Formális és informális kommunikációs csatornák. A kommunikáció típusai egy szervezetben
24. előadás A kommunikáció tipológiája. A kommunikáció meghatározása. Menedzser kommunikációs kompetenciája. Külső és belső kommunikáció. A kommunikáció formái: szóbeli, írásbeli, személyes, vizuális, verbális, non-verbális. Formális kommunikáció: felfelé, lefelé, vízszintesen. Informális kommunikáció: „sétavezérlés”, „titkos távíró”. A pletykák és hatékonyságuk.
A kommunikáció kialakításának funkciója a menedzsment folyamat résztvevői közötti stabil információs kapcsolat létrehozása.
Már ennek a függvénynek a definíciójából következik, hogy összekötő jellegű (az elfogadott besorolás szerint - háttér). Valójában az irányítási folyamatban minden résztvevőnek, csakúgy, mint a termelési folyamat résztvevőinek (amire a menedzsment irányul) információcserére van szükség, és nagyon fontos, hogy ez a csere hatékony legyen.
A kommunikáció kialakításának funkciója minden általános irányítási funkciót végigkísér: a célok kitűzését, a tervezést, a szervezést, a monitoringot és a szabályozást. Mindenesetre egy irányítási folyamatban vagy tevékenységi folyamatban résztvevőnek tudnia kell és meg kell értenie, hogy milyen információkat, mikor, kitől és hogyan kell megkapnia, és milyen információkat, mikor, kinek és hogyan kell továbbítania ahhoz, hogy a tevékenység teljes mértékben megvalósuljon. zökkenőmentesen kell végrehajtani.
A kommunikációs funkció jelentősége:
Külföldi vezetők körében végzett felmérések kimutatták, hogy az amerikaiak 73%-a, az angolok 63%-a és a japánok 85%-a a kommunikációt tartja a legfőbb akadálynak a szervezete hatékonyságának elérésében (MAX, 169. o.)
Az enciklopédikus források a kommunikációt (latin communicatio, communico szóból - közössé teszem, összekötöm, kommunikálom) úgy határozzák meg, mint információ átadása személyről emberre a tevékenység folyamatában, valamint hogyan az átvitel módjai és módjai ez az információ.
A vezetői kommunikáció kétirányú folyamat: nemcsak az információ közvetítése, hanem az arra adott reakció fogadása, a meghallgatás is.
A szervezetben a kommunikáció (a kommunikáció kialakításának alanyai) kialakításának „fő szakemberei” minden szinten vezetők. Ahhoz, hogy más embereken keresztül sikeresen elérje a célokat, a menedzsernek nemcsak magának kell megkapnia a szükséges és elégséges információkat, hanem olyan feltételeket is kell teremtenie, hogy a folyamat minden résztvevője megkapja a vezetői vagy technológiai döntések meghozatalához szükséges és elegendő információt.
A menedzser professzionalizmusának egyik jellemzője az kommunikációs kompetencia, amely a tudást, képességeket, készségeket képviseli az interakció megszervezése és maga az interakció az üzleti szférában, a kommunikáció elméletének és gyakorlatának egységét.
A kommunikációs kompetencia fogalma feltételezi, hogy az ember tudatos
a környezet érzékelésének képessége szubjektív torzítások nélkül, előítéletek kimutatása nélkül bizonyos problémákkal, egyénekkel, társadalmi csoportokkal kapcsolatban
szükségesség új dolgokat észlelni a külső környezetben
felelősségük mások normáinak és értékeinek megértésében társadalmi csoportokés kultúrák
érzéseiket és lelki állapotukat a környezeti tényezők hatására
A kommunikatív kompetencia kontextuális tartalommal bír, vagyis egy adott szervezet, csapat, alkalmazotti kategóriák, munkahelyek (ahol szokás kommunikálni) összefüggésében kell vizsgálni.
A kommunikáció kialakítása az irányítási folyamatban hatékony irányítási technológiát jelent. Feladataik megfelelő ellátásához a folyamat minden résztvevőjének meg kell értenie, honnan kapja az információt, és kinek adja át.
A menedzser időkerete főként információ generálásából, továbbításából és észleléséből áll.
A szervezet és a környezet közötti kommunikáció eltérő ( külső) valamint a szervezet szintjei és részlegei között ( belső)
A külső kommunikáció biztosítja a szervezet és a külső környezet közötti interakció hatékonyságát. A szervezet információkat kap a külső környezettől a piac helyzetéről, a fogyasztók és beszállítók hangulatáról, a versenytársakról, a szervezet fogyasztók körében kialakult imázsáról (PR), a munka- és életkörülmények változásairól (jogterület, döntések). kormányzati szervek, felsőbb szervezetek). A külső környezet változásaira adott válaszok időszerűsége attól függ, hogy mennyire hatékony a szervezet külső kommunikációja.
Tipológia belső A kommunikáció különféle funkciókat tartalmaz.
A kommunikáció lehet orális vagy írott. Írott kommunikáció lehet személyes vagy vizuális. Személyes Az írásbeli kommunikáció levelek, feljegyzések, SMS-ek, e-mailek, faxok. Vizuális formában létezik írásos kommunikáció szimbólumok vagy mindenkinek szánt közlemények.
