Dom Razno

Popunite dnevnik putovanja. Dnevnik kretanja tovarnog lista: popunite ga ispravno

Vlasnici autotransportnih preduzeća često postavljaju pitanje o registru putni listovi: da li je potrebno provesti u 2019. U kom obliku treba da bude i gde je bolje besplatno preuzeti uzorak registra tovarnog lista. Vlasnici znaju da je svaka firma koja u bilansu ima automobile ili kamione dužna evidentirati njihovo kretanje. Stoga često traže uzorak knjige registracije tovarnih listova. U nastavku ćemo detaljno razmotriti kako organizirati računovodstvo i kako pravilno evidentirati promet uz mogućnost preuzimanja besplatnog registra tovarnog lista za 2019.

Zašto nam je potreban registar za izdavanje putnih lista vozačima

Budući da je poreskim obveznicima dozvoljeno da otpišu dio troškova proizvodnje, organizacijama je potrebna dokumentacija koja potvrđuje troškove preseljenja i iscrpljivanja sredstava. U sektoru transporta, jedan od ovih primarnih dokumenata je tovarni list. Svi podaci koji se odnose na rutu putovanja, vozača, korišćeno vozilo, prevoz robe ili putnika moraju sadržati registar putnih listova za 2019. i prethodne godine. Na osnovu pravila savezni zakon od 08.11.2007. br. 259-FZ "Povelja o drumskom saobraćaju i gradskom kopnenom električnom saobraćaju" i "Obavezni detalji i postupak za popunjavanje tovarnih listova", odobren naredbom Ministarstva saobraćaja od 18.09.2008. br. 152, ovaj dokument ili magazin je obavezan za sve vlasnike vozila. Pored toga, tovarne listove treba evidentirati u posebnom dnevniku.

Uzorak popunjavanja registra tovarnog lista

Prvi korak. Naslovna strana

Preuzmite uzorak dnevnika registracije putnih karata 2019. Naslovna stranica.

Prilikom popunjavanja naslovne stranice knjigovodstvenog dnevnika navode se naziv i oblik vlasništva organizacije, obrazac OKPO, mjesec i godina (period) vođenja dnevnika obavezno. Ne morate da štampate.

Primjer popunjavanja naslovne stranice časopisa

Korak 2. Glavno tijelo

Naime, kako bi se uzela u obzir kretanje tovarnih listova, razvijen je obrazac br. 8 (šifra prema OKUD 0345008), dizajniran da objedini potrebne podatke. Odobren je Uredbom Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije od 28. novembra 1997. br. 78. Međutim, zakon o računovodstvu br. 402 od 6. decembra 2011. kaže da upotreba obrasca br. 8 nije obavezna. . Organizacija ima pravo samostalno izraditi uzorak knjige računovodstva za tovarne listove, pod uslovom da se u njemu odraze sve potrebne informacije.

Preuzmite registar kretanja tovarnih listova, obrazac 8

Tabela treba da sadrži:

broj i datum izdavanja tovarnog lista;
podaci o vozaču, njegov personalni broj;
broj garaže vozila (obično ga dodjeljuju vladine agencije, privatne kompanije ne, pa se ova kolona može izostaviti).

Odredište i druge informacije su zapisane u koloni Napomena.

Ove obavezne informacije moraju biti sadržane, čak i ako je organizacija samostalno odredila kako treba da izgledaju tovarni list i dnevnik.

Registar tovarnog lista, obrazac 8 (2019) možete preuzeti u našem članku. Primjer popunjavanja tabelarnih podataka.

Korak 3. Završavanje odobrenja

Upise u formular potvrđuju tri zaposlena odjednom:

vozač;
onaj koji je unio podatke (na primjer, dispečer);
kao i računovođa koji je primio dokument.

Uzorak dnevnika izdavanja putnih karata 2019. Popunjavanje karte:

Učestalost održavanja

Navedeni uzorak dnevnika za izdavanje tovarnih listova za 2019. godinu sastavljan je mjesečno i svaki put na novoj stranici. Ali organizacije i individualni poduzetnici mogu učiniti drugačije: odrediti periode za koje se vodi evidencija i popuniti ih bez ostavljanja praznih redova.

Zakonodavstvo dozvoljava vozačima da izdaju putne isprave do 1 mjeseca. Ako za to vrijeme vozilo neće koristiti jedan, već dva vozača, onda je dozvoljeno svakom od zaposlenih izdati svoj "vaučer" za kretanje.

U tom slučaju, po povratku, svi dokumenti koje je računovođa primio unose se u računovodstveni obrazac. Prilikom popunjavanja registra većina informacija će biti ista, ali to nije strašno.

Gdje mogu kupiti

Za prodaju su dostupne gotove knjige za kontrolu kretanja vozila. Stranice takvog časopisa moraju biti numerisane.

Kada se završi, moraju ga potpisati najmanje dva odgovorna radnika:

onaj koji ga je vodio;
direktora ili računovođe.

Isti zahtjevi za štampani registar. Časopis za izdavanje tovarnih listova možete besplatno preuzeti na linku u našem članku. Ako počinje za mjesec dana, onda na kraju perioda mora biti numerisana, vezana i potpisana.

