Popunite dnevnik putovanja. Dnevnik za evidentiranje kretanja tovarnih listova: ispravno popuniti

Vlasnici autotransportnih preduzeća često postavljaju pitanje o računovodstvenom dnevniku putni listovi: da li ga je potrebno provesti u 2019. godini? U kom obliku treba da bude i gde je najbolje mesto za preuzimanje besplatnog uzorka putne knjige? Vlasnici znaju da svako preduzeće koje posjeduje automobile ili kamione mora evidentirati njihovo kretanje. Zbog toga često traže uzorak knjižice putne isprave. U nastavku ćemo detaljno razmotriti kako organizirati računovodstvo i kako pravilno evidentirati kretanje, uz mogućnost besplatnog preuzimanja dnevnika izdavanja tovarnih listova za 2019. godinu.

Zašto vam je potreban dnevnik za izdavanje tovarnih listova vozačima?

Budući da je poreskim obveznicima dozvoljeno da otpišu dio poslovnih troškova, organizacijama je potrebna dokumentacija koja bi podržala troškove selidbe i otpuštanja imovine. U sektoru transporta, jedan od ovih primarnih dokumenata je tovarni list. Svi podaci koji se odnose na rutu putovanja, vozača, vozilo koje koristi, prevoz robe ili putnika, moraju sadržati dnevnik putnih karata za 2019. i prethodne godine. Na osnovu normi Savezni zakon od 08.11.2007. br. 259-FZ „Povelja o motornom saobraćaju i gradskom kopnenom električnom saobraćaju” i „Potrebni detalji i postupak za popunjavanje tovarnih listova”, odobren naredbom Ministarstva saobraćaja od 18.09.2008. br. 152, ovaj dokument ili dnevnik je obavezan za sve vlasnike vozila. Osim toga, tovarni listovi se moraju voditi u posebnom dnevniku.

Uzorak popunjavanja putne knjige

Prvi korak. Naslovna strana

Preuzmite uzorak dnevnika putovanja za 2019. Naslovna stranica.

Prilikom popunjavanja naslovne stranice knjigovodstvenog dnevnika navode se naziv i oblik vlasništva organizacije, obrazac OKPO, kao i mjesec i godina (period) vođenja dnevnika. Nema potrebe stavljati pečat.

Primjer popunjavanja naslovne stranice časopisa

Korak 2. Glavni dio

Da bi se posebno vodilo računa o kretanju tovarnih listova, razvijen je Obrazac broj 8 (OKUD šifra 0345008) koji je osmišljen tako da objedini potrebne podatke. Odobren je Rezolucijom Državnog komiteta za statistiku Ruske Federacije od 28. novembra 1997. br. 78. Međutim, zakon o računovodstvu br. 402 od 6. decembra 2011. kaže da upotreba obrasca br. 8 nije obavezna. Organizacija ima pravo da samostalno kreira uzorak knjige tovarnih listova, pod uslovom da sadrži sve potrebne informacije.

Preuzmite dnevnik kretanja tovarnog lista, obrazac 8

Tabela treba da sadrži:

• broj i datum izdavanja tovarnog lista;
• podatke o vozaču, njegovom personalnom broju;
• garažnog broja vozila (obično ga dodeljuju državni organi, ali privatne kompanije to ne rade, pa ovu kolonu možete ostaviti praznom).

Odredište i druge informacije upisuju se u kolonu Napomena.

Ove obavezne informacije moraju biti sadržane, čak i ako je organizacija samostalno odredila kako treba da izgledaju tovarni list i dnevnik.

Putni dnevnik, obrazac 8 (2019) možete preuzeti u našem članku. Primjer popunjavanja tabelarnih podataka.

Korak 3. Dovršavanje dizajna

Upise u formular potvrđuju tri zaposlena odjednom:

• vozač;
• onaj koji je unio podatke (na primjer, dispečer);
• kao i računovođa koji je primio dokument.

Uzorak dnevnika izdavanja putnih vaučera za 2019. godinu. Završetak registracije putnog vaučera:

Učestalost održavanja

Navedeni primjer časopisa za izdavanje putnih karata za 2019. godinu sastavljan je mjesečno i svaki put na novoj stranici. Ali organizacije i individualni poduzetnici mogu raditi drugačije: razjasniti periode za koje se vodi evidencija i popuniti ih bez ostavljanja praznih redova.

Zakonodavstvo dozvoljava vozačima da se izdaju putne isprave do 1 mjeseca. Ako za to vrijeme vozilo neće koristiti jedan, već dva vozača, tada je dozvoljeno svakom od radnika izdati vlastitu „propusnicu“ za vožnju.

U tom slučaju, po povratku, svi dokumenti koje je računovođa primio unose se u računovodstveni obrazac. Prilikom popunjavanja registra većina informacija će biti ista, ali to je u redu.

Gdje mogu kupiti

Za prodaju su dostupne gotove knjige za kontrolu kretanja vozila. Stranice takvog časopisa moraju biti numerisane.

Kada je završen, moraju ga potpisati najmanje dva odgovorna radnika:

• onome ko ga je vodio;
• direktora ili računovođe.

Isti zahtjevi važe i za štampani registar. Časopis za izdavanje tovarnih listova možete besplatno preuzeti na linku u našem članku. Ako se počinje na mjesec dana, onda na kraju perioda mora biti numerisana, vezana i potpisana.

