Remplir le carnet de voyage. Journal des mouvements de lettre de voiture : remplissez-le correctement

Les propriétaires d'entreprises de transport motorisé posent souvent une question sur le registre lettres de voiture: est-il nécessaire de le mener en 2019. Sous quelle forme doit-il être et où est-il préférable de télécharger gratuitement un échantillon du registre de la feuille de route. Les propriétaires savent que toute entreprise qui a des voitures ou des camions à son bilan est obligée d'enregistrer leur mouvement. Par conséquent, ils demandent souvent un exemple de livre d'enregistrement des lettres de voiture. Nous examinerons en détail ci-dessous comment organiser la comptabilité et comment enregistrer correctement le trafic avec la possibilité de télécharger un registre de bordereau d'expédition gratuit pour 2019.

Pourquoi avons-nous besoin d'un registre pour la délivrance de lettres de voiture aux chauffeurs

Étant donné que les contribuables sont autorisés à déduire une partie des coûts de production, les organisations ont besoin de documents confirmant les coûts de déplacement et d'épuisement des actifs. Dans le secteur des transports, l'un de ces principaux documents est la lettre de voiture. Toutes les informations relatives à l'itinéraire du voyage, au conducteur, au véhicule utilisé, au transport de marchandises ou de passagers doivent contenir un registre des feuilles de route pour 2019 et les années précédentes. Basé sur les règles loi fédérale du 08.11.2007 n° 259-FZ "Charte des transports routiers et des transports électriques terrestres urbains" et "Détails obligatoires et procédure de remplissage des lettres de voiture", approuvés par arrêté du ministère des transports du 18.09.2008 n° 152, le présent document ou magazine est obligatoire pour tous les propriétaires de véhicules . De plus, les lettres de voiture doivent être enregistrées dans un journal séparé.

Exemple de remplissage d'un registre de lettres de voiture

La première étape. Titre de page

Téléchargez un exemple de journal d'enregistrement des billets de voyage 2019. Page de titre.

Lors du remplissage de la page de titre du journal comptable, le nom et la forme de propriété de l'organisation, le formulaire OKPO sont indiqués, le mois et l'année (période) de tenue du journal sont indiqués sans faute. Vous n'avez pas besoin d'imprimer.

Un exemple de remplissage de la page de titre d'un magazine

Étape 2. Corps principal

Plus précisément, afin de prendre en compte le mouvement des lettres de voiture, le formulaire n ° 8 a été développé (code selon OKUD 0345008), conçu pour unifier les données nécessaires. Il a été approuvé par le décret n ° 78 du Comité d'État des statistiques de la Fédération de Russie du 28 novembre 1997. Cependant, la loi sur la comptabilité n ° 402 du 6 décembre 2011 stipule que l'utilisation du formulaire n ° 8 n'est pas obligatoire. . L'organisation a le droit de créer indépendamment un exemple de livre de comptabilité pour les lettres de voiture, à condition que toutes les informations nécessaires y soient reflétées.

Téléchargez le registre des mouvements de lettres de voiture, formulaire 8

Le tableau doit comprendre :

• numéro et date d'émission de la lettre de voiture ;
• données sur le conducteur, son numéro personnel ;
• numéro de garage du véhicule (généralement attribué par les agences gouvernementales, les entreprises privées ne le font pas, il est donc acceptable de laisser cette colonne vide).

La destination et d'autres informations sont écrites dans la colonne Remarque.

Ces informations obligatoires doivent être contenues, même si l'organisation a déterminé de manière indépendante à quoi doivent ressembler la lettre de voiture et le journal de bord.

Vous pouvez télécharger le registre des lettres de voiture, formulaire 8 (2019) dans notre article. Un exemple de remplissage de données tabulaires.

Étape 3. Compléter le dédouanement

Les entrées dans le formulaire sont confirmées par trois employés à la fois :

• chauffeur;
• celui qui a saisi les informations (par exemple, le répartiteur) ;
• ainsi que le comptable qui a reçu le document.

Exemple de journal pour l'émission des billets de voyage 2019. Remplir le billet :

Fréquence d'entretien

L'exemple de journal ci-dessus pour l'émission des feuilles de route pour 2019 a été compilé sur une base mensuelle et à chaque fois sur une nouvelle page. Mais les organisations et les entrepreneurs individuels peuvent faire autrement : précisez les périodes pendant lesquelles les registres sont conservés et remplissez-le sans laisser de lignes blanches.

La législation autorise les conducteurs à délivrer des documents de voyage pour une durée maximale d'un mois. Si pendant ce temps, le véhicule sera utilisé non pas par un, mais par deux conducteurs, il est alors permis de délivrer à chacun des employés son propre «bon» de déplacement.

Dans ce cas, à leur retour, tous les documents reçus par le comptable sont saisis dans le formulaire comptable. Lorsque vous remplissez le registre, la plupart des informations seront les mêmes, mais ce n'est pas effrayant.

Où pourrais-je acheter

Des livres prêts à l'emploi sont disponibles à la vente pour contrôler le mouvement des véhicules. Les pages d'un tel magazine doivent être numérotées.

Lorsqu'il prend fin, il doit être signé par au moins deux employés responsables :

• celui qui l'a conduit;
• directeur ou comptable.

Les mêmes exigences pour le registre imprimé. Vous pouvez télécharger gratuitement le journal d'émission des lettres de voiture sur le lien de notre article. S'il commence pour un mois, à la fin de la période, il doit être numéroté, lacé et signé.

