i mnoge upisne knjige, časopis ima kontinuiranu numeraciju listova, prošiven je, ovjeren potpisom rukovodioca i pečatom organizacije (ako postoji). Odgovornost za popunjavanje dokumenta i tačnost podataka u njemu snosi zaposlenik koji je određen za obavljanje ovog posla po nalogu uprave ili u skladu sa službenim dužnostima. Registar tovarnog lista, obrazac 8, možete preuzeti u nastavku. izgleda ovako:

Sve kolone ovog obrasca su obavezne. Oni prikazuju hronološkim redom informacije o broju podmornice, datumu izdavanja, punom imenu vozača kome je izdata i njegovom potpisu. Prilikom vraćanja tovarnog lista upisuje se zabilješka o datumu njenog vraćanja i potvrđuje se potpisom otpremnika, koji prihvata list i predaje ga računovođi na obradu. Računovođa takođe potvrđuje prijenos vaučera rukom na priznanici.

Registar tovarnog lista: uzorak punjenja

	Datum izdavanja p/l	Vozač		Garažni broj TC				Bilješka
					vozač na prijemu p/l	dispečer i datum prijema p/l i dokumenata od vozača	računovođe i datum prijema p/l
		Sergejev Anton Mihajlovič			farbanje vozača	potpis dispečera	Potpis računovođe 13.01.2017	ispunjen posebnostima rute itd.
		Peršin Andrej Viktorovič			farbanje vozača	potpis dispečera	Potpis računovođe 13.01.2017

Preduzeća i privrednici imaju pravo da dopune tabelu kolonama sa različite informacije koje smatraju neophodnim. Dakle, mnoge kompanije unose podatke o ruti vozila, isporučenoj robi, kilometraži vozila, potrošnji goriva itd.

Značaj ove knjigovodstvene isprave određuje i činjenica da je ona jedna od potvrda rada vozila kompanije, a samim tim i troškova goriva, koji omogućavaju smanjenje poreske osnovice smanjenjem pripadajućih uplata. Osim toga, dnevnik, koji bilježi izlaske vozača na liniji i informacije o vremenu rada, služi kao osnova za obračunavanje plate vozači kompanije.

Gdje u 2017. godini mogu preuzeti važeći obrazac dnevnika za evidentiranje kretanja tovarnih listova na obrascu broj 8? Da li je promijenjen oblik ovog dnevnika. Evo trenutnog formulara za 2017. godinu i primjera popunjavanja dnevnika.

Da li je potrebno voditi dnevnik?

Autotransportne kompanije, kao i druge organizacije i individualni poduzetnici koji upravljaju vozilima, troškovi, na primjer, za benzin, moraju biti potvrđeni pratećim dokumentima. Glavni primarni računovodstveni dokumenti koji određuju pokazatelje učinka Vozilo, su putni listovi. Takođe, tovarni listovi se koriste za isplatu zarada vozačima i plaćanje za prevoz robe. Cm. " ".

Imajte na umu da ako pružate usluge po posebnim ugovorima o prevozu, onda, na zahtjev Ministarstva saobraćaja, morate voditi registar tovarnih listova. Na primjer, prema jedinstvenom obrascu br. 8. To je predviđeno stavom 18<Обязательных реквизитов>, odobreno Naredba Ministarstva saobraćaja Ruske Federacije od 18. septembra 2008. N 152.

Ako se ne bavite plaćenim prijevozom i, na primjer, preuzimate robu od prodavača vlastitim prijevozom, tada niste dužni voditi dnevnik. Međutim, vrijedno je prepoznati da je časopis pogodan za internu kontrolu kretanja listova. Uvijek možete utvrditi kome je i koji tovarni list izdat, kao i da li je na vrijeme predat računovodstvu. Ovo je važno za pravovremeni obračun i obračun troškova goriva, posebno u 2017.

Časopis je dizajniran za kontrolu kretanja tovarnih listova. Pomoću njega se može ući u trag ko je od vozača i kada je izdao tovarne listove, te da li su ih na vrijeme predali računovodstvu.