Rok trajanja

Zakon ne precizira koliko dugo se takav registar mora čuvati, da li se štampa ili kupuje u prodavnici. Na osnovu tovarnih listova i njihovog kretanja formiraju se plata vozača, porez i osnovica troškova proizvodnje. Takvi primarni dokumenti, o kojima se podaci upisuju u registar, čuvaju se u organizaciji najmanje 5 godina. Očigledno je da bi i sam registar trebao biti pohranjen za isti iznos.

Prije nego što ga uništite, važno je osigurati da posljednji knjigovodstveni dokument još nije istekao. U suprotnom, ako je potrebno, nećete moći potvrditi prisustvo i održavanje kontrole. Besplatni dnevnik putovanja za naredni period možete preuzeti na našoj web stranici.

Tovarni list kamiona je glavni dokument primarnog knjigovodstva, koji zajedno sa tovarnim listom pri transportu robe utvrđuje pokazatelje za obračun rada voznog parka i vozača, kao i za obračun plate vozaču i plaćanje za prevoz robe.
Za teretna vozila, Uredbom Državnog komiteta za statistiku Rusije od 28. novembra 1997. godine N 78 odobrena su dva oblika tovarnih lista - obrazac N 4-c i obrazac N 4-p.

* Obrazac N 4-c (komad) koristi se prilikom obavljanja prevoza robe uz plaćanje automobila po komadu.
* Obrazac N 4-p (vremenski) se koristi uz naplatu rada automobila po vremenskoj tarifi i predviđen je za istovremeni prevoz robe do dva kupca tokom jednog radnog dana (smena) vozača.

Otpadne kupone tovarnog lista popunjava kupac i služe kao osnova za organizaciju-vlasnik vozila za iskazivanje računa kupcu.
Odgovarajući kupon za otcjep je priložen računu. Tovarni list ostaje u organizaciji koja je vlasnik vozila, ponavlja identičnu evidenciju o vremenu u kojem je automobil bio u funkciji od strane kupca i služi kao osnova za obračun rada vozila tokom radnog dana.

U slučaju kada će se inventarne stavke prevoziti uz plaćanje po vremenu za rad automobila, u tovarni list se upisuju brojevi robno-prevoznih isprava i prilaže se jedna kopija ovih robno-transportnih isprava, zbog čega se naznačeni su broj tona prevezenog tereta i drugi pokazatelji koji odražavaju posao.automobil i vozač.
Popunjavanje tovarnog lista prije izdavanja vozaču vrši dispečer organizacije ili za to ovlašteno lice. Ostatak podataka popunjavaju zaposleni u organizaciji koja je vlasnik vozila i kupci. Treba imati na umu da učešće u popunjavanju tovarnog lista nije dozvoljeno, izuzev potpisa koji potvrdjuju prihvatanje (pri odlasku) i isporuku (prilikom vraćanja automobila).
Putni listovi na obrascima N 4-c i N 4-p izdaju se vozaču uz potpis ovlašćenog lica samo za jedan radni dan (smjena), pod uslovom da je vozač predao tovarni list prethodnog dana rada.

Popunjavanje tovarnog lista vrši se u sljedećem redoslijedu:

1. Ispod naziva dokumenta upisuje se datum njegovog izdavanja (dan, mjesec, godina), koji mora odgovarati datumu upisa izdatog tovarnog lista u dnevnik.

2. U redu "Način rada" šifra koja odgovara načinu rada (rad u radnim danima, službeni put, zbirno obračunavanje radnog vremena, dnevno obračun radnog vremena, rad vikendom ili praznikom, rad po rasporedu ili van rasporeda i sl.), u skladu sa kojim se plaća vozaču.

3. U redove "Kolona", "Brigada" upisuju se brojevi kolone i brigade, koji uključuju automobil i vozača.

4. U redove namenjene vozilu upišite marku, državni broj, kao i njegov garažni broj.

5. U redovima posvećenim vozaču upisuje se prezime, inicijali, broj osoblja koji je dodijeljen zaposlenom u transportnoj organizaciji, broj potvrde i klasa vozača koji radi na ovom tovarnom listu.

6. Redovi posvećeni licencnoj kartici sadrže podatke o njenoj vrsti (standardna, ograničena), registarskom broju i seriji.

7. U redovima "Prikolice" evidentiraju se marke, državni i garažni brojevi prikolica i poluprikolica proizvedenih na liniji sa automobilom. Na ovim linijama se evidentiraju brojevi zamjenskih prikolica i poluprikolica u mjestima njihovog ponovnog vučenja.

8. U red "Pratioci" upisuju se imena i inicijali osoba koje prate automobil na izvršenju zadatka (utovarivači, špediteri, pripravnici i sl.).

9. U rubrici "Rad vozača i automobila" - informacije o polasku i povratku automobila po redu vožnje.

10. U odjeljku "Dodjela vozaču":

U koloni 18 "Na raspolaganju" na osnovu prijave ili pojedinačne narudžbe kupca upisuje se ime kupca na čije raspolaganje mora doći automobil da izvrši zadatak.

U koloni 19 "Vrijeme dolaska" upisuje se vrijeme (u satima i minutama) dolaska automobila do kupca prema njegovoj prijavi, pojedinačnoj narudžbi ili rasporedu vozila prema uslovima ugovora.

Kolone 20-21 (adrese mjesta utovara i istovara) označavaju odakle preuzeti teret i gdje ga dostaviti prema zahtjevu, pojedinačnoj narudžbi kupca ili prema uslovima ugovora.

