بيت ولاية

تسجيل بوليصة الشحن في المجلة. ما هو الإجراء لملء دفتر سجل السفر؟

السجل بوليصة الشحن– النموذج الموحد القياسي رقم 8 الذي تستخدمه الشركات التي لديها مركبات (VVs) لمراقبة تشغيل أسطول المركبات وتكاليف الوقود. سيخبرك هذا المنشور بكيفية استخدام مستند التسجيل هذا، وما إذا كان النموذج القياسي إلزاميًا وما إذا كان البديل ممكنًا.

دفتر سجل لحركة بوليصة الشحن: ما نوع هذا المستند؟

تمت الموافقة على النموذج رقم 8 من قبل لجنة الإحصاء الحكومية في عام 1997 وحتى عام 2013 كان إلزاميًا للمؤسسات التي لديها أي مركبات في ميزانيتها العمومية. منذ بداية عام 2013، لم تعد إلزامية، لكن هذا لا يعني على الإطلاق أن الاحتفاظ بمجلة لم يعد ضروريًا. لقد سمح المشرعون للشركات بتطوير أشكال أكثر ملاءمة للوثيقة، مع الحفاظ على مجموعة كاملة من التفاصيل الإلزامية. لاحظ أن معظم الشركات لا تزال تستخدم دفتر سجل السفر , إضافة الأعمدة الضرورية (المهمة للشركة).

يتم إدخال نموذج دفتر اليومية القياسي أو المعدل في تدفق المستندات من خلال ملاحظة في السياسة المحاسبية أو من خلال أمر منفصل من المدير. عادة، يتم تحديث المجلة سنويًا، لكن شركات النقل الكبيرة غالبًا ما تقوم بإنشاء دورة شهرية، وهو ما يتم ذكره أيضًا في السياسات المحاسبية للشركة. كونها الوثيقة المحاسبية الأساسية، وفقا ل قاعدة عامةيتم تخزين المجلة في المؤسسة أو الأرشيف لمدة خمس سنوات على الأقل.

سجل حركة بوليصة الشحن: كيفية استخدامها

يُلزم القانون الشركات ورجال الأعمال الذين يستخدمون مركبات من فئات مختلفة في أنشطتهم بإصدار بوليصة شحن للسائقين (PL) - وهي المستندات التي تمنح الحق في تشغيلها. فهو يسجل معلومات حول المسار والوقود المتبقي والحركة وقراءات عداد السرعة وميزات عملية العمل (على سبيل المثال، عدد مصاعد الأحمال) ووقت المغادرة للعمل والوصول إلى المرآب. كبيرة وتلقائية شركات النقليمارسون إصدار بوليصة الشحن على أساس يومي. يمكن للمنظمات الصغيرة التي لا تتعلق أنشطتها بالنقل الآلي إصدار بوليصة شحن للسائقين لمدة تصل إلى شهر واحد. ولكن، بغض النظر عن وتيرة إصدار القسائم، يجب تسجيلها في سجل الغواصة.

متطلبات ملء المجلة

النموذج رقم 8 عبارة عن مجلة يوضح عنوانها اسم الشركة وحالتها وفترة تغطيتها. المجلة نفسها عبارة عن جدول يتم فيه إدخال المعلومات حول جميع سندات الشحن الصادرة عن الشركة. وحتى لو تم ملء أي منها بشكل غير صحيح وتالف، يتم إرفاقها بالمجلة مع علامة "مدللة"، ويجب إدخال رقمها بالترتيب الزمني العام في المجلة.

مثل العديد من كتب التسجيل، تحتوي المجلة على أوراق مرقمة بشكل مستمر، ومخيطة، ومصدقة بتوقيع الرئيس وختم المنظمة (إذا كان هناك واحد). وتقع مسؤولية ملء الوثيقة ودقة المعلومات الواردة فيها على عاتق الموظف المكلف بأداء هذا العمل بأمر من الإدارة أو وفقا لمسؤوليات الوظيفة. يمكن تنزيل سجل السفر، النموذج 8، أدناه. تبدو هكذا:

يجب تعبئة كافة الحقول في هذا النموذج. وهي تعكس في الترتيب الزمني معلومات حول رقم لوحة الترخيص وتاريخ الإصدار والاسم الكامل للسائق الذي صدرت له وتوقيعه المؤكد. عند إعادة بوليصة الشحن، يتم تدوين ملاحظة بتاريخ إعادتها ويتم تأكيدها بتوقيع المرسل الذي يقبل الورقة ويمررها إلى المحاسب للمعالجة. يؤكد المحاسب أيضًا تحويل القسائم بالتوقيع عند الاستلام.

