Töltse ki az utazási naplót. Fuvarlevél mozgási napló: helyesen töltse ki

A gépjármű-közlekedési vállalkozások tulajdonosai gyakran tesznek fel kérdést a nyilvántartással kapcsolatban fuvarlevelek: szükséges-e lebonyolítani 2019-ben. Milyen formában legyen és hol érdemes ingyenesen letölteni a fuvarlevél-nyilvántartás mintáját. A tulajdonosok tudják, hogy minden olyan cégnek, amelynek a mérlegében személygépkocsi vagy teherautó szerepel, köteles rögzíteni a mozgását. Ezért gyakran kérnek mintakönyvet a fuvarlevelek nyilvántartásáról. Az alábbiakban részletesen megvizsgáljuk, hogyan kell megszervezni a könyvelést és hogyan kell megfelelően rögzíteni a forgalmat a 2019-es ingyenes fuvarlevél-nyilvántartás letöltésével.

Miért van szükségünk nyilvántartásra a járművezetőknek szóló fuvarlevelek kiállításához?

Mivel az adófizetők leírhatják a termelési költségek egy részét, a szervezeteknek olyan dokumentációra van szükségük, amely megerősíti az eszközök mozgatásának és kimerülésének költségeit. A közlekedési ágazatban ezen elsődleges dokumentumok egyike a fuvarlevél. Az utazás útvonalával, a sofőrrel, az igénybe vett járművel, az áru- vagy személyszállítással kapcsolatos minden információnak tartalmaznia kell a 2019-es és az azt megelőző évek fuvarleveleinek nyilvántartását. A szabályok alapján szövetségi törvény 2007.11.08-i 259-FZ számú „A közúti közlekedés és a városi szárazföldi elektromos közlekedés chartája” és „A fuvarlevelek kitöltésének kötelező részletei és eljárása”, jóváhagyva a Közlekedési Minisztérium 2008.09.18-i 152. számú rendeletével, ez a dokumentum vagy magazin kötelező minden járműtulajdonos számára . Ezenkívül a fuvarleveleket külön naplóban kell rögzíteni.

A fuvarlevél-nyilvántartás kitöltésének mintája

Első lépés. Címlap

Töltsön le egy minta utazási jegy regisztrációs naplót 2019. Címlap.

A számviteli napló címlapjának kitöltésekor fel kell tüntetni a szervezet nevét és tulajdoni formáját, az OKPO nyomtatványt, a naplóvezetés hónapját és évét (időszakát) hibátlanul. Nem kell nyomtatnia.

Példa egy folyóirat címlapjának kitöltésére

2. lépés: Főtest

Konkrétan a fuvarlevelek mozgásának figyelembevétele érdekében a 8-as számú nyomtatványt dolgozták ki (OKUD 0345008 kódja), amely a szükséges adatok egységesítésére szolgál. Az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottságának 1997. november 28-i 78. számú rendelete hagyta jóvá. A 2011. december 6-i 402. számú számviteli törvény azonban kimondja, hogy a 8-as nyomtatvány használata nem kötelező . A szervezetnek joga van önállóan elkészíteni a fuvarlevelek könyvelési mintáját, feltéve, hogy az összes szükséges információt tükrözi.

Töltse le a fuvarlevelek mozgási nyilvántartását, 8-as nyomtatvány

A táblázatnak tartalmaznia kell:

• a fuvarlevél kiállításának száma és dátuma;
• a sofőr adatai, személyi száma;
• a jármű garázsszáma (általában állami szervek adják ki, magáncégek nem, ezért elfogadható az oszlop üresen hagyása).

A cél és egyéb információk a Megjegyzés oszlopban vannak beírva.

Ezt a kötelező információt tartalmaznia kell, még akkor is, ha a szervezet önállóan határozta meg, hogyan nézzen ki a fuvarlevél és a napló.

Cikkünkben letöltheti a fuvarlevél-nyilvántartást, a 8-as (2019) nyomtatványt. Példa táblázatos adatok kitöltésére.

3. lépés: A tervezés befejezése

Az űrlapon szereplő bejegyzéseket egyszerre három alkalmazott igazolja vissza:

• sofőr;
• az, aki megadta az információt (például a diszpécser);
• valamint a bizonylatot átvevő könyvelő.

A 2019-es utazási jegyek kiállításának mintanaplója. A jegy kitöltése:

A karbantartás gyakorisága

A fenti 2019-es fuvarlevelek kiállításának mintanaplóját havonta és minden alkalommal új oldalon állították össze. A szervezetek és az egyéni vállalkozók azonban másként is tehetnek: meg kell határozni a nyilvántartások megőrzésének időszakait, és üres sorok elhagyása nélkül tölthetik ki.

A jogszabályok lehetővé teszik a járművezetők számára, hogy legfeljebb 1 hónapra állítsanak ki úti okmányokat. Ha ezalatt a járművet nem egy, hanem két sofőr használja, akkor minden munkavállalónak lehetősége van saját mozgásutalványt kiállítani.

Ebben az esetben visszaküldésükkor minden, a könyvelőhöz beérkezett dokumentum bekerül a könyvelési űrlapba. A rendszerleíró adatbázis kitöltésekor a legtöbb információ ugyanaz lesz, de ez nem ijesztő.

Hol tudok venni

A járművek mozgásának szabályozására kész könyvek kaphatók. Az ilyen magazin oldalait számozni kell.

Amikor lejár, legalább két felelős alkalmazottnak alá kell írnia:

• aki vezette;
• igazgató vagy könyvelő.

Ugyanezek a követelmények a nyomtatott regiszterrel szemben. A fuvarlevelek kiállítására szolgáló folyóirat ingyenesen letölthető a cikkünkben található linkről. Ha egy hónapra indul, akkor az időszak végén számozni, befűzni és aláírni kell.

