ملء سجل السفر. سجل تسجيل حركة بوليصة الشحن: املأه بشكل صحيح

غالبًا ما يطرح أصحاب شركات النقل بالسيارات سؤالاً حول السجل المحاسبي بوليصة الشحن: هل من الضروري إجراؤها في عام 2019؟ بأي شكل ينبغي أن يكون وأين هو أفضل مكان لتنزيل عينة مجانية من كتاب سجل السفر؟ يعلم الملاك أن أي مؤسسة تمتلك سيارات أو شاحنات مطالبة بتسجيل حركتها. ولهذا السبب يطلبون في كثير من الأحيان عينة من دفتر تسجيل وثائق السفر. سننظر أدناه بالتفصيل في كيفية تنظيم المحاسبة وكيفية تسجيل الحركة بشكل صحيح، مع إمكانية تنزيل سجل إصدار سندات الشحن لعام 2019 مجانًا.

لماذا تحتاج إلى سجل لإصدار بوليصة الشحن للسائقين؟

ولأنه يُسمح لدافعي الضرائب بشطب جزء من نفقات الأعمال، تحتاج المنظمات إلى وثائق لدعم تكاليف نقل الأصول وتفريغها. في قطاع النقل، إحدى هذه الوثائق الأساسية هي بوليصة الشحن. يجب أن تحتوي جميع المعلومات المتعلقة بمسار السفر، السائق، السيارة المستخدمة، نقل البضائع أو الركاب، على سجل تذاكر الرحلات لعام 2019 والأعوام السابقة. بناء على القواعد القانون الاتحاديبتاريخ 08.11.2007 رقم 259-FZ "ميثاق النقل بالسيارات والنقل الكهربائي الأرضي الحضري" و"التفاصيل والإجراءات المطلوبة لملء بيانات الشحن"، تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة النقل بتاريخ 18.09.2008 رقم 152، هذه الوثيقة أو مجلة إلزامية لجميع أصحاب المركبات. بالإضافة إلى ذلك، يجب الاحتفاظ ببيانات الشحن في مجلة منفصلة.

نموذج لملء دفتر سجل السفر

الخطوةالاولى. صفحة عنوان الكتاب

قم بتنزيل نموذج لسجل السفر لعام 2019. صفحة العنوان.

عند ملء صفحة عنوان مجلة المحاسبة، تتم الإشارة إلى اسم وشكل ملكية المنظمة، ونموذج OKPO، ويجب الإشارة إلى الشهر والسنة (الفترة) للاحتفاظ بالمجلة. ليست هناك حاجة لوضع ختم.

مثال على ملء صفحة عنوان المجلة

الخطوة 2. الجزء الرئيسي

ولمراعاة حركة بوليصة الشحن على وجه التحديد، تم تطوير النموذج رقم 8 (رمز OKUD 0345008)، المصمم لتوحيد البيانات اللازمة. تمت الموافقة عليه بقرار لجنة الدولة للإحصاء في الاتحاد الروسي بتاريخ 28 نوفمبر 1997 رقم 78. ومع ذلك، ينص قانون المحاسبة رقم 402 بتاريخ 6 ديسمبر 2011 على أن استخدام النموذج رقم 8 ليس إلزاميًا. يحق للمنظمة أن تنشئ بشكل مستقل نموذجًا لدفتر الشحن، بشرط أن يعكس جميع المعلومات الضرورية.

قم بتنزيل سجل حركة بوليصة الشحن، النموذج 8

يجب أن يتضمن الجدول:

• رقم وتاريخ إصدار بوليصة الشحن؛
• معلومات عن السائق، رقم موظفيه؛
• رقم المرآب الخاص بالمركبة (عادة ما يتم تخصيصه من قبل الجهات الحكومية، لكن الشركات الخاصة لا تفعل ذلك، لذا يمكنك ترك هذا العمود فارغًا).

تتم كتابة الوجهة والمعلومات الأخرى في عمود الملاحظة.

ويجب تضمين هذه المعلومات الإلزامية، حتى لو حددت المنظمة بشكل مستقل الشكل الذي يجب أن تبدو عليه بوليصة الشحن والسجل.

يمكنك تنزيل سجل السفر، النموذج 8 (2019) في مقالتنا. مثال على ملء البيانات الجدولية.

الخطوة 3. استكمال التصميم

يتم تأكيد الإدخالات في النموذج من قبل ثلاثة موظفين في وقت واحد:

• سائق؛
• الشخص الذي أدخل المعلومات (على سبيل المثال، المرسل)؛
• وكذلك المحاسب الذي استلم الوثيقة.

نموذج دفتر يومية لإصدار قسائم السفر لعام 2019. الانتهاء من تسجيل قسائم السفر:

تواتر الصيانة

تم تجميع المثال الموضح لمجلة إصدار تذاكر السفر لعام 2019 على أساس شهري وفي كل مرة في صفحة جديدة. لكن المنظمات وأصحاب المشاريع الفردية يمكنهم القيام بالأشياء بشكل مختلف: توضيح الفترات التي يتم الاحتفاظ فيها بالسجلات وملؤها دون ترك أسطر فارغة.

يسمح التشريع للسائقين بإصدار وثائق سفر لمدة تصل إلى شهر واحد. إذا كان سيتم استخدام السيارة خلال هذا الوقت ليس من قبل سائق واحد، بل سائقين، فيُسمح بإصدار "تصريح" خاص لكل عامل للقيادة.

في هذه الحالة، عند عودتهم، يتم إدخال جميع المستندات التي تلقاها المحاسب في نموذج المحاسبة. عند ملء السجل، ستكون معظم المعلومات هي نفسها، لكن لا بأس بذلك.

أين يمكنني شراء

تتوفر للبيع كتب جاهزة للتحكم في حركة المركبات. ويجب أن تكون صفحات هذه المجلة مرقمة.

عند اكتماله، يجب أن يتم توقيعه من قبل اثنين من الموظفين المسؤولين على الأقل:

• لمن قاده؛
• مدير أو محاسب.

تنطبق نفس المتطلبات على السجل المطبوع. يمكنك تنزيل مجلة إصدار بوليصة الشحن مجانًا باستخدام الرابط الموجود في مقالتنا. إذا بدأ لمدة شهر، فيجب في نهاية الفترة ترقيمه وربطه وتوقيعه.

