Completați jurnalul de călătorie. Jurnal de mișcare a scrisorii de transport: completați-l corect

Proprietarii întreprinderilor de transport cu motor pun adesea o întrebare despre registru borderouri: este necesar să se efectueze în 2019. În ce formă ar trebui să fie și unde este mai bine să descărcați gratuit un eșantion al registrului de borderoi. Proprietarii știu că orice firmă care are mașini sau camioane în bilanț este obligată să înregistreze mișcarea acestora. Prin urmare, ei solicită adesea un model de carte de înregistrare a foilor de parcurs. Vom lua în considerare în detaliu mai jos cum să organizăm contabilitatea și cum să înregistrăm corect traficul cu posibilitatea de a descărca gratuit un registru de scrisori de parcurs pentru 2019.

De ce avem nevoie de un registru pentru emiterea foilor de parcurs către șoferi

Deoarece contribuabililor li se permite să anuleze o parte din costurile de producție, organizațiile au nevoie de documentație care să confirme costurile de mutare și epuizare a activelor. În sectorul transporturilor, unul dintre aceste documente primare este scrisoarea de parcurs. Toate informațiile legate de itinerarul călătoriei, șoferul, vehiculul utilizat, transportul de mărfuri sau pasageri trebuie să conțină un registru de scrisori de parcurs pentru anul 2019 și anii anteriori. Pe baza regulilor lege federala din data de 08.11.2007 Nr. 259-FZ „Carta transportului rutier și transport urban electric terestru” și „Detalii obligatorii și procedură de completare a foilor de parcurs”, aprobate prin Ordinul Ministerului Transporturilor din 18.09.2008 nr. 152, prezentul document. sau revista este obligatorie pentru toti proprietarii de vehicule . În plus, borderourile trebuie înregistrate într-un jurnal separat.

O mostră de completare a unui registru de scrisori de parcurs

Primul pas. Pagina titlu

Descărcați un exemplu de jurnal de înregistrare a biletelor de călătorie 2019. Pagina de titlu.

La completarea paginii de titlu a jurnalului contabil, se indică numele și forma de proprietate a organizației, formularul OKPO, luna și anul (perioada) ținerii jurnalului sunt indicate fără greșeală. Nu trebuie să imprimați.

Un exemplu de completare a paginii de titlu a unei reviste

Pasul 2. Corpul principal

Concret, pentru a ține cont de circulația foilor de parcurs, a fost elaborat formularul nr. 8 (cod conform OKUD 0345008), menit să unifice datele necesare. A fost aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 28 noiembrie 1997 nr. 78. Totuși, legea contabilității nr. 402 din 6 decembrie 2011 prevede că utilizarea formularului nr. 8 nu este obligatorie . Organizația are dreptul de a crea în mod independent un eșantion de carte de contabilitate pentru foile de parcurs, cu condiția ca toate informațiile necesare să fie reflectate în aceasta.

Descărcați registrul de circulație a foilor de parcurs, formularul 8

Tabelul ar trebui să includă:

• numărul și data emiterii foii de parcurs;
• date despre șofer, numărul de personal al acestuia;
• numărul de garaj al vehiculului (de obicei atribuit de agențiile guvernamentale, companiile private nu, așa că această coloană poate fi omisă).

Destinația și alte informații sunt scrise în coloana Notă.

Aceste informații obligatorii trebuie să fie conținute, chiar dacă organizația a determinat în mod independent cum ar trebui să arate scrisoarea de parcurs și jurnalul de bord.

Puteți descărca registrul scrisorii de parcurs, formularul 8 (2019) din articolul nostru. Un exemplu de completare a datelor tabelare.

Pasul 3. Finalizarea designului

Intrările în formular sunt confirmate de trei angajați simultan:

• conducător auto;
• cel care a introdus informația (de exemplu, dispeceratul);
• precum şi contabilul care a primit documentul.

Exemplu de jurnal pentru emiterea biletelor de călătorie 2019. Completarea biletului:

Frecvența întreținerii

Exemplul de jurnal de mai sus pentru emiterea foilor de parcurs pentru 2019 a fost întocmit lunar și de fiecare dată pe o pagină nouă. Dar organizațiile și antreprenorii individuali pot face altfel: specificați perioadele pentru care se țin evidențele și completați-le fără a lăsa rânduri goale.

Legislația permite șoferilor să elibereze documente de călătorie pentru până la 1 lună. Dacă în acest timp vehiculul va fi folosit nu de unul, ci de doi șoferi, atunci este permisă eliberarea fiecărui angajat cu propriul „voucher” de deplasare.

În acest caz, la returnarea acestora, toate documentele primite de contabil sunt trecute în formularul contabil. La completarea registrului, majoritatea informațiilor vor fi aceleași, dar acest lucru nu este înfricoșător.

De unde as putea cumpara

Cărțile gata făcute sunt disponibile spre vânzare pentru a controla mișcarea vehiculelor. Paginile unei astfel de reviste trebuie numerotate.

Când se încheie, trebuie să fie semnată de cel puțin doi angajați responsabili:

• cel care l-a condus;
• director sau contabil.

Aceleași cerințe pentru registrul tipărit. Puteți descărca gratuit jurnalul pentru emiterea foilor de parcurs din linkul din articolul nostru. Dacă începe de o lună, atunci la sfârșitul perioadei trebuie numerotat, dantelat și semnat.

