Enregistrement des lettres de voiture dans le journal. Quelle est la procédure pour remplir le registre des lettres de voiture

Registre lettres de voiture- le formulaire type unifié n°8 utilisé par les entreprises disposant de véhicules (TC) pour le suivi du fonctionnement de la flotte et des coûts de carburant. Comment ce document d'enregistrement est utilisé, si le formulaire standard est obligatoire et si une alternative est possible, cette publication le dira.

Journal d'enregistrement du mouvement des lettres de voiture: de quel type de document s'agit-il

Le formulaire n° 8 a été approuvé par le Comité national des statistiques en 1997 et jusqu'en 2013, il était obligatoire pour les entreprises qui ont des véhicules dans leurs bilans. Depuis le début de 2013, il n'est plus obligatoire, mais cela ne signifie pas du tout qu'il n'est plus nécessaire de tenir un journal maintenant. C'est juste que les législateurs ont permis aux entreprises de développer des formes plus pratiques du document, tout en conservant néanmoins un ensemble complet de détails obligatoires. Notez que la plupart des entreprises utilisent encore le registre des lettres de voiture. , en ajoutant les colonnes nécessaires (importantes pour l'entreprise).

Une forme typique ou modifiée du journal est entrée dans le flux de travail avec une marque dans la politique comptable ou une commande distincte du responsable. Habituellement, le journal est mis à jour chaque année, cependant, dans les grandes entreprises de transport automobile, un cycle mensuel est souvent défini, qui est également mentionné dans la politique comptable de l'entreprise. En tant que pièce comptable principale, règle générale la revue est conservée dans l'entreprise ou dans les archives pendant au moins cinq ans.

Journal des mouvements de lettre de voiture : comment il est appliqué

La loi oblige les entreprises et les entrepreneurs qui utilisent des véhicules de différentes catégories dans leurs activités à délivrer aux conducteurs des feuilles de route (PL) - des documents donnant le droit de les exploiter. Il enregistre des informations sur l'itinéraire, le bilan et le mouvement du carburant, les lectures du compteur de vitesse, les caractéristiques du processus de travail (par exemple, le nombre de monte-charges), l'heure d'aller au travail et d'arriver au garage. Grand et automatique entreprises de transport pratiquer l'émission quotidienne de lettres de voiture. Les petites organisations dont les activités ne sont pas liées au transport motorisé peuvent émettre une feuille de route pour les conducteurs jusqu'à 1 mois. Mais, quelle que soit la fréquence d'émission des bons, ils doivent être inscrits au registre des PL.

Exigences pour remplir le journal

Le formulaire n° 8 est un magazine dont la page de titre indique le nom de l'entreprise, son statut et sa période de couverture. Le journal lui-même est un tableau dans lequel des informations sont saisies sur toutes les lettres de voiture émises par l'entreprise. Même si l'un d'entre eux est mal rempli et gâché, il est attaché au journal avec la marque "Détruit", et son numéro doit être inscrit dans l'ordre chronologique général du journal.

Comme beaucoup de registres, le journal a une numérotation continue des feuilles, est cousu, certifié par la signature du responsable et le sceau de l'organisation (le cas échéant). La responsabilité de remplir le document et l'exactitude des informations qu'il contient incombent à l'employé chargé d'effectuer ce travail sur ordre de la direction ou conformément à ses fonctions officielles. Le registre des lettres de voiture, formulaire 8, est téléchargeable ci-dessous. Il ressemble à ceci :

Toutes les colonnes de ce formulaire sont obligatoires. Ils reflètent dans l'ordre chronologique des informations sur le numéro du sous-marin, la date de délivrance, le nom complet du conducteur à qui il a été délivré et sa signature de confirmation. Lors du retour de la lettre de voiture, une note est faite à la date de son retour et confirmée par la signature de l'expéditeur, qui accepte la feuille et la transfère au comptable pour traitement. Le comptable confirme également le transfert des pièces justificatives en main propre lors de la réception.