مدة الصلاحية

ولا يشير القانون إلى المدة التي يجب الاحتفاظ بهذا السجل فيها، سواء تمت طباعته أو شراؤه من أحد المتاجر. بناءً على بوليصة الشحن وحركتها، يتم حساب رواتب السائقين والضرائب وقاعدة تكلفة الإنتاج. يتم تخزين هذه المستندات الأولية، والمعلومات التي يتم إدخالها في مجلة المحاسبة، في المنظمة لمدة 5 سنوات على الأقل. من الواضح أنه يجب الاحتفاظ بالسجل نفسه لنفس الفترة الزمنية.

قبل تدميره، من المهم التأكد من أن فترة الاحتفاظ لآخر مستند محاسبي لم تنته بعد. وإلا، إذا لزم الأمر، فلن تتمكن من تأكيد وجود السيطرة والحفاظ عليها. يمكنك تحميل مجلة مجانية لأوراق السفر للفترة القادمة على موقعنا.

بوليصة الشحن للشاحنة هي الوثيقة الرئيسية للمحاسبة الأولية، والتي تحدد، إلى جانب مذكرة الشحن الخاصة بنقل البضائع السلعية، مؤشرات لتسجيل عمل المعدات الدارجة والسائق، وكذلك للاستحقاق أجورللسائق ودفع ثمن نقل البضائع.
بالنسبة لمركبات الشحن، وافق قرار لجنة الدولة للإحصاء في روسيا بتاريخ 28 نوفمبر 1997 N 78 على شكلين من بوليصة الشحن - النموذج N 4-c والنموذج N 4-p.

* يُستخدم النموذج N 4-c (القطعة) عند نقل البضائع، ويخضع لدفع أجرة المركبة بمعدلات القطعة.
* يتم استخدام النموذج N 4-p (المستند إلى الوقت) بشرط الدفع مقابل عمل السيارة بمعدل يعتمد على الوقت، وهو مصمم للنقل المتزامن للبضائع من قبل ما يصل إلى عميلين خلال يوم عمل واحد (نوبة) للسائق.

يتم ملء قسائم بوليصة الشحن المقطوعة من قبل العميل وتكون بمثابة الأساس لمالك المؤسسة للمركبة لتقديم فاتورة إلى العميل.
يتم إرفاق قسيمة التقطيع المقابلة بالفاتورة. تبقى بوليصة الشحن لدى المنظمة التي تمتلك السيارة، وهي تكرر سجلات متطابقة حول الوقت الذي تم فيه تشغيل السيارة من قبل العميل وتعمل كأساس لتسجيل تشغيل السيارة خلال يوم العمل.

في حالة أنه عند الدفع مقابل عمل المركبة على أساس زمني، سيتم نقل عناصر المخزون، يتم إدخال أرقام مستندات الشحن في بوليصة الشحن وإرفاق نسخة واحدة من مستندات الشحن هذه، بناءً على نتائج حيث يتم الإشارة إلى عدد أطنان البضائع المنقولة وغيرها من المؤشرات التي تعكس عمل السيارة والسائق.
يتم ملء بوليصة الشحن قبل إصدارها للسائق من قبل مرسل المنظمة أو الشخص المخول بذلك. ويتم ملء البيانات المتبقية من قبل موظفي المؤسسة المالكة للمركبة والعملاء. يجب أن نتذكر أنه لا يُسمح بالمشاركة في ملء بوليصة الشحن، باستثناء التوقيعات التي تثبت القبول (عند المغادرة) والتسليم (عند إعادة السيارة).
يتم إصدار بوليصة الشحن في النماذج N 4-с وN 4-п للسائق مقابل التوقيع من قبل شخص مفوض فقط لمدة يوم عمل واحد (وردية)، بشرط أن يقدم السائق بوليصة الشحن ليوم العمل السابق.

يتم ملء بوليصة الشحن بالتسلسل التالي:

1. يكتب تاريخ صدورها (اليوم، الشهر، السنة) تحت اسم الوثيقة، والتي يجب أن تتوافق مع تاريخ تسجيل بوليصة الشحن الصادرة في المجلة.

2. في سطر "وضع التشغيل"، اكتب الكود المطابق لوضع التشغيل (العمل في أيام الأسبوع، رحلة عمل، تسجيل موجز لوقت العمل، التسجيل اليومي لوقت العمل، العمل في عطلة نهاية الأسبوع أو العطلة، العمل ضمن الجدول الزمني أو خارجه، وما إلى ذلك)، والتي يتم بموجبها حساب أجر السائق.

3. في سطري "العمود" و"اللواء" يتم تدوين أرقام العمود واللواء والتي تشمل السيارة والسائق.

4. في السطور المخصصة للمركبة، اكتب ماركة السيارة ورقم الحالة وكذلك رقم المرآب الخاص بها.

5. في الأسطر المخصصة للسائق، يتم تدوين اللقب والأحرف الأولى ورقم الموظف المخصص للموظف في مؤسسة النقل ورقم الترخيص وفئة السائق الذي يعمل على بوليصة الشحن هذه.

6. تشير الخطوط المخصصة لبطاقة الترخيص إلى معلومات عن نوعها (قياسية، محدودة) ورقم التسجيل والسلسلة.

7. في سطر "المقطورات" يتم تسجيل العلامات التجارية وأرقام الولاية والجراج للمقطورات وشبه المقطورات المنتجة بما يتماشى مع السيارة. يتم تسجيل أعداد المقطورات وشبه المقطورات التبادلية على هذه الخطوط في أماكن تبادلها.

8. في سطر "المرافقون" يتم تسجيل الألقاب والأحرف الأولى للأشخاص المرافقين للمركبة لإكمال المهمة (التحميل، وكلاء الشحن، المتدربون، إلخ).

9. في قسم "عمل السائق والسيارة" - معلومات عن مغادرة وعودة السيارة حسب الجدول الزمني.

10. في قسم "مهمة السائق":

في العمود 18 "من تحت تصرفه"، بناءً على طلب العميل أو الطلب لمرة واحدة، يتم تدوين اسم العميل الذي يجب أن تصل السيارة تحت تصرفه لإكمال المهمة.

يسجل العمود 19 "وقت الوصول" الوقت (بالساعات والدقائق) لوصول السيارة إلى موقع العميل وفقًا لطلبه أو طلب لمرة واحدة أو جدول عمل السيارة بموجب شروط العقد.

