Fuvarlevelek nyilvántartása a naplóban. Mi az útinapló kitöltésének menete?

Hajónapló fuvarlevelek– 8. számú egységes egységes formanyomtatvány, amelyet járművel (VV-vel) rendelkező cégek használnak a járműpark működésének és az üzemanyagköltségek figyelemmel kísérésére. Ebben a kiadványban megtudhatja, hogyan használják ezt a regisztrációs okmányt, hogy kötelező-e a szabványos formanyomtatvány, és lehetséges-e alternatíva.

Fuvarlevelek mozgásának naplója: milyen dokumentum ez?

A 8-as nyomtatványt 1997-ben hagyta jóvá az Állami Statisztikai Bizottság, és 2013-ig kötelező volt azoknál a vállalkozásoknál, amelyek mérlegében gépjárművekkel rendelkeznek. 2013 eleje óta megszűnt a kötelező jelleg, de ez egyáltalán nem jelenti azt, hogy a napló vezetése már nem szükséges. Csupán arról van szó, hogy a jogalkotók lehetővé tették a vállalatok számára, hogy kényelmesebb dokumentum-űrlapokat dolgozzanak ki maguknak, miközben a kötelező adatok teljes körét megtartották. Vegye figyelembe, hogy a legtöbb cég továbbra is használ utazási naplót , a szükséges (a cég számára fontos) oszlopok hozzáadása.

A szabványos vagy módosított naplónyomtatvány a számviteli politika megjegyzésével vagy a vezető külön megrendelésével kerül be a bizonylatfolyamba. A folyóirat jellemzően évente frissül, de a nagy gépjármű-közlekedési vállalatok gyakran havi ciklust határoznak meg, amit a cég számviteli politikája is említ. Az elsődleges számviteli bizonylat lévén, szerint Általános szabály A naplót a vállalkozásban vagy archívumban legalább öt évig tárolják.

Hajónapló a fuvarlevelek mozgásához: használatuk

A törvény kötelezi a tevékenységük során különböző kategóriájú járműveket használó cégeket és vállalkozókat, hogy járművezetői fuvarleveleket (PL) állítsanak ki – az üzemeltetésre jogosító okmányokat. Rögzíti az útvonalat, a maradék üzemanyagot és a mozgást, a sebességmérő állásait, a munkafolyamat jellemzőit (például a rakományemelések számát), a munkába indulás és a garázsba érkezés idejét. Nagy és automatikus közlekedési vállalatok Naponta gyakorolják a fuvarlevelek kiállítását. Azok a kis szervezetek, amelyek tevékenysége nem kapcsolódik a gépjármű-közlekedéshez, legfeljebb 1 hónapra állíthatnak ki fuvarlevelet a járművezetők számára. De függetlenül attól, hogy milyen gyakorisággal bocsátanak ki utalványokat, azokat be kell jegyezni a tengeralattjáró naplójába.

A napló kitöltésének követelményei

A 8. számú nyomtatvány egy folyóirat, amelynek címlapján a cég neve, státusza és megjelenési ideje szerepel. Maga a napló egy táblázat, amelybe a vállalat által kibocsátott összes fuvarlevél információi bekerülnek. Hibás kitöltése és sérülése esetén is a naplóhoz „Elrontva” jelzéssel csatolják, és a számát általános időrendben kell beírni a naplóba.

Mint sok regisztrációs könyv, a folyóirat folyamatos lapszámozású, varrott, a vezető aláírásával és a szervezet pecsétjével (ha van) hitelesítve. A dokumentum kitöltése és a benne található információk pontossága a vezetői megbízással vagy a munkaköri kötelezettségekkel összhangban e munkavégzéssel megbízott munkavállaló felelőssége. Az utazási napló 8-as űrlapja letölthető alább. Ez így néz ki:

Az űrlap minden mezőjét ki kell tölteni. Időrendi sorrendben tükrözik a rendszámra, a kiadás dátumára, a járművezető teljes nevére és megerősítő aláírására vonatkozó információkat. Fuvarlevél visszaküldésekor feljegyzés készül a visszaküldés időpontjáról, amelyet a diszpécser aláírásával igazol, aki a lapot elfogadva átadja a könyvelőnek feldolgozásra. Az utalványok átadását a könyvelő az átvételkor aláírással is igazolja.

