Dom Razno

Ispunite dnevnik putovanja. Dnevnik kretanja tovarnog lista: ispravno ispuniti

Vlasnici autotransportnih poduzeća često postavljaju pitanja o registru putni listovi: je li potrebno provesti u 2019. U kojem obliku treba biti i gdje je bolje besplatno preuzeti uzorak registra tovarnog lista. Vlasnici znaju da je svaka tvrtka koja u bilanci ima automobile ili kamione dužna evidentirati njihovo kretanje. Stoga često traže uzorak knjige upisa putnih listova. U nastavku ćemo detaljno razmotriti kako organizirati računovodstvo i kako pravilno evidentirati promet uz mogućnost preuzimanja besplatnog registra tovarnih listova za 2019.

Zašto nam treba registar za izdavanje putnih listova vozačima

Budući da porezni obveznici smiju otpisati dio troškova proizvodnje, organizacijama je potrebna dokumentacija koja potvrđuje troškove premještanja i iscrpljivanja imovine. U sektoru prijevoza, jedan od tih primarnih dokumenata je putni list. Sve podatke koji se odnose na rutu putovanja, vozača, vozilo koje se koristi, prijevoz robe ili putnika mora sadržavati registar putnih listova za 2019. i prethodne godine. Na temelju pravila savezni zakon od 08.11.2007 br. 259-FZ "Povelja cestovnog prijevoza i gradskog zemaljskog električnog prijevoza" i "Obvezni podaci i postupak za popunjavanje tovarnih listova", odobren Nalogom Ministarstva prometa od 18.09.2008 br. 152, ovaj dokument ili časopis je obavezan za sve vlasnike vozila. Osim toga, putne listove treba voditi u posebnom dnevniku.

Uzorak popunjavanja registra tovarnog lista

Prvi korak. Naslovnica

Preuzmite primjerak dnevnika registracije putnih karata 2019. Naslovna stranica.

Prilikom popunjavanja naslovne stranice računovodstvenog dnevnika navodi se naziv i oblik vlasništva organizacije, obrazac OKPO, obavezno se navode mjesec i godina (razdoblje) vođenja dnevnika. Ne trebate ispisivati.

Primjer popunjavanja naslovne stranice časopisa

Korak 2. Glavno tijelo

Naime, kako bi se uzelo u obzir kretanje putnih listova, razvijen je obrazac br. 8 (šifra prema OKUD 0345008), dizajniran za objedinjavanje potrebnih podataka. Odobren je Odlukom Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije od 28. studenog 1997. br. 78. Međutim, zakon o računovodstvu br. 402 od 6. prosinca 2011. navodi da uporaba obrasca br. 8 nije obvezna. . Organizacija ima pravo samostalno izraditi uzorak knjige računovodstva za putne listove, pod uvjetom da se u njoj odražavaju sve potrebne informacije.

Preuzmite registar kretanja tovarnih listova obrazac 8

Tablica treba sadržavati:

broj i datum izdavanja tovarnog lista;
podaci o vozaču, njegov osobni broj;
broj garaže vozila (obično ga dodjeljuju vladine agencije, privatne tvrtke ne, pa se ovaj stupac može izostaviti).

Odredište i ostali podaci upisuju se u rubriku Napomena.

Ove obvezne informacije moraju biti sadržane, čak i ako je organizacija samostalno odredila kako trebaju izgledati putni list i dnevnik.

Registar tovarnih listova, obrazac 8 (2019) možete preuzeti u našem članku. Primjer popunjavanja tabelarnih podataka.

Korak 3. Dovršavanje carinjenja

Unose u obrazac potvrđuju tri zaposlenika odjednom:

vozač;
onaj tko je unio podatke (na primjer, dispečer);
kao i računovođa koji je dokument primio.

Ogledni dnevnik za izdavanje putnih karata 2019. Popunjavanje karte:

Učestalost održavanja

Gornji ogledni dnevnik za izdavanje tovarnih listova za 2019. godinu sastavljan je mjesečno i svaki put na novoj stranici. Ali organizacije i pojedinačni poduzetnici mogu učiniti drugačije: odrediti razdoblja za koja se evidencija vodi i ispuniti je bez ostavljanja praznih redaka.

Zakon dozvoljava vozačima izdavanje putnih isprava do 1 mjeseca. Ako za to vrijeme vozilo neće koristiti jedan, već dva vozača, tada je dopušteno svakom od zaposlenika izdati vlastiti "voucher" za kretanje.

U tom slučaju, po povratku, svi dokumenti koje računovođa primi unose se u računovodstveni obrazac. Prilikom popunjavanja registra većina podataka će biti ista, ali to nije zastrašujuće.

Gdje mogu kupiti

U prodaji su dostupne gotove knjige za kontrolu kretanja vozila. Stranice takvog časopisa moraju biti numerirane.

Kada završi, moraju ga potpisati najmanje dva odgovorna radnika:

onaj koji ga je vodio;
direktor ili računovođa.

Isti zahtjevi za tiskani registar. Dnevnik za izdavanje tovarnih listova možete besplatno preuzeti na poveznici u našem članku. Ako počinje za mjesec dana, tada na kraju razdoblja mora biti numeriran, prošiven i potpisan.

