Formalni in neformalni komunikacijski kanali. Vrste komunikacij v organizaciji
Predavanje 24. Tipologija komunikacij. Opredelitev komunikacije. Vodnikove komunikacijske sposobnosti. Zunanje in notranje komunikacije. Oblike komunikacije: ustna, pisna, osebna, vizualna, besedna, neverbalna. Formalne komunikacije: naraščajoče, padajoče, horizontalne. Neformalne komunikacije: "hoje upravljanje", "tajni telegraf". Govorice in njihova učinkovitost.
Funkcija vzpostavljanja komunikacij je dejanje za vzpostavitev stabilne informacijske povezave med udeleženci v procesu vodenja.
Že iz definicije te funkcije izhaja, da je po svoji naravi zavezujoča (po sprejeti klasifikaciji je ozadje). Dejansko si morajo v procesu vodenja vsi njegovi udeleženci, pa tudi udeleženci v proizvodnem procesu (česar je menedžment usmerjen) izmenjevati informacije in zelo pomembno je, da je ta izmenjava učinkovita.
Funkcija vzpostavljanja komunikacij spremlja vse splošne funkcije menedžmenta: postavljanje ciljev, načrtovanje, organiziranje, nadzor in regulacijo. Vsekakor pa mora udeleženec v procesu vodenja oziroma v procesu aktivnosti vedeti in razumeti, katere informacije, kdaj, od koga in kako mora prejeti ter katere informacije, kdaj, komu in kako mora posredovati, da bo celotna dejavnost potekalo gladko.
Pomen komunikacijske funkcije:
Raziskave tujih menedžerjev so pokazale, da 73 % ameriških, 63 % britanskih in 85 % japonskih menedžerjev meni, da je komunikacija glavna ovira pri doseganju učinkovitosti njihovih organizacij (MAX, str. 169)
Enciklopedični viri opredeljujejo komunikacijo (lat. communicatio, iz communico - naredim skupno, povezujem, komuniciram) kot prenos informacij od osebe do osebe v procesu dejavnosti, pa tudi kako sredstva in načini prenosa te informacije.
Vodstveno komuniciranje je dvosmeren proces: ne samo posredovati informacije, ampak tudi dobiti reakcijo nanje, poslušati.
»Glavni specialisti« pri vzpostavljanju komunikacij (subjeki vzpostavljanja komunikacij) v organizaciji so menedžerji na vseh ravneh. Za uspešno doseganje ciljev preko drugih ljudi mora vodja ne le sam prejeti potrebnih in zadostnih informacij, temveč tudi ustvariti pogoje, da vsi udeleženci v procesu prejmejo informacije, potrebne in zadostne za sprejemanje vodstvenih ali tehnoloških odločitev.
Ena od značilnosti profesionalnega menedžerja je komunikativna kompetenca, ki predstavlja znanja, veščine, na področju organizacije interakcije in dejanske interakcije v poslovni sferi, enotnost teorije in prakse komuniciranja.
Koncept komunikacijske kompetence pomeni, da se oseba zaveda
njihova sposobnost zaznavanja okolice brez subjektivnih popačenj, brez predsodkov v zvezi z določenimi problemi, posamezniki, družbenimi skupinami
potrebujejo zaznati novo v zunanjem okolju
njihove odgovornosti pri razumevanju norm in vrednot drugih družbene skupine in kulture
njihova čustva in duševna stanja zaradi vpliva okoljskih dejavnikov
Komunikativna kompetenca ima kontekstualno vsebino, torej jo je treba obravnavati v kontekstu določene organizacije, ekipe, kategorije delavcev, delovnih mest (kjer je običajno komunicirati).
Vzpostavitev komunikacij v procesu upravljanja tvori učinkovito tehnologijo upravljanja. Za pravilno izvajanje svojih nalog mora vsak udeleženec v procesu razumeti, kje prejema in komu posreduje informacije.
Upraviteljev časovni proračun je v glavnem sestavljen iz ustvarjanja, prenosa in zaznavanja informacij.
Komunikacija med organizacijo in okoljem je drugačna ( zunanji) ter med ravnmi in oddelki organizacije ( domači)
Zunanje komunikacije zagotavljajo učinkovitost interakcije organizacije z zunanjim okoljem. Iz zunanjega okolja organizacija prejema informacije o stanju na trgu, o razpoloženju potrošnikov in dobaviteljev, o konkurentih, o imidž organizacije med potrošniki (PR), o spremembah delovnih pogojev in obstoja (pravno področje, odločbe državnih organov, višjih organizacij). Pravočasnost njenih reakcij na spremembe v zunanjem okolju je odvisna od tega, kako učinkovito je zunanje komuniciranje organizacije.
Tipologija domači komunikacija vključuje različne funkcije.
Komunikacija je lahko ustno oz napisano. napisano komunikacija je lahko osebno oz vizualno. Osebno Pisna komunikacija so pisma, beležke, SMS, sporočila po e-pošti, faksu. vizualno pisna komunikacija obstaja v obliki simboli ali oglasi, namenjeni vsem.
Komunikacija je lahko verbalno in neverbalno.
