Töltse ki az utazási naplót. Fuvarlevelek mozgásának nyilvántartására szolgáló napló: helyesen töltse ki

A gépjárművek tulajdonosai gyakran tesznek fel kérdést a számviteli naplóval kapcsolatban fuvarlevelek: szükséges-e lebonyolítani 2019-ben? Milyen formában legyen, és hol lehet a legjobban letölteni egy ingyenes minta utazási naplót? A tulajdonosok tudják, hogy minden személygépkocsival vagy teherautóval rendelkező vállalkozás köteles rögzíteni a mozgásukat. Ezért gyakran kérnek mintát az útiokmány-nyilvántartási könyvből. Az alábbiakban részletesen megvizsgáljuk, hogyan kell megszervezni a könyvelést és hogyan kell helyesen rögzíteni a mozgást, azzal a lehetőséggel, hogy ingyenesen letöltheti a 2019-es fuvarlevelek kiállításához szükséges naplót.

Miért van szüksége naplóra a fuvarlevelek járművezetőknek történő kiállításához?

Mivel az adófizetők leírhatják az üzleti kiadások egy részét, a szervezeteknek dokumentációra van szükségük az eszközök költöztetésének és kiürítésének költségeinek alátámasztására. A közlekedési ágazatban ezen elsődleges dokumentumok egyike a fuvarlevél. Minden olyan információnak, amely az utazási útvonalra, a sofőrre, a használt járműre, áru- vagy személyszállításra vonatkozik, tartalmaznia kell a 2019-es és az azt megelőző évek menetjegyeinek naplóját. A normák alapján Szövetségi törvény 2007.11.18.-án kelt 259-FZ „Gépjárműközlekedési és városi földi elektromos közlekedési charta” és „A fuvarlevelek kitöltéséhez szükséges adatok és eljárás”, a Közlekedési Minisztérium 2008.09.18-i 152. számú rendeletével jóváhagyva, ez a dokumentum vagy napló minden járműtulajdonos számára kötelező . Ezenkívül a fuvarleveleket külön naplóban kell vezetni.

Példa az utazási napló kitöltésére

Első lépés. Címlap

Töltse le a 2019-es utazási napló mintáját. Címlap.

A számviteli napló címlapjának kitöltésekor fel kell tüntetni a szervezet nevét és tulajdoni formáját, az OKPO nyomtatványt, valamint a napló vezetésének hónapját és évét (időszakát). Nem kell bélyeget tenni.

Példa egy folyóirat címlapjának kitöltésére

2. lépés. Fő rész

A fuvarlevelek mozgásának konkrét figyelembevétele érdekében kidolgozták a 8-as számú nyomtatványt (OKUD kód 0345008), amelynek célja a szükséges adatok egységesítése. Az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottságának 1997. november 28-i 78. sz. határozata hagyta jóvá. A 2011. december 6-án kelt 402. számú számviteli törvény azonban kimondja, hogy a 8. számú formanyomtatvány használata nem kötelező. A szervezetnek joga van önállóan fuvarlevélmintát készíteni, feltéve, hogy az minden szükséges információt tartalmaz.

Töltse le a fuvarlevél mozgási naplóját, 8. űrlap

A táblázatnak tartalmaznia kell:

• a fuvarlevél kiállításának száma és dátuma;
• információk a sofőrről, személyzeti száma;
• a jármű garázsszáma (általában állami szervek adják ki, de magáncégek ezt nem teszik meg, így ezt az oszlopot üresen hagyhatja).

A rendeltetési hely és egyéb információk a Megjegyzés oszlopban vannak beírva.

Ezt a kötelező információt akkor is tartalmaznia kell, ha a szervezet önállóan határozta meg, hogy milyen legyen a fuvarlevél és a napló.

Cikkünkből letöltheti az utazási naplót, a 8-as nyomtatványt (2019). Példa táblázatos adatok kitöltésére.

3. lépés: A tervezés befejezése

Az űrlapon szereplő bejegyzéseket egyszerre három alkalmazott erősíti meg:

• sofőr;
• aki megadta az információt (például a diszpécser);
• valamint a bizonylatot átvevő könyvelő.

2019. évi utazási utalvány kiállításának mintanaplója. Utazási utalvány regisztráció befejezése:

A karbantartás gyakorisága

A 2019-es menetjegy-kibocsátási folyóirat adott példája havi rendszerességgel és minden alkalommal új oldalon került összeállításra. A szervezetek és az egyéni vállalkozók azonban másként tehetnek: tisztázzák a nyilvántartások megőrzésének időszakait, és üres sorok elhagyása nélkül tölthetik ki azokat.

A jogszabályok lehetővé teszik, hogy a járművezetők számára legfeljebb 1 hónapra szóló úti okmányt állítsanak ki. Ha ezalatt a járművet nem egy, hanem két sofőr használja, akkor minden dolgozónak lehetősége van saját „bérletet” kiadni a vezetéshez.

Ebben az esetben visszaküldésükkor minden, a könyvelőhöz beérkezett dokumentum bekerül a számviteli űrlapba. A regisztrációs adatbázis kitöltésekor a legtöbb információ ugyanaz lesz, de ez rendben van.

Hol tudok venni

A járművek mozgásának szabályozására kész könyvek kaphatók. Az ilyen magazin oldalait számozni kell.

Amikor elkészült, azt legalább két felelős alkalmazottnak alá kell írnia:

• annak, aki vezette;
• igazgató vagy könyvelő.

Ugyanezek a követelmények vonatkoznak a nyomtatott regiszterre is. A fuvarlevelek kiállítására szolgáló folyóirat ingyenesen letölthető a cikkünkben található hivatkozás segítségével. Ha egy hónapra indul, akkor a periódus végén számozni, befűzni és aláírni kell.