Durée de conservation

La loi ne précise pas la durée de conservation d'un tel registre, qu'il soit imprimé ou acheté en magasin. Sur la base des lettres de voiture et de leur mouvement, le salaire des chauffeurs, la taxe et la base des coûts de production sont formés. Ces documents primaires, dont les informations sont enregistrées dans le registre, sont conservés dans l'organisation pendant au moins 5 ans. Il est évident que le registre lui-même doit être stocké pour le même montant.

Avant de le détruire, il est important de s'assurer que la dernière pièce comptable n'est pas encore périmée. Sinon, si nécessaire, vous ne pourrez pas confirmer la présence et le maintien du contrôle. Vous pouvez télécharger gratuitement le carnet de voyage de la prochaine période sur notre site internet.

La lettre de voiture d'un camion est le principal document de comptabilité primaire qui, avec la lettre de voiture lors du transport de marchandises, détermine les indicateurs de comptabilisation de l'exploitation du matériel roulant et du conducteur, ainsi que de calcul salaires au conducteur et effectuer les paiements pour le transport des marchandises.
Pour les véhicules de transport de marchandises, le décret du Comité national des statistiques de Russie du 28 novembre 1997 N 78 a approuvé deux formes de lettres de voiture - le formulaire N 4-c et le formulaire N 4-p.

* Le formulaire N 4-c (travail à la pièce) est utilisé lors de l'exécution du transport de marchandises, sous réserve du paiement de la voiture au tarif à la pièce.
* Le formulaire N 4-p (basé sur le temps) est utilisé sous réserve de paiement pour le fonctionnement de la voiture à un taux basé sur le temps et est conçu pour le transport simultané de marchandises vers deux clients pendant les épines d'une journée de travail (équipe) du conducteur.

Les coupons détachables de la lettre de voiture sont remplis par le client et servent de base à l'organisme propriétaire du véhicule pour présenter une facture au client.
Le coupon détachable correspondant est joint au compte. La lettre de voiture reste dans l'organisation propriétaire du véhicule, elle répète des entrées identiques au moment où la voiture a été conduite par le client et sert de base pour comptabiliser le fonctionnement du véhicule pendant la journée de travail.

Dans le cas où les articles en stock seront transportés avec un paiement basé sur le temps pour le fonctionnement de la voiture, les numéros des documents de transport de marchandises sont inscrits sur la lettre de voiture et une copie de ces documents de transport de marchandises est jointe, à la suite de quoi le nombre de tonnes de marchandises transportées et d'autres indicateurs reflétant le travail sont indiqués voiture et chauffeur.
Le remplissage de la lettre de voiture avant sa remise au chauffeur est effectué par le répartiteur de l'organisation ou une personne habilitée à le faire. Le reste des données est rempli par les employés de l'organisation propriétaire du véhicule et les clients. Il convient de rappeler que la participation au remplissage de la lettre de voiture n'est pas autorisée, à l'exception des signatures certifiant l'acceptation (au départ) et la livraison (au retour de la voiture).
Les lettres de voiture selon les formulaires N 4-c et N 4-p sont délivrées au chauffeur contre réception par une personne autorisée uniquement pour un jour ouvrable (poste), à ​​condition que le chauffeur ait remis la lettre de voiture du jour de travail précédent.

Le remplissage de la lettre de voiture s'effectue dans l'ordre suivant :

1. Sous le nom du document, la date de sa délivrance (jour, mois, année) est enregistrée, qui doit correspondre à la date d'enregistrement de la lettre de voiture émise au journal.

2. Dans la ligne "Mode de fonctionnement", le code correspondant au mode de fonctionnement (fonctionnement en jours de la semaine, déplacement professionnel, décompte récapitulatif du temps de travail, décompte journalier du temps de travail, travail un week-end ou un jour férié, travail à l'horaire ou en dehors de l'horaire, etc.), selon lequel le chauffeur est rémunéré.

3. Dans les lignes "Colonne", "Brigade", les numéros de la colonne et de la brigade sont enregistrés, qui comprennent une voiture et un chauffeur.

4. Dans les lignes dédiées au véhicule, notez la marque, le numéro d'état, ainsi que son numéro de garage.

5. Dans les lignes dédiées au conducteur, le nom, les initiales, le numéro personnel attribué à l'employé dans l'organisation de transport, le numéro du certificat et la classe du conducteur travaillant sur cette feuille de route sont enregistrés.

6. Les lignes dédiées à la carte de licence doivent contenir des informations sur son type (standard, limité), son numéro d'immatriculation et sa série.

7. Dans les lignes "Remorques", les marques, les numéros d'état et de garage des remorques et semi-remorques produites sur la ligne avec la voiture sont enregistrés. Les nombres de remorques et semi-remorques d'échange sont enregistrés sur ces lignes aux lieux de leur remorquage.

8. Dans la ligne "Personnes accompagnantes", les noms et initiales des personnes accompagnant la voiture pour effectuer la tâche (chargeurs, transitaires, stagiaires, etc.) sont enregistrés.

9. Dans la section "Travail du conducteur et de la voiture" - informations sur le départ et le retour de la voiture selon l'horaire.

10. Dans la rubrique « Affectation au conducteur » :

Dans la colonne 18 "À la disposition de qui", sur la base d'une demande ou d'une commande unique du client, le nom du client est enregistré, à la disposition duquel la voiture doit arriver pour accomplir la tâche.