Verbalno komunikacija temelji na zaznavanju govora, besed, izgovorjenih v procesu komunikacije ali posnetih na nekem mediju.
neverbalno Komunikacija ne temelji na besedah, ampak na dejanjih ljudi. Strokovnjaki za komunikacije trdijo, da pri komunikaciji iz oči v oči besede v resnici niso pomembne. Verbalni vplivi (besede) pri interpretaciji sporočil (interpretacija njihovega pomena) zavzemajo 7 % pomembnosti, glas (intonacija, moč glasu) - 38 %, izraz obraza - 55 %. Tako v osebnem stiku z vodjo ni toliko pomembno, kaj bo rekel, ampak kako bo povedal.
Velik pomen pri neverbalni komunikaciji je »govorica telesa«: kretnje, drže, fiziološke reakcije (človek zardi, bledi, se poti, začne jecljati).
Nebesedno komunikacijo lahko pripišemo okolju, v katerem vodja sprejema podrejenega. Če vodja sedi za mizo, podrejeni pa na stolu nasproti, potem to pomeni: "Tukaj poosebljam moč." Če vas vodja povabi, da sedite na stol pri mizici za kavo, on pa sedi poleg njega, potem to pomeni: "Pogovarjali se bomo o resni zadevi." Če vodja sedi podrejenega na udoben stol, on pa sedi na kavču, potem to pomeni: "Spoznajmo se bolje"
Intonacija je zelo pomembna pri neverbalni komunikaciji. Besede so lahko formalno pravilne, vendar izgovorjene s takšno intonacijo, da se njihov pomen korenito spremeni.
Sovjetska šala. Moški se približa stojnici s pivom v upanju, da bo spil pivo. Po včerajšnjem dnevu poka glava, pivo pa je odrešitev. Na stojnici visi napis "Brez piva." Revež hrepeneče pogleda oglas, nato se mu obraz popači od jeze in reče naslednje: »Evo, barabe! Ne, da bi napisali "Brez piva", ampak se posmehujejo, pišejo "Pivo N-E-E-T!"
Oblačila imajo v neverbalni komunikaciji določeno vrednost. Z izbiro enega ali drugega sloga oblačil za srečanje s sogovornikom oseba pokaže določen odnos do sogovornika.
Elementi neverbalne komunikacije so podrobneje obravnavani v disciplini "Poslovni bonton".
Komunikacije so lahko formalno in neformalno. Formalno komunikacije vzpostavi vodstvo v skladu z obstoječo skalarno verigo v organizaciji. Formalna komunikacija lahko poteka po katerem koli kanalu. Formalne komunikacije se delijo na padajoče, naraščajoče in vodoravno.
padajoče komunikacije so komunikacijske povezave, usmerjene od vodstva do podrejenih. Na dnu so naslednji podatki: navodila za opravljanje dela, utemeljitev dela (kako se delo nanaša na druge izvajalce), postopki in pravila, Povratne informacije(kako zaposleni opravljajo svoje naloge po mnenju nadrejenih), navdihujoče informacije (osredotočene na podporo določeni nalogi).
Naraščajoče komunikacije so komunikacijske povezave, usmerjene od podrejenih do vodstva. Navzgor se dvigajo naslednji podatki: poročila o izvedenih ukrepih in doseženih rezultatih, informacije o nastajajočih težavah in težavah (signalizacija), mnenje podrejenih o potrebnih spremembah v delu, dojemanje zaposlenih o svojih kazalnikih uspešnosti.
Vodoravno komunikacije so komunikacijske povezave med oddelki ali zaposlenimi na isti hierarhični ravni. Na primer informacijske povezave med različnimi oddelki ali različnimi delavnicami ali strokovnjaki iz različnih oddelkov. Hierarhije ni in informacije so manj izpostavljene izkrivljanju. Horizontalno potekajo naslednje informacije: o koordinaciji dela, o reševanju problemov znotraj oddelkov, o reševanju konfliktov.
Vse smeri informacij morajo biti uravnotežene. Prevlada ene smeri nad drugimi zmanjšuje učinkovitost upravljanja.
V učinkoviti organizaciji mora biti ozaveščenost zaposlenih na dovolj visoki ravni. To oblikuje občutek pripadnosti in lastne vrednosti, pozitiven odnos do dela v tej organizaciji, zadovolji naravno radovednost in prepreči nastanek neformalnih skupin in vodij zaradi pomanjkanja informacij.
neformalno komunikacija (neformalni komunikacijski kanali, socialne komunikacije, podporne komunikacije, govorice). Neformalni kanali soobstajajo s formalnimi, niso odvisni od hierarhične ravni in povezujejo vse zaposlene v organizaciji.
Obstajata dve vrsti neformalnih komunikacij: "upravljanje hoje" in "skrivni telegraf".
"Upravljanje sprehodov" je, da se vodja srečuje s podrejenimi na delovnem mestu ("sprehodi") in iz pogovorov z njimi prejema informacije o težavah in dosežkih. V tem primeru informacije niso popačene in gredo navzgor skozi skalarno verigo. Menijo, da je ta vrsta komunikacije zelo učinkovita.
"Skrivni telegraf" je neformalno komunikacijsko omrežje organizacije, ki združuje vse njene zaposlene na nižjih ravneh hierarhije. Ta oblika komunikacije obstaja v vseh organizacijah. "Skrivni telegraf" obstaja v obliki "verige tračev" (ena oseba posreduje informacije mnogim) in v obliki grozdne verige ("šopka"), ko več ljudi posreduje informacije več drugim. Organizacija ima lahko tako aktivne "telegrafiste" kot ljudi, ki niso nagnjeni k širjenju govoric.