Obrazac časopisa: vlastiti ili državni

Za kontrolu kretanja izdatih tovarnih listova, organizacija može voditi evidenciju kretanja tovarnih listova u obrascu 8, odobrenom Uredbom Državnog komiteta za statistiku Ruske Federacije od 28. novembra 1997. br. računovodstvo” od 06.12.2011. 402-FZ, jedinstveni obrazac je prestao da bude obavezan.

Organizacija ili individualni preduzetnik ima pravo da izradi sopstveni obrazac časopisa ili da jedinstveni obrazac dopuni potrebnim podacima, pod uslovom da će sve stavke jedinstvenog obrasca biti zadržane bez prekida.

Časopis se u pravilu izdaje na period ne duži od 1 godine, međutim, ako je potrebno, ovaj period se može smanjiti na 1 mjesec. Dnevnik tovarnog lista je primarni dokument, a rok čuvanja je najmanje 5 godina.

Primjer dnevnika

Pređimo na dokumente i primjere. Za početak, možete prometovati tovarne listove broj 8.

Algoritam za popunjavanje dnevnika je jednostavan i svodi se na sljedeće: u dnevnik za izdavanje tovarnih listova unose se podaci o svim tovarnim listovima koje izdaje organizacija. U ovom slučaju nema izuzetaka. Časopis je uzastopno numerisan i vodi se hronološkim redom. Nakon što se magacin potpuno napuni, prošiva se, zapečaćuje i potpisuje šef.

Održavanje elektronski

Zakonska regulativa ne sadrži zabranu vođenja evidencije kretanja tovarnih listova u elektronskom obliku. Dnevnik možete voditi elektronski u bilo kojem prikladnom obliku: u Excelu, 1C, programu u oblaku itd. Istovremeno, poželjno je da se ovaj časopis, po potrebi, može štampati.

• na dan izdavanja tovarnog lista vozaču;
• na dan prijema tovarnog lista od vozača;
• na dan predaje tovarnog lista računovodstvu.

Registar tovarnih listova moraju da vode sve organizacije koje koriste vozila u okviru svoje delatnosti. Zakonodavstvo nalaže posebne uslove za vođenje i popunjavanje ovog časopisa. Više ćemo vam reći kasnije u našem članku.

Časopis se sastoji iz nekoliko dijelova.

Naslovna stranica:

• Pravni naziv preduzeća.
• Detalji organizacije (OKPO).
• Period evidentiranja.

Tabelarni dio sa informacijama:

• Broj tovarnog lista i stvarni datum izdavanja vozaču.
• Podaci o vozaču (puno ime i broj osoblja).
• Garažni broj automobila.
• Potpisi ovlaštenih i odgovornih lica (vozač, dispečer, računovođa).

Dnevnik registracije i izdavanja tovarnih listova ima tzv. kontinuiranu numeraciju i mora se voditi hronološkim redom. Čim se knjigovodstvena knjiga popuni, ona mora biti oslikana i overena pečatom preduzeća i potpisom vlasnika preduzeća.

U osnovi, u preduzećima knjigovodja za primarnu dokumentaciju ili drugi ovlašteni zaposlenik organizacije popunjava računovodstveni dnevnik, u ugovor o radu koji je registrovan. U pojedinačnim slučajevima, obaveza vođenja i registracije knjigovodstva tovarnih listova je dodijeljena trećoj organizaciji (ukoliko je računovodstvo povjerljivo). U tom slučaju se potpisuje ugovor između strana sa uslovima saradnje, pravima i obavezama jedna prema drugoj. Ova opcija je dozvoljena zakonodavstvom Ruske Federacije. Osim toga, dokument se može podnijeti i elektronski.

Ako trebate izvršiti ispravke u registru tovarnih listova, vodite se zakonskim propisima. Ispravke u dnevniku, kao iu drugim primarnim dokumentima, treba izvršiti jednostavnim precrtavanjem netačnih podataka i unošenjem novog unosa sa datumom i ovjerom sa potpisom i pečatom.

Uzorak popunjavanja dnevnika možete besplatno preuzeti.

Na zakonodavnom nivou, svaka organizacija koja koristi vozila za poslovanje ili proizvodnju dužna je da vodi registar tovarnih listova. Moraju se popuniti u skladu sa standardom u skladu sa obrascem br. 8. Ovaj dokument se smatra primarnom dokumentacijom, koja zapravo potvrđuje troškove goriva i maziva, omogućava planiranje troškova i smanjenje plaćanja poreza. Osim toga, potrebna je knjiga za obračunavanje vozačima.