Rok trajanja

Zakon ne navodi koliko dugo se takav registar mora čuvati, da li se štampa ili kupuje u prodavnici. Na osnovu tovarnih listova i njihovog kretanja obračunavaju se plate vozača, porezi i osnovica troškova proizvodnje. Takvi primarni dokumenti, podaci o kojima se unose u računovodstveni dnevnik, čuvaju se u organizaciji najmanje 5 godina. Očigledno je da se sam registar treba čuvati isto toliko vremena.

Prije nego što ga uništite, važno je osigurati da period čuvanja posljednjeg knjigovodstvenog dokumenta još nije istekao. U suprotnom, ako je potrebno, nećete moći potvrditi postojanje i održavanje kontrole. Na našoj web stranici možete preuzeti besplatni časopis putnih listova za naredni period.

Tovarni list kamiona je glavni dokument primarnog računovodstva, koji zajedno sa tovarnim listom za prevoz robnog tereta utvrđuje pokazatelje za evidentiranje rada voznog parka i vozača, kao i za obračun plate vozaču i plaćanje za prevoz robe.
Za teretna vozila, Rezolucijom Državnog komiteta za statistiku Rusije od 28. novembra 1997. godine N 78 odobrena su dva oblika tovarnih lista - obrazac N 4-c i obrazac N 4-p.

* Obrazac N 4-c (komad) koristi se prilikom prevoza robe uz plaćanje rada vozila po komadu.
* Obrazac N 4-p (vremenski) se koristi uz plaćanje rada vozila po vremenskoj tarifi i predviđen je za istovremeni prevoz robe do dva kupca u toku jednog radnog dana (smjene) vozača.

Otpadne kupone tovarnog lista popunjava kupac i služe kao osnova za organizaciju-vlasnik vozila da iskaže račun kupcu.
Odgovarajući kupon za otcjep je priložen uz račun. Tovarni list ostaje kod organizacije koja je vlasnik vozila, ponavlja identične zapise o vremenu upravljanja vozilom od strane kupca i služi kao osnova za evidentiranje rada vozila tokom radnog dana.

U slučaju kada će se prilikom plaćanja rada vozila na vremenskoj osnovi vršiti transport inventara, u tovarni list se upisuju brojevi otpremnih dokumenata i prilaže se jedan primjerak ovih otpremnih dokumenata, na osnovu rezultata na kojoj je naznačen broj tona prevezenog tereta i drugi pokazatelji koji odražavaju rad.automobil i vozač.
Popunjavanje tovarnog lista prije izdavanja vozaču vrši dispečer organizacije ili za to ovlašteno lice. Preostale podatke popunjavaju zaposleni u organizaciji koja je vlasnik vozila i kupci. Treba imati na umu da učešće u popunjavanju tovarnog lista nije dozvoljeno, osim potpisa koji potvrđuju prihvatanje (pri odlasku) i isporuku (prilikom vraćanja automobila).
Putni listovi na obrascima N 4-s i N 4-p izdaju se vozaču uz potpis ovlašćenog lica samo za jedan radni dan (smjenu), pod uslovom da vozač dostavi tovarni list prethodnog dana rada.

Popunjavanje tovarnog lista vrši se u sljedećem redoslijedu:

1. Ispod naziva dokumenta upisuje se datum njegovog izdavanja (dan, mjesec, godina), koji mora odgovarati datumu upisa izdatog tovarnog lista u dnevnik.

2. U redak „Način rada“ upišite šifru koja odgovara načinu rada (rad u radnim danima, službeni put, zbirno evidentiranje radnog vremena, dnevno evidentiranje radnog vremena, rad vikendom ili praznikom, rad po rasporedu ili van radnog vremena i sl.), u skladu sa kojim se obračunavaju plate vozača.

3. U redove “Kolona”, “Brigada” upisuju se brojevi kolone i brigade, koji uključuju automobil i vozača.

4. U redove namenjene vozilu upišite marku, državni broj, kao i njegov garažni broj.

5. U redovima koji su posvećeni vozaču upisuje se prezime, inicijali, broj osoblja koji je dodijeljen zaposlenom u transportnoj organizaciji, broj dozvole i klasa vozača koji radi na ovom tovarnom listu.

6. Linije posvećene licencnoj kartici ukazuju na njen tip (standardna, ograničena), registarski broj i seriju.

7. U redovima „Prikolice“ upisuju se marke, državni i garažni brojevi prikolica i poluprikolica proizvedenih u skladu sa automobilom. Na ovim linijama na mjestima njihove zamjene evidentiraju se brojevi zamjenskih prikolica i poluprikolica.

8. U redu “Pratioci” upisuju se prezimena i inicijali lica koja prate vozilo na izvršenju zadatka (utovarivači, špediteri, pripravnici i sl.).

9. U rubrici “Rad vozača i automobila” - informacije o odlasku i povratku automobila po redu vožnje.

10. U odjeljku "Zadatak vozača":

U koloni 18 „Na raspolaganju“, na osnovu zahtjeva kupca ili jednokratne narudžbe, upisuje se ime kupca na čije raspolaganje mora doći automobil da izvrši zadatak.

U koloni 19 „Vrijeme dolaska“ upisuje se vrijeme (u satima i minutama) dolaska vozila na lokaciju kupca u skladu sa njegovom prijavom, jednokratnom narudžbom ili rasporedom rada vozila prema uslovima ugovora.

