Upis tovarnih listova u dnevnik. Koja je procedura za popunjavanje putne knjige?

Dnevnik putni listovi– standardni jedinstveni obrazac br. 8, koji koriste kompanije koje imaju vozila (VV) za praćenje rada voznog parka i troškova goriva. Ova publikacija će vam reći kako se koristi ovaj registracioni dokument, da li je standardni obrazac obavezan i da li je moguća alternativa.

Dnevnik kretanja tovarnih listova: kakav je to dokument?

Obrazac broj 8 odobren je od strane Državnog komiteta za statistiku 1997. godine i do 2013. godine bio je obavezan za preduzeća koja imaju vozila u bilansu stanja. Od početka 2013. godine prestao je da bude obavezan, ali to uopće ne znači da vođenje dnevnika više nije potrebno. Samo što su zakonodavci dozvolili kompanijama da razviju pogodnije forme dokumenta, a da pritom zadrže pun skup obaveznih detalja. Imajte na umu da većina kompanija još uvijek koristi dnevnik putovanja , dodavanjem potrebnih (za kompaniju važnih) kolona.

Standardni ili modifikovani obrazac dnevnika unosi se u tok dokumenata napomenom u računovodstvenoj politici ili posebnim nalogom rukovodioca. Tipično, časopis se ažurira godišnje, ali velika autotransportna preduzeća često uspostavljaju mjesečni ciklus, koji se također spominje u računovodstvenim politikama kompanije. Kao primarni računovodstveni dokument, prema opšte praviloČasopis se čuva u preduzeću ili arhivi najmanje pet godina.

Dnevnik kretanja tovarnih listova: kako ih koristiti

Zakon obavezuje firme i preduzetnike koji u svojoj delatnosti koriste vozila različitih kategorija da vozačima izdaju tovarne listove (PL) - dokumente koji im daju pravo da upravljaju njima. Bilježi informacije o ruti, preostalom goriva i kretanju, očitavanja brzinomjera, karakteristike radnog procesa (na primjer, broj podizanja tereta), vrijeme polaska na posao i dolaska u garažu. Veliki i auto transportne kompanije Prakticiraju izdavanje tovarnih listova na dnevnoj bazi. Male organizacije čije aktivnosti nisu vezane za motorni transport mogu izdati tovarni list za vozače do 1 mjeseca. Ali, bez obzira na učestalost izdavanja vaučera, oni moraju biti evidentirani u dnevniku podmornice.

Uslovi za popunjavanje dnevnika

Obrazac broj 8 je časopis na čijoj se naslovnoj strani navodi naziv kompanije, status i period pokrića. Sam dnevnik je tabela u koju se unose podaci o svim tovarnim listovima koje izdaje preduzeće. Čak i ako je bilo koja od njih pogrešno popunjena i oštećena, prilaže se časopisu sa oznakom „Pokvareno“, a njegov broj se mora uneti opštim hronološkim redom u časopis.

Kao i mnoge upisne knjige, časopis ima kontinuiranu numeraciju listova, prošiven je, ovjeren potpisom rukovodioca i pečatom organizacije (ako ga ima). Odgovornost za popunjavanje dokumenta i tačnost podataka u njemu snosi radnik koji je određen za obavljanje ovog posla po nalogu uprave ili u skladu sa radnim obavezama. Dnevnik putovanja, obrazac 8, možete preuzeti ispod. izgleda ovako:

Sva polja ovog obrasca su obavezna da budu popunjena. Oni prikazuju hronološkim redom informacije o registarskoj tablici, datumu izdavanja, punom imenu vozača kome je izdata i njegovom potpisu. Prilikom vraćanja tovarnog lista, o datumu vraćanja upisuje se bilješka i potpisuje otpravnik, koji prihvata list i predaje ga računovođi na obradu. Računovođa također potvrđuje prijenos vaučera potpisom na prijemu.