La colonne 19 "Heure d'arrivée" enregistre l'heure (en heures et minutes) de l'arrivée de la voiture au client selon sa demande, une commande unique ou l'horaire de la voiture selon les termes du contrat.

Les colonnes 20-21 (adresses des points de chargement et de déchargement) indiquent où prendre la cargaison et où la livrer selon la demande, une commande unique du client ou selon les termes du contrat.

Dans la colonne 22 "Nom de la cargaison", le nom de la cargaison présentée au transport est enregistré sur la base d'une demande ou d'une seule commande du client.

Dans la colonne 23 "Nombre de trajets chargés", sur la base d'une demande ou d'une commande unique, le nombre de trajets chargés nécessaires pour accomplir la tâche est enregistré.

La colonne 24 "Distance" enregistre les distances de transport de marchandises, déterminées selon les données des autorités routières, ou selon la carte de la zone (plan de la ville) à l'aide d'un curvimètre, ou selon la liste des distances établie sur la base de rapports de mesure ou selon le compteur de vitesse de la voiture (en transport saisonnier), acte fixe de l'organisation de transport et du client.

La colonne 25 "Tonnes de transport" enregistre la quantité de fret qui doit être transportée pour le client.
Le droit de modifier la tâche spécifiée dans la section "Affectation au conducteur" n'a qu'une organisation de transport motorisé. Uniquement dans des cas exceptionnels, le client peut, en accord avec l'organisation de transport, modifier la tâche.

11. Au recto de la lettre de voiture, à la ligne "Emission de carburant", la quantité de carburant nécessaire à l'émission pour accomplir la tâche, en tenant compte du carburant restant de la journée de travail précédente, est écrite en toutes lettres.

Dans la ligne "Signature du répartiteur", le répartiteur certifie par sa signature que les détails de la lettre de voiture remplis par lui sont corrects et que le conducteur a permis de conduire.

Remplir la lettre de voiture avant de quitter le garage s'effectue dans l'ordre suivant :

1. Dans la rubrique « Mouvement de carburant » des colonnes 9, 10 et 11 et dans les lignes correspondantes, le camion-citerne, le technicien des carburants et lubrifiants (POL) ou une personne autorisée enregistrent la quantité de carburant délivrée.

2. Au recto, une personne autorisée par l'organisme de transport à effectuer un examen médical préalable au voyage certifie par sa signature l'état de santé du conducteur et la possibilité de lui permettre de conduire une voiture.

3. Dans la section "Travail du conducteur et de la voiture" dans la colonne 5 "Relevés du compteur de vitesse", le mécanicien du point de contrôle (point de contrôle) ou du service de contrôle technique (OTK) enregistre le relevé du compteur de vitesse lorsque la voiture quitte la ligne, et dans la colonne 6 Timbre "Heure réelle" - l'horloge inscrit l'heure réelle de départ de la voiture du garage. En cas de dysfonctionnement ou d'absence d'horodatage, l'heure est relevée manuellement dans l'ordre suivant : jour, mois, heures, minutes.

4. Dans la section "Mouvement de carburant" dans la colonne 12 "Solde au départ", le mécanicien du poste de contrôle ou du service de contrôle qualité enregistre la quantité de carburant dans les réservoirs de la voiture à la sortie et certifie l'exactitude de toutes les entrées faite en signant dans cette colonne.

5. Dans les lignes dédiées à l'état technique de la voiture, le mécanicien du poste de contrôle ou du service de contrôle qualité certifie par sa signature le transfert de la voiture au conducteur dans un état techniquement correct et l'autorisation de quitter le garage. Dans les lignes définissant le conducteur qui a accepté la voiture, le conducteur certifie par sa signature que la voiture a été acceptée en bon état technique et qu'il a reçu la mission.

Le remplissage de la lettre de voiture sur la ligne s'effectue dans l'ordre suivant :

1. Dans la rubrique "Le déroulement de la tâche" formulaire N 4-c :

1.1. Dans la colonne 27, le nombre de voyages effectués est enregistré séquentiellement. L'enregistrement est destiné à l'affichage des documents d'expédition joints pour les voyages.

1.2. Dans les colonnes 36 à 38 "Numéros des documents de transport de marchandises (TTD) joints", l'expéditeur enregistre tous les numéros des documents de transport de marchandises liés à ce voyage.

1.3. Dans les colonnes 28-30 "Arrivée", la date et l'heure (heures et minutes) de la présentation par le conducteur de la lettre de voiture à l'expéditeur ou au destinataire à la porte d'entrée ou au point de contrôle aux points de chargement ou de déchargement (sauf pour les gares les chemins de fer). En l'absence de porte d'entrée ou de point de contrôle, la colonne indiquée n'est pas remplie, l'heure d'arrivée au point de chargement ou de déchargement est inscrite dans la lettre de voiture (THN).

1.4. Dans les colonnes 39 et 40, le nom de l'expéditeur est indiqué, l'expéditeur signe et tamponne, confirmant l'exactitude des détails de la lettre de voiture remplis par lui.

2. Dans la section "Indisponibilité sur la ligne", l'employé du service d'assistance technique ou une personne autorisée dans les colonnes appropriées notent la raison de l'indisponibilité, la date et l'heure du début et de la fin de l'indisponibilité et certifient ces entrées avec leur signature.