Registre des lettres de voiture : remplissage de l'échantillon

	Date d'émission du p/l	Chauffeur		Numéro de garage TC				Noter
					chauffeur en réception de p/l	répartiteur et la date d'acceptation du p / l et des documents du chauffeur	comptable et la date d'acceptation du p/l
		Sergeev Anton Mikhaïlovitch			peinture pilote	signature du répartiteur	13/01/2017 signature du comptable	rempli avec les particularités de l'itinéraire, etc.
		Perchine Andreï Viktorovitch			peinture pilote	signature du répartiteur	13/01/2017 signature du comptable

Les entreprises et les hommes d'affaires ont le droit de compléter le tableau avec des colonnes avec informations différentes qu'ils jugent nécessaires. Ainsi, de nombreuses entreprises saisissent des informations sur l'itinéraire du véhicule, les marchandises livrées, le kilométrage du véhicule, la consommation de carburant, etc.

L'importance de ce document comptable est également déterminée par le fait qu'il est l'une des confirmations du fonctionnement des véhicules de l'entreprise, et, par conséquent, des coûts de carburant, qui permettent de réduire l'assiette fiscale en réduisant les paiements correspondants. De plus, le journal, enregistrant les sorties des chauffeurs sur la ligne et des informations sur le temps de travail, sert de base à l'accumulation les salaires chauffeurs de l'entreprise.

Où puis-je télécharger en 2017 le formulaire actuel du journal d'enregistrement du mouvement des lettres de voiture dans le formulaire n ° 8? La forme de ce journal a-t-elle changé. Voici le formulaire actuel pour 2017 et un exemple de remplissage du journal.

Est-il nécessaire de tenir un journal ?

Les entreprises de transport motorisé, ainsi que d'autres organisations et entrepreneurs individuels exploitant des véhicules, les dépenses, par exemple, pour l'essence, doivent être confirmées par des pièces justificatives. Les principaux documents comptables primaires qui déterminent les indicateurs de performance Véhicule, sont des lettres de voiture. De plus, les lettres de voiture sont utilisées pour payer les salaires des chauffeurs et effectuer des paiements pour le transport de marchandises. Cm. " ".

Notez que si vous fournissez des services dans le cadre de contrats de transport distincts, vous devez alors, à la demande du ministère des Transports, tenir un registre des lettres de voiture. Par exemple, selon le formulaire unifié n ° 8. Ceci est prévu au paragraphe 18<Обязательных реквизитов>, approuvé Arrêté du ministère des Transports de la Fédération de Russie du 18 septembre 2008 N 152.

Si vous n'effectuez pas de transport payant et, par exemple, prenez les marchandises du vendeur avec votre propre moyen de transport, vous n'êtes pas tenu de tenir un journal. Cependant, il convient de reconnaître que le journal est pratique pour le contrôle interne du mouvement des feuilles. Vous pouvez toujours déterminer à qui et quelle lettre de voiture a été émise, ainsi que si elle a été remise à temps au service comptable. Ceci est important pour le calcul et la comptabilisation en temps opportun des coûts de carburant, en particulier en 2017.

Le journal est conçu pour contrôler le mouvement des lettres de voiture. Il peut être utilisé pour savoir quels chauffeurs et quand ils ont émis des lettres de voiture, et s'ils les ont remises à temps au service comptable.

Formulaire de journal : propre ou état

Pour contrôler le mouvement des lettres de voiture émises, une organisation peut tenir un journal du mouvement des lettres de voiture dans le formulaire 8, approuvé par le décret du Comité d'État des statistiques de la Fédération de Russie du 28 novembre 1997 n° comptabilité » du 06.12.2011 non 402-FZ, le formulaire unifié n'est plus obligatoire.

Une organisation ou un entrepreneur individuel a le droit de développer sa propre forme de revue ou de compléter la forme unifiée avec les informations nécessaires, à condition que tous les éléments de la forme unifiée soient conservés sans faute.