A kommunikáció lehet szóbeliÉs non-verbális.
Szóbeli a kommunikáció a beszéd, a kommunikáció során kimondott vagy valamilyen médiumon rögzített szavak észlelésén alapul.
Nonverbális a kommunikáció nem szavakon, hanem az emberek tettein alapul. A kommunikációs tanulmányokkal foglalkozó szakértők szerint a személyes kommunikációban a szavaknak csekély jelentősége van. A verbális hatások (szavak) az üzenetek értelmezésében (jelentésük értelmezése) 7%-ot foglalnak el, a vokális hatások (intonáció, hangerősség) - 38%, az arckifejezés - 55%. Így egy vezetővel való személyes érintkezésnél nem is annyira az a fontos, hogy mit mond, hanem az, hogy hogyan mondja.
A „testbeszédnek” nagy jelentősége van a nonverbális kommunikációban: gesztusok, testhelyzetek, élettani reakciók (az ember elpirul, elsápad, izzad, dadogni kezd).
A nonverbális kommunikáció magában foglalja azt a környezetet, amelyben a vezető fogadja beosztottját. Ha egy vezető ül az asztalnál, egy beosztott pedig egy széken, akkor ez azt jelenti: „Itt megszemélyesítem a hatalmat”. Ha egy menedzser meghívja Önt, hogy üljön le egy székre a dohányzóasztalnál, és leül melléd, ez azt jelenti: „Egy komoly dologról fogunk beszélni.” Ha egy vezető leül egy beosztottját egy kényelmes székbe, és leül a kanapéra, ez azt jelenti: „Ismerjük meg jobban egymást.”
Az intonáció nagyon fontos a non-verbális kommunikációban. Lehet, hogy a szavak formailag helyesek, de olyan intonációval mondják, hogy jelentésük gyökeresen megváltozik.
Szovjet vicc. Egy férfi közeledik egy sörbódéhoz, abban a reményben, hogy sört iszik. Tegnap után fáj a fejem, és a sör a megváltásom. A kioszkon egy tábla található, „Sör tilos”. Szegény sóvárogva nézi a hirdetést, majd eltorzul az arca a haragtól, és így szól: „Tessék, gazemberek! Nem, ha azt írják, hogy „Nincs sör”, de gúnyolódnak, azt írják: „Nincs sör!”
A ruházatnak van bizonyos jelentősége a non-verbális kommunikációban. Azáltal, hogy a beszélgetőpartnerrel való találkozóhoz egy adott ruházati stílust választ, egy személy bizonyos hozzáállást mutat a beszélgetőpartnerhez.
A nonverbális kommunikáció elemeit részletesebben az „Üzleti etikett” tudományág tárgyalja.
A kommunikáció lehet hivatalosÉs informális. Hivatalos a kommunikációt a vezetés hozza létre a szervezetben meglévő skaláris láncnak megfelelően. A formális kommunikáció bármilyen csatornán keresztül történhet. A formális kommunikáció a következőkre oszlik ereszkedő, emelkedőÉs vízszintes.
Csökkenő a kommunikáció a vezetéstől a beosztottak felé irányított kommunikációs kapcsolatok. A következő információk kerülnek lefelé: a munkavégzésre vonatkozó utasítások, a munka indoklása (a munka viszonya a többi szereplőhöz), eljárások és szabályok, Visszacsatolás(a dolgozók felettesük véleménye szerint hogyan látják el feladataikat), meggyőző tájékoztatás (konkrét feladat támogatására koncentrálva).
Emelkedő a kommunikáció a beosztottaktól a vezetés felé irányított kommunikációs kapcsolatok. A következő információk kerülnek felfelé: jelentések a megtett intézkedésekről és az elért eredményekről, információk a felmerülő problémákról és nehézségekről (jelzés), a beosztottak véleménye a szükséges munkamódosításokról, a munkavállalók teljesítménymutatóinak megítélése.
Vízszintes a kommunikáció kommunikációs kapcsolatokat jelent az azonos hierarchikus szinten lévő osztályok vagy alkalmazottak között. Például információs kapcsolatok a különböző részlegek, vagy különböző műhelyek, vagy különböző osztályok szakemberei között. Itt nincs hierarchia, és az információ kevésbé torzul. Horizontálisan az alábbi információk áramlanak: munkakoordinációról, osztályokon belüli problémák megoldásáról, konfliktuskezelésről.
Minden információs területnek kiegyensúlyozottnak kell lennie. Az egyik irány túlsúlya a többiekkel szemben csökkenti a menedzsment hatékonyságát.
Egy hatékony szervezetben az alkalmazottak tudatosságának meglehetősen magasnak kell lennie. Ezzel kialakul az összetartozás és önértékelés érzése, pozitív attitűd a munkához ebben a szervezetben, kielégíti a természetes kíváncsiságot, megakadályozza az informális csoportok, vezetők információhiány miatti megjelenését.
Informális kommunikáció (informális kommunikációs csatornák, társadalmi kommunikáció, támogató kommunikáció, pletykák). Az informális csatornák együtt léteznek a formálisakkal, nem függenek a hierarchikus szinttől, és összekapcsolják a szervezet összes alkalmazottját.