Szavatossági idő

A törvény nem határozza meg, hogy egy ilyen nyilvántartást meddig kell megőrizni, akár kinyomtatják, akár boltban vásárolják. A fuvarlevelek és azok mozgása alapján alakul ki a sofőrök bére, az adó és az előállítási költségek alapja. Az ilyen elsődleges dokumentumokat, amelyekre vonatkozó információkat a nyilvántartásban rögzítik, a szervezet legalább 5 évig tárolja. Nyilvánvaló, hogy magát a registry-t is ugyanannyiért kell tárolni.

Megsemmisítése előtt fontos megbizonyosodni arról, hogy az utolsó számviteli bizonylat még nem járt le. Ellenkező esetben, ha szükséges, nem tudja megerősíteni az ellenőrzés meglétét és fenntartását. A következő időszak ingyenes utazási naplója letölthető honlapunkról.

A teherautó fuvarlevele az elsődleges könyvelés fő dokumentuma, amely az áruszállításkor a fuvarlevéllel együtt meghatározza a gördülőállomány és a vezető működésének elszámolására, valamint a számításra vonatkozó mutatókat. bérek a sofőrnek és az áruszállításért fizet.
Teherszállító járművek esetében az Oroszországi Állami Statisztikai Bizottság 1997. november 28-i N 78 rendelete kétféle fuvarlevelet hagyott jóvá - az N 4-c és az N 4-p nyomtatványt.

* Az N 4-c (darabmunka) formanyomtatványt árufuvarozás során használják, az autó darabáron történő fizetése mellett.
* Az N 4-p formanyomtatványt (időalapú) az autó üzemeltetéséért időarányos fizetés ellenében használják, és két ügyfél egyidejű áruszállítására szolgál egy munkanap (műszak) alatt. a sofőrtől.

A fuvarlevél letéphető szelvényeit a megrendelő tölti ki, és ezek alapul szolgálnak ahhoz, hogy a jármű szervezete-tulajdonosa számlát mutasson be a vásárlónak.
A megfelelő letéphető kupon a számlához van csatolva. A fuvarlevél a járművet birtokló szervezetben marad, azonos nyilvántartást ismétel meg a gépkocsi ügyfél általi üzemeltetési idejéről, és a jármű munkanapi üzemeltetésének elszámolásának alapjául szolgál.

Abban az esetben, ha a leltári cikkeket a gépkocsi üzemeltetéséért időarányos fizetéssel szállítják, az árufuvarozási okmányok száma bekerül a fuvarlevélbe, és ezen árufuvarozási okmányok egy példányát csatolják, amelynek eredményeként fel van tüntetve a szállított rakomány tonna mennyisége és a munkát tükröző egyéb mutatók.autó és sofőr.
A fuvarlevél kitöltését a járművezetőnek történő kiadás előtt a szervezet diszpécsere vagy az erre jogosult személy végzi. A többi adatot a járművet birtokló szervezet munkatársai és az ügyfelek töltik ki. Emlékeztetni kell arra, hogy a fuvarlevél kitöltésében való részvétel nem megengedett, kivéve az átvételt (kilépéskor) és a kézbesítést (az autó visszaküldésekor) igazoló aláírásokat.
Az N 4-c és N 4-p formátumú fuvarleveleket a járművezető részére a meghatalmazott személy átvétele ellenében csak egy munkanapra (műszakra) adják ki, feltéve, hogy a járművezető átadta az előző munkanap fuvarlevelét.

A fuvarlevél kitöltése a következő sorrendben történik:

1. Az okmány neve alatt a kiállítás dátuma (nap, hónap, év) kerül rögzítésre, amelynek meg kell egyeznie a kiállított fuvarlevél naplóba való bejegyzésének dátumával.

2. Az "Üzemmód" sorban a működési módnak megfelelő kódot (bedolgozva hétköznapok, üzleti út, összesített munkaidő elszámolás, napi munkaidő elszámolás, hétvégi vagy ünnepnapi munkavégzés, menetrend szerinti vagy munkarenden kívüli munkavégzés stb.), melynek értelmében a járművezető fizetése történik.

3. Az "Oszlop", "Dandár" sorokban az oszlop és a dandár számait kell rögzíteni, amelyek egy autót és egy sofőrt tartalmaznak.

4. A járműnek szánt sorokba írja be a márkát, az állam számát, valamint a garázsszámát.

5. A sofőrnek szánt sorokban rögzíteni kell a fuvarlevélen dolgozó sofőr vezetéknevét, kezdőbetűit, személyi számát a szállítási szervezetben, az igazolvány számát és a járművezető osztályát.

6. Az engedélykártyához tartozó soroknak tartalmazniuk kell annak típusát (szabványos, korlátozott), lajstromszámát és sorozatát.

7. A „Pótkocsik” sorokban a gépkocsival együtt gyártott pótkocsik és félpótkocsik márkája, állami és garázsszáma kerül rögzítésre. A cserepótkocsik és nyerges pótkocsik darabszámát ezeken a vonalakon rögzítjük a visszahordás helyén.

8. A „Kísérők” sorban a gépkocsit a feladat elvégzésére kísérő személyek (rakodók, szállítmányozók, gyakornok stb.) neve és kezdőbetűi kerülnek rögzítésre.

9. A "Sofőr és az autó munkája" részben - információ az autó menetrend szerinti indulásáról és visszaszállításáról.

10. A „Hozzárendelés a járművezetőhöz” részben:

A 18. "Rendelkezésre áll" rovatban az ügyfél kérelme vagy egyedi megrendelése alapján annak az ügyfélnek a neve kerül rögzítésre, akinek a rendelkezésére kell érkeznie a gépkocsinak a feladat elvégzéséhez.

A 19. „Érkezési idő” oszlopban az autó megrendelőhöz történő megérkezésének idejét (órában és percben) kell rögzíteni kérelme, egyszeri megrendelés vagy az autó szerződéses feltételek szerinti ütemezése szerint.

