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Enregistrement des lettres de voiture dans le journal. Quelle est la marche à suivre pour remplir le carnet de voyage ?

Registre feuilles de route– le formulaire type unifié n°8, utilisé par les entreprises disposant de véhicules (VV) pour suivre le fonctionnement du parc automobile et les coûts de carburant. Cette publication vous indiquera comment est utilisé ce document de référence, si le formulaire type est obligatoire et si une alternative est possible.

Carnet de circulation des lettres de voiture : de quel type de document s'agit-il ?

Le formulaire n° 8 a été approuvé par le Comité national des statistiques en 1997 et jusqu'en 2013, il était obligatoire pour les entreprises qui ont des véhicules dans leur bilan. Depuis début 2013, il n'est plus obligatoire, mais cela ne signifie pas du tout que la tenue d'un journal n'est plus nécessaire. C'est simplement que les législateurs ont permis aux entreprises de développer elles-mêmes des formulaires de documents plus pratiques, tout en conservant un ensemble complet de détails obligatoires. A noter que la plupart des entreprises utilisent encore un carnet de voyage , en ajoutant les colonnes nécessaires (importantes pour l'entreprise).

Une forme de journal standard ou modifiée est inscrite dans le flux documentaire par une note dans la politique comptable ou par un arrêté distinct du gestionnaire. En règle générale, le journal est mis à jour chaque année, mais les grandes entreprises de transport automobile établissent souvent un cycle mensuel, qui est également mentionné dans les politiques comptables de l'entreprise. Étant le document comptable principal, selon règle générale Le journal est conservé dans l'entreprise ou dans les archives pendant au moins cinq ans.

Carnet de circulation des lettres de voiture : comment les utiliser

La loi oblige les entreprises et les entrepreneurs utilisant des véhicules de différentes catégories dans leurs activités à délivrer des lettres de voiture (PL) - documents donnant le droit de les conduire. Il enregistre des informations sur l'itinéraire, le carburant restant et le mouvement, les lectures du compteur de vitesse, les caractéristiques du processus de travail (par exemple, le nombre de levées de charge), l'heure de départ au travail et l'arrivée au garage. Grand et automatique entreprises de transport Ils s’entraînent quotidiennement à émettre des lettres de voiture. Les petites organisations dont les activités ne sont pas liées au transport automobile peuvent délivrer une feuille de route aux conducteurs pour une durée maximale d'un mois. Mais quelle que soit la fréquence d’émission des récépissés, ceux-ci doivent être consignés dans le journal de bord du sous-marin.

Exigences pour remplir le journal

Le formulaire n°8 est un journal dont la page de titre indique le nom de l'entreprise, son statut et la période de couverture. Le journal lui-même est un tableau dans lequel sont saisies des informations sur toutes les lettres de voiture émises par l'entreprise. Même si l'un d'entre eux est mal rempli et endommagé, il est joint au journal avec la mention « Gâté » et son numéro doit être inscrit par ordre chronologique général dans le journal.

Comme de nombreux registres, le journal comporte une numérotation continue des feuilles, est cousu, certifié par la signature du responsable et le sceau de l'organisation (le cas échéant). La responsabilité du remplissage du document et de l'exactitude des informations qu'il contient incombe à l'employé chargé d'effectuer ce travail par ordre de la direction ou conformément aux responsabilités du poste. Carnet de voyage, formulaire 8, peut être téléchargé ci-dessous. Cela ressemble à ceci :

Tous les champs de ce formulaire doivent être remplis. Ils reflètent par ordre chronologique des informations sur le numéro de plaque d'immatriculation, la date de délivrance, le nom complet du conducteur à qui elle a été délivrée et sa signature de confirmation. Lors du retour d'une lettre de voiture, une mention est portée à la date de son retour et confirmée par la signature du répartiteur, qui accepte la feuille et la transmet au comptable pour traitement. Le comptable confirme également le transfert des pièces justificatives par une signature à réception.