Večina raziskovalcev pride do zaključka, da so informacije, ki se širijo po neformalnem kanalu "govorice", precej zanesljive, če se nanašajo na organizacijo in nimajo čustvene ali osebne obarvanosti. Vodje se ne bi smeli "bojati proti tračem", temveč naj uporabljajo to obliko neformalne komunikacije, kadar je le mogoče.
Kar zadeva procese formalnega internega komuniciranja, se ti v organizaciji izražajo v obliki formaliziranih odnosov, načrtovanih in potekajo po internih predpisih. V vsaki organizaciji praviloma obstaja avtoritativna javna struktura, s pomočjo katere in v njenem interesu se formalizirajo vsi komunikacijski procesi, ki jih sprožijo njeni menedžerji. V takšni strukturi je vedno informacijska periferija, center odločanja z dostopom do informacijskih virov znotraj organizacije. Uradna komunikacija je lahko pisna in ustna.
Neformalne komunikacije ne sledi splošna pravila ustanovljena znotraj organizacije. Tipične neformalne informacije so razprave med zaposlenimi o osebnih uspehih in neuspehih, izmenjava sporočil o zunanjem okolju, ogovarjanje menedžerjev, sistem nagrajevanja, dogovor o medsebojni podpori in napovedih. Organizacija gre skozi celotno fazo človekovega življenja, kar narekuje potrebo po polnopravnih komunikacijskih interakcijah na storitvene teme v storitvenem prostoru. Tudi storitvene teme komunikacij so delno podvržene zakonitosti neformalnega komuniciranja. Interakcija teh dveh vrst komunikacij v organizaciji, kot majhni družbeni družbi, poteka v psihološkem prostoru »konfrontacija – sodelovanje«. Odvisno je od tega, ali obstaja navzkrižje interesov med upraviteljem in neformalni vodja, vodstvene ideologije in psihološka združljivost predstavniki obeh struktur. Izmenjava informacij v takem sistemu poteka bodisi kot popolnoma tolerantna - obe strukturi dopolnjujeta informacije, sta med seboj transparentni ali kot inverzija, pri kateri se informacije izmenjujejo z omejitvami in transformacijami, odvisnimi pogoji, ki jih razvije upravljavec.
V formalni strukturi v normativnih kanalih prenosa informacij se uporabljajo standardni obrazci za to organizacijo. Običajno je napisano in v Zadnje čase elektronska oblika dokumentnega obtoka. Standardne oblike (obrazci) imajo prednost preprostosti in izdelave. Njihova prisotnost odpravlja običajen problem vsake organizacije – poenotiti pisno komunikacijo in ustrezne akte upravljanja. V različnih sistemih upravljanja je uporaba standardizirane pisne oblike poteka dela na papirju ali v elektronski obliki zelo pomembna. Takšni standardi so praviloma določeni v predpisih organizacije (državni, korporativni predpisi) in so obvezen atribut dela njene uprave.
Če so standardizirani predpisi formalni odnosi poosebljajo eno skrajnost, drugo pa se izražajo z neformalnimi povezavami v obliki govoric. V razponu med se nahajajo številne oblike izmenjave informacij, ki so primerne za uporabo tako v vrstah odnosov kot v medosebnih odnosih. Govorice so nenačrtovan stohastični prenos informacij z nizko stopnjo gotovosti, ki poteka v obliki socialnih stikov članov organizacije v okviru neformalne komunikacijske strukture. Znano je, da se neformalni kanali učinkovito uporabljajo za namene dezinformiranja. Govorice so običajno označene kot nezanesljiva in netočna poročila. Čeprav je znano, da se govorice uporabljajo kot alternativni način zanesljive informacije. Hitrost prenosa takih kanalov in zmogljivost pokritosti ciljna publika zelo visoko. Študija, ki jo je izvedel K. Davis (ZDA), je pokazala, da so govorice lahko zelo točne glede doslednosti informacij o organizaciji, vendar čustvena obarvanost, predvsem dramatika, močno zmanjša njihovo natančnost in sposobnost zapomnitve.
Komunikacije so, tako kot njihova klasifikacija, abstraktna konstrukcija. Toda če je struktura povezav notranje okolje organizacije lahko predstavimo kot hierarhično strukturo, ki ustreza splošno sprejetemu stereotipu avtoritete in funkcionalnih obremenitev, potem lahko govorimo o gibanju informacij med nivoji storitev v okviru usmerjenih komunikacij, ki so vertikalne in horizontalne. Prvi je lahko tako padajoč kot naraščajoč. Za formalne komunikacije so značilne padajoče informacije (navodila, direktive, navodila, prošnje itd.). Na ta način se na podrejene ravni sporočajo informacije o strateških in trenutnih nalogah, funkcionalnih spremembah itd. Poleg izmenjave navzdol vsaka organizacija potrebuje naraščajoče komunikacije, ki prenašajo informacije na višje nivoje. Informacije, ki gredo predvsem "navzgor", so značilne tako za formalne kot za neformalne povezave. Običajno se dvigne (ali pade) na raven, katere pristojnost vključuje pooblastilo za ustrezen in popoln odziv na prejete informacije. Tako se najvišjemu vodji pošlje sporočilo z opisom ideje o inovaciji, naročilo pa določenemu izvajalcu na nižji ravni.