تشير الأعمدة 20-21 (عناوين نقاط التحميل والتفريغ) إلى مكان الحصول على البضائع ومكان تسليمها وفقًا للطلب أو طلب العميل لمرة واحدة أو بموجب شروط العقد.

يسجل العمود 22 "اسم الشحنة" اسم الشحنة المقدمة للنقل بناءً على طلب العميل أو الطلب لمرة واحدة.

في العمود 23 "عدد الركاب مع البضائع"، بناءً على طلب أو طلب لمرة واحدة، يتم تسجيل عدد الركاب مع البضائع المطلوبة لإكمال المهمة.

يسجل العمود 24 "المسافة" مسافات نقل البضائع، المحددة وفقًا لبيانات سلطات الطرق، أو من خريطة المنطقة (مخطط المدينة) باستخدام مقياس المنحنيات، أو من قائمة المسافات المجمعة على أساس تقارير القياس أو وفقًا لقراءات عداد سرعة السيارة (للنقل الموسمي)، المسجلة بموجب قانون مؤسسة النقل الآلي والعميل.

يسجل العمود 25 "أطنان النقل" كمية البضائع التي يجب نقلها للعميل.
يحق لمنظمة النقل الآلية فقط تغيير المهمة المحددة في قسم "مهمة للسائق". فقط في حالات استثنائية يمكن للعميل، بالاتفاق مع مؤسسة النقل البري، تغيير المهمة.

11. على الجانب الأمامي من بوليصة الشحن، في سطر "إصدار الوقود"، يتم تدوين كمية الوقود المطلوب إصدارها لإكمال المهمة، مع مراعاة الوقود المتبقي من يوم العمل السابق، بالكلمات.

في سطر "توقيع المرسل"، يشهد المرسل بتوقيعه أن تفاصيل بوليصة الشحن التي ملأها صحيحة وأن السائق قد رخصة السائق.

يتم ملء بوليصة الشحن قبل مغادرة المرآب بالتسلسل التالي:

1. في قسم "حركة الوقود" في الأعمدة 9 و10 و11 وفي الأسطر المقابلة لها، يقوم فني الصهريج والوقود وزيوت التشحيم (الوقود ومواد التشحيم) أو الشخص المفوض بتسجيل كمية الوقود المصروفة.

2. على الجانب الأمامي، يشهد الشخص المخول من قبل مؤسسة النقل بإجراء الفحص الطبي قبل الرحلة بتوقيعه على الحالة الصحية للسائق وإمكانية السماح له بقيادة السيارة.

3. في قسم "عمل السائق والسيارة" في العمود 5 "قراءات عداد السرعة"، يقوم ميكانيكي نقطة التفتيش (نقطة التفتيش) أو قسم المراقبة الفنية (TCD) بتدوين قراءة عداد السرعة عند دخول السيارة على الخط، وفي العمود 6 ختم "الوقت الفعلي" - تشير الساعة إلى الوقت الفعلي الذي غادرت فيه السيارة المرآب. في حالة حدوث عطل أو عدم وجود ساعة ختم، يتم تسجيل الوقت يدويًا بالتسلسل التالي: اليوم، الشهر، الساعات، الدقائق.

4. في قسم "حركة الوقود" في العمود 12 "المتبقي عند المغادرة"، يقوم ميكانيكي علبة التروس أو مراقبة الجودة بتسجيل كمية الوقود في خزانات المركبة عند المغادرة، ويصادق على صحة جميع الإدخالات التي تم إجراؤها من خلال التوقيع في هذا العمود .

5. في الخطوط المخصصة لقابلية الخدمة الفنية للسيارة، يشهد ميكانيكي ناقل الحركة أو قسم مراقبة الجودة بالتوقيع على نقل السيارة إلى السائق في حالة سليمة من الناحية الفنية والإذن بمغادرة المرآب. في السطور التي تحدد السائق الذي استلم السيارة، يشهد السائق، من خلال التوقيع، قبول السيارة في حالة سليمة من الناحية الفنية واستلام مهمة العمل.

يتم ملء بوليصة الشحن على الخط بالتسلسل التالي:

1. في قسم "تسلسل تنفيذ المهمة" من النموذج N 4-c:

1.1. في العمود 27، يتم تسجيل أعداد الرحلات المكتملة بالتسلسل. السجل مخصص لتدوين مستندات الشحن المرفقة بالرحلة.

1.2. في الأعمدة 36-38 "أرقام مستندات الشحن المرفقة (TCD)،" يقوم الشاحن بتسجيل جميع أرقام مستندات الشحن المتعلقة بهذه الرحلة.

1.3. تشير الأعمدة من 28 إلى 30 "الوصول" إلى التاريخ والوقت (الساعات والدقائق) الذي قام فيه السائق بتقديم بوليصة الشحن إلى المرسل أو المرسل إليه عند بوابة الدخول أو عند نقطة التفتيش عند نقاط التحميل أو التفريغ (باستثناء المحطات السكك الحديدية). إذا لم تكن هناك بوابة دخول أو نقطة تفتيش، فلن يتم ملء هذا العمود، ويتم إدخال وقت الوصول إلى نقطة التحميل أو التفريغ في بوليصة الشحن (بوليصة الشحن).

1.4. يُشار في العمودين 39 و40 إلى اسم الشاحن، ويقوم الشاحن بالتوقيع والطوابع التي تؤكد صحة تفاصيل بوليصة الشحن التي ملأها.

2. في قسم "وقت التوقف عن العمل على الخط"، يقوم موظف خدمة المساعدة الفنية أو الشخص المخول بتدوين سبب التوقف وتاريخ ووقت بداية ونهاية التوقف في الأعمدة المناسبة ويصادق على هذه الإدخالات توقيعه.

3. في سطور "الملاحظات الخاصة" على الجانب الأمامي، يتم تسجيل المعلومات غير المنصوص عليها في بوليصة الشحن (علامات شرطة المرور، العملاء الذين يرفضون تحميل السيارة، خدمات الطرق المختلفة، إلخ.) .

عند إعادة السيارة إلى المرآب، قم بملء بوليصة الشحن بالتسلسل التالي:

1. في قسم "نتائج تشغيل المركبة والمقطورات" يتم الإشارة إلى استهلاك الوقود ومدة الخدمة وعدد الرحلات والسباقات والمسافة المقطوعة (حسب عداد السرعة) وحجم النقل.