Carnet de voyage : exemple de remplissage

Date d'émission	Conducteur	Numéro de garage du véhicule				Note
Date d'émission		Numéro de garage du véhicule	conducteur en train de recevoir un permis	répartiteur et date d'acceptation de la lettre et des documents du chauffeur	comptable et date d'acceptation de la lettre	Note

	Sergueïev Anton Mikhaïlovitch		peinture du conducteur	signature du répartiteur	13/01/2017 signature du comptable	rempli pour des itinéraires spécifiques, etc.
	Perchine Andreï Viktorovitch		peinture du conducteur	signature du répartiteur	13/01/2017 signature du comptable

Les entreprises et les hommes d'affaires ont le droit de compléter le tableau avec des colonnes informations différentes, ce qui est jugé nécessaire. Ainsi, de nombreuses entreprises saisissent des informations sur l'itinéraire du véhicule, les marchandises livrées, le kilométrage du véhicule, la consommation de carburant, etc.

L’importance de ce document comptable est également déterminée par le fait qu’il s’agit d’une des confirmations de l’exploitation des véhicules de l’entreprise, et, par conséquent, des coûts de carburant, ce qui permet de réduire l’assiette fiscale en réduisant les versements correspondants. De plus, le journal, enregistrant l'accès des conducteurs à la ligne et les informations sur le temps de travail, sert de base à l'accumulation. salaires chauffeurs de l'entreprise.

En 2017, où puis-je télécharger le formulaire actuel du carnet de route des lettres de voiture selon le formulaire n°8 ? La forme de ce magazine a-t-elle changé ? Voici un formulaire actuel et un exemple pour remplir le journal pour 2017.

Est-il nécessaire de tenir un journal ?

Les entreprises de transport automobile, ainsi que d'autres organisations et entrepreneurs individuels exploitant des véhicules, les dépenses, par exemple pour l'essence, doivent être justifiées par des pièces justificatives. Les principaux documents comptables primaires qui déterminent les indicateurs de performance Véhicule, sont des feuilles de route. Les lettres de transport sont également utilisées pour calculer les salaires des chauffeurs et effectuer les paiements pour le transport des marchandises. Cm. " ".

Veuillez noter que si vous fournissez des services dans le cadre de contrats de transport distincts, à la demande du ministère des Transports, vous devez tenir un journal des feuilles de route. Par exemple, selon le formulaire unifié n°8. Ceci est prévu au paragraphe 18<Обязательных реквизитов>, approuvé Arrêté du ministère des Transports de la Fédération de Russie du 18 septembre 2008 N 152.

Si vous n'êtes pas impliqué dans un transport payant et que, par exemple, vous récupérez des marchandises chez le vendeur avec votre propre moyen de transport, vous n'êtes pas tenu de tenir un journal. Cependant, il convient de reconnaître que le journal est pratique pour le contrôle interne du mouvement des feuilles. Vous pouvez toujours déterminer à qui et quelle feuille de route a été émise, et si elle a été soumise au service comptable à temps. Ceci est important pour le calcul et la comptabilisation en temps opportun des coûts de carburant et de lubrifiant, en particulier en 2017.

Le journal est conçu pour surveiller le mouvement des lettres de voiture. Grâce à lui, vous pouvez savoir lesquels des conducteurs ont reçu les lettres de voiture et quand, et s'ils les ont soumises au service comptable à temps.

Format du journal : propre ou étatique

Pour contrôler le mouvement des lettres de voiture émises, une organisation peut tenir un journal du mouvement des lettres de voiture sous le formulaire 8, approuvé par le décret du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 28 novembre 1997 n° 78. Cependant, nous aimerions soulignent qu'à compter du 1er janvier 2013, dans le cadre de l'entrée en vigueur de la loi fédérale « Sur la comptabilité » du 6 décembre 2011 n° 402-FZ, le formulaire unifié n'est plus obligatoire.

Une organisation ou un entrepreneur individuel a le droit de développer son propre formulaire de journal ou de compléter le formulaire unifié avec les informations nécessaires, à condition que tous les points du formulaire unifié soient nécessairement préservés.