Termen de valabilitate

Legea nu precizează cât timp trebuie ținut un astfel de registru, dacă este tipărit sau cumpărat într-un magazin. Pe baza foilor de parcurs și a circulației acestora se formează salariul șoferilor, impozitul și baza costurilor de producție. Astfel de documente primare, informații despre care sunt înregistrate în registru, sunt stocate în organizație timp de cel puțin 5 ani. Este evident că registrul în sine ar trebui să fie stocat pentru aceeași sumă.

Înainte de a-l distruge, este important să vă asigurați că ultimul document contabil nu a expirat încă. În caz contrar, dacă este necesar, nu veți putea confirma prezența și menținerea controlului. Puteți descărca gratuit jurnalul de călătorie pentru perioada următoare de pe site-ul nostru.

Foaia de parcurs al unui camion este documentul principal de contabilitate primară, care, împreună cu scrisoarea de trăsură la transportul mărfurilor, determină indicatorii pentru contabilizarea funcționării materialului rulant și a șoferului, precum și pentru calcularea salariile către șofer și efectuarea plăților pentru transportul mărfurilor.
Pentru vehiculele de transport de marfă, Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 28 noiembrie 1997 N 78 a aprobat două forme de borderouri - formularul N 4-c și formularul N 4-p.

* Formularul N 4-c (la bucată) se utilizează la efectuarea transportului de mărfuri, cu condiția plății autoturismului la tarife la bucată.
* Formularul N 4-p (în funcție de timp) este utilizat cu condiția plății pentru funcționarea mașinii la un tarif bazat pe timp și este conceput pentru transportul simultan de mărfuri la doi clienți în timpul unei zile lucrătoare (schimb). a șoferului.

Cupoanele de ruptură ale foii de transport sunt completate de client și servesc drept bază pentru ca organizația-proprietarul vehiculului să prezinte o factură către client.
Cuponul de rupere corespunzător este atașat contului. Foaia de parcurs rămâne în organizația care deține vehiculul, repetă înregistrări identice despre timpul în care mașina a fost operată de către client și servește drept bază pentru contabilizarea funcționării vehiculului în timpul zilei de lucru.

În cazul în care articolele de inventar vor fi transportate cu plata în timp pentru exploatarea mașinii, se înscriu numerele documentelor de transport al mărfurilor și se anexează un exemplar al acestor documente de transport al mărfurilor, în urma căruia se indică numărul de tone de marfă transportate şi alţi indicatori care reflectă munca.autoturism şi şofer.
Completarea foii de parcurs înainte de a o elibera șoferului se efectuează de către dispeceratul organizației sau de o persoană autorizată în acest sens. Restul datelor sunt completate de angajații organizației care deține vehiculul și de clienți. De reținut că participarea la completarea foii de parcurs nu este permisă, cu excepția semnăturilor care atestă acceptarea (la plecare) și livrarea (la returnarea mașinii).
Conturile de trăsură în formularele N 4-c și N 4-p se eliberează șoferului împotriva semnăturii de către o persoană împuternicită doar pentru o zi lucrătoare (schimb), cu condiția ca șoferul să fi predat scrisoarea de trăsură a zilei precedente de muncă.

Completarea foii de parcurs se efectuează în următoarea secvență:

1. Sub denumirea documentului se consemnează data emiterii acestuia (zi, lună, an), care trebuie să corespundă cu data înregistrării în jurnal a foii de parcurs emisă.

2. În linia „Mod de funcționare” codul corespunzător modului de funcționare (lucru în zilele saptamanii, călătorie de afaceri, contabilizare sumară a timpului de lucru, contabilizare zilnică a timpului de lucru, muncă în weekend sau sărbători, muncă în program sau în afara programului etc.), în conformitate cu care conducătorul auto este plătit.

3. În rândurile „Coloană”, „Brigada” se înregistrează numerele coloanei și brigăzii, care includ un autoturism și un șofer.

4. În rândurile dedicate vehiculului notați marca, numărul de stat, precum și numărul de garaj al acestuia.

5. În rândurile dedicate conducătorului auto se consemnează numele de familie, parafa, numărul de personal atribuit salariatului din organizația de transport, numărul certificatului și clasa șoferului care lucrează pe această scrisoare de parcurs.

6. Rândurile dedicate cardului de licență trebuie să conțină informații despre tipul acestuia (standard, limitat), numărul de înregistrare și seria.

7. În rândurile „Remorci” se înregistrează mărcile, numerele de stat și de garaj ale remorcilor și semiremorcilor produse pe linia cu autoturismul. Numerele de remorci de schimb și semiremorci se înregistrează pe aceste linii în locurile de retrasare a acestora.

8. În rândul „Persoane însoțitoare” se înregistrează numele și parafa persoanelor care însoțesc autoturismul pentru îndeplinirea sarcinii (încărcători, expeditori, stagiar etc.).

9. În secțiunea „Munca șoferului și a mașinii” - informații despre plecarea și întoarcerea mașinii conform programului.

10. În secțiunea „Desemnarea șoferului”:

In coloana 18 "La dispozitia cui" pe baza cererii sau a unei singure comenzi a clientului se consemneaza numele clientului, la a carui dispozitie trebuie sa ajunga autoturismul pentru a indeplini sarcina.

Coloana 19 „Ora sosirii” înregistrează timpul (în ore și minute) de sosire a mașinii la client în funcție de cererea acestuia, de o singură comandă sau de programul mașinii conform termenilor contractului.