Az informális kommunikációnak két típusa van: „sétavezérlés” és „titkos távíró”.
A „sétáló menedzsment” azt jelenti, hogy a vezető találkozik a beosztottakkal a munkahelyén („sétál”), és a velük folytatott beszélgetésekből információkat kap a problémákról és az elért eredményekről. Ebben az esetben az információ nem torzul, amikor felfelé halad át a skalárláncon. Az ilyen típusú kommunikációt nagyon hatékonynak tartják.
A Secret Telegraph egy olyan szervezet informális kommunikációs hálózata, amely a hierarchia alacsonyabb szintjein egyesíti valamennyi alkalmazottját. Ez a kommunikációs forma minden szervezetben létezik. A "titkos távíró" "pletykalánc" (egy személy sokaknak ad át információt) és fürtlánc ("szőlőfürt") formájában létezik, amikor több ember továbbít információt több másiknak. Egy szervezetnek lehetnek aktív „távírói” és olyan emberek is, akik nem hajlanak pletykák közvetítésére.
A legtöbb kutató arra a következtetésre jut, hogy az informális csatornán „pletykák” terjesztett információk meglehetősen megbízhatóak, ha a szervezetre vonatkoznak, és nincs érzelmi vagy személyes felhangjuk. A menedzserek ne „küzdjenek a pletykák ellen”, hanem használják az informális kommunikáció ezen formáját, amikor csak lehetséges.
Ami a formális belső kommunikáció folyamatait illeti, ezek egy szervezetben formalizált kapcsolatok formájában fejeződnek ki, a belső előírásoknak megfelelően megtervezve és lefolytatva. Minden szervezetben főszabály szerint van egy hatósági struktúra, amelynek segítségével és érdekében formalizálják a vezetői által kezdeményezett összes kommunikációs folyamatot. Egy ilyen struktúrában mindig van egy információs periféria és egy döntéshozatali központ, amely hozzáféréssel rendelkezik a szervezeten belüli információforrásokhoz. A hivatalos kommunikáció lehet írásbeli vagy szóbeli.
Informális kommunikáció ne kövesd Általános szabályok szervezeten belül létrejött. Tipikus informális információ a munkavállalók közötti személyes sikerekről és kudarcokról folytatott megbeszélések, a külső környezetről szóló üzenetváltás, a menedzserekről, a jutalmazási rendszerről szóló pletykák, a kölcsönös támogatásról és előrejelzésekről szóló megállapodások megkötése. Az ember életének egy egész szakasza megy keresztül egy szervezeten, ami megköveteli a teljes értékű kommunikációs interakciók szükségességét hivatalos témákban az irodahelyiségekben. A hivatalos kommunikációs témákra is részben vonatkoznak az informális kommunikáció törvényei. E kétfajta kommunikáció kölcsönhatása egy szervezetben, mint egy kis társadalmi társadalomban a „konfrontáció - együttműködés” pszichológiai terében történik. Ez attól függ, hogy van-e összeférhetetlenség a menedzser és informális vezető, vezetői ideológiák és pszichológiai kompatibilitás két struktúra képviselői. Az információcsere egy ilyen rendszerben vagy teljesen toleránsként - mindkét struktúra kiegészíti az információkat, átlátszó egymás számára, vagy inverz módon, amelyben az információcsere a menedzser által kidolgozott korlátozásokkal és függő feltételek átalakításával történik.
Formális struktúrában az információ továbbítására szolgáló normatív csatornák olyan formákat használnak, amelyek az adott szervezet számára szabványosak. Ez általában le van írva, és be Utóbbi időben a dokumentumáramlás elektronikus formája. A szabványos nyomtatványok (űrlapok) előnye az egyszerűség és a gyárthatóság. Jelenlétükkel minden szervezetnél megszűnik a szokásos probléma – az írásos kommunikáció és a megfelelő irányítási aktusok egységesítése. Különböző ügyintézési rendszerekben nagy jelentőséget tulajdonítanak a papíralapú vagy elektronikus formátumú, szabványosított írásos dokumentumáramlási forma használatának. Általában az ilyen szabványokat a szervezet szabályzata (állami, vállalati szabályzat) rögzíti, és az adminisztráció munkájának kötelező attribútuma.
Ha szabványosított szabályozás formális kapcsolatok az egyik végletet személyesítik meg, majd a másikat informális kapcsolatok fejezik ki olyan formában, mint a pletykák. A közötti tartományban számos információcsere-forma található, amelyek mind a kapcsolatokban, mind az interperszonális kapcsolatokban használhatók. A pletykák nem tervezett, alacsony megbízhatóságú sztochasztikus információátadás, amely a szervezeti tagok társadalmi kapcsolatainak formáját ölti egy informális kommunikációs struktúra keretein belül. Ismeretes, hogy az informális csatornákat hatékonyan használják fel dezinformáció céljára. A pletykákat általában a megbízhatatlan, pontatlan jelentések közé sorolják. Bár köztudott, hogy a pletykákat úgy használják alternatív módon megbízható információk. Az ilyen csatornák átviteli sebessége és lefedettségi kapacitása célközönség nagyon magas. Egy K. Davis (USA) által végzett tanulmány kimutatta, hogy a pletykák nagyon pontosak lehetnek a szervezettel kapcsolatos információk konzisztenciáját tekintve, de az érzelmi felhangok, különösen a dráma, élesen csökkentik a pontosságukat és az emlékezés képességét.