Szavatossági idő

A törvény nem írja elő, hogy egy ilyen nyilvántartást meddig kell megőrizni, akár kinyomtatják, akár boltban vásárolják. A fuvarlevelek és azok mozgása alapján számítják ki a sofőrök fizetését, az adókat és a termelési költségalapot. Az ilyen elsődleges dokumentumokat, amelyekről a számviteli naplóba beírják, a szervezet legalább 5 évig tárolja. Magát a nyilvántartást természetesen ugyanennyi ideig meg kell őrizni.

A megsemmisítés előtt fontos megbizonyosodni arról, hogy az utolsó számviteli bizonylat megőrzési ideje még nem járt-e le. Ellenkező esetben, ha szükséges, nem tudja megerősíteni az ellenőrzés meglétét és fenntartását. A következő időszakra szóló utazási lapokat tartalmazó ingyenes magazin letölthető honlapunkról.

A teherautó fuvarlevele az elsődleges könyvelés fő bizonylata, amely az árufuvarozási fuvarlevéllel együtt meghatározza a gördülőállomány és a vezető munkájának nyilvántartására, valamint az eredményszemléletre vonatkozó mutatókat. bérek a sofőrnek és az áruszállításért fizet.
Teherszállító járművek esetében az Oroszországi Állami Statisztikai Bizottság 1997. november 28-i N 78 számú határozata kétféle fuvarlevelet hagyott jóvá - az N 4-c és az N 4-p nyomtatványt.

* Az N 4-c (darabmunka) formanyomtatványt áruszállításkor használják, a járműbér darabáron történő fizetése mellett.
* Az N 4-p (időalapú) formanyomtatványt a járműben végzett munkáért időalapú fizetés ellenében használják, és a járművezető egy munkanapján (műszakban) legfeljebb két ügyfél egyidejű áruszállítására szolgál.

A fuvarlevél letéphető kuponjait az ügyfél tölti ki, és ezek alapul szolgálnak ahhoz, hogy a jármű tulajdonosa számlát mutasson be az ügyfélnek.
A megfelelő letéphető kupon a számlához mellékelve. A fuvarlevél a járművet birtokló szervezetnél marad, azonos nyilvántartást ismétel meg a jármű ügyfél általi üzemeltetésének idejéről, és alapul szolgál a jármű munkanapi üzemelésének nyilvántartásához.

Abban az esetben, ha a jármű munkavégzésének időbeli fizetése során leltári cikkeket szállítanak, a fuvarlevélben a fuvarokmányok számát rögzítik, és ezekből a fuvarokmányokból egy példányt csatolnak, a amelyen fel van tüntetve a szállított rakomány tonnák száma és a munkát tükröző egyéb mutatók.autó és sofőr.
A fuvarlevél sofőrnek történő kiállítását megelőzően a szervezet diszpécsere vagy az erre jogosult személy végzi el. A fennmaradó adatokat a járművet birtokló szervezet munkatársai és az ügyfelek töltik ki. Emlékeztetni kell arra, hogy a fuvarlevél kitöltésében nem lehet részt venni, kivéve az átvételt (kilépéskor) és a kézbesítést (az autó visszaküldésekor) igazoló aláírásokat.
Az N 4-с és N 4-п formájú fuvarleveleket csak egy munkanapra (műszakra) adják ki a járművezetőnek a meghatalmazott személy aláírása ellenében, feltéve, hogy a járművezető benyújtja az előző munkanap fuvarlevelét.

A fuvarlevél kitöltése a következő sorrendben történik:

1. Az okmány neve alá a kiállítás dátumát (nap, hónap, év) írják, amelynek meg kell egyeznie a kiállított fuvarlevél naplóba való bejegyzésének dátumával.

2. Az „Üzemmód” sorba írja be a működési módnak megfelelő kódot (bedolgozva hétköznapok, üzleti út, összesített munkaidő-nyilvántartás, napi munkaidő-nyilvántartás, hétvégi vagy ünnepnapi munkavégzés, munkarendben vagy munkaidőn kívüli munkavégzés stb.), amely alapján a járművezető bérét számítják.

3. Az „Oszlop”, „Dandár” sorokba az oszlop és a dandár számait kell beírni, amely tartalmazza az autót és a sofőrt.

4. A járműnek szánt sorokba írja be a márkát, az állam számát, valamint a garázsszámát.

5. A sofőrnek szánt sorokba a fuvarlevélen dolgozó sofőr vezetékneve, kezdőbetűi, a fuvarozási szervezetben a munkavállalóhoz rendelt személyi szám, az engedély száma és a besorolása kerül felírásra.

6. Az engedélykártyához rendelt sorok a típusra (szabványos, korlátozott), a regisztrációs számra és a sorozatra vonatkozó információkat tartalmaznak.

7. Az „Utánfutók” sorokban az autóval megegyezően gyártott pótkocsik és nyerges pótkocsik márkája, állami és garázsszáma kerül rögzítésre. A csere utánfutók és félpótkocsik darabszámát ezeken a sorokon rögzítik a csere helyén.

8. A „Kísérők” sorba a járművet a feladat elvégzésére kísérő személyek vezeték- és kezdőbetűi íródnak be (rakodók, szállítmányozók, gyakornokok stb.).

9. A „Sofőr és az autó munkája” részben - információ az autó menetrend szerinti indulásáról és visszatéréséről.

10. A „Sofőr feladata” részben:

A 18. „Kinek áll rendelkezése” rovatba az ügyfél kérelme vagy egyszeri megrendelés alapján annak az ügyfélnek a neve kerül feljegyzésre, akinek a rendelkezésére kell érkeznie a gépkocsinak a feladat elvégzéséhez.

A 19. „Érkezési idő” oszlopban a jármű megrendelő telephelyére érkezésének idejét (órában és percben) kell rögzíteni a kérelmének, az egyszeri megrendelésnek vagy a jármű szerződéses feltételek szerinti munkarendjének megfelelően.