Coloanele 20-21 (adresele punctelor de incarcare si descarcare) indica de unde se preia marfa si unde se livreaza conform aplicatiei, unei singure comenzi a clientului sau in conditiile contractului.

În coloana 22 „Denumirea mărfii” numele mărfii prezentate pentru transport este înregistrată pe baza unei cereri sau a unei singure comenzi a clientului.

În coloana 23 „Număr de curse încărcate”, pe baza unei cereri sau a unei comenzi unice, se înregistrează numărul de curse încărcate necesare pentru îndeplinirea sarcinii.

În coloana 24 „Distanța” se înregistrează distanțele de transport de mărfuri, determinate conform datelor autorităților rutiere, sau conform hărții zonei (planul orașului) cu ajutorul unui curvimetru, sau conform listei de distanțe întocmite pe baza rapoarte de măsurare sau în funcție de vitezometrul mașinii (la transport sezonier), act fix al organizației de transport și al clientului.

Coloana 25 „Tone de transport” înregistrează cantitatea de marfă care trebuie transportată pentru client.
Dreptul de a schimba sarcina specificată în secțiunea „Atribuirea șoferului” are doar o organizație de transport cu motor. Doar în cazuri excepționale, clientul poate, de comun acord cu organizația de transport, să schimbe sarcina.

11. Pe partea din față a foii de parcurs, la rândul „Emite combustibil”, cantitatea de combustibil necesară emiterii pentru finalizarea sarcinii este scrisă cu cuvinte, ținând cont de combustibilul rămas din ziua anterioară de muncă.

La rândul „Semnătura dispecerului”, dispeceratul certifică cu semnătura sa că detaliile foii de parcurs completate de acesta sunt corecte și că șoferul are permis de conducere.

Completarea scrisorii de transport înainte de a părăsi garajul se efectuează în următoarea secvență:

1. La secțiunea „Mișcarea combustibilului” din coloanele 9, 10 și 11 și în rândurile corespunzătoare, cisternul, tehnicianul carburanți și lubrifianți (POL) sau o persoană autorizată înregistrează cantitatea de combustibil emisă.

2. Pe partea din față, o persoană împuternicită de organizația de transport să efectueze un control medical înainte de călătorie atestă cu semnătura sa starea de sănătate a șoferului și posibilitatea de a-i permite să conducă un autoturism.

3. În secțiunea „Munca șoferului și a mașinii” din coloana 5 „Citirile vitezometrului”, mecanicul punctului de control (punct de control) sau departamentului de control tehnic (OTK) înregistrează citirea vitezometrului atunci când mașina părăsește linia și în coloana 6 ștampila „Ora reală” - ceasul notează ora efectivă de plecare a mașinii din garaj. În cazul unei defecțiuni sau al absenței ștampilei ceasului, ora este înregistrată manual în următoarea secvență: zi, lună, ore, minute.

4. În secțiunea „Mișcarea combustibilului” din coloana 12 „Soldul la plecare”, mecanicul punctului de control sau departamentului de control al calității înregistrează cantitatea de combustibil din rezervoarele mașinii la ieșire și certifică corectitudinea tuturor intrărilor. realizat prin semnarea în această coloană.

5. În rândurile dedicate exploatării tehnice a mașinii, mecanicul punctului de control sau departamentului de control al calității certifică cu semnătura sa transferul mașinii către șofer în stare tehnică bună și permisiunea de a părăsi garajul. În rândurile care definesc șoferul care a acceptat mașina, șoferul certifică prin semnătură că mașina a fost acceptată în stare tehnică bună și că a primit sarcina.

Completarea foii de parcurs pe linie se efectuează în următoarea secvență:

1. În secțiunea „Secvența sarcinii” formularul N 4-c:

1.1. În coloana 27, numărul călătoriilor finalizate este înregistrat secvenţial. Înregistrarea este destinată afișării documentelor de expediere atașate pentru călătorii.

1.2. În coloanele 36-38 „Numerele documentelor de transport marfă anexate (TTD)” expeditorul înregistrează toate numerele documentelor de transport mărfuri aferente acestei călătorii.

1.3. În coloanele 28-30 „Sosire” data și ora (ore și minute) prezentării de către șofer a foii de parcurs către expeditor sau destinatar la poarta de intrare sau la punctul de control la punctele de încărcare sau descărcare (cu excepția stațiilor). căi ferate). În lipsa unei porți de intrare sau a unui punct de control, coloana indicată nu este completată, în scrisoarea de însoțire (THN) se înscrie ora sosirii la punctul de încărcare sau descărcare.

1.4. În coloanele 39 și 40 se indică numele expeditorului, expeditorul semnează și ștampilă, confirmând corectitudinea detaliilor foii de parcurs completate de acesta.

2. În secțiunea „Timp de nefuncționare pe linie”, angajatul serviciului de asistență tehnică sau o persoană împuternicită în coloanele corespunzătoare notează motivul timpului de nefuncționare, data și ora începerii și încheierii perioadei de nefuncționare și certifică aceste mențiuni cu semnătura lor.

3. În rândurile „Marcă specială” din față se înscriu informații care nu sunt prevăzute sub formă de scrisoare de parcurs (însemne de la poliția rutieră, clienți la refuzul încărcării autoturismului, diverse servicii rutiere etc.) .