Dnevnik izdavanja tovarnih listova dužni su da vode sve organizacije koje na bilansima imaju kamione ili automobile. Naravno, oni koji prave putovanja koja su korisna za kompaniju.

FILES 2 fajla

Važnost održavanja dokumenta leži u činjenici da se njime registruju tovarni listovi, koji su, zauzvrat, potvrda troškova koje ima organizacija. Bez dnevnika je prilično problematično posmatrati red u rukovanju tovarnim listovima i uopšte dokazati njihovo postojanje (uz veliki obim posla).

Način vođenja

Popunjavanje dnevnika za izdavanje tovarnih listova može se organizovati isključivo u papirnom obliku. Nije moguće unijeti potrebne podatke u elektronskom obliku (samo ako svaki od vozača, dispečera i računovođa organizacije ima svoj elektronski potpis).

Od samog početka održavanja dokument se štampa, po potrebi se isporučuje sa dodatnim listovima. Na kraju referentnog perioda se šije, ovjerava potpisom rukovodioca organizacije i čuva se još 5 godina.

U idealnom slučaju, trebao bi biti u stalnoj upotrebi od strane zaposlenika koji je odgovoran za izdavanje i primanje tovarnih listova od vozača.

Komponente časopisa

Obrazac dokumenta se sastoji od dva lista. Po završetku, časopis je knjiga sa koricama i nekoliko listova štampanih i raspoređenih u obliku tabele. Na naslovnoj strani, u sredini, nalazi se naziv časopisa koji označava godinu (mjesec) punjenja (obično je rok važenja 1 godina, ali postoje i kratkoročne opcije, na mjesec dana).

Na vrhu korica punilac ispisuje puni naziv organizacije, šifru dokumenta OKUD (za standardni međusektorski obrazac br. 8 je 0345008, odmah se upisuje u obrazac), šifru OKPO.

Tabela, koja se nalazi na drugom listu časopisa, sadrži kolone. Svaka od ovih kolona pretpostavlja sadržaj sljedećih informacija:

• Broj putnog lista. Dokument ima kontinuiranu numeraciju. Svi unosi su napravljeni hronološkim redom.
• Kada je tovarni list izdat (datum).
• Podaci o vozaču: puno ime i prezime riječima, ako postoji - broj osoblja.
• Brojevi garaže (ne registarske tablice) broj automobila.
• Potpis vozača kao garancija da je primio tovarni list.
• „Autogram“ otpravnika koji je primio tovarni list sa oznakama, kao i druge putne isprave (ovi podaci su navedeni u napomeni).
• Potpis računovođe. Postavlja se nakon što tovarni list uđe u računovodstvo.
• Bilješka. Ova kolona je namenjena podacima koji su od suštinskog značaja za izdavanje ili prihvatanje tovarnih lista. Ukazuje na oznake (ili njihov nedostatak) na dokumentima, ispravke, fizička svojstva ulazni papir itd.

Drugi list časopisa može trajati koliko god želite. Najvažnije je da tovarni listovi uneseni u njega imaju ispravan datum izdavanja. Zaposleni nema pravo da u dnevnik unosi nebitne ili namjerno lažne podatke.

Što se tiče perioda skladištenja, prema postojećim standardima, dnevnik izdavanja tovarnih listova čuva se najmanje 5 godina.

Važna tačka! Podaci o svim izdatim dokumentima unose se u dnevnik izdavanja tovarnih listova. Ako tovarni list nije registrovan, onda računovodstvo nema pravo da ga prihvati.

Ko popunjava

Rukovodilac organizacije je prvobitno određen da bude automatski odgovoran za vođenje dnevnika. Ali u velikoj većini slučajeva on tu dužnost povjerava svojim podređenima. To možete učiniti na dva načina:

• Ugovorom o radu (tako što se to propisuje kao direktne obaveze određenog radnika).
• Po posebnom nalogu. Dokument će se zvati "Naredba o imenovanju lica odgovornog za vođenje dnevnika izdavanja tovarnih listova". U slobodnoj je formi. Najvažnije je da ima potpis rukovodioca, podatke o organizaciji, podatke o imenovanom radniku i njegov potpis kao znak slaganja sa sadržajem.

br posebna obuka dodijeljeni radnik ne mora proći kroz prijavu.