U koloni 22 "Naziv tereta" upisuje se naziv tereta koji se stavlja na prevoz na osnovu zahtjeva ili pojedinačne narudžbe naručioca.

U kolonu 23 "Broj utovarenih vožnji", na osnovu prijave ili jednokratne narudžbe, upisuje se broj natovarenih vožnji potrebnih za izvršenje zadatka.

U kolonu 24 „Udaljenost“ upisuju se razdaljine prevoza tereta, utvrđene prema podacima organa za puteve, ili prema karti područja (planu grada) pomoću curvimetra, ili prema listi udaljenosti sačinjenoj na osnovu izveštaji o merenju ili prema brzinomeru automobila (u sezonskom prevozu), fiksni akt transportne organizacije i naručioca.

U koloni 25 "Prevozne tone" upisuje se količina tereta koju je potrebno prevesti za kupca.
Pravo na promjenu zadatka navedenog u odjeljku "Dodjela vozaču" ima samo organizacija motornog prijevoza. Samo u izuzetnim slučajevima kupac može, u dogovoru sa transportnom organizacijom, promeniti zadatak.

11. Na prednjoj strani tovarnog lista, u redu "Izdati gorivo" slovima se ispisuje količina goriva potrebna za izdavanje za izvršenje zadatka, s obzirom na preostalo gorivo prethodnog dana rada.

U redu „Potpis otpravnika“ otpravnik svojim potpisom potvrđuje da su podaci tovarnog lista koji je on popunio tačni i da je vozač vozačka dozvola.

Popunjavanje tovarnog lista prije izlaska iz garaže vrši se u sljedećem redoslijedu:

1. U rubrici „Kretanje goriva“ u kolonama 9, 10 i 11 iu odgovarajućim redovima cisterna, tehničar za goriva i maziva (POL) ili ovlašteno lice upisuje količinu izdatog goriva.

2. Na prednjoj strani lice ovlašteno od transportne organizacije za obavljanje ljekarskog pregleda prije putovanja svojim potpisom potvrđuje zdravstveno stanje vozača i mogućnost da mu se dozvoli upravljanje automobilom.

3. U rubrici "Rad vozača i automobila" u koloni 5 "Očitavanje brzinomjera" mehaničar kontrolnog punkta (kontrolnog punkta) ili odjeljenja tehničke kontrole (OTK) evidentira očitavanje brzinomjera kada automobil napusti kolovoz, a u koloni 6 žig "Stv. vrijeme" - sat upisuje stvarno vrijeme polaska automobila iz garaže. U slučaju kvara ili izostanka pečata na satu, vrijeme se bilježi ručno u sljedećem redoslijedu: dan, mjesec, sati, minute.

4. U rubrici "Kretanje goriva" u koloni 12 "Stanje na polasku" mehaničar kontrolnog punkta ili odjeljenja kontrole kvaliteta evidentira količinu goriva u rezervoarima automobila na izlazu, te potvrđuje ispravnost svih unosa. napravljeno potpisivanjem u ovoj koloni.

5. U redovima posvećenim tehničkoj ispravnosti automobila, mehaničar kontrolnog punkta ili odjeljenja za kontrolu kvaliteta svojim potpisom ovjerava predaju vozila vozaču u tehnički ispravnom stanju i dozvolu napuštanja garaže. U redovima koji definišu vozača koji je primio automobil, vozač svojim potpisom potvrđuje da je automobil primljen u tehnički ispravnom stanju i da je primio zadatak.

Popunjavanje tovarnog lista na liniji vrši se sljedećim redoslijedom:

1. U rubrici "Slijed zadatka" obrasca N 4-c:

1.1. U koloni 27 redom se evidentiraju brojevi završenih putovanja. Zapisnik je namijenjen knjiženju priloženih otpremnih dokumenata za putovanja.

1.2. U kolone 36-38 "Brojevi priloženih robno-transportnih isprava (TTD)" pošiljalac upisuje sve brojeve robno-transportnih isprava u vezi sa ovim putovanjem.

1.3. U kolonama 28-30 "Dolazak" datum i vrijeme (sati i minute) kada je vozač predočio tovarni list pošiljaocu ili primaocu na ulaznoj kapiji ili na kontrolnom punktu na mjestima utovara ili istovara (osim stanica željeznice). U nedostatku ulazne kapije ili kontrolnog punkta, naznačena kolona se ne popunjava, vrijeme dolaska na mjesto utovara ili istovara upisuje se u tovarni list (THN).

1.4. U kolonama 39. i 40. navodi se ime pošiljaoca, potpisuje se i pečati pošiljalac, koji potvrđuje tačnost podataka tovarnog lista koji je on popunio.

2. U rubrici „Zastoji na liniji“ zaposlenik službe tehničke pomoći ili ovlašteno lice u odgovarajuće kolone upisuje razlog zastoja, datum i vrijeme početka i završetka zastoja i ove unose ovjerava sa njihov potpis.

3. U redovima "Posebne oznake" na prednjoj strani ispisuju se podaci koji nisu predviđeni u formi tovarnog lista (oznake saobraćajne policije, kupaca prilikom odbijanja utovara automobila, raznih putnih službi i sl.) .