La returnarea mașinii la garaj, scrisoarea de transport este completată în următoarea secvență:

1. În secțiunea „Rezultatele lucrărilor mașinii și remorcilor” sunt indicate consumul de combustibil, timpul în ordine, numărul de curse și curse, kilometrajul (în funcție de vitezometru), volumele de transport.

2. La secțiunea „Mișcarea combustibilului”, mecanicul punctului de control sau departamentului de control al calității completează coloana 13 „Sold la returnare” și semnează sub aceasta. În aceeași secțiune, cisternul, tehnicianul combustibil sau persoana împuternicită, la predarea combustibilului și lubrifianților de către șofer, completează coloana 14 „Predată” și semnează sub ea.

3. La rândul „Trecut de șofer”, șoferul certifică cu semnătura că autoturismul a fost predat mecanicului punctului de control sau departamentului de control al calității în stare tehnică sănătoasă (defectuoasă). Mecanicul punctului de control sau departamentului de control al calității din linia „Acceptat” prin semnătura sa certifică primirea mașinii de la șofer în stare tehnică bună (defectuoasă).

După ce șoferul depune scrisoarea de transport, dispecerul sau altă persoană autorizată o completează în următoarea secvență:

1. În secțiunea „Munca șoferului și a vehiculului” din coloana 6 „Kilometraj zero”, conform tabelului de distanțe, dispeceratul înregistrează distanța de la garaj până la primul punct de încărcare și de la ultimul punct de descărcare până la garaj. .

2. În secțiunea „Mișcarea combustibilului” din coloana 15 „Factor de modificare a ratei”, dispecerul notează un coeficient general de modificare a ratei de consum de combustibil pentru întreaga zi de funcționare a mașinii, asociat cu funcționarea mașinii la un nivel crescut. rata consumului de combustibil, în coloana 16 „Timp de funcționare a echipamentelor speciale” și în coloana 17 „Timp de funcționare a motorului”, pe baza înregistrărilor relevante din TTL atașat foii de transport, respectiv, înregistrează timpul de funcționare a echipamentelor speciale și, respectiv, funcționarea suplimentară a motorului timp în condiții speciale de funcționare (funcționarea motorului mecanisme rotative de încărcare și descărcare etc.). Aceste detalii sunt necesare pentru a determina rata suplimentară de consum de combustibil. Corectitudinea completarii acestor detalii certifica dispeceratul cu o semnatura sub coloanele corespunzatoare.

3. În secțiunea „Secvența executării sarcinii”, dispeceratul în coloana 27 notează numărul total de călătorii (celula „total”, iar în rândul „TGD în cantitate” - numărul total de documente de expediere livrate. Pentru numărul total de documente de expediere livrate și acceptate pe care șoferul semnează la rândul „Trecut de șofer”, iar dispecerul - la rândul „Acceptat de dispecer”.

Completarea formularului N 4-p se caracterizează prin următoarele caracteristici:

1. În secțiunea „Atribuirea șoferului” din coloana 18 „La dispoziția căruia...”, pe baza cererii sau a unei singure comenzi a clientului, dispeceratul înregistrează numele și adresa clientului, la a cărui eliminarea mașinii trebuie să ajungă pentru a finaliza sarcina, în coloanele 19 și 20 - ora planificată de sosire și plecare, în coloana 21 - numărul planificat de ore de lucru și în coloana 22 - numărul de călătorii conform planului.

2. Cuponul de rupere al clientului, care sta la baza pentru prezentarea de către firma de automobile a unei facturi de plată a serviciilor de transport și care este atașat acesteia, se completează de către client. În ea, clientul:

2.1. Pe baza foii de parcurs prezentate de sofer, acesta completeaza randurile corespunzatoare cu numarul si data emiterii foii de parcurs, denumirea societatii auto pe al carei material rulant se transporta marfa, marca si numerele de stat ale au sosit masina si remorci.

2.2. În rândul „Client” scrie numele organizației, prenumele și parafa oficialului responsabil cu utilizarea mașinii.

2.3. În rândurile „Sosire...” și „Plecare...” se indică ora de sosire și de plecare a mașinii de la client.

2.4. În rândurile „TGD atașat” el introduce numerele de TGD, o copie a cărora este atașată foii de parcurs și indică numărul total al acestora.

2.5. În rândul „Număr de curse” se înscrie numărul total de curse efectuate.

2.6. În rândul „Semnătura și ștampila clientului” semnează și pune o ștampilă, confirmând corectitudinea completării detaliilor rândurilor corespunzătoare din scrisoarea de parcurs.
Șefii organizației, precum și persoanele responsabile cu operarea camioanelor și care participă la completarea documentului, sunt responsabile pentru completarea corectă a foii de parcurs.
Conturile de transport sunt stocate în organizație împreună cu documentele de expediere, făcând posibilă verificarea simultană a acestora.

Jurnalul pentru emiterea foilor de parcurs este obligat să fie ținut de toate organizațiile care au camioane sau mașini în bilanţ. Desigur, cei care fac excursii care sunt benefice pentru companie.

FIȘIERE 2 fișiere

Importanța păstrării unui document constă în faptul că acesta înregistrează foi de parcurs, care, la rândul lor, sunt o confirmare a costurilor suportate de organizație. Fără jurnal, este mai degrabă problematic să se respecte ordinea în manipularea foilor de parcurs și să se dovedească existența lor în general (cu volume mari de muncă).