Putni dnevnik: uzorak popunjavanja

	Datum izdavanja	Vozač		Garažni broj vozila				Bilješka
					vozač prilikom dobijanja dozvole	otpravnik i datum prijema pisma i dokumenata od vozača	računovođa i datum prijema pisma
		Sergejev Anton Mihajlovič			farbanje vozača	potpis dispečera	Potpis računovođe 13.01.2017	popunjeno za određene rute itd.
		Peršin Andrej Viktorovič			farbanje vozača	potpis dispečera	Potpis računovođe 13.01.2017

Preduzeća i privrednici imaju pravo da dopune tabelu kolonama različite informacije, što se smatra neophodnim. Tako mnoge kompanije unose podatke o ruti vozila, isporučenoj robi, kilometraži vozila, potrošnji goriva itd.

Važnost ove računovodstvene isprave određuje i činjenica da je ona jedna od potvrda rada vozila kompanije, a samim tim i troškova goriva, što omogućava smanjenje poreske osnovice smanjenjem pripadajućih uplata. Osim toga, dnevnik, u kojem se evidentira pristup vozača liniji i informacija o radnom vremenu, služi kao osnova za obračun plate vozači kompanije.

U 2017. godini, gdje mogu preuzeti važeći obrazac putnog lista tovarnih listova prema obrascu broj 8? Da li se promijenila forma ovog časopisa? Evo trenutnog formulara i uzorka za popunjavanje dnevnika za 2017.

Da li je potrebno voditi dnevnik?

Autotransportne kompanije, kao i druge organizacije i individualni preduzetnici koji upravljaju vozilima, troškovi, na primjer, na benzin, moraju biti potkrijepljeni pratećim dokumentima. Glavni primarni računovodstveni dokumenti koji određuju pokazatelje učinka Vozilo, su putni listovi. Putni listovi se takođe koriste za obračun plata vozača i plaćanje za prevoz tereta. Cm. " ".

Napominjemo da ako pružate usluge po posebnim ugovorima o prevozu, onda na zahtjev Ministarstva saobraćaja morate voditi dnevnik tovarnih listova. Na primjer, prema jedinstvenom obrascu br. 8. To je predviđeno stavom 18<Обязательных реквизитов>, odobreno Naredba Ministarstva saobraćaja Ruske Federacije od 18. septembra 2008. N 152.

Ako se ne bavite plaćenim prijevozom i, na primjer, preuzimate robu od prodavača vlastitim prijevozom, tada niste dužni voditi dnevnik. Međutim, vrijedno je prepoznati da je dnevnik pogodan za internu kontrolu kretanja listova. Uvijek možete utvrditi kome je i koji tovarni list izdat, te da li je na vrijeme dostavljen računovodstvu. Ovo je važno za pravovremeni obračun i obračun troškova goriva i maziva, posebno u 2017.

Časopis je dizajniran za praćenje kretanja tovarnih listova. Pomoću nje možete pratiti kome od vozača su i kada izdati putnice, te da li su ih na vrijeme predali računovodstvu.

Format časopisa: vlastiti ili državni

Za kontrolu kretanja izdatih tovarnih listova, organizacija može voditi evidenciju kretanja tovarnih listova u Obrascu 8, odobrenom Uredbom Državnog komiteta za statistiku Ruske Federacije od 28. novembra 1997. br. 78. Međutim, želimo naglašavaju da od 1. januara 2013. godine, u vezi sa stupanjem na snagu Federalnog zakona „O računovodstvu“ od 6. decembra 2011. br. 402-FZ, jedinstveni obrazac više nije obavezan.

Organizacija ili samostalni preduzetnik ima pravo da izradi sopstveni obrazac dnevnika ili da jedinstveni dopuni potrebnim podacima, pod uslovom da se sve tačke jedinstvenog obrasca obavezno sačuvaju.

Časopis se u pravilu izdaje na period ne duži od 1 godine, ali se po potrebi ovaj period može smanjiti na 1 mjesec. Dnevnik tovarnog lista je primarni dokument i rok čuvanja je najmanje 5 godina.

Primjer dnevnika

Pređimo na dokumente i primjere. Za početak možete premjestiti tovarne listove br. 8.