Prilikom vraćanja automobila u garažu, tovarni list se popunjava sljedećim redoslijedom:

1. U odjeljku "Rezultati rada automobila i prikolica" navedena je potrošnja goriva, vrijeme u redoslijedu, broj vožnji i utrka, kilometraža (prema brzinomjeru), količine transporta.

2. U rubrici "Kretanje goriva" mehaničar kontrolnog punkta ili odjeljenja kontrole kvaliteta popunjava kolonu 13 "Stanje po povratku" i potpisuje se ispod. U istoj rubrici cisterna, tehničar za gorivo ili ovlašteno lice, prilikom predaje goriva i maziva od strane vozača, popunjava kolonu 14 "Predato" i potpisuje se ispod.

3. U redu "Prošao vozač", vozač svojim potpisom potvrđuje da je automobil predat mehaničarima punkta ili odjeljenja kontrole kvaliteta u tehnički ispravnom (neispravnom) stanju. Mehaničar kontrolnog punkta ili odjeljenja za kontrolu kvaliteta u redu "Prihvaćeno" svojim potpisom potvrđuje prijem automobila od vozača u tehnički ispravnom (neispravnom) stanju.

Nakon što vozač preda tovarni list, otpremnik ili drugo ovlašteno lice popunjava ga sljedećim redoslijedom:

1. U rubrici "Rad vozača i vozila" u koloni 6 "Nulta kilometraža", prema tabeli udaljenosti, dispečer bilježi udaljenost od garaže do prvog mjesta utovara i od posljednjeg istovara do garaže. .

2. U rubrici "Kretanje goriva" u koloni 15 "Faktor promjene brzine" dispečer upisuje jedan opći koeficijent promjene stope potrošnje goriva za cijeli dan rada automobila, povezan s radom automobila na povećanom stopa potrošnje goriva, u koloni 16 "Vrijeme rada posebne opreme" i koloni 17 "Vrijeme rada motora", na osnovu relevantnih unosa u TTL-u koji se prilaže uz tovarni list, evidentira vrijeme rada posebne opreme i dodatnog rada motora. vrijeme pod posebnim uslovima rada (rad motora rotirajući mehanizmi za utovar i istovar itd.). Ovi detalji su neophodni za određivanje dodatne stope potrošnje goriva. Ispravnost popunjavanja ovih podataka dispečer potvrđuje potpisom u odgovarajućim kolonama.

3. U rubrici "Redoslijed izvršenja zadatka" otpravnik u koloni 27 upisuje ukupan broj putovanja (ćelija "ukupno", a u redu "TGD u količini" - ukupan broj dostavljenih otpremnih dokumenata. Za ukupan broj isporučenih i prihvaćenih otpremnih dokumenata vozač potpisuje u redu "Prošao vozač", a otpravnik - u redu "Prihvatio otpremnik".

Ispunjavanje obrasca tovarnog lista N 4-p karakteriziraju sljedeće karakteristike:

1. U rubrici "Dodatak vozaču" u koloni 18 "Na raspolaganju...", na osnovu zahtjeva ili pojedinačne narudžbe kupca, otpravnik upisuje ime i adresu kupca, na čijoj na raspolaganje automobil mora stići radi izvršenja zadatka, u koloni 19 i 20 - planirano vrijeme dolaska i polaska, u koloni 21 - planirani broj sati rada i u koloni 22 - broj putovanja prema planu.

2. Otpadni kupon kupca, koji je osnov da automobilska kompanija iskaže račun za plaćanje transportnih usluga i koji se prilaže uz njega, popunjava kupac. U njemu, kupac:

2.1. Na osnovu tovarnog lista koji predoči vozač, popunjava odgovarajuće redove sa brojem i datumom izdavanja tovarnog lista, nazivom motornog preduzeća na čijem se voznom parku roba prevozi, markom i državnim brojevima stigla kola i prikolice.

2.2. U red "Kupac" upisuje se naziv organizacije, prezime i inicijali službenog lica odgovornog za upotrebu automobila.

2.3. U redovima "Dolazak..." i "Odlazak..." označava se vrijeme dolaska i odlaska automobila od kupca.

2.4. U redove "Priloženi TGD" upisuje brojeve TGD-a, čiji je jedan primjerak priložen uz tovarni list, i označava njihov ukupan broj.

2.5. U red "Broj vožnji" upisuje se ukupan broj izvršenih vožnji.

2.6. U redu "Potpis i pečat kupca" potpisuje i stavlja pečat kojim potvrđuje ispravnost popunjavanja podataka odgovarajućih redova tovarnog lista.
Za ispravno popunjavanje tovarnog lista odgovorni su rukovodioci organizacije, kao i lica odgovorna za rad kamiona i koja učestvuju u popunjavanju dokumenta.
Putni listovi se pohranjuju u organizaciji zajedno sa otpremnom dokumentacijom, što omogućava njihovu istovremenu provjeru.

Dnevnik izdavanja tovarnih listova dužni su da vode sve organizacije koje na bilansima imaju kamione ili automobile. Naravno, oni koji prave putovanja koja su korisna za kompaniju.

FILES 2 fajla

Važnost održavanja dokumenta leži u činjenici da se njime registruju tovarni listovi, koji su, zauzvrat, potvrda troškova koje ima organizacija. Bez dnevnika je prilično problematično posmatrati red u rukovanju tovarnim listovima i uopšte dokazati njihovo postojanje (uz veliki obim posla).