دفتر سجل السفر: ملء العينة

تاريخ المسألة	سائق	رقم مرآب السيارة				ملحوظة
تاريخ المسألة		رقم مرآب السيارة	سائق في الحصول على رخصة	المرسل وتاريخ قبول الرسالة والمستندات من السائق	المحاسب وتاريخ قبول الرسالة	ملحوظة

	سيرجيف أنطون ميخائيلوفيتش		لوحة السائق	توقيع المرسل	13/01/2017 توقيع المحاسب	مملوءة بطرق محددة، وما إلى ذلك.
	بيرشين أندريه فيكتوروفيتش		لوحة السائق	توقيع المرسل	13/01/2017 توقيع المحاسب

يحق للشركات ورجال الأعمال استكمال الجدول بالأعمدة معلومات مختلفة، وهو ما يعتبر ضروريا. وبالتالي، تقوم العديد من الشركات بإدخال معلومات حول مسار السيارة، والسلع التي تم تسليمها، والمسافة المقطوعة للمركبة، واستهلاك الوقود، وما إلى ذلك.

وتتحدد أهمية هذه الوثيقة المحاسبية أيضًا في كونها أحد تأكيدات تشغيل مركبات الشركة، وبالتالي تكاليف الوقود، مما يجعل من الممكن تقليل القاعدة الضريبية عن طريق تخفيض المدفوعات المقابلة. بالإضافة إلى ذلك، فإن السجل، الذي يسجل وصول السائقين إلى الخط والمعلومات المتعلقة بوقت العمل، يعمل كأساس للاستحقاق أجورسائقي الشركة.

في عام 2017 أين يمكنني تحميل النموذج الحالي لسجل السفر الخاص ببيانات الشحن حسب النموذج رقم 8؟ هل تغير شكل هذه المجلة؟ فيما يلي نموذج وعينة حالية لملء المجلة لعام 2017.

هل من الضروري الاحتفاظ بمجلة؟

يجب أن تكون شركات النقل بالسيارات، وكذلك المنظمات الأخرى وأصحاب المشاريع الفردية الذين يقومون بتشغيل المركبات، والنفقات، على سبيل المثال، على البنزين، مدعومة بالمستندات الداعمة. الوثائق المحاسبية الأساسية الرئيسية التي تحدد مؤشرات الأداء عربة، هي بوليصة الشحن. تُستخدم سندات الشحن أيضًا لحساب أجور السائقين وتسديد المدفوعات مقابل نقل البضائع. سم. " ".

يرجى ملاحظة أنه إذا كنت تقدم خدمات بموجب عقود نقل منفصلة، فيجب عليك، بناءً على طلب وزارة النقل، الاحتفاظ بسجل لبيانات الشحن. على سبيل المثال حسب النموذج الموحد رقم 8 وهذا ما نصت عليه الفقرة رقم 18<Обязательных реквизитов>، موافقة أمر وزارة النقل في الاتحاد الروسي بتاريخ 18 سبتمبر 2008 رقم 152.

إذا لم تكن مشاركًا في النقل المدفوع، على سبيل المثال، تقوم باستلام البضائع من البائع باستخدام وسيلة النقل الخاصة بك، فلن يُطلب منك الاحتفاظ بسجل. ومع ذلك، تجدر الإشارة إلى أن المجلة ملائمة للرقابة الداخلية على حركة الأوراق. يمكنك دائمًا تحديد الجهة التي تم إصدار بوليصة الشحن لها وما إذا كان قد تم تقديمها إلى قسم المحاسبة في الوقت المحدد. وهذا أمر مهم لحساب وحساب تكاليف الوقود ومواد التشحيم في الوقت المناسب، لا سيما في عام 2017.