A 20-21. oszlopok (a be- és kirakodási helyek címei) jelzik, hogy a rakományt honnan kell elvinni és hova kell kiszállítani a kérelem, a megrendelő egyetlen megrendelése vagy a szerződés feltételei szerint.

A 22. „Rakomány megnevezése” rovatban a fuvarozásra bemutatott rakomány megnevezése kerül rögzítésre az ügyfél kérelme vagy egyedi megrendelése alapján.

A 23. „Teherautók száma” rovatban jelentkezés vagy egyszeri megrendelés alapján kerül rögzítésre a feladat teljesítéséhez szükséges rakott utak száma.

A 24. „Távolság” oszlopba a közúti hatóságok adatai alapján, vagy a terület térképe (városterv) alapján, görbemérővel, vagy az alapján összeállított távolságjegyzék alapján kerül rögzítésre a teherszállítás távolságai. mérési jegyzőkönyvek vagy az autó sebességmérője szerint (szezonális fuvarozáson), a szállító szervezet és a megrendelő rögzített aktusa.

A 25. „Szállítási tonna” oszlop az ügyfél számára szállítandó rakomány mennyiségét tartalmazza.
A „Gépjárművezetői megbízás” részben meghatározott feladat megváltoztatásának joga csak gépjármű-közlekedési szervezettel rendelkezik. A megrendelő a szállítási szervezettel egyetértésben csak kivételes esetben változtathat a feladaton.

11. A fuvarlevél elülső oldalán az „Üzemanyag kiadása” sorba a feladat teljesítéséhez szükséges kibocsátáshoz szükséges üzemanyag mennyiségét írják fel, figyelembe véve az előző munkanapon fennmaradó üzemanyagot.

A „Diszpécser aláírása” sorban a diszpécser aláírásával igazolja, hogy az általa kitöltött fuvarlevél adatai helyesek, és a járművezető jogosítvány.

A fuvarlevél kitöltése a garázsból való távozás előtt a következő sorrendben történik:

1. A 9., 10. és 11. oszlopban az „Üzemanyag szállítása” rovatban és a megfelelő sorokban a tartálykocsi, az üzemanyag- és kenőanyag-technikus (POL) vagy egy erre jogosult személy rögzíti a kiadott üzemanyag mennyiségét.

2. Az elülső oldalon a közlekedési szervezet által utazás előtti orvosi vizsgálat elvégzésére felhatalmazott személy aláírásával igazolja a járművezető egészségi állapotát és a gépjárművezetés engedélyezésének lehetőségét.

3. A "Sofőr és a gépkocsi munkája" rovatban az 5. "Sebességmérő leolvasások" oszlopában az ellenőrző pont (ellenőrző pont) vagy a műszaki ellenőrző osztály (OTK) szerelője rögzíti a sebességmérő állását, amikor az autó elhagyja a vonalat, ill. a 6. oszlopban "Tényleges idő" bélyegző - az óra az autó garázsból való indulásának tényleges idejét írja le. Meghibásodás vagy órabélyegző hiánya esetén az idő manuálisan rögzítésre kerül a következő sorrendben: nap, hónap, óra, perc.

4. Az "Üzemanyag mozgása" rovatban a 12. "Egyenleg induláskor" oszlopban az ellenőrző pont vagy minőségellenőrzési osztály szerelője a kijáratnál rögzíti az autó tartályaiban lévő üzemanyag mennyiségét, és igazolja az összes bejegyzés helyességét. ebben a rovatban történő aláírással készült.

5. A gépkocsi műszaki szervizelhetőségére vonatkozó sorokban az ellenőrző pont vagy minőségellenőrzési osztály szerelője aláírásával igazolja a gépkocsi műszakilag kifogástalan állapotú járművezető részére történő átadását és a garázs elhagyásának engedélyezését. A gépkocsit átvevő sofőrt meghatározó sorokban a sofőr aláírásával igazolja, hogy a gépkocsit műszakilag kifogástalan állapotban vették át és a munkaköri megbízást megkapta.

A fuvarlevél kitöltése a vonalon a következő sorrendben történik:

1. A "Feladat sorrendje" részben N 4-c űrlap:

1.1. A 27. oszlopban a teljesített utak számát sorban kell rögzíteni. A rekord az utazások mellékelt szállító okmányainak feladására szolgál.

1.2. A 36-38. "Csatolt árufuvarozási okmányok (TTD) száma" rovatban a feladó az ezen utazáshoz kapcsolódó árufuvarozási okmányok összes számát rögzíti.

1.3. A 28-30. „Érkezés” rovatban a fuvarlevél sofőr által a feladónak vagy címzettnek történő bemutatásának dátuma és időpontja (óra és perc) a be- és kirakodási pontokon (az állomások kivételével) a feladónál vagy a címzettnél. vasutak). Bejárati kapu, ellenőrző pont hiányában a feltüntetett rovat nem kerül kitöltésre, a fel- vagy kirakodás helyére érkezés időpontja a fuvarlevélbe (THN) kerül beírásra.

1.4. A 39. és 40. rovatban a feladó neve szerepel, a feladó aláírja és bélyegzi, igazolja az általa kitöltött fuvarlevél adatainak helyességét.

2. A "Leállás a vonalon" rovatban a műszaki segítségnyújtó szolgálat munkatársa vagy meghatalmazott személy a megfelelő oszlopokba írja be az állásidő okát, az állásidő kezdetének és végének dátumát és időpontját, és ezeket a bejegyzéseket igazolja aláírásukat.

3. Az elülső oldalon lévő "Különleges jelzések" sorokban olyan információk szerepelnek, amelyek nem szerepelnek a fuvarlevél formájában (a közlekedési rendőrség jelzései, az ügyfelek az autó berakásának megtagadása esetén, különféle közúti szolgáltatások stb.) .