Način vođenja

Popunjavanje dnevnika za izdavanje tovarnih listova može se organizovati isključivo u papirnom obliku. Nije moguće unijeti potrebne podatke u elektronskom obliku (samo ako svaki od vozača, dispečera i računovođa organizacije ima svoj elektronski potpis).

Od samog početka održavanja dokument se štampa, po potrebi se isporučuje sa dodatnim listovima. Na kraju referentnog perioda se šije, ovjerava potpisom rukovodioca organizacije i čuva se još 5 godina.

U idealnom slučaju, trebao bi biti u stalnoj upotrebi od strane zaposlenika koji je odgovoran za izdavanje i primanje tovarnih listova od vozača.

Komponente časopisa

Obrazac dokumenta se sastoji od dva lista. Po završetku, časopis je knjiga sa koricama i nekoliko listova štampanih i raspoređenih u obliku tabele. Na naslovnoj strani, u sredini, nalazi se naziv časopisa koji označava godinu (mjesec) punjenja (obično je rok važenja 1 godina, ali postoje i kratkoročne opcije, na mjesec dana).

Na vrhu korica punilac ispisuje puni naziv organizacije, šifru dokumenta OKUD (za standardni međusektorski obrazac br. 8 je 0345008, odmah se upisuje u obrazac), šifru OKPO.

Tabela, koja se nalazi na drugom listu časopisa, sadrži kolone. Svaka od ovih kolona pretpostavlja sadržaj sljedećih informacija:

Broj putnog lista. Dokument ima kontinuiranu numeraciju. Svi unosi su napravljeni hronološkim redom.
Kada je tovarni list izdat (datum).
Podaci o vozaču: puno ime i prezime riječima, ako postoji - broj osoblja.
Brojevi garaže (ne registarske tablice) broj automobila.
Potpis vozača kao garancija da je primio tovarni list.
„Autogram“ otpravnika koji je primio tovarni list sa oznakama, kao i druge putne isprave (ovi podaci su navedeni u napomeni).
Potpis računovođe. Postavlja se nakon što tovarni list uđe u računovodstvo.
Bilješka. Ova kolona je namenjena podacima koji su od suštinskog značaja za izdavanje ili prihvatanje tovarnih lista. Ukazuje na oznake (ili njihov nedostatak) na dokumentima, ispravke, fizička svojstva ulazni papir itd.

Drugi list časopisa može trajati koliko god želite. Najvažnije je da tovarni listovi uneseni u njega imaju ispravan datum izdavanja. Zaposleni nema pravo da u dnevnik unosi nebitne ili namjerno lažne podatke.

Što se tiče perioda skladištenja, prema postojećim standardima, dnevnik izdavanja tovarnih listova čuva se najmanje 5 godina.

Važna tačka! Podaci o svim izdatim dokumentima unose se u dnevnik izdavanja tovarnih listova. Ako tovarni list nije registrovan, onda računovodstvo nema pravo da ga prihvati.

Ko popunjava

Rukovodilac organizacije je prvobitno određen da bude automatski odgovoran za vođenje dnevnika. Ali u velikoj većini slučajeva on tu dužnost povjerava svojim podređenima. To možete učiniti na dva načina:

Ugovorom o radu (tako što se to propisuje kao direktne obaveze određenog radnika).
Po posebnom nalogu. Dokument će se zvati "Naredba o imenovanju lica odgovornog za vođenje dnevnika izdavanja tovarnih listova". U slobodnoj je formi. Najvažnije je da ima potpis rukovodioca, podatke o organizaciji, podatke o imenovanom radniku i njegov potpis kao znak slaganja sa sadržajem.

br posebna obuka dodijeljeni radnik ne mora proći kroz prijavu.

Zakonodavni okvir

Obrazac u prilogu i uzorak popunjavanja je tipičan međusektorski obrazac broj 8, koji je usvojen Uredbom broj 78 Državnog odbora za statistiku 28. novembra 1997. godine. Ona je dugo vrijeme bio u upotrebi, a sada nije izgubio na svojoj aktuelnosti.

Međutim, od 2013. godine upotreba upravo takvog obrasca postala je fakultativna procedura. Svaka organizacija ima pravo da samostalno bira koji će od obrazaca za označavanje izdavanja tovarnih lista koristiti.

Organizacija može čak i mijenjati postojeće oblike dokumenata radi vlastite pogodnosti. Glavna stvar je da su ove radnje potvrđene posebnom naredbom čelnika sa potpisom i pečatom, a također budu zabilježene u računovodstvenoj politici kompanije.

Ako koristite standardni obrazac, tada takve mjere nisu potrebne. Osim toga, standardni obrazac časopisa zadovoljava sve zahtjeve koji za njega vrijede. Izmjenom kolona punilac rizikuje da se suoči sa situacijom kršenja zakona o radu ili poreza. Iz ovih i drugih razloga, Obrazac br. 8 ostaje u upotrebi.

Mogući dodaci

Budući da se časopis koristi već duže vrijeme, brojne kompanije su dopunile rubrike svojim vlastitim. Praksa je pokazala da je ovom časopisu zgodno dodati i:

Ruta automobila po kojoj će se kretati. Neki jednostavno ukazuju na tačku dolaska.
Koji teret isporučuje vozilo.
Kilometraža.
Potrošnja goriva koja je nastala kao rezultat putovanja, itd.