Mod de a conduce

Completarea jurnalului pentru emiterea foilor de parcurs se poate organiza exclusiv pe suport de hârtie. Nu este posibilă introducerea informațiilor necesare în formă electronică (doar dacă fiecare dintre șoferii, dispecerii și contabilii organizației are propria semnătură electronică).

Încă de la începutul întreținerii, documentul este tipărit, dacă este necesar, furnizat cu coli suplimentare. La sfarsitul perioadei de referinta se cuseaza, se certifica prin semnatura conducatorului organizatiei si se pastreaza inca 5 ani.

În mod ideal, ar trebui să fie utilizat în mod constant de către un angajat care este responsabil cu emiterea și primirea borderourilor de la șoferi.

Componentele unei reviste

Forma documentului constă din două foi. Când este finalizată, revista este o carte cu copertă și mai multe coli tipărite și aranjate sub forma unui tabel. Pe copertă, în centru, se află numele revistei indicând anul (luna) umplerii (de obicei perioada de valabilitate a acesteia este de 1 an, dar există și opțiuni pe termen scurt, pentru o lună).

În partea de sus a copertei, completatorul scrie numele complet al organizației, codul documentului OKUD (pentru formularul standard intersectorial nr. 8 este 0345008, este introdus imediat în formular), codul OKPO.

Tabelul, care se află pe a doua foaie a jurnalului, conține coloane. Fiecare dintre aceste coloane presupune conținutul următoarelor informații:

• Numarul scrisorii de transport. Documentul are numerotare continuă. Toate înregistrările sunt făcute în ordine cronologică.
• Când a fost emisă scrisoarea de transport (data).
• Informații despre șofer: numele complet în cuvinte, dacă există - numărul personalului.
• Numerele numărului de garaj (nu numărul de înmatriculare) al mașinii.
• Semnătura șoferului ca garanție că a primit scrisoarea de transport.
• „Autograf” al expeditorului care a primit scrisoarea de parcurs cu mărci, precum și alte documente de călătorie (aceste date sunt indicate în notă).
• Semnătura contabilului. Se stabilește după ce scrisoarea de transport a intrat în departamentul de contabilitate.
• Notă. Această coloană este destinată datelor care sunt fundamentale pentru emiterea sau acceptarea foilor de parcurs. Indică semne (sau absența acestora) pe documente, corecții, proprietăți fizice hârtie primită etc.

A doua coală a revistei poate continua atât timp cât doriți. Principalul lucru este că borderourile introduse în el au data corectă de emitere. Angajatul nu are dreptul de a introduce în jurnal informații irelevante sau în mod deliberat false.

În ceea ce privește perioada de păstrare, conform standardelor existente, jurnalul de emitere a foilor de parcurs se păstrează cel puțin 5 ani.

Punct important! Informațiile despre toate documentele emise trebuie introduse în jurnalul de emitere a foilor de parcurs. Dacă scrisoarea de parcurs nu este înregistrată, atunci departamentul de contabilitate nu are dreptul să o accepte.

Cine completează

Șeful organizației este desemnat inițial să fie responsabil în mod automat de păstrarea jurnalului. Dar în marea majoritate a cazurilor, el încredințează această datorie subordonaților săi. Puteți face acest lucru în două moduri:

• Printr-un contract de muncă (prin prescrierea acestuia ca atribuții directe ale unui anumit angajat).
• Prin comandă separată. Documentul se va numi „Ordin de numire a unei persoane responsabile cu menținerea unui jurnal de emitere a foilor de parcurs”. Este în formă liberă. Principalul lucru este că are semnătura șefului, detalii ale organizației, date despre angajatul desemnat și semnătura acestuia ca semn de acord cu conținutul.

Nu antrenament special muncitorul desemnat nu trebuie să treacă prin exploatare.

Cadrul legislativ

Formularul atașat și completarea eșantionului este un formular intersectorial tipic nr. 8, care a fost adoptat prin Decretul nr. 78 al Comitetului de Stat pentru Statistică la 28 noiembrie 1997. Ea perioadă lungă de timp a fost în uz și acum nu și-a pierdut relevanța.

Cu toate acestea, din 2013, utilizarea doar a unui astfel de formular a devenit o procedură opțională. Fiecare organizație are dreptul de a alege în mod independent care dintre formularele de marcare a emiterii foilor de parcurs va folosi.

Organizația poate chiar să facă modificări la formele existente de documente pentru confortul său. Principalul lucru este că aceste acțiuni sunt confirmate printr-un ordin separat al șefului cu o semnătură și un sigiliu și, de asemenea, să fie notate în politica contabilă a companiei.

Dacă utilizați formularul standard, atunci astfel de măsuri nu sunt necesare. În plus, forma standard a jurnalului satisface toate cerințele care i se aplică. Prin modificarea coloanelor, umpletorul riscă să se confrunte cu o situație de încălcare a legilor muncii sau fiscale. Din aceste motive și din alte motive, formularul nr. 8 rămâne în uz.

Posibile completări

Deoarece revista a fost folosită de mult timp, o serie de companii au completat rubricile cu propriile lor rubrici. Practica a arătat că este convenabil să adăugați la acest jurnal și:

• Traseul mașinii pe care se va deplasa. Unele indică pur și simplu punctul de sosire.
• Ce marfă livrează vehicul.
• Kilometraj.
• Consumul de combustibil care a apărut în urma unei călătorii etc.