Az autó garázsba történő visszaküldésekor a fuvarlevél a következő sorrendben kerül kitöltésre:

1. Az "Autók és pótkocsik munkájának eredményei" részben az üzemanyag-fogyasztás, a sorrendben megadott idő, a futások és versenyek száma, a futásteljesítmény (a sebességmérő szerint), a szállítási mennyiségek vannak feltüntetve.

2. Az "Üzemanyag mozgása" rovatban az ellenőrzőpont vagy minőségellenőrzési osztály szerelője kitölti a 13. "Egyenleg visszaküldéskor" oszlopot és aláírja. Ugyanebben a rovatban a tartálykocsi, üzemanyag-technikus vagy meghatalmazott személy, amikor a járművezető üzemanyagot és kenőanyagot ad át, töltse ki a 14. „Átadás” oszlopot, és aláírja.

3. A „Sofőr által elhaladt” sorban a járművezető aláírásával igazolja, hogy a gépkocsit műszakilag kifogástalan (hibás) állapotban átadta az ellenőrző pont vagy minőségellenőrző osztály szerelőinek. Az „Elfogadva” sorban az ellenőrző pont vagy minőségellenőrzési osztály szerelője aláírásával igazolja az autó műszakilag kifogástalan (hibás) állapotú átvételét a vezetőtől.

Miután a járművezető benyújtotta a fuvarlevelet, a diszpécser vagy más meghatalmazott személy a következő sorrendben tölti ki:

1. A "Sofőr és a jármű munkája" rovatban a 6. "Nulla km-futás" oszlopban a diszpécser a távolságtáblázat szerint rögzíti a garázstól az első berakodási pontig és az utolsó kirakodási ponttól a garázsig terjedő távolságot. .

2. Az "Üzemanyag mozgás" rovatban, a 15. "Drátaváltoztatási tényező" oszlopban a diszpécser felír egy általános változási együtthatót a tüzelőanyag-fogyasztás mértékében az autó teljes üzemi napjára, amely az autó megnövelt üzemelésével függ össze. üzemanyag-fogyasztás mértéke, a 16. "Különleges üzemidő" oszlopban és a 17. "Motor üzemidő" oszlopban a fuvarlevélhez csatolt TTL vonatkozó bejegyzései alapján rögzíti a speciális berendezések üzemidejét és a motor kiegészítő üzemidejét. időt különleges üzemi körülmények között (motorműködés forgó be- és kirakodási mechanizmusok stb.). Ezek a részletek szükségesek az üzemanyag-fogyasztás további mértékének meghatározásához. Ezen adatok kitöltésének helyességét a diszpécser a megfelelő rovatokban aláírással igazolja.

3. A „Feladat-végrehajtás sorrendje” rovatban a diszpécser a 27. oszlopba beírja az összes utak számát (az „összesen” cella, a „TGD mennyiségben” sorban pedig a kiszállított szállítói okmányok teljes számát. a kiszállított és átvett szállítási okmányok teljes számát a járművezető a „Sofőr átadta”, a diszpécser pedig a „Diszpécser elfogadta” sorban írja alá.

Az N 4-p fuvarlevél nyomtatvány kitöltését a következő jellemzők jellemzik:

1. A "Kirendelés a járművezetőhöz" rovatban a 18. "Rendelkezik..." oszlopában a megrendelő kérelme vagy egyszeri megrendelése alapján a diszpécser rögzíti annak az ügyfélnek a nevét és címét, akinél selejtezése a gépkocsinak meg kell érkeznie a feladat elvégzéséhez, a 19. és 20. rovatban - a tervezett érkezési és indulási időpont, a 21. rovatban - a tervezett munkaórák száma és a 22. rovatban - a terv szerinti utazások száma.

2. Az ügyfél letéphető szelvényét, amely az autógyártó cég számára a szállítási szolgáltatások fizetéséről szóló számla bemutatásának alapját képezi, és amelyhez csatolva van, a megrendelő tölti ki. Ebben az ügyfél:

2.1. A sofőr által bemutatott fuvarlevél alapján kitölti a megfelelő sorokat a fuvarlevél sorszámával és kiállításának dátumával, annak a gépjármű-társaságnak a nevével, amelynek gördülőállományán az árut szállítják, a fuvarlevél márka- és állami számait. megérkezett autó és pótkocsik.

2.2. Az „Ügyfél” sorba írja be a szervezet nevét, vezetéknevét és az autó használatáért felelős tisztviselő kezdőbetűit.

2.3. Az "Érkezés ..." és az "Indulás ..." sorokban jelzi az autó érkezési és indulási idejét az ügyféltől.

2.4. A „Mellékelt TGD” sorokba beírja a TGD-k számát, amelyek egy példányát a fuvarlevélhez csatolják, és feltünteti azok teljes számát.

2.5. Az „Utazások száma” sorba írja be a végrehajtott utak teljes számát.

2.6. A „Vevő aláírása és bélyegzője” sorba aláírja és lenyomja a bélyegzőt, amely megerősíti a fuvarlevél megfelelő soraiban szereplő adatok kitöltésének helyességét.
A fuvarlevél helyes kitöltéséért a szervezet vezetői, valamint a tehergépjárművek üzemeltetéséért és az okmány kitöltésében közreműködő személyek felelősek.
A fuvarleveleket a szállítási okmányokkal együtt tároljuk a szervezetben, lehetővé téve azok egyidejű ellenőrzését.

A fuvarlevelek kiállításának naplóját minden olyan szervezet köteles vezetni, amelynek mérlegében teherautó vagy személygépkocsi szerepel. Természetesen azok, akik a társaság számára előnyös utazásokat tesznek.

FÁJLOK 2 fájl

Az okmány karbantartásának jelentősége abban rejlik, hogy fuvarleveleket rögzít, amelyek viszont a szervezetnél felmerülő költségek igazolása. Napló nélkül meglehetősen problematikus a fuvarlevelek kezelésében a rend betartása, és általánosságban a létezés bizonyítása (nagy mennyiségű munkával).