A 20-21. oszlop (a be- és kirakodási pontok címe) jelzi, hogy a rakományt honnan kell átvenni és hová kell szállítani a megrendelő kérelme, egyszeri megrendelése vagy a szerződés feltételei szerint.

A 22. „Rakomány megnevezése” oszlop a megrendelő kérelme vagy egyszeri megrendelés alapján szállításra bemutatott rakomány nevét rögzíti.

A 23. „Rakományos lovasok száma” rovatban jelentkezés vagy egyszeri megrendelés alapján a feladat teljesítéséhez szükséges rakományos versenyzők száma kerül rögzítésre.

A 24. „Távolság” oszlop az áruszállítási távolságokat rögzíti a közúti hatóságok adatai alapján, vagy a terület térképéről (városterv) görbemérővel, vagy mérési jegyzőkönyvek alapján összeállított távolságlistából, ill. a gépjármű sebességmérő állásaira (szezonális fuvarozás esetén), amelyet a gépjármű-közlekedési szervezet és az ügyfél aktusa rögzít.

A 25. „Szállítási tonna” oszlopban az ügyfél számára elszállítandó rakomány mennyisége szerepel.
A „Sofőr feladatai” részben meghatározott feladat megváltoztatására csak a gépjármű-közlekedési szervezet jogosult. Csak kivételes esetben változtathat a megrendelő a gépjármű-szállítási szervezettel egyetértésben.

11. A fuvarlevél elülső oldalán az „Üzemanyag kiadása” sorba írjuk fel szavakkal a feladat elvégzéséhez kiadandó üzemanyag mennyiségét, figyelembe véve az előző munkanapon fennmaradó üzemanyagot.

A diszpécser aláírása sorban a diszpécser aláírásával igazolja, hogy az általa kitöltött fuvarlevél adatai helyesek, és a járművezető jogsi.

A fuvarlevél kitöltése a garázsból való távozás előtt a következő sorrendben történik:

1. Az „Üzemanyag mozgása” rovatban a 9., 10. és 11. oszlopban és a megfelelő sorokban a tartálykocsi, az üzemanyag- és kenőanyag-technikus (üzemanyag és kenőanyagok) vagy az arra jogosult személy rögzíti a kiadott üzemanyag mennyiségét.

2. Az előlapon a közlekedési szervezet által az utazás előtti orvosi vizsgálat elvégzésére felhatalmazott személy aláírásával igazolja a járművezető egészségi állapotát és a gépjárművezetés lehetőségét.

3. A „Sofőr és az autó munkája” rovatban az 5. „Sebességmérő leolvasások” oszlopában az ellenőrző pont szerelője (ellenőrző pont) vagy a műszaki ellenőrző osztály (TCD) felírja a sebességmérő állását, amikor az autó sorra lép, és az oszlopba 6 „Tényleges idő” bélyegző – az óra azt mutatja, hogy az autó mikor hagyta el a garázst. A bélyegzőóra ​​meghibásodása vagy hiánya esetén manuálisan rögzíti az időt a következő sorrendben: nap, hónap, óra, perc.

4. Az „Üzemanyag mozgása” rovatban a 12. „Induláskor hátralévő” oszlopban a sebességváltó vagy a minőségellenőrző szerelő rögzíti a jármű tartályaiban lévő üzemanyag mennyiségét induláskor, és minden bejegyzés helyességét ebben az oszlopban aláírással igazolja. .

5. Az autó műszaki szervizelhetőségére vonatkozó sorokban a sebességváltó szerelő vagy minőségellenőrzési osztály aláírással igazolja a gépkocsi műszakilag kifogástalan állapotú járművezető részére történő átadását és a garázs elhagyásának engedélyezését. Az autót átvevő vezetőt azonosító sorokban a járművezető aláírásával igazolja a gépkocsi műszakilag kifogástalan átvételét és a munkavégzés átvételét.

A fuvarlevél kitöltése a vonalon a következő sorrendben történik:

1. Az N 4-c űrlap „Feladatvégrehajtási sorrend” részében:

1.1. A 27. oszlopban a teljesített túrák száma egymás után kerül rögzítésre. A jegyzőkönyv a mellékelt fuvarokmányok utazással történő feladására szolgál.

1.2. A 36-38. „Csatolt szállítási okmányok (TCD) száma” oszlopban a feladó rögzíti az utazáshoz kapcsolódó szállítási dokumentumok összes számát.

1.3. A 28-30. „Érkezés” oszlopok azt a dátumot és időpontot (óra és perc), amikor a járművezető bemutatja a fuvarlevelet a feladónak vagy címzettnek a beléptető kapunál vagy a be- és kirakodási pontokon (kivéve az állomásokon) vasutak). Ha nincs bejárati kapu vagy ellenőrző pont, akkor ez az oszlop nem kerül kitöltésre, a be- vagy kirakodási pontra érkezés időpontja a fuvarlevélben (Bill of Lading) szerepel.

1.4. A 39. és 40. rovatban a feladó neve szerepel, a feladó aláírja és bélyegzi, igazolva az általa kitöltött fuvarlevél adatainak helyességét.

2. A „Leállás a vonalon” rovatban a műszaki segítségnyújtó szolgálat munkatársa vagy arra jogosult személy a megfelelő oszlopokba beírja az állásidő okát, az állásidő kezdetének és befejezésének dátumát és időpontját, és ezeket a bejegyzéseket igazolja. az aláírását.

3. Az elülső oldalon található „Különleges megjegyzések” sorokban olyan információk kerülnek rögzítésre, amelyek nem szerepelnek a fuvarlevél formájában (a közlekedési rendőrség jelzései, az autó berakását megtagadó ügyfelek, különféle közúti szolgáltatások stb.) .

Amikor visszaküldi az autót a garázsba, töltse ki a fuvarlevelet az alábbi sorrendben:

1. A „Jármű és pótkocsik működési eredményei” részben az üzemanyag-fogyasztás, a szolgálati idő, az utazások és versenyek száma, a futásteljesítmény (a sebességmérő szerint) és a szállítási mennyiségek szerepelnek.