Algoritam za popunjavanje dnevnika je jednostavan i svodi se na sljedeće: podaci o svim tovarnim listovima koje izdaje organizacija unose se u dnevnik za evidentiranje izdavanja tovarnih listova. U ovom slučaju nema izuzetaka. Časopis ima kontinuiranu numeraciju i vodi se hronološkim redom. Nakon što se dnevnik u potpunosti popuni, prošiva se, zapečaćuje i potpisuje upravnik.

Održavanje u elektronskom obliku

U zakonodavstvu nema zabrana vođenja evidencije kretanja tovarnih listova u elektronskom obliku. Elektronski dnevnik možete voditi u bilo kojem prikladnom obliku: u Excelu, 1C, programu u oblaku itd. Poželjno je da se ovaj časopis po potrebi može i štampati.

• na dan izdavanja tovarnog lista vozaču;
• na dan prijema tovarnog lista od vozača;
• na dan predaje tovarnog lista računovodstvu.

Sve organizacije koje koriste vozila u obavljanju svoje djelatnosti dužne su voditi evidenciju tovarnih listova. Zakon nalaže posebne uslove za vođenje i popunjavanje ovog časopisa. Kasnije ćemo vam reći detaljnije u našem članku.

Časopis se sastoji od nekoliko dijelova.

Naslovna stranica:

• Pravni naziv preduzeća.
• Detalji organizacije (OKPO).
• Period evidentiranja.

Odjeljak tabele sa informacijama:

• Broj tovarnog lista i stvarni datum izdavanja vozaču.
• Podaci o vozaču (puno ime i broj osoblja).
• Garažni broj automobila.
• Potpisi ovlašćenih i odgovornih lica (vozač, dispečer, računovođa).

Dnevnik registracije i izdavanja tovarnih listova ima tzv. kontinuiranu numeraciju i mora se voditi hronološkim redom. Čim je knjigovodstvena knjiga kompletirana, ona mora biti prošivena i overena pečatom preduzeća i potpisom vlasnika preduzeća.

U osnovi, u preduzećima, računovodstveni dnevnik popunjava računovođa na osnovu primarne dokumentacije ili drugi ovlašćeni radnik organizacije, u ugovor o radu koji je registrovan. U pojedinačnim slučajevima, odgovornost za održavanje i registraciju putnih karata je dodijeljena organizaciji treće strane (ako je računovodstvo povjerljivo). U tom slučaju se potpisuje ugovor između strana sa uslovima saradnje, pravima i obavezama jedna prema drugoj. Zakonodavstvo Ruske Federacije dozvoljava ovu opciju. Osim toga, dokument možete predati elektronskim putem.

Ako je potrebno izvršiti ispravke u putnom dnevniku, treba se rukovoditi zakonskim propisima. Ispravke u dnevniku, kao iu drugim primarnim dokumentima, treba izvršiti jednostavnim precrtavanjem netačnih podataka i novim unosom sa datumom, potpisom i pečatom.

Uzorak popunjavanja časopisa možete besplatno preuzeti.

Na zakonodavnom nivou, svaka organizacija koja koristi vozila za obavljanje poslova ili proizvodnje dužna je da vodi evidenciju tovarnih listova. Moraju se popuniti prema standardu u skladu sa Obrascem br. 8. Ovaj dokument se smatra primarnom dokumentacijom, koja zapravo potvrđuje troškove goriva i maziva, omogućava planiranje troškova i smanjenje plaćanja poreza. Osim toga, potrebna je knjiga za obračunavanje vozača.

Sve organizacije koje imaju kamione ili automobile u svojim knjigama dužne su da vode dnevnik izdavanja tovarnih listova. Naravno, oni koji prave putovanja koja su isplativa za kompaniju.

FILES 2 fajla

Važnost održavanja dokumenta leži u činjenici da se evidentiraju tovarni listovi, koji su, zauzvrat, potvrda troškova koje ima organizacija. Bez dnevnika, održavanje reda u rukovanju tovarnim listovima i dokazivanje njihovog postojanja općenito (za velike količine posla) je prilično problematično.