3. Dans les lignes "Marques spéciales" au recto, des informations non prévues dans la feuille de route sont écrites (marques de la police de la circulation, clients refusant de charger la voiture, divers services routiers, etc.) .

Lors du retour de la voiture au garage, la lettre de voiture est remplie dans l'ordre suivant :

1. Dans la section "Résultats du travail de la voiture et des remorques", la consommation de carburant, le temps passé dans la commande, le nombre de trajets et de courses, le kilométrage (selon le compteur de vitesse), les volumes de transport sont indiqués.

2. Dans la section "Mouvement de carburant", le mécanicien du poste de contrôle ou du service de contrôle qualité remplit la colonne 13 "Solde au retour" et signe en dessous. Dans la même section, le camion-citerne, le technicien carburant ou la personne autorisée, lors de la remise du carburant et des lubrifiants par le conducteur, remplit la colonne 14 "Remis" et signe en dessous.

3. Dans la ligne "Passé par le conducteur", le conducteur certifie avec sa signature que la voiture a été remise aux mécaniciens du point de contrôle ou du service de contrôle qualité dans un état techniquement correct (défectueux). Le mécanicien du point de contrôle ou du service de contrôle qualité dans la ligne "Accepté" par sa signature certifie la réception de la voiture du conducteur dans un état techniquement correct (défectueux).

Une fois que le conducteur a soumis la lettre de voiture, le répartiteur ou une autre personne autorisée la remplit dans l'ordre suivant :

1. Dans la section "Travail du conducteur et du véhicule" dans la colonne 6 "Zéro kilométrage", selon le tableau des distances, le répartiteur enregistre la distance du garage au premier point de chargement et du dernier point de déchargement au garage .

2. Dans la section "Mouvement de carburant" de la colonne 15 "Facteur de changement de taux", le répartiteur inscrit un coefficient général de changement du taux de consommation de carburant pour toute la journée d'utilisation de la voiture, associé à l'utilisation de la voiture à une vitesse accrue. le taux de consommation de carburant, dans la colonne 16 "Durée de fonctionnement de l'équipement spécial" et la colonne 17 "Durée de fonctionnement du moteur", sur la base des entrées pertinentes dans le TTL joint à la lettre de voiture, respectivement, enregistre le temps de fonctionnement de l'équipement spécial et le fonctionnement du moteur supplémentaire temps dans des conditions de fonctionnement particulières (fonctionnement du moteur en rotation, mécanismes de chargement et de déchargement, etc.). Ces détails sont nécessaires pour déterminer le taux supplémentaire de consommation de carburant. L'exactitude de ces détails est attestée par le répartiteur par une signature sous les colonnes appropriées.

3. Dans la section "Séquence d'exécution de la tâche", le répartiteur dans la colonne 27 écrit le nombre total de voyages (cellule "total" et dans la ligne "TGD en quantité" - le nombre total de documents d'expédition livrés. Pour le nombre total de documents d'expédition livrés et acceptés que le chauffeur signe sur la ligne "Passé par le chauffeur" et le répartiteur - sur la ligne "Accepté par le répartiteur".

Remplir la feuille de route N 4-p se caractérise par les caractéristiques suivantes :

1. Dans la rubrique "Affectation au chauffeur" dans la colonne 18 "A la disposition de qui ...", sur la base de la demande ou d'une commande unique du client, le répartiteur enregistre le nom et l'adresse du client, à la disposition la voiture doit arriver pour terminer la tâche, dans les colonnes 19 et 20 - l'heure d'arrivée et de départ prévue, dans la colonne 21 - le nombre d'heures de travail prévues et dans la colonne 22 - le nombre de trajets selon le plan.

2. Le coupon détachable du client, qui sert de base à l'entreprise automobile pour présenter une facture de paiement des services de transport et qui y est joint, est rempli par le client. Dans celui-ci, le client :

2.1. Sur la base de la lettre de voiture présentée par le conducteur, il remplit les lignes appropriées avec le numéro et la date d'émission de la lettre de voiture, le nom de l'entreprise automobile sur le matériel roulant duquel les marchandises sont transportées, la marque et les numéros d'état du voiture et remorques arrivées.

2.2. Dans la ligne "Client" écrit le nom de l'organisation, le nom et les initiales du responsable de l'utilisation de la voiture.

2.3. Dans les lignes "Arrivée ..." et "Départ ..." indique l'heure d'arrivée et de départ de la voiture du client.

2.4. Dans les lignes "Attached TGD", il inscrit les numéros de TGD, dont un exemplaire est joint à la lettre de voiture, et indique leur nombre total.

2.5. Dans la ligne "Nombre de trajets", entrez le nombre total de trajets effectués.

2.6. Dans la ligne "Signature et cachet du client", il signe et appose un cachet, confirmant l'exactitude de remplir les détails des lignes correspondantes de la lettre de voiture.
Les responsables de l'organisation, ainsi que les personnes responsables de l'exploitation des camions et participant au remplissage du document, sont responsables du bon remplissage de la lettre de voiture.
Les lettres de voiture sont stockées dans l'organisation avec les documents d'expédition, ce qui permet de les vérifier simultanément.

Le journal d'émission des lettres de voiture doit être tenu par toutes les organisations qui ont des camions ou des voitures sur leurs bilans. Naturellement, ceux qui effectuent des déplacements bénéfiques pour l'entreprise.