Rok trajanja

Zakon ne precizira koliko dugo se takav registar mora čuvati, bilo da se tiska ili kupuje u trgovini. Na temelju putnih listova i njihovog kretanja formiraju se plaća vozača, porez i osnovica troškova proizvodnje. Takvi primarni dokumenti, podaci o kojima su zabilježeni u registru, pohranjuju se u organizaciji najmanje 5 godina. Očito je da bi za isti iznos trebao biti pohranjen i sam registar.

Prije nego što ga uništite, važno je provjeriti da posljednja knjigovodstvena isprava još nije istekla. Inače, ako je potrebno, nećete moći potvrditi prisutnost i održavanje kontrole. Besplatan putopis za naredno razdoblje možete preuzeti na našim stranicama.

Putni list kamiona je glavni dokument primarnog računovodstva, koji zajedno s tovarnim listom za prijevoz robe utvrđuje pokazatelje za računovodstvo rada željezničkog vozila i vozača, kao i za izračunavanje plaće vozaču i plaćanje prijevoza robe.
Za teretna vozila, Odlukom Državnog odbora za statistiku Rusije 28. studenog 1997. N 78 odobrena su dva oblika putnih listova - obrazac N 4-c i obrazac N 4-p.

* Obrazac N 4-c (po komadu) koristi se pri obavljanju prijevoza robe, uz plaćanje automobila po komadu.
* Obrazac N 4-p (vremenski) koristi se uz plaćanje rada automobila prema vremenskoj stopi i dizajniran je za istovremeni prijevoz robe do dva kupca tijekom trnja jednog radnog dana (smjena) vozača.

Kupone za otkidanje putnog lista popunjava kupac i na temelju njih organizacija-vlasnik vozila ispostavlja kupcu račun.
Uz račun je priložen pripadajući kupon za otkidanje. Putni list ostaje u organizaciji koja je vlasnik vozila, ponavlja identične unose o vremenu kada je kupac upravljao vozilom i služi kao osnova za obračun rada vozila tijekom radnog dana.

U slučaju kada će se popisni predmeti prevoziti uz oročeno plaćanje rada automobila, u tovarni list upisuju se brojevi robno-prijevoznih isprava i prilaže jedan primjerak tih robno-prijevoznih isprava, na temelju čega naveden je broj tona prevezenog tereta i drugi pokazatelji koji odražavaju rad.automobil i vozač.
Ispunjavanje putnog lista prije izdavanja vozaču obavlja dispečer organizacije ili za to ovlaštena osoba. Ostatak podataka popunjavaju zaposlenici organizacije koja je vlasnik vozila i kupci. Treba imati na umu da sudjelovanje u ispunjavanju tovarnog lista nije dopušteno, s izuzetkom potpisa koji potvrđuju prihvaćanje (prilikom odlaska) i dostavu (prilikom vraćanja automobila).
Putni listovi u obrascima N 4-c i N 4-p izdaju se vozaču na potpis od strane ovlaštene osobe samo za jedan radni dan (smjenu), pod uvjetom da je vozač predao putni list prethodnog dana rada.

Ispunjavanje tovarnog lista vrši se sljedećim redoslijedom:

1. Ispod naziva dokumenta upisuje se datum njegovog izdavanja (dan, mjesec, godina), koji mora odgovarati datumu upisa izdanog tovarnog lista u dnevnik.

2. U retku "Način rada" šifra koja odgovara načinu rada (rad u radnim danima, službeno putovanje, sumirani obračun radnog vremena, dnevni obračun radnog vremena, rad vikendom ili praznikom, rad po rasporedu ili izvan rasporeda i sl.), u skladu s kojima se vozaču isplaćuje plaća.

3. U redovima »Kolona«, »Brigada« upisuju se brojevi kolone i brigade koji uključuju automobil i vozača.

4. U redove posvećene vozilu upišite marku, državni broj, kao i njegov garažni broj.

5. U redovima posvećenim vozaču bilježe se prezime, inicijali, broj osoblja dodijeljen zaposleniku u organizaciji prijevoza, broj potvrde i klasa vozača koji radi na ovom putnom listu.

6. Redovi posvećeni licencnoj kartici sadrže podatke o njezinoj vrsti (standardna, ograničena), registarskom broju i seriji.

7. U redovima "Prikolice" bilježe se marke, državni i garažni brojevi prikolica i poluprikolica proizvedenih na liniji s automobilom. Brojevi razmjenskih prikolica i poluprikolica bilježe se u ovim redovima na mjestima njihove pretovare.

8. U retku "Osobe u pratnji" upisuju se imena i inicijali osoba koje prate vozilo radi izvršenja zadatka (utovarivači, špediteri, pripravnici itd.).

9. U odjeljku "Rad vozača i automobila" - informacije o polasku i povratku automobila prema rasporedu.

10. U odjeljku "Dodjela vozaču":

U stupcu 18 "Na čije raspolaganje", na temelju prijave ili pojedinačne narudžbe kupca, upisuje se naziv naručitelja na čije raspolaganje automobil mora stići za izvršenje zadatka.

U stupac 19 "Vrijeme dolaska" upisuje se vrijeme (u satima i minutama) dolaska automobila kupcu prema njegovoj prijavi, pojedinačnoj narudžbi ili rasporedu automobila prema uvjetima iz ugovora.