Način primjene

Popunjavanje dnevnika za izdavanje tovarnih listova može se organizovati isključivo u papirnom obliku. Ne postoji mogućnost unosa potrebnih informacija elektronskim putem (samo ako svaki od vozača, dispečera i računovođa organizacije ima svoj elektronski potpis).

Od samog početka održavanja, dokument se štampa i po potrebi se isporučuje sa dodatnim listovima. Na kraju perioda održavanja, šiva se, ovjerava potpisom šefa organizacije i čuva se još 5 godina.

U idealnom slučaju, trebao bi biti u stalnoj upotrebi od strane zaposlenika koji je odgovoran za izdavanje i primanje tovarnih listova od vozača.

Komponente časopisa

Obrazac dokumenta se sastoji od dva lista. Kada je završen, časopis je knjiga sa koricama i nekoliko listova štampanih i raspoređenih u obliku tabele. Na naslovnoj strani, u sredini, je naziv časopisa koji označava godinu (mjesec) punjenja (obično je rok važenja 1 godina, ali postoje i kratkoročne opcije, na mjesec dana).

Na vrhu korica osoba koja popunjava upisuje puni naziv organizacije, šifru dokumenta prema OKUD-u (za standardni međuindustrijski obrazac br. 8 je 0345008, odmah se upisuje u obrazac), šifru prema u OKPO.

Tabela, koja se nalazi na drugom listu časopisa, sadrži kolone. Svaki od ovih stupaca pretpostavlja sljedeće informacije:

• Broj putnog lista. Dokument koristi kontinuirano numerisanje. Svi unosi su napravljeni hronološkim redom.
• Kada je tovarni list izdat (datum).
• Podaci o vozaču: puno ime i prezime riječima, ako postoji - broj osoblja.
• Cifre garaže (ne registarske tablice) broja automobila.
• Potpis vozača kao garancija da je primio tovarni list.
• “Autogram” otpravnika koji je primio tovarni list sa napomenama, kao i ostala dokumenta o putovanju (ovi podaci su navedeni u napomeni).
• Potpis računovođe. Postavlja se nakon što je tovarni list primljen od strane računovodstva.
• Bilješka. Ova kolona je namijenjena podacima koji su od suštinskog značaja za izdavanje ili prihvatanje tovarnih listova. Ukazuje na oznake (ili nedostatak istih) na dokumentima, ispravke, fizička svojstva primljeni papir itd.

Drugi list časopisa može trajati koliko god želite. Glavna stvar je da tovarni listovi koji su u njemu imaju ispravan datum izdavanja. Zaposleni nema pravo da unosi nebitne ili svjesno lažne podatke u dnevnik.

Što se tiče perioda skladištenja, prema postojećim standardima, dnevnik izdavanja tovarnih listova čuva se najmanje 5 godina.

Važna tačka! Dnevnik izdavanja tovarnih listova mora sadržavati podatke o svim izdatim dokumentima. Ako tovarni list nije registrovan, onda računovodstvo nema pravo da ga prihvati.

Ko ga popunjava

Rukovodiocu organizacije u početku se automatski dodjeljuje odgovornost za vođenje dnevnika. Ali u velikoj većini slučajeva on tu odgovornost povjerava svojim podređenima. To se može uraditi na dva načina:

• Ugovorom o radu (u kojem se to navodi kao direktne obaveze određenog radnika).
• Po posebnom nalogu. Dokument će se zvati “Naredba o imenovanju osobe odgovorne za vođenje dnevnika izdavanja tovarnih listova”. Sastavljen je u slobodnom obliku. Najvažnije je da sadrži potpis menadžera, podatke o organizaciji, podatke o imenovanom radniku i njegov potpis kao znak slaganja sa sadržajem.

br posebna obuka Određeni zaposlenik ne mora prolaziti kroz vođenje dnevnika.