A kommunikáció, akárcsak osztályozásuk, elvont konstrukció. De ha a kapcsolatok szerkezete belső környezet a szervezetek egy hierarchikus struktúra formájában reprezentálhatók, amely megfelel a hatalom és a funkcionális terhelések általánosan elfogadott sztereotípiájának, akkor beszélhetünk a szolgáltatási szintek közötti információáramlásról az orientált kommunikáció keretein belül, amely lehet vertikális és horizontális. Az előbbi lehet csökkenő és emelkedő is. A lefelé irányuló információ jellemző a formális kommunikációra (utasítások, utasítások, utasítások, kérések stb.). Ily módon az alárendelt szintek felé eljutnak a stratégiai és aktuális feladatokról, funkcionális változásokról stb.. A lefelé irányuló csere mellett minden szervezetnek szüksége van felfelé irányuló kommunikációra, amely információkat továbbít a felsőbb szintekre. A túlnyomórészt „felfelé” mutató információ jellemző a formális és informális kapcsolatokra egyaránt. Általában arra a szintre emelkedik (vagy csökken), ahol az alkalmazottak kompetensek a kapott információk megfelelő és teljes körű reagálására. Így egy innovációs ötletet leíró üzenetet küldenek egy felsővezetőnek, egy rendelést pedig egy konkrét, alacsonyabb szinten lévő teljesítőnek.
A vertikális kommunikáció mellett minden szervezet horizontális kommunikációt is folytat, amikor a szolgáltatási hierarchia bizonyos szintjein történik információcsere. Egy szervezet több részlegből vagy több alkalmazottból állhat; folyamatos – hivatalos és informális – információcserére van szükség közöttük. A szolgálati okok mellett a horizontális kommunikáció a személyes kapcsolatok és az informális kommunikáció leggyakrabban használt formája. Az ilyen kommunikáció összefogja a csapatot, erősíti az egyenlő kapcsolatokat, és pozitív hatással van a munkavállalók munkájukkal való elégedettségére.
1 oldal
Az informális kommunikáció általában nem kapcsolódik a szervezet hierarchiájához, hanem összekapcsolja azokat az embereket, akik egyben vannak informális csoport. Bármely szervezetben felmerülnek, de általában nem kapcsolódnak közvetlen szükségleteihez. Az informális kommunikáció elsősorban a pletykák terjesztésének csatornájaként működik. Az informális kommunikáció fontos információforrás lehet a vezető számára. Mivel a formális kommunikációnál gyorsabb információterjesztés jellemzi őket, gyakran a gyors döntéshozatal szempontjából fontos információforrást jelenthetnek.
Az informális kommunikáció a szervezeten belüli kommunikáció egyik fajtája, amelyben információcsere történik a szervezet alkalmazottai között a termelési felelősségükhöz és a szervezeti hierarchiában elfoglalt helyükön kívül.
Az informális kommunikáció sajátossága, hogy elhanyagolja szervezeti struktúraés áthat minden hierarchikus szintet. Ez a funkció a szervezet minden tagját az információcsere résztvevőivé teszi, és kiemelt jelentőséget tulajdonít az emberi erőforrás menedzsmentben. Ez az állítás azért tűnhet furcsának, mert az informális kommunikáció és a menedzsment nehezen összekapcsolható: elterjedt az a vélemény, hogy az informális információcsere nem elsősorban a szervezeti problémákat érinti. A valóságban ez nem így van: amerikai tudósok kutatásai szerint az informális információcsere mintegy 90 százaléka szervezeti kérdéseket érint. Ezért az informális kommunikáció mechanizmusának vezetési ismerete és használatának képessége fontos feltétele a szervezet hatékony irányításának.
Mennyire fejlett az informális kommunikáció rendszere?
Hogyan használhatja a vezető a formális és informális kommunikációt a vezetési gyakorlatban.
Mint már említettük, az informális kommunikáció a hierarchia különböző szintjein lévő munkavállalókra terjed ki. Sokáig kevés figyelmet fordítottak erre a jelenségre, mivel a vezetők és a HR-esek körében erős volt a meggyőződés, hogy az informális kommunikáció nem érinti a termelési problémákat. A legújabb tanulmányok azonban kimutatták, hogy az informális információcsere akár 90%-a szervezeti kérdéseket érint.
Egy ilyen társadalomban a szóbeszéd útján történő informális kommunikáció a fő, ami biztosítja, hogy a potenciális kötvénytulajdonosoknak szóló ajánlásokat nagyra értékeljék azok, akik elégedettek az ügynök munkájával. A lakosság szorosabb közössége biztosítja a vagyoni helyzet átláthatóságát: segít azonnal azonosítani azokat a potenciális, megfelelő jövedelemmel rendelkező fogyasztókat, akik nagy vásárlást (autó, ház), pl. akiknek biztosításra van szükségük. Ilyen feltételek vannak vidéki területeken, kis- és közepes városokban. Főleg itt működnek (és nagyon hatékonyan) a Gosstrakh hálózatok. A nagyvárosokban, ahol nagy a társadalmi szétesés, az ügynökhálózatok kevésbé hatékonyak. Eredményeik javítása érdekében az ügynököket el kell látni az általuk kiszolgált területen található potenciális ügyfelek adatbázisával.
