Registracija putnih listova u dnevnik. Kakav je postupak popunjavanja dnevnika putovanja?

Dnevnik putni listovi– standardni jedinstveni obrazac br. 8, koji koriste tvrtke koje imaju vozila (VV) za praćenje rada voznog parka i troškova goriva. Ova publikacija će vam reći kako se koristi ovaj registracijski dokument, je li standardni obrazac obavezan i je li moguća alternativa.

Dnevnik kretanja putnih listova: kakav je ovo dokument?

Obrazac br. 8 odobrio je Državni odbor za statistiku 1997. godine i do 2013. godine bio je obavezan za poduzeća koja imaju vozila u bilanci. Od početka 2013. prestao je biti obvezan, ali to uopće ne znači da vođenje dnevnika više nije potrebno. Samo što su zakonodavci dopustili tvrtkama da za sebe razviju prikladnije obrasce dokumenata, dok su ipak zadržali cijeli niz obveznih detalja. Imajte na umu da većina tvrtki još uvijek koristi dnevnik putovanja , dodavanje potrebnih (za tvrtku važnih) stupaca.

Standardni ili modificirani obrazac dnevnika unosi se u dokumentotok napomenom u računovodstvenoj politici ili posebnim nalogom voditelja. Dnevnik se obično ažurira jednom godišnje, ali velika poduzeća za motorni prijevoz često uspostavljaju mjesečni ciklus, što je također navedeno u računovodstvenim politikama poduzeća. Kao primarni knjigovodstveni dokument, prema opće pravilo Dnevnik se čuva u poduzeću ili arhivu najmanje pet godina.

Dnevnik za kretanje putnih listova: kako ih koristiti

Zakon obvezuje tvrtke i poduzetnike koji u svojim djelatnostima koriste vozila različitih kategorija da vozačima izdaju putne listove (PL) - dokumente koji daju pravo na njihovo upravljanje. Bilježi podatke o ruti, preostalo gorivo i kretanje, očitanja brzinomjera, značajke radnog procesa (na primjer, broj podizanja tereta), vrijeme odlaska na posao i dolaska u garažu. Veliki i auto transportna poduzeća Svakodnevno prakticiraju izdavanje putnih listova. Male organizacije čije aktivnosti nisu povezane s motornim prijevozom mogu izdati putni list za vozače do 1 mjeseca. No, bez obzira na učestalost izdavanja kupona, oni moraju biti evidentirani u brodskom dnevniku podmornice.

Uvjeti za popunjavanje dnevnika

Obrazac br. 8 je dnevnik na čijoj se naslovnoj stranici navodi naziv društva, status i razdoblje trajanja. Sam dnevnik je tablica u koju se unose podaci o svim tovarnim listovima izdanim od strane poduzeća. Čak i ako je neki od njih neispravno ispunjen i oštećen, prilaže se dnevniku s oznakom „Pokvareno“, a njegov broj mora biti upisan općim kronološkim redom u dnevnik.

Kao i mnoge upisne knjige, dnevnik ima kontinuirano numeriranje listova, prošiven je, ovjeren potpisom voditelja i pečatom organizacije (ako postoji). Odgovornost za popunjavanje dokumenta i točnost podataka u njemu snosi zaposlenik koji je nalogom uprave ili u skladu s radnim obvezama dodijeljen za obavljanje ovog posla. Putni dnevnik, obrazac 8, možete preuzeti u nastavku. Ovako izgleda:

Sva polja ovog obrasca obavezna su popuniti. Oni kronološkim redoslijedom prikazuju podatke o broju registarske pločice, datumu izdavanja, punom imenu vozača kojemu je izdana i njegovom potvrđujućem potpisu. Prilikom vraćanja tovarnog lista upisuje se datum povrata i potpisom potvrđuje otpravnik, koji prihvaća list i predaje ga računovođi na obradu. Računovođa također potpisom potvrđuje prijenos bonova pri primitku.