2. في قسم "حركة الوقود" يقوم ميكانيكي علبة التروس أو مراقبة الجودة بملء العمود 13 "الرصيد عند العودة" والتوقيع تحته. وفي نفس القسم يجب على الناقلة وفني الوقود والشحوم أو من يفوضه عند تسليم الوقود والشحوم من قبل السائق تعبئة العمود رقم 14 "تم التسليم" والتوقيع تحته.

3. في سطر "مر من قبل السائق" يشهد السائق بتوقيعه أن السيارة تم تسليمها إلى ميكانيكي ناقل الحركة أو مراقبة الجودة في حالة سليمة من الناحية الفنية (معيبة). يشهد ميكانيكي ناقل الحركة أو قسم مراقبة الجودة في السطر "مقبول" مع التوقيع قبول السيارة من السائق في حالة سليمة تقنيًا (معيبة).

بعد أن يقدم السائق بوليصة الشحن، يقوم المرسل أو أي شخص آخر مفوض بملءها بالتسلسل التالي:

1. في قسم "عمل السائق والمركبة" في العمود 6 "المسافة صفر" حسب جدول المسافة يسجل المرسل المسافة من الجراج إلى نقطة التحميل الأولى ومن آخر نقطة تفريغ إلى الجراج .

2. في قسم "حركة الوقود" في العمود 15 "معامل التغير في القاعدة"، يسجل المرسل معاملًا عامًا واحدًا للتغير في معيار استهلاك الوقود طوال يوم تشغيل السيارة، المرتبط بتشغيل السيارة بمعدل متزايد لاستهلاك الوقود، في العمود 16 "وقت تشغيل المعدات الخاصة" والعمود 17 "وقت تشغيل المحرك"، استنادًا إلى الإدخالات المقابلة في TTL المرفقة ببوليصة الشحن، تسجل، على التوالي، وقت تشغيل معدات خاصة ووقت التشغيل الإضافي للمحرك في ظل ظروف تشغيل خاصة (تشغيل آليات التحميل والتفريغ الدوارة للمحرك، وما إلى ذلك). هذه التفاصيل ضرورية لتحديد معدل استهلاك الوقود الإضافي. يشهد المرسل على صحة ملء هذه التفاصيل من خلال التوقيع أسفل الأعمدة المقابلة.

3. في قسم "تسلسل إكمال المهمة"، يكتب المرسل في العمود 27 إجمالي عدد الرحلات (الخلية "الإجمالي"، وفي السطر "TGD بالكمية" - إجمالي عدد مستندات الشحن التي تم تسليمها. بالنسبة إلى إجمالي عدد مستندات الشحن المسلمة والمقبولة التي يوقعها السائق في السطر "اجتازها السائق"، ويوقع المرسل في السطر "مقبول من قبل المرسل".

يتميز تعبئة نموذج بوليصة الشحن N 4-p بالميزات التالية:

1. في قسم "التكليف للسائق" في العمود 18 "من تحت تصرفه..."، بناءً على طلب العميل أو طلب لمرة واحدة، يكتب المرسل اسم وعنوان العميل الذي تكون السيارة تحت تصرفه يجب الوصول لإكمال المهمة، في العمودين 19 و20 - الوقت المخطط للوصول والمغادرة، في العمود 21 - عدد ساعات العمل المخطط لها وفي العمود 22 - عدد الرحلات وفقًا للخطة.

2. يقوم العميل بملء قسيمة القطع الخاصة بالعميل، والتي تعتبر الأساس لشركة السيارات لتقديم فاتورة الدفع مقابل خدمات النقل والمرفقة بها. فيه العميل:

2.1. بناءً على بوليصة الشحن التي قدمها السائق، املأ الأسطر المناسبة برقم وتاريخ إصدار بوليصة الشحن، واسم مؤسسة المركبات التي يتم نقل البضائع على مخزونها المتداول، ورقم طراز وحالة السيارة القادمة و مقطورات.

2.2. في سطر "العميل" يكتب اسم المنظمة واللقب والأحرف الأولى من اسم المسؤول المسؤول عن استخدام السيارة.

2.3. في السطرين "الوصول..." و"المغادرة..." يشير إلى وقت وصول ومغادرة السيارة من العميل.

2.4. في السطور، يُدخل "TGD المرفق" أرقام TGD، والتي يتم إرفاق نسخة واحدة منها ببوليصة الشحن، وتشير إلى العدد الإجمالي لها.

2.5. في السطر "عدد الرحلات" يُدخل إجمالي عدد الرحلات المكتملة.

2.6. في السطر "توقيع وختم العميل"، قم بالتوقيع ووضع ختم يؤكد أن تفاصيل الأسطر المقابلة لبوليصة الشحن قد تم ملؤها بشكل صحيح.
تقع مسؤولية ملء بوليصة الشحن بشكل صحيح على عاتق رؤساء المنظمة وكذلك الأشخاص المسؤولين عن تشغيل الشاحنات والمشاركة في ملء الوثيقة.
يتم تخزين بوليصة الشحن في المؤسسة مع مستندات الشحن، مما يجعل من الممكن التحقق منها في وقت واحد.

يُطلب من جميع المؤسسات التي لديها شاحنات أو سيارات في دفاترها الاحتفاظ بمجلة لإصدار سندات الشحن. بطبيعة الحال، أولئك الذين يقومون برحلات مربحة للشركة.

الملفات 2 ملفات

تكمن أهمية الاحتفاظ بالوثيقة في حقيقة أنها تسجل بوليصة الشحن، والتي بدورها تؤكد التكاليف التي تتكبدها المنظمة. بدون مجلة، يعد الحفاظ على النظام في التعامل مع سندات الشحن وإثبات وجودها بشكل عام (بالنسبة لكميات كبيرة من العمل) مشكلة كبيرة.

طريقة الإدارة

يمكن تنظيم ملء مجلة إصدار بوليصة الشحن بشكل حصري في شكل ورقي. لا توجد إمكانية لإدخال المعلومات الضرورية إلكترونيًا (فقط إذا كان لكل من السائقين والمرسلين والمحاسبين في المنظمة توقيع إلكتروني خاص بهم).