Ettől a tényezőtől függően az informális kommunikáció, mint tisztán személyes kommunikáció egyrészt képes a kölcsönös tisztelet kimutatására, a funkcionális kapcsolatok erősítésére, a szolidaritás kialakítására, a bizalmas információk iránti igény kielégítésére, másrészt munkaidőt is elfoglalhat. , megérti a kölcsönös követeléseket, és megszegi a szükséges státusztávolságot, rontja a társadalmi légkört a kíváncsiság, a pletyka és a pletykák miatt.
A külső környezet minden szintjét formális és informális kommunikációs rendszer köti össze: állandó, amelynek segítségével a szervezet és a szervezet között megszakítás nélküli erőforráscsere megy végbe. külső környezetés szórványos rövid távúak.
| A kommunikációs folyamatok diagramja egy szervezetben elméletileg. |
Az emberi kapcsolatok iskola képviselői azonban elsősorban az egyenrangú szervezet alkalmazottai közötti informális kommunikációra figyeltek, megfeledkezve az adminisztrációval való interakcióikról, valamint (ami a legfontosabbnak tűnik) a munkavállalók számára szükséges üzleti információk áramlására. hogy eleget tegyenek szerepkörüknek.
Kommunikációs hálózat. Formális és informális kommunikáció. A pletykák problémája
A „kommunikációs hálózat” fogalma nagyon fontos a kommunikáció kérdésében. Kommunikációs hálózat- ϶ᴛᴏ a folyamat résztvevőinek bizonyos módon történő összekapcsolása információáramlások segítségével.
Ha kettőnél több ember vesz részt a kommunikációban, akkor elég sokféle kommunikációs módnak kell lennie közöttük.
A kommunikációs folyamat résztvevői közötti, az adott szervezet számára megfelelő kommunikációs mód kiválasztása a következő körülményeket veszi figyelembe:
) megbízhatóság;
) a szervezet tagjainak hozzáállása az abban elfogadott kommunikációs sémához.
Ez azt jelenti, hogy a szervezet normális életéhez és problémáinak megoldásához a vezetőtől a közvetlen végrehajtóig és vissza az információ nem „akadhat el” a vezetés közbenső szintjein; minden információnak célba kell jutnia, és a munka során felmerülő hibákat gyorsan észlelni kell, akkor nem kell az egész csoport munkáját újra elvégezni; az embereknek meg kell elégedniük a meglévő kommunikációval.
A szervezet kommunikációja formális (hivatalos) és informális.
Formális kommunikáció irányelvek, szabályok határozzák meg, munkaköri leírások adott szervezet, és formális csatornákon keresztül valósulnak meg. A hivatalos kommunikációk között szerepel:
ü függőleges, amikor az információ a hierarchia egyik szintjéről a másikra kerül;
ü horizontális – különböző osztályok között, a különböző osztályok tevékenységének összehangolására szolgál.
Vertikális kommunikáció viszont a következőkre oszlik:
· növekvő, amikor az információ alulról felfelé halad (-tól alacsonyabb szintek magasabbakra). Ez a fajta kommunikáció tartalmazza az információmenedzsereknek, hogy értékeljék azt a tevékenységi területet, amelyért felelősek;
· felülről lefelé, felülről lefelé hajtva. Ez a típus
· a kommunikáció közvetlenül kapcsolódik az alkalmazottak irányításához és ellenőrzéséhez.
Informális kommunikáció nem követik az adott szervezet általános szabályait, és a szervezet tagjai közötti személyes kapcsolatokból fakadó informális csatornákon keresztül valósulnak meg.
Az informális kommunikáció megléte összefügg a pletykák problémájával a szervezetben.
Pletykák Szokásos minden olyan információra hivatkozni, amely nem hivatalos kommunikációs csatornákon keresztül érkezik. Pletykák akkor merülnek fel, ha az alkalmazottak nem rendelkeznek hivatalos kommunikációs csatornákon keresztül nyújtott információkkal, vagy ha az információ rendszertelenül vagy késedelmesen történik.
Az informális kommunikációs csatornákon keresztül továbbított tipikus információk:
O alkalmazottak közelgő elbocsátása;
Ó új büntetések a késésért;
O változások a szervezet felépítésében;
O jövőbeli lépések és promóciók;
O részletes beszámoló a két vezető közötti vitáról az utolsó értékesítési értekezleten;
Ó, kivel randevúzik munka után. Két nézőpont létezik arra vonatkozóan, hogyan lehet minimalizálni ezeket a pletykákat:
O minél több információ terjesztése formális kommunikációs csatornákon keresztül;
O informális kommunikációs hálózatok ösztönzése és a menedzserek bevonása ezekbe a hálózatokba visszajelzés céljából.
Ismételten emlékeztetünk arra, hogy a szervezet formális és informális kommunikációs hálózatainak hatékonyságát az határozza meg, hogy a vezetői információ milyen gyorsan jut el a címzetthez, és mennyire tartja meg megfelelőségét a kommunikációs csatornákon való áthaladás után.