A lebonyolítás módja

A fuvarlevél kiállítási napló kitöltése kizárólag papír formában történhet. Az elektronikus változatban nem lehet megadni a szükséges információkat (csak akkor, ha a szervezet minden járművezetője, diszpécsere és könyvelője rendelkezik saját elektronikus aláírással).

A karbantartás kezdetétől a dokumentumot kinyomtatják, szükség esetén további lapokkal ellátva. A tárgyidőszak végén összevarrják, a szervezet vezetőjének aláírásával hitelesítik és további 5 évig megőrzik.

Ideális esetben egy olyan alkalmazottnak kell folyamatosan használnia, aki a járművezetők fuvarleveleinek kiállításáért és fogadásáért felelős.

Egy folyóirat összetevői

A dokumentum nyomtatványa két lapból áll. Ha elkészült, a folyóirat egy borítós könyv, több nyomtatott ívvel és táblázatba rendezve. A borítón középen a folyóirat neve, amely jelzi a kitöltés évét (hónapját) (érvényességi ideje általában 1 év, de vannak rövid távú, egy hónapos opciók is).

A borító tetejére a kitöltő ráírja a szervezet teljes nevét, az OKUD dokumentumkódot (8-as számú ágazatközi szabványos nyomtatványnál ez 0345008, azonnal bekerül az űrlapba), az OKPO kódot.

A napló második lapján található táblázat oszlopokat tartalmaz. Ezen oszlopok mindegyike a következő információk tartalmát feltételezi:

• Fuvarlevél számát. A bizonylat folyamatos számozással rendelkezik. Minden bejegyzés időrendi sorrendben történik.
• A fuvarlevél kiállításának időpontja (dátum).
• Információk a sofőrről: teljes név szavakkal, ha van - személyi szám.
• Az autó garázsának (nem rendszámának) számai.
• A sofőr aláírása garancia arra, hogy a fuvarlevelet megkapta.
• A jelekkel ellátott fuvarlevelet, valamint egyéb úti okmányokat átvevő diszpécser „autogramja” (ezek az adatok a megjegyzésben vannak feltüntetve).
• Könyvelő aláírása. Azután kerül beállításra, hogy a fuvarlevél bekerült a könyvelési osztályba.
• Jegyzet. Ez az oszlop a fuvarlevelek kiállítása vagy elfogadása szempontjából alapvetően fontos adatokra szolgál. Jeleket (vagy azok hiányát) jelzi a dokumentumokon, javításokon, fizikai tulajdonságok bejövő papír stb.

A magazin második lapja addig folytatható, ameddig csak akarja. A lényeg az, hogy a benne szereplő fuvarleveleken a megfelelő kiállítási dátum szerepeljen. A munkavállalónak nincs joga irreleváns vagy szándékosan valótlan adatokat bevinni a naplóba.

Ami a tárolási időt illeti, a meglévő szabványok szerint a fuvarlevelek kiállításának naplóját legalább 5 évig tárolják.

Fontos pont! Az összes kiállított okmányra vonatkozó információkat be kell vezetni a fuvarlevelek kiállításának naplójába. Ha a fuvarlevél nincs iktatva, akkor a számviteli osztálynak nincs joga elfogadni.

Aki kitölti

A szervezet vezetője kezdetben automatikusan felelős a naplóvezetésért. De az esetek túlnyomó többségében ezt a feladatát a beosztottjaira bízza. Ezt kétféleképpen teheti meg:

• Munkaszerződéssel (egy adott munkavállaló közvetlen feladataként ezt előírva).
• Külön megrendelés alapján. A dokumentum neve "Parancs a fuvarlevelek kiállításáról szóló naplóvezetésért felelős személy kijelöléséről". Szabad formában van. A lényeg, hogy rajta legyen a vezető aláírása, a szervezet adatai, a kinevezett alkalmazott adatai és aláírása a tartalommal való egyetértés jeleként.

Nem speciális képzés a kirendelt munkásnak nem kell átmennie a fakitermeléshez.

A jogszabályi keret

A mellékelt formanyomtatvány és kitöltési minta egy tipikus 8. számú ágazatközi nyomtatvány, amelyet az Állami Statisztikai Bizottság 1997. november 28-i 78. számú rendeletével fogadtak el. Ő az hosszú idő használatban volt, és most sem veszítette el relevanciáját.

2013 óta azonban csak egy ilyen formanyomtatvány használata választható eljárássá vált. Minden szervezetnek joga van önállóan megválasztani, hogy a fuvarlevél kiállításának jelölésére melyik nyomtatványt használja.

A szervezet saját kényelme érdekében akár módosíthatja is a meglévő dokumentumformákat. A lényeg az, hogy ezeket a tevékenységeket a vezető külön, aláírással és pecséttel ellátott parancsa erősítse meg, és a társaság számviteli politikájában is szerepeljen.

Ha a szabványos űrlapot használja, akkor nincs szükség ilyen intézkedésekre. Ezenkívül a folyóirat szabványos formája minden rá vonatkozó követelményt kielégít. Az oszlopok módosításával a kitöltő azt a kockázatot kockáztatja, hogy a munka- vagy adótörvények megsértésével szembesül. Ezen és egyéb okok miatt a 8-as számú nyomtatvány továbbra is használatban marad.

Lehetséges kiegészítések

Mivel a magazint régóta használják, számos cég saját rovataival egészítette ki a rovatokat. A gyakorlat azt mutatja, hogy célszerű ezt a naplót kiegészíteni:

• Az autó útvonala, amelyen haladni fog. Néhányan egyszerűen csak az érkezési pontot jelzik.
• Milyen rakományt szállít jármű.
• Futásteljesítmény.
• Utazás következtében fellépő üzemanyag-fogyasztás stb.