Útinapló: mintatöltés

	Kiadás dátuma	Sofőr		Gépkocsi garázs száma				jegyzet
					jogosítvány megszerzésében	feladó és a sofőrtől kapott levél és dokumentumok elfogadásának dátuma	könyvelő és a levél elfogadásának dátuma
		Szergejev Anton Mihajlovics			vezetői festés	diszpécser aláírása	2017.01.13. könyvelői aláírás	meghatározott útvonalakhoz kitöltve stb.
		Pershin Andrej Viktorovics			vezetői festés	diszpécser aláírása	2017.01.13. könyvelői aláírás

Vállalkozások és üzletemberek jogosultak a táblázatot oszlopokkal kiegészíteni különböző információkat, amit szükségesnek tartanak. Így sok cég ad meg információkat a jármű útvonaláról, a kiszállított áruról, a jármű futásteljesítményéről, üzemanyag-fogyasztásáról stb.

Ennek a számviteli bizonylatnak a fontosságát az is meghatározza, hogy a társaság járművei működésének, következésképpen az üzemanyagköltségnek az egyik igazolása, amely lehetővé teszi az adóalap csökkentését a megfelelő befizetések csökkentésével. Ezen túlmenően a napló, amely rögzíti a járművezetők vonalhoz való hozzáférését és a munkaidővel kapcsolatos információkat, az elhatárolás alapjául szolgál. bérek cégvezetők.

2017-ben honnan tudom letölteni a 8-as számú nyomtatvány szerinti fuvarlevelek utazási naplójának aktuális nyomtatványát? Változott ennek a magazinnak a formája? Itt található egy aktuális űrlap és minta a 2017-es napló kitöltéséhez.

Szükséges-e naplót vezetni?

A gépjárműveket szállító cégeknek, valamint más szervezeteknek és egyéni vállalkozóknak, amelyek gépjárműveket üzemeltetnek, a költségeket, például a benzines költségeket igazoló dokumentumokkal kell alátámasztani. A teljesítménymutatókat meghatározó fő elsődleges számviteli dokumentumok Jármű, fuvarlevelek. A fuvarleveleket a járművezetők bérének kiszámításához és a rakományszállítás kifizetéséhez is használják. cm. " ".

Felhívjuk figyelmét, hogy ha külön szállítási szerződés alapján nyújt szolgáltatást, akkor a Közlekedési Minisztérium kérésére fuvarlevelet kell vezetnie. Például az egységes formanyomtatvány szerint a 8. Erről a 18. bekezdés rendelkezik<Обязательных реквизитов>, jóváhagyta Az Orosz Föderáció Közlekedési Minisztériumának 2008. szeptember 18-i N 152-es rendelete.

Ha Ön nem vesz részt fizetős fuvarozásban, és például saját fuvarral vesz fel árut az eladótól, akkor nem köteles naplót vezetni. Érdemes azonban felismerni, hogy a napló kényelmes a lapok mozgásának belső ellenőrzésére. Mindig meghatározhatja, hogy kinek és melyik fuvarlevelet állították ki, illetve azt, hogy azt időben benyújtották-e a számviteli osztálynak. Ez fontos az üzemanyag- és kenőanyagköltségek időben történő kiszámításához és elszámolásához, különösen 2017-ben.

A napló célja a fuvarlevelek mozgásának nyomon követése. Használatával nyomon követhető, hogy a sofőrök közül melyiknek és mikor adták ki a fuvarlevelet, illetve azt, hogy időben benyújtották-e a könyvelésnek.

Naplóformátum: saját vagy állami

A kiállított fuvarlevelek mozgásának ellenőrzése érdekében a szervezet az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottságának 1997. november 28-i 78. számú rendeletével jóváhagyott 8-as nyomtatványon naplót vezethet a fuvarlevelek mozgásáról. Szeretnénk azonban hangsúlyozzák, hogy 2013. január 1-jétől, a „Számvitelről” szóló szövetségi törvény 2011. december 6-i, 402-FZ sz. hatálybalépésével összefüggésben az egységes formanyomtatvány már nem kötelező.

A szervezetnek vagy egyéni vállalkozónak joga van saját folyóirat-nyomtatványt kidolgozni, vagy az egységeset a szükséges információkkal kiegészíteni, feltéve, hogy az egységes űrlap minden pontja szükségszerűen megmarad.