منذ بداية الصيانة، تتم طباعة المستند، وإذا لزم الأمر، يتم تزويده بأوراق إضافية. وفي نهاية فترة الصيانة يتم خياطتها وتصديقها بتوقيع رئيس المؤسسة وتخزينها لمدة 5 سنوات أخرى.

ومن الناحية المثالية، يجب أن يكون قيد الاستخدام المستمر من قبل الموظف المسؤول عن إصدار واستلام بوليصة الشحن من السائقين.

مكونات المجلة

يتكون نموذج الوثيقة من ورقتين. عند اكتمالها، تكون المجلة عبارة عن كتاب بغلاف وعدة أوراق مطبوعة ومرتبة على شكل جدول. يوجد على الغلاف، في المنتصف، اسم المجلة الذي يشير إلى سنة (شهر) التعبئة (عادةً ما تكون فترة صلاحيتها سنة واحدة، ولكن هناك أيضًا خيارات قصيرة المدى، لمدة شهر واحد).

في الجزء العلوي من الغلاف، يكتب الشخص الذي يملأ الاسم الكامل للمنظمة، ورمز المستند وفقًا لـ OKUD (بالنسبة للنموذج القياسي بين الصناعات رقم 8، فهو 0345008، ويتم إدخاله على الفور في النموذج)، والرمز وفقًا إلى أوكبو.

يحتوي الجدول الموجود في الورقة الثانية من المجلة على أعمدة. يفترض كل عمود من هذه الأعمدة المعلومات التالية:

• رقم بوليصة الشحن. يستخدم المستند الترقيم المستمر. تتم جميع الإدخالات بالترتيب الزمني.
• تاريخ إصدار بوليصة الشحن (التاريخ).
• معلومات عن السائق: الاسم الكامل بالكلمات، إن وجد - رقم الموظف.
• أرقام رقم الجراج (وليس لوحة الترخيص) للسيارة.
• توقيع السائق كضمان لاستلام بوليصة الشحن.
• "توقيع" المرسل الذي قبل بوليصة الشحن مع الملاحظات، بالإضافة إلى مستندات أخرى حول الرحلة (هذه البيانات موضحة في الملاحظة).
• توقيع المحاسب . يتم وضعها بعد استلام بوليصة الشحن من قبل قسم المحاسبة.
• ملحوظة. هذا العمود مخصص للبيانات ذات الأهمية الأساسية لإصدار بوليصة الشحن أو قبولها. يشير إلى العلامات (أو عدم وجودها) على المستندات والتصحيحات الخصائص الفيزيائيةتلقى ورقة، الخ.

يمكن أن تستمر الورقة الثانية من المجلة للمدة المرغوبة. الشيء الرئيسي هو أن سندات الشحن المضمنة فيها لها تاريخ إصدار مناسب. لا يحق للموظف إدخال معلومات غير ذات صلة أو خاطئة عن عمد في المجلة.

أما بالنسبة لفترة التخزين، وفقا للمعايير الحالية، يتم تخزين مجلة إصدار بوليصة الشحن لمدة 5 سنوات على الأقل.

نقطة مهمة! يجب أن تحتوي مجلة إصدار بوليصة الشحن على معلومات حول جميع المستندات الصادرة. إذا لم يتم تسجيل بوليصة الشحن، فلا يحق لقسم المحاسبة قبولها.

من يملأها

يتم في البداية تعيين رئيس المنظمة تلقائيًا لمسؤولية الحفاظ على المجلة. ولكن في الغالبية العظمى من الحالات، يعهد بهذه المسؤولية إلى مرؤوسيه. ويمكن أن يتم ذلك بطريقتين:

• من خلال عقد عمل (ينص على أن ذلك هو المسؤوليات المباشرة لموظف معين).
• بأمر منفصل. سيتم تسمية الوثيقة باسم "أمر تعيين شخص مسؤول عن الاحتفاظ بمجلة لإصدار بوليصة الشحن". يتم تجميعها في شكل حر. الشيء الرئيسي هو أنه يحتوي على توقيع المدير وتفاصيل المنظمة ومعلومات عن الموظف المعين وتوقيعه كدليل على الموافقة على المحتوى.

لا تدريب خاصلا يحتاج الموظف المعين إلى المتابعة للحفاظ على السجل.

الإطار التشريعي

النموذج المرفق وملء العينة هو نموذج موحد مشترك بين القطاعات رقم 8 والذي تم اعتماده بالقرار رقم 78 للجنة الدولة للإحصاء في 28 نوفمبر 1997. هي لفترة طويلةكان قيد الاستخدام، وحتى الآن لم يفقد أهميته.

ومع ذلك، منذ عام 2013، أصبح استخدام مثل هذا النموذج إجراءً اختياريًا. يحق لكل منظمة أن تختار بشكل مستقل النموذج الذي ستستخدمه للاحتفال بإصدار بوليصة الشحن.

يمكن للمؤسسة أيضًا إجراء تغييرات على نماذج المستندات الموجودة لملاءمتها الخاصة. الشيء الرئيسي هو أن هذه الإجراءات يتم تأكيدها بأمر منفصل من المدير بالتوقيع والختم، ويتم الإشارة إليها أيضًا في السياسات المحاسبية للشركة.

إذا كنت تستخدم نموذجًا قياسيًا، فلن تكون هناك حاجة لمثل هذه التدابير. بالإضافة إلى ذلك، فإن نموذج المجلة القياسي يلبي جميع المتطلبات التي تنطبق عليه. من خلال إجراء تغييرات على الأعمدة، يتعرض الحشو لخطر مواجهة حالة انتهاك لقوانين العمل أو الضرائب. لهذه الأسباب وغيرها، يبقى النموذج رقم 8 قيد الاستخدام.

الإضافات الممكنة

وبما أن المجلة قد استخدمت لفترة طويلة، فقد أضاف عدد من الشركات أعمدتها الخاصة. لقد أظهرت الممارسة أنه من المناسب أن تدرج في هذه المجلة:

• المسار الذي ستسلكه السيارة. يشير البعض ببساطة إلى نقطة الوصول.
• ما نوع البضائع التي تقوم بتسليمها؟ عربة.
• عدد الأميال.
• استهلاك الوقود الذي حدث نتيجة الرحلة وما إلى ذلك.