تم تصميم المجلة لمراقبة حركة بوليصة الشحن. باستخدامه، يمكنك تتبع أي من السائقين تم إصدار بوليصة الشحن ومتى، وما إذا كانوا قد أرسلوها إلى قسم المحاسبة في الوقت المحدد.

تنسيق المجلة: الخاصة أو الدولة

للتحكم في حركة بوليصة الشحن الصادرة، يمكن للمنظمة الاحتفاظ بسجل لحركة بوليصة الشحن في النموذج 8، المعتمد بموجب مرسوم لجنة الدولة للإحصاء في الاتحاد الروسي بتاريخ 28 نوفمبر 1997 رقم 78. ومع ذلك، نود أن أؤكد أنه اعتبارًا من 1 يناير 2013، فيما يتعلق بدخول القانون الاتحادي "بشأن المحاسبة" المؤرخ 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ حيز التنفيذ، لم يعد النموذج الموحد إلزاميًا.

يحق لمنظمة أو رجل أعمال فردي تطوير نموذج المجلة الخاص بها أو استكمال النموذج الموحد بالمعلومات اللازمة، بشرط الحفاظ على جميع نقاط النموذج الموحد بالضرورة.

كقاعدة عامة، يتم إصدار المجلة لمدة لا تزيد عن سنة واحدة، ولكن إذا لزم الأمر، يمكن تخفيض هذه الفترة إلى شهر واحد. تعتبر مجلة بوليصة الشحن مستندًا أساسيًا ومدة تخزينها لا تقل عن 5 سنوات.

سجل المثال

دعنا ننتقل إلى الوثائق والأمثلة. للبدء، يمكنك نقل بوليصة الشحن رقم 8.

خوارزمية ملء المجلة بسيطة وتتلخص في ما يلي: يتم إدخال المعلومات المتعلقة بجميع بوليصة الشحن الصادرة عن المنظمة في المجلة لتسجيل إصدار بوليصة الشحن. لا توجد استثناءات في هذه الحالة. تحتوي المجلة على ترقيم مستمر ويتم الاحتفاظ بها حسب الترتيب الزمني. بعد ملء المجلة بالكامل، يتم خياطتها وختمها وتوقيعها من قبل المدير.

الحفاظ في شكل إلكتروني

لا يوجد أي حظر في التشريع بشأن الاحتفاظ بسجل لحركة بوليصة الشحن في شكل إلكتروني. يمكنك الاحتفاظ بمجلة إلكترونية بأي شكل مناسب: في Excel، أو 1C، أو برنامج سحابي، وما إلى ذلك. ومن المرغوب فيه أن تتم طباعة هذه المجلة، إذا لزم الأمر.

في تاريخ إصدار بوليصة الشحن للسائق؛
في تاريخ قبول بوليصة الشحن من السائق؛
في تاريخ تقديم بوليصة الشحن إلى قسم المحاسبة.

يُطلب من جميع المنظمات التي تستخدم المركبات في تنفيذ أنشطتها الاحتفاظ بسجل لبيانات الشحن. ويحدد القانون متطلبات خاصة لصيانة وتعبئة هذه المجلة. سنخبرك بمزيد من التفاصيل لاحقًا في مقالتنا.

تتكون المجلة من عدة أجزاء

صفحة عنوان الكتاب:

الاسم القانوني للمؤسسة.
تفاصيل المنظمة (OKPO).
فترة التسجيل.

قسم الجدول بالمعلومات:

رقم بوليصة الشحن والتاريخ الفعلي لإصدارها للسائق.
معلومات السائق (الاسم الكامل ورقم الموظف).
رقم المرآب للسيارة.
توقيعات الأشخاص المخولين والأشخاص المسؤولين (السائق، المرسل، المحاسب).

تحتوي مجلة تسجيل وإصدار بوليصة الشحن على ما يسمى بالترقيم المستمر ويجب الحفاظ عليها بالترتيب الزمني. بمجرد الانتهاء من الدفتر المحاسبي يجب أن يتم خياطته وتأشيره بختم المنشأة وتوقيع صاحب المنشأة.