U stupcima 20-21 (adrese točaka utovara i istovara) naznačeno je odakle preuzeti teret i gdje ga isporučiti prema zahtjevu, pojedinačnoj narudžbi kupca ili prema uvjetima ugovora.

U stupac 22 "Naziv tereta" upisuje se naziv tereta koji se predaje na prijevoz na temelju prijave ili pojedinačnog naloga naručitelja.

U stupac 23 »Broj učitanih vožnji«, na temelju prijave ili jednokratne narudžbe, upisuje se broj učitanih vožnji potrebnih za izvršenje zadatka.

U stupac 24 "Udaljenost" upisuju se udaljenosti prijevoza tereta, utvrđene prema podacima nadležnih za ceste, ili prema karti područja (planu grada) pomoću kurvimetra, ili prema popisu udaljenosti sastavljenom na temelju zapisnici mjerenja ili prema brzinomjeru automobila (kod sezonskog prijevoza), fiksni akt prijevozničke organizacije i naručitelja.

U stupac 25 "Prijevozne tone" upisuje se količina tereta koju je potrebno prevesti za kupca.
Pravo izmjene zadatka navedenog u odjeljku "Dodjela vozaču" ima samo organizacija autoprijevoznika. Samo u iznimnim slučajevima naručitelj može u dogovoru s organizacijom prijevoza promijeniti zadatak.

11. Na prednjoj strani putnog lista u retku "Izdavanje goriva" ispisuje se slovima količina goriva potrebna za izdavanje za izvršenje zadatka, uzimajući u obzir preostalo gorivo prethodnog dana rada.

U retku „Potpis otpremnika“ otpravnik svojim potpisom potvrđuje da su podaci na putnom listu koji je ispunio ispravni i da vozač ima vozačka dozvola.

Ispunjavanje putnog lista prije izlaska iz garaže provodi se sljedećim redoslijedom:

1. U odjeljku »Kretanje goriva« u stupcima 9, 10 i 11 i pripadajućim redovima autocisterna, tehničar za goriva i maziva (POL) ili ovlaštena osoba evidentiraju količinu izdanog goriva.

2. Na prednjoj strani, osoba koju je prijevoznička organizacija ovlastila za obavljanje zdravstvenog pregleda prije putovanja svojim potpisom ovjerava zdravstveno stanje vozača i mogućnost dopuštanja upravljanja automobilom.

3. U odjeljku "Rad vozača i automobila" u stupcu 5 "Očitanja brzinomjera", mehaničar kontrolne točke (kontrolne točke) ili odjela tehničke kontrole (OTC) bilježi očitanje brzinomjera kada automobil napusti liniju, au koloni 6 "Stvarno vrijeme" žig - sat upisuje stvarno vrijeme odlaska automobila iz garaže. U slučaju kvara ili odsustva oznake sata, vrijeme se bilježi ručno sljedećim redoslijedom: dan, mjesec, sati, minute.

4. U odjeljku "Kretanje goriva" u koloni 12 "Stanje na polasku", mehaničar kontrolne točke ili odjela za kontrolu kvalitete upisuje količinu goriva u spremnicima automobila na izlazu, te potvrđuje ispravnost svih upisi izvršeni potpisom u ovom stupcu.

5. U redovima posvećenim tehničkoj ispravnosti automobila, mehaničar kontrolne točke ili odjela za kontrolu kvalitete svojim potpisom ovjerava prijenos automobila vozaču u tehnički ispravnom stanju i dopuštenje za napuštanje garaže. U redovima koji određuju vozača koji je preuzeo vozilo, vozač svojim potpisom potvrđuje da je vozilo primljeno u tehnički ispravnom stanju i da je primio radni zadatak.

Popunjavanje putnog lista na liniji vrši se sljedećim redoslijedom:

1. U odjeljku "Slijed zadatka" obrazac N 4-c:

1.1. U stupcu 27 redom se upisuju brojevi obavljenih vožnji. Evidencija je namijenjena za knjiženje priloženih otpremnih dokumenata za putovanja.

1.2. U stupce 36-38 »Brojevi priloženih robno-prijevoznih isprava (TTD)« pošiljatelj upisuje sve brojeve robno-prijevoznih isprava koje se odnose na ovo putovanje.

1.3. U stupcima 28-30 "Dolazak" datum i vrijeme (sati i minute) kada je vozač pokazao putni list pošiljatelju ili primatelju na ulazu ili na kontrolnoj točki na mjestima utovara ili istovara (osim na kolodvorima). željeznice). U nedostatku ulaznih vrata ili kontrolne točke, naznačeni stupac se ne popunjava, vrijeme dolaska na mjesto utovara ili istovara upisuje se u tovarni list (THN).

1.4. U stupcima 39 i 40 navodi se ime pošiljatelja, pošiljatelj se potpisuje i pečatira, potvrđujući točnost podataka tovarnog lista koji je ispunio.

2. U rubrici „Zastoj na liniji“ djelatnik službe tehničke pomoći ili ovlaštena osoba u odgovarajućim rubrikama upisuje razlog zastoja, datum i vrijeme početka i završetka zastoja i te unose ovjerava sa njihov potpis.

3. U redovima "Posebne oznake" na prednjoj strani ispisuju se podaci koji nisu predviđeni u obliku putnog lista (oznake prometne policije, kupaca prilikom odbijanja utovara automobila, raznih cestovnih usluga itd.) .