A folyóiratot általában legfeljebb 1 évre adják ki, de szükség esetén ez az időszak 1 hónapra csökkenthető. A fuvarlevélnapló elsődleges bizonylat, tárolási ideje legalább 5 év.

Példanapló

Térjünk át a dokumentumokra és a példákra. Kezdetben áthelyezheti a 8. számú fuvarleveleket.

A napló kitöltésének algoritmusa egyszerű, és a következőkre terjed ki: a szervezet által kiállított összes fuvarlevélre vonatkozó információ bekerül a naplóba a fuvarlevelek kiállításának rögzítésére. Ebben az esetben nincs kivétel. A folyóirat folyamatos számozással rendelkezik, és időrendi sorrendben vezetik. A napló teljes kitöltése után összevarrják, lepecsételik és a vezető aláírja.

Karbantartás elektronikus formában

A jogszabályban nincs tiltás a fuvarlevelek mozgásáról szóló elektronikus napló vezetésére. Az elektronikus naplót bármilyen kényelmes formában vezetheti: Excelben, 1C-ben, felhőprogramban stb. Kívánatos, hogy ezt a magazint szükség esetén ki lehessen nyomtatni.

• a fuvarlevél járművezető részére történő kiállításának napján;
• a fuvarlevél sofőrtől történő elfogadásának napján;
• a fuvarlevél számviteli osztályhoz történő benyújtásának napján.

Minden szervezet, amely tevékenysége során gépjárművet használ, köteles fuvarlevelet vezetni. A törvény különleges követelményeket ír elő e napló vezetésére és kitöltésére. Cikkünkben később részletesebben is elmondjuk.

A magazin több részből áll.

Címlap:

• A vállalkozás hivatalos neve.
• A szervezet adatai (OKPO).
• Fakitermelési időszak.

Táblázat rész információkkal:

• Fuvarlevél száma és a sofőrnek történő kiállítás tényleges dátuma.
• A sofőr adatai (teljes név és személyi szám).
• Az autó garázsszáma.
• A felhatalmazott és felelős személyek (vezető, diszpécser, könyvelő) aláírása.

A fuvarlevelek nyilvántartási és kiállítási naplója úgynevezett folyamatos számozással rendelkezik, és időrendi sorrendben kell vezetni. A könyvelési könyvet amint elkészült, össze kell tűzni, és a vállalkozás pecsétjével és a vállalkozás tulajdonosának aláírásával ellátni.

Alapvetően a vállalkozásoknál a számviteli naplót elsődleges dokumentáció alapján könyvelő vagy a szervezet más megbízott alkalmazottja tölti ki, munkaszerződés amely be van jegyezve. Egyedi esetekben az utazási jegyek karbantartási és nyilvántartási kötelezettsége külső szervezetre hárul (ha a könyvelést kihelyezik). Ebben az esetben a felek megállapodást írnak alá az együttműködés feltételeiről, az egymás iránti jogokról és kötelezettségekről. Az Orosz Föderáció jogszabályai lehetővé teszik ezt a lehetőséget. Ezenkívül a dokumentumot elektronikusan is benyújthatja.

Ha az utazási naplóban javításra van szükség, akkor a jogszabályi előírásoknak kell eljárnia. A naplóban, más elsődleges bizonylatokhoz hasonlóan, a helyesbítést a hibás adatok könnyű áthúzásával, valamint dátummal, aláírással és pecséttel ellátott új bejegyzéssel kell elvégezni.

A magazin kitöltési mintája ingyenesen letölthető.

Jogalkotási szinten minden olyan szervezetnek, amely üzleti vagy termelési tevékenységhez járműveket használ, fuvarlevelet kell vezetnie. Ezeket a szabvány szerint kell kitölteni a 8. számú űrlapnak megfelelően. Ez a dokumentum az elsődleges dokumentáció, amely ténylegesen megerősíti az üzemanyag és a kenőanyagok költségeit, lehetővé teszi a költségek tervezését és az adófizetések csökkentését. Ezenkívül a vezetői elhatárolásokhoz főkönyv szükséges.

Minden szervezetnek, amelynek könyvében teherautók vagy személygépkocsik szerepelnek, naplót kell vezetniük a fuvarlevelek kiállításához. Természetesen azok, akik a cég számára nyereséges utazásokat tesznek.