FICHIERS 2 fichiers

L'importance de conserver un document réside dans le fait qu'il enregistre les lettres de voiture, qui, à leur tour, sont une confirmation des coûts encourus par l'organisation. Sans journal, il est plutôt problématique d'observer l'ordre dans le traitement des lettres de voiture et de prouver leur existence en général (avec de gros volumes de travail).

Façon de conduire

Le remplissage du journal d'émission des lettres de voiture peut être organisé exclusivement sous forme papier. Il n'est pas possible de saisir les informations nécessaires dans la version électronique (uniquement si chacun des chauffeurs, répartiteurs et comptables de l'organisation possède sa propre signature électronique).

Dès le début de la maintenance, le document est imprimé, si nécessaire, fourni avec des feuilles supplémentaires. À la fin de la période de référence, il est cousu, certifié par la signature du responsable de l'organisation et conservé pendant 5 ans supplémentaires.

Idéalement, il devrait être utilisé en permanence par un employé responsable de l'émission et de la réception des lettres de voiture des chauffeurs.

Composants d'un magazine

La forme du document se compose de deux feuilles. Une fois terminé, le magazine est un livre avec une couverture et plusieurs feuilles imprimées et disposées sous forme de tableau. Sur la couverture, au centre, il y a le nom du magazine indiquant l'année (mois) de remplissage (généralement sa durée de validité est de 1 an, mais il existe aussi des options à court terme, pour un mois).

En haut de la couverture, le remplisseur écrit le nom complet de l'organisation, le code de document OKUD (pour le formulaire intersectoriel standard n ° 8 c'est 0345008, il est immédiatement saisi dans le formulaire), le code OKPO.

Le tableau, qui se trouve sur la deuxième feuille du journal, contient des colonnes. Chacune de ces colonnes assume le contenu des informations suivantes :

• Numéro de bordereau. Le document a une numérotation continue. Toutes les entrées sont faites dans l'ordre chronologique.
• Date d'émission de la lettre de voiture (date).
• Informations sur le conducteur : nom complet en toutes lettres, le cas échéant - numéro personnel.
• Les numéros du garage (pas de plaque d'immatriculation) de la voiture.
• La signature du chauffeur comme garantie qu'il a bien reçu la lettre de voiture.
• "Autographe" de l'expéditeur qui a reçu la lettre de voiture avec des marques, ainsi que d'autres documents de voyage (ces données sont indiquées dans la note).
• Signature du comptable. Il est établi après l'entrée de la lettre de voiture dans le service comptable.
• Noter. Cette colonne est destinée aux données qui sont d'une importance fondamentale pour l'émission ou l'acceptation des lettres de voiture. Il indique les marques (ou leur absence) sur les documents, les corrections, propriétés physiques papier entrant, etc.

La deuxième feuille du magazine peut durer aussi longtemps que vous le souhaitez. L'essentiel est que les lettres de voiture qui y sont inscrites portent la date d'émission appropriée. L'employé n'a pas le droit de saisir des informations non pertinentes ou délibérément fausses dans le journal.

Quant à la durée de conservation, selon les normes en vigueur, le journal d'émission des lettres de voiture est conservé pendant au moins 5 ans.

Point important! Les informations sur tous les documents délivrés doivent être inscrites dans le journal d'émission des lettres de voiture. Si la lettre de voiture n'est pas enregistrée, le service comptable n'a pas le droit de l'accepter.

Qui remplit

Le responsable de l'organisation est initialement désigné pour être automatiquement responsable de la tenue du journal. Mais dans la grande majorité des cas, il confie cette tâche à ses subordonnés. Vous pouvez le faire de deux manières :

• Par un contrat de travail (en le prescrivant comme les devoirs directs d'un certain employé).
• Par commande séparée. Le document s'intitulera "Ordonnance portant nomination d'une personne chargée de tenir un registre de l'émission des lettres de voiture". Il est sous forme libre. L'essentiel est qu'il porte la signature du responsable, les détails de l'organisation, les données sur l'employé nommé et sa signature en signe d'accord avec le contenu.

Non entraînement spécial le travailleur affecté n'a pas besoin de passer par la journalisation.

Le cadre législatif

Le formulaire ci-joint et l'échantillon à remplir sont un formulaire intersectoriel type n° 8, qui a été adopté par le décret n° 78 du Comité national des statistiques le 28 novembre 1997. Elle longue duréeétait en usage, et maintenant n'a pas perdu de sa pertinence.

Cependant, depuis 2013, l'utilisation d'un tel formulaire est devenue une procédure facultative. Chaque organisation a le droit de choisir indépendamment les formulaires pour marquer l'émission des lettres de voiture qu'elle utilisera.

L'organisation peut même apporter des modifications aux formulaires de documents existants pour sa propre commodité. L'essentiel est que ces actions soient confirmées par un ordre séparé du chef avec une signature et un sceau, et soient également notées dans la politique comptable de l'entreprise.

Si vous utilisez le formulaire standard, de telles mesures ne sont pas nécessaires. De plus, la forme standard de la revue satisfait à toutes les exigences qui s'y appliquent. En apportant des modifications aux colonnes, le remplisseur court le risque de se retrouver dans une situation de violation de la législation du travail ou de la fiscalité. Pour ces raisons et d'autres, le formulaire n° 8 reste en usage.