Prilikom vraćanja automobila u garažu, putni list se popunjava sljedećim redoslijedom:

1. U odjeljku "Rezultati rada automobila i prikolica" navedena je potrošnja goriva, vrijeme u redu, broj vožnji i utrka, kilometraža (prema brzinomjeru), količine prijevoza.

2. U odjeljku "Kretanje goriva" mehaničar kontrolne točke ili odjela za kontrolu kvalitete ispunjava stupac 13 "Stanje po povratku" i potpisuje se ispod njega. U istoj rubrici autocisterna, tehničar goriva ili ovlaštena osoba prilikom primopredaje goriva i maziva od strane vozača popunjava rubriku 14 "Predano" i ispod nje se potpisuje.

3. U retku "Prošao vozač" vozač svojim potpisom potvrđuje da je automobil predan mehaničarima kontrolne točke ili odjelu kontrole kvalitete u tehnički ispravnom (neispravnom) stanju. Mehaničar kontrolne točke ili odjela za kontrolu kvalitete u retku "Prihvaćeno" svojim potpisom potvrđuje primitak automobila od vozača u tehnički ispravnom (neispravnom) stanju.

Nakon što vozač preda putni list, dispečer ili druga ovlaštena osoba popunjava ga sljedećim redoslijedom:

1. U odjeljku "Rad vozača i automobila" u stupcu 6 "Nulta kilometraža", prema tablici udaljenosti, dispečer bilježi udaljenost od garaže do prve točke utovara i od zadnje točke istovara do garaže. .

2. U odjeljku "Kretanje goriva" u koloni 15 "Faktor promjene brzine", dispečer upisuje jedan opći koeficijent promjene stope potrošnje goriva za cijeli dan rada vozila, povezan s radom vozila na povećana stopa potrošnje goriva, u stupcu 16 "Vrijeme rada posebne opreme" i stupcu 17 "Vrijeme rada motora", na temelju odgovarajućih unosa u TTL priloženom tovarnom listu, bilježi vrijeme rada posebne opreme odnosno dodatnog motora vrijeme rada u posebnim radnim uvjetima (rad motora rotirajućih mehanizama za utovar i istovar itd.). Ovi detalji su potrebni za određivanje dodatne stope potrošnje goriva. Ispravnost popunjavanja ovih podataka otpravnik ovjerava potpisom ispod odgovarajućih rubrika.

3. U odjeljku "Redoslijed izvršenja zadatka", dispečer u stupcu 27 upisuje ukupan broj putovanja (ćelija "ukupno", au retku "TGD u količini" - ukupan broj isporučenih otpremnih dokumenata. Za ukupan broj isporučenih i prihvaćenih otpremnih dokumenata vozač potpisuje u retku "Donio vozač", a otpremnik - u retku "Prihvatio otpremnik".

Ispunjavanje obrasca putnog lista N 4-p karakteriziraju sljedeće značajke:

1. U odjeljku "Zadatak vozaču" u koloni 18 "Kome raspolaže ..." na temelju prijave ili pojedinačnog naloga kupca, dispečer bilježi naziv i adresu kupca, na čijem je raspolaganju. auto mora stići za izvršenje zadatka, u stupcima 19 i 20 - planirano vrijeme dolaska i odlaska, u stupcu 21 - planirani broj sati rada i u stupcu 22 - broj vožnji prema planu.

2. Ottrgni kupon kupca, koji je osnova za predočenje računa za plaćanje prijevoznih usluga autokomunikacije i koji se prilaže uz isti, ispunjava kupac. U njemu kupac:

2.1. Na temelju tovarnog lista koji predoči vozač, on u odgovarajuće retke upisuje broj i datum izdavanja tovarnog lista, naziv autoprijevoznika na čijem se željezničkom vozilu prevozi roba, marke i državne brojeve vozila. stigao automobil i prikolice.

2.2. U retku "Kupac" upisuje se naziv organizacije, prezime i inicijali službene osobe odgovorne za korištenje automobila.

2.3. U redovima "Dolazak ..." i "Odlazak ..." označava vrijeme dolaska i odlaska automobila od kupca.

2.4. U retke "Priloženi TGD" upisuje brojeve TGD čiji je jedan primjerak priložen putnom listu i označava njihov ukupni broj.

2.5. U retku "Broj vožnji" upisuje se ukupan broj obavljenih vožnji.

2.6. U retku "Potpis i pečat kupca" potpisuje se i stavlja pečat, potvrđujući ispravnost popunjavanja pojedinosti odgovarajućih redaka tovarnog lista.
Za ispravno popunjavanje putnog lista odgovorni su voditelji organizacije, kao i osobe odgovorne za rad kamiona i sudjeluju u ispunjavanju dokumenta.
Tovarni listovi pohranjuju se u organizaciji zajedno s otpremnim dokumentima, što omogućuje njihovu istovremenu provjeru.

Dnevnik za izdavanje tovarnih listova obvezne su voditi sve organizacije koje u bilanci imaju teretna ili osobna vozila. Naravno, oni koji rade putovanja koja su korisna za tvrtku.