2. Az „Üzemanyagmozgás” részben a sebességváltó vagy a minőségellenőrző szerelő kitölti a 13. „Egyenleg visszatéréskor” oszlopot, és aláírja. Ugyanebben a rovatban a tartálykocsi, üzemanyag- és kenőanyag-technikus vagy meghatalmazott személy, amikor a járművezető átadja az üzemanyagot és a kenőanyagokat, töltse ki a 14. „Szállítva” oszlopot, és aláírja.

3. A „Gépjárművezető által elhaladt” sorban a járművezető aláírásával igazolja, hogy a járművet műszakilag kifogástalan (hibás) állapotban adták át a sebességváltó vagy minőségellenőrző szerelőnek. A sebességváltó szerelő vagy minőségellenőrzési osztály az „Elfogadva” sorban aláírással igazolja az autó műszakilag kifogástalan (hibás) állapotú átvételét a vezetőtől.

Miután a járművezető benyújtotta a fuvarlevelet, a diszpécser vagy más meghatalmazott személy a következő sorrendben tölti ki:

1. A „Sofőr és a jármű munkája” rovatban a 6. „Nulla futásteljesítmény” oszlopban a távolságtáblázat szerint a diszpécser rögzíti a garázstól az első berakodási pontig és az utolsó kirakodási ponttól a garázsig terjedő távolságot. .

2. Az „Üzemanyag mozgása” rovatban a 15. „Normálváltozási együttható” oszlopban a diszpécser egy általános üzemanyag-fogyasztási norma változási együtthatót rögzít a jármű teljes üzemeltetési napjára vonatkozóan, amely a jármű üzemeltetéséhez kapcsolódik. a jármű megemelt üzemanyag-fogyasztás mellett a 16. „Speciális berendezések üzemideje” oszlopban és a 17. „Motor üzemidő” oszlopban a fuvarlevélhez csatolt TTL megfelelő bejegyzései alapján rögzíti a fuvarlevélhez csatolt TTL megfelelő bejegyzései alapján az üzemidőt, ill. speciális berendezések és a motor járulékos üzemideje speciális üzemi körülmények között (a motor forgó be- és kirakó mechanizmusainak működése stb.). Ezek a részletek szükségesek a további üzemanyag-fogyasztás meghatározásához. Ezen adatok kitöltésének helyességét a diszpécser a megfelelő rovatok alatti aláírásával igazolja.

3. A „Feladat-végrehajtási sorrend” rovatban a diszpécser a 27. oszlopba beírja az utazások teljes számát (az „összesen” cellában, a „TGD mennyiségben” sorban pedig a kiszállított szállítói okmányok összesített számát. a kiszállított és átvett szállítási okmányok teljes számát a sofőr a „Sofőr átadta”, a diszpécser pedig a „Diszpécser elfogadta” sorban írja alá.

Az N 4-p fuvarlevél nyomtatvány kitöltését a következő jellemzők jellemzik:

1. A 18. "Rendelkezésre álló..." rovatban a „Sofőr kijelölése” rovatban az ügyfél kérelme vagy egyszeri megrendelése alapján a diszpécser feljegyzi annak a megrendelőnek a nevét és címét, akinek a rendelkezésére áll az autó. meg kell érkeznie a feladat elvégzéséhez, a 19. és 20. rovatban - tervezett érkezési és indulási időpont, 21. rovatban - a tervezett munkaórák száma és a 22. rovatban - a terv szerinti utazások száma.

2. Az ügyfél letéphető szelvényét, amely alapján az autógyártó cég a szállítási szolgáltatások fizetéséről szóló számlát bemutatja, és amelyhez csatolva van, az ügyfél tölti ki. Ebben az ügyfél:

2.1. A sofőr által bemutatott fuvarlevél alapján töltse ki a megfelelő sorokat a fuvarlevél sorszámával és kiállításának dátumával, annak a járműipari vállalkozásnak a nevével, amelynek gördülőállományán az árut szállítják, az érkező gépkocsi gyártmányát és államszámát, valamint pótkocsik.

2.2. Az „Ügyfél” sorba írja a szervezet nevét, az autó használatáért felelős tisztviselő vezetéknevét és kezdőbetűit.

2.3. Az „Érkezés...” és „Indulás...” sorokban az autó ügyféltől való érkezésének és távozásának időpontját jelzi.

2.4. A „Mellékelt TGD” sorokba beírja a TGD-számokat, amelyek egy példánya a fuvarlevélhez van csatolva, és feltünteti azok teljes számát.

2.5. Az „Utazások száma” sorba írja be a teljesített utak teljes számát.

2.6. A „Vásárló aláírása és bélyegzője” sorba írja alá és helyezze el a bélyegzőt, amely megerősíti, hogy a fuvarlevél megfelelő sorainak adatait helyesen töltötték ki.
A fuvarlevél helyes kitöltése a szervezet vezetőit, valamint a teherautók üzemeltetéséért és a dokumentum kitöltésében való részvételért felelős személyeket terheli.
A fuvarleveleket a szállítási okmányokkal együtt tároljuk a szervezetben, lehetővé téve azok egyidejű ellenőrzését.

Minden szervezetnek, amelynek könyvében teherautók vagy személygépkocsik szerepelnek, naplót kell vezetniük a fuvarlevelek kiállításához. Természetesen azok, akik a cég számára nyereséges utazásokat tesznek.

FÁJLOK 2 fájl

A dokumentum karbantartásának jelentősége abban rejlik, hogy rögzíti a fuvarleveleket, amelyek viszont a szervezetnél felmerülő költségek igazolása. Napló nélkül meglehetősen problematikus a rend fenntartása a fuvarlevelek kezelésében és általában a létezésük igazolásában (nagy mennyiségű munka esetén).