Poleg vertikalnih komunikacij se v vsaki organizaciji izvajajo horizontalne komunikacije, ko se informacije izmenjujejo na istih ravneh hierarhije storitev. Organizacijo lahko sestavlja veliko oddelkov ali več zaposlenih; med njimi je potrebna stalna izmenjava informacij, uradnih in neformalnih. Poleg uradnih razlogov je horizontalna komunikacija najpogosteje uporabljena oblika osebnih odnosov neformalnega komuniciranja. Takšne komunikacije združujejo ekipo, krepijo enakopravne odnose in pozitivno vplivajo na zadovoljstvo zaposlenih z njihovim delom.
stran 1
Neformalne komunikacije kot celota niso povezane s hierarhijo organizacije, povezujejo ljudi, ki so združeni v eno. neformalna skupina. Pojavijo se v kateri koli organizaciji, vendar običajno niso povezane z njenimi neposrednimi potrebami. Neformalne komunikacije delujejo predvsem kot kanal za širjenje govoric. Neformalne komunikacije so lahko pomemben vir informacij za vodjo. Ker je zanje značilno hitrejše razširjanje informacij kot v formalnih komunikacijah, so lahko pogosto vir informacij, ki je pomemben z vidika hitrega odločanja.
Neformalna komunikacija je vrsta komunikacije znotraj organizacije, pri kateri poteka izmenjava informacij med zaposlenimi v organizaciji zunaj njihove povezanosti s proizvodnimi dolžnostmi in mestom v organizacijski hierarhiji.
Značilnost neformalne komunikacije je, da zanemarja organizacijska struktura in prežema vse hierarhične ravni. Ta lastnost omogoča, da vsi člani organizacije sodelujejo pri izmenjavi informacij in je še posebej pomembna za upravljanje s človeškimi viri. Ta izjava se morda zdi nenavadna, saj je težko združiti neformalno komunikacijo in upravljanje: splošno velja, da se neformalna izmenjava informacij ne ukvarja predvsem z organizacijskimi težavami. Pravzaprav ni tako: po študijah ameriških znanstvenikov se približno 90 odstotkov neformalne izmenjave informacij nanaša na organizacijska vprašanja. Zato je razumevanje mehanizma neformalne komunikacije s strani vodstva in sposobnost njegove uporabe pomemben pogoj za učinkovito upravljanje organizacije.
Kako razvit je sistem neformalnih komunikacij.
Kot vodja lahko uporablja formalne in neformalne komunikacije v praksi vodstvene dejavnosti.
Kot smo že omenili, neformalna komunikacija zajema zaposlene na različnih ravneh hierarhije. Temu pojavu se je dolgo časa posvečalo malo pozornosti, saj je med menedžerji in kadrovskimi strokovnjaki veljalo močno prepričanje, da neformalna komunikacija ne zadeva proizvodnih problemov. Vendar pa so nedavne študije pokazale, da se do 90 % neformalne izmenjave informacij nanaša na organizacijska vprašanja.
V takšni družbi je ključna neformalna komunikacija od ust do ust, ki daje priporočila potencialnim zavarovancem, ki jih tisti, ki so z delom zastopnika zadovoljni, zelo cenijo. Tesnejša skupnost prebivalstva zagotavlja preglednost lastninskega stanja: pomaga takoj prepoznati potencialne potrošnike z zahtevano ravnjo dohodka, ki so opravili večje nakupe (avto, hiša), t.j. tisti, ki potrebujejo zavarovanje. Takšne razmere obstajajo na podeželju, majhnih in srednjih mestih. Tam v glavnem delujejo (in zelo učinkovito) omrežja Gosstrakh. V velikih mestih, kjer je razpad družbe velik, so mreže agentov manj učinkovite. Za izboljšanje njihove uspešnosti morajo biti agenti opremljeni z bazami podatkov o potencialnih strankah, ki se nahajajo na ozemlju, na katerem delujejo.
Glede na ta dejavnik lahko neformalne komunikacije kot čisto osebna komunikacija po eni strani izkazujejo medsebojno spoštovanje, krepijo funkcionalne vezi, oblikujejo solidarnost, zadovoljijo potrebo po zanesljivosti informacij, po drugi strani pa se lahko lotijo dela. čas, razumeti medsebojno zahtevnost, kršiti potrebno statusno distanco. , poslabšati družbeno klimo zaradi radovednosti, tračev in govoric.
Vse ravni zunanjega okolja so med seboj povezane s sistemom formalnih in neformalnih komunikacij: stalnih, s pomočjo katerih poteka nemotena izmenjava virov med organizacijo in zunanje okolje in občasno kratkoročno.
| Shema komunikacijskih tokov v organizaciji v teoriji. |
Vendar pa so predstavniki šole človeških odnosov posvečali pozornost predvsem neformalnemu komuniciranju med zaposlenimi v organizaciji z enakopravnim statusom, pri čemer so pozabili na njihove interakcije z upravo, pa tudi (kar se zdi najpomembnejše) na pretok poslovnih informacij. potrebno, da zaposleni opravljajo svoje vloge.