بشكل أساسي، في المؤسسات، يتم ملء السجل المحاسبي بواسطة محاسب بناءً على الوثائق الأولية أو موظف آخر معتمد في المؤسسة، عقد التوظيفالذي تم تسجيله. في الحالات الفردية، يتم إسناد مسؤولية الحفاظ على تذاكر السفر وتسجيلها إلى منظمة خارجية (إذا تم الاستعانة بمصادر خارجية للمحاسبة). وفي هذه الحالة يتم توقيع اتفاقية بين الطرفين تتضمن شروط التعاون والحقوق والالتزامات تجاه بعضهما البعض. يسمح تشريع الاتحاد الروسي بهذا الخيار. وبالإضافة إلى ذلك، يمكنك تقديم الوثيقة إلكترونيا.

إذا كان من الضروري إجراء تصحيحات على سجل السفر، فيجب عليك الاسترشاد باللوائح التشريعية. يجب إجراء التصحيحات في المجلة، كما هو الحال في المستندات الأولية الأخرى، عن طريق شطب البيانات غير الصحيحة بسهولة وإدخال إدخال جديد بالتاريخ والتوقيع والختم.

يمكن تنزيل عينة من ملء المجلة مجانًا.

على المستوى التشريعي، يتعين على كل منظمة تستخدم المركبات لإجراء الأعمال أو الإنتاج الاحتفاظ بسجل لبيانات الشحن. يجب ملؤها وفقًا للمعايير وفقًا للنموذج رقم 8. تعتبر هذه الوثيقة الوثائق الأساسية التي تؤكد فعليًا تكاليف الوقود ومواد التشحيم، وتسمح لك بتخطيط التكاليف وخفض مدفوعات الضرائب. بالإضافة إلى ذلك، يلزم وجود دفتر أستاذ لاستحقاقات السائق.

يُطلب من جميع المؤسسات التي لديها شاحنات أو سيارات في دفاترها الاحتفاظ بمجلة لإصدار سندات الشحن. بطبيعة الحال، أولئك الذين يقومون برحلات مربحة للشركة.

الملفات 2 ملفات

تكمن أهمية الاحتفاظ بالوثيقة في حقيقة أنها تسجل بوليصة الشحن، والتي بدورها تؤكد التكاليف التي تتكبدها المنظمة. بدون مجلة، يعد الحفاظ على النظام في التعامل مع سندات الشحن وإثبات وجودها بشكل عام (بالنسبة لكميات كبيرة من العمل) مشكلة كبيرة.

طريقة الإدارة

يمكن تنظيم ملء مجلة إصدار بوليصة الشحن بشكل حصري في شكل ورقي. لا توجد إمكانية لإدخال المعلومات الضرورية إلكترونيًا (فقط إذا كان لكل من السائقين والمرسلين والمحاسبين في المنظمة توقيع إلكتروني خاص بهم).

منذ بداية الصيانة، تتم طباعة المستند، وإذا لزم الأمر، يتم تزويده بأوراق إضافية. وفي نهاية فترة الصيانة يتم خياطتها وتصديقها بتوقيع رئيس المؤسسة وتخزينها لمدة 5 سنوات أخرى.

ومن الناحية المثالية، يجب أن يكون قيد الاستخدام المستمر من قبل الموظف المسؤول عن إصدار واستلام بوليصة الشحن من السائقين.

مكونات المجلة

يتكون نموذج الوثيقة من ورقتين. عند اكتمالها، تكون المجلة عبارة عن كتاب بغلاف وعدة أوراق مطبوعة ومرتبة على شكل جدول. يوجد على الغلاف، في المنتصف، اسم المجلة الذي يشير إلى سنة (شهر) التعبئة (عادةً ما تكون فترة صلاحيتها سنة واحدة، ولكن هناك أيضًا خيارات قصيرة المدى، لمدة شهر واحد).

في الجزء العلوي من الغلاف، يكتب الشخص الذي يملأ الاسم الكامل للمنظمة، ورمز المستند وفقًا لـ OKUD (بالنسبة للنموذج القياسي بين الصناعات رقم 8، فهو 0345008، ويتم إدخاله على الفور في النموذج)، والرمز وفقًا إلى أوكبو.