Az adagolás módja

A fuvarlevél kiállítási napló kitöltése kizárólag papír alapú formában történhet. A szükséges adatok elektronikus bevitelére nincs lehetőség (csak akkor, ha a szervezet minden járművezetője, diszpécsere és könyvelője rendelkezik saját elektronikus aláírással).

A karbantartás kezdetétől a dokumentumot kinyomtatják, és szükség esetén további lapokkal látják el. A karbantartási időszak végén összevarrják, a szervezet vezetőjének aláírásával hitelesítik és további 5 évig megőrzik.

Ideális esetben a járművezetők fuvarleveleinek kiállításáért és fogadásáért felelős alkalmazott folyamatosan használja.

A magazin összetevői

A dokumentum nyomtatvány két lapból áll. Ha elkészült, a folyóirat egy borítós könyv, több nyomtatott ívvel és táblázatba rendezve. A borítón középen a folyóirat neve, amely jelzi a kitöltés évét (hónapját) (érvényességi ideje általában 1 év, de vannak rövid távú, egy hónapos lehetőségek is).

A borító tetejére a kitöltő felírja a szervezet teljes nevét, az OKUD szerinti dokumentumkódot (8-as számú szabványos iparágközi nyomtatványnál ez 0345008, azonnal bekerül az űrlapba), a kódot az OKPO-hoz.

A napló második lapján található táblázat oszlopokat tartalmaz. Ezen oszlopok mindegyike a következő információkat feltételezi:

• Fuvarlevél számát. A dokumentum folyamatos számozást használ. Minden bejegyzés időrendi sorrendben történik.
• A fuvarlevél kiállításának időpontja (dátum).
• Információk a sofőrről: teljes név szavakkal, ha van - személyi szám.
• Az autó garázsszámának (nem rendszámának) számjegyei.
• A sofőr aláírása garanciaként arra, hogy megkapta a fuvarlevelet.
• A fuvarlevelet jegyzetekkel, valamint az utazással kapcsolatos egyéb dokumentumokat elfogadó diszpécser „autogramja” (ez az adat a megjegyzésben szerepel).
• Könyvelő aláírása. A fuvarlevél számviteli osztályhoz történő beérkezése után kerül elhelyezésre.
• Jegyzet. Ez az oszlop a fuvarlevelek kiállítása vagy elfogadása szempontjából alapvetően fontos adatokra szolgál. Jeleket (vagy azok hiányát) jelzi a dokumentumokon, javításokon, fizikai tulajdonságok papírt kapott stb.

A napló második lapja tetszőleges ideig tarthat. A lényeg, hogy a benne szereplő fuvarleveleken a megfelelő kiállítási dátum szerepeljen. A munkavállalónak nincs joga a naplóba irreleváns vagy tudatosan hamis adatokat bevinni.

Ami a tárolási időt illeti, a meglévő szabványok szerint a fuvarlevelek kiállításának naplóját legalább 5 évig tárolják.

Fontos pont! A fuvarlevél kiállítási naplónak tartalmaznia kell az összes kiállított okmányra vonatkozó információkat. Ha a fuvarlevél nincs iktatva, akkor a számviteli osztálynak nincs joga elfogadni.

Ki tölti ki

A szervezet vezetője kezdetben automatikusan felelős a naplóvezetésért. De ezt a felelősséget az esetek túlnyomó többségében a beosztottjaira bízza. Ezt kétféleképpen lehet megtenni:

• Munkaszerződés útján (ezt egy bizonyos munkavállaló közvetlen felelősségeként rögzíti).
• Külön megrendelés alapján. A dokumentum neve „Parancs a fuvarlevelek kiállítására vonatkozó napló vezetéséért felelős személy kijelöléséről”. Szabad formában van összeállítva. A lényeg az, hogy tartalmazza a vezető aláírását, a szervezet adatait, a kinevezett munkavállalóra vonatkozó információkat és aláírását a tartalommal való egyetértés jeleként.

Nem speciális képzés A kijelölt munkavállalónak nem kell átmennie a napló vezetéséhez.

A jogszabályi keret

A mellékelt formanyomtatvány és kitöltési minta egy szabványos 8. számú ágazatközi formanyomtatvány, amelyet az Állami Statisztikai Bizottság 1997. november 28-i 78. számú határozatával fogadott el. Ő hosszú ideje használatban volt, és még most sem veszítette el relevanciáját.

2013 óta azonban csak egy ilyen formanyomtatvány használata választható eljárássá vált. Minden szervezetnek joga van önállóan megválasztani, hogy a fuvarlevelek kiállítását milyen nyomtatványon jelölje meg.

Egy szervezet saját kényelme érdekében módosíthatja a meglévő dokumentum-űrlapokat. A lényeg az, hogy ezeket a műveleteket a vezető külön utasítása erősítse meg aláírással és pecséttel, és a vállalat számviteli politikájában is szerepel.

Ha szabványos űrlapot használ, akkor ilyen intézkedésekre nincs szükség. Ezenkívül a szabványos naplóűrlap minden rá vonatkozó követelménynek eleget tesz. Az oszlopok módosításával a kitöltő azt a kockázatot kockáztatja, hogy a munka- vagy adótörvények megsértésével szembesül. Ezen és egyéb okok miatt a 8-as számú nyomtatvány továbbra is használatban marad.

Lehetséges kiegészítések

Mivel a magazint meglehetősen régóta használják, számos cég hozzáadta saját rovatát. A gyakorlat azt mutatja, hogy célszerű ebbe a folyóiratba felvenni:

• Az útvonal, amelyet az autó megtesz. Néhányan egyszerűen csak az érkezési pontot jelzik.
• Milyen rakományt szállít? jármű.
• Futásteljesítmény.
• Az utazás következtében fellépő üzemanyag-fogyasztás stb.