Komunikacijsko omrežje. Formalna in neformalna komunikacija. Težava z govoricami
Koncept "komunikacijskega omrežja" je zelo pomemben pri komunikaciji. Komunikacijsko omrežje- ϶ᴛᴏ povezovanje na določen način udeležencev v procesu z uporabo informacijskih tokov.
Če v komunikaciji sodelujeta več kot dve osebi, bi moralo biti med njima precej načinov komunikacije.
Izbira načina komuniciranja med udeleženci komunikacijskega procesa, ki je primeren za dano organizacijo, upošteva naslednje okoliščine:
) zanesljivost;
) odnos članov organizacije do v njej sprejete komunikacijske sheme.
To pomeni, da se za normalno življenje organizacije in reševanje njenih problemov informacije od vodje do neposrednega izvajalca in nazaj ne bi smele »zatakniti« na vmesnih nivojih vodenja; vse informacije morajo prispeti na cilj, vsaka napaka pri delu pa je treba hitro zaznati, potem vam ne bo treba ponavljati dela celotne skupine; ljudje bi morali biti zadovoljni z obstoječimi komunikacijami.
Komunikacije v organizaciji delimo na formalno (uradno) in neformalno.
Uradne komunikacije opredeljeno s politikami, pravili, opisi delovnih mest dano organizacijo in se izvaja po formalnih kanalih. Uradne komunikacije vključujejo:
ü vertikalno, ko se informacije premikajo z ene ravni hierarhije na drugo;
ü horizontalno – med različnimi oddelki, namenjeno usklajevanju dejavnosti različnih oddelkov.
Vertikalne komunikacije, pa so razdeljeni na:
naraščajoče, ko se informacije prenašajo od spodaj navzgor (z nižje ravni na višje). Ta vrsta komunikacije vsebuje informacije, ki jih vodje potrebujejo za oceno področja dejavnosti, za katero so odgovorni;
padajoče, ki se izvajajo od zgoraj navzdol. Ta vrsta
komunikacija je neposredno povezana z vodenjem in nadzorom zaposlenih.
Neformalne komunikacije ne sledijo splošnim pravilom te organizacije in se izvajajo po neformalnih kanalih, ki obstajajo zaradi osebnih odnosov med člani organizacije.
Obstoj neformalnih komunikacij je povezan s problemom govoric v organizaciji.
govorice Običajno je klicati vse informacije, ki so prejete po neuradnih komunikacijskih kanalih. Govorice se pojavijo, če zaposleni občutijo pomanjkanje informacij, posredovanih po formalnih komunikacijskih kanalih, če se informacije posredujejo neredno, z zamudo.
Tipične informacije, ki se prenašajo po neformalnih komunikacijskih kanalih:
O prihajajoče odpuščanje;
O nove kazni za zamudo;
O spremembe v strukturi organizacije;
O prihajajoče poteze in promocije;
O podroben opis spora med dvema direktorjema na zadnjem prodajnem sestanku;
O, kdo se s kom hodi po službi. Obstajata dve stališči, kako zmanjšati te govorice:
O razširjanje čim več informacij po formalnih komunikacijskih kanalih;
O Spodbujanje omrežij neformalnih komunikacij in vključevanje menedžerjev v ta omrežja za povratne informacije.
Naj še enkrat spomnimo, da je učinkovitost komunikacijskih omrežij organizacije, tako formalnih kot neformalnih, odvisna od tega, kako hitro informacije o upravljanju dosežejo naslovnika in koliko ohranijo svojo ustreznost po prehodu skozi komunikacijske kanale.
3. Načini za izboljšanje komunikacijskega sistema v sodobnem podjetju
V organizaciji potekajo raznolike komunikacije med vodstvenimi ravnmi (vertikalne komunikacije), med različnimi oddelki (horizontalne komunikacije), med vodjo in delovno skupino, vodjo in podrejenim ter neformalne komunikacije.
Ko se informacije premikajo znotraj organizacije, se lahko pomen sporočil izkrivi zaradi različnih razlogov, objektivnih ali subjektivnih. Tej vključujejo:
Nenamerno izkrivljanje – lahko nastane zaradi težav pri medosebnih stikih;
Zavestno izkrivljanje, ko pošiljatelj sporočila spremeni njegov pomen v lastnih interesih;
Filtriranje, ko je treba informacije povzeti, da se pospeši pretok informacij;
Neskladje med statusi ravni organizacije, zaradi česar obstaja težnja, da se vodji zagotovi le pozitivne informacije;
Strah pred kaznijo.
Poleg izkrivljanja sporočil obstajajo tudi druge težave pri razvoju komunikacij. Torej se vodja pri svojem delu sooča z veliko količino informacij in ni sposoben odgovoriti na vse informacije. Prisiljen je izločiti manj pomembno in pustiti tistega, ki se mu zdi najpomembnejši. Druga težava mora biti povezana z nezadostno premišljenostjo strukture organizacije. V organizaciji z več ravnmi upravljanja lahko vsaka naslednja raven popravi in filtrira sporočila, zato se poveča verjetnost izkrivljanja informacij.