3. A kommunikációs rendszer fejlesztésének módjai egy modern vállalatnál
Egy szervezetben változatos kommunikáció zajlik a vezetői szintek között (vertikális kommunikáció), a különböző osztályok között (horizontális kommunikáció), a vezető és a munkacsoport, a vezető és a beosztott között, valamint informális kommunikáció.
Amikor információ áramlik egy szervezeten belül, az üzenetek jelentése különböző objektív vagy szubjektív okok miatt torzulhat. Ezek tartalmazzák:
Nem szándékos torzulás - az interperszonális kapcsolatok nehézségei miatt fordulhat elő;
Szándékos torzítás, amikor az üzenet küldője a saját érdekeinek megfelelően módosítja annak jelentését;
Szűrés, amikor az információt összegezni kell az információáramlás felgyorsítása érdekében;
A szervezeti szintek státuszai közötti eltérés, amely miatt hajlamos a vezetőt csak pozitív információkkal ellátni;
A büntetéstől való félelem.
Az üzenetek torzulása mellett egyéb nehézségek is felmerülnek a kommunikáció fejlesztésében. Így a vezető munka közben nagy mennyiségű információval szembesül, és nem tud minden információra reagálni. Kénytelen kigyomlálni a kevésbé fontosakat, és otthagyni a számára legfontosabbnak tűnőt. Egy másik nehézség a szervezeti felépítés átgondoltságának hiányával függhet össze. Egy többszintű menedzsmenttel rendelkező szervezetben minden következő szint módosítani és szűrni tudja az üzeneteket, így nő az információtorzulás valószínűsége.
A kommunikációs rendszer javítása érdekében egy modern vállalat a következőket használja:
Ä gazdálkodási szabályozás. A vezetőknek a szervezet minden szintjén meg kell érteniük saját, valamint feletteseik, kollégáik és beosztottaik információs igényeit. A vezető gyakorolhat rövid vagy időszakos értekezleteket egy vagy több beosztottjával, megvitathatja és tisztázhatja az új terveket, célokat, figyelemmel kísérheti a munka előrehaladását az ellenőrzés eredményeiről szóló jelentésekkel;
Ä visszacsatoló rendszerek. Egy ilyen rendszer egyik lehetősége az alkalmazottak felmérése. A felmérések segítségével megtudhatja a beosztottaktól, hogy tevékenységük céljait egyértelműen kommunikálják-e velük, milyen potenciális vagy valós problémákkal szembesülnek, kapnak-e pontos és időben szükséges információkat a munkájukhoz, értesülnek-e a közelgő változásokról, amelyek befolyásolja őket.
Ä ajánlatgyűjtési rendszerek. A Οʜᴎ célja, hogy megkönnyítse az információáramlást a csúcs felé, és csökkentse az ötletek szűrésének vagy figyelmen kívül hagyásának tendenciáját a felfelé vezető úton. Minden alkalmazottnak lehetősége van ötleteket generálni a szervezet tevékenységének bármely aspektusának javítására vonatkozóan;
Ä havi hírlevelek kiadása, amely minden munkavállaló számára információt tartalmaz (a menedzsmenttel kapcsolatos javaslatok áttekintése, új szerződés, új terméktípus; vezetői válaszok a munkavállalói kérdésekre);
Ä e-mail használata írásbeli kommunikációhoz, videokonferenciákhoz.
Kommunikációs törvények és rendeletek.
1 törvény "Az igazság nem az, amit a küldő mond, hanem az, amit a címzett megért." Ha a címzett félreértelmezi az üzenetet, a feladót terheli a felelősség.
2 törvény „Fehér?” - Az emberek könnyebben megértik annak a személynek az álláspontját, akivel szemben érzelmileg pozitív hozzáállást tanúsítanak, és nem fogadják el, sőt néha teljesen elutasítják annak a személynek a pozícióját, akivel szemben érzelmileg negatív hozzáállással rendelkeznek.
Kommunikációs szabályok:
1. Lehetetlen nem kommunikálni.
2. Minden kommunikáció 2 szempontot tartalmaz:
3. A tartalom szintje;
4. Kapcsolati szint.
5. A kommunikáció sikerét az határozza meg, hogy a folyamat milyen fázisokon megy keresztül.
6. Az elmondottak fontosabbak, mint az elmondottak.
7. A kapcsolatok szerkezetét a szerepek és a pszichológiai attitűdök határozzák meg.
8. A tartalom szintjén és az általuk használt kapcsolatok szintjén különböző nyelvekÉs különböző utak információ észlelése;
9. Az információt megkülönböztetik szöveg és kontextus között. A szöveg az, amit közvetítenek, a kontextus az, amit implikálnak.
10. A kommunikáció akkor lesz hatékony, ha ingyenesen kezdődik és szimmetrikusan végződik.
4. A vezetői kommunikáció formái és elvei
Vezetői kommunikáció – az ember attribúciós tulajdonsága, a társadalomban való életének fő módja, amelyet a visszajelzések figyelembevételével járó vezetői funkció ellátásának rendkívüli fontossága okoz.