Mindezek az adatok természetesen csak a fuvarlevél visszaküldése után, vagy akár a szervezet könyvelőjéhez történő beérkezés után kerülnek kitöltésre. Bármilyen változtatás is történik létező forma, azokat a fej külön rendeletével kell alátámasztani.

A fuvarlevelek kiállításának naplója az egyik elsődleges dokumentum, amely megerősíti egy szervezet vagy egyéni vállalkozó üzemanyagra fordított költségeit. Ha egy jogi személy olyan adózási rendszert választott, amely figyelembe veszi a kiadásokat, akkor ez a dokumentum különösen fontos a szervezet által fizetendő adók kiszámításakor.

Egyéni vállalkozók és jogalanyok, amelynek tevékenysége így vagy úgy kapcsolódik a járművek használatának szükségességéhez, és általában a járművezetőknek kiállított fuvarleveleket egy speciális naplóban regisztrálja.

Egy ilyen napló alapján rögzítik az üzemanyagra fordított kiadásokat, ami lehetővé teszi a vállalkozás adóköteles mutatóinak csökkentését. Ezenkívül a fuvarlevél-nyilvántartást a szervezet munkájában részt vevő járművezetők bérének kiszámításához használják.

Azon szervezetek és egyéni vállalkozók, amelyek tevékenységi köre fuvarozási és fuvarozási szolgáltatások nyújtásához kapcsolódik, köteles fuvarlevélnyilvántartást vezetni. A jelzés a 2007. november 18-i 259-FZ szövetségi törvény és a Közlekedési Minisztérium 2008. szeptember 18-i 152. számú rendelete alapján történik.

A fuvarozási és fuvarozási szolgáltatások nyújtásával közvetlenül nem foglalkozó, de tevékenységük során járművet használó vállalkozásokat illetően a fuvarlevél-nyilvántartás megléte nem kötelező számukra, de felhasználható a fuvarlevél elszámolásának rendszerezésére, egyszerűsítésére. a munkában felhasznált adatok.

A 8-as számú fuvarlevél-nyilvántartást 1997-ben az Állami Statisztikai Bizottság 78. számú rendelete hagyta jóvá, de 2013.01.01-én hatályba lépett a 402-FZ szövetségi törvény, amely megszüntette a meglévő egységes 8-as nyomtatványt. dátum közlekedési vállalatok azok, akik korábban a 8-as nyomtatványon vezették a fuvarlevelek naplóját, lehetőséget kaptak saját, a legoptimálisabb számviteli lap kidolgozására, feltéve, hogy az egységes 8-as nyomtatvány fő rovatait megkettőzték.

Elektronikusan meg lehet csinálni

A fuvarlevél-nyilvántartás elektronikus formában történő vezetésére a hatályos jogszabályok egyetlen jogszabályban sem vonatkoznak korlátozások, ezért lehetőség van elektronikus formátumú nyilvántartó lap készítésére.

Jegyzet! Bármelyik legkényelmesebb kezelési lehetőséget használhatja, legyen az normál Excel vagy 1C.

A nagy járműparkkal és jelentős járművezetői létszámmal rendelkező szervezetek számára a folyamat jelentős munkaigénye miatt előnyösebb az elektronikus változat fenntartása, mint a kézi iktatás. Ugyanakkor kívánatos, hogy a folyóiratot szükség esetén papírra is lehessen nyomtatni.

Hogyan írjunk naplót

A fuvarlevelek jegyzéke, a 8-as nyomtatvány, táblázatos formában készül, amely oszlopokra osztott kimutatást jelent. Kilenc ilyen oszlop van. Ezek a következő adatokat tartalmazzák:

• A kiadott lapok sorszáma;
• Kiállítás dátumai;
• A járművezetők teljes neve;
• Az alkalmazottak létszáma;
• Járművek garázsszámai;
• A sofőr, a diszpécser és a könyvelő aláírása;
• Megjegyzések, ha szükséges.

Jegyzet! Ha egy szervezet a saját fejlesztésű kimutatási formájával vezet nyilvántartást, a számviteli napló további oszlopokat is tartalmazhat, amelyeket egy adott szervezet használ.

Ha hibás adatokat írnak be a számviteli könyvbe, a korrekciók megengedettek a 402-FZ szövetségi törvény 9. cikkének rendelkezéseivel összhangban. Ha hiba történik, a bejegyzést a következőképpen javítjuk:

1. A hibás bejegyzést egy sorral áthúzzák;
2. Mellette egy „javított” jelzés kerül, és a helyes információ beírásra kerül;
3. A korrekciók dátumát rögzítik;
4. Az elvégzett javításokat a számviteli lap vezetésével megbízott személynek záradékolnia kell;

Fontos! A hibás bejegyzés áthúzásakor egy vonalat kell húzni, hogy az áthúzás után maga a hibás bejegyzés is olvasható maradjon.

Szavatossági idő

A járműveken dolgozó alkalmazottak fuvarlevelét munkanaponként vagy műszakonként egyszer állítják ki. Magát a naplót egy éves időtartamra vezetjük, de szükség esetén a karbantartási időszak egy hónapra csökkenthető, pl. beszélgetünk az egyszeri hosszú utazásokról, például az üzleti utakról.

Tekintettel arra, hogy a könyvelési lap az elsődleges dokumentáció, utólagos tárolásának időtartama 5 év, ezt követően a napló selejtezhető. Megjegyzendő, hogy az ötéves tárolási idő nemcsak a papírra, hanem az elektronikus adathordozókra is vonatkozik.

Vajon kell-e villannom

A fuvarlevél-nyilvántartás 8-as nyomtatványa szekvenciális oldalszámozással rendelkezik. Időrendi sorrendben kell beírni. A címlapot hibátlanul alá kell írni, feltüntetve a karbantartás megkezdésének dátumát. Ugyanitt, a címlapon magának a szervezetnek a főbb adatai, teljes neve szerepel.