FÁJLOK 2 fájl

A dokumentum karbantartásának jelentősége abban rejlik, hogy rögzíti a fuvarleveleket, amelyek viszont a szervezetnél felmerülő költségek igazolása. Napló nélkül meglehetősen problematikus a rend fenntartása a fuvarlevelek kezelésében és általában a létezésük igazolásában (nagy mennyiségű munka esetén).

Az adagolás módja

A fuvarlevél kiállítási napló kitöltése kizárólag papír alapú formában történhet. A szükséges adatok elektronikus bevitelére nincs lehetőség (csak akkor, ha a szervezet minden járművezetője, diszpécsere és könyvelője rendelkezik saját elektronikus aláírással).

A karbantartás kezdetétől a dokumentumot kinyomtatják, és szükség esetén további lapokkal látják el. A karbantartási időszak végén összevarrják, a szervezet vezetőjének aláírásával hitelesítik és további 5 évig megőrzik.

Ideális esetben a járművezetők fuvarleveleinek kiállításáért és fogadásáért felelős alkalmazott folyamatosan használja.

A magazin összetevői

A dokumentum nyomtatvány két lapból áll. Ha elkészült, a folyóirat egy borítós könyv, több nyomtatott ívvel és táblázatba rendezve. A borítón középen a folyóirat neve, amely jelzi a kitöltés évét (hónapját) (érvényességi ideje általában 1 év, de vannak rövid távú, egy hónapos lehetőségek is).

A borító tetejére a kitöltő felírja a szervezet teljes nevét, az OKUD szerinti dokumentumkódot (8-as számú szabványos iparágközi nyomtatványnál ez 0345008, azonnal bekerül az űrlapba), a kódot az OKPO-hoz.

A napló második lapján található táblázat oszlopokat tartalmaz. Ezen oszlopok mindegyike a következő információkat feltételezi:

• Fuvarlevél számát. A dokumentum folyamatos számozást használ. Minden bejegyzés időrendi sorrendben történik.
• A fuvarlevél kiállításának időpontja (dátum).
• Információk a sofőrről: teljes név szavakkal, ha van - személyi szám.
• Az autó garázsszámának (nem rendszámának) számjegyei.
• A sofőr aláírása garanciaként arra, hogy megkapta a fuvarlevelet.
• A fuvarlevelet jegyzetekkel, valamint az utazással kapcsolatos egyéb dokumentumokat elfogadó diszpécser „autogramja” (ez az adat a megjegyzésben szerepel).
• Könyvelő aláírása. A fuvarlevél számviteli osztályhoz történő beérkezése után kerül elhelyezésre.
• Jegyzet. Ez az oszlop a fuvarlevelek kiállítása vagy elfogadása szempontjából alapvetően fontos adatokra szolgál. Jeleket (vagy azok hiányát) jelzi a dokumentumokon, javításokon, fizikai tulajdonságok papírt kapott stb.

A napló második lapja tetszőleges ideig tarthat. A lényeg, hogy a benne szereplő fuvarleveleken a megfelelő kiállítási dátum szerepeljen. A munkavállalónak nincs joga a naplóba irreleváns vagy tudatosan hamis adatokat bevinni.

Ami a tárolási időt illeti, a meglévő szabványok szerint a fuvarlevelek kiállításának naplóját legalább 5 évig tárolják.

Fontos pont! A fuvarlevél kiállítási naplónak tartalmaznia kell az összes kiállított okmányra vonatkozó információkat. Ha a fuvarlevél nincs iktatva, akkor a számviteli osztálynak nincs joga elfogadni.

Ki tölti ki

A szervezet vezetője kezdetben automatikusan felelős a naplóvezetésért. De ezt a felelősséget az esetek túlnyomó többségében a beosztottjaira bízza. Ezt kétféleképpen lehet megtenni:

• Munkaszerződés útján (ezt egy bizonyos munkavállaló közvetlen felelősségeként rögzíti).
• Külön megrendelés alapján. A dokumentum neve „Parancs a fuvarlevelek kiállítására vonatkozó napló vezetéséért felelős személy kijelöléséről”. Szabad formában van összeállítva. A lényeg az, hogy tartalmazza a vezető aláírását, a szervezet adatait, a kinevezett munkavállalóra vonatkozó információkat és aláírását a tartalommal való egyetértés jeleként.

Nem speciális képzés A kijelölt munkavállalónak nem kell átmennie a napló vezetéséhez.