Za izboljšanje komunikacijskega sistema sodobno podjetje uporablja naslednje:
Ä upravni predpis. Vodje na vseh ravneh organizacije se morajo zavedati svojih lastnih informacijskih potreb, pa tudi potreb svojih nadrejenih, sodelavcev in podrejenih. Vodja lahko vadi kratke ali občasne sestanke z enim ali več podrejenimi, razpravlja in razjasni nove načrte, cilje, nadzira potek dela s poročili o rezultatih nadzora;
Ä sistemi povratnih informacij. Ena od možnosti za tak sistem je anketa zaposlenih. Ankete vam omogočajo, da od podrejenih ugotovite, ali so jim cilji njihovih dejavnosti jasno sporočeni, s kakšnimi potencialnimi ali resničnimi težavami se soočajo, ali prejemajo točne in pravočasne informacije, ki jih potrebujejo za svoje delo, ali so obveščeni o prihajajočih spremembah, ki jih bo vplivalo na njihovo delo;
Ä sistemi zbiranja predlogov. Οʜᴎ so zasnovani tako, da olajšajo pretok informacij na vrh, da zmanjšajo nagnjenost k filtriranju ali ignoriranju idej na poti od spodaj navzgor. Vsi zaposleni dobijo možnost ustvarjanja idej za izboljšanje katerega koli vidika organizacije;
Ä izdajanje mesečnih biltenov vsebuje informacije za vse zaposlene (pregled predlogov vodstva, nova pogodba za novo vrsto produkta; odgovori vodstva na vprašanja zaposlenih);
Ä uporaba elektronske pošte za pisno komuniciranje, videokonference.
Zakoni in pravila komuniciranja.
1 zakon ʼʼResnica ni tisto, kar reče pošiljatelj, ampak to, kar prejemnik razumeʼʼ. Če prejemnik napačno razlaga sporočilo, je kriv pošiljatelj.
2 zakon ʼʼAli je bel?ʼʼ - Ljudje lažje razumejo položaj osebe, do katere doživljajo čustveno pozitiven odnos in ne sprejemajo, včasih pa celo popolnoma zavračajo stališče tiste osebe, do katere doživljajo čustveno negativen odnos.
Pravila komunikacije:
1. Nemogoče je ne komunicirati.
2. Vsaka komunikacija vsebuje 2 vidika:
3. Vsebinska raven;
4. Raven odnosa.
5. Uspešnost komunikacije določajo faze procesa.
6. Kar je povedano, je pomembnejše od povedanega.
7. Strukturo odnosov določajo vloge in psihološki odnosi.
8. Na ravni vsebine in na ravni uporabe odnosov različnih jezikih in različne poti zaznavanje informacij;
9. Besedilo in kontekst sta v informacijah poudarjena. Besedilo je tisto, kar je posredovano, kontekst je tisto, kar je mišljeno.
10. Komunikacija bo učinkovita, če se bo začela kot komplementarna in končala simetrično.
4. Oblike in načela menedžerskega komuniciranja
Vodstvena komunikacija - atributna lastnost osebe, glavni način njegovega življenja v družbi, ki jo povzroča izjemni pomen izvajanja vodstvene funkcije ob upoštevanju povratnih informacij.
Oblike menedžerskega komuniciranja:
1. Podrejenost – komunikacija med vodjo in podrejenim, ki temelji na organizacijskih in upravnih normah.
2. Služba in tovarištvo - odnosi med sodelavci, ki temeljijo na organizacijskih in upravnih normah in včasih tudi moralnih.
3. Prijateljski - med predstavniki različnih ravni, ki temeljijo na moralnih in etičnih standardih.
Načela menedžerske komunikacije:
1. Ustvarjanje pogojev za izkazovanje osebnih potencialov zaposlenih;
2. Načelo avtoritete in odgovornosti. Temelji na naslednjih točkah.
Socialni status - ᴛ.ᴇ. spoštovanje ustavnih pravic in obveznosti, javnih pooblastil, določenih z moralnimi normami.
Uradni status - ureditev uradnih pravic, dolžnosti, pooblastil, ki jih določi organizacija.
Osebni status - stopnja zadovoljstva zaposlenih s svojim položajem.
3. Načelo spodbujanja in kaznovanja;
4. Načelo racionalne rabe delovnega časa.
Funkcije vodstvene komunikacije:
1. Izdaja upravnih informacij:
‣‣‣ Direktiva (odredbe, dekreti);
‣‣‣ Demokratična (prošnja, nasvet, stališče).
2. Pridobivanje povratnih informacij;
3. Izdaja informacij o oceni.
Pogoji za učinkovito zaznavanje informacij:
1. Enotnost strokovnega jezika;
2. Računovodstvo intelektualne ravni;
3. doslednost predstavitve;
4. doslednost;
5. Obračunavanje ravni poslušanja
6. Zaznavanje;
7. Kultura govora;
8. Intonacija.
Komunikacijska struktura:
1. Komunikativni - proces sprejemanja, posredovanja informacij;
2. Interaktivnost – proces interakcije med komunikacijo;
3. Zaznavni – proces zaznavanja.
5. etika podjetniške dejavnosti in poslovne stike
Podjetniška dejavnost- ϶ᴛᴏ glavna vrsta gospodarske dejavnosti, ki jo opravljajo naravni oz pravne osebe, ki se imenujejo podjetniki, v svojem imenu in na lastno odgovornost sproti. Sestavine tega koncepta so naslednje:
F podjetništvo kako posebna vrsta dejavnosti- pomeni, da imajo subjekti te dejavnosti določen način razmišljanja, poseben slog in tip ekonomskega vedenja;
F podjetništvo kot samostojna dejavnost - pomeni svobodo in neodvisnost subjektov te dejavnosti v različnih smereh;
F podjetništvo kako gospodarska dejavnost - vključuje organizacijo in vodenje gospodarskega procesa, ne glede na vrsto in obseg podjetja ali samostojnega podjetnika.