Naravno, svi ovi podaci se popunjavaju tek nakon što se tovarni list vrati ili čak i nakon što ga primi računovođa organizacije. Bez obzira na promjene koje se učine postojeći oblik, moraju biti podržani posebnom naredbom rukovodioca.

Dnevnik izdavanja tovarnih listova jedan je od primarnih dokumenata koji potvrđuju troškove organizacije ili individualnog preduzetnika za gorivo. Ako je pravno lice odabralo sistem oporezivanja koji uzima u obzir troškove, onda je ovaj dokument posebno važan kada se obračunavaju porezi koji se plaćaju organizaciji.

Individualni preduzetnici i pravna lica, čije su aktivnosti, na ovaj ili onaj način, povezane s potrebom korištenja vozila, po pravilu registruju tovarne listove izdane vozačima u posebnom časopisu.

Na osnovu takvog dnevnika fiksiraju se troškovi za gorivo, što omogućava smanjenje oporezivih pokazatelja preduzeća. Osim toga, registar tovarnih listova koristi se u obračunu plata za vozače uključene u rad organizacije.

Sve organizacije i samostalni preduzetnici čija se delatnost odnosi na pružanje usluga prevoza i prevoza dužni su da obavezno vode registar tovarnih listova. Indikacija je zasnovana na normama Federalnog zakona br. 259-FZ od 18. novembra 2007. i Naredbe Ministarstva saobraćaja od 18. septembra 2008. br. 152.

Što se tiče preduzeća koja nisu direktno vezana za pružanje usluga transporta i prevoza, ali u svojoj delatnosti koriste vozila, za njih nije obavezno postojanje registra tovarnog lista, ali se može koristiti za sistematizaciju i pojednostavljenje računovodstva podatke koji se koriste u radu.

Registar tovarnog lista, obrazac 8, odobren je Uredbom Državnog komiteta za statistiku br. 78 1997. godine, ali je 01.01.2013. stupio na snagu Savezni zakon br. 402-FZ kojim je ukinut postojeći jedinstveni obrazac 8. Od toga datum transportne kompanije oni koji su prethodno vodili dnevnik tovarnih listova na obrascu 8 dobili su priliku da razviju sopstvenu, najoptimalniju verziju računovodstvenog lista, pod uslovom da se dupliciraju glavni dijelovi jedinstvenog obrasca 8.

Da li se to može uraditi elektronski

Ni u jednom pravnom aktu važećeg zakonodavstva ne postoje ograničenja u pogledu vođenja registra tovarnog lista u elektronskom obliku, stoga je dozvoljeno kreiranje evidencije u elektronskom formatu.

Bilješka! Možete koristiti bilo koju od najprikladnijih opcija upravljanja, bilo da je to obični Excel ili 1C.

Za organizacije sa velikim voznim parkom i značajnim osobljem vozača, održavanje elektronske verzije je poželjnije nego ručno, zbog značajnog napora procesa. Istovremeno, poželjno je da postoji mogućnost štampanja časopisa na papiru, ako je potrebno.

Kako voditi dnevnik

Registar tovarnih listova, obrazac 8, sačinjen je u tabelarnom obliku, koji predstavlja izjavu podeljenu u kolone. Postoji devet takvih kolona. Oni uključuju sljedeće podatke:

Serijski brojevi izdatih listova;
Datumi izdavanja;
Puno ime vozača;
Broj zaposlenih;
Garažni brojevi vozila;
Potpisi vozača, dispečera i računovođe;
Napomena ako je potrebno.

Bilješka! Ako organizacija vodi evidenciju koristeći svoju razvijenu formu izjave, računovodstveni dnevnik može sadržavati dodatne kolone koje koristi određena organizacija.

Ako se u knjigovodstvenu knjigu unesu pogrešni podaci, dozvoljene su ispravke u skladu sa odredbama 9. Federalnog zakona br. 402-FZ. Ako se napravi greška, unos se ispravlja na sledeći način:

Pogrešan unos je precrtan jednim redom;
Pored njega se stavlja oznaka „ispravljeno“ i unosi se tačan podatak;
Datum ispravki se ispisuje;
Izvršene ispravke moraju biti potvrđene od strane osobe odgovorne za vođenje računovodstvenog lista;

Bitan! Prilikom precrtavanja pogrešnog unosa potrebno je povući liniju kako bi sam netačan unos ostao čitljiv nakon što je precrtan.

Rok trajanja

Putni listovi za radnike koji rade na vozilima izdaju se jednom po radnom danu ili smjeni. Sam dnevnik vodi se godišnji period, ali ako je potrebno, period održavanja se može smanjiti na mjesec dana, npr. mi pričamo o pojedinačnim dugim putovanjima kao što su poslovna putovanja.

S obzirom na to da je računovodstveni list primarna dokumentacija, period njegovog naknadnog čuvanja je 5 godina, nakon čega se časopis može odlagati. Treba napomenuti da se petogodišnji rok čuvanja ne odnosi samo na papir, već i na elektronske medije.

Da li treba da flešujem

Upisnik tovarnog lista obrazac 8 ima uzastopnu numeraciju stranica. Mora se uneti hronološkim redom. Naslovna strana mora biti obavezno potpisana, sa naznakom datuma početka održavanja. Na istom mjestu, na naslovnoj strani, ispisani su glavni detalji same organizacije, njen puni naziv.