وبطبيعة الحال، يتم ملء جميع هذه البيانات فقط بعد إعادة بوليصة الشحن أو حتى بعد استلامها من قبل محاسب المنظمة. مهما كانت التغييرات التي يتم إجراؤها على النموذج الموجوديجب أن تكون مدعومة بأوامر منفصلة من المدير.

تعد مجلة إصدار بوليصة الشحن إحدى المستندات الأساسية التي تؤكد نفقات مؤسسة أو رجل أعمال فردي على الوقود. إذا اختار كيان قانوني نظامًا ضريبيًا يأخذ في الاعتبار النفقات، فإن هذه الوثيقة مهمة بشكل خاص عند حساب الضرائب المستحقة على المنظمة.

رواد الأعمال الأفراد و الكيانات القانونية، التي تنطوي أنشطتها، بطريقة أو بأخرى، على الحاجة إلى استخدام المركبات، كقاعدة عامة، تسجيل بوليصة الشحن الصادرة للسائقين في مجلة خاصة.

وبناء على هذه المجلة، يتم تسجيل النفقات المتكبدة على الوقود، مما يسمح بتخفيض المؤشرات الخاضعة للضريبة للمؤسسة. بالإضافة إلى ذلك، يتم استخدام سجل بوليصة الشحن عند حساب أجور السائقين المشاركين في عمل المنظمة.

يتعين على أي منظمات ورجال أعمال فرديين يرتبط مجال نشاطهم بتوفير خدمات النقل والنقل الاحتفاظ بمجلة بوليصة الشحن. تعتمد التعليمات على قواعد القانون الاتحادي رقم 259-FZ بتاريخ 18 نوفمبر 2007 وأمر وزارة النقل بتاريخ 18 سبتمبر 2008 رقم 152.

أما بالنسبة للمؤسسات التي لا ترتبط بشكل مباشر بتوفير خدمات النقل والمواصلات، ولكنها تستخدم المركبات في سياق أنشطتها، فإن وجود سجل بوليصة الشحن ليس إلزاميًا بالنسبة لها، ولكن يمكن استخدامه لتنظيم وتبسيط عملية تسجيل البيانات المستخدمة في عملهم.

تمت الموافقة على سجل بوليصة الشحن، النموذج 8، بموجب قرار Goskomstat رقم 78 في عام 1997، ولكن في 1 يناير 2013، دخل القانون الاتحادي رقم 402-FZ حيز التنفيذ، مما أدى إلى إلغاء النموذج الموحد الحالي 8. اعتبارًا من هذا التاريخ شركات النقل، الذين احتفظوا سابقًا بسجل لبيانات الشحن وفقًا للنموذج 8، تم منحهم الفرصة لتطوير الإصدار الأمثل الخاص بهم من ورقة المحاسبة، بشرط تكرار الأقسام الرئيسية للنموذج الموحد 8.

هل يمكن التصرف إلكترونيا؟

لا توجد قيود فيما يتعلق بالاحتفاظ بسجل لبيانات الشحن في شكل إلكتروني في أي إجراء قانوني للتشريع الحالي، لذلك يُسمح بإنشاء ورقة محاسبة في شكل إلكتروني.

ملحوظة! يمكنك استخدام أي خيار إدارة أكثر ملاءمة، سواء كان ذلك Excel العادي أو 1C.

بالنسبة للمؤسسات التي لديها أسطول كبير من المركبات وعدد كبير من السائقين، يعد الاحتفاظ بنسخة إلكترونية أكثر تفضيلاً من التسجيل اليدوي، نظرًا لكثافة العمالة الكبيرة في العملية. وفي الوقت نفسه، من المرغوب فيه أن يكون من الممكن طباعة المجلة على الورق إذا لزم الأمر.

كيفية المجلة

يتم إعداد سجل بوليصة الشحن، النموذج 8، في شكل جدول، يمثل بيانًا مقسمًا إلى أعمدة. هناك تسعة أعمدة من هذا القبيل. وهي تشمل البيانات التالية:

• الأرقام التسلسلية للأوراق الصادرة؛
• مواعيد الإصدار؛
• الاسم الكامل للسائقين؛
• أعداد الموظفين الموظفين؛
• أرقام المرآب للمركبات.
• توقيعات السائق والمرسل والمحاسب؛
• ملاحظات إذا لزم الأمر.

ملحوظة! إذا كانت إحدى المؤسسات تحتفظ بسجلات باستخدام نموذج كشف الحساب الذي تم تطويره، فقد تحتوي مجلة المحاسبة على أعمدة إضافية تستخدمها المؤسسة على وجه التحديد.

إذا تم إدخال بيانات خاطئة في دفتر المحاسبة، فيمكن إجراء التصحيحات وفقًا لأحكام القانون الاتحادي رقم 9 رقم 402-FZ. في حالة حدوث خطأ، يتم تصحيح الإدخال على النحو التالي:

1. يتم شطب الإدخال الخاطئ بسطر واحد؛
2. وتوضع بجانبها علامة "تم التصحيح" ويتم إدخال المعلومات الصحيحة؛
3. يشار إلى تاريخ إجراء التصحيحات؛
4. يجب أن تكون التصحيحات التي تم إجراؤها موقعة من قبل الشخص المسؤول عن الحفاظ على السجل المحاسبي؛

مهم! عند شطب إدخال خاطئ، من الضروري رسم خط بحيث يظل الإدخال غير الصحيح نفسه قابلاً للقراءة بعد شطبه.

مدة الصلاحية

يتم إصدار بوليصة الشحن للموظفين الذين يعملون على المركبات مرة واحدة في يوم العمل أو المناوبة. يتم إنشاء دفتر يومية التسجيل نفسه لفترة سنوية، ولكن إذا لزم الأمر، يمكن تقليل فترة الصيانة إلى شهر واحد، على سبيل المثال، إذا نحن نتحدث عنحول الرحلات الطويلة الفردية مثل رحلات العمل.

نظرًا لأن السجل المحاسبي هو التوثيق الأساسي، فإن فترة تخزينه اللاحقة هي 5 سنوات، وبعد ذلك يمكن التخلص من المجلة. وتجدر الإشارة إلى أن فترة التخزين البالغة خمس سنوات لا تنطبق على الورق فحسب، بل تنطبق أيضًا على الوسائط الإلكترونية.