DATOTEKE 2 datoteke

Važnost vođenja dokumenta leži u činjenici da se njime evidentiraju tovarni listovi, koji su pak potvrda troškova koje je organizacija napravila. Bez dnevnika prilično je problematično promatrati red u rukovanju tovarnim listovima i općenito dokazati njihovo postojanje (s velikim količinama posla).

Način vođenja

Popunjavanje dnevnika za izdavanje tovarnih listova može se organizirati isključivo u papirnatom obliku. U elektroničkom obliku nije moguće unijeti potrebne podatke (samo ako svaki od vozača, dispečera i računovođa organizacije ima vlastiti elektronički potpis).

Od samog početka održavanja dokument se ispisuje, po potrebi isporučuje s dodatnim listovima. Na kraju referentnog razdoblja prošiva se, ovjerava potpisom voditelja organizacije i čuva još 5 godina.

U idealnom slučaju, trebao bi ga stalno koristiti zaposlenik koji je odgovoran za izdavanje i primanje putnih listova od vozača.

Sastavni dijelovi časopisa

Obrazac dokumenta sastoji se od dva lista. Kada je završen, časopis je knjiga s naslovnicom i nekoliko listova otisnutih i složenih u obliku tablice. Na naslovnici, u sredini, nalazi se naziv časopisa s oznakom godine (mjeseca) popunjavanja (obično je rok valjanosti 1 godina, ali postoje i kratkoročne opcije, na mjesec dana).

Na vrhu korica punilac upisuje puni naziv organizacije, šifru dokumenta OKUD (za standardni međusektorski obrazac br. 8 je 0345008, odmah se unosi u obrazac), šifru OKPO.

Tablica koja se nalazi na drugom listu dnevnika sadrži stupce. Svaki od ovih stupaca pretpostavlja sadržaj sljedećih informacija:

Broj tovarnog lista. Dokument ima kontinuiranu numeraciju. Svi unosi se vrše kronološkim redom.
Kada je putni list izdan (datum).
Podaci o vozaču: puno ime i prezime riječima, ako postoji - matični broj.
Brojevi garaže (ne registarske pločice) broj automobila.
Potpis vozača kao jamstvo da je primio putni list.
"Autogram" otpremnika koji je primio putni list s oznakama, kao i druge putne isprave (ovi podaci su navedeni u napomeni).
Potpis računovođe. Postavlja se nakon što tovarni list uđe u računovodstvo.
Bilješka. Ova rubrika namijenjena je podacima koji su od temeljne važnosti za izdavanje odnosno prihvaćanje tovarnih listova. Označava oznake (ili njihov nedostatak) na dokumentima, ispravke, fizička svojstva dolazni papir itd.

Drugi list časopisa može trajati koliko god želite. Glavno je da tovarni listovi koji su u njega uneseni imaju točan datum izdavanja. Zaposlenik nema pravo u dnevnik unositi nebitne ili namjerno lažne podatke.

Što se tiče roka čuvanja, prema postojećim standardima, dnevnik izdavanja putnih listova čuva se najmanje 5 godina.

Važna točka! Podatke o svim izdanim ispravama treba unijeti u dnevnik izdavanja putnih listova. Ako tovarni list nije evidentiran, tada ga računovodstvo nema pravo prihvatiti.

Tko ispunjava

Voditelju organizacije u početku se dodjeljuje automatski odgovoran za vođenje dnevnika. Ali u velikoj većini slučajeva on tu dužnost povjerava svojim podređenima. To možete učiniti na dva načina:

Ugovorom o radu (propisujući to kao neposredne obveze određenog radnika).
Posebnom narudžbom. Dokument će se zvati "Naredba o imenovanju odgovorne osobe za vođenje dnevnika izdavanja putnih listova". U slobodnom je obliku. Glavno je da ima potpis voditelja, podatke o organizaciji, podatke o imenovanom zaposleniku i njegov potpis kao znak suglasnosti sa sadržajem.

Ne posebni trening dodijeljeni radnik ne treba prolaziti kroz sječu.

Zakonodavni okvir

Priloženi obrazac i uzorak popunjavanja tipičan je međusektorski obrazac br. 8, koji je usvojen Uredbom br. 78 Državnog odbora za statistiku 28. studenog 1997. godine. Ona dugo vremena bio u upotrebi, a sada nije izgubio svoju važnost.

Međutim, od 2013. godine korištenje upravo takvog obrasca postalo je neobavezan postupak. Svaka organizacija ima pravo samostalno odabrati koji će od obrazaca za označavanje izdavanja putnih listova koristiti.

Organizacija čak može mijenjati postojeće oblike dokumenata za vlastitu udobnost. Glavna stvar je da se te radnje potvrde posebnim nalogom voditelja s potpisom i pečatom, a također da budu zabilježene u računovodstvenoj politici tvrtke.

Ako koristite standardni obrazac, takve mjere nisu potrebne. Osim toga, standardni oblik časopisa zadovoljava sve zahtjeve koji se na njega odnose. Izmjenom stupaca, punilac riskira da se suoči sa situacijom kršenja zakona o radu ili poreza. Iz ovih i drugih razloga Obrazac broj 8 ostaje u uporabi.

Moguće dopune

Budući da se časopis već dugo koristi, brojne tvrtke dopunile su rubrike svojima. Praksa je pokazala da je u ovaj dnevnik zgodno dodati i:

Ruta automobila kojom će se kretati. Neki jednostavno označavaju mjesto dolaska.
Kakav teret isporučuje vozilo.
Kilometraža.
Potrošnja goriva nastala kao posljedica putovanja itd.