U kolonama 20-21 (adrese mjesta utovara i istovara) naznačeno je odakle preuzeti teret i gdje ga dostaviti prema zahtjevu, jednokratnoj narudžbi kupca ili prema uslovima ugovora.

U koloni 22 “Naziv tereta” upisuje se naziv tereta koji je predočen za transport na osnovu zahtjeva kupca ili jednokratne narudžbe.

U kolonu 23 „Broj vozača sa teretom“, na osnovu prijave ili jednokratne narudžbe, upisuje se broj vozača sa teretom potreban za izvršenje zadatka.

U kolonu 24 „Udaljenost“ upisuju se razdaljine za prevoz robe utvrđene prema podacima nadležnih za puteve, ili sa karte područja (plan grada) pomoću curvimetra, ili iz liste udaljenosti sastavljene na osnovu izveštaja o merenju ili prema na očitavanja brzinomjera automobila (za sezonski transport), evidentirana aktom autoprijevozne organizacije i kupca.

U koloni 25 “Prevozne tone” upisuje se količina tereta koju je potrebno prevesti za kupca.
Samo autotransportna organizacija ima pravo promijeniti zadatak naveden u odjeljku „Zadatak za vozača“. Samo u izuzetnim slučajevima kupac može, u dogovoru sa autotransportnom organizacijom, promeniti zadatak.

11. Na prednjoj strani tovarnog lista, u redu „Izdati gorivo“, riječima se ispisuje količina goriva koja je potrebna za izvršenje zadatka, s obzirom na preostalo gorivo od prethodnog dana rada.

U redu „Potpis otpravnika“ otpravnik svojim potpisom potvrđuje da su podaci na tovarnom listu koji je popunio tačni i da vozač ima vozačka dozvola.

Popunjavanje tovarnog lista prije izlaska iz garaže vrši se sljedećim redoslijedom:

1. U rubrici „Kretanje goriva“ u kolonama 9, 10 i 11 iu odgovarajućim redovima cisterna, tehničar goriva i maziva (goriva i maziva) ili ovlašteno lice upisuje količinu ispuštenog goriva.

2. Na prednjoj strani, lice ovlašćeno od prevozne organizacije za obavljanje lekarskog pregleda pre putovanja svojim potpisom potvrđuje zdravstveno stanje vozača i mogućnost da mu se dozvoli upravljanje automobilom.

3. U odeljku „Rad vozača i automobila“ u koloni 5 „Očitavanja brzinomera“, mehaničar kontrolne tačke (kontrolna tačka) ili odeljenje tehničke kontrole (TCD) zapisuje očitavanje brzinomera kada automobil uđe u kolonu, a u kolonu 6 “Aktualno vrijeme” pečat - sat pokazuje stvarno vrijeme kada je automobil izašao iz garaže. U slučaju kvara ili izostanka pečatnog sata, vrijeme se bilježi ručno u sljedećem redoslijedu: dan, mjesec, sati, minute.

4. U odeljku „Kretanje goriva“ u koloni 12 „Preostalo po odlasku“, mjenjač ili mehaničar za kontrolu kvaliteta evidentira količinu goriva u rezervoarima vozila pri odlasku i potvrđuje tačnost svih unosa unesenih potpisom u ovoj koloni .

5. U redovima koji su posvećeni tehničkoj ispravnosti automobila, mehaničar menjača ili odeljenje kontrole kvaliteta potpisom overava prenos automobila na vozača u tehnički ispravnom stanju i dozvolu napuštanja garaže. U redovima koji identifikuju vozača koji je primio automobil, vozač potpisom potvrđuje prijem automobila u tehnički ispravnom stanju i prijem radnog zadatka.

Popunjavanje tovarnog lista na liniji vrši se sljedećim redoslijedom:

1. U odeljku „Slijed izvršenja zadatka“ obrasca N 4-c:

1.1. U koloni 27 redom se evidentiraju brojevi završenih vožnji. Zapisnik je namijenjen knjiženju priloženih otpremnih dokumenata po putovanju.

1.2. U kolone 36-38 “Broj priloženih otpremnih dokumenata (TCD)” pošiljalac bilježi sve brojeve otpremnih dokumenata vezanih za ovo putovanje.

1.3. Kolone 28-30 “Dolazak” označavaju datum i vrijeme (sati i minute) kada je vozač predočio tovarni list pošiljaocu ili primaocu na ulaznoj kapiji ili na kontrolnom punktu na mjestima utovara ili istovara (osim na stanicama). željeznice). Ukoliko nema ulazne kapije ili kontrolne tačke, ova kolona se ne popunjava, već se u tovarni list upisuje vrijeme dolaska na mjesto utovara ili istovara.

1.4. U kolonama 39 i 40 navodi se ime pošiljaoca, potpisi i pečati pošiljaoca koji potvrđuju tačnost podataka tovarnog lista koji je on popunio.

2. U rubrici „Zastoji na liniji“ zaposlenik službe tehničke pomoći ili ovlašteno lice u odgovarajuće kolone upisuje razlog zastoja, datum i vrijeme početka i završetka zastoja i ove unose ovjerava sa njegov potpis.

3. U redovima „Posebne napomene“ na prednjoj strani upisuju se podaci koji nisu predviđeni u formi tovarnog lista (oznake saobraćajne policije, mušterije koje odbijaju da utovare automobil, razne putne službe itd.) .

Prilikom vraćanja automobila u garažu, popunite tovarni list sljedećim redoslijedom:

1. U odeljku „Rezultati rada vozila i prikolica“ navedena je potrošnja goriva, vrijeme dežurstva, broj putovanja i trka, kilometraža (prema brzinomjeru) i obim transporta.

2. U odeljku „Kretanje goriva“, mehaničar menjača ili kontrole kvaliteta popunjava kolonu 13 „Stanje po povratku“ i potpisuje se ispod. U istoj rubrici, tehničar cisterne, goriva i maziva ili ovlašćeno lice, prilikom primopredaje goriva i maziva od strane vozača, popunjava kolonu 14 „Isporučeno“ i potpisuje se ispod.

3. U redu „Prošao vozač“ vozač svojim potpisom potvrđuje da je vozilo predato mehaničaru mjenjača ili kontrole kvaliteta u tehnički ispravnom (neispravnom) stanju. Mehaničar menjača ili odeljenje kontrole kvaliteta u redu „Prihvaćeno“ potpisom potvrđuje prijem automobila od vozača u tehnički ispravnom (neispravnom) stanju.

Nakon što vozač preda tovarni list, otpremnik ili drugo ovlašteno lice popunjava ga sljedećim redoslijedom:

1. U rubrici „Rad vozača i vozila“ u koloni 6 „Nulta kilometraža“, prema tabeli udaljenosti, dispečer bilježi udaljenost od garaže do prvog mjesta utovara i od posljednjeg istovara do garaže. .

2. U rubrici „Kretanje goriva“ u koloni 15 „Koeficijent promjene norme“ dispečer evidentira jedan opći koeficijent promjene norme potrošnje goriva za cijeli dan rada vozila, povezan sa radom vozila. vozila sa povećanom normom potrošnje goriva, u koloni 16 „Vreme rada specijalne opreme“ i koloni 17 „Vreme rada motora“, na osnovu odgovarajućih unosa u TTL-u priloženom uz tovarni list, evidentira se, odnosno vreme rada specijalne opreme i dodatnog radnog vremena motora u posebnim uslovima rada (rad rotirajućih mehanizama za utovar i istovar motora itd.). Ovi detalji su neophodni za određivanje dodatne stope potrošnje goriva. Otpremnik potvrđuje ispravnost popunjavanja ovih podataka potpisom ispod odgovarajućih kolona.

3. U rubrici „Slijed izvršenja zadatka“ otpravnik u koloni 27 upisuje ukupan broj putovanja (ćelija „ukupno“, au redu „TGD u količini“ - ukupan broj dostavljenih otpremnih dokumenata. Ukupan broj isporučenih i prihvaćenih otpremnih dokumenata vozač potpisuje u redu „Prošao vozač“, a otpravnik potpisuje u redu „Prihvatio otpremnik“.

Ispunjavanje obrasca tovarnog lista N 4-p karakteriziraju sljedeće karakteristike:

1. U rubrici “Dodatak vozaču” u koloni 18 “Na raspolaganju...”, na osnovu zahtjeva kupca ili jednokratne narudžbe, dispečer upisuje ime i adresu kupca kojem je vozilo na raspolaganju. mora stići radi izvršenja zadatka, u koloni 19 i 20 - planirano vrijeme dolaska i polaska, u koloni 21 - planirani broj sati rada i u koloni 22 - broj putovanja prema planu.

2. Otpadni kupon kupca, koji je osnov za izdavanje računa za plaćanje transportnih usluga auto-kompanije i koji se nalazi u prilogu, popunjava kupac. U njemu kupac:

2.1. Na osnovu tovarnog lista koji predoči vozač, popunite odgovarajuće redove sa brojem i datumom izdavanja tovarnog lista, nazivom preduzeća za vozila čijim se voznim parkom prevozi roba, markom i državnim brojevima automobila koji stiže i prikolice.

2.2. U redu „Kupac“ upisuje se naziv organizacije, prezime i inicijali službenog lica odgovornog za upotrebu automobila.

2.3. U redovima “Dolazak...” i “Odlazak...” označava se vrijeme dolaska i odlaska automobila od kupca.

2.4. U redove „Priloženi TGD“ upisuju se TGD brojevi, čiji je jedan primerak priložen uz tovarni list, i označava njihov ukupan broj.

2.5. U red "Broj vožnji" upisuje se ukupan broj odrađenih vožnji.

2.6. U red “Potpis i pečat kupca” potpišite i stavite pečat kojim potvrđujete da su podaci u odgovarajućim redovima tovarnog lista ispravno popunjeni.
Odgovornost za ispravno popunjavanje tovarnog lista snose rukovodioci organizacije, kao i osobe odgovorne za upravljanje kamionima i učešće u popunjavanju dokumenta.
Putni listovi se pohranjuju u organizaciji zajedno sa otpremnom dokumentacijom, što omogućava istovremenu provjeru.

Sve organizacije koje imaju kamione ili automobile u svojim knjigama dužne su da vode dnevnik izdavanja tovarnih listova. Naravno, oni koji prave putovanja koja su isplativa za kompaniju.

FILES 2 fajla

Važnost održavanja dokumenta leži u činjenici da se evidentiraju tovarni listovi, koji su, zauzvrat, potvrda troškova koje ima organizacija. Bez dnevnika, održavanje reda u rukovanju tovarnim listovima i dokazivanje njihovog postojanja općenito (za velike količine posla) je prilično problematično.

Način primjene

Popunjavanje dnevnika za izdavanje tovarnih listova može se organizovati isključivo u papirnom obliku. Ne postoji mogućnost unosa potrebnih informacija elektronskim putem (samo ako svaki od vozača, dispečera i računovođa organizacije ima svoj elektronski potpis).

Od samog početka održavanja, dokument se štampa i po potrebi se isporučuje sa dodatnim listovima. Na kraju perioda održavanja, šiva se, ovjerava potpisom šefa organizacije i čuva se još 5 godina.

U idealnom slučaju, trebao bi biti u stalnoj upotrebi od strane zaposlenika koji je odgovoran za izdavanje i primanje tovarnih listova od vozača.

Komponente časopisa

Obrazac dokumenta se sastoji od dva lista. Kada je završen, časopis je knjiga sa koricama i nekoliko listova štampanih i raspoređenih u obliku tabele. Na naslovnoj strani, u sredini, je naziv časopisa koji označava godinu (mjesec) punjenja (obično je rok važenja 1 godina, ali postoje i kratkoročne opcije, na mjesec dana).

Na vrhu korica osoba koja popunjava upisuje puni naziv organizacije, šifru dokumenta prema OKUD-u (za standardni međuindustrijski obrazac br. 8 je 0345008, odmah se upisuje u obrazac), šifru prema u OKPO.

Tabela, koja se nalazi na drugom listu časopisa, sadrži kolone. Svaki od ovih stupaca pretpostavlja sljedeće informacije:

• Broj putnog lista. Dokument koristi kontinuirano numerisanje. Svi unosi su napravljeni hronološkim redom.
• Kada je tovarni list izdat (datum).
• Podaci o vozaču: puno ime i prezime riječima, ako postoji - broj osoblja.
• Cifre garaže (ne registarske tablice) broja automobila.
• Potpis vozača kao garancija da je primio tovarni list.
• “Autogram” otpravnika koji je primio tovarni list sa napomenama, kao i ostala dokumenta o putovanju (ovi podaci su navedeni u napomeni).
• Potpis računovođe. Postavlja se nakon što je tovarni list primljen od strane računovodstva.
• Bilješka. Ova kolona je namijenjena podacima koji su od suštinskog značaja za izdavanje ili prihvatanje tovarnih listova. Ukazuje na oznake (ili nedostatak istih) na dokumentima, ispravke, fizička svojstva primljeni papir itd.

Drugi list časopisa može trajati koliko god želite. Glavna stvar je da tovarni listovi koji su u njemu imaju ispravan datum izdavanja. Zaposleni nema pravo da unosi nebitne ili svjesno lažne podatke u dnevnik.

Što se tiče perioda skladištenja, prema postojećim standardima, dnevnik izdavanja tovarnih listova čuva se najmanje 5 godina.

Važna tačka! Dnevnik izdavanja tovarnih listova mora sadržavati podatke o svim izdatim dokumentima. Ako tovarni list nije registrovan, onda računovodstvo nema pravo da ga prihvati.

Ko ga popunjava

Rukovodiocu organizacije u početku se automatski dodjeljuje odgovornost za vođenje dnevnika. Ali u velikoj većini slučajeva on tu odgovornost povjerava svojim podređenima. To se može uraditi na dva načina:

• Ugovorom o radu (u kojem se to navodi kao direktne obaveze određenog radnika).
• Po posebnom nalogu. Dokument će se zvati “Naredba o imenovanju osobe odgovorne za vođenje dnevnika izdavanja tovarnih listova”. Sastavljen je u slobodnom obliku. Najvažnije je da sadrži potpis menadžera, podatke o organizaciji, podatke o imenovanom radniku i njegov potpis kao znak slaganja sa sadržajem.

br posebna obuka Određeni zaposlenik ne mora prolaziti kroz vođenje dnevnika.

Zakonodavni okvir

Priloženi obrazac i uzorak popunjavanja je standardni međusektorski obrazac broj 8, koji je usvojen Rezolucijom broj 78 Državnog odbora za statistiku 28. novembra 1997. godine. Ona dugo vremena bio u upotrebi, a ni sada nije izgubio na aktuelnosti.

Međutim, od 2013. godine upotreba upravo takvog obrasca postala je fakultativna procedura. Svaka organizacija ima pravo da samostalno odabere koji će obrazac koristiti za označavanje izdavanja tovarnih lista.

Organizacija čak može napraviti promjene u postojećim formularima dokumenata radi vlastite pogodnosti. Glavna stvar je da su ove radnje potvrđene posebnim nalogom menadžera s potpisom i pečatom, a također su zabilježene u računovodstvenim politikama kompanije.

Ako koristite standardni obrazac, takve mjere neće biti potrebne. Osim toga, standardni obrazac časopisa zadovoljava sve zahtjeve koji se na njega odnose. Izmjenom kolona punilac rizikuje da dođe u situaciju kršenja zakona o radu ili poreza. Iz ovih i drugih razloga, Obrazac br. 8 ostaje u upotrebi.

Mogući dodaci

Pošto se časopis koristi dosta dugo, brojne kompanije su dodale svoje kolumne. Praksa je pokazala da je zgodno uključiti u ovaj časopis:

• Ruta kojom će auto ići. Neki jednostavno ukazuju na tačku dolaska.
• Kakvu vrstu tereta isporučuje? vozilo.
• Kilometraža.
• Potrošnja goriva koja je nastala kao rezultat putovanja itd.