Poslovna etika menedžerja-podjetnika je skupek načel njegovega vedenja v primerjavi z načeli vedenja, ki so splošno sprejeti v poslovnem svetu.
Etična načela in norme vedenja poslovnežev - ϶ᴛᴏ splošno sprejeta načela vedenja v poslovnem svetu. Ta načela vključujejo:
ü svobodo- pomeni, da mora podjetnik-poslovodja ceniti svobodo svojih konkurentov, potrošnikov, ki se izraža v nedopustnosti vmešavanja v njihove zadeve, poseganja v njihove interese tudi v majhnih stvareh;
ü toleranca- zavedanje o nemožnosti premagovanja "z naletom" slabosti in pomanjkljivosti partnerjev, strank ali podrejenih. Toleranca poraja medsebojno zaupanje, razumevanje in odkritost, pomaga pri "gašenju" konfliktnih situacij;
ü taktnost in delikatnost - sposobnost uporabe etičnih standardov za določeno osebo, vljudna in pozorna komunikacija, sposobnost prihraniti ponos svojih podrejenih, sodelavcev;
ü Pravičnost- vključuje objektivno oceno osebnih in poslovnih lastnosti ljudi in njihovih dejavnosti, prepoznavanje njihove individualnosti, odprtost za kritiko, samokritičnost;
ü poslovna zavezanost pomeni jasno izvajanje prevzetih obveznosti strank. V ZDA je na primer znan izraz ʼʼTexas handshakeʼʼ, ko se stranki dogovorita, da se bosta ukvarjali s kakšno dejavnostjo. Če je ena od strank kršila pogoje pogodbe, se s tem podjetjem ne bo ukvarjal nihče drug.
Formula za uspeh zahodnih podjetnikov je preprosta:
blaginja = strokovnost + integriteta .
V poslu velja zlato pravilo: poskrbi za stranko in trg skrbeti zate.
Osnovni postulat poslovne etike in poslovnih stikov vsakega samospoštljivega podjetja naj bo izražen z geslom: ʼʼ dobiček je nad vsem, čast pa nad dobičkomʼʼ.
Vodstvena etika - ϶ᴛᴏ veriga nenehno sprejetih, moralno utemeljenih odločitev. Temeljna načela vodenja podjetniške organizacije in njenih vodij so humanizem, kolektivizem, socialna pravičnost, domoljubje, enotnost besede in dejanja. Odločitve in dejanja podjetniških menedžerjev morajo biti prežeta s spoštovanjem do ljudi, skrbjo za njihovo zdravje, duhovnim in fizični razvoj. Vodstvo je pozvano, da deluje kot zanesljiv sistem za ohranjanje nedotakljivosti osebnega dostojanstva ljudi, kot porok za njihove pravice in obveznosti.
V produkcijski ekipi podjetniške organizacije obstaja zapleten sistem mehanizmov za uravnavanje vedenja ljudi. Οʜᴎ deluje učinkovito, ko najboljši način Kažejo se takšne lastnosti ljudi, kot so vest, poklicna čast, dolžnost, moralna odgovornost za svoja dejanja in dejanja drugih.
super mesto pri upravljavski etiki podjetniške organizacije zahteva razvoj normativnih določil moralnega "značaja. Ena od teh določb so moralni kodeksi. Opredeljujejo pristope, ki se izvajajo v menedžerski etiki pri preučevanju moralnih lastnosti človeka, oblikujejo osnovne moralne zahteve za vodstveno dejavnost, predstavijo pravila vodstvenega komuniciranja in obnašanja vodje izven službe.
Poznavanje menedžerske etike s strani menedžerjev podjetniške organizacije je obvezen pogoj za njihovo znanstveno in strokovno usposobljenost.
6. Organizacijska kultura podjetja
Organizacijska kultura - filozofija in ideologija upravljanja, ki jo sprejema večina organizacije, vrednostne usmeritve, prepričanja, pričakovanja in norme, ki so podlaga za odnose in interakcije tako znotraj organizacije kot zunaj nje.
subjektivno organizacijska kultura izhaja iz vrednot in norm, ki jih delijo zaposleni, vključuje zgodovino, tradicije, slovesnosti in rituale organizacije, dojemanje komunikacijskega jezika in slogane.
Objektivna organizacijska kultura povezana s fizičnim okoljem, ustvarjenim v organizaciji: zgradba in njena zasnova, lokacija, oprema in pohištvo, barva in velikost sobe, udobja, sprejemne sobe itd.
Komunikacijsko omrežje. Formalna in neformalna komunikacija. Problem govoric - koncept in vrste. Klasifikacija in značilnosti kategorije "Komunikacijsko omrežje. Formalne in neformalne komunikacije. Problem govoric" 2017, 2018.
stran 2
Zapletenosti nadzorovanih sistemov in odnosov v timih ni mogoče nadomestiti le s formaliziranimi metodami. Vse pomembnejše so neformalne komunikacije, ki dopolnjujejo administrativno urejene komunikacije. V našem času tako imenovani neproduktivni, socialno-psihološki dejavniki vse bolj vplivajo na končne rezultate dejavnosti. Od dela, in v veliki meri in socialno delo vsakega zaposlenega realizira v timu, je očitno, da obstoječi odnosi neposredno vplivajo na njegovo razpoloženje in uspešnost.