Compléments possibles

Comme le magazine est utilisé depuis longtemps, un certain nombre d'entreprises ont complété les colonnes avec les leurs. La pratique a montré qu'il convient d'ajouter également à ce journal :

• L'itinéraire de la voiture le long duquel elle se déplacera. Certains indiquent simplement le point d'arrivée.
• Quelle cargaison livre-t-il véhicule.
• Kilométrage.
• Consommation de carburant résultant d'un voyage, etc.

Naturellement, toutes ces données ne sont renseignées qu'après le retour de la lettre de voiture ou même après sa réception par le comptable de l'organisation. Quelles que soient les modifications apportées à formulaire existant, ils doivent être justifiés par une ordonnance distincte du chef.

Le journal d'émission des lettres de voiture est l'un des principaux documents confirmant les dépenses d'une organisation ou d'un entrepreneur individuel pour le carburant. Si une personne morale a choisi un système d'imposition qui prend en compte les dépenses, ce document est particulièrement important lors du calcul des impôts dus par l'organisation.

Les entrepreneurs individuels et entités juridiques, dont les activités, d'une manière ou d'une autre, sont associées à la nécessité d'utiliser des véhicules, en règle générale, enregistrent les lettres de voiture délivrées aux conducteurs dans un journal spécial.

Sur la base d'un tel journal, les dépenses engagées pour le carburant sont fixées, ce qui permet de réduire les indicateurs imposables de l'entreprise. En outre, le registre des lettres de voiture est utilisé dans le calcul des salaires des chauffeurs impliqués dans le travail de l'organisation.

Toutes les organisations et entrepreneurs individuels dont le domaine d'activité est lié à la fourniture de services de transport et de transport sont tenus de tenir un registre des lettres de voiture sur une base obligatoire. L'indication est basée sur les normes de la loi fédérale n° 259-FZ du 18 novembre 2007 et l'arrêté du ministère des transports du 18 septembre 2008 n° 152.

Quant aux entreprises qui ne sont pas directement liées à la fourniture de services de transport et de transport, mais qui utilisent des véhicules dans le cadre de leurs activités, la présence d'un registre des lettres de voiture n'est pas obligatoire pour elles, mais peut être utilisée pour systématiser et simplifier la comptabilisation des données utilisées dans le travail.

Le registre des lettres de voiture, formulaire 8, a été approuvé par le décret du Comité national des statistiques n° 78 en 1997, mais le 01/01/2013 la loi fédérale n° 402-FZ est entrée en vigueur, supprimant le formulaire unifié existant 8. À partir de là Date entreprises de transport ceux qui tenaient auparavant un journal des lettres de voiture dans le formulaire 8 ont eu la possibilité de développer leur propre version, la plus optimale de la feuille comptable, à condition que les principales sections du formulaire unifié 8 soient dupliquées.

Peut-on le faire par voie électronique

Il n'y a aucune restriction concernant la tenue d'un registre de lettres de voiture sous forme électronique dans aucun acte juridique de la législation en vigueur, par conséquent, il est permis de créer une feuille d'enregistrement sous forme électronique.

Noter! Vous pouvez utiliser l'une des options de gestion les plus pratiques, qu'il s'agisse d'Excel ordinaire ou de 1C.

Pour les organisations disposant d'une grande flotte de véhicules et d'un nombre important de chauffeurs, la maintenance d'une version électronique est préférable au classement manuel, en raison de la lourdeur du processus. En même temps, il est souhaitable qu'il soit possible d'imprimer le magazine sur papier, si nécessaire.

Comment tenir un journal

Le registre des lettres de voiture, formule 8, est établi sous forme de tableau, représentant un état divisé en colonnes. Il y a neuf colonnes de ce type. Ils comprennent les données suivantes :

• Numéros de série des feuilles émises ;
• Dates d'émission ;
• Nom complet des pilotes ;
• Effectifs des employés ;
• Numéros de garage des véhicules ;
• Signatures du conducteur, du répartiteur et du comptable ;
• Notes si nécessaire.

Noter! Si une organisation tient des registres en utilisant sa propre forme développée de déclaration, le journal comptable peut contenir des colonnes supplémentaires utilisées par une organisation particulière.

Si des données erronées sont saisies dans le livre comptable, des corrections sont autorisées conformément aux dispositions de l'article 9 de la loi fédérale n ° 402-FZ. Si une erreur est commise, la saisie est corrigée comme suit :

1. Une entrée erronée est barrée d'une ligne;
2. Une marque «corrigée» est placée à côté et les informations correctes sont saisies;
3. La date des corrections est inscrite ;
4. Les corrections apportées doivent être visées par la personne responsable de la tenue de la feuille comptable ;

Important! Lorsque vous rayez une entrée erronée, il est nécessaire de tracer une ligne afin que l'entrée incorrecte elle-même reste lisible après avoir été barrée.

Durée de conservation

Les feuilles de route pour les employés travaillant sur des véhicules sont émises une fois par jour ouvrable ou par quart de travail. Le journal de bord lui-même est conservé pendant une période annuelle, mais si nécessaire, la période de maintenance peut être réduite à un mois, par exemple, si nous parlons sur les longs voyages simples comme les voyages d'affaires.

En raison du fait que la feuille comptable est la documentation principale, la période de son stockage ultérieur est de 5 ans, après quoi le journal peut être éliminé. Il convient de noter que la période de conservation de cinq ans s'applique non seulement aux supports papier, mais également aux supports électroniques.