Dnevnik putovanja: uzorak popunjavanja

	Datum izdavanja	Vozač		Garažni broj vozila				Bilješka
					vozač u dobivanju dozvole	otpremnik i datum prihvaćanja pisma i dokumenata od vozača	računovođa i datum prihvaćanja pisma
		Sergejev Anton Mihajlovič			vozačka slika	potpis dispečera	01/13/2017 potpis računovođe	popunjeno za određene rute itd.
		Peršin Andrej Viktorovič			vozačka slika	potpis dispečera	01/13/2017 potpis računovođe

Poduzeća i gospodarstvenici imaju pravo dopuniti tablicu stupcima različite informacije, što se smatra neophodnim. Tako mnoge tvrtke unose podatke o ruti vozila, isporučenoj robi, kilometraži vozila, potrošnji goriva itd.

Važnost ovog računovodstvenog dokumenta također je određena činjenicom da je on jedna od potvrda o radu vozila tvrtke, a time i troškova goriva, što omogućuje smanjenje porezne osnovice smanjenjem pripadajućih plaćanja. Osim toga, dnevnik, koji bilježi pristup vozača liniji i informacije o radnom vremenu, služi kao osnova za obračun plaće vozači poduzeća.

2017. gdje mogu preuzeti aktualni obrazac putnog dnevnika putnih listova po Obrascu broj 8? Je li se forma ovog časopisa promijenila? Evo aktualnog obrasca i uzorka za popunjavanje dnevnika za 2017. godinu.

Je li potrebno voditi dnevnik?

Motorna prijevoznička poduzeća, kao i druge organizacije i pojedinačni poduzetnici koji upravljaju vozilima, troškovi, na primjer, benzina, moraju biti potkrijepljeni popratnim dokumentima. Glavni primarni računovodstveni dokumenti koji određuju pokazatelje uspješnosti Vozilo, su putni listovi. Tovarni listovi također se koriste za obračun plaća vozača i plaćanja za prijevoz tereta. Cm. " ".

Imajte na umu da ako pružate usluge prema zasebnim ugovorima o prijevozu, tada na zahtjev Ministarstva prometa morate voditi dnevnik putnih listova. Na primjer, prema jedinstvenom obrascu br. 8. To je predviđeno stavkom 18<Обязательных реквизитов>, odobreno Naredba Ministarstva prometa Ruske Federacije od 18. rujna 2008. N 152.

Ako niste uključeni u plaćeni prijevoz i npr. preuzimate robu od prodavatelja vlastitim prijevozom, tada niste dužni voditi dnevnik. Međutim, vrijedi priznati da je dnevnik prikladan za unutarnju kontrolu nad kretanjem listova. Uvijek možete utvrditi kome je i koji tovarni list izdan, te je li na vrijeme predan u računovodstvo. Ovo je važno za pravovremeni obračun i obračun troškova goriva i maziva, posebno u 2017. godini.

Dnevnik je namijenjen praćenju kretanja putnih listova. Pomoću njega možete pratiti kome su od vozača i kada izdani putni listovi te jesu li ih na vrijeme predali u računovodstvo.

Format časopisa: vlastiti ili državni

Za kontrolu kretanja izdanih tovarnih listova, organizacija može voditi dnevnik kretanja tovarnih listova u obrascu 8, odobrenom Odlukom Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije od 28. studenog 1997. br. 78. Međutim, željeli bismo naglašavaju da od 1. siječnja 2013., u vezi sa stupanjem na snagu Saveznog zakona „O računovodstvu" od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ, jedinstveni obrazac više nije obavezan.

Organizacija ili pojedinačni poduzetnik ima pravo razviti vlastiti obrazac dnevnika ili nadopuniti jedinstveni obrazac potrebnim informacijama, pod uvjetom da su sve točke jedinstvenog obrasca nužno očuvane.

Časopis se u pravilu izdaje za razdoblje od najviše 1 godine, ali ako je potrebno, to se razdoblje može smanjiti na 1 mjesec. Dnevnik tovarnog lista je primarni dokument i rok čuvanja je najmanje 5 godina.