V avtoritarni družbi je tudi medosebna neformalna komunikacija pod nadzorom države, kar vodi v deformacijo političnih komunikacij.
Če imamo v mislih praktične cilje pri upravljanju organizacije, potem lahko izraz mikropolitika pripišemo mreži posameznikov in skupin v eni ali več organizacijah, ki si prizadevajo za posedovanje virov in moči. Mikropolitika se pogosto kaže v neformalni komunikaciji znotraj in med organizacijami, vključno z vsakodnevno interakcijo, pogajanji in transakcijami katere koli organizacije s predstavniki notranjega in zunanjega okolja. Mikropolitika se nanaša na tiste strategije, v katerih posamezniki in skupine poskušajo uporabiti svoje vire moči in vpliva v organizacijskem kontekstu za dosego svojih ciljev.
Poleg interakcije v okviru formalne organizacijske strukture zaposleni v kateri koli organizaciji prihajajo med seboj v stik, ki ni neposredno povezan s proizvodnimi funkcijami, ki jih opravljajo: direktor s svojim voznikom razpravlja o rezultatih včerajšnje nogometne tekme, zaposleni v različnih oddelkih, ki se dvigajo v dvigalu, si izmenjujejo mnenja o novi kavarni, trčenju v kadilnici, vodje trgovin drug drugemu izlivajo srce o nemožnosti izpolnitve četrtletnih načrtov. Takšna izmenjava informacij se imenuje neformalna komunikacija, ki pomembno vpliva na proizvodno vedenje zaposlenih. V poznih sedemdesetih letih se je na območju Chicaga razširila lažna govorica, da je McDonald's uporabljal meso črvov za pripravo hamburgerjev.
Formalne komunikacije se od neformalnih ločijo po dokumentaciji, pisni in/ali protokolarni obliki, ki jo urejajo potrjena navodila. Kljub neočitnemu statusu so neformalne komunikacije – govorice, informacije od ust do ust – precej vplivne pri oblikovanju javnega mnenja. Primer je namerno uhajanje informacij, ki so jih pobrali mediji.
Vse komunikacije so združene v eno skupna lastnost- individualna narava neposrednega stika partnerjev v organizacijski interakciji. Interakcije v poklicni dejavnosti se izvajajo po kanalih formalnega in neformalnega komuniciranja.
To pomeni, da ne gre samo za to, da v zapletenih gospodarskih sistemih, ki vsebujejo ogromno elementov, ni možnosti analitičnega opisa vsakega od njih, zaradi česar je poskus urejanja vseh upravljavskih dejavnosti nerealen. V sedanjih sistemih vodenja je ohranjanje in celo krepitev pomena menedžerske umetnosti povezano tudi z očitnim povečanjem vloge neformalne komunikacije in moralnih skrupulov v dejavnostih vodje.
Neformalne komunikacije kot celota niso povezane s hierarhijo organizacije, temveč povezujejo ljudi, ki so združeni v eno neformalno skupino. Pojavijo se v kateri koli organizaciji, vendar običajno niso povezane z njenimi neposrednimi potrebami. Neformalne komunikacije delujejo predvsem kot kanal za širjenje govoric. Neformalne komunikacije so lahko pomemben vir informacij za vodjo. Ker je zanje značilno hitrejše razširjanje informacij kot v formalnih komunikacijah, so lahko pogosto vir informacij, ki je pomemben z vidika hitrega odločanja.
Neformalni, prijateljski ali tekmovalni odnosi lahko upočasnijo doseganje ciljev organizacije in prispevajo k njihovemu uresničevanju. Ruska poslovna komunikacija se od zahodne razlikuje prav po precejšnji premoči neformalne strani. Včasih se stvari ne izidejo zaradi sovražnih odnosov obhajalcev. Neformalna komunikacija igra ključno vlogo v kriznih in konfliktnih situacijah. Za specialista komunikatorja je pomembno, da zna uporabiti to izjemno učinkovito orožje: neformalni kanali pogosto delujejo hitreje kot formalni in skoraj vedno komunikatorji bolj zaupajo neformalnim informacijam kot formalnemu viru.
Značilnost neformalne komunikacije je, da zanemarja organizacijsko strukturo in prežema vse hierarhične ravni. Ta lastnost omogoča, da vsi člani organizacije sodelujejo pri izmenjavi informacij in je še posebej pomembna za upravljanje s človeškimi viri. Ta izjava se morda zdi nenavadna, saj je težko združiti neformalno komunikacijo in upravljanje: splošno velja, da se neformalna izmenjava informacij ne ukvarja predvsem z organizacijskimi težavami. Pravzaprav ni tako: po študijah ameriških znanstvenikov se približno 90 odstotkov neformalne izmenjave informacij nanaša na organizacijska vprašanja. Zato je razumevanje mehanizma neformalne komunikacije s strani vodstva in sposobnost njegove uporabe pomemben pogoj za učinkovito upravljanje organizacije.