Desigur, toate aceste date sunt completate numai după returnarea foii de parcurs sau chiar după ce aceasta este primită de contabilul organizației. Indiferent de modificările aduse forma existenta, acestea trebuie susținute de un ordin separat al capului.

Jurnalul pentru emiterea foilor de parcurs este unul dintre documentele primare care confirmă cheltuielile unei organizații sau ale unui antreprenor individual pentru combustibil. Dacă o persoană juridică a ales un sistem de impozitare care ia în considerare cheltuielile, atunci acest document este deosebit de important la calcularea impozitelor datorate de organizație.

Antreprenorii individuali și entitati legale, ale căror activități, într-un fel sau altul, sunt asociate cu necesitatea utilizării vehiculelor, de regulă, înregistrează foile de parcurs emise șoferilor într-un jurnal special.

Pe baza unui astfel de jurnal se fixează cheltuielile efectuate pentru combustibil, ceea ce permite reducerea indicatorilor impozabile ai întreprinderii. În plus, registrul de scrisori de parcurs este utilizat în calculul salariilor pentru șoferii implicați în activitatea organizației.

Orice organizații și întreprinzători individuali al căror domeniu de activitate este legat de furnizarea de servicii de transport și transport au obligația să țină un registru al foilor de parcurs în mod obligatoriu. Indicarea se bazează pe normele Legii federale nr. 259-FZ din 18 noiembrie 2007 și Ordinului Ministerului Transporturilor din 18 septembrie 2008 nr. 152.

În ceea ce privește întreprinderile care nu au legătură directă cu furnizarea de servicii de transport și transport, dar utilizează vehicule în cursul activității lor, prezența unui registru de scrisori de parcurs nu este obligatorie pentru acestea, dar poate fi folosită pentru sistematizarea și simplificarea contabilității. datele utilizate în lucrare.

Registrul foilor de parcurs, formularul 8, a fost aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică nr. 78 în 1997, dar la 01.01.2013 a intrat în vigoare Legea federală nr. 402-FZ, eliminând formularul unificat 8 existent. Data companii de transport cei care țineau anterior un jurnal de foi de parcurs în formularul 8 au avut posibilitatea de a dezvolta propria versiune, cea mai optimă a fișei contabile, cu condiția ca secțiunile principale ale formularului unificat 8 să fie duplicate.

Se poate face electronic

Nu există restricții cu privire la ținerea unui registru de scrisori de parcurs în format electronic în niciun act juridic al legislației în vigoare, prin urmare, este permisă realizarea unei foi de înregistrare în format electronic.

Notă! Puteți utiliza oricare dintre cele mai convenabile opțiuni de gestionare, fie că este vorba de Excel obișnuit sau 1C.

Pentru organizațiile cu o flotă extinsă de vehicule și un personal semnificativ de șoferi, menținerea unei versiuni electronice este mai de preferat decât depunerea ei manuală, din cauza laboriozității semnificative a procesului. În același timp, este de dorit să fie posibilă tipărirea revistei pe hârtie, dacă este necesar.

Cum să jurnal

Registrul foilor de parcurs, formularul 8, se realizează sub formă tabelară, reprezentând un extras împărțit pe coloane. Există nouă astfel de coloane. Acestea includ următoarele date:

• Numerele de serie ale foilor emise;
• Datele emiterii;
• Numele complet al șoferilor;
• Numărul de personal al angajaților;
• Numărul de garaj al vehiculelor;
• Semnăturile șoferului, dispecerului și contabilului;
• Note dacă este necesar.

Notă! Dacă o organizație ține înregistrări folosind propria formă dezvoltată de extras, jurnalul contabil poate conține coloane suplimentare utilizate de o anumită organizație.

Dacă în cartea contabilă sunt introduse date eronate, corecțiile sunt permise în conformitate cu prevederile 9 din Legea federală nr. 402-FZ. Dacă se comite o eroare, intrarea este corectată după cum urmează:

1. O intrare eronată este tăiată cu o singură linie;
2. Alături se pune un semn „corectat” și se introduc informațiile corecte;
3. Se notează data corecțiilor;
4. Rectificările efectuate trebuie vizate de persoana responsabilă cu ținerea fișei contabile;

Important! Când tăiați o intrare eronată, este necesar să trasați o linie, astfel încât intrarea incorectă în sine să rămână lizibilă după ce este tăiată.

Termen de valabilitate

Conturile de transport pentru angajații care lucrează pe vehicule sunt emise o dată pe zi lucrătoare sau pe schimb. Jurnalul de bord în sine este păstrat pentru o perioadă anuală, dar dacă este necesar, perioada de întreținere poate fi redusă la o lună, de exemplu, dacă vorbim despre călătoriile lungi unice, cum ar fi călătoriile de afaceri.

Datorită faptului că fișa contabilă este documentația primară, perioada de păstrare a acesteia ulterioară este de 5 ani, după care jurnalul poate fi înlăturat. Trebuie remarcat faptul că perioada de stocare de cinci ani se aplică nu numai hârtiei, ci și suporturilor electronice.

Trebuie să flash

Formularul 8 de registru a scrisorii de transport are o numerotare secvenţială a paginilor. Trebuie introdus în ordine cronologică. Pagina de titlu trebuie să fie semnată fără greșeală, indicând data începerii lucrărilor de întreținere. În același loc, pe pagina de titlu sunt scrise principalele detalii ale organizației în sine, numele complet al acesteia.