En règle générale, le journal est publié pour une durée ne dépassant pas 1 an, mais si nécessaire, cette période peut être réduite à 1 mois. Le journal des lettres de voiture est un document primaire et sa durée de conservation est d'au moins 5 ans.

Exemple de journal

Passons aux documents et exemples. Pour commencer, vous pouvez déplacer les feuilles de route n°8.

L'algorithme de remplissage du journal est simple et se résume au suivant : les informations sur toutes les lettres de voiture émises par l'organisation sont saisies dans le journal pour enregistrer l'émission des lettres de voiture. Il n'y a aucune exception dans ce cas. Le journal est numéroté en continu et est tenu par ordre chronologique. Une fois le journal entièrement rempli, il est cousu, scellé et signé par le responsable.

Conservation sous forme électronique

Il n'y a aucune interdiction dans la législation de tenir un journal des mouvements des lettres de voiture sous forme électronique. Vous pouvez tenir un journal électronique sous n'importe quelle forme pratique : dans Excel, 1C, programme cloud, etc. Il est souhaitable que ce magazine puisse être imprimé si nécessaire.

à la date de délivrance de la lettre de voiture au chauffeur ;
à la date d'acceptation de la lettre de voiture du chauffeur ;
à la date de remise de la lettre de voiture au service comptable.

Toutes les organisations qui utilisent des véhicules dans l'exercice de leurs activités sont tenues de tenir un journal des feuilles de route. La loi impose des exigences particulières pour la tenue et le remplissage de ce journal. Nous vous en dirons plus en détail plus loin dans notre article.

Le magazine se compose de plusieurs parties.

Titre de page:

Nom légal de l'entreprise.
Détails de l'organisation (OKPO).
Période d'enregistrement.

Section de tableau avec des informations :

Numéro de lettre de transport et date réelle de délivrance au chauffeur.
Informations sur le conducteur (nom complet et numéro personnel).
Numéro de garage de la voiture.
Signatures des personnes autorisées et des personnes responsables (chauffeur, répartiteur, comptable).

Le journal d'enregistrement et d'émission des lettres de voiture a une numérotation dite continue et doit être tenu par ordre chronologique. Dès que le livre comptable est complété, il doit être cousu et visé du sceau de l'entreprise et de la signature du propriétaire de l'entreprise.

Fondamentalement, dans les entreprises, le journal comptable est rempli par un comptable sur la base de la documentation primaire ou d'un autre employé autorisé de l'organisation, en Contrat de travail qui est enregistré. Dans des cas individuels, la responsabilité de la tenue et de l'enregistrement des titres de transport est confiée à un organisme tiers (si la comptabilité est externalisée). Dans ce cas, un accord est signé entre les parties avec les conditions de coopération, les droits et obligations réciproques. La législation de la Fédération de Russie autorise cette option. De plus, vous pouvez soumettre le document par voie électronique.

S'il est nécessaire d'apporter des corrections au carnet de voyage, vous devez vous laisser guider par les réglementations législatives. Les corrections dans le journal, comme dans d'autres documents primaires, doivent être apportées en rayant facilement les données incorrectes et en faisant une nouvelle entrée avec une date, une signature et un sceau.

Un exemple de remplissage du magazine peut être téléchargé gratuitement.

Au niveau législatif, toute organisation qui utilise des véhicules pour mener des activités ou produire est tenue de tenir un journal des lettres de voiture. Ils doivent être remplis selon la norme conformément au formulaire n° 8. Ce document est considéré comme la documentation principale, qui confirme effectivement les coûts du carburant et des lubrifiants, vous permet de planifier les coûts et de réduire les paiements d'impôts. De plus, un grand livre est requis pour les régularisations des conducteurs.

Toutes les organisations qui ont des camions ou des voitures dans leurs livres sont tenues de tenir un journal pour l'émission des lettres de transport. Naturellement, ceux qui effectuent des voyages rentables pour l'entreprise.