En règle générale, la revue est publiée pour une période ne dépassant pas 1 an, cependant, si nécessaire, cette période peut être réduite à 1 mois. Le journal des lettres de voiture est un document primaire, et sa durée de conservation est d'au moins 5 ans.

Exemple de journal

Passons aux documents et exemples. Pour commencer, vous pouvez traiter les lettres de voiture numéro 8.

L'algorithme pour remplir le journal est simple et se résume à ce qui suit: les informations sur toutes les lettres de voiture émises par l'organisation sont entrées dans le journal d'émission des lettres de voiture. Il n'y a pas d'exception dans ce cas. Le journal est numéroté consécutivement et est conservé dans l'ordre chronologique. Une fois le magazine complètement rempli, il est cousu, scellé et signé par le responsable.

Maintenance électronique

Il n'y a aucune interdiction dans la législation concernant la tenue d'un journal du mouvement des lettres de voiture sous forme électronique. Vous pouvez tenir un journal électroniquement sous n'importe quelle forme pratique : dans Excel, 1C, un programme cloud, etc. En même temps, il est souhaitable que ce journal, si nécessaire, puisse être imprimé.

• à la date d'émission de la lettre de voiture au chauffeur ;
• à la date d'acceptation de la lettre de voiture du conducteur ;
• à la date de remise de la lettre de voiture au service comptable.

Le registre des lettres de voiture doit être tenu par toutes les organisations qui utilisent des véhicules dans le cadre de leurs activités. La législation dicte des exigences particulières pour la tenue et le remplissage de ce journal. Nous vous en dirons plus plus loin dans notre article.

Le magazine se compose de plusieurs parties.

Titre de page:

• Dénomination sociale de l'entreprise.
• Détails de l'organisation (OKPO).
• Période d'enregistrement.

Partie tabulaire avec informations :

• Le numéro de la lettre de voiture et la date réelle de délivrance au chauffeur.
• Informations sur le conducteur (nom complet et numéro personnel).
• Numéro de garage de la voiture.
• Signatures des personnes autorisées et des personnes responsables (chauffeur, répartiteur, comptable).

Le journal d'enregistrement et d'émission des lettres de voiture porte la numérotation dite continue et doit être tenu dans l'ordre chronologique. Dès que le livre comptable est rempli, il doit être flashé et endossé du sceau de l'entreprise et de la signature du propriétaire de l'entreprise.

Fondamentalement, dans les entreprises, un comptable pour la documentation primaire ou un autre employé autorisé de l'organisation remplit le journal comptable, en Contrat de travail qui est enregistré. Dans des cas particuliers, l'obligation de tenir et d'enregistrer la comptabilité des lettres de voiture est confiée à un organisme tiers (si la comptabilité est externalisée). Dans ce cas, un accord est signé entre les parties avec les termes de la coopération, les droits et obligations les uns envers les autres. Cette option est autorisée par la législation de la Fédération de Russie. De plus, le document peut être soumis par voie électronique.

Si vous devez apporter des corrections au registre des lettres de voiture, vous devez être guidé par les réglementations législatives. Les corrections dans le journal, comme dans d'autres documents primaires, doivent être effectuées en rayant facilement les données incorrectes et en faisant une nouvelle entrée avec la date et l'endossement avec une signature et un sceau.

Un exemple de remplissage d'un journal peut être téléchargé gratuitement.

Au niveau législatif, toute organisation utilisant des véhicules à des fins commerciales ou de production est tenue de tenir un registre des lettres de voiture. Ils doivent être remplis conformément à la norme conformément au formulaire n ° 8. Ce document est considéré comme une documentation principale, qui confirme en fait les coûts de carburant et de lubrifiants, vous permet de planifier les coûts et de réduire les paiements de taxes. De plus, un grand livre est requis pour la régularisation des chauffeurs.

Le journal d'émission des lettres de voiture doit être tenu par toutes les organisations qui ont des camions ou des voitures sur leurs bilans. Naturellement, ceux qui effectuent des déplacements bénéfiques pour l'entreprise.