هل من الضروري وميض

يحتوي نموذج سجل السفر 8 على ترقيم صفحات تسلسلي. عند تقديمه، من الضروري الحفاظ على الترتيب الزمني. يجب أن تكون صفحة العنوان موقعة مع الإشارة إلى تاريخ البدء. هناك، على صفحة العنوان، تتم كتابة التفاصيل الرئيسية للمنظمة نفسها واسمها الكامل.

بعد الانتهاء من المحاسبة، يتم خياطة المجلة. يتم اعتماد الكتاب المُجلد بتوقيعات إدارة المؤسسة وكبير محاسبي الشركة وختم المنظمة، وبعد ذلك يتم نقله للتخزين إلى أرشيف المؤسسة.

من يملأها والعينة

يمكن إسناد مسؤولية تتبع بوليصة الشحن في مجلة متخصصة إلى موظف يتم تعيينه بأمر من الإدارة، أو إلى موظف يعمل فيه مسؤوليات العمل، المشار إليها في عقد التوظيفيتضمن وظائف للحفاظ على السجلات المحاسبية في المنظمة.

في أغلب الأحيان، يتم تنفيذ هذا العمل من قبل محاسب أو ضابط شؤون الموظفين أو كاتب سكرتير.في حالة عدم وجود شخص يحتفظ بمثل هذا البيان داخل المؤسسة، يمكن إبرام اتفاقية مع منظمات خارجية تخدم المركبات، بشرط أن تنص هذه الاتفاقية على بند بشأن الحاجة إلى الاحتفاظ بالسجلات.

تتم المحاسبة عن الوقود ومواد التشحيم (الوقود ومواد التشحيم) من قبل الكيانات التجارية باستخدام سندات الشحن. النموذج موحد ويحتوي على حقول تعكس استهلاك الوقود وتشير إلى المسار والمسافة المقطوعة الفعلية. يمكن استخدام بوليصة الشحن للتحكم في استهلاك البنزين ووقود الديزل ومواد التشحيم. ينشأ الالتزام بإعداد وثائق خاصة بالنسبة للمنظمات التي لديها مركبة واحدة على الأقل.

كيف يتم تتبع حركة بوليصة الشحن في المؤسسة؟

يجب تنظيم نظام تدفق المستندات في المؤسسة مع مراعاة تفاصيل ملء وتخزين المستندات المتعلقة باستخدام الوقود ومواد التشحيم. يجب إصدار بوليصة شحن لكل حالة تشغيل للمركبة. يتم إدخال المعلومات الخاصة بالنماذج المكتملة في المجلة حسب النموذج رقم 8.

يجب على إدارة المؤسسة التأكد من سلامة وثائق السفر لمدة 5 سنوات. لشطب الوقود ومواد التشحيم يجب عليك تقديم إيصالات دفع الوقود إلى قسم المحاسبة. إذا تم العثور على معلومات غير دقيقة أو أخطاء في الحقول المكتملة في بوليصة الشحن، فيمكن إجراء تغييرات عليها. ويتم ذلك بشرط موافقة التصحيح من قبل اثنين من المتخصصين المسؤولين.

مهم!إذا استخدم الموظفون وسائل النقل الشخصية لاحتياجات العمل، فلهم الحق في الحصول على تعويض عن ذلك. للقيام بذلك، يتم تدوين ملاحظة في بوليصة الشحن حول ملكية الموظف لسيارة معينة.

نموذج دفتر اليومية رقم 8 موحد ولا يمكن حذف أسطر أو كتل منه. يُسمح للشركات بتوسيع قائمة المؤشرات المشار إليها في الوثيقة. يمكن تحسين نظام مراقبة حركة بوليصة الشحن عن طريق إدخال التسجيل الإلكتروني للنماذج. تتيح لك أتمتة الإجراء تقليل الوقت الذي يقضيه الموظفون في العمل مع المستندات وتقليل مخاطر تسرب المعلومات. يمكنك ضمان وظائف إدارة المستندات الإلكترونية في قطاع محاسبة النقل باستخدام برامج متخصصة أو خدمات الاستعانة بمصادر خارجية.

بالمناسبة، قد تكون السلطات مهتمة بصحة واكتمال ملء بيانات الشحن وتنظيم السيطرة على حركتهم مكتب الضرائبوممثلي مفتشية العمل وضباط شرطة المرور.

حظر الاحتفاظ بمجلات لحساب القسائم في شكل إلكتروني الإطار التشريعيغير مزود. يحق للمؤسسات أن تقرر بشكل مستقل كيفية تنظيم المحاسبة:

• ملء نسخة ورقية من المجلة؛
• الحفاظ على الجداول في Excel.
• تقتصر على ملء النموذج في برنامج 1C.

الشرط الرئيسي هو الامتثال لشكل الوثيقة، ووجود التفاصيل الإلزامية والقدرة على طباعة الصفحات المكتملة من النموذج بسرعة.

الوثائق الأساسية

يتم تنفيذ تدابير مراقبة معدلات استهلاك الوقود وصحة شطب الوقود من خلال الإعداد الإلزامي لبيانات الشحن ومجلة المحاسبة الخاصة بها، النموذج رقم 8. تمت الموافقة على النماذج من قبل لجنة الإحصاء الحكومية في القرار رقم 78 بتاريخ 28 نوفمبر 1997. ترد قواعد ملء المستندات بأمر وزارة النقل المؤرخ 18 سبتمبر 2008 رقم 152. يُسمح بتطوير قالب بوليصة الشحن الخاص بك، والذي يجب أن يحتوي على التفاصيل الإلزامية للوثائق الأساسية. توجد قائمة كاملة بالمعلومات التي يعد التفكير فيها ضروريًا في القانون الصادر في 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ.

يتم إصدار بوليصة الشحن باستخدام قوالب مختلفة اعتمادًا على نوع وسيلة النقل المستخدمة. يمكن استخدامها لحساب موارد الوقود من خلال:

• سيارات الركاب؛
• نقل خاص
• سيارة أجرة الركاب
• الشاحنات؛
• الباصات.