Primjer dnevnika

Prijeđimo na dokumente i primjere. Za početak možete premjestiti tovarne listove br.8.

Algoritam popunjavanja dnevnika je jednostavan i svodi se na sljedeće: podaci o svim tovarnim listovima koje je izdala organizacija unose se u dnevnik za evidentiranje izdavanja tovarnih listova. U ovom slučaju nema iznimaka. Časopis ima kontinuiranu numeraciju i vodi se kronološkim redom. Nakon što je dnevnik u potpunosti ispunjen, voditelj ga spaja, pečatira i potpisuje.

Održavanje u elektroničkom obliku

U zakonodavstvu nema zabrana vođenja dnevnika kretanja tovarnih listova u elektroničkom obliku. Elektronički dnevnik možete voditi u bilo kojem prikladnom obliku: u Excelu, 1C, programu u oblaku itd. Poželjno je da se ovaj časopis, po potrebi, može tiskati.

• na dan izdavanja putnog lista vozaču;
• na dan prihvaćanja putnog lista od vozača;
• na dan predaje putnog lista u računovodstvo.

Sve organizacije koje u obavljanju svoje djelatnosti koriste vozila dužne su voditi dnevnik putnih listova. Zakon nalaže posebne uvjete za vođenje i popunjavanje ovog dnevnika. Detaljnije ćemo vam reći kasnije u našem članku.

Časopis se sastoji od nekoliko dijelova.

Naslovnica:

• Pravni naziv poduzeća.
• Podaci o organizaciji (OKPO).
• Razdoblje sječe.

Dio tablice s informacijama:

• Broj tovarnog lista i stvarni datum izdavanja vozaču.
• Podaci o vozaču (puno ime i osobni broj).
• Garažni broj automobila.
• Potpisi ovlaštenih i odgovornih osoba (vozač, dispečer, računovođa).

Dnevnik upisa i izdavanja tovarnih listova ima tzv. kontinuirano numeriranje i mora se voditi kronološkim redom. Čim je knjigovodstvena knjiga završena, ona mora biti prošivena i ovjerena pečatom poduzeća i potpisom vlasnika poduzeća.

U osnovi, u poduzećima, računovodstveni dnevnik ispunjava računovođa na temelju primarne dokumentacije ili drugi ovlašteni zaposlenik organizacije, u ugovor o radu koji je registriran. U pojedinačnim slučajevima, obveza održavanja i registracije putnih karata dodjeljuje se trećoj organizaciji (ako je računovodstvo angažirano). U tom slučaju potpisuje se ugovor između stranaka s uvjetima suradnje, pravima i obvezama jedne prema drugoj. Zakonodavstvo Ruske Federacije dopušta ovu opciju. Osim toga, dokument možete dostaviti elektroničkim putem.

Ako je potrebno napraviti ispravke u putnom dnevniku, trebate se rukovoditi zakonskim propisima. Ispravke u dnevniku, kao iu drugim primarnim ispravama, treba izvršiti jednostavnim precrtavanjem netočnih podataka i novim upisom s datumom, potpisom i pečatom.

Uzorak popunjavanja časopisa možete besplatno preuzeti.

Na zakonodavnoj razini, svaka organizacija koja koristi vozila za poslovanje ili proizvodnju dužna je voditi dnevnik putnih listova. Moraju se ispuniti prema standardu u skladu s Obrascem br. 8. Ovaj se dokument smatra primarnom dokumentacijom, koja zapravo potvrđuje troškove goriva i maziva, omogućuje vam planiranje troškova i smanjenje plaćanja poreza. Osim toga, potrebna je knjiga za razgraničenja vozača.

Sve organizacije koje u svojim knjigama imaju kamione ili automobile dužne su voditi dnevnik za izdavanje putnih listova. Naravno, oni koji obavljaju putovanja koja su tvrtki isplativa.

DATOTEKE 2 datoteke

Važnost vođenja dokumenta leži u činjenici da se na njemu bilježe putni listovi, koji su pak potvrda troškova koje je organizacija napravila. Bez dnevnika, održavanje reda u rukovanju putnim listovima i općenito dokazivanje njihovog postojanja (za velike količine posla) prilično je problematično.