Zakonodavni okvir

Obrazac u prilogu i uzorak popunjavanja je standardni međusektorski obrazac broj 8, koji je usvojen Uredbom broj 78 Državnog odbora za statistiku 28. novembra 1997. godine. Ona je dugo vremena bio u upotrebi, a sada nije izgubio na svojoj aktuelnosti.

Međutim, od 2013. godine upotreba upravo takvog obrasca postala je fakultativna procedura. Svaka organizacija ima pravo da samostalno bira koji će od obrazaca za označavanje izdavanja tovarnih lista koristiti.

Organizacija može čak i mijenjati postojeće oblike dokumenata radi vlastite pogodnosti. Glavna stvar je da su ove radnje potvrđene posebnom naredbom čelnika sa potpisom i pečatom, a također budu zabilježene u računovodstvenoj politici kompanije.

Ako koristite standardni obrazac, tada takve mjere nisu potrebne. Osim toga, standardni obrazac časopisa zadovoljava sve zahtjeve koji za njega vrijede. Izmjenom kolona punilac rizikuje da se suoči sa situacijom kršenja zakona o radu ili poreza. Iz ovih i drugih razloga, Obrazac br. 8 ostaje u upotrebi.

Mogući dodaci

Budući da se časopis koristi već duže vrijeme, brojne kompanije su dopunile rubrike svojim vlastitim. Praksa je pokazala da je ovom časopisu zgodno dodati i:

• Ruta automobila po kojoj će se kretati. Neki jednostavno ukazuju na tačku dolaska.
• Koji teret se isporučuje vozilom.
• Kilometraža.
• Potrošnja goriva koja je nastala kao rezultat putovanja, itd.

Naravno, svi ovi podaci se popunjavaju tek nakon što se tovarni list vrati ili čak i nakon što ga primi računovođa organizacije. Bez obzira na promjene koje se učine postojeći oblik, moraju biti podržani posebnom naredbom rukovodioca.

Dnevnik izdavanja tovarnih listova jedan je od primarnih dokumenata koji potvrđuju troškove organizacije ili individualnog preduzetnika za gorivo. Ako je pravno lice odabralo sistem oporezivanja koji uzima u obzir troškove, onda je ovaj dokument posebno važan kada se obračunavaju porezi koji se plaćaju organizaciji.

Individualni preduzetnici i pravna lica, čija je djelatnost, na ovaj ili onaj način, povezana s potrebom korištenja vozila, po pravilu registruje putne listove izdate vozačima u posebnom časopisu.

Na osnovu takvog dnevnika fiksiraju se troškovi za gorivo, što omogućava smanjenje oporezivih pokazatelja preduzeća. Osim toga, registar tovarnih listova koristi se u obračunu plata za vozače uključene u rad organizacije.

Sve organizacije i samostalni preduzetnici čija se delatnost odnosi na pružanje usluga prevoza i transporta dužni su da u obavezi da vode registar tovarnih listova. Instrukcije zasnovane na standardima savezni zakon br. 259-FZ od 18. novembra 2007. i Naredba Ministarstva saobraćaja od 18. septembra 2008. br. 152.

Što se tiče preduzeća koja nisu direktno vezana za pružanje usluga transporta i prevoza, ali u svojoj delatnosti koriste vozila, za njih nije obavezno postojanje registra tovarnog lista, ali se može koristiti za sistematizaciju i pojednostavljenje računovodstva podatke koji se koriste u radu.

Registar tovarnih listova, obrazac 8, odobren je Uredbom Državnog odbora za statistiku br. 78 1997. godine, ali je 01.01.2013. stupio na snagu Savezni zakon br. 402-FZ, ukidajući postojeći jedinstveni obrazac 8. Od ovog datuma , transportna preduzeća koja su prethodno vodila registar putnih listova u obrascu 8, dobila su priliku da razviju sopstvenu, najoptimalniju verziju obračunskog lista, pod uslovom da se glavni delovi jedinstvenog obrasca 8 dupliraju.