Naravno, svi se ti podaci popunjavaju tek nakon što se tovarni list vrati ili čak nakon što ga primi računovođa organizacije. Bez obzira na promjene postojeći oblik, oni moraju biti podržani posebnim nalogom glave.

Dnevnik za izdavanje tovarnih listova jedan je od primarnih dokumenata koji potvrđuju troškove organizacije ili individualnog poduzetnika za gorivo. Ako je pravna osoba odabrala sustav oporezivanja koji uzima u obzir troškove, tada je ovaj dokument posebno važan pri izračunu poreza koji se duguju organizaciji.

Individualni poduzetnici i pravne osobe, čija je djelatnost, na ovaj ili onaj način, povezana s potrebom korištenja vozila, u pravilu registriraju putne listove izdane vozačima u posebnom dnevniku.

Na temelju takvog dnevnika fiksiraju se nastali troškovi goriva, što omogućuje smanjenje oporezivih pokazatelja poduzeća. Osim toga, registar putnih listova koristi se u obračunu plaća za vozače uključene u rad organizacije.

Sve organizacije i samostalni poduzetnici čija je djelatnost povezana s pružanjem usluga prijevoza i prijevoza dužni su obvezno voditi registar putnih listova. Indikacija se temelji na normama Saveznog zakona br. 259-FZ od 18. studenog 2007. i Naredbe Ministarstva prometa od 18. rujna 2008. br. 152.

Što se tiče poduzeća koja nisu izravno povezana s pružanjem usluga prijevoza i prijevoza, ali koriste vozila u tijeku svoje djelatnosti, prisutnost registra putnih listova nije obvezna za njih, ali se može koristiti za sistematiziranje i pojednostavljenje računovodstva podaci korišteni u radu.

Registar tovarnih listova, obrazac 8, odobren je Uredbom Državnog odbora za statistiku br. 78 1997., ali je 01.01.2013. stupio na snagu Savezni zakon br. 402-FZ, koji je ukinuo postojeći jedinstveni obrazac 8. Od tog datuma transportna poduzeća Oni koji su prethodno vodili registar putnih listova u obrascu 8 dobili su priliku razviti vlastitu, najoptimalniju verziju računovodstvenog lista, pod uvjetom da su glavni dijelovi jedinstvenog obrasca 8 duplicirani.

Može li se elektronski

Ni u jednom zakonskom aktu važećeg zakonodavstva nema ograničenja u pogledu vođenja registra tovarnih listova u elektroničkom obliku, stoga je dopušteno izraditi knjigovodstveni list u elektroničkom obliku.

Bilješka! Možete koristiti bilo koju od najprikladnijih opcija upravljanja, bilo da se radi o običnom Excelu ili 1C.

Za organizacije s velikim voznim parkom i velikim brojem vozača, održavanje elektroničke verzije je poželjnije od ručnog podnošenja zbog značajne složenosti procesa. Pritom je poželjno da postoji mogućnost tiskanja časopisa na papiru, ako je potrebno.

Kako voditi dnevnik

Registar putnih listova, obrazac 8, izrađuje se u tabelarnom obliku, koji predstavlja iskaz podijeljen u kolone. Postoji devet takvih stupaca. Oni uključuju sljedeće podatke:

Serijski brojevi izdanih listova;
Datumi izdavanja;
Puno ime vozača;
Broj zaposlenika;
Garažni brojevi vozila;
Potpisi vozača, dispečera i računovođe;
Bilješke ako je potrebno.

Bilješka! Ako organizacija vodi evidenciju koristeći vlastiti razvijeni obrazac izvješća, računovodstveni dnevnik može sadržavati dodatne stupce koje koristi određena organizacija.

Ako se u knjigovodstvenu knjigu unesu pogrešni podaci, ispravci su dopušteni u skladu s odredbama 9. Saveznog zakona br. 402-FZ. Ako se napravi pogreška, unos se ispravlja na sljedeći način:

Pogrešan upis precrtava se jednom crtom;
Uz njega se stavlja oznaka "ispravljeno" i upisuje se točan podatak;
Upisuje se datum ispravaka;
Učinjene ispravke mora ovjeriti osoba odgovorna za vođenje knjigovodstvenog lista;

Važno! Prilikom precrtavanja pogrešnog upisa potrebno je povući crtu kako bi sam netočan upis ostao čitljiv nakon precrtavanja.

Rok trajanja

Putni listovi za radnike koji rade na vozilima izdaju se jednom po radnom danu ili smjeni. Sam dnevnik se vodi godišnje, no po potrebi se razdoblje održavanja može smanjiti na mjesec dana, npr. pričamo o pojedinačnim dugim putovanjima poput poslovnih putovanja.

S obzirom na to da je knjigovodstveni list primarna dokumentacija, razdoblje njegovog naknadnog skladištenja je 5 godina, nakon čega se dnevnik može odložiti. Valja napomenuti da se rok čuvanja od pet godina ne odnosi samo na papirne, već i na elektroničke medije.