FICHIERS 2 fichiers

L'importance de conserver un document réside dans le fait qu'il enregistre les factures de transport, qui, à leur tour, confirment les coûts engagés par l'organisation. Sans journal, maintenir l'ordre dans le traitement des lettres de voiture et prouver leur existence en général (pour de gros volumes de travail) est assez problématique.

Mode d'administration

Le remplissage du journal d'émission des lettres de voiture peut être organisé exclusivement sous forme papier. Il n'y a aucune possibilité de saisir les informations nécessaires par voie électronique (uniquement si chacun des chauffeurs, répartiteurs et comptables de l'organisation possède sa propre signature électronique).

Dès le début de la maintenance, le document est imprimé et, si nécessaire, complété de feuilles supplémentaires. A la fin de la période de maintenance, il est cousu, certifié par la signature du responsable de l'organisation et conservé pendant encore 5 ans.

Idéalement, il devrait être utilisé en permanence par l'employé chargé d'émettre et de recevoir les lettres de voiture des conducteurs.

Composants du magazine

Le formulaire de document se compose de deux feuilles. Une fois terminé, le magazine est un livre avec une couverture et plusieurs feuilles imprimées et disposées sous forme de tableau. Sur la couverture, au centre, se trouve le nom du magazine indiquant l'année (mois) de remplissage (généralement sa durée de validité est de 1 an, mais il existe aussi des options à court terme, d'un mois).

En haut de la couverture, la personne qui remplit inscrit le nom complet de l'organisation, le code du document selon OKUD (pour le formulaire standard intersectoriel n°8 c'est 0345008, il est immédiatement inscrit dans le formulaire), le code selon à OKPO.

Le tableau, situé sur la deuxième feuille du journal, contient des colonnes. Chacune de ces colonnes suppose les informations suivantes :

Numéro de lettre de transport. Le document utilise une numérotation continue. Toutes les entrées sont faites par ordre chronologique.
Quand la feuille de route a été émise (date).
Informations sur le conducteur : nom complet en toutes lettres, si disponible - matricule.
Chiffres du numéro de garage (pas de plaque d'immatriculation) de la voiture.
La signature du conducteur comme garantie qu'il a reçu la lettre de voiture.
« Autographe » du répartiteur qui a accepté la feuille de route avec des notes, ainsi que d'autres documents relatifs au voyage (ces données sont indiquées dans la note).
Signature du comptable. Placé après réception de la lettre de voiture par le service comptable.
Note. Cette colonne est destinée aux données fondamentalement importantes pour l'émission ou l'acceptation des lettres de voiture. Il indique les marques (ou leur absence) sur les documents, les corrections, propriétés physiques papier reçu, etc.

La deuxième feuille du journal peut durer aussi longtemps que vous le souhaitez. L'essentiel est que les lettres de voiture qui y figurent portent la date d'émission appropriée. Un employé n'a pas le droit de saisir des informations non pertinentes ou sciemment fausses dans le journal.

Quant à la durée de conservation, selon les normes en vigueur, le journal d'émission des lettres de voiture est conservé pendant au moins 5 ans.

Point important! Le journal d'émission des lettres de voiture doit contenir des informations sur tous les documents émis. Si la lettre de voiture n'est pas enregistrée, le service comptable n'a pas le droit de l'accepter.

Qui le remplit

Le chef de l'organisation se voit initialement automatiquement confier la responsabilité de la tenue du journal. Mais dans la grande majorité des cas, il confie cette responsabilité à ses subordonnés. Ceci peut être fait de deux façons:

Par le biais d'un contrat de travail (spécifiant cela comme les responsabilités directes d'un certain employé).
Par commande séparée. Le document s'intitulera « Arrêté portant nomination d'une personne chargée de tenir un journal d'émission des lettres de voiture ». Il est compilé sous forme libre. L'essentiel est qu'il contienne la signature du responsable, les détails de l'organisation, des informations sur l'employé nommé et sa signature en signe d'accord avec le contenu.

Non entraînement spécial L'employé désigné n'a pas besoin de passer par là pour tenir le journal.