يحتوي الجدول الموجود في الورقة الثانية من المجلة على أعمدة. يفترض كل عمود من هذه الأعمدة المعلومات التالية:

رقم بوليصة الشحن. يستخدم المستند الترقيم المستمر. تتم جميع الإدخالات بالترتيب الزمني.
تاريخ إصدار بوليصة الشحن (التاريخ).
معلومات عن السائق: الاسم الكامل بالكلمات، إن وجد - رقم الموظف.
أرقام رقم الجراج (وليس لوحة الترخيص) للسيارة.
توقيع السائق كضمان لاستلام بوليصة الشحن.
"توقيع" المرسل الذي قبل بوليصة الشحن مع الملاحظات، بالإضافة إلى مستندات أخرى حول الرحلة (هذه البيانات موضحة في الملاحظة).
توقيع المحاسب . يتم وضعها بعد استلام بوليصة الشحن من قبل قسم المحاسبة.
ملحوظة. هذا العمود مخصص للبيانات ذات الأهمية الأساسية لإصدار بوليصة الشحن أو قبولها. يشير إلى العلامات (أو عدم وجودها) على المستندات والتصحيحات الخصائص الفيزيائيةتلقى ورقة، الخ.

يمكن أن تستمر الورقة الثانية من المجلة للمدة المرغوبة. الشيء الرئيسي هو أن سندات الشحن المضمنة فيها لها تاريخ إصدار مناسب. لا يحق للموظف إدخال معلومات غير ذات صلة أو خاطئة عن عمد في المجلة.

أما بالنسبة لفترة التخزين، وفقا للمعايير الحالية، يتم تخزين مجلة إصدار بوليصة الشحن لمدة 5 سنوات على الأقل.

نقطة مهمة! يجب أن تحتوي مجلة إصدار بوليصة الشحن على معلومات حول جميع المستندات الصادرة. إذا لم يتم تسجيل بوليصة الشحن، فلا يحق لقسم المحاسبة قبولها.

من يملأها

يتم في البداية تعيين رئيس المنظمة تلقائيًا لمسؤولية الحفاظ على المجلة. ولكن في الغالبية العظمى من الحالات، يعهد بهذه المسؤولية إلى مرؤوسيه. ويمكن أن يتم ذلك بطريقتين:

من خلال عقد عمل (ينص على أن ذلك هو المسؤوليات المباشرة لموظف معين).
بأمر منفصل. سيتم تسمية الوثيقة باسم "أمر تعيين شخص مسؤول عن الاحتفاظ بمجلة لإصدار بوليصة الشحن". يتم تجميعها في شكل حر. الشيء الرئيسي هو أنه يحتوي على توقيع المدير وتفاصيل المنظمة ومعلومات عن الموظف المعين وتوقيعه كدليل على الموافقة على المحتوى.

لا تدريب خاصلا يحتاج الموظف المعين إلى المتابعة للحفاظ على السجل.

الإطار التشريعي

النموذج المرفق وملء العينة هو نموذج موحد مشترك بين القطاعات رقم 8 والذي تم اعتماده بالقرار رقم 78 للجنة الدولة للإحصاء في 28 نوفمبر 1997. هي لفترة طويلةكان قيد الاستخدام، وحتى الآن لم يفقد أهميته.

ومع ذلك، منذ عام 2013، أصبح استخدام مثل هذا النموذج إجراءً اختياريًا. يحق لكل منظمة أن تختار بشكل مستقل النموذج الذي ستستخدمه للاحتفال بإصدار بوليصة الشحن.

يمكن للمؤسسة أيضًا إجراء تغييرات على نماذج المستندات الموجودة لملاءمتها الخاصة. الشيء الرئيسي هو أن هذه الإجراءات يتم تأكيدها بأمر منفصل من المدير بالتوقيع والختم، ويتم الإشارة إليها أيضًا في السياسات المحاسبية للشركة.

إذا كنت تستخدم نموذجًا قياسيًا، فلن تكون هناك حاجة لمثل هذه التدابير. بالإضافة إلى ذلك، فإن نموذج المجلة القياسي يلبي جميع المتطلبات التي تنطبق عليه. من خلال إجراء تغييرات على الأعمدة، يتعرض الحشو لخطر مواجهة حالة انتهاك لقوانين العمل أو الضرائب. لهذه الأسباب وغيرها، يبقى النموذج رقم 8 قيد الاستخدام.