يتم إصدار نموذج بوليصة الشحن مع جميع البيانات اللازمة للسائق قبل المغادرة للعمل. تقتصر مدة صلاحية الوثيقة على يوم واحد. يتم الاستثناء في حالات إرسال الموظفين في رحلات عمل تدوم أكثر من 24 ساعة. بالنسبة لمواقف المسافرين بغرض الأعمال، فإن المطلب الرئيسي للسلطات التنظيمية لإصدار بوليصة الشحن هو القدرة على مراعاة ساعات العمل وتعكس تكاليف الوقود بشكل موضوعي.

يتذكر!يجب تضمين قراءات عداد السرعة في بوليصة الشحن قبل المغادرة في بداية الوردية وبعد الانتهاء من العمل. يجب أن تكون القيم في نهاية اليوم وصباح اليوم التالي هي نفسها.

اعتمادًا على نموذج المستند المستخدم، يمكن للمحاسب شطب الوقود ومواد التشحيم بناءً على استهلاك الوقود الفعلي أو وفقًا للمعايير المعمول بها. تمنح سندات الشحن للسائقين الحق في تشغيل مركبة معينة خلال ساعات العمل. يشير النموذج إلى المسار المتوقع والوقود المتبقي وبيانات عداد السرعة. بالإضافة إلى ذلك، يقومون بإدخال معلومات حول تفاصيل أنشطة العمل وأوقات البدء والانتهاء ليوم العمل.

ملحوظة! لا يتم ملء بوليصة الشحن عند استهلاك الوقود ومواد التشحيم في الأدوات. بالنسبة للجرارات والمناشير وغيرها من المعدات الخاصة، يلزم التسجيل.

ليست هناك حاجة لوضع ختم على بوليصة الشحن، للتعرف على مالك السيارة يكفي اسم الشركة (المؤجر) وعنوانها ورقم هاتفها. يتم دعم القاعدة بنص أمر وزارة النقل بتاريخ 18 يناير 2017 رقم 17. لا يعتبر الختم الموجود على النموذج خطأ. عند استخدام مركبة واحدة من قبل عدة سائقين في وضع النقل، يتم إصدار التصاريح لكل سائق بشكل منفصل. تنتمي المجلة إلى فئة الوثائق الأساسية، لذا لا يمكن أن تقل فترة التخزين في المؤسسة عن 5 سنوات.

يجب تسجيل كل قسيمة صادرة للموظف في مجلة. يتم وضع المستند في الصفحة الأولى بصفحة عنوان. يشير إلى اسم المنظمة والحالة والفاصل الزمني الذي تم إنشاء السجلات له. يتم عرض محتويات المجلة في جدول يتم ملؤه عند إصدار القسائم.

إذا تم ملء بوليصة الشحن بشكل غير صحيح أو كان النموذج تالفًا، فيجب أن تنعكس البيانات المتعلقة بذلك في مجلة النموذج رقم 8. يتم إرفاق هذه القسائم بالمجلة، ويجب ملاحظة أن الأوراق تالفة. يتم إدخال المعلومات مع الحفاظ على التسلسل الزمني لمعالجة المستندات.

تتميز المجلة المحاسبية بالترقيم المستمر. ويجب أن يكون الكتاب ملزما ومصدقا بتوقيع مدير المؤسسة. التوقيع مدعوم بختم المنظمة. يعد ذلك ضروريًا لضمان سلامة المستند ومنع محاولات إتلاف الأوراق الفردية للكتاب. يعين رئيس المؤسسة بأمر شخص سيكون مسؤولاً عن صيانة المجلة.

وتعكس الوثيقة في النموذج رقم 8 المعلومات التالية:

• الرقم التسلسلي لبوليصة الشحن الصادرة؛
• تاريخ إصدار الوثيقة وفقًا للتسلسل الزمني؛
• الاسم الكامل للسائق الذي صدرت التذكرة باسمه؛
• لوحات ترخيص المركبات؛
• توقيع السائق الذي استلم نموذج بوليصة الشحن المكتمل.

إذا تم إرجاع الإيصال، فسيتم إجراء إدخال مماثل في دفتر اليومية. يجب تحديد تاريخ العودة وتأكيده بتوقيع موظف الإرسال المسؤول. يجب أن يحتوي النموذج 8 على توقيعات المسؤولين التاليين:

• السائق الذي يؤكد استلام بوليصة الشحن؛
• المرسل أو الموظف المعتمد الآخر الذي يتلقى التذاكر من السائقين في نهاية نوبة العمل؛
• المحاسب الذي يجب أن يشهد بتوقيعه على صحة ملء المستند وحقيقة قبوله للمحاسبة.

يمكن طباعة النموذج 8 أو قالب المجلة الخاصة بك وتجليده من قبل موظفي الشركة أو طلبه من إحدى دور الطباعة. يتم تحديد الفترة التي يتم فيها فتح دفتر المحاسبة من خلال السياسة المحاسبية للمؤسسة. الفاصل الزمني الموصى به هو من شهر إلى سنة.

إذا تم العثور على خطأ

إذا تم العثور على أخطاء في السجل، يُسمح بتصحيحها. يتم تنظيم إجراءات إجراء تغييرات على الأعمدة المكتملة بموجب قانون 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ في الفن. 9. خوارزمية الإجراءات:

• شطب المعلومات غير الصحيحة بسطر واحد؛
• بجانب التصحيح، يتم إدخال "تم التصحيح"؛
• تتم الإشارة إلى نقش بالبيانات الصحيحة؛
• يجب الإشارة إلى تاريخ الإجراءات التصحيحية؛
• ويجب تأكيد كل حالة تصحيح بالتوقيع المكتوب بخط اليد للمسؤول المسؤول.

نموذج مصمم ذاتيًا

إذا كانت المؤسسة تستخدم قوالب مستندات تم تطويرها بشكل مستقل لحساب الوقود ومواد التشحيم، فيجب أن تنعكس هذه النماذج في عملين محليين للمؤسسة:

• السياسة المحاسبية؛
• أمر بالموافقة على النموذج الأولي.

من أجل الموافقة على نموذج بوليصة الشحن أو سجل قسيمة السفر، يجب إدخال معلومات حول المنظمة ورقم المستند وتاريخ إعداده. تشير كتلة نص الأمر إلى موضوع النظر - الموافقة على قالب مستند جديد. يجب تحديد التاريخ الذي سيتم من خلاله إدخال النموذج في نظام تدفق المستندات. يسرد القسم الأخير من الأمر الموظفين الذين يجب أن يسترشدوا بهذا القانون المحلي وتوقيعاتهم.