FICHIERS 2 fichiers

L'importance de conserver un document réside dans le fait qu'il enregistre les lettres de voiture, qui, à leur tour, sont une confirmation des coûts encourus par l'organisation. Sans journal, il est plutôt problématique d'observer l'ordre dans le traitement des lettres de voiture et de prouver leur existence en général (avec de gros volumes de travail).

Façon de conduire

Le remplissage du journal d'émission des lettres de voiture peut être organisé exclusivement sous forme papier. Il n'est pas possible de saisir les informations nécessaires sous forme électronique (uniquement si chacun des chauffeurs, répartiteurs et comptables de l'organisation possède sa propre signature électronique).

Dès le début de la maintenance, le document est imprimé, si nécessaire, fourni avec des feuilles supplémentaires. À la fin de la période de référence, il est cousu, certifié par la signature du responsable de l'organisation et conservé pendant 5 ans supplémentaires.

Idéalement, il devrait être utilisé en permanence par un employé responsable de l'émission et de la réception des lettres de voiture des chauffeurs.

Composants d'un magazine

La forme du document se compose de deux feuilles. Une fois terminé, le magazine est un livre avec une couverture et plusieurs feuilles imprimées et disposées sous forme de tableau. Sur la couverture, au centre, il y a le nom du magazine indiquant l'année (mois) de remplissage (généralement sa durée de validité est de 1 an, mais il existe aussi des options à court terme, pour un mois).

En haut de la couverture, le remplisseur écrit le nom complet de l'organisation, le code de document OKUD (pour le formulaire intersectoriel standard n ° 8 c'est 0345008, il est immédiatement saisi dans le formulaire), le code OKPO.

Le tableau, qui se trouve sur la deuxième feuille du journal, contient des colonnes. Chacune de ces colonnes assume le contenu des informations suivantes :

• Numéro de bordereau. Le document a une numérotation continue. Toutes les entrées sont faites dans l'ordre chronologique.
• Date d'émission de la lettre de voiture (date).
• Informations sur le conducteur : nom complet en toutes lettres, le cas échéant - numéro personnel.
• Les numéros du garage (pas de plaque d'immatriculation) de la voiture.
• La signature du chauffeur comme garantie qu'il a bien reçu la lettre de voiture.
• "Autographe" de l'expéditeur qui a reçu la lettre de voiture avec des marques, ainsi que d'autres documents de voyage (ces données sont indiquées dans la note).
• Signature du comptable. Il est établi après l'entrée de la lettre de voiture dans le service comptable.
• Noter. Cette colonne est destinée aux données qui sont d'une importance fondamentale pour l'émission ou l'acceptation des lettres de voiture. Il indique les marques (ou leur absence) sur les documents, les corrections, propriétés physiques papier entrant, etc.

La deuxième feuille du magazine peut durer aussi longtemps que vous le souhaitez. L'essentiel est que les lettres de voiture qui y sont inscrites portent la date d'émission appropriée. L'employé n'a pas le droit de saisir des informations non pertinentes ou délibérément fausses dans le journal.

Quant à la durée de conservation, selon les normes en vigueur, le journal d'émission des lettres de voiture est conservé pendant au moins 5 ans.

Point important! Les informations sur tous les documents délivrés doivent être inscrites dans le journal d'émission des lettres de voiture. Si la lettre de voiture n'est pas enregistrée, le service comptable n'a pas le droit de l'accepter.

Qui remplit

Le responsable de l'organisation est initialement désigné pour être automatiquement responsable de la tenue du journal. Mais dans la grande majorité des cas, il confie cette tâche à ses subordonnés. Vous pouvez le faire de deux manières :

• Par un contrat de travail (en le prescrivant comme les devoirs directs d'un certain employé).
• Par commande séparée. Le document s'intitulera "Ordonnance portant nomination d'une personne chargée de tenir un registre de l'émission des lettres de voiture". Il est sous forme libre. L'essentiel est qu'il porte la signature du responsable, les détails de l'organisation, les données sur l'employé nommé et sa signature en signe d'accord avec le contenu.