Zakonodavni okvir

Priloženi obrazac i uzorak popunjavanja je standardni međusektorski obrazac broj 8, koji je usvojen Rezolucijom broj 78 Državnog odbora za statistiku 28. novembra 1997. godine. Ona dugo vremena bio u upotrebi, a ni sada nije izgubio na aktuelnosti.

Međutim, od 2013. godine upotreba upravo takvog obrasca postala je fakultativna procedura. Svaka organizacija ima pravo da samostalno odabere koji će obrazac koristiti za označavanje izdavanja tovarnih lista.

Organizacija čak može napraviti promjene u postojećim formularima dokumenata radi vlastite pogodnosti. Glavna stvar je da su ove radnje potvrđene posebnim nalogom menadžera s potpisom i pečatom, a također su zabilježene u računovodstvenim politikama kompanije.

Ako koristite standardni obrazac, takve mjere neće biti potrebne. Osim toga, standardni obrazac časopisa zadovoljava sve zahtjeve koji se na njega odnose. Izmjenom kolona punilac rizikuje da dođe u situaciju kršenja zakona o radu ili poreza. Iz ovih i drugih razloga, Obrazac br. 8 ostaje u upotrebi.

Mogući dodaci

Pošto se časopis koristi dosta dugo, brojne kompanije su dodale svoje kolumne. Praksa je pokazala da je zgodno uključiti u ovaj časopis:

• Ruta kojom će auto ići. Neki jednostavno ukazuju na tačku dolaska.
• Koju vrstu tereta vozilo dostavlja?
• Kilometraža.
• Potrošnja goriva koja je nastala kao rezultat putovanja itd.

Naravno, svi ovi podaci se popunjavaju tek nakon što se tovarni list vrati ili čak i nakon što ga primi računovođa organizacije. Bez obzira na promjene koje se učine postojeći oblik, moraju biti potkrijepljeni posebnim naredbama menadžera.

Dnevnik izdavanja tovarnih listova je jedan od primarnih dokumenata koji potvrđuju troškove za gorivo organizacije ili individualnog preduzetnika. Ako je pravno lice odabralo sistem oporezivanja koji uzima u obzir troškove, onda je ovaj dokument posebno važan kada se obračunavaju porezi koji se plaćaju organizaciji.

Samostalni preduzetnici i pravna lica, čije aktivnosti, na ovaj ili onaj način, uključuju potrebu za korištenjem motornih vozila, po pravilu registruju putne listove izdate vozačima u poseban časopis.

Na osnovu takvog dnevnika evidentiraju se troškovi nastali za gorivo, što omogućava smanjenje oporezivih pokazatelja preduzeća. Osim toga, dnevnik tovarnih listova koristi se pri obračunu plaća za vozače uključene u rad organizacije.

Sve organizacije i samostalni preduzetnici čija se delatnost odnosi na pružanje usluga transporta i prevoza dužni su da vode dnevnik tovarnih listova. Uputstvo je zasnovano na standardima Savezni zakon br. 259-FZ od 18. novembra 2007. godine i Naredba Ministarstva saobraćaja od 18. septembra 2008. godine broj 152.

Što se tiče preduzeća koja nisu u direktnoj vezi sa pružanjem usluga prevoza i prevoza, ali koriste vozila u okviru svoje delatnosti, za njih nije obavezno prisustvo tovarnog lista, ali se može koristiti za sistematizaciju i pojednostavljenje evidentiranja podatke koje koriste u svom radu.

Dnevnik računovodstva tovarnog lista, obrazac 8, odobren je Rezolucijom Goskomstata br. 78 1997. godine, ali je 1. januara 2013. godine stupio na snagu Savezni zakon br. 402-FZ, kojim je ukinut postojeći jedinstveni obrazac 8. Od ovog datuma, transportna preduzeća koji su prethodno vodili knjigovodstvene listove tovarnog lista prema Obrascu 8, dobili su mogućnost izrade sopstvene, najoptimalnije verzije knjigovodstvenog lista, s tim da će se glavni delovi jedinstvenog Obrasca 8 umnožavati.

Da li je moguće voditi elektronskim putem?