Mindezek az adatok természetesen csak a fuvarlevél visszaküldése után, vagy akár a szervezet könyvelőjéhez történő kézhezvétel után kerülnek kitöltésre. Bármilyen változtatás is történik létező forma, azokat a menedzser külön megrendelésével kell támogatni.

A fuvarlevelek kiállításának naplója az egyik elsődleges dokumentum, amely megerősíti egy szervezet vagy egyéni vállalkozó üzemanyagköltségeit. Ha egy jogi személy olyan adózási rendszert választott, amely figyelembe veszi a kiadásokat, akkor ez a dokumentum különösen fontos a szervezet által fizetendő adók kiszámításakor.

Egyéni vállalkozók és jogalanyok, akiknek tevékenységei így vagy úgy, a gépjárművek használatának szükségességét jelentik, rendszerint regisztrálják a járművezetőknek kiállított fuvarleveleket egy speciális naplóban.

Egy ilyen napló alapján rögzítik az üzemanyaggal kapcsolatos költségeket, ami lehetővé teszi a vállalkozás adóköteles mutatóinak csökkentését. Ezenkívül a fuvarlevelek naplóját használják a szervezet munkájában részt vevő járművezetők bérének kiszámításakor.

Fuvarlevél-naplót kell vezetnie minden olyan szervezetnek és egyéni vállalkozónak, amelynek tevékenységi köre szállítási és fuvarozási szolgáltatás nyújtása. Az utasítás a 2007. november 18-i 259-FZ szövetségi törvény és a Közlekedési Minisztérium 2008. szeptember 18-i 152. számú rendeletein alapul.

A fuvarozási és fuvarozási szolgáltatások nyújtásával közvetlenül nem foglalkozó, de tevékenységük során gépjárműveket használó vállalkozások esetében a fuvarlevél napló megléte nem kötelező, de a nyilvántartás rendszerezésére, egyszerűsítésére használható. munkájuk során felhasznált adatok.

A 8-as számú fuvarlevél-nyilvántartást a Goskomstat 1997. évi 78. számú határozata hagyta jóvá, de 2013. január 1-jén hatályba lépett a 402-FZ szövetségi törvény, amely eltörölte a meglévő egységes 8-as nyomtatványt. közlekedési vállalatok, akik korábban a 8. számú formanyomtatvány szerint vezették a fuvarlevelek naplóját, lehetőséget kaptak saját, a számviteli lap legoptimálisabb változatának kidolgozására, feltéve, hogy az egységes 8-as nyomtatvány főbb rovatait sokszorosítják.

Lehetséges-e elektronikusan lebonyolítani?

A hatályos jogszabályok egyetlen jogszabályban sem korlátozzák a fuvarlevél elektronikus formátumú napló vezetését, ezért megengedett az elektronikus formátumú számviteli lap készítése.

Jegyzet! Bármelyik legkényelmesebb kezelési lehetőséget használhatja, legyen az normál Excel vagy 1C.

A kiterjedt járműparkkal és jelentős járművezetői létszámmal rendelkező szervezetek számára az elektronikus változat fenntartása előnyösebb, mint a kézi regisztráció, a folyamat jelentős munkaintenzitása miatt. Ugyanakkor kívánatos, hogy a folyóiratot szükség esetén papírra is lehessen nyomtatni.

Hogyan írjunk naplót

A 8-as számú fuvarlevél napló táblázatos formában készül, amely oszlopokra osztott kimutatást jelent. Kilenc ilyen oszlop van. Ezek a következő adatokat tartalmazzák:

• a kiadott lapok sorszáma;
• Kiállítás dátumai;
• A járművezetők teljes neve;
• Az alkalmazottak létszáma;
• Járművek garázsszámai;
• A sofőr, a diszpécser és a könyvelő aláírása;
• Megjegyzések, ha szükséges.

Jegyzet! Ha egy szervezet a saját fejlesztésű kimutatás űrlapjával vezet nyilvántartást, akkor a számviteli napló további, a szervezet által használt oszlopokat is tartalmazhat.

Ha hibás adatokat visznek be a számviteli könyvbe, a korrekciókat a 9 402-FZ szövetségi törvény rendelkezéseivel összhangban lehet elvégezni. Ha hiba történik, a bejegyzést a következőképpen javítjuk:

1. A hibás bejegyzést egy sorral áthúzzák;
2. Mellette egy „javított” jelölés kerül, és a helyes információ beírásra kerül;
3. Fel van tüntetve a javítások dátuma;
4. Az elvégzett javításokat a számviteli nyilvántartás vezetéséért felelős személynek alá kell írnia;

Fontos! A hibás bejegyzés áthúzásakor egy vonalat kell húzni, hogy az áthúzás után maga a hibás bejegyzés is olvasható maradjon.

Szavatossági idő

A fuvarlevelet a járműveken dolgozó alkalmazottak munkanaponként vagy műszakonként egyszer állítják ki. Maga a regisztrációs napló egy éves időszakra készül, de szükség esetén a karbantartás időtartama egy hónapra csökkenthető, pl. arról beszélünk egyszeri hosszú utakra, például üzleti utakra.

Tekintettel arra, hogy a számviteli nyilvántartás elsődleges dokumentáció, utólagos tárolási ideje 5 év, amely után a napló selejtezhető. Megjegyzendő, hogy az ötéves tárolási idő nem csak a papírra vonatkozik, hanem az elektronikus adathordozókra is.

Szükséges-e villogni

Az utazási napló 8-as lapja szekvenciális oldalszámozással rendelkezik. Bevezetésénél az időrendi sorrend betartása szükséges. A címlapot alá kell írni, a kezdési dátum feltüntetésével. Ott, a címlapon fel vannak írva magának a szervezetnek a főbb adatai és a teljes neve.

A könyvelés befejezése után a napló összevarrásra kerül. A bekötött könyvet a vállalkozás vezetõségének, a cég fõkönyvelõjének aláírásával és a szervezet pecsétjével hitelesítik, majd tárolásra a vállalkozás archívumába szállítják.