După finalizarea evidenței, jurnalul este intermitent. Cartea cusuta este certificata prin semnaturi ale conducatorului intreprinderii, contabilului sef al societatii si sigiliul organizatiei, dupa care este transferata in arhiva intreprinderii pentru depozitare.

Cine completează și eșantionează

Obligația de a ține evidența foilor de parcurs într-un jurnal de specialitate poate fi atribuită unui angajat numit prin ordin al conducerii sau unui angajat în al cărui atributii oficiale, indicat în contract de muncă, include funcții pentru menținerea înregistrărilor contabile în organizație.

Cel mai adesea, o astfel de muncă este efectuată de un contabil, ofițer de personal sau secretar-grefier.În absența unei persoane care să mențină o astfel de declarație în cadrul întreprinderii, se poate încheia un acord cu organizații terțe care deservesc vehicule, cu condiția ca un astfel de acord să prevadă o clauză privind necesitatea păstrării evidenței.

Contabilitatea carburanților și lubrifianților (POL) de către entitățile comerciale este implementată folosind foile de parcurs. Forma formularului este unificată, oferă câmpuri pentru reflectarea consumului de combustibil, indicând traseul de mișcare și kilometrajul efectiv. Conturile de transport pot fi folosite pentru a controla consumul de benzină, motorină, lubrifianți. Obligația eliberării documentației speciale vine de la organizațiile care au cel puțin un vehicul.

Cum se efectuează circulația foilor de parcurs în întreprindere

Sistemul de management al documentelor la întreprindere trebuie organizat ținând cont de specificul completării și depozitării documentelor legate de utilizarea combustibililor și lubrifianților. Pentru fiecare caz de exploatare a vehiculelor trebuie eliberată o scrisoare de parcurs. Informațiile despre formularele în curs de întocmire se trec în jurnal în formularul nr. 8.

Conducerea întreprinderilor trebuie să asigure siguranța foilor de parcurs timp de 5 ani. Pentru a anula combustibilul și lubrifianții, este necesar să depuneți la departamentul de contabilitate chitanțe pentru plata combustibilului. Dacă se găsesc inexactități sau erori în câmpurile completate ale foii de parcurs, se pot face modificări la acesta. Aceasta se face sub rezerva aprobarii corectarii de catre doi specialisti responsabili.

IMPORTANT!În cazul în care angajații folosesc transportul personal în scopuri de muncă, aceștia au dreptul să primească compensații pentru aceasta. Pentru a face acest lucru, se face o notă în scrisoarea de parcurs despre apartenența unei anumite mașini la un angajat.

Forma jurnalului nr. 8 este unificată, linii sau blocuri nu pot fi șterse din acesta. Întreprinderilor li se permite să extindă lista de indicatori indicați în document. Este posibilă optimizarea sistemului de control al mișcării foilor de parcurs prin introducerea înregistrării electronice a formularelor. Automatizarea procedurii reduce timpul petrecut de către angajați pentru a lucra cu documente și minimizează riscul de scurgeri de informații. Este posibila asigurarea operativitatii gestiunii electronice a documentelor in segmentul de contabilitate transport cu ajutorul unor programe specializate sau servicii de outsourcing.

BTW, autoritățile pot fi interesate de corectitudinea și completitudinea completării foilor de parcurs și de organizarea controlului asupra mișcării acestora. oficiu fiscal, reprezentanți ai inspectoratului de muncă și ai polițiștilor rutieri.

Interdicția de a păstra jurnalele bonurilor în format electronic în cadru legislativ nu e disponibil nu e asigurat nu e prevazut. Întreprinderile au dreptul de a decide în mod independent cum organizează contabilitatea:

• completați versiunea pe hârtie a revistei;
• mentinerea tabelelor in Excel;
• limitat la completarea formularului din programul 1C.

Cerința principală este respectarea formei documentului, prezența detaliilor obligatorii și capacitatea de a tipări rapid paginile completate ale formularului.

Documentație de bază

Măsurile de monitorizare a ratelor de consum de combustibil și a valabilității radiațiilor de combustibil sunt implementate cu executarea obligatorie a foilor de parcurs și a jurnalului lor Formular nr.8. Formularele au fost aprobate de Comitetul de Stat pentru Statistică prin Decretul din 28 noiembrie 1997 nr. 78. Regulile de completare a documentelor sunt date în Ordinul Ministerului Transporturilor din 18 septembrie 2008 nr.152. Este permis să vă dezvoltați propriul șablon de scrisoare de parcurs, care trebuie să conțină detaliile necesare ale documentației primare. O listă completă de informații, a căror reflectare este necesară, este cuprinsă în Legea din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ.

Foile de transport sunt emise după diferite șabloane, în funcție de tipul de transport operat. Ele pot fi utilizate pentru a contabiliza resursele de combustibil prin:

• vehicule ușoare;
• transport special;
• taxi de pasageri;
• camioane;
• autobuze.

Un formular de scrisoare de parcurs cu toate datele necesare este eliberat șoferului înainte de a pleca la serviciu. Perioada de valabilitate a documentului este limitată la 1 zi. O excepție este prevăzută pentru cazurile de trimitere a angajaților în călătorii de afaceri care durează mai mult de o zi. Pentru situațiile cu călătorii de afaceri, principala cerință a autorităților de reglementare pentru emiterea unei scrisori de parcurs este capacitatea de a lua în considerare timpul de lucru și de a reflecta în mod obiectiv costurile cu combustibilul.