A nyilvántartás befejezése után a napló felvillantásra kerül. A varrott könyvet a vállalkozás vezetőjének, a cég főkönyvelőjének aláírásával és a szervezet pecsétjével hitelesítik, majd megőrzésre a vállalkozás archívumába helyezik át.

Aki kitölti és mintát

A fuvarlevelek szaknaplóban történő nyilvántartásának kötelezettsége a vezetői megbízással kinevezett munkavállalóra, vagy arra a munkavállalóra hárítható, akinek hivatalos feladatokat-ban jelezve munkaszerződés, magában foglalja a szervezet számviteli nyilvántartásainak vezetésére szolgáló funkciókat.

Az ilyen munkát leggyakrabban könyvelő, személyzeti tisztviselő vagy titkár-jegyző végzi. A vállalkozáson belül ilyen nyilatkozatot vezető személy hiányában a gépjárművek szervizelésével foglalkozó harmadik fél szervezetekkel is meg lehet kötni a megállapodást, feltéve, hogy az ilyen megállapodás rögzíti a nyilvántartás szükségességét.

Az üzemanyagok és kenőanyagok (POL) üzleti szervezetek általi elszámolása fuvarlevelek segítségével történik. A nyomtatvány formája egységes, mezőket biztosít az üzemanyag-fogyasztás tükrözésére, feltüntetve a mozgás útvonalát és a tényleges futásteljesítményt. A fuvarlevelek használhatók a benzin, a dízel üzemanyag, a kenőanyagok fogyasztásának szabályozására. Speciális dokumentáció kiállításának kötelezettsége azoktól a szervezetektől származik, amelyek legalább egy járművel rendelkeznek.

Hogyan történik a fuvarlevelek mozgatása a vállalkozásnál

A vállalkozás dokumentumkezelő rendszerét az üzemanyagok és kenőanyagok felhasználásával kapcsolatos dokumentumok kitöltésének és tárolásának sajátosságainak figyelembevételével kell megszervezni. A járművek minden üzemeltetési esetére fuvarlevelet kell kiállítani. A készülő nyomtatványok adatait a naplóba a 8. számú nyomtatványon kell beírni.

A vállalkozások vezetésének 5 évig gondoskodnia kell a fuvarlevelek biztonságáról. Az üzemanyag és a kenőanyagok leírásához be kell nyújtani az üzemanyag-fizetésről szóló bizonylatokat a könyvelési osztálynak. Ha a fuvarlevél kitöltött mezőiben pontatlanságokat vagy hibákat találunk, a fuvarlevél módosítására van lehetőség. Ez két felelős szakember jóváhagyásával történik.

FONTOS! Amennyiben az alkalmazottak munkavégzés céljából személyi szállítást vesznek igénybe, ezért kártérítésre jogosultak. Ehhez a fuvarlevélben feljegyzés készül arról, hogy egy adott gépkocsi egy alkalmazotthoz tartozik.

A 8. számú napló formája egységes, sorok, blokkok nem törölhetők belőle. A vállalkozások bővíthetik a dokumentumban feltüntetett mutatók listáját. A fuvarlevelek mozgását ellenőrző rendszer optimalizálása a nyomtatványok elektronikus nyilvántartásának bevezetésével lehetséges. Az eljárás automatizálása csökkenti az alkalmazottak dokumentumokkal való munkára fordított idejét, és minimálisra csökkenti az információszivárgás kockázatát. Speciális programok vagy outsourcing szolgáltatások segítségével biztosítható az elektronikus dokumentumkezelés működőképessége a fuvarszámviteli szegmensben.

BTW, a hatóságokat érdekelheti a fuvarlevelek kitöltésének helyessége és teljessége, illetve a mozgásuk ellenőrzésének megszervezése. Adóhivatal, a munkaügyi felügyelőség képviselői és a közlekedési rendőrök.

Az utalványok elektronikus formátumú naplózásának tilalma ben jogszabályi keret nem biztosított. A vállalkozásoknak joguk van önállóan eldönteni, hogyan szervezik a könyvelést:

• töltse ki a folyóirat papíralapú változatát;
• táblázatok karbantartása Excelben;
• az űrlap kitöltésére korlátozódik az 1C programban.

A fő követelmény a dokumentum formájának betartása, a kötelező adatok megléte és az űrlap kitöltött oldalainak gyors kinyomtatása.

Alapdokumentáció

Az üzemanyag-fogyasztás mértékének és az üzemanyag-leírások érvényességének figyelemmel kísérésére irányuló intézkedések a fuvarlevelek és azok 8. számú naplójának kötelező teljesítésével valósulnak meg. A nyomtatványokat az Állami Statisztikai Bizottság 1997. november 28-i 78. számú rendeletében hagyta jóvá. A dokumentumok kitöltésének szabályait a Közlekedési Minisztérium 2008. szeptember 18-án kelt 152. számú rendelete tartalmazza. Lehetőség van saját fuvarlevél-sablon kidolgozására, amelynek tartalmaznia kell az elsődleges dokumentáció szükséges adatait. A 2011. december 6-i 402-FZ törvény tartalmazza az információk teljes listáját, amelyek tükrözésére szükség van.

A fuvarleveleket az üzemeltetett szállítás típusától függően különböző sablonok alapján állítják ki. Használhatók az üzemanyag-források elszámolására:

• könnyű járművek;
• speciális szállítás;
• személytaxi;
• teherautók;
• buszok.

Az összes szükséges adatot tartalmazó fuvarlevél nyomtatványt a járművezetőnek a munkába indulás előtt kiállítják. A dokumentum érvényességi ideje 1 nap. Kivételt képeznek az alkalmazottak egy napnál hosszabb ideig tartó üzleti útra küldésének esetei. Az üzleti utazókkal kapcsolatos helyzetekben a szabályozó hatóságok fő követelménye a fuvarlevél kiállításához, hogy figyelembe vegyék a munkaidőt és objektíven tükrözzék az üzemanyagköltségeket.