A vezetői kommunikáció formái:
1. Alárendeltség – a vezető és a beosztott közötti kommunikáció, amely szervezeti és adminisztratív normákon alapul.
2. Szolgálat-elvtársi kapcsolat - a kollégák közötti kapcsolatok, amelyek szervezeti és adminisztratív normákon, esetenként erkölcsi normákon alapulnak.
3. Barátságos - különböző szintek képviselői között, erkölcsi és etikai normák alapján.
A vezetői kommunikáció elvei:
1. Feltételek megteremtése a munkavállalók számára személyes képességeik bemutatásához;
2. A tekintély és a felelősség elve. A következő pontokon alapul.
Társadalmi helyzet – ᴛ.ᴇ. az alkotmányos jogok és kötelezettségek betartása, az erkölcsi normák által meghatározott közhatalom.
Hivatalos jogállás – a szervezet által meghatározott hatósági jogok, kötelességek, hatáskörök szabályozása.
A személyes státusz az alkalmazottak pozíciójukkal való elégedettségének mértéke.
3. A jutalmazás és büntetés elve;
4. A munkaidő ésszerű felhasználásának elve.
A vezetői kommunikáció funkciói:
1. Adminisztratív információk kiadása:
‣‣‣ Irányelv (rendeletek, rendeletek);
‣‣‣ Demokratikus (kérés, tanács, álláspont).
2. Visszajelzések fogadása;
3. Értékelési információk kiadása.
A hatékony információérzékelés feltételei:
1. Szaknyelvi egység;
2. Az értelmi szint figyelembevétele;
3. Logikai bemutatás;
4. Rendszeresség;
5. A hallás szintjének figyelembe vétele
6. Érzékelés;
7. Beszédkultúra;
8. Intonáció.
Kommunikációs szerkezet:
1. Kommunikatív – az információ fogadásának és továbbításának folyamata;
2. Interaktív – az interakció folyamata a kommunikáció során;
3. Perceptuális – az észlelés folyamata.
5. Etika vállalkozói tevékenységés üzleti kapcsolatokat
Vállalkozói tevékenység- ϶ᴛᴏ a magánszemélyek által végzett gazdasági tevékenység fő típusa ill jogalanyok, vállalkozóknak hívják, saját nevükben és saját felelősségükre folyamatosan. Ennek a koncepciónak az összetevői a következők:
F vállalkozói szellem Hogyan speciális tevékenységtípus– feltételezi, hogy e tevékenység alanyai bizonyos gondolkodásmóddal, sajátos stílussal és gazdasági magatartással rendelkeznek;
F a vállalkozás, mint önálló tevékenység – feltételezi e tevékenység alanyainak szabadságát és függetlenségét különböző irányú;
F vállalkozói szellem Hogyan gazdasági aktivitás - magában foglalja a gazdasági folyamat szervezését és irányítását, függetlenül a társaság vagy egyéni vállalkozó tevékenységi körétől és típusától.
A menedzser-vállalkozó üzleti etikája magatartásának elveinek összessége az üzleti világban általánosan elfogadott magatartási elvekhez képest.
Az üzletemberekre vonatkozó etikai elvek és magatartási normák az üzleti világban általánosan elfogadott magatartási elvek. Ezek az alapelvek a következők:
ü Szabadság– azt jelenti, hogy a menedzser-vállalkozónak értékelnie kell versenytársai és fogyasztói szabadságát, amely az ő ügyeikbe való beavatkozás megengedhetetlenségében, érdekeik apró dolgokban történő megsértésében nyilvánul meg;
ü megértés– annak tudata, hogy a partnerek, ügyfelek vagy beosztottak gyengeségeit és hiányosságait „egyszerre” leküzdeni lehetetlen. A tolerancia kölcsönös bizalmat, megértést és őszinteséget teremt, segít a konfliktushelyzetek „eloltásában”;
ü tapintatés finomság - az etikai normák egy adott személyre való alkalmazásának képessége, udvarias és figyelmes kommunikáció, a beosztottak és kollégák büszkeségének kímélése;
ü igazságszolgáltatás– magában foglalja az emberek és tevékenységeik személyes és üzleti tulajdonságainak objektív értékelését, egyéniségük elismerését, a kritikára való nyitottságot, önkritikát;
ü üzleti kötelezettség feltételezi a felek által vállalt kötelezettségek szigorú teljesítését. Az USA-ban például ismert a „texasi kézfogás” kifejezés, amikor a felek megállapodnak abban, hogy valamilyen tevékenységet folytatnak. Ha az egyik fél megszegte a szerződés feltételeit, senki más nem köt üzletet ezzel a céggel.
A nyugati vállalkozók sikerének képlete egyszerű:
siker = professzionalizmus + tisztesség .
Az üzleti életben van egy aranyszabály: gondoskodni az ügyfélről,és a piac gondoskodni fog rólad.
Minden önbecsülő cég üzleti etikájának és üzleti kapcsolatainak fő posztulátumát a következő mottóval kell kifejezni: ʼʼ a haszon mindenek felett áll, de a becsület a haszon felett áll.