Nakon što je vođenje evidencije završeno, dnevnik se bljeska. Ušivena knjiga ovjerava se potpisima rukovodioca preduzeća, glavnog računovođe preduzeća i pečatom organizacije, nakon čega se prenosi u arhivu preduzeća na skladištenje.

Ko popunjava i uzorkuje

Dužnost vođenja evidencije tovarnih listova u specijalizovanom dnevniku može biti dodeljena službeniku koji je postavljen po nalogu uprave, ili zaposlenom u čijem se službene dužnosti, naznačeno u ugovor o radu, uključuje funkcije za održavanje računovodstvenih evidencija u organizaciji.

Najčešće takav posao obavlja računovođa, kadrovski službenik ili sekretar-službenik. U nedostatku osobe koja vodi takvu izjavu u preduzeću, može se zaključiti ugovor sa trećim organizacijama koje servisiraju vozila, s tim da će takav ugovor predviđati klauzulu o potrebi vođenja evidencije.

Obračun goriva i maziva (POL) od strane privrednih subjekata sprovodi se korišćenjem tovarnih listova. Forma obrasca je unificirana, pruža polja za prikaz potrošnje goriva, označavajući rutu kretanja i stvarnu kilometražu. Putni listovi se mogu koristiti za kontrolu potrošnje benzina, dizel goriva, maziva. Obaveza izdavanja posebne dokumentacije proizilazi iz organizacija koje imaju najmanje jedno vozilo.

Kako se vrši kretanje tovarnih listova u preduzeću

Sistem upravljanja dokumentima u preduzeću treba da bude organizovan uzimajući u obzir specifičnosti popunjavanja i skladištenja dokumenata koji se odnose na upotrebu goriva i maziva. Za svaki slučaj rada vozila mora se izdati tovarni list. Podaci o obrascima koji se sastavljaju unose se u dnevnik u obrazac broj 8.

Rukovodstvo preduzeća mora osigurati sigurnost tovarnih listova na 5 godina. Za otpis goriva i maziva potrebno je računovodstvu dostaviti račune o uplati goriva. Ako se u popunjenim poljima tovarnog lista pronađu netočnosti ili greške, na njemu se mogu izvršiti izmjene. Ovo se radi uz odobrenje korekcije od strane dva odgovorna stručnjaka.

BITAN! Ako zaposleni koriste lični prevoz za radne svrhe, za to imaju pravo na naknadu. Da biste to učinili, u tovarnom listu se pravi bilješka o pripadnosti određenog automobila zaposleniku.

Obrazac dnevnika broj 8 je jedinstven, iz njega se ne mogu brisati redovi ili blokovi. Preduzećima je dozvoljeno da prošire listu indikatora navedenih u dokumentu. Uvođenjem elektronske registracije obrazaca moguće je optimizirati sistem kontrole kretanja tovarnih listova. Automatizacija postupka smanjuje vrijeme koje zaposleni troše na rad sa dokumentima i minimizira rizik od curenja informacija. Operativnost elektronskog upravljanja dokumentima u segmentu transportnog knjigovodstva moguće je osigurati uz pomoć specijalizovanih programa ili outsourcing usluga.

BTW, nadležni mogu biti zainteresovani za ispravnost i potpunost popunjavanja tovarnih listova i organizaciju kontrole njihovog kretanja. poreska uprava, predstavnici inspekcije rada i službenici saobraćajne policije.

Zabrana vođenja evidencije vaučera u elektronskom formatu u zakonodavni okvir nije obezbeđeno. Preduzeća imaju pravo da samostalno odluče kako će organizirati računovodstvo:

popuniti papirnu verziju časopisa;
održavati tabele u Excelu;
ograničeno na popunjavanje obrasca u programu 1C.

Glavni zahtjev je usklađenost s formom dokumenta, prisustvo obaveznih detalja i mogućnost brzog štampanja popunjenih stranica obrasca.

Osnovna dokumentacija

Mjere praćenja stopa potrošnje goriva i valjanosti otpisa goriva sprovode se uz obavezno izvršenje tovarnih listova i njihovog dnevnika Obrazac broj 8. Obrasce je odobrio Državni komitet za statistiku Uredbom od 28. novembra 1997. br. 78. Pravila za popunjavanje dokumenata data su u Naredbi Ministarstva saobraćaja od 18.09.2008. godine broj 152. Dozvoljeno je izraditi vlastiti obrazac tovarnog lista koji mora sadržavati tražene detalje primarne dokumentacije. Potpuna lista informacija, čiji je odraz neophodan, sadržan je u Zakonu od 6. decembra 2011. br. 402-FZ.

Putni listovi se izdaju po različitim šablonima u zavisnosti od vrste prevoza koji se obavlja. Mogu se koristiti za obračun resursa goriva na:

laka vozila;
specijalni transport;
putnički taksi;
kamioni;
autobusi.

Prije polaska na posao vozaču se izdaje tovarni list sa svim potrebnim podacima. Rok važenja dokumenta je ograničen na 1 dan. Izuzetak su slučajevi upućivanja zaposlenih na službena putovanja u trajanju dužem od jednog dana. Za situacije sa poslovnim putnicima, glavni zahtjev regulatornih tijela za izdavanje tovarnog lista je sposobnost da se uzmu u obzir radno vrijeme i objektivno odražavaju troškovi goriva.