الإضافات الممكنة

وبما أن المجلة قد استخدمت لفترة طويلة، فقد أضاف عدد من الشركات أعمدتها الخاصة. لقد أظهرت الممارسة أنه من المناسب أن تدرج في هذه المجلة:

المسار الذي ستسلكه السيارة. يشير البعض ببساطة إلى نقطة الوصول.
ما نوع البضائع التي تنقلها السيارة؟
عدد الأميال.
استهلاك الوقود الذي حدث نتيجة الرحلة وما إلى ذلك.

وبطبيعة الحال، يتم ملء جميع هذه البيانات فقط بعد إعادة بوليصة الشحن أو حتى بعد استلامها من قبل محاسب المنظمة. مهما كانت التغييرات التي يتم إجراؤها على النموذج الموجوديجب أن تكون مدعومة بأوامر منفصلة من المدير.

تعد مجلة إصدار بوليصة الشحن إحدى المستندات الأساسية التي تؤكد نفقات مؤسسة أو رجل أعمال فردي على الوقود. إذا اختار كيان قانوني نظامًا ضريبيًا يأخذ في الاعتبار النفقات، فإن هذه الوثيقة مهمة بشكل خاص عند حساب الضرائب المستحقة على المنظمة.

رواد الأعمال الأفراد و الكيانات القانونية، التي تنطوي أنشطتها، بطريقة أو بأخرى، على الحاجة إلى استخدام المركبات، كقاعدة عامة، تسجيل بوليصة الشحن الصادرة للسائقين في مجلة خاصة.

وبناء على هذه المجلة، يتم تسجيل النفقات المتكبدة على الوقود، مما يسمح بتخفيض المؤشرات الخاضعة للضريبة للمؤسسة. بالإضافة إلى ذلك، يتم استخدام سجل بوليصة الشحن عند حساب أجور السائقين المشاركين في عمل المنظمة.

يتعين على أي منظمات ورجال أعمال فرديين يرتبط مجال نشاطهم بتوفير خدمات النقل والنقل الاحتفاظ بمجلة بوليصة الشحن. ويستند التعليمات على المعايير القانون الاتحاديرقم 259-FZ بتاريخ 18 نوفمبر 2007 وأمر وزارة النقل بتاريخ 18 سبتمبر 2008 رقم 152.

أما بالنسبة للمؤسسات التي لا ترتبط بشكل مباشر بتوفير خدمات النقل والمواصلات، ولكنها تستخدم المركبات في سياق أنشطتها، فإن وجود سجل بوليصة الشحن ليس إلزاميًا بالنسبة لها، ولكن يمكن استخدامه لتنظيم وتبسيط عملية تسجيل البيانات المستخدمة في عملهم.

تمت الموافقة على مجلة محاسبة بوليصة الشحن، النموذج 8، بموجب قرار Goskomstat رقم 78 في عام 1997، ولكن في 1 يناير 2013، دخل القانون الاتحادي رقم 402-FZ حيز التنفيذ، مما أدى إلى إلغاء النموذج الموحد الحالي 8. ومن هذا التاريخ، أصبحت شركات النقل الذين احتفظوا سابقًا بأوراق دفتر يومية لمحاسبة بوليصة الشحن وفقًا للنموذج 8، تم منحهم الفرصة لتطوير الإصدار الأمثل الخاص بهم من ورقة المحاسبة، بشرط أن يتم تكرار الأقسام الرئيسية للنموذج 8 الموحد.

هل يمكن التصرف إلكترونيا؟

لا توجد قيود فيما يتعلق بالاحتفاظ بسجل لبيانات الشحن في شكل إلكتروني في أي إجراء قانوني للتشريع الحالي، لذلك يُسمح بإنشاء ورقة محاسبة في شكل إلكتروني.

ملحوظة! يمكنك استخدام أي خيار إدارة أكثر ملاءمة، سواء كان ذلك Excel العادي أو 1C.

بالنسبة للمؤسسات التي لديها أسطول كبير من المركبات وعدد كبير من السائقين، يعد الاحتفاظ بنسخة إلكترونية أكثر تفضيلاً من التسجيل اليدوي، نظرًا لكثافة العمالة الكبيرة في العملية. وفي الوقت نفسه، من المرغوب فيه أن يكون من الممكن طباعة المجلة على الورق إذا لزم الأمر.