Le cadre législatif

Le formulaire ci-joint et le remplissage de l'échantillon sont un formulaire intersectoriel standard n° 8, qui a été adopté par la résolution n° 78 du Comité national des statistiques le 28 novembre 1997. Elle pendant longtempsétait utilisé et, même aujourd'hui, n'a pas perdu de sa pertinence.

Cependant, depuis 2013, le recours à un tel formulaire est devenu une procédure facultative. Chaque organisation a le droit de choisir indépendamment le formulaire qu'elle utilisera pour marquer l'émission des lettres de voiture.

Une organisation peut même apporter des modifications aux formulaires de documents existants pour sa propre commodité. L'essentiel est que ces actions soient confirmées par un arrêté séparé du gérant avec signature et sceau, et soient également consignées dans les politiques comptables de l'entreprise.

Si vous utilisez un formulaire standard, de telles mesures ne seront pas nécessaires. De plus, le formulaire de journal standard satisfait à toutes les exigences qui lui sont applicables. En apportant des modifications aux colonnes, le remplisseur court le risque de se retrouver dans une situation de violation du droit du travail ou du droit fiscal. Pour ces raisons et d’autres encore, le formulaire n° 8 reste utilisé.

Ajouts possibles

Depuis que le magazine est utilisé depuis assez longtemps, un certain nombre d'entreprises ont ajouté leurs propres rubriques. La pratique a montré qu'il est pratique d'inclure dans ce journal :

L'itinéraire que la voiture empruntera. Certains indiquent simplement le point d'arrivée.
Quel type de marchandise le véhicule livre-t-il ?
Kilométrage.
Consommation de carburant résultant du voyage, etc.

Bien entendu, toutes ces données ne sont renseignées qu’après retour de la lettre de voiture ou même après réception par le comptable de l’organisation. Quels que soient les changements apportés à formulaire existant, ils doivent être appuyés par des arrêtés distincts du gestionnaire.

Le journal d'émission des lettres de voiture est l'un des principaux documents qui confirment les dépenses d'une organisation ou d'un entrepreneur individuel en carburant. Si une personne morale a choisi un système de taxation qui prend en compte les dépenses, ce document est particulièrement important lors du calcul des impôts dus par l'organisation.

Entrepreneurs individuels et entités juridiques, dont les activités, d'une manière ou d'une autre, impliquent la nécessité d'utiliser des véhicules à moteur, enregistrent généralement les feuilles de route délivrées aux conducteurs dans un journal spécial.

Sur la base d'un tel journal, les dépenses engagées en carburant sont enregistrées, ce qui permet de réduire les indicateurs imposables de l'entreprise. De plus, le journal des feuilles de route est utilisé lors du calcul des salaires des chauffeurs impliqués dans le travail de l'organisation.

Toutes les organisations et entrepreneurs individuels dont le domaine d'activité est lié à la fourniture de transports et de services de transport sont tenus de tenir un journal des lettres de voiture. L'enseignement est basé sur des normes Loi fédérale N° 259-FZ du 18 novembre 2007 et arrêté du ministère des Transports du 18 septembre 2008 n° 152.

Quant aux entreprises qui ne sont pas directement liées à la fourniture de transports et de services de transport, mais qui utilisent des véhicules dans le cadre de leurs activités, la présence d'un journal de transport n'est pas obligatoire pour elles, mais peut être utilisée pour systématiser et simplifier l'enregistrement des données utilisées dans leur travail.

Le journal comptable des lettres de transport, formulaire 8, a été approuvé par la résolution n° 78 du Goskomstat en 1997, mais le 1er janvier 2013, la loi fédérale n° 402-FZ est entrée en vigueur, abolissant le formulaire unifié 8 existant. À partir de cette date, les entreprises de transport qui tenaient auparavant un journal comptable des lettres de transport selon le formulaire 8, ont eu la possibilité de développer leur propre version, la plus optimale de la feuille comptable, à condition que les sections principales du formulaire 8 unifié soient dupliquées.