Način primjene

Popunjavanje dnevnika za izdavanje tovarnih listova može se organizirati isključivo u papirnatom obliku. Ne postoji mogućnost elektroničkog unosa potrebnih podataka (samo ako svaki od vozača, dispečera i računovođa organizacije ima vlastiti elektronički potpis).

Od samog početka održavanja dokument se ispisuje i po potrebi isporučuje s dodatnim listovima. Na kraju razdoblja održavanja prošiva se, ovjerava potpisom voditelja organizacije i čuva još 5 godina.

U idealnom slučaju, trebao bi ga stalno koristiti zaposlenik koji je odgovoran za izdavanje i primanje putnih listova od vozača.

Sastavni dijelovi časopisa

Obrazac dokumenta sastoji se od dva lista. Kada je završen, časopis je knjiga s naslovnicom i nekoliko listova otisnutih i složenih u obliku tablice. Na naslovnici, u sredini, je naziv časopisa koji označava godinu (mjesec) punjenja (obično je rok valjanosti 1 godina, ali postoje i kratkoročne opcije, za mjesec dana).

Na vrhu korica osoba koja ispunjava upisuje puni naziv organizacije, šifru dokumenta prema OKUD-u (za standardni međuindustrijski obrazac br. 8 je 0345008, odmah se unosi u obrazac), šifru prema u OKPO.

Tablica koja se nalazi na drugom listu dnevnika sadrži stupce. Svaki od ovih stupaca pretpostavlja sljedeće podatke:

• Broj tovarnog lista. Dokument koristi kontinuirano numeriranje. Svi unosi se vrše kronološkim redom.
• Kada je putni list izdan (datum).
• Podaci o vozaču: puno ime i prezime riječima, ako postoji - matični broj.
• Znamenke garažnog (ne registarske pločice) broja automobila.
• Potpis vozača kao jamstvo da je primio putni list.
• „Autograf“ otpravnika koji je prihvatio putni list s bilješkama, kao i druge dokumente o putovanju (ovi podaci su navedeni u bilješci).
• Potpis računovođe. Stavlja se nakon što je tovarni list primljen u računovodstvo.
• Bilješka. Ovaj stupac je namijenjen podacima koji su od temeljne važnosti za izdavanje ili prihvaćanje tovarnih listova. Označava oznake (ili njihov nedostatak) na dokumentima, ispravke, fizička svojstva primljeni papir itd.

Drugi list dnevnika može trajati koliko god želite. Glavno je da tovarni listovi uključeni u njega imaju ispravan datum izdavanja. Zaposlenik nema pravo u dnevnik unositi nebitne ili svjesno lažne podatke.

Što se tiče roka skladištenja, prema postojećim standardima, dnevnik izdavanja tovarnih listova čuva se najmanje 5 godina.

Važna točka! Dnevnik za izdavanje tovarnih listova mora sadržavati podatke o svim izdanim ispravama. Ako tovarni list nije evidentiran, tada ga računovodstvo nema pravo prihvatiti.

Tko ga ispunjava

Voditelju organizacije u početku se automatski dodjeljuje odgovornost za vođenje dnevnika. Ali u velikoj većini slučajeva on tu odgovornost povjerava svojim podređenima. To se može učiniti na dva načina:

• Ugovorom o radu (navodeći to kao izravne obveze određenog zaposlenika).
• Posebnom narudžbom. Dokument će se zvati “Naredba o imenovanju osobe odgovorne za vođenje dnevnika izdavanja putnih listova”. Sastavlja se u slobodnom obliku. Glavno je da sadrži potpis upravitelja, podatke o organizaciji, podatke o imenovanom zaposleniku i njegov potpis kao znak suglasnosti sa sadržajem.

Ne posebni trening Određeni zaposlenik ne mora prolaziti kroz vođenje dnevnika.