كيفية المجلة

يتم إعداد سجل بوليصة الشحن، النموذج 8، في شكل جدول، يمثل بيانًا مقسمًا إلى أعمدة. هناك تسعة أعمدة من هذا القبيل. وهي تشمل البيانات التالية:

الأرقام التسلسلية للأوراق الصادرة؛
مواعيد الإصدار؛
الاسم الكامل للسائقين؛
أعداد الموظفين الموظفين؛
أرقام المرآب للمركبات.
توقيعات السائق والمرسل والمحاسب؛
ملاحظات إذا لزم الأمر.

ملحوظة! إذا كانت إحدى المؤسسات تحتفظ بسجلات باستخدام نموذج كشف الحساب الذي تم تطويره، فقد تحتوي مجلة المحاسبة على أعمدة إضافية تستخدمها المؤسسة على وجه التحديد.

إذا تم إدخال بيانات خاطئة في دفتر المحاسبة، فيمكن إجراء التصحيحات وفقًا لأحكام القانون الاتحادي رقم 9 رقم 402-FZ. في حالة حدوث خطأ، يتم تصحيح الإدخال على النحو التالي:

يتم شطب الإدخال الخاطئ بسطر واحد؛
وتوضع بجانبها علامة "تم التصحيح" ويتم إدخال المعلومات الصحيحة؛
يشار إلى تاريخ إجراء التصحيحات؛
يجب أن تكون التصحيحات التي تم إجراؤها موقعة من قبل الشخص المسؤول عن الحفاظ على السجل المحاسبي؛

مهم! عند شطب إدخال خاطئ، من الضروري رسم خط بحيث يظل الإدخال غير الصحيح نفسه قابلاً للقراءة بعد شطبه.

مدة الصلاحية

يتم إصدار بوليصة الشحن للموظفين الذين يعملون على المركبات مرة واحدة في يوم العمل أو المناوبة. يتم إنشاء دفتر يومية التسجيل نفسه لفترة سنوية، ولكن إذا لزم الأمر، يمكن تقليل فترة الصيانة إلى شهر واحد، على سبيل المثال، إذا نحن نتحدث عنحول الرحلات الطويلة الفردية مثل رحلات العمل.

نظرًا لأن السجل المحاسبي هو التوثيق الأساسي، فإن فترة تخزينه اللاحقة هي 5 سنوات، وبعد ذلك يمكن التخلص من المجلة. وتجدر الإشارة إلى أن فترة التخزين البالغة خمس سنوات لا تنطبق على الورق فحسب، بل تنطبق أيضًا على الوسائط الإلكترونية.

هل من الضروري وميض

يحتوي نموذج سجل السفر 8 على ترقيم صفحات تسلسلي. عند تقديمه، من الضروري الحفاظ على الترتيب الزمني. يجب أن تكون صفحة العنوان موقعة مع الإشارة إلى تاريخ البدء. هناك، على صفحة العنوان، تتم كتابة التفاصيل الرئيسية للمنظمة نفسها واسمها الكامل.

بعد الانتهاء من المحاسبة، يتم خياطة المجلة. يتم اعتماد الكتاب المُجلد بتوقيعات إدارة المؤسسة وكبير محاسبي الشركة وختم المنظمة، وبعد ذلك يتم نقله للتخزين إلى أرشيف المؤسسة.

من يملأها والعينة

يمكن إسناد مسؤولية تتبع بوليصة الشحن في مجلة متخصصة إلى موظف يتم تعيينه بأمر من الإدارة، أو إلى موظف يعمل فيه مسؤوليات العمل، المشار إليها في عقد العمل، تشمل وظائف الاحتفاظ بالسجلات المحاسبية في المنظمة.

في أغلب الأحيان، يتم تنفيذ هذا العمل من قبل محاسب أو ضابط شؤون الموظفين أو كاتب سكرتير.في حالة عدم وجود شخص يحتفظ بمثل هذا البيان داخل المؤسسة، يمكن إبرام اتفاقية مع منظمات خارجية تخدم المركبات، بشرط أن تنص هذه الاتفاقية على بند بشأن الحاجة إلى الاحتفاظ بالسجلات.