A jogszabályi keret

A mellékelt formanyomtatvány és kitöltési minta egy szabványos 8. számú ágazatközi formanyomtatvány, amelyet az Állami Statisztikai Bizottság 1997. november 28-i 78. számú határozatával fogadott el. Ő hosszú ideje használatban volt, és még most sem veszítette el relevanciáját.

2013 óta azonban csak egy ilyen formanyomtatvány használata választható eljárássá vált. Minden szervezetnek joga van önállóan megválasztani, hogy a fuvarlevelek kiállítását milyen nyomtatványon jelölje meg.

Egy szervezet saját kényelme érdekében módosíthatja a meglévő dokumentum-űrlapokat. A lényeg az, hogy ezeket a műveleteket a vezető külön utasítása erősítse meg aláírással és pecséttel, és a vállalat számviteli politikájában is szerepel.

Ha szabványos űrlapot használ, akkor ilyen intézkedésekre nincs szükség. Ezenkívül a szabványos naplóűrlap minden rá vonatkozó követelménynek eleget tesz. Az oszlopok módosításával a kitöltő azt a kockázatot kockáztatja, hogy a munka- vagy adótörvények megsértésével szembesül. Ezen és egyéb okok miatt a 8-as számú nyomtatvány továbbra is használatban marad.

Lehetséges kiegészítések

Mivel a magazint meglehetősen régóta használják, számos cég hozzáadta saját rovatát. A gyakorlat azt mutatja, hogy célszerű ebbe a folyóiratba felvenni:

• Az útvonal, amelyet az autó megtesz. Néhányan egyszerűen csak az érkezési pontot jelzik.
• Milyen rakományt szállít a jármű?
• Futásteljesítmény.
• Az utazás következtében fellépő üzemanyag-fogyasztás stb.

Mindezek az adatok természetesen csak a fuvarlevél visszaküldése után, vagy akár a szervezet könyvelőjéhez történő kézhezvétel után kerülnek kitöltésre. Bármilyen változtatás is történik létező forma, azokat a menedzser külön megrendelésével kell támogatni.

A fuvarlevelek kiállításának naplója az egyik elsődleges dokumentum, amely megerősíti egy szervezet vagy egyéni vállalkozó üzemanyagköltségeit. Ha egy jogi személy olyan adózási rendszert választott, amely figyelembe veszi a kiadásokat, akkor ez a dokumentum különösen fontos a szervezet által fizetendő adók kiszámításakor.

Egyéni vállalkozók és jogalanyok, akiknek tevékenységei így vagy úgy, a gépjárművek használatának szükségességét jelentik, rendszerint regisztrálják a járművezetőknek kiállított fuvarleveleket egy speciális naplóban.

Egy ilyen napló alapján rögzítik az üzemanyaggal kapcsolatos költségeket, ami lehetővé teszi a vállalkozás adóköteles mutatóinak csökkentését. Ezenkívül a fuvarlevelek naplóját használják a szervezet munkájában részt vevő járművezetők bérének kiszámításakor.

Fuvarlevél-naplót kell vezetnie minden olyan szervezetnek és egyéni vállalkozónak, amelynek tevékenységi köre szállítási és fuvarozási szolgáltatás nyújtása. Az utasítás szabványokon alapul Szövetségi törvény 259-FZ 2007. november 18-i és a Közlekedési Minisztérium 2008. szeptember 18-i 152. számú rendelete.

A fuvarozási és fuvarozási szolgáltatások nyújtásával közvetlenül nem foglalkozó, de tevékenységük során gépjárműveket használó vállalkozások esetében a fuvarlevél napló megléte nem kötelező, de a nyilvántartás rendszerezésére, egyszerűsítésére használható. munkájuk során felhasznált adatok.

A fuvarlevél-számviteli naplót, a 8-as nyomtatványt, 1997-ben a Goskomstat 78. számú határozata hagyta jóvá, de 2013. január 1-jén hatályba lépett a 402-FZ szövetségi törvény, amely megszüntette a meglévő egységes 8-as nyomtatványt. Ettől a dátumtól a közlekedési vállalkozások akik korábban fuvarlevelet vezettek a 8-as nyomtatvány szerinti számviteli naplólapokat, lehetőséget kaptak saját, a számviteli lap legoptimálisabb változatának kidolgozására, feltéve, hogy az egységes 8-as nyomtatvány főbb rovatait sokszorosítják.