EMLÉKEZIK! A sebességmérő állásait a műszak kezdetekor indulás előtt és a munkavégzés után a fuvarlevelekbe kell beírni. A nap végi és a másnap reggeli értékeknek egyeznie kell.

Az alkalmazott bizonylatformától függően a könyvelő leírhatja az üzemanyagot és a kenőanyagokat a tényleges üzemanyag-fogyasztás vagy a megállapított szabványok szerint. A fuvarlevél feljogosítja a sofőröket arra, hogy munkaidőben egy adott járművet üzemeltessenek. Az űrlap jelzi a tervezett mozgási útvonalat, a maradék üzemanyagot és a sebességmérő adatait. Ezenkívül információkat adnak meg a munkatevékenység sajátosságairól, valamint a munkanap kezdetének és befejezésének időpontjáról.

JEGYZET! A fuvarlevelek nem kerülnek kitöltésre, ha üzemanyagot és kenőanyagot használnak a műszerekben. A mögöttes traktorokhoz, láncfűrészekhez és egyéb speciális felszerelésekhez ők készítenek.

Lehetőség van a fuvarlevelek bélyegzésének mellőzésére, elegendő a jármű tulajdonosának, a vállalkozás (bérbeadó) nevének, címének és telefonszámának azonosítására. A normát alátámasztja a Közlekedési Minisztérium 2017. január 18-i rendeletének 17. számú szövege. A nyomtatványon elhelyezett pecsét nem minősül hibának. Ha egy autót több vezető üzemeltet váltó üzemmódban, az utalványokat minden vezető számára külön-külön állítják ki. A napló az elsődleges dokumentáció kategóriába tartozik, így a tárolási idő a vállalkozásnál nem lehet kevesebb 5 évnél.

Minden alkalmazottnak kiállított utalványt be kell jegyezni a naplóba. A dokumentum az első oldalon címlappal készül. Jelzi a szervezet nevét, állapotát és azt az időintervallumot, amelyre a nyilvántartások készülnek. A magazin tartalma egy táblázatban jelenik meg, amelyet az utalványok kiállításakor töltenek ki.

Ha a fuvarlevél hibásan lett kitöltve, az adatlap tönkrement, az erre vonatkozó adatokat a 8. számú naplónyomtatványon kell feltüntetni. Az ilyen utalványokat a magazinhoz csatolják, megjegyzik, hogy a lapok sérültek. Az információk bevitele a papírmunka időrendjének megőrzésével történik.

A naplót folyamatos számozás jellemzi. A könyvet összevarrva és a vállalkozás igazgatójának aláírásával kell hitelesíteni. Az aláírást a szervezet pecsétje támasztja alá. Erre azért van szükség, hogy biztosítsuk a dokumentum biztonságát, és megakadályozzuk a könyv egyes lapjainak megsemmisítését. Az intézményvezető megbízással jelöli ki a napló vezetéséért felelős személyt.

A 8-as számú dokumentum a következő információkat tartalmazza:

• a kiállított fuvarlevél sorszáma;
• a dokumentum kiadásának dátuma időrendben;
• Annak a sofőrnek a teljes neve, akinek a nevére az utalványt kiállították;
• járművek rendszámtáblái;
• a járművezető aláírása, aki megkapta a fuvarlevél kitöltött űrlapját.

Ha visszaküldték az utalványt, akkor ennek megfelelő bejegyzést kell tenni a naplóban. A visszaküldés dátumát fel kell tüntetni, amit a felelős diszpécser aláírásával igazol. A 8-as nyomtatványnak a következő tisztviselők aláírását kell tartalmaznia:

• egy járművezető, aki igazolja a fuvarlevél átvételét;
• diszpécser vagy más felhatalmazott alkalmazott, aki a műszak végén engedélyt kap a járművezetőktől;
• könyvelő, akinek aláírásával igazolnia kell a bizonylat kitöltésének helyességét és könyvelésre történő átvételének tényét.

A 8-as nyomtatványt vagy saját magazinsablont a vállalkozás alkalmazottai kinyomtathatják és összevarrhatják, vagy megrendelhetik a nyomdától. A számviteli könyv indításának időtartamát az intézmény számviteli politikája határozza meg. Az ajánlott intervallum 1 hónaptól egy évig terjed.

Ha hibát talál

Ha hibákat talál a naplóban, akkor azok kijavíthatók. A kitöltött oszlopok módosításának eljárását a 2011. december 6-i 402-FZ számú törvény szabályozza. 9. A műveletek algoritmusa:

• a helytelen információkat egy sorral áthúzni;
• a javítás mellé a „Javítva” bejegyzés kerül;
• a helyes adatokkal ellátott felirat látható;
• a korrekciós intézkedések időpontját le kell írni;
• minden helyesbítést a felelős tisztviselő saját kezű aláírásával kell megerősíteni.

Saját tervezésű forma

Ha egy vállalkozás saját fejlesztésű dokumentumsablonokat használ az üzemanyagok és kenőanyagok elszámolására, akkor ezeknek a formanyomtatványoknak tükröződniük kell a szervezet két helyi jogi aktusában:

• számviteli politika;
• végzés az elsődleges nyomtatvány jóváhagyására.

A fuvarlevélminta vagy az utalványnyilvántartás jóváhagyásáról szóló végzésbe be kell írni a szervezetre vonatkozó információkat, az okmány számát és összeállításának dátumát. A megrendelés szövegblokkjában az elbírálás tárgya - új dokumentumsablon jóváhagyása - feltüntetésre kerül. Feltétlenül adja meg azt a dátumot, amelytől kezdve az űrlap bekerül a dokumentumkezelő rendszerbe. A végzés utolsó része felsorolja azokat a munkavállalókat, akiknek a jelen helyi törvényhez kell igazodniuk, valamint aláírásukkal.