Ne postoje ograničenja u pogledu vođenja dnevnika tovarnih listova u elektronskom obliku ni u jednom pravnom aktu važećeg zakonodavstva, stoga je dozvoljeno kreiranje obračunskog lista u elektronskom formatu.

Bilješka! Možete koristiti bilo koju najprikladniju opciju upravljanja, bilo da je to obični Excel ili 1C.

Za organizacije sa velikim voznim parkom i velikim brojem vozača, održavanje elektronske verzije je poželjnije od ručne registracije, zbog značajnog radnog intenziteta procesa. Istovremeno, poželjno je da postoji mogućnost štampanja časopisa na papiru ako je potrebno.

Kako voditi dnevnik

Dnevnik tovarnog lista, Obrazac 8, izrađen je u tabelarnom obliku, koji predstavlja izjavu podijeljenu u kolone. Postoji devet takvih kolona. Oni uključuju sljedeće podatke:

• Serijski brojevi izdanih listova;
• Datumi izdavanja;
• Puno ime vozača;
• Broj zaposlenih;
• Garažni brojevi vozila;
• Potpisi vozača, dispečera i računovođe;
• Napomena ako je potrebno.

Bilješka! Ako organizacija vodi evidenciju koristeći svoj vlastiti razvijeni obrazac izjave, računovodstveni dnevnik može sadržavati dodatne kolone koje posebno koristi organizacija.

Ako se u knjigovodstvenu knjigu unesu pogrešni podaci, mogu se izvršiti ispravke u skladu sa odredbama 9. Federalnog zakona br. 402-FZ. Ako se napravi greška, unos se ispravlja na sledeći način:

1. Pogrešan unos je precrtan jednim redom;
2. Pored njega se stavlja oznaka „ispravljeno“ i unosi se tačna informacija;
3. Naveden je datum izvršenja ispravki;
4. Izvršene ispravke moraju biti potpisane od strane osobe odgovorne za vođenje računovodstvene evidencije;

Bitan! Prilikom precrtavanja pogrešnog unosa potrebno je povući liniju kako bi sam netačan unos ostao čitljiv nakon što je precrtan.

Rok trajanja

Putni listovi se izdaju zaposlenima koji rade na vozilima jednom po radnom danu ili smjeni. Sam registarski dnevnik se kreira za godišnji period, ali ako je potrebno, period održavanja se može smanjiti na mjesec dana, npr. mi pričamo o tome o pojedinačnim dugim putovanjima kao što su poslovna putovanja.

S obzirom da je knjigovodstvena evidencija primarna dokumentacija, njen naknadni rok čuvanja je 5 godina, nakon čega se dnevnik može odlagati. Treba napomenuti da se petogodišnji rok čuvanja ne odnosi samo na papir, već i na elektronske medije.

Da li je potrebno blicati

Putni dnevnik Obrazac 8 ima uzastopnu numeraciju stranica. Prilikom njegovog uvođenja potrebno je zadržati hronološki redoslijed. Naslovna strana mora biti potpisana, sa naznakom datuma početka. Tamo, na naslovnoj strani, ispisani su glavni detalji same organizacije i njen puni naziv.

Nakon što je računovodstvo završeno, dnevnik se šije. Ukoričena knjiga ovjerava se potpisima uprave preduzeća, glavnog računovođe preduzeća i pečatom organizacije, nakon čega se prenosi na skladištenje u arhivu preduzeća.

Ko ga popunjava i uzorak

Odgovornost za vođenje evidencije tovarnih listova u specijalizovanom časopisu može biti dodijeljena službeniku koji je postavljen po nalogu uprave, ili službeniku u čijem se poslovne obaveze, naznačeni u ugovoru o radu, uključuju funkcije vođenja računovodstvenih evidencija u organizaciji.

Najčešće takav posao obavlja računovođa, kadrovski službenik ili sekretar-službenik. U nedostatku osobe koja vodi takvu izjavu u preduzeću, može se zaključiti ugovor sa trećim organizacijama koje servisiraju vozila, pod uslovom da takav ugovor predviđa klauzulu o potrebi vođenja evidencije.