Lehetséges-e elektronikusan lebonyolítani?

A hatályos jogszabályok egyetlen jogszabályban sem korlátozzák a fuvarlevél elektronikus formátumú napló vezetését, ezért megengedett az elektronikus formátumú számviteli lap készítése.

Jegyzet! Bármelyik legkényelmesebb kezelési lehetőséget használhatja, legyen az normál Excel vagy 1C.

A kiterjedt járműparkkal és jelentős járművezetői létszámmal rendelkező szervezetek számára az elektronikus változat fenntartása előnyösebb, mint a kézi regisztráció, a folyamat jelentős munkaintenzitása miatt. Ugyanakkor kívánatos, hogy a folyóiratot szükség esetén papírra is lehessen nyomtatni.

Hogyan írjunk naplót

A 8-as számú fuvarlevél napló táblázatos formában készül, amely oszlopokra osztott kimutatást jelent. Kilenc ilyen oszlop van. Ezek a következő adatokat tartalmazzák:

• a kiadott lapok sorszáma;
• Kiállítás dátumai;
• A járművezetők teljes neve;
• Az alkalmazottak létszáma;
• Járművek garázsszámai;
• A sofőr, a diszpécser és a könyvelő aláírása;
• Megjegyzések, ha szükséges.

Jegyzet! Ha egy szervezet a saját fejlesztésű kimutatás űrlapjával vezet nyilvántartást, akkor a számviteli napló további, a szervezet által használt oszlopokat is tartalmazhat.

Ha hibás adatokat visznek be a számviteli könyvbe, a korrekciókat a 9 402-FZ szövetségi törvény rendelkezéseivel összhangban lehet elvégezni. Ha hiba történik, a bejegyzést a következőképpen javítjuk:

1. A hibás bejegyzést egy sorral áthúzzák;
2. Mellette egy „javított” jelölés kerül, és a helyes információ beírásra kerül;
3. Fel van tüntetve a javítások dátuma;
4. Az elvégzett javításokat a számviteli nyilvántartás vezetéséért felelős személynek alá kell írnia;

Fontos! A hibás bejegyzés áthúzásakor egy vonalat kell húzni, hogy az áthúzás után maga a hibás bejegyzés is olvasható maradjon.

Szavatossági idő

A fuvarlevelet a járműveken dolgozó alkalmazottak munkanaponként vagy műszakonként egyszer állítják ki. Maga a regisztrációs napló egy éves időszakra készül, de szükség esetén a karbantartás időtartama egy hónapra csökkenthető, pl. arról beszélünk egyszeri hosszú utakra, például üzleti utakra.

Tekintettel arra, hogy a számviteli nyilvántartás elsődleges dokumentáció, utólagos tárolási ideje 5 év, amely után a napló selejtezhető. Megjegyzendő, hogy az ötéves tárolási idő nem csak a papírra vonatkozik, hanem az elektronikus adathordozókra is.

Szükséges-e villogni

Az utazási napló 8-as lapja szekvenciális oldalszámozással rendelkezik. Bevezetésénél az időrendi sorrend betartása szükséges. A címlapot alá kell írni, a kezdési dátum feltüntetésével. Ott, a címlapon fel vannak írva magának a szervezetnek a főbb adatai és a teljes neve.

A könyvelés befejezése után a napló összevarrásra kerül. A bekötött könyvet a vállalkozás vezetõségének, a cég fõkönyvelõjének aláírásával és a szervezet pecsétjével hitelesítik, majd tárolásra a vállalkozás archívumába szállítják.

Ki tölti ki és a minta

A fuvarlevelek szaknaplóban történő nyilvántartásának felelőssége a vezetői megbízással kinevezett alkalmazottra, vagy arra a munkavállalóra ruházható, akinél munkaköri kötelezettségek, a munkaszerződésben megjelölt, tartalmazza a szervezeten belüli számviteli nyilvántartások vezetésének feladatait.

Az ilyen munkát leggyakrabban könyvelő, személyzeti tiszt vagy titkár-jegyző végzi. A vállalkozáson belül ilyen nyilatkozatot vezető személy hiányában megállapodás köthető a járműveket szervizelő harmadik fél szervezetekkel, feltéve, hogy az ilyen megállapodás tartalmaz egy záradékot a nyilvántartások vezetésének szükségességéről.