TINE MINTE! Indicațiile vitezometrului trebuie introduse în borderourile înainte de a pleca la începutul schimbului și după terminarea lucrului. Valorile pentru sfârșitul zilei și pentru dimineața zilei următoare trebuie să se potrivească.

În funcție de formularul de document utilizat, un contabil poate anula combustibilul și lubrifianții în funcție de consumul real de combustibil sau conform standardelor stabilite. Caminele dă dreptul șoferilor să conducă un anumit vehicul în timpul programului de lucru. Formularul indică ruta de deplasare prevăzută, combustibilul rămas și datele vitezometrului. În plus, ei introduc informații despre specificul activităților de muncă și ora începerii zilei de lucru și a sfârșitului acesteia.

NOTĂ! Conturile de transport nu sunt completate când se utilizează combustibil și lubrifianți în instrumente. Pentru tractoare, drujbe și alte echipamente speciale pe care le elaborează.

Este posibil să nu se ștampileze foile de parcurs; pentru a identifica proprietarul vehiculului, este suficientă numele întreprinderii (locator), adresa și numărul de telefon ale acesteia. Norma este susținută de textul Ordinului Ministerului Transporturilor din 18 ianuarie 2017 nr. 17. Sigiliul pus pe formular nu este considerată o eroare. La conducerea unei mașini de către mai mulți șoferi în modul schimbător, tichetele pentru fiecare șofer se eliberează separat. Jurnalul aparține categoriei documentației primare, astfel încât perioada de păstrare la întreprindere nu poate fi mai mică de 5 ani.

Fiecare voucher eliberat unui angajat trebuie să fie înregistrat în jurnal. Documentul este întocmit pe prima pagină cu pagina de titlu. Indică numele organizației, statutul și intervalul de timp pentru care se fac înregistrările. Conținutul revistei este prezentat într-un tabel care se completează pe măsură ce se eliberează bonurile.

Dacă scrisoarea de parcurs a fost completată incorect, formularul a fost stricat, datele despre aceasta ar trebui să fie reflectate în formularul de jurnal nr. 8. Astfel de tichete sunt atașate revistei, se notează că foile sunt deteriorate. Informațiile sunt introduse cu păstrarea cronologiei documentelor.

Jurnalul de bord se caracterizează prin numerotare continuă. Cartea trebuie cusuta si certificata prin semnatura directorului intreprinderii. Semnătura este susținută de sigiliul organizației. Acest lucru este necesar pentru a asigura siguranța documentului și pentru a preveni încercările de a distruge foi individuale ale cărții. Conducatorul institutiei prin ordin numeste o persoana care va raspunde de tinerea jurnalului.

Documentul din formularul nr. 8 reflectă următoarele informații:

• numărul de ordine al scrisorii de parcurs emisă;
• data emiterii documentului în cronologie;
• Numele complet al șoferului în numele căruia se eliberează voucherul;
• plăcuțe de înmatriculare pentru vehicule;
• semnătura șoferului care a primit formularul completat al foii de parcurs.

Dacă a existat o returnare a voucherului, atunci se face o înregistrare corespunzătoare în jurnal. Trebuie indicată data returnării, confirmată prin semnătura dispeceratului responsabil. Formularul 8 trebuie să conțină semnăturile următorilor funcționari:

• un șofer care confirmă primirea unei scrisori de parcurs;
• un dispecer sau alt angajat autorizat care primește permise de la șoferi la sfârșitul schimbului;
• un contabil care, cu semnătura sa, trebuie să ateste corectitudinea completării documentului și faptul acceptării acestuia în contabilitate.

Formularul 8 sau propriul șablon de revistă poate fi tipărit și cusut de către angajații întreprinderii sau comandat de la o tipografie. Termenul pentru care se începe cartea contabilă este stabilit de politica contabilă a instituției. Intervalul recomandat este de la 1 lună la un an.

Dacă se găsește o eroare

Dacă se găsesc erori în jurnal, acestea pot fi corectate. Procedura de efectuare a modificării coloanelor completate este reglementată de Legea din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ în art. 9. Algoritmul acțiunilor:

• tăiați informațiile incorecte cu o singură linie;
• lângă corectare se face intrarea „Corectat”;
• este indicată o inscripție cu datele corecte;
• trebuie trecută data acțiunilor corective;
• fiecare caz de corectare trebuie confirmat prin semnătura olografă a funcționarului responsabil.

Forma auto-proiectată

Dacă o întreprindere folosește șabloane de documente elaborate de sine stătătoare pentru contabilizarea combustibilului și lubrifianților, aceste formulare trebuie să se reflecte în două acte locale ale organizației:

• politica contabila;
• ordin pentru aprobarea formularului primar.

Informațiile despre organizație, numărul documentului și data întocmirii acestuia trebuie trecute în ordinul de aprobare a eșantionului de scrisoare de parcurs sau a registrului de bonuri. În blocul de text al comenzii este indicat subiectul luat în considerare - aprobarea unui nou model de document. Asigurați-vă că specificați data de la care formularul va fi introdus în sistemul de management al documentelor. În secțiunea finală a ordinului sunt enumerați angajații care trebuie să se ghideze după acest act local și semnăturile acestora.