Trebam li bljeskati

Obrazac tovarnog lista 8 ima rednu numeraciju stranica. Mora se unijeti kronološkim redom. Naslovna stranica mora biti obavezno potpisana, s naznakom datuma početka održavanja. Na istom mjestu, na naslovnoj stranici, napisani su glavni podaci o samoj organizaciji, njen puni naziv.

Nakon što je evidencija završena, dnevnik se flešuje. Ušivena knjiga ovjerava se potpisima čelnika poduzeća, glavnog računovođe poduzeća i pečatom organizacije, nakon čega se prenosi u arhivu poduzeća na pohranu.

Tko ispunjava i uzorak

Dužnost vođenja evidencije putnih listova u posebnom dnevniku može se povjeriti zaposleniku određenom nalogom uprave, odnosno zaposleniku u čijem službene dužnosti, naznačeno u ugovor o radu, uključuje funkcije za održavanje računovodstvenih zapisa u organizaciji.

Najčešće takav posao obavlja računovođa, kadrovski službenik ili tajnik-referent. U nedostatku osobe koja vodi takvu izjavu unutar poduzeća, može se sklopiti ugovor s trećim organizacijama koje servisiraju vozila, pod uvjetom da će takav ugovor sadržavati klauzulu o potrebi vođenja evidencije.

Knjigovodstvo goriva i maziva (POL) po poslovnim subjektima provodi se tovarnim listovima. Forma obrasca je unificirana, sadrži polja za prikaz potrošnje goriva, naznaku rute kretanja i stvarne kilometraže. Tovarni listovi se mogu koristiti za kontrolu potrošnje benzina, dizel goriva, maziva. Obvezu izdavanja posebne dokumentacije imaju organizacije koje imaju najmanje jedno vozilo.

Kako se odvija kretanje tovarnih listova u poduzeću

Sustav upravljanja dokumentima u poduzeću trebao bi biti organiziran uzimajući u obzir specifičnosti popunjavanja i pohranjivanja dokumenata koji se odnose na korištenje goriva i maziva. Za svaki slučaj rada vozila mora se izdati putni list. Podaci o obrascima koji se izrađuju upisuju se u dnevnik u obrazac br.8.

Uprava poduzeća mora osigurati sigurnost putnih listova 5 godina. Za otpis goriva i maziva potrebno je u računovodstvo dostaviti potvrde o uplati goriva. Ako se pronađu netočnosti ili pogreške u popunjenim poljima tovarnog lista, mogu se izvršiti izmjene. To se radi uz odobrenje korekcije od strane dva odgovorna stručnjaka.

VAŽNO! Ako zaposlenik za potrebe rada koristi osobni prijevoz, za to ima pravo na naknadu. Da biste to učinili, u putni list se upisuje bilješka o pripadnosti određenog automobila zaposleniku.

Obrazac dnevnika br. 8 je unificiran, iz njega se ne mogu brisati redovi ili blokovi. Poduzećima je dopušteno proširiti popis pokazatelja navedenih u dokumentu. Sustav kontrole kretanja tovarnih listova moguće je optimizirati uvođenjem elektroničke registracije obrazaca. Automatizacija postupka smanjuje vrijeme koje zaposlenici troše na rad s dokumentima i minimizira rizik od curenja informacija. Operativnost upravljanja elektroničkim dokumentima u segmentu transportnog računovodstva moguće je osigurati uz pomoć specijaliziranih programa ili outsourcing usluga.

BTW, vlasti bi mogle biti zainteresirane za ispravnost i potpunost popunjavanja putnih listova i organizaciju kontrole nad njihovim kretanjem. Porezni ured, predstavnici inspekcije rada i prometni policajci.

Zabrana vođenja dnevnika vaučera u elektroničkom obliku u zakonodavni okvir nije predviđeno. Poduzeća imaju pravo samostalno odlučiti kako će organizirati računovodstvo:

popuniti papirnatu verziju časopisa;
održavati tablice u Excelu;
ograničeno na ispunjavanje obrasca u programu 1C.

Glavni zahtjev je usklađenost s oblikom dokumenta, prisutnost obveznih detalja i mogućnost brzog ispisa popunjenih stranica obrasca.

Osnovna dokumentacija

Mjere praćenja utroška goriva i valjanosti otpisa goriva provode se uz obvezno vođenje putnih listova i njihovog dnevnika Obrazac broj 8. Obrasce je odobrio Državni odbor za statistiku Uredbom od 28. studenog 1997. br. 78. Pravila za ispunjavanje dokumenata navedena su u Naredbi Ministarstva prometa od 18. rujna 2008. br. 152. Dopušteno je izraditi vlastiti predložak tovarnog lista koji mora sadržavati potrebne podatke primarne dokumentacije. Potpuni popis informacija, čiji je odraz neophodan, sadržan je u Zakonu od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ.

Tovarni listovi izdaju se prema različitim predlošcima ovisno o vrsti prijevoza koji se obavlja. Mogu se koristiti za obračun resursa goriva:

laka vozila;
specijalni prijevoz;
putnički taksi;
kamioni;
autobusi.

Prije polaska na posao vozaču se izdaje putni list sa svim potrebnim podacima. Rok valjanosti dokumenta ograničen je na 1 dan. Iznimka je predviđena za slučajeve upućivanja radnika na službeni put duži od jednog dana. Za situacije s poslovnim putnicima, glavni zahtjev regulatornih tijela za izdavanje putnog lista je sposobnost uzimanja u obzir radnog vremena i objektivnog odražavanja troškova goriva.