Zakonodavni okvir

Priloženi obrazac i uzorak ispunjavanja je standardni međusektorski obrazac br. 8, koji je usvojen Rezolucijom br. 78 Državnog odbora za statistiku 28. studenog 1997. godine. Ona dugo vremena bio u upotrebi, a ni sada nije izgubio svoju važnost.

Međutim, od 2013. godine korištenje upravo takvog obrasca postalo je neobavezan postupak. Svaka organizacija ima pravo samostalno izabrati na kojem će obrascu označavati izdavanje putnih listova.

Organizacija čak može mijenjati postojeće obrasce dokumenata za vlastitu udobnost. Glavno je da su te radnje potvrđene posebnim nalogom upravitelja s potpisom i pečatom, a također su navedene u računovodstvenim politikama tvrtke.

Ako koristite standardni obrazac, takve mjere neće biti potrebne. Osim toga, standardni obrazac dnevnika zadovoljava sve zahtjeve koji se na njega odnose. Izmjenom stupaca, punilac riskira naići na situaciju kršenja zakona o radu ili poreza. Iz ovih i drugih razloga Obrazac broj 8 ostaje u uporabi.

Moguće dopune

Budući da se časopis koristi dosta dugo, brojne su tvrtke dodale svoje rubrike. Praksa je pokazala da je zgodno u ovaj časopis uvrstiti:

• Ruta kojom će automobil ići. Neki jednostavno označavaju točku dolaska.
• Kakvu vrstu tereta prevozi vozilo?
• Kilometraža.
• Potrošnja goriva nastala kao rezultat putovanja itd.

Naravno, svi se ti podaci popunjavaju tek nakon što se tovarni list vrati ili čak nakon što ga primi računovođa organizacije. Bez obzira na promjene postojeći oblik, moraju biti potkrijepljeni posebnim nalozima upravitelja.

Dnevnik za izdavanje tovarnih listova jedan je od primarnih dokumenata koji potvrđuju troškove organizacije ili individualnog poduzetnika za gorivo. Ako je pravna osoba odabrala sustav oporezivanja koji uzima u obzir troškove, tada je ovaj dokument posebno važan pri izračunu poreza koji duguje organizacija.

Individualni poduzetnici i pravne osobe, čije aktivnosti, na ovaj ili onaj način, uključuju potrebu korištenja motornih vozila, u pravilu upisuju putne listove izdane vozačima u poseban dnevnik.

Na temelju takvog dnevnika bilježe se troškovi goriva, što omogućuje smanjenje oporezivih pokazatelja poduzeća. Osim toga, dnevnik putnih listova koristi se pri obračunu plaća za vozače uključene u rad organizacije.

Sve organizacije i samostalni poduzetnici čije je područje djelatnosti vezano uz pružanje usluga prijevoza i prijevoza dužni su voditi dnevnik putnih listova. Uputa se temelji na standardima Savezni zakon 259-FZ od 18. studenog 2007. i Nalog Ministarstva prometa od 18. rujna 2008. br. 152.

Što se tiče poduzeća koja nisu izravno povezana s pružanjem usluga prijevoza i prijevoza, ali koriste vozila u tijeku svoje djelatnosti, prisutnost dnevnika putnog lista za njih nije obvezna, ali se može koristiti za sistematizaciju i pojednostavljenje evidencije podatke koje koriste u svom radu.

Računovodstveni dnevnik tovarnog lista, obrazac 8, odobren je Rezolucijom Goskomstata br. 78 1997., ali 1. siječnja 2013. stupio je na snagu Savezni zakon br. 402-FZ, koji je ukinuo postojeći jedinstveni obrazac 8. Od ovog datuma prijevoznička poduzeća koji su prethodno vodili listove knjigovodstvenog dnevnika tovarnog lista prema Obrascu 8, dobili su priliku razviti vlastitu, najoptimalniju verziju knjigovodstvenog lista, s tim da će se glavni dijelovi jedinstvenog obrasca 8 duplicirati.

Je li moguće voditi elektroničkim putem?