Non entraînement spécial le travailleur affecté n'a pas besoin de passer par la journalisation.

Le cadre législatif

Le formulaire ci-joint et l'échantillon à remplir sont un formulaire intersectoriel type n° 8, qui a été adopté par le décret n° 78 du Comité national des statistiques le 28 novembre 1997. Elle est pendant longtempsétait en usage, et maintenant n'a pas perdu de sa pertinence.

Cependant, depuis 2013, l'utilisation d'un tel formulaire est devenue une procédure facultative. Chaque organisation a le droit de choisir indépendamment les formulaires pour marquer l'émission des lettres de voiture qu'elle utilisera.

L'organisation peut même apporter des modifications aux formulaires de documents existants pour sa propre commodité. L'essentiel est que ces actions soient confirmées par un ordre séparé du chef avec une signature et un sceau, et soient également notées dans la politique comptable de l'entreprise.

Si vous utilisez le formulaire standard, de telles mesures ne sont pas nécessaires. De plus, la forme standard de la revue satisfait à toutes les exigences qui s'y appliquent. En apportant des modifications aux colonnes, le remplisseur court le risque de se retrouver dans une situation de violation de la législation du travail ou de la fiscalité. Pour ces raisons et d'autres, le formulaire n° 8 reste en usage.

Compléments possibles

Comme le magazine est utilisé depuis longtemps, un certain nombre d'entreprises ont complété les colonnes avec les leurs. La pratique a montré qu'il convient d'ajouter également à ce journal :

• L'itinéraire de la voiture le long duquel elle se déplacera. Certains indiquent simplement le point d'arrivée.
• Quelle cargaison est livrée par le véhicule.
• Kilométrage.
• Consommation de carburant résultant d'un voyage, etc.

Naturellement, toutes ces données ne sont renseignées qu'après le retour de la lettre de voiture ou même après sa réception par le comptable de l'organisation. Quelles que soient les modifications apportées à formulaire existant, ils doivent être justifiés par une ordonnance distincte du chef.

Le journal d'émission des lettres de voiture est l'un des principaux documents confirmant les dépenses d'une organisation ou d'un entrepreneur individuel pour le carburant. Si une personne morale a choisi un système d'imposition qui prend en compte les dépenses, ce document est particulièrement important lors du calcul des impôts dus par l'organisation.

Les entrepreneurs individuels et entités juridiques, dont l'activité, d'une manière ou d'une autre, est associée à la nécessité d'utiliser des véhicules, en règle générale, enregistre les lettres de voiture délivrées aux conducteurs dans un journal spécial.

Sur la base d'un tel journal, les dépenses engagées pour le carburant sont fixées, ce qui permet de réduire les indicateurs imposables de l'entreprise. En outre, le registre des lettres de voiture est utilisé dans le calcul des salaires des chauffeurs impliqués dans le travail de l'organisation.

Toutes les organisations et les entrepreneurs individuels dont le domaine d'activité est lié à la fourniture de services de transport et de transport sont tenus de tenir un registre des lettres de voiture sans faute. Instruction basée sur des normes loi fédérale n° 259-FZ du 18 novembre 2007 et arrêté du ministère des Transports du 18 septembre 2008 n° 152.

Quant aux entreprises non directement liées à la fourniture de services de transport et de transport, mais utilisant des véhicules dans le cadre de leurs activités, la présence d'un registre des lettres de voiture n'est pas obligatoire pour elles, mais peut être utilisée pour systématiser et simplifier la comptabilisation des données utilisées dans le travail.

Le registre des lettres de voiture, formulaire 8, a été approuvé par le décret du Comité national des statistiques n ° 78 en 1997, mais la loi fédérale n ° 402-FZ est entrée en vigueur le 1er janvier 2013, supprimant le formulaire unifié existant 8. feuilles sous forme 8, ont eu la possibilité de développer la leur, la version la plus optimale de la feuille comptable, à condition que les principales sections du formulaire unifié 8 soient dupliquées.