Est-il possible de conduire électroniquement ?

Il n'y a aucune restriction concernant la tenue d'un journal des lettres de voiture sous forme électronique dans aucun acte juridique de la législation en vigueur ; il est donc permis de créer une feuille comptable au format électronique.

Note! Vous pouvez utiliser n'importe quelle option de gestion la plus pratique, qu'il s'agisse d'Excel classique ou de 1C.

Pour les organisations disposant d'une vaste flotte de véhicules et d'un personnel important de chauffeurs, la maintenance d'une version électronique est préférable à l'enregistrement manuel, en raison de l'intensité de main-d'œuvre importante du processus. Parallèlement, il est souhaitable qu'il soit possible d'imprimer le magazine sur papier si nécessaire.

Comment tenir un journal

Le journal de bord, formulaire 8, est rédigé sous forme de tableau, représentant une déclaration divisée en colonnes. Il existe neuf de ces colonnes. Ils comprennent les données suivantes :

Numéros de série des feuilles émises ;
Dates d'émission ;
Nom complet des conducteurs ;
Effectifs des employés ;
Numéros de garage des véhicules ;
Signatures du chauffeur, du répartiteur et du comptable ;
Notes si nécessaire.

Note! Si une organisation tient des registres en utilisant son propre formulaire de relevé développé, le journal comptable peut contenir des colonnes supplémentaires utilisées spécifiquement par l'organisation.

Si des données erronées sont inscrites dans le livre comptable, des corrections peuvent être apportées conformément aux dispositions de 9 de la loi fédérale n° 402-FZ. Si une erreur est commise, l'inscription est corrigée comme suit :

Une inscription erronée est barrée d'une ligne ;
Une marque « corrigé » est placée à côté et les informations correctes sont saisies ;
La date à laquelle les corrections ont été apportées est indiquée ;
Les corrections apportées doivent être signées par la personne responsable de la tenue de la comptabilité ;

Important! Lors de la suppression d'une inscription erronée, il est nécessaire de tracer une ligne pour que l'inscription incorrecte elle-même reste lisible une fois barrée.

Durée de conservation

Les feuilles de route sont délivrées aux employés travaillant sur des véhicules une fois par jour ouvrable ou par quart de travail. Le journal d'enregistrement lui-même est créé pour une période annuelle, mais si nécessaire, la période de tenue peut être réduite à un mois, par exemple si nous parlons de sur les longs voyages isolés tels que les voyages d'affaires.

Etant donné que la pièce comptable constitue une documentation primaire, sa durée de conservation ultérieure est de 5 ans, après quoi le journal peut être éliminé. Il est à noter que la durée de conservation de cinq ans s'applique non seulement aux supports papier, mais également aux supports électroniques.

Est-il nécessaire de flasher

Le formulaire de carnet de voyage 8 comporte une numérotation de pages séquentielle. Lors de son introduction, il est nécessaire de maintenir l'ordre chronologique. La page de titre doit être signée, indiquant la date de début. Là, sur la page de titre, sont écrits les principaux détails de l'organisation elle-même et son nom complet.

Une fois la comptabilité terminée, le journal est cousu. Le livre relié est certifié par les signatures de la direction de l'entreprise, du chef comptable de l'entreprise et du sceau de l'organisation, après quoi il est transféré pour stockage aux archives de l'entreprise.

Qui le remplit et l'échantillon

La responsabilité du suivi des lettres de voiture dans un journal spécialisé peut être confiée à un salarié nommé par arrêté de la direction, ou à un salarié dont responsabilités professionnelles, indiqués dans le contrat de travail, comprennent les fonctions de tenue des registres comptables dans l'organisation.

Le plus souvent, ce travail est effectué par un comptable, un responsable du personnel ou un secrétaire-commis. En l'absence d'une personne tenant une telle déclaration au sein de l'entreprise, un accord peut être conclu avec des organismes tiers assurant l'entretien des véhicules, à condition qu'un tel accord prévoie une clause sur la nécessité de tenir des registres.