Ne postoje ograničenja u pogledu vođenja dnevnika putnih listova u elektroničkom obliku ni u jednom pravnom aktu važećeg zakonodavstva, stoga je dopušteno izraditi računovodstveni list u elektroničkom obliku.

Bilješka! Možete koristiti bilo koju najprikladniju opciju upravljanja, bilo da je to obični Excel ili 1C.

Za organizacije s velikim voznim parkom i velikim brojem vozača, održavanje elektroničke verzije je poželjnije od ručne registracije, zbog značajnog intenziteta rada procesa. Pritom je poželjno da se časopis po potrebi može tiskati i na papiru.

Kako voditi dnevnik

Dnevnik tovarnog lista, Obrazac 8, izrađuje se u tabelarnom obliku, koji predstavlja iskaz podijeljen u stupce. Postoji devet takvih stupaca. Oni uključuju sljedeće podatke:

• Serijski brojevi izdanih listova;
• Datumi izdavanja;
• Puno ime vozača;
• Broj zaposlenika;
• Garažni brojevi vozila;
• Potpisi vozača, dispečera i računovođe;
• Bilješke ako je potrebno.

Bilješka! Ako organizacija vodi evidenciju koristeći vlastiti razvijeni obrazac izvješća, računovodstveni dnevnik može sadržavati dodatne stupce koje organizacija posebno koristi.

Ako se u knjigovodstvenu knjigu unesu pogrešni podaci, mogu se izvršiti ispravci u skladu s odredbama 9. Saveznog zakona br. 402-FZ. Ako se napravi pogreška, unos se ispravlja na sljedeći način:

1. Pogrešan upis precrtava se jednom crtom;
2. Uz njega se stavlja oznaka “ispravljeno” i upisuju se točni podaci;
3. Naveden je datum kada su ispravci napravljeni;
4. Učinjene ispravke mora potpisati osoba odgovorna za vođenje knjigovodstvene evidencije;

Važno! Prilikom precrtavanja pogrešnog upisa potrebno je povući crtu kako bi sam netočan upis ostao čitljiv nakon precrtavanja.

Rok trajanja

Putni listovi se zaposlenicima koji rade na vozilima izdaju jednom u radnom danu ili smjeni. Sam upisni dnevnik izrađuje se za godišnje razdoblje, no po potrebi se razdoblje održavanja može smanjiti na mjesec dana, npr. govorimo o o pojedinačnim dugim putovanjima kao što su poslovna putovanja.

S obzirom na to da je knjigovodstvena evidencija primarna dokumentacija, njezin naknadni rok čuvanja je 5 godina, nakon čega se dnevnik može zbrinuti. Valja napomenuti da se rok čuvanja od pet godina ne odnosi samo na papirne, već i na elektroničke medije.

Da li je potrebno blicati

Putni dnevnik obrazac 8 ima redoslijed numeriranih stranica. Prilikom uvođenja potrebno je pridržavati se kronološkog slijeda. Naslovna stranica mora biti potpisana s datumom početka. Tamo su na naslovnoj stranici napisani glavni podaci o samoj organizaciji i njezin puni naziv.

Nakon što je računovodstvo završeno, dnevnik se spaja. Uvezana knjiga ovjerava se potpisima uprave poduzeća, glavnog računovođe poduzeća i pečatom organizacije, nakon čega se prenosi na pohranu u arhivu poduzeća.

Tko ispunjava i uzorak

Odgovornost za vođenje evidencije putnih listova u specijaliziranom dnevniku može se dodijeliti zaposleniku imenovanom nalogom uprave ili zaposleniku u čijem Odgovornosti na poslu, naznačene u ugovoru o radu, uključuju funkcije vođenja računovodstvenih evidencija u organizaciji.

Najčešće takav posao obavlja računovođa, kadrovski službenik ili tajnik-referent. U nedostatku osobe koja vodi takvu izjavu unutar poduzeća, može se sklopiti ugovor s trećim organizacijama koje servisiraju vozila, pod uvjetom da će takav ugovor sadržavati klauzulu o potrebi vođenja evidencije.