Dois-je flasher

Le formulaire de registre de feuille de route 8 a une numérotation séquentielle des pages. Il doit être saisi dans l'ordre chronologique. La page de titre doit impérativement être signée, indiquant la date de début de l'entretien. Au même endroit, sur la page de titre, les principaux détails de l'organisation elle-même, son nom complet sont écrits.

Une fois l'enregistrement terminé, le journal clignote. Le livre cousu est certifié par les signatures du chef d'entreprise, du chef comptable de l'entreprise et du sceau de l'organisation, après quoi il est transféré aux archives de l'entreprise pour stockage.

Qui remplit et échantillonne

L'obligation de tenir les registres des lettres de voiture dans un journal spécialisé peut être confiée à un préposé nommé par ordre de gérance, ou à un préposé dont fonctions officielles, indiqué dans Contrat de travail, comprend des fonctions de tenue des registres comptables dans l'organisation.

Le plus souvent, ce travail est effectué par un comptable, un agent du personnel ou un secrétaire-commis. En l'absence d'une personne détenant une telle déclaration au sein de l'entreprise, un accord peut être conclu avec des organismes tiers assurant l'entretien des véhicules, à condition qu'un tel accord prévoie une clause sur la nécessité de tenir des registres.

La comptabilisation des carburants et lubrifiants (POL) par les entités commerciales est mise en œuvre à l'aide de lettres de voiture. Le formulaire du formulaire est unifié, il fournit des champs pour refléter la consommation de carburant, indiquant l'itinéraire de déplacement et le kilométrage réel. Les lettres de voiture peuvent être utilisées pour contrôler la consommation d'essence, de carburant diesel et de lubrifiants. L'obligation de délivrer des documents spéciaux découle des organisations qui disposent d'au moins un véhicule.

Comment s'effectue le mouvement des lettres de voiture dans l'entreprise

Le système de gestion des documents de l'entreprise doit être organisé en tenant compte des spécificités du remplissage et du stockage des documents liés à l'utilisation de carburants et de lubrifiants. Pour chaque cas d'exploitation de véhicules, une lettre de voiture doit être émise. Les informations sur les formulaires en cours d'élaboration sont inscrites au journal dans le formulaire n ° 8.

La direction des entreprises doit assurer la sécurité des lettres de voiture pendant 5 ans. Pour radier le carburant et les lubrifiants, il est nécessaire de soumettre les reçus de paiement du carburant au service comptable. Si des inexactitudes ou des erreurs sont constatées dans les champs remplis de la lettre de voiture, des modifications peuvent y être apportées. Cela se fait sous réserve de l'approbation de la correction par deux spécialistes responsables.

IMPORTANT! Si les employés utilisent un moyen de transport personnel à des fins professionnelles, ils ont droit à une indemnisation pour cela. Pour ce faire, une note est faite dans la feuille de route sur l'appartenance d'une voiture particulière à un employé.

La forme du journal n ° 8 est unifiée, des lignes ou des blocs ne peuvent pas en être supprimés. Les entreprises sont autorisées à élargir la liste des indicateurs indiqués dans le document. Il est possible d'optimiser le système de contrôle du mouvement des lettres de voiture en introduisant l'enregistrement électronique des formulaires. L'automatisation de la procédure réduit le temps passé par les employés à travailler avec des documents et minimise le risque de fuites d'informations. Il est possible d'assurer l'opérabilité de la gestion électronique des documents dans le segment de la comptabilité des transports à l'aide de programmes spécialisés ou de services d'externalisation.

BTW, les autorités peuvent être intéressées par l'exactitude et l'exhaustivité du remplissage des lettres de voiture et l'organisation du contrôle de leur mouvement. bureau des impôts, des représentants de l'inspection du travail et des agents de la police de la circulation.

L'interdiction de tenir des registres de titres sous format électronique dans cadre législatif non fourni. Les entreprises ont le droit de décider indépendamment de la manière dont elles organisent la comptabilité :

• remplir la version papier du journal ;
• maintenir des tableaux dans Excel ;
• limité à remplir le formulaire dans le programme 1C.

La principale exigence est le respect de la forme du document, la présence de détails obligatoires et la possibilité d'imprimer rapidement les pages remplies du formulaire.

Documentation de base

Des mesures de contrôle des taux de consommation de carburant et de la validité des annulations de carburant sont mises en œuvre avec l'exécution obligatoire des lettres de voiture et de leur journal de bord Formulaire n ° 8. Les formulaires ont été approuvés par le Comité national des statistiques dans le décret du 28 novembre 1997 n ° 78. Les règles de remplissage des documents sont précisées dans l'arrêté du ministère des transports du 18 septembre 2008 n° 152. Il est permis de développer votre propre modèle de feuille de route, qui doit contenir les détails requis de la documentation principale. Une liste complète des informations, dont la réflexion est nécessaire, est contenue dans la loi du 6 décembre 2011 n ° 402-FZ.

Les lettres de voiture sont émises selon différents modèles selon le type de transport exploité. Ils peuvent être utilisés pour comptabiliser les ressources en carburant en :

• véhicules légers;
• transports spéciaux;
• taxi pour passagers;
• camions;
• les autobus.

Un formulaire de feuille de route avec toutes les données nécessaires est remis au conducteur avant de partir au travail. La durée de validité du document est limitée à 1 jour. Une exception est prévue pour les cas d'envoi de salariés en déplacement professionnel de plus d'une journée. Pour les situations avec des voyageurs d'affaires, la principale exigence des autorités de régulation pour l'émission d'une feuille de route est la capacité de prendre en compte le temps de travail et de refléter objectivement les coûts de carburant.