Vezetői etika - ϶ᴛᴏ folyamatosan meghozott, erkölcsi alapú döntések láncolata. Egy vállalkozói szervezet és vezetői vezetési tevékenységének alapelvei a humanizmus, a kollektivizmus, a társadalmi igazságosság, a hazaszeretet, a szó és a tett egysége. A cégvezetők döntéseit és cselekedeteit át kell hatjatatni az emberek iránti tisztelettel, az egészségükért való törődéssel, lelki és fizikai fejlődés. A menedzsment az emberek személyes méltóságának sérthetetlenségének megőrzését szolgáló megbízható rendszerként, jogaik és kötelességeik szavatolójaként hivatott működni.
Egy vállalkozói szervezet termelési csapatában az emberek viselkedésének szabályozására szolgáló mechanizmusok komplex rendszere működik. Οʜᴎ hatékonyan működnek, ha a legjobb mód Megnyilvánulnak az emberek olyan tulajdonságai, mint a lelkiismeret, a szakmai becsület, a kötelesség, a tetteikért és mások tetteiért való erkölcsi felelősség.
Nagyszerű hely A vállalkozói szervezet vezetési etikájában az erkölcsi jellegű normatív rendelkezések kidolgozása foglalatoskodik, ezek egyike az erkölcsi kódexek, amelyek meghatározzák a vezetési etikában az egyén erkölcsi tulajdonságainak tanulmányozása során alkalmazott megközelítéseket, megfogalmazzák az alapvető erkölcsi tulajdonságokat. a vezetői tevékenységgel szemben támasztott követelményeket, mutassa be a vezetői kommunikáció és a munkán kívüli vezetői magatartás szabályait.
A gazdálkodó szervezet vezetőinek a vezetői etika ismerete kötelező feltétele tudományos és szakmai hozzáértésüknek.
6. A vállalat szervezeti kultúrája
Szervezeti kultúra – a szervezet legtöbbje által elfogadott vezetési filozófia és ideológia, értékek, hiedelmek, elvárások és normák, amelyek a szervezeten belüli és azon kívüli kapcsolatok és interakciók alapját képezik.
Szubjektív szervezeti kultúra az alkalmazottak által megosztott értékekből és normákból származik, magában foglalja a szervezet történetét, hagyományait, rítusait és rituáléit, a kommunikáció nyelvének felfogását és a szlogeneket.
Objektív szervezeti kultúra a szervezetben kialakított fizikai környezetre vonatkozik: az épületre és annak kialakítására, elhelyezkedésére, berendezésére és bútoraira, a helyiség színére és méretére, felszereltségre, fogadószobákra stb.
Kommunikációs hálózat. Formális és informális kommunikáció. A pletykák problémája – fogalma és típusai. A "Kommunikációs hálózat. Formális és informális kommunikáció. A pletykák problémája" kategória besorolása és jellemzői 2017, 2018.
2. oldal
A menedzselt rendszerek és a csapatkapcsolatok egyre összetettebbé válását nem lehet csak formalizált módszerekkel kompenzálni. Az adminisztratívan elrendelt kommunikációt kiegészítő informális kommunikáció egyre fontosabbá válik. Napjainkban az úgynevezett nonproduktív, szociálpszichológiai tényezők egyre jelentősebb hatást gyakorolnak a tevékenységek végeredményére. A munka óta, és nagymértékben is közösségi munka minden alkalmazott a csapatban valósul meg, nyilvánvaló, hogy a meglévő kapcsolatok közvetlen hatással vannak hangulatára, teljesítményére.
Egy tekintélyelvű társadalomban még az interperszonális informális kommunikáció is az állam ellenőrzése alatt áll, ami a politikai kommunikáció deformálódásához vezet.
Ha gyakorlati célokat tartunk szem előtt egy szervezet irányítása során, akkor a mikropolitika fogalma az egy vagy több szervezetben az erőforrások és a hatalom birtoklására törekvő egyének és csoportok hálózatának tulajdonítható. A mikropolitika gyakran a szervezeteken belüli és szervezetek közötti informális kommunikációban nyilvánul meg, és magában foglalja bármely szervezet napi interakcióit, tárgyalásait és tranzakcióit belső és külső környezetének képviselőivel. A mikropolitika azokat a stratégiákat jelenti, amelyekben az egyének és csoportok megpróbálják felhasználni hatalmi és befolyási erőforrásaikat szervezeti kontextusban céljaik elérése érdekében.
A formális szervezeti struktúrán belüli interakción túlmenően bármely szervezet alkalmazottai olyan kapcsolatba kerülnek egymással, amelyek nem kapcsolódnak közvetlenül az általuk végzett termelési funkciókhoz: vezérigazgató megbeszéli sofőrjével a tegnapi focimeccs eredményeit, a liftben felszálló különböző osztályok munkatársai véleményt cserélnek az új büféről, ütköznek a dohányzóban, az osztályvezetők kiöntik egymásnak a szívüket a negyedéves tervek teljesítésének lehetetlenségéről. Az ilyen információcserét informális kommunikációnak nevezzük, amely jelentős hatással van az alkalmazottak termelési magatartására. Az 1970-es évek végén egy hamis pletyka terjedt el Chicago környékén, miszerint a McDonald's féreghúst használt a hamburgerek elkészítéséhez.
A formális kommunikációt az informálistól dokumentációjuk, írásbeli és/vagy jegyzőkönyvi formájuk különbözteti meg, amelