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Emission des factures et actes pour la location de biens immobiliers. À propos des documents confirmant les dépenses de location des locaux Facture de paiement au titre du contrat de location

Toute facture est émise afin de recevoir de l'argent pour un service rendu ou un produit vendu.. Les documents de paiement du loyer sont établis sur la base d'un accord qui, en règle générale, indique le montant et la fréquence de paiement des fonds pour les locaux occupés. Sur la base de ce document, le locataire paie la prestation.

Qui doit composer ?

Dans les organisations, la facturation est généralement gérée par le service comptable. Un entrepreneur individuel, lorsqu'il tient sa propre comptabilité, les établit lui-même. Il n’y a aucune difficulté à cela. Tous les formulaires et exemples nécessaires peuvent être trouvés dans documents réglementaires en comptabilité et sur Internet.

Ce document peut être délivré soit sur la base d'un accord, soit en l'absence d'un accord. L'exposition sous forme électronique est autorisée, sans impression. Ci-dessous vous pouvez télécharger un formulaire et un exemple de remplissage d'une facture de location de locaux.

Articles

Référence. La loi ne réglemente pas la forme stricte du formulaire, chacun l'établit donc en fonction de ses besoins.

Mais peu importe qui et comment elle est établie, la facture de paiement du loyer des locaux résidentiels et non résidentiels doit obligatoirement contenir les informations suivantes :

Nom complet de l'organisation qui a délivré le document (nom complet de l'entrepreneur individuel).
Détails de paiement du bailleur.
Le numéro de facture et la date à laquelle elle a été émise.
Nom du service pour lequel le papier est délivré.
Coût des prestations.

De plus, peut être spécifié:

Sur une note. Les éléments supplémentaires ne sont pas obligatoires et l’absence de ces données ne peut être un motif de non-paiement et d’invalidation du formulaire.

A quoi ressemble le document ?

banque du bénéficiaire

Compte de point de contrôle INN. Non.

Destinataire

Facture de paiement n° du 20

Fournisseur

(Exécuteur):

Acheteur

(Client):

Base:

N° Biens (travaux, services) Quantité Unités. Montant du prix

Y compris la TVA:

Total à payer:

Articles au total:

Suma en cuirsive.

Superviseur. Comptable.

Comme vous pouvez le voir sur l'échantillon, le remplir n'est pas du tout difficile et ne nécessite pas de connaissances et de compétences particulières. L'échantillon contient déjà tous les points principaux dans lesquels un entrepreneur ou une organisation doit simplement saisir ses données et, si nécessaire, les signer et les sceller.

Important! La fiabilité des détails spécifiés dans le document éliminera les problèmes lors du paiement. La personne qui l'a émis est responsable de la bonne complétion de la facture. Une erreur dans les détails peut entraîner un non-respect des délais de paiement et un conflit entre les parties.

Comment émettre et soumettre au paiement ?

La facture peut être émise manuellement ou électroniquement. Si nécessaire, le document peut être imprimé pour signature par les personnes autorisées. La présence d'une signature et d'un sceau étant facultative, il n'est pas nécessaire de les imprimer lors de la communication électronique avec le locataire.

Une facture de paiement est fournie:

personnellement;
par mail;
électroniquement.

Comme le montre l'article, l'émission d'une facture de location de locaux n'est pas difficile, il n'est même pas nécessaire de rédiger un contrat. Le paiement de la facture nécessite l'accord du payeur sur la fourniture de la prestation et son coût. Malgré l'absence de formulaire strict, le type de compte est unifié, ce qui simplifie grandement la tâche, notamment pour ceux qui le font pour la première fois.

L'organisation loue des biens à l'entrepreneur individuel. Est-il nécessaire que le propriétaire prépare et émette des factures mensuelles de loyer et des rapports sur les services rendus ? Lire dans l'article.

Question: J'ai vu dans le système l'explication du ministère des Finances sur le thème de l'émission des factures et des actes de location de biens immobiliers (locaux commerciaux), c'était que si le contrat de location précise le montant du loyer des locaux et qu'il est fixe - constants, les conditions de paiement sont constantes - mensuellement, les locataires ne peuvent alors pas émettre de factures mensuelles de loyer, ils effectuent les paiements conformément au contrat. Attestation de prestations exécutées en location pour un montant forfaitaire au titre du contrat, signées par les locataires ; la copie du locataire n’a pas besoin d’être récupérée. Le problème est que les factures sont perdues par les locataires, et il est impossible de récupérer les actes de vente signés par eux, ce sont tous des entrepreneurs individuels et traitent les documents très « simplement ». Comment sortir de cette situation : conclure un avenant au contrat ou notifier officiellement par écrit que le paiement est effectué conformément au contrat, sans émettre de factures. Le locataire ne peut-il pas récupérer les documents de vente signés ?

Répondre: Il n'y a aucune obligation d'émettre une facture à la contrepartie pour le paiement au niveau réglementaire. De plus, une facture de paiement n'est pas considérée comme un document comptable primaire, puisqu'elle ne formalise pas une transaction commerciale (Clause 1, article 9 de la loi 402-FZ) : l'expédition des marchandises est émise par une facture, le transfert de fonds est émis par un ordre de paiement. Une facture est un document délivré par un fournisseur à un acheteur avec une offre d'effectuer le paiement de certains biens matériels (travaux, services) répertoriés dans la facture. Il ne s'agit pas d'un document sur la base duquel la TVA est acceptée en déduction. Un tel document est une facture (article 169 du Code des impôts de la Fédération de Russie).
Par conséquent, une facture de paiement est totalement inutile si elle ne doit pas être émise dans le contrat.

Les actes de location ne sont pas non plus obligatoires s'ils ne sont pas prévus dans le contrat. La fonction des documents primaires dans ce cas est assurée par :
- les accords;
- calendrier de paiement;
- acte d'acceptation et de transfert du bien loué

Comment organiser le flux de documents en comptabilité

Cela aidera à organiser le flux de documents dans le service comptable.

Les documents avec lesquels travaille le service comptable peuvent être divisés en deux groupes :

Documentation comptabilité fiscale et rapports ;
documents comptables.

Les documents de comptabilité et de déclaration fiscale comprennent les formulaires de déclaration fiscale et les registres fiscaux.

Les documents comptables sont divisés en trois groupes :

formulaires de déclaration;
registres comptables;
documents sources.

Le document principal doit contenir les informations obligatoires suivantes :

Titre du document ;
date de préparation du document ;
nom de l'entité économique (organisation) qui a rédigé le document ;
contenu du fait de la vie économique ;
la valeur de la mesure naturelle et (ou) monétaire d'un fait de la vie économique, en indiquant les unités de mesure ;
les noms des postes des personnes qui ont réalisé la transaction, l'opération et ceux responsables de son exécution, ou les noms des postes des personnes responsables de l'exécution de l'événement accompli ;
signatures de ces personnes avec transcriptions et autres informations nécessaires pour identifier ces personnes.

Les documents primaires sont établis sur papier et (ou) sous la forme d'un document électronique signé avec une signature électronique (Partie 5 de l'article 9 de la loi du 6 décembre 2011 n° 402-FZ).

Est-il nécessaire d'indiquer l'identifiant de l'ordre gouvernemental dans les documents primaires et de règlement ?

Oui besoin.

L'identifiant de la commande gouvernementale est un code unique. Ce code est nécessaire pour contrôler l'utilisation prévue des fonds du budget fédéral. L'identifiant est attribué aux marchés publics pour lesquels un soutien financier de la trésorerie ou d'une banque est fourni (paragraphe « e » de l'article 7 des Règles pour le soutien financier des fonds, approuvées par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 30 décembre 2016 n° .1552).

Si un identifiant est attribué à un marché public, il doit être indiqué dans tous les documents de paiement et primaires liés à l'exécution du marché (factures, actes de réception, ordres de paiement, etc.). Tous les participants devraient le faire : les clients du gouvernement, les principaux entrepreneurs et les co-exécutants des contrats gouvernementaux. Les seules exceptions sont les contrats contenant des secrets d'État.

Si, pour un fait quelconque de la vie économique, une forme unifiée du document principal est établie par une résolution du Comité national des statistiques de Russie, l'organisation a alors le droit, à son choix :

ou développer vous-même le formulaire de document ;
ou utilisez un formulaire unifié.

Par règle générale Les formes des documents primaires sont déterminées par le chef de l'organisme sur proposition de la personne chargée de la comptabilité (partie 4 de l'article 9 de la loi du 6 décembre 2011 n° 402-FZ). Autrement dit, le responsable doit approuver soit le formulaire développé indépendamment par l'organisation, soit le fait que l'organisation utilise des formulaires unifiés.

Dans tous les cas, le document primaire doit contenir toutes les mentions obligatoires énumérées au titre 2 de l'article 9 de la loi du 6 décembre 2011 n° 402-FZ. Les informations incluses dans cette liste sont identiques dans leur composition et leur contenu aux détails des documents compilés selon les formulaires des albums de formulaires unifiés. C'est-à-dire que les formulaires unifiés actuels sont conformes aux exigences de la partie 2 de l'article 9 de la loi du 6 décembre 2011 n° 402-FZ.

Si nécessaire, vous pouvez ajouter des détails aux formulaires unifiés (lignes, colonnes supplémentaires, etc.) ou les exclure. Approuver le formulaire unifié corrigé par ordre (instruction) du gestionnaire comme document principal.

Ces conclusions découlent des dispositions de la loi du 6 décembre 2011 n° 402-FZ et sont confirmées par les informations du ministère des Finances de la Russie du 4 décembre 2012 n° PZ-10/2012. L'exactitude de cette approche a été confirmée par le Service fédéral des impôts de Russie dans une lettre du 12 février 2015 n° ГД-4-3/2104@, ayant envoyé aux inspections inférieures une lettre du ministère des Finances de la Russie en date du 4 février. , 2015 n° 03-03-10/4547. Cette lettre du service des impôts est publiée sur le site officiel du Service fédéral des impôts de Russie dans la section « Explications dont l'utilisation est obligatoire ».

Un exemple de comment ajouter des informations supplémentaires à un formulaire unifié

Chez Alpha LLC, le remboursement de la dette aux personnes responsables se produit parfois dans formulaire non monétaire. Afin d'afficher cette opération sous la forme unifiée du rapport préalable, il a été décidé d'y ajouter une ligne supplémentaire : « Un dépassement de budget d'un montant de ___ a été viré sur la carte de salaire du salarié selon l'ordre de paiement en date du « __ » ________ 200__ . Non. ___." Ce formulaire a été approuvé par arrêté du chef de l'organisation.

Comment approuver les formulaires

Approuver les formes des documents primaires dans la politique comptable (article 4 du PBU 1/2008).

Dans ce cas, les formulaires types sans modifications n'ont pas besoin d'être joints aux politiques comptables. Le fait d'utiliser des formulaires unifiés peut se refléter dans les politiques comptables des manières suivantes :
- écrire : « Les formulaires unifiés contenus dans les albums de formulaires unifiés approuvés par le Comité national des statistiques de Russie sont utilisés comme formulaires de documents comptables primaires, sans modifications. Dans ce cas, vous devrez utiliser des formulaires uniformes pour chaque opération pour laquelle un formulaire existe ;
- inscrivez-vous à différents

Et les propriétaires existants proposent généralement leurs propres modèles de textes pour les renouvellements. Ils contiennent souvent des pièges qui privent ensuite le locataire du droit de déduire la TVA et d'amortir les dépenses. Par conséquent, même au stade des négociations, il convient d'évaluer les conditions proposées pour la transaction du point de vue du risque fiscal.

Certaines conditions du bail doivent figurer dans le contrat, sinon celui-ci sera considéré comme non conclu. D'autres conditions peuvent être précisées de la même manière que pour votre entreprise. Le contrat de location des locaux est donné ci-dessous à titre d'exemple. Les dispositions du contrat qui peuvent être énoncées différemment sont indiquées dans l'échantillon par des chiffres. Des options de formulation alternatives pour ces dispositions se trouvent dans le tableau (voir plus loin dans l'article).

Options de formulation pour un contrat de location de bureau

Quelles conditions peuvent être formulées différemment de celles du modèle de contrat ?	Que peut-on inclure dans le contrat ?	Exemples de formulation
Durée de location	Ne précisez pas la durée de location. Il sera alors considéré que le contrat est conclu pour une durée indéterminée	2.1. Le présent Contrat est conclu pour une durée indéterminée. Chaque partie a le droit d'annuler le présent Accord à tout moment en informant l'autre partie cinq mois à l'avance (1)
Frais de réparation d'un bien locatif	Vous pouvez indiquer que tout type de réparation est à la charge du locataire	3.2. Le locataire est tenu :<…> 3.2.4. Effectuer à vos frais les réparations courantes et majeures des locaux (2)
Des améliorations indissociables	Établir dans l'accord que le bailleur ne remboursera pas à la contrepartie le coût des améliorations indissociables du bien (clause 2 de l'article 623 du Code civil de la Fédération de Russie)	4.2. Le Locataire a le droit, avec l'accord du Propriétaire, d'apporter des améliorations indissociables aux lieux. Après la résiliation du présent Contrat, le coût des améliorations indissociables ne sera pas remboursé au Locataire (3)
Taille louer	Rendre le loyer fixe	5.1. Le loyer pour l'utilisation des locaux est de _____ (___________) roubles. par mois, TVA incluse _____(___________) frotter. Coût de consommation par le Locataire utilitaires inclus dans le montant du loyer indiqué (4 )
Taille louer	Une autre option consiste à ne pas inclure le coût des services publics dans le tarif de location. Ensuite le locataire les indemnisera séparément	5.1. Le loyer pour l'utilisation des locaux est de _____ (___________) roubles par mois, TVA comprise _____(___________) roubles. En plus du loyer, le Locataire devra indemniser mensuellement le Bailleur pour le coût des charges consommées par le Locataire sur la base de la facture émise par le Bailleur. Le Bailleur joint à la facture un relevé indiquant le coût des charges consommées par le Locataire au prorata de la superficie des locaux occupés par le Locataire, ainsi que des copies des factures de services publics (4)
Délais dans lesquels le locataire doit effectuer le paiement du bien	Établir un formulaire de paiement anticipé. Ou créez un échéancier de paiement	5.2. Le loyer est payé au plus tard __ jours avant le début du mois suivant. Ou : Le Locataire transfère le loyer conformément à l'Echéancier de Paiement figurant à l'Annexe n°5 au présent Contrat (5)

Bien loué

Tout d'abord, vérifiez que le contrat décrit en détail le bien que votre entreprise loue (clause 3 de l'article 607 du Code civil de la Fédération de Russie). C'est-à-dire que son type (bâtiment, locaux), son numéro (ou conventionnel), son adresse, son nombre d'étages, sa superficie sont indiqués. Si votre entreprise loue un local séparé, un plan de son emplacement à l'étage est généralement joint au contrat.

Les mêmes données doivent figurer dans l'acte qui formalise le transfert de l'objet loué (clause 1 de l'article 655 du Code civil de la Fédération de Russie). De plus, lors de la location d'un bien immobilier, ce document est obligatoire. A défaut, le fisc pourra retirer les charges de loyer non justifiées par des justificatifs (lettre du 13 octobre 2011 n°03-03-06/4/118).

Louer

Le montant du loyer est une autre condition obligatoire de la transaction (clause 1 de l'article 654 du Code civil de la Fédération de Russie). La contrepartie est-elle prête à offrir des prestations et à n'exiger aucun paiement pour aucune période, par exemple pour les premiers mois de loyer ? Nous vous conseillons cependant d’éviter de préciser dans le contrat que le locataire utilise le bien gratuitement. Dans le cas contraire, les inspecteurs peuvent percevoir des revenus supplémentaires sous la forme avantage économique d'une utilisation gratuite (clause 8 de l'article 250 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

Il est donc préférable de recalculer le loyer pour que son montant tienne compte de l'avantage apporté par la contrepartie. Par exemple, le tarif de location est de 390 roubles. par m² m par mois. La durée du bail est d'un an. L'entreprise utilise la propriété gratuitement pendant les deux premiers mois. Le montant total du loyer sera alors de 3 900 roubles. (390 roubles x 10 mois). Cela signifie que le contrat peut indiquer un tarif de 325 roubles. par m² m (3900 roubles : 12 mois).

Services publics

Les contrats avec les organismes de fourniture d'énergie sont généralement conclus par les bailleurs. C'est donc à leur adresse que les factures de services publics sont émises. Et les locataires compensent ensuite ces frais. Il existe plusieurs options pour une telle compensation.

Incluez le coût des services dans le loyer. C'est cette condition qui est la plus avantageuse pour le calcul des impôts. En effet, dans ce cas, votre entreprise pourra demander sans difficulté la déduction de la TVA sur le montant total du loyer.

Dans ce cas, vous pouvez bénéficier d’un tarif de location fixe. Ou préciser que le loyer se compose de deux parties : fixe et variable, qui dépend des prestations consommées par le locataire. Mais pour déduire la TVA et comptabiliser les dépenses, il faut un document primaire confirmant le calcul de la partie variable du loyer. Il peut s'agir d'un acte ou d'un relevé de paiement auquel sont jointes des copies des factures des fournisseurs de services publics. Par conséquent, dans le contrat, établissez l'obligation de la contrepartie de fournir un tel document.

Payez les factures de services publics séparément du loyer. Dans ce cas, vous ne pourrez pas demander de déduction sur les factures de services publics. Après tout, le fisc estime que le propriétaire ne devrait pas réémettre les factures des services publics. De plus, les fonctionnaires n'autorisent pas non plus l'inclusion de ce montant de TVA dans les dépenses (lettre du ministère russe des Finances du 14 mai 2008 n° 03-03-06/2/51).

Bien que les juges estiment que l'entreprise peut accepter la TVA en déduction sur la facture du bailleur (Résolution du Présidium de la Cour suprême d'arbitrage de la Fédération de Russie du 25 février 2009 n° 12664/08). Mais pour ne pas discuter avec le fisc, il vaut mieux inclure les services publics dans le loyer.

Ajoutons qu'il est également possible de conclure un contrat d'agence en vertu duquel le propriétaire achète les services publics pour l'entreprise. Ou inclure une telle condition dans le contrat de location des locaux. Mais dans ce cas, des réclamations auprès du fisc sont également possibles.

Le fait est que l'agent doit conclure des transactions uniquement dans l'intérêt du mandant (lettre du ministère des Finances de la Russie du 21 janvier 2013 n° 03-11-06/2/07). Et dans cette situation, il s'avère qu'il a conclu des contrats avec des fournisseurs de services publics avant même que votre entreprise ne lui donne une telle instruction. Il est donc possible que le fisc considère le système d’intermédiaire comme fictif et prétende que le propriétaire vous a refacturé illégalement.

Durée de location

C'est plus pratique si la durée de location est inférieure à un an. Dans ce cas, l'accord n'a pas besoin d'être enregistré auprès de Rosreestr (clause 2 de l'article 651 du Code civil de la Fédération de Russie). Ou vous ne pouvez pas du tout spécifier la durée du bail dans le contrat. Une telle transaction ne doit pas non plus être enregistrée (article 11 de la lettre d'information du Présidium de la Cour suprême d'arbitrage de la Fédération de Russie du 16 février 2001 n° 59). Mais il y a un inconvénient majeur. Le bailleur peut résilier le contrat à tout moment en avertissant l'entreprise trois mois à l'avance. Cependant, si la contrepartie est d'accord, le délai d'une telle notification peut être prolongé, par exemple jusqu'à six mois (clause 2 de l'article 610 du Code civil de la Fédération de Russie).

Si vous définissez la durée du bail, égal à un an et de plus, il sera nécessaire d'enregistrer non seulement le contrat, mais également tout accord complémentaire (clause 2 de l'article 164 du Code civil de la Fédération de Russie). Cette règle est en vigueur depuis le 1er septembre 2013.

Si vous souhaitez éviter l'enregistrement auprès de l'État, la période de location doit être au maximum de 364 jours (365 jours en année bissextile). Par exemple, du 1er janvier au 30 décembre 2015 inclus (et pas avant le 31 décembre). Dans le cas contraire, il sera considéré que l'accord a été conclu pour exactement un an et il doit être enregistré (clause 2 de l'article 651 du Code civil de la Fédération de Russie).

Frais de réparation

En règle générale, le locataire est tenu d'effectuer les réparations courantes, et le bailleur est tenu d'effectuer les grosses réparations. Mais d'autres règles peuvent être établies dans le contrat (article 616 du Code civil de la Fédération de Russie). Par exemple, si une entreprise envisage de payer elle-même les frais de grosses réparations, cela doit être stipulé dans le contrat. Dans le cas contraire, le fisc supprimera les frais.

Responsabilité des parties

Des amendes ou pénalités ne peuvent être exigées de la contrepartie que si elles sont expressément prévues dans le contrat (article 330 du Code civil de la Fédération de Russie). Si vous écrivez la phrase modèle commune « les parties supportent conformément à la législation de la Fédération de Russie », alors, conformément à la loi, il sera possible de percevoir uniquement des intérêts pour l'usage d'autrui au taux de refinancement (article 395 du Code civil). Code de la Fédération de Russie). C'est par exemple le cas d'un locataire en retard de loyer.

Par conséquent, dans la section responsabilité, il est plus avantageux de fixer un montant précis de manière à ce qu'il soit inférieur aux intérêts calculés en vertu de l'article 395. Code civil RF.

Validité de l'accord

Souvent, une entreprise commence à utiliser le bien avant même les parties. Pour éviter que le fisc ne reproche aux dépenses de location pour la période où le contrat n'a pas été conclu, écrivez-y la condition suivante : le contrat s'applique aux relations des parties qui survenu avant sa conclusion (clause 2 de l'article 425 du Code civil de la Fédération de Russie).

Soit dit en passant, cette condition n'affectera pas l'enregistrement public de la transaction. Par exemple, votre entreprise pour une durée de 10 mois. Mais même avant cela, l’entreprise avait effectivement utilisé les biens de la contrepartie pendant cinq mois. Cependant, aux fins de l'enregistrement auprès de l'État, la durée du bail est de 10 mois et non de 15.

Ajoutons que pour comptabiliser les dépenses, vous aurez également besoin d'un acte confirmant que votre entreprise a reçu le bien à utiliser avant de conclure un accord.

Peu d’entreprises possèdent des biens immobiliers ; le plus souvent, elles louent des bureaux, des entrepôts et des installations de production. Comment comptabiliser de tels coûts ? Tengiz Bursulaya, le principal auditeur de JSC AKF MIAN, connaît la réponse à cette question.

Les frais de location des locaux comprennent les dépenses suivantes : le loyer ; les services publics (si les frais d'électricité, de chauffage, d'eau, etc. consommés par le locataire sont remboursés au-delà du loyer) ; rénovation d'espace loué. Regardons des exemples de comptabilité et de comptabilité fiscale pour ces dépenses.

Louer

Tout d’abord, je vais vous parler de la comptabilisation des frais de location. Coût du amovible locaux non résidentiels dans la comptabilité du locataire se reflète dans le compte de hors-bilan 001 « Immobilisations louées » dans la valorisation établie par la convention à la date de réception effective du bien immobilier (Instructions d'utilisation du Plan Comptable comptabilité activités financières et économiques des organismes, agréées par arrêté du ministère des Finances du 31 octobre 2000 n° 94n).

Les frais de location de locaux non résidentiels, qui sont utilisés dans le travail principal de l'entreprise, sont comptabilisés en charges des activités ordinaires (article 5 et article 7 du Règlement comptable « Dépenses de l'organisation » PBU 10/99, approuvé par arrêté du Ministère des Finances du 6 mai 1999 n° 33n). L'accumulation des loyers se reflète mensuellement au débit du compte 20 « Production principale » et au crédit du compte 76 « Règlements avec divers débiteurs et créanciers ». Lors du transfert du montant, vous devez inscrire au débit du compte 76 et au crédit du compte 51 « Comptes courants ».

Parlons maintenant des impôts. Le transfert de propriété à louer est reconnu comme un service (clause 5, article 38 du Code des impôts de la Fédération de Russie). En règle générale, la TVA présentée à un organisme peut être déduite à la date d'acceptation des prestations en comptabilité sur la base d'une facture correctement exécutée et en présence des documents primaires pertinents (clause 1, clause 2, article 171, clause 1, article 172 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

note

Les dépenses du locataire pour payer les frais de services publics (TVA incluse) sont prises en compte comme dépenses pour les activités ordinaires. Ces dépenses sont comptabilisées dans ce cas à la date de réception des documents de règlement du bailleur.

Concernant l'impôt sur le revenu. Les paiements de loyer sont inclus dans les autres dépenses associées à la production et aux ventes. Ceci est indiqué à l'alinéa 10 du paragraphe 1 de l'article 264 du Code des impôts de la Fédération de Russie. Permettez-moi de vous rappeler que les dépenses sont reconnues comme dépenses justifiées et documentées (clause 1 de l'article 252 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

Le Code des impôts n'établit pas de liste de documents pouvant être utilisés pour confirmer les dépenses de location de locaux. Selon la position officielle (lettres du Ministère des Finances du 26 août 2014 n° 03-07-09/42594, du 24 mars 2014 n° 03-03-06/1/12764, du 13 décembre 2012 n° 03-11-06 /2/145 du 13 octobre 2011 n° 03-03-06/4/118 du 9 novembre 2006 n° 03-03-04/1/742, Service fédéral des impôts de Moscou du 17 octobre 2011 n° 16-15/100085@), pour confirmer ces frais, il suffit d'avoir : une convention rédigée conformément au droit civil ; acte d'acceptation et de transfert de propriété ; attestation mensuelle de réception des prestations fournies (si l'obligation de la délivrer est prévue au contrat) ; les documents de paiement confirmant le fait du paiement des loyers.

En février 2016, l'organisation a reçu des locaux non résidentiels à utiliser dans le cadre d'un certificat de réception. Son coût est déterminé dans le contrat - 2 500 000 roubles. Les locaux sont utilisés pour la production.

Le loyer mensuel est de 35 400 roubles (TVA incluse 5 400 roubles) et est payé par l'organisme le dernier jour du mois en cours, à compter du mois au cours duquel les compteurs ont été transférés au locataire. L'organisation utilise la méthode de la comptabilité d'exercice dans la comptabilité fiscale, les écritures comptables ressembleront alors à ceci :

En février 2016 :

DÉBIT 001
– 2 500 000 roubles – reflète le coût des locaux non résidentiels reçus dans le cadre d'un contrat de location. Le document principal est l'acte d'acceptation et de transfert de propriété.

Les inscriptions suivantes doivent être effectuées mensuellement pendant la durée du contrat de location, à compter de février 2016 :

DÉBIT 20 CRÉDIT 76
– 30 000 roubles – loyer facturé (35 400 – 5 400). Documents primaires : contrat de location, compte du bailleur ;

DÉBIT 19 CRÉDIT 76
– 5400 roubles – la TVA présentée est reflétée. Le document principal est une facture ;

DÉBIT 68 CRÉDIT 19
– 5400 roubles – la TVA présentée est acceptée en déduction. Le document principal est une facture ;

DÉBIT 76 CRÉDIT 51
– 35 400 roubles – loyer transféré au bailleur. Le document principal est un relevé de compte bancaire.

Services publics

Le coût des services publics consommés par l'entreprise peut être remboursé au propriétaire des locaux au-delà du loyer sur la base d'un accord ou d'un contrat distinct, qui stipule que le locataire remboursera au propriétaire des compteurs les frais de paiement de ces services. .

Les dépenses du locataire pour payer le coût des services publics (TVA incluse) sont prises en compte comme dépenses pour les activités ordinaires (article 5 et article 7 du PBU « Dépenses d'organisation » PBU 10/99, approuvé par arrêté du ministère des Finances du 6 mai. , 1999 n° 33n, clause 2 de l'article 346.11, clause 3 de la clause 2 de l'article 170 du Code des impôts de la Fédération de Russie). Les dépenses spécifiées sont comptabilisées dans ce cas à la date de réception des documents de règlement du bailleur (article 16 du PBU 10/99).

En comptabilité, ces coûts de paiement des services publics au bailleur se reflètent au débit des comptes de comptabilité analytique en correspondance avec le crédit du compte des règlements avec le bailleur - par exemple, le compte 76 « Règlements avec divers débiteurs et créanciers ». Lors du transfert d'une telle redevance au propriétaire des lieux, une inscription est faite au débit du compte 76 et au crédit du compte 51 « Comptes courants » (Instructions pour l'application du Plan Comptable pour la comptabilité financière et économique activités des organisations , approuvé par arrêté du ministère des Finances du 31 octobre 2000 n° 94n).

En comptabilité, le dernier jour de chaque mois de location, le locataire doit effectuer l'écriture suivante :

DÉBIT 20 (26, 44) CRÉDIT 76
– reflète le coût des services publics consommés remboursés au bailleur.

Parlons maintenant de la comptabilité fiscale. Concernant la TVA : la taxe présentée par les fournisseurs de biens (travaux, services) achetés pour la mise en œuvre d'opérations reconnues comme objets d'imposition par cette taxe est soumise à déduction (clause 2 de l'article 171 du Code des impôts de la Fédération de Russie). Ces déductions sont effectuées sur la base des factures des fournisseurs (clause 1 de l'article 172 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

Concernant l'impôt sur le revenu. Pour son calcul, les frais du locataire pour le remboursement du coût des services publics consommés sont pris en compte dans le cadre des frais matériels (clause 1, clause 2, article 253 et clause 5, clause 1, article 254 du Code général des impôts de La fédération Russe).

Selon les explications des autorités fiscales (voir lettres du Service fédéral des impôts de Moscou du 8 juin 2009 n° 16-15/058069@, du 30 juin 2008 n° 20-12/061162), les dépenses pour le paiement de les services publics au propriétaire doivent être des actes documentés avec les calculs des factures de services publics et des services de communication établis par le bailleur sur la base des comptes des entreprises qui ont fourni les services. Avec la méthode de la comptabilité d'exercice, le coût des services publics consommés est pris en compte dans les dépenses à la date de réception des factures et des actes du bailleur (clause 2 de l'article 272, clause 1 de l'article 252 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

Selon les termes du contrat, le bailleur paie 11 800 roubles (TVA 1 800 roubles incluse) par mois et compense le coût des services publics qu'il consomme.

Le montant de l'indemnisation est déterminé par calcul à partir des relevés des compteurs de consommation d'électricité et d'eau de la période. Le coût des prestations de fourniture de chaleur est calculé en fonction du rapport entre la surface louée et la superficie totale des locaux du bailleur.

Pour le mois de référence, le coût des services s'élevait à 2950 roubles (TVA incluse 450 roubles).

Dans la comptabilité de l'organisation locataire, les calculs du loyer et de la compensation du coût des services publics doivent être reflétés dans les écritures suivantes :

DÉBIT 44 CRÉDIT 76
– 10 000 roubles – reflète le loyer du mois de référence (11 800 – 1 800). Documents primaires : contrat de bail, certificat de réception des locaux ;

DÉBIT 19 CRÉDIT 76
– 10 000 roubles – La TVA est répercutée sur le montant du loyer. Document principal : facture ;

DÉBIT 44 CRÉDIT 76
– 2 500 roubles – représente le coût des services publics à rembourser au propriétaire. Documents primaires : contrat de location, facture de services publics du propriétaire, copies des factures de services publics ;

DÉBIT 19 CRÉDIT 76
– 450 roubles – La TVA est reflétée sur le montant du paiement des services publics. Document principal : facture ;

DÉBIT 68/TVA CRÉDIT 19
– 2250 roubles – accepté pour déduction de la TVA sur le loyer et les charges (1800 + 450). Document principal : facture ;

DÉBIT 76 CRÉDIT 51
– 14 750 roubles – loyer payé et frais de services publics remboursés (11 800 + 2950). Document principal : relevé de compte bancaire.

Frais de réparation

Conformément au 2° de l'article 616 du Code civil, le locataire est tenu d'entretenir le bien en bon état, d'effectuer à ses frais les réparations courantes et de supporter les frais d'entretien du bien, sauf disposition contraire de la loi ou du contrat.

Les dépenses de maintien en bon état des immobilisations, y compris les immobilisations louées, sont des dépenses pour les activités ordinaires et sont incluses dans le coût des marchandises vendues (articles 5, 7, 9 du Règlement comptable « Dépenses de l'organisation » PBU 10/99, approuvé par arrêté du ministère des Finances du 6 mai 1999 n° 33n).

Sur la base des paragraphes 16, 18 du PBU 10/99, les dépenses pour réparations en cours les locaux sont reconnus en comptabilité à la date de signature du certificat de réception des travaux terminés. Ces coûts sont acceptés pour un montant déterminé sur la base du prix et des conditions établis par l'accord entre l'organisation et le fournisseur de biens (travaux, services) (article 6 du PBU 10/99).

Les dépenses de réparation des compteurs loués sont répercutées dans la comptabilité d'une organisation professionnelle au débit du compte 44 « Frais de vente » en correspondance avec le crédit du compte 60 « Règlements avec les fournisseurs et entrepreneurs » (Plan comptable de comptabilité financière et économique activités des organismes et instructions pour son application, approuvées par l'arrêté du ministère des Finances du 31 octobre 2000 n° 94n).

note

Les dépenses de maintien en bon état des immobilisations, y compris les immobilisations louées, sont des charges des activités ordinaires et sont incluses dans le coût des marchandises vendues.

Le montant de la TVA présenté par le fournisseur de biens (travaux, services) est reflété au débit du compte 19 « Taxe sur la valeur ajoutée des biens achetés » en correspondance avec le crédit du compte 60. L'organisation a le droit de déduire le montant payé de la taxe s'il existe une facture et des documents confirmant le paiement des travaux (clause 1, clause 2, article 171, clause 1, article 172 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

La TVA est répercutée en comptabilité par le débit du compte 68 « Calculs des taxes et redevances » en correspondance avec le crédit du compte 19.

Aux fins de l'impôt sur les bénéfices, les dépenses de réparation des locaux loués sont classées parmi les autres dépenses liées à la production et aux ventes (clause 2, clause 1, article 253, article 260 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

Lors de la comptabilisation des dépenses selon la méthode de la comptabilité d'exercice, ces dépenses sont comptabilisées en charges dans la période de reporting au cours de laquelle elles ont été encourues, quel que soit leur paiement (clause 5 de l'article 272 du Code des impôts de la Fédération de Russie). Ils sont indirects (article 320 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

Organisation commerciale loue un espace de stockage. Selon les termes du contrat conclu, l'entreprise est tenue, si nécessaire, en temps opportun et avec l'autorisation du bailleur, d'effectuer à ses frais les réparations courantes de l'espace occupé.

Au cours du mois de référence, l'entreprise a réparé le toit de l'entrepôt.

Pour réaliser les travaux, l'organisation a fait appel aux services d'une entreprise de réparation et de construction. Le coût contractuel des réparations s'élevait à 59 000 roubles (9 000 roubles TVA comprise). Le même mois, le certificat de réception des travaux achevés a été signé. L'organisation détermine les revenus et les dépenses aux fins de l'impôt sur les bénéfices en utilisant la méthode de la comptabilité d'exercice.

DÉBIT 44 CRÉDIT 60
– 50 000 roubles – reflète le coût des réparations en cours (59 000 – 9 000). Document principal : certificat de réception des travaux terminés ;

DÉBIT 19 CRÉDIT 60
– reflète le montant de la TVA présentée par l’entreprise de réparation et de construction. Document principal : facture ;

DÉBIT 60 CRÉDIT 51
– 59 000 roubles – versés à l'entreprise de réparation et de construction pour les travaux. Document principal : relevé de compte bancaire ;

DÉBIT 68/TVA CRÉDIT 19
– 9 000 roubles – le montant de la TVA sur les travaux de réparation est accepté en déduction. Documents primaires : relevé de compte bancaire, facture.

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Les exigences du Code civil de la Fédération de Russie, prévues pour la location de bâtiments et de structures, s'appliquent à la location de locaux non résidentiels (lettre d'information du Présidium de la Cour suprême d'arbitrage de la Fédération de Russie du 01.06.2000 n° 53).

C'est-à-dire que le contrat de location des locaux non résidentiels doit stipuler le montant du loyer. En l'absence de condition convenue par écrit par les parties concernant le montant du loyer, le contrat de location de locaux non résidentiels est considéré comme non conclu (clause 1 de l'article 654 du Code civil de la Fédération de Russie).

Parallèlement, sauf disposition contraire du contrat, le montant du loyer peut être modifié d'un commun accord entre les parties dans les délais prévus par le contrat, mais au maximum une fois par an (clause 3 de l'article 614 du Code civil). Code de la Fédération de Russie).

C'est-à-dire qu'après avoir conclu un contrat de location de locaux non résidentiels, les parties au contrat déterminent le montant du loyer mensuel.

Selon les paragraphes. 10 pages 1 art. 264 du Code des impôts de la Fédération de Russie, les loyers des biens loués sont classés parmi les autres dépenses liées à la production et aux ventes. Parallèlement, les dépenses sous forme de loyers sont prises en compte à l'impôt sur les bénéfices, à condition qu'elles soient conformes aux exigences du paragraphe 1 de l'art. 252 du Code des impôts de la Fédération de Russie. C'est-à-dire que ces dépenses doivent être économiquement justifiées, justifiées par des documents et réalisées pour des activités visant à générer des revenus.

Conformément aux paragraphes. 3 paragraphe 7 art. 272 du Code des impôts de la Fédération de Russie, lors de l'application de la méthode de la comptabilité d'exercice, la date des dépenses sous forme de loyers est reconnue comme l'une des dates :

Date de règlement conformément aux termes des accords conclus ;

La date de présentation au contribuable des documents servant de base aux calculs ;

Dernière date de la période de reporting.

L'organisation peut choisir l'un des trois proposés dans les paragraphes. 3 paragraphe 7 art. 272 du Code des impôts de la Fédération de Russie sur les modalités de comptabilisation des dépenses sous forme de paiement à des organismes tiers pour les services qu'ils fournissent et de les consolider dans la politique comptable (lettre du ministère des Finances de la Russie du 29/08/ 2005 n° 03-03-04/1/183, Service fédéral des impôts de Russie pour Moscou du 08/06/2009 n° 16-15/080966).

Dans le même temps, du point de vue fiscal, la location d'un bien immobilier constitue une prestation de services, car les résultats de ces activités n'ont pas d'expression matérielle, ils sont vendus et consommés dans le cadre de l'exercice de cette activité (clause 5 de l'article 38 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

Ainsi, si les parties contractantes ont conclu un contrat de location et signé un acte d'acceptation et de transfert du bien objet du bail, il s'ensuit alors que le service est vendu (consommé) par les parties au contrat et, donc , les organisations disposent d'une base d'inclusion dans l'assiette fiscale de l'impôt sur le bénéfice des montants des revenus provenant de la vente d'un tel service (bailleur) et des dépenses liées à la consommation du service (locataire) (lettres de l'impôt fédéral Service de Russie pour Moscou du 30 juin 2008 n° 20-12/061162, du 26 mars 2007 n° 20-12/027737, Service fédéral des impôts de Russie du 05/09/2005 n° 02-1-07/ 81).

En outre, le chapitre 34 du Code civil de la Fédération de Russie, qui régit les relations juridiques dans le cadre d'un contrat de location, n'exige pas que le locataire et le bailleur confirment mensuellement le respect par les parties de leurs obligations en vertu du contrat de location en rédigeant des actes. Ainsi, la préparation mensuelle des actes de prestations fournis dans le cadre d'un contrat de location (sous-location) dans le but de documenter les dépenses sous forme de paiements de location, sauf disposition contraire des termes du contrat, n'est pas requise (lettre du ministère des Finances de Russie du 16 novembre 2011 n° 03-03-06/1 /763, du 13/10/2011 n° 03-03-06/4/118, du 10/06/2008 n° 03-03-06/ 1/559 du 11/09/2006 n° 03-03-04/1/742).

Dans la situation considérée, les termes du contrat de location ne prévoient pas non plus l'émission de factures de paiement (paiement anticipé).

Dans le même temps, l'émission d'une facture de paiement n'est pas une circonstance à laquelle la loi ou un accord sur la fourniture de services payants lie l'émergence de l'obligation du client de payer pour les services (Résolution du Service fédéral antimonopole du district de Moscou du 20 décembre 2012 n° F05-14578/12 dans l'affaire n° A40-10258/2012) .

De plus, les dépenses acceptées à des fins fiscales compte tenu des dispositions du chapitre 25 du Code des impôts de la Fédération de Russie sont comptabilisées comme telles dans la période de déclaration (fiscale) à laquelle elles se rapportent, quel que soit le moment du paiement effectif des fonds ( clause 1 de l'article 272 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

Ainsi, l'émission ou la non-émission de factures de paiement n'entraîne pas en soi l'émergence d'obligations fiscales.

Résumons. Ainsi, pour confirmer les frais de location des locaux, les documents suivants sont requis : un contrat de location conclu, des documents confirmant le paiement des loyers, un certificat de réception du bien loué. Parallèlement, pour confirmer la légalité de la comptabilisation des dépenses, l'établissement d'actes mensuels de prestations rendues et de factures de paiement (paiement anticipé) n'est pas requis, sauf si leur établissement est expressément prévu dans le contrat de location.

Les textes des documents mentionnés dans la réponse des experts se trouvent dans le référentiel juridique. GARANTIE .