RAPPELLES TOI! Les lectures du compteur de vitesse doivent être inscrites sur les feuilles de route avant le départ au début du quart de travail et après la fin du travail. Les valeurs pour la fin de journée et pour le matin du lendemain doivent correspondre.

Selon le formulaire de document utilisé, un comptable peut radier le carburant et les lubrifiants en fonction de la consommation réelle de carburant ou selon les normes établies. Les lettres de voiture autorisent les conducteurs à conduire un véhicule spécifique pendant les heures de travail. Le formulaire indique l'itinéraire de déplacement prévu, le carburant restant et les données du compteur de vitesse. De plus, ils saisissent des informations sur les spécificités des activités de travail et l'heure du début de la journée de travail et de sa fin.

REMARQUE! Les lettres de transport ne sont pas remplies lors de l'utilisation de carburant et de lubrifiants dans les instruments. Pour les tracteurs à conducteur marchant, les tronçonneuses et autres équipements spéciaux, ils établissent.

Il est possible de ne pas tamponner les feuilles de route ; pour identifier le propriétaire du véhicule, le nom de l'entreprise (le loueur), son adresse et son numéro de téléphone suffisent. La norme est soutenue par le texte de l'arrêté du ministère des transports du 18 janvier 2017 n ° 17. Le sceau apposé sur le formulaire n'est pas considéré comme une erreur. Lors de l'utilisation d'une voiture par plusieurs conducteurs en mode Shift, des bons pour chaque conducteur sont émis séparément. Le journal appartient à la catégorie de la documentation primaire, de sorte que la période de stockage dans l'entreprise ne peut être inférieure à 5 ans.

Chaque bon délivré à un employé doit être enregistré dans le journal. Le document est rédigé sur la première page avec une page de titre. Il indique le nom de l'organisation, le statut et l'intervalle de temps pour lequel les enregistrements sont effectués. Le contenu du magazine est présenté dans un tableau qui se remplit au fur et à mesure de l'émission des bons.

Si la lettre de voiture a été mal remplie, le formulaire a été gâché, les données à ce sujet doivent être reflétées dans le formulaire de journal n ° 8. Ces bons sont joints au magazine, une note est faite que les feuilles sont endommagées. Les informations sont saisies avec la préservation de la chronologie des écritures.

Le journal de bord se caractérise par une numérotation continue. Le livre doit être cousu et certifié par la signature du directeur de l'entreprise. La signature est soutenue par le sceau de l'organisation. Cela est nécessaire pour assurer la sécurité du document et empêcher les tentatives de destruction de feuilles individuelles du livre. Le chef de l'établissement nomme par arrêté une personne qui sera chargée de tenir le journal.

Le document du formulaire n° 8 reflète les informations suivantes :

• le numéro de série de la lettre de voiture émise ;
• date de délivrance du document dans la chronologie ;
• Nom complet du conducteur au nom duquel le bon est émis ;
• plaques d'immatriculation de véhicules;
• la signature du conducteur qui a reçu le formulaire rempli de lettre de voiture.

S'il y a eu un retour du bon, une entrée correspondante est effectuée dans le journal. La date de retour doit être indiquée, confirmée par la signature de l'expéditeur responsable. Le formulaire 8 doit contenir les signatures des fonctionnaires suivants :

• un conducteur qui confirme la réception d'une feuille de route ;
• un répartiteur ou un autre employé autorisé qui reçoit les permis des chauffeurs à la fin du quart de travail ;
• un comptable qui, avec sa signature, doit certifier l'exactitude du remplissage du document et le fait de son acceptation pour la comptabilité.

Le formulaire 8 ou votre propre modèle de magazine peut être imprimé et cousu par les employés de l'entreprise ou commandé auprès d'une imprimerie. La durée pour laquelle le livre comptable est ouvert est établie par la politique comptable de l'institution. L'intervalle recommandé est de 1 mois à un an.

Si une erreur est détectée

Si des erreurs sont trouvées dans le journal, elles peuvent être corrigées. La procédure de modification des colonnes complétées est régie par la loi du 6 décembre 2011 n ° 402-FZ à l'art. 9. Algorithme d'actions :

• rayez les informations incorrectes d'une seule ligne;
• à côté de la correction, l'entrée "Corrigé" est faite ;
• une inscription avec les données correctes est indiquée ;
• la date des actions correctives doit être inscrite ;
• chaque cas de correction doit être confirmé par la signature manuscrite du fonctionnaire responsable.

Forme auto-conçue

Si une entreprise utilise des modèles de documents auto-développés pour la comptabilisation du carburant et des lubrifiants, ces formulaires doivent être reflétés dans deux actes locaux de l'organisation :

• Réglementation comptable;
• ordonnance d'approbation du formulaire primaire.

Les informations sur l'organisation, le numéro du document et la date de sa rédaction doivent être inscrites dans l'arrêté approuvant le modèle de lettre de voiture ou le registre des pièces justificatives. Dans le bloc de texte de la commande, l'objet de l'examen est indiqué - l'approbation d'un nouveau modèle de document. N'oubliez pas de préciser la date à partir de laquelle le formulaire sera saisi dans le système de gestion des documents. La dernière section de l'ordonnance énumère les employés qui doivent être guidés par cet acte local et leurs signatures.