ZAPAMTITE! Očitavanja brzinomjera moraju se unijeti u putne listove prije polaska na početku smjene i nakon završetka rada. Vrijednosti za kraj dana i za jutro sljedećeg dana moraju se podudarati.

U zavisnosti od obrasca dokumenta koji se koristi, knjigovođa može otpisati gorivo i maziva prema stvarnoj potrošnji goriva ili prema utvrđenim standardima. Putni listovi daju pravo vozačima da upravljaju određenim vozilom tokom radnog vremena. U obrascu je naznačena predviđena ruta kretanja, preostalo gorivo i podaci o brzinomjeru. Dodatno unose podatke o specifičnostima radnih aktivnosti i vremenu početka i završetka radnog dana.

BILJEŠKA! Putni listovi se ne popunjavaju prilikom upotrebe goriva i maziva u instrumentima. Za hodne traktore, motorne pile i drugu specijalnu opremu koju izrađuju.

Moguće je ne pečatirati tovarne listove, za identifikaciju vlasnika vozila dovoljan je naziv preduzeća (najmodavca), njegova adresa i broj telefona. Norma je podržana tekstom Naredbe Ministarstva saobraćaja od 18. januara 2017. br. 17. Pečat postavljen na obrascu ne smatra se greškom. Prilikom upravljanja jednim automobilom od strane više vozača u smjeni, vaučeri se izdaju za svakog vozača posebno. Časopis spada u kategoriju primarne dokumentacije, tako da rok čuvanja u preduzeću ne može biti kraći od 5 godina.

Svaki vaučer izdat zaposlenom mora biti upisan u dnevnik. Dokument se sastavlja na prvoj stranici sa naslovnom stranom. Označava naziv organizacije, status i vremenski interval za koji se evidentiraju. Sadržaj časopisa prikazan je u tabeli koja se popunjava prilikom izdavanja vaučera.

Ako je tovarni list pogrešno popunjen, formular je pokvaren, podatke o tome treba prikazati u obrascu dnevnika br. 8. Takvi vaučeri se prilažu uz časopis, bilježi se da su listovi oštećeni. Podaci se unose uz očuvanje hronologije papirologije.

Dnevnik se odlikuje kontinuiranom numeracijom. Knjiga mora biti ušivena i overena potpisom direktora preduzeća. Potpis je potkrijepljen pečatom organizacije. To je neophodno kako bi se osigurala sigurnost dokumenta i spriječili pokušaji uništavanja pojedinačnih listova knjige. Rukovodilac ustanove nalogom imenuje lice koje će biti odgovorno za vođenje dnevnika.

Dokument u obrascu br. 8 odražava sljedeće informacije:

serijski broj izdatog tovarnog lista;
datum izdavanja dokumenta u hronologiji;
Puno ime vozača na čije ime je izdat vaučer;
registarske tablice vozila;
potpis vozača koji je primio popunjen obrazac tovarnog lista.

Ako je došlo do vraćanja vaučera, onda se u dnevnik unosi odgovarajući unos. Datum vraćanja mora biti naveden, potvrđen potpisom odgovornog otpremnika. Obrazac 8 mora sadržati potpise sljedećih službenika:

vozač koji potvrđuje prijem tovarnog lista;
dispečer ili drugi ovlašteni službenik koji dobija dozvole od vozača na kraju smjene;
računovođa koji svojim potpisom mora ovjeriti ispravnost popunjavanja dokumenta i činjenicu njegovog prihvatanja na računovodstvo.

Obrazac 8 ili Vaš vlastiti šablon časopisa mogu odštampati i sašiti zaposleni u preduzeću ili naručiti u štampariji. Rok na koji se vodi knjigovodstvena knjiga utvrđuje se računovodstvenom politikom ustanove. Preporučeni interval je od 1 mjeseca do godinu dana.

Ako se pronađe greška

Ako se u dnevniku pronađu greške, dozvoljeno ih je ispraviti. Postupak izmjene popunjenih stupaca uređen je Zakonom od 6. decembra 2011. br. 402-FZ u čl. 9. Algoritam akcija:

precrtati netačne informacije jednom linijom;
pored ispravke upisuje se "Ispravljeno";
naznačen je natpis sa tačnim podacima;
datum korektivnih radnji mora biti upisan;
svaki slučaj ispravke mora biti potvrđen svojeručnim potpisom odgovornog službenika.

Samodizajniran oblik

Ako preduzeće koristi samorazvijene šablone dokumenata za obračun goriva i maziva, ovi obrasci moraju biti odraženi u dva lokalna akta organizacije:

računovodstvena politika;
nalog za odobrenje primarnog obrasca.

Podaci o organizaciji, broj dokumenta i datum njegovog sastavljanja moraju biti upisani u nalog kojim se odobrava uzorak tovarnog lista ili registra vaučera. U tekstualnom bloku naloga naznačen je predmet razmatranja - odobravanje novog predloška dokumenta. Obavezno navedite datum od kojeg će obrazac biti unesen u sistem upravljanja dokumentima. U završnom dijelu naloga navedeni su zaposleni koji se moraju rukovoditi ovim lokalnim aktom i njihovi potpisi.