Da li se to može uraditi elektronski

Ni u jednom pravnom aktu važećeg zakonodavstva ne postoje ograničenja u pogledu vođenja registra tovarnog lista u elektronskom obliku, stoga je dozvoljeno kreiranje evidencije u elektronskom formatu.

Bilješka! Možete koristiti bilo koju od najprikladnijih opcija upravljanja, bilo da je to obični Excel ili 1C.

Za organizacije sa velikim voznim parkom i značajnim brojem vozača, održavanje elektronske verzije je poželjnije od ručnog podnošenja, zbog značajne složenosti procesa. Istovremeno, poželjno je da postoji mogućnost štampanja časopisa na papiru, ako je potrebno.

Kako voditi dnevnik

Registar tovarnih listova, obrazac 8, sačinjen je u tabelarnom obliku, koji predstavlja izjavu podeljenu u kolone. Postoji devet takvih kolona. Oni uključuju sljedeće podatke:

• Serijski brojevi izdatih listova;
• Datumi izdavanja;
• Puno ime i prezime vozača;
• Broj zaposlenih;
• Garažni brojevi vozila;
• Potpisi vozača, dispečera i računovođe;
• Napomena ako je potrebno.

Bilješka! Ako organizacija vodi evidenciju koristeći svoju razvijenu formu izjave, računovodstveni dnevnik može sadržavati dodatne kolone koje koristi određena organizacija.

Ako se u knjigovodstvenu knjigu unesu pogrešni podaci, dozvoljene su ispravke u skladu sa odredbama 9. Federalnog zakona br. 402-FZ. Ako se napravi greška, unos se ispravlja na sledeći način:

1. Pogrešan unos je precrtan jednim redom;
2. Pored njega se stavlja oznaka „ispravljeno“ i unosi se tačan podatak;
3. Datum ispravki se ispisuje;
4. Izvršene ispravke moraju biti potvrđene od strane osobe odgovorne za vođenje računovodstvenog lista;

Bitan! Prilikom precrtavanja pogrešnog unosa potrebno je povući liniju kako bi sam netačan unos ostao čitljiv nakon što je precrtan.

Rok trajanja

Putni listovi za radnike koji rade na vozilima izdaju se jednom po radnom danu ili smjeni. Sam dnevnik vodi se godišnji period, ali ako je potrebno, period održavanja se može smanjiti na mjesec dana, npr. mi pričamo o pojedinačnim dugim putovanjima kao što su poslovna putovanja.

S obzirom na to da je računovodstveni list primarna dokumentacija, period njegovog naknadnog čuvanja je 5 godina, nakon čega se časopis može odlagati. Treba napomenuti da se petogodišnji rok čuvanja ne odnosi samo na papir, već i na elektronske medije.

Da li treba da flešujem

Upisnik tovarnog lista obrazac 8 ima uzastopnu numeraciju stranica. Mora se uneti hronološkim redom. Naslovna strana mora biti obavezno potpisana, sa naznakom datuma početka održavanja. Na istom mjestu, na naslovnoj strani, ispisani su glavni detalji same organizacije, njen puni naziv.

Nakon što je vođenje evidencije završeno, dnevnik se bljeska. Ušivena knjiga ovjerava se potpisima rukovodioca preduzeća, glavnog računovođe preduzeća i pečatom organizacije, nakon čega se prenosi u arhivu preduzeća na skladištenje.

Ko popunjava i uzorkuje

Dužnost vođenja evidencije tovarnih listova u specijalizovanom dnevniku može biti dodeljena službeniku koji je postavljen po nalogu uprave, ili zaposlenom u čijem se službene dužnosti, naznačeno u ugovoru o radu, uključuje funkcije vođenja računovodstvenih evidencija u organizaciji.

Najčešće takav posao obavlja računovođa, kadrovski službenik ili sekretar-službenik. U nedostatku osobe koja vodi takvu izjavu u preduzeću, može se zaključiti ugovor sa trećim organizacijama koje servisiraju vozila, s tim da će takav ugovor predviđati klauzulu o potrebi vođenja evidencije.