Peut-on le faire par voie électronique

Il n'y a aucune restriction concernant la tenue d'un registre de lettres de voiture sous forme électronique dans aucun acte juridique de la législation en vigueur, par conséquent, il est permis de créer une feuille comptable sous forme électronique.

Noter! Vous pouvez utiliser l'une des options de gestion les plus pratiques, qu'il s'agisse d'Excel ordinaire ou de 1C.

Pour les organisations disposant d'une grande flotte de véhicules et d'un nombre important de chauffeurs, la maintenance d'une version électronique est préférable au dépôt manuel, en raison de la grande complexité du processus. En même temps, il est souhaitable qu'il soit possible d'imprimer le magazine sur papier, si nécessaire.

Comment tenir un journal

Le registre des lettres de voiture, formule 8, est établi sous forme de tableau, représentant un état divisé en colonnes. Il y a neuf colonnes de ce type. Ils comprennent les données suivantes :

• Numéros de série des feuilles émises ;
• Dates d'émission ;
• Nom complet des pilotes ;
• Effectifs des employés ;
• Numéros de garage des véhicules ;
• Signatures du conducteur, du répartiteur et du comptable ;
• Notes si nécessaire.

Noter! Si une organisation tient des registres en utilisant sa propre forme développée de déclaration, le journal comptable peut contenir des colonnes supplémentaires utilisées par une organisation particulière.

Si des données erronées sont saisies dans le livre comptable, des corrections sont autorisées conformément aux dispositions de l'article 9 de la loi fédérale n ° 402-FZ. Si une erreur est commise, la saisie est corrigée comme suit :

1. Une entrée erronée est barrée d'une ligne;
2. Une marque «corrigée» est placée à côté et les informations correctes sont saisies;
3. La date des corrections est inscrite ;
4. Les corrections apportées doivent être visées par la personne responsable de la tenue de la feuille comptable ;

Important! Lorsque vous rayez une entrée erronée, il est nécessaire de tracer une ligne afin que l'entrée incorrecte elle-même reste lisible après avoir été barrée.

Durée de conservation

Les feuilles de route pour les employés travaillant sur des véhicules sont émises une fois par jour ouvrable ou par quart de travail. Le journal de bord lui-même est conservé pendant une période annuelle, mais si nécessaire, la période de maintenance peut être réduite à un mois, par exemple, si nous parlons sur les longs voyages simples comme les voyages d'affaires.

En raison du fait que la feuille comptable est la documentation principale, la période de son stockage ultérieur est de 5 ans, après quoi le journal peut être éliminé. Il convient de noter que la période de conservation de cinq ans s'applique non seulement aux supports papier, mais également aux supports électroniques.

Dois-je flasher

Le formulaire de registre de feuille de route 8 a une numérotation séquentielle des pages. Il doit être saisi dans l'ordre chronologique. La page de titre doit impérativement être signée, indiquant la date de début de l'entretien. Au même endroit, sur la page de titre, les principaux détails de l'organisation elle-même, son nom complet sont écrits.

Une fois l'enregistrement terminé, le journal clignote. Le livre cousu est certifié par les signatures du chef d'entreprise, du chef comptable de l'entreprise et du sceau de l'organisation, après quoi il est transféré aux archives de l'entreprise pour stockage.

Qui remplit et échantillonne

L'obligation de tenir les registres des lettres de voiture dans un journal spécialisé peut être confiée à un préposé nommé par ordre de gérance, ou à un préposé dont fonctions officielles, indiqué dans le contrat de travail, comprend les fonctions de tenue des registres comptables dans l'organisation.

Le plus souvent, ce travail est effectué par un comptable, un agent du personnel ou un secrétaire-commis. En l'absence d'une personne détenant une telle déclaration au sein de l'entreprise, un accord peut être conclu avec des organismes tiers assurant l'entretien des véhicules, à condition qu'un tel accord inclue une clause sur la nécessité de tenir des registres.