Naravno, svi ovi podaci se popunjavaju tek nakon što se tovarni list vrati ili čak i nakon što ga primi računovođa organizacije. Bez obzira na promjene koje se učine postojeći oblik, moraju biti potkrijepljeni posebnim naredbama menadžera.

Dnevnik izdavanja tovarnih listova je jedan od primarnih dokumenata koji potvrđuju troškove za gorivo organizacije ili individualnog preduzetnika. Ako je pravno lice odabralo sistem oporezivanja koji uzima u obzir troškove, onda je ovaj dokument posebno važan kada se obračunavaju porezi koji se plaćaju organizaciji.

Individualni preduzetnici i pravna lica, čije aktivnosti, na ovaj ili onaj način, uključuju potrebu za korištenjem motornih vozila, po pravilu registruju putne listove izdate vozačima u poseban časopis.

Na osnovu takvog dnevnika evidentiraju se troškovi nastali za gorivo, što omogućava smanjenje oporezivih pokazatelja preduzeća. Osim toga, dnevnik tovarnih listova koristi se pri obračunu plaća za vozače uključene u rad organizacije.

Sve organizacije i samostalni preduzetnici čija se delatnost odnosi na pružanje usluga transporta i prevoza dužni su da vode dnevnik tovarnih listova. Uputstvo je zasnovano na normama Federalnog zakona br. 259-FZ od 18. novembra 2007. godine i Naredbe Ministarstva saobraćaja od 18. septembra 2008. godine br. 152.

Što se tiče preduzeća koja nisu u direktnoj vezi sa pružanjem usluga prevoza i prevoza, ali koriste vozila u okviru svoje delatnosti, za njih nije obavezno prisustvo tovarnog lista, ali se može koristiti za sistematizaciju i pojednostavljenje evidentiranja podatke koje koriste u svom radu.

Registar tovarnog lista, Obrazac 8, odobren je Rezolucijom Goskomstat-a br. 78 1997. godine, ali je 1. januara 2013. godine stupio na snagu Savezni zakon br. 402-FZ kojim je ukinut postojeći jedinstveni obrazac 8. Od ovog datuma transportne kompanije, koji su prethodno vodili evidenciju tovarnih listova prema Obrascu 8, dobili su priliku da izrade vlastitu, najoptimalniju verziju obračunskog lista, pod uslovom da se glavni dijelovi jedinstvenog Obrasca 8 udvostruče.

Da li je moguće voditi elektronskim putem?

Nema ograničenja u pogledu vođenja dnevnika tovarnih listova u elektronskom obliku ni u jednom pravnom aktu važećeg zakonodavstva, stoga je dozvoljeno kreiranje obračunskog lista u elektronskom formatu.

Bilješka! Možete koristiti bilo koju najprikladniju opciju upravljanja, bilo da je to obični Excel ili 1C.

Za organizacije sa velikim voznim parkom i velikim brojem vozača, održavanje elektronske verzije je poželjnije od ručne registracije, zbog značajnog radnog intenziteta procesa. Istovremeno, poželjno je da postoji mogućnost štampanja časopisa na papiru ako je potrebno.

Kako voditi dnevnik

Dnevnik tovarnog lista, Obrazac 8, izrađen je u tabelarnom obliku, koji predstavlja izjavu podijeljenu u kolone. Postoji devet takvih kolona. Oni uključuju sljedeće podatke:

• Serijski brojevi izdanih listova;
• Datumi izdavanja;
• Puno ime vozača;
• Broj zaposlenih;
• Garažni brojevi vozila;
• Potpisi vozača, dispečera i računovođe;
• Napomena ako je potrebno.

Bilješka! Ako organizacija vodi evidenciju koristeći svoj vlastiti razvijeni obrazac izjave, računovodstveni dnevnik može sadržavati dodatne kolone koje posebno koristi organizacija.

Ako se u knjigovodstvenu knjigu unesu pogrešni podaci, mogu se izvršiti ispravke u skladu sa odredbama 9. Federalnog zakona br. 402-FZ. Ako se napravi greška, unos se ispravlja na sledeći način:

1. Pogrešan unos je precrtan jednim redom;
2. Pored njega se stavlja oznaka „ispravljeno“ i unosi se tačna informacija;
3. Naveden je datum izvršenja ispravki;
4. Izvršene ispravke moraju biti potpisane od strane osobe odgovorne za vođenje računovodstvene evidencije;

Bitan! Prilikom precrtavanja pogrešnog unosa potrebno je povući liniju kako bi sam netačan unos ostao čitljiv nakon što je precrtan.

Rok trajanja

Putni listovi se izdaju zaposlenima koji rade na vozilima jednom po radnom danu ili smjeni. Sam registarski dnevnik se kreira za godišnji period, ali ako je potrebno, period održavanja se može smanjiti na mjesec dana, npr. mi pričamo o tome o pojedinačnim dugim putovanjima kao što su poslovna putovanja.

S obzirom da je knjigovodstvena evidencija primarna dokumentacija, njen naknadni rok čuvanja je 5 godina, nakon čega se dnevnik može odlagati. Treba napomenuti da se petogodišnji rok čuvanja ne odnosi samo na papir, već i na elektronske medije.

Da li je potrebno blicati

Putni dnevnik Obrazac 8 ima uzastopnu numeraciju stranica. Prilikom njegovog uvođenja potrebno je zadržati hronološki redoslijed. Naslovna strana mora biti potpisana, sa naznakom datuma početka. Tamo, na naslovnoj strani, ispisani su glavni detalji same organizacije i njen puni naziv.

Nakon što je računovodstvo završeno, dnevnik se šije. Ukoričena knjiga ovjerava se potpisima uprave preduzeća, glavnog računovođe preduzeća i pečatom organizacije, nakon čega se prenosi na skladištenje u arhivu preduzeća.

Ko ga popunjava i uzorak

Odgovornost za vođenje evidencije tovarnih listova u specijalizovanom časopisu može biti dodijeljena službeniku koji je postavljen po nalogu uprave, ili službeniku u čijem se poslovne obaveze, naznačeno u ugovor o radu, uključuje funkcije za održavanje računovodstvenih evidencija u organizaciji.

Najčešće takav posao obavlja računovođa, kadrovski službenik ili sekretar-službenik. U nedostatku osobe koja vodi takvu izjavu u preduzeću, može se zaključiti ugovor sa trećim organizacijama koje servisiraju vozila, pod uslovom da takav ugovor predviđa klauzulu o potrebi vođenja evidencije.

Obračun goriva i maziva (goriva i maziva) od strane privrednih subjekata vrši se pomoću tovarnih listova. Obrazac je unificiran, sadrži polja koja odražavaju potrošnju goriva, označavaju rutu i stvarnu kilometražu. Putni listovi se mogu koristiti za kontrolu potrošnje benzina, dizel goriva i maziva. Obaveza izrade posebne dokumentacije nastaje za organizacije koje imaju najmanje jedno vozilo.

Kako se prati kretanje tovarnih listova u preduzeću?

Sistem toka dokumenata u preduzeću mora biti organizovan uzimajući u obzir specifičnosti popunjavanja i skladištenja dokumenata koji se odnose na upotrebu goriva i maziva. Za svaki slučaj rada vozila mora se izdati tovarni list. Podaci o popunjenim obrascima unose se u dnevnik prema Obrascu broj 8.

Menadžment preduzeća mora osigurati sigurnost putnih isprava na 5 godina. Za otpis goriva i maziva morate računovodstvu dostaviti račune o uplati goriva. Ako se u popunjenim poljima tovarnog lista pronađu netočnosti ili greške, na njemu se mogu izvršiti izmjene. Ovo se radi uz odobrenje korekcije od strane dva odgovorna stručnjaka.

BITAN! Ako zaposleni koriste lični prevoz za radne potrebe, za to imaju pravo na naknadu. Da biste to učinili, na tovarnom listu se pravi bilješka o vlasništvu zaposlenog nad određenim automobilom.

Obrazac dnevnika broj 8 je jedinstven, iz njega se ne mogu brisati redovi ili blokovi. Preduzećima je dozvoljeno da prošire listu indikatora navedenih u dokumentu. Sistem praćenja kretanja tovarnih listova može se optimizovati uvođenjem elektronske registracije obrazaca. Automatizacija postupka omogućava vam da smanjite vrijeme koje zaposlenici troše na rad s dokumentima i minimizira rizike od curenja informacija. Funkcionalnost elektronskog upravljanja dokumentima u segmentu transportnog računovodstva možete osigurati korištenjem specijaliziranih programa ili outsourcing usluga.

Inače, nadležni bi mogli biti zainteresovani za ispravnost i potpunost popunjavanja tovarnih listova i organizovanje kontrole njihovog kretanja poreska uprava, predstavnici inspekcije rada i službenici saobraćajne policije.

Zabrana vođenja dnevnika za obračun vaučera u elektronskom formatu u zakonodavni okvir nije obezbeđeno. Preduzeća imaju pravo da samostalno odluče kako će organizirati računovodstvo:

• ispuniti papirnu verziju časopisa;
• održavati tabele u Excelu;
• ograničite se na popunjavanje obrasca u programu 1C.

Glavni zahtjev je usklađenost s formom dokumenta, prisustvo obaveznih detalja i mogućnost brzog ispisa popunjenih stranica obrasca.

Osnovna dokumentacija

Mjere praćenja stopa potrošnje goriva i valjanosti otpisa goriva sprovode se uz obaveznu izradu tovarnih listova i dnevnika njihovog knjigovodstva, Obrazac broj 8. Obrasce je odobrio Državni komitet za statistiku Rezolucijom br. 78 od 28. novembra 1997. godine. Pravila za popunjavanje dokumenata data su Naredbom Ministarstva saobraćaja od 18.09.2008. godine broj 152. Dozvoljeno je izraditi vlastiti obrazac tovarnog lista koji mora sadržavati obavezne podatke primarne dokumentacije. Potpuna lista informacija, čiji je odraz neophodan, sadržan je u Zakonu od 6. decembra 2011. br. 402-FZ.

Putni listovi se izdaju po različitim šablonima u zavisnosti od vrste transporta koji se koristi. Mogu se koristiti za obračun resursa goriva:

• putnička vozila;
• specijalni transport;
• putnički taksi;
• kamioni;
• autobusi.

Prije polaska na posao vozaču se izdaje tovarni list sa svim potrebnim podacima. Rok važenja dokumenta je ograničen na 1 dan. Izuzetak su slučajevi upućivanja zaposlenih na službena putovanja u trajanju dužem od 24 sata. Za situacije sa poslovnim putnicima, glavni zahtjev regulatornih tijela za izdavanje tovarnog lista je sposobnost da se uzmu u obzir radno vrijeme i objektivno odražavaju troškovi goriva.

ZAPAMTITE! Očitavanja brzinomjera moraju biti uključena u putne listove prije polaska na početku smjene i nakon završetka rada. Vrijednosti na kraju dana i ujutro sljedećeg dana trebaju biti iste.

U zavisnosti od obrasca dokumenta koji se koristi, knjigovođa može otpisati goriva i maziva na osnovu stvarne potrošnje goriva ili prema utvrđenim standardima. Putni listovi daju vozačima pravo da upravljaju određenim vozilom tokom radnog vremena. Obrazac pokazuje očekivanu rutu, preostalo gorivo i podatke brzinomjera. Dodatno unose podatke o specifičnostima radnih aktivnosti i vremenu početka i završetka radnog dana.

BILJEŠKA! Putni listovi se ne popunjavaju kada se goriva i maziva troše u alatima. Za hodne traktore, motorne pile i drugu specijalnu opremu potrebna je registracija.

Nije potrebno stavljanje pečata na tovarne listove, za identifikaciju vlasnika vozila dovoljan je naziv firme (najmodavca), njena adresa i broj telefona. Normu potkrepljuje tekst Naredbe Ministarstva saobraćaja od 18. januara 2017. broj 17. Pečat stavljen na formular ne smatra se greškom. Kada jedno vozilo koristi više vozača u režimu menjanja, dozvole se izdaju posebno za svakog vozača. Časopis spada u kategoriju primarne dokumentacije, tako da rok čuvanja u preduzeću ne može biti kraći od 5 godina.

Svaki vaučer izdat zaposlenom mora biti evidentiran u dnevniku. Dokument se sastavlja na prvoj stranici sa naslovnom stranom. Označava naziv organizacije, status i vremenski interval za koji se vodi evidencija. Sadržaj časopisa prikazan je u tabeli koja se popunjava prilikom izdavanja vaučera.

Ukoliko je tovarni list pogrešno popunjen ili je obrazac oštećen, podatke o tome treba uneti u dnevnik obrasca broj 8. Takvi vaučeri se prilažu uz časopis, a mora se navesti da su listovi oštećeni. Podaci se unose uz održavanje hronologije izvršenja dokumenta.

Računovodstveni dnevnik karakteriše kontinuirano numerisanje. Knjiga mora biti ukoričena i ovjerena potpisom direktora preduzeća. Potpis je potkrijepljen pečatom organizacije. To je neophodno kako bi se osigurala sigurnost dokumenta i spriječili pokušaji uništavanja pojedinačnih listova knjige. Rukovodilac ustanove nalogom imenuje lice koje će biti odgovorno za vođenje dnevnika.

Dokument u Obrascu br. 8 odražava sljedeće informacije:

• serijski broj izdatog tovarnog lista;
• datum izdavanja dokumenta u skladu sa hronologijom;
• Puno ime vozača na čije je ime izdata karta;
• registarske tablice vozila;
• potpis vozača koji je primio popunjen obrazac tovarnog lista.

Ako se vaučer vrati, u dnevnik se vrši odgovarajući unos. Datum vraćanja mora biti naveden, potvrđen potpisom odgovornog službenika otpreme. Obrazac 8 mora sadržati potpise sljedećih službenika:

• vozač koji potvrđuje prijem tovarnog lista;
• dispečer ili drugi ovlašteni službenik koji na kraju smjene prima karte od vozača;
• računovođa koji svojim potpisom mora potvrditi ispravnost popunjavanja dokumenta i činjenicu njegovog prihvatanja u računovodstvo.

Obrazac 8 ili vaš vlastiti obrazac časopisa mogu odštampati i uvezati zaposleni u kompaniji ili naručiti u štampariji. Period za koji se otvara knjigovodstvena knjiga utvrđuje se računovodstvenom politikom ustanove. Preporučeni interval je od 1 mjeseca do godine.

Ako se pronađe greška

Ako se pronađu greške u dnevniku, dozvoljeno je da se isprave. Postupak za unošenje izmjena u popunjene kolone uređen je Zakonom od 6. decembra 2011. br. 402-FZ u čl. 9. Algoritam akcija:

• precrtati netačne informacije jednom linijom;
• pored ispravke upisuje se "Ispravljeno";
• naznačen je natpis sa tačnim podacima;
• mora biti naveden datum korektivnih radnji;
• Svaki slučaj ispravke mora biti potvrđen svojeručnim potpisom odgovornog službenika.

Samoprojektovana forma

Ako preduzeće koristi samostalno razvijene šablone dokumenata za obračun goriva i maziva, ovi obrasci moraju biti odraženi u dva lokalna akta organizacije:

• računovodstvena politika;
• nalog kojim se odobrava početni obrazac.

U nalog za odobravanje uzorka tovarnog lista ili dnevnika putnih vaučera potrebno je unijeti podatke o organizaciji, broj dokumenta i datum njegove izrade. Tekstualni blok naloga označava predmet razmatranja - odobravanje novog predloška dokumenta. Mora se navesti datum od kojeg će obrazac biti unesen u sistem toka dokumenata. U završnom dijelu naloga navedeni su zaposleni koji se moraju rukovoditi ovim lokalnim aktom i njihovi potpisi.