ZAPAMTITI! Očitanja brzinomjera moraju se unijeti u putne listove prije odlaska na početku smjene i nakon završetka rada. Vrijednosti za kraj dana i za jutro sljedećeg dana moraju se podudarati.

Ovisno o obliku dokumenta koji se koristi, knjigovođa može otpisati gorivo i maziva prema stvarnoj potrošnji goriva ili prema utvrđenim standardima. Putni listovi vozačima daju pravo na upravljanje određenim vozilom tijekom radnog vremena. U obrascu se navodi planirana ruta kretanja, preostalo gorivo i podaci o brzinomjeru. Dodatno se upisuju podaci o specifičnostima radnih aktivnosti te vremenu početka i završetka radnog dana.

BILJEŠKA! Tovarni listovi se ne popunjavaju kod korištenja goriva i maziva u instrumentima. Za motocikliste, motorne pile i drugu specijalnu opremu izrađuju.

Moguće je i ne ovjeravati tovarne listove, za identifikaciju vlasnika vozila dovoljan je naziv poduzeća (iznajmljivača), njegova adresa i broj telefona. Norma je podržana tekstom Naredbe Ministarstva prometa od 18. siječnja 2017. br. 17. Pečat stavljen na obrazac ne smatra se pogreškom. Kada jednim automobilom upravlja više vozača u smjenskom režimu, bonovi se izdaju zasebno za svakog vozača. Dnevnik pripada kategoriji primarne dokumentacije, tako da rok pohrane u poduzeću ne može biti kraći od 5 godina.

Svaki izdani vaučer zaposleniku mora se evidentirati u dnevniku. Isprava se sastavlja na prvoj stranici s naslovnom stranicom. Označava naziv organizacije, status i vremenski interval za koji se vodi evidencija. Sadržaj časopisa prikazan je u tablici koja se popunjava prilikom izdavanja bonova.

Ako je putni list neispravno ispunjen, obrazac je pokvaren, podaci o tome trebaju se odraziti u obrascu dnevnika br. 8. Takvi se bonovi prilažu uz časopis, upisuje se da su listovi oštećeni. Podaci se unose uz očuvanje kronologije papirologije.

Dnevnik se odlikuje kontinuiranim numeriranjem. Knjiga mora biti prošivena i ovjerena potpisom direktora poduzeća. Potpis je potkrijepljen pečatom organizacije. To je neophodno kako bi se osigurala sigurnost dokumenta i spriječili pokušaji uništavanja pojedinih listova knjige. Voditelj ustanove nalogom imenuje osobu koja će biti odgovorna za vođenje dnevnika.

Dokument na obrascu br. 8 odražava sljedeće podatke:

serijski broj izdanog tovarnog lista;
datum izdavanja isprave u kronologiji;
Puno ime i prezime vozača na čije ime je izdan voucher;
registarske tablice vozila;
potpis vozača koji je primio popunjeni obrazac putnog lista.

Ako je došlo do povrata vaučera, onda se odgovarajući unos upisuje u dnevnik. Datum povratka mora biti naznačen, potvrđen potpisom odgovornog dispečera. Obrazac 8 mora sadržavati potpise sljedećih službenih osoba:

vozač koji potvrđuje primitak putnog lista;
dispečer ili drugi ovlašteni djelatnik koji na kraju smjene prima bonove od vozača;
računovođa koji svojim potpisom mora potvrditi ispravnost popunjavanja dokumenta i činjenicu njegovog prihvaćanja za računovodstvo.

Obrazac 8 ili vlastiti predložak časopisa mogu ispisati i spojiti zaposlenici poduzeća ili naručiti u tiskari. Rok za koji se vodi knjigovodstvena knjiga utvrđuje se računovodstvenom politikom ustanove. Preporučeni interval je od 1 mjeseca do godinu dana.

Ako se pronađe greška

Ako se u zapisniku pronađu pogreške, dopušteno ih je ispraviti. Postupak izmjene popunjenih stupaca reguliran je Zakonom od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ u čl. 9. Algoritam radnji:

netočne podatke prekriži jednom crtom;
uz ispravak upisuje se "Ispravljeno";
naznačen je natpis s točnim podacima;
mora se navesti datum korektivnih radnji;
svaki slučaj ispravka mora biti potvrđen vlastoručnim potpisom odgovorne službene osobe.

Oblik koji sam dizajnirao

Ako poduzeće koristi samostalno razvijene predloške dokumenata za računovodstvo goriva i maziva, ti se obrasci moraju odražavati u dva lokalna akta organizacije:

računovodstvena politika;
nalog za odobrenje primarnog obrasca.

Podaci o organizaciji, broj dokumenta i datum njegovog sastavljanja moraju se unijeti u naredbu kojom se odobrava uzorak putnog lista ili registra vaučera. U tekstualnom bloku naloga naveden je predmet razmatranja - odobrenje novog predloška dokumenta. Obavezno navedite datum od kojeg će se obrazac unositi u sustav za upravljanje dokumentima. U završnom dijelu naloga navedeni su zaposlenici koji se moraju rukovoditi ovim lokalnim aktom i njihovi potpisi.