Ki tölti ki és a minta

A fuvarlevelek szaknaplóban történő nyilvántartásának felelőssége a vezetői megbízással kinevezett alkalmazottra, vagy arra a munkavállalóra ruházható, akinél munkaköri kötelezettségek-ban jelezve munkaszerződés, magában foglalja a szervezet számviteli nyilvántartásainak vezetésére szolgáló funkciókat.

Az ilyen munkát leggyakrabban könyvelő, személyzeti tiszt vagy titkár-jegyző végzi. A vállalkozáson belül ilyen nyilatkozatot vezető személy hiányában megállapodás köthető a járműveket szervizelő harmadik fél szervezetekkel, feltéve, hogy az ilyen megállapodás tartalmaz egy záradékot a nyilvántartások vezetésének szükségességéről.

Az üzemanyagok és kenőanyagok (tüzelőanyagok és kenőanyagok) gazdasági társaságok általi elszámolása fuvarlevelek alapján történik. Az űrlap egységes, mezőket tartalmaz, amelyek tükrözik az üzemanyag-fogyasztást, jelzik az útvonalat és a tényleges futásteljesítményt. A fuvarlevelek használhatók a benzin, a dízel üzemanyag és a kenőanyagok fogyasztásának szabályozására. Speciális dokumentáció készítésének kötelezettsége azon szervezetek számára keletkezik, amelyek legalább egy járművel rendelkeznek.

Hogyan követhető nyomon a fuvarlevelek mozgása egy vállalkozásnál?

A vállalkozásnál az okmánykezelési rendszert az üzemanyagok és kenőanyagok felhasználásával kapcsolatos dokumentumok kitöltésének és tárolásának sajátosságainak figyelembevételével kell megszervezni. A jármű üzemeltetésének minden esetéről fuvarlevelet kell kiállítani. A kitöltött nyomtatványok adatai a 8. számú nyomtatvány szerint kerülnek be a naplóba.

A vállalatvezetésnek 5 évig gondoskodnia kell az úti okmányok biztonságáról. Az üzemanyag és a kenőanyagok leírásához be kell nyújtania az üzemanyag-fizetési bizonylatokat a könyvelési osztálynak. Ha a fuvarlevél kitöltött mezőiben pontatlanságokat vagy hibákat találunk, a fuvarlevél módosítására van lehetőség. Ez két felelős szakember jóváhagyásával történik.

FONTOS! Ha az alkalmazottak személyes szállítást vesznek igénybe munkavégzés céljából, jogukban áll kártérítést kapni ezért. Ehhez a fuvarlevélen feljegyzés készül arról, hogy az adott gépkocsi tulajdonosa a munkavállaló.

A 8. számú naplólap egységes, abból sorok, blokkok nem törölhetők. A vállalkozások bővíthetik a dokumentumban feltüntetett mutatók listáját. A fuvarlevelek mozgását figyelő rendszer optimalizálható a nyomtatványok elektronikus nyilvántartásának bevezetésével. Az eljárás automatizálása lehetővé teszi, hogy csökkentse az alkalmazottak dokumentumokkal való munkával töltött idejét, és minimalizálja az információszivárgás kockázatát. Speciális programokkal vagy outsourcing szolgáltatásokkal tudja biztosítani az elektronikus dokumentumkezelés működőképességét a szállítási számviteli szegmensben.

A hatóságokat egyébként érdekelheti a fuvarlevelek kitöltésének helyessége és teljessége, valamint mozgásuk ellenőrzésének megszervezése Adóhivatal, a munkaügyi felügyelőség képviselői és a közlekedési rendőrök.

Az utalványok könyveléséhez szükséges naplók vezetésének tilalma elektronikus formában jogszabályi keret nem biztosított. A vállalkozásoknak jogukban áll önállóan dönteni a könyvelés megszervezéséről:

• töltse ki a folyóirat papíralapú változatát;
• táblázatok karbantartása Excelben;
• korlátozza magát az 1C program űrlapjának kitöltésére.

A fő követelmény a dokumentum formájának betartása, a kötelező adatok megléte és az űrlap kitöltött oldalainak gyors kinyomtatása.

Alapdokumentáció

Az üzemanyag-fogyasztás mértékének és az üzemanyag-leírás érvényességének figyelemmel kísérésére irányuló intézkedések fuvarlevelek és azok elszámolására szolgáló napló 8. számú nyomtatvány kötelező elkészítésével valósulnak meg. A nyomtatványokat az Állami Statisztikai Bizottság 1997. november 28-án kelt 78. számú határozatában hagyta jóvá. A dokumentumok kitöltésének szabályait a Közlekedési Minisztérium 2008. szeptember 18-i 152. számú rendelete tartalmazza. Lehetőség van saját fuvarlevél-sablon kidolgozására, amelynek tartalmaznia kell az elsődleges dokumentáció kötelező adatait. A 2011. december 6-i 402-FZ törvény tartalmazza az információk teljes listáját, amelyek figyelembevétele szükséges.

A fuvarleveleket a használt szállítás típusától függően különböző sablonok segítségével állítják ki. Használhatók az üzemanyag-források elszámolására:

• személyszállító járművek;
• speciális szállítás;
• személytaxi;
• teherautók;
• buszok.

Az összes szükséges adatot tartalmazó fuvarlevél nyomtatványt a sofőrnek a munkába indulás előtt állítják ki. A dokumentum érvényességi ideje 1 nap. Kivételt képeznek az alkalmazottak 24 óránál hosszabb ideig tartó üzleti útra küldésének esetei. Az üzleti utazókkal kapcsolatos helyzetekben a szabályozó hatóságok fő követelménye a fuvarlevél kiállításához az a képesség, hogy figyelembe vegyék a munkaidőt és objektíven tükrözzék az üzemanyagköltségeket.

EMLÉKEZIK! A sebességmérő állását a műszak kezdetekor indulás előtt és a munka befejezése után a fuvarlevélben kell feltüntetni. A nap végén és a következő nap reggelén érvényes értékeknek azonosnak kell lenniük.

Az alkalmazott bizonylatformától függően a könyvelő leírhatja az üzemanyagot és a kenőanyagokat a tényleges üzemanyag-fogyasztás alapján vagy a megállapított szabványok szerint. A fuvarlevél jogot ad a járművezetőknek, hogy munkaidőben egy adott járművet üzemeltetjenek. Az űrlap jelzi a várható útvonalat, a maradék üzemanyagot és a sebességmérő adatait. Ezenkívül információkat adnak meg a munkatevékenységek sajátosságairól, valamint a munkanap kezdő és befejező időpontjáról.

JEGYZET! A fuvarleveleket nem töltik ki, ha üzemanyagot és kenőanyagot fogyasztanak a szerszámokban. Mögöttes traktorokhoz, láncfűrészekhez és egyéb speciális felszerelésekhez regisztráció szükséges.

A fuvarlevelekre nem kell bélyegezni, a jármű tulajdonosának azonosításához elegendő a cég (bérbeadó) neve, címe és telefonszáma. A normát alátámasztja a Közlekedési Minisztérium 2017. január 18-án kelt, 17. számú rendeletének szövege. A nyomtatványon elhelyezett bélyegző nem minősül hibának. Ha egy járművet több vezető használ váltó üzemmódban, az engedélyeket minden vezető számára külön-külön adják ki. A napló az elsődleges dokumentáció kategóriába tartozik, így a tárolási idő a vállalkozásnál nem lehet kevesebb 5 évnél.

Minden alkalmazottnak kiállított utalványt naplóban kell rögzíteni. A dokumentum az első oldalon címlappal készül. Jelzi a szervezet nevét, állapotát és időintervallumát, amelyre a nyilvántartások készülnek. A magazin tartalma táblázatban kerül bemutatásra, amelyet az utalványok kiadásakor töltenek ki.

Ha a fuvarlevél hibásan lett kitöltve, vagy a nyomtatvány sérült, az erre vonatkozó adatokat a 8. számú nyomtatvány naplójában kell feltüntetni. Az ilyen utalványokat a magazinhoz csatolják, és fel kell jegyezni, hogy a lapok sérültek. Az információk bevitele a dokumentumvégrehajtás kronológiájának megőrzése mellett történik.

A számviteli naplót folyamatos számozás jellemzi. A könyvet be kell kötni és a vállalkozás igazgatójának aláírásával hitelesíteni kell. Az aláírást a szervezet pecsétje támasztja alá. Erre azért van szükség, hogy biztosítsuk a dokumentum biztonságát, és megakadályozzuk a könyv egyes lapjainak megsemmisítését. Az intézményvezető megbízással jelöli ki a napló vezetésével megbízott személyt.

A 8. számú űrlapon szereplő dokumentum a következő információkat tartalmazza:

• a kiállított fuvarlevél sorszáma;
• a dokumentum kiadásának dátuma a kronológiának megfelelően;
• A járművezető teljes neve, akinek a nevére a jegyet kiállították;
• járművek rendszámtáblái;
• a kitöltött fuvarlevél nyomtatványt átvevő sofőr aláírása.

Az utalvány visszaküldése esetén a naplóban ennek megfelelő bejegyzés történik. A visszaküldés dátumát fel kell tüntetni, amelyet a felelős diszpécser alkalmazott aláírásával igazol. A 8-as nyomtatványnak a következő tisztviselők aláírását kell tartalmaznia:

• a járművezető, aki visszaigazolja a fuvarlevél átvételét;
• diszpécser vagy más felhatalmazott alkalmazott, aki a műszak végén jegyeket kap a járművezetőktől;
• könyvelő, akinek aláírásával igazolnia kell a bizonylat kitöltésének helyességét és könyvelésre történő átvételének tényét.

A 8-as nyomtatványt vagy a saját magazinsablont a cég alkalmazottai kinyomtathatják és beköthetik, vagy megrendelhetik a nyomdától. A számviteli könyv nyitásának időszakát az intézmény számviteli politikája határozza meg. Az ajánlott intervallum 1 hónaptól egy évig terjed.

Ha hibát talál

Ha hibákat talál a naplóban, akkor azok kijavíthatók. A kitöltött oszlopok módosításának eljárását a 2011. december 6-i 402-FZ számú törvény szabályozza. 9. A műveletek algoritmusa:

• a helytelen információkat egy sorral áthúzni;
• a javítás mellé a „Javítva” bejegyzés kerül;
• a helyes adatokkal ellátott felirat látható;
• fel kell tüntetni a korrekciós intézkedések időpontját;
• A helyesbítés minden esetét a felelős tisztviselő saját kezű aláírásával kell megerősíteni.

Saját tervezésű forma

Ha egy vállalkozás önállóan kifejlesztett dokumentumsablonokat használ az üzemanyagok és kenőanyagok elszámolására, akkor ezeknek a formanyomtatványoknak tükröződniük kell a szervezet két helyi jogi aktusában:

• számviteli politika;
• végzés az eredeti formanyomtatvány jóváhagyásáról.

A fuvarlevélminta vagy utazási utalványnapló jóváhagyásánál a szervezetre vonatkozó adatokat, bizonylatszámot és elkészítésének dátumát kell megadni. A megrendelés szövegblokkja jelzi az elbírálás tárgyát - új dokumentumsablon jóváhagyását. Meg kell adni azt a dátumot, amelytől kezdve a nyomtatvány bekerül a dokumentumfolyamat-rendszerbe. A végzés utolsó szakasza felsorolja azokat a munkavállalókat, akiknek a jelen helyi törvényhez kell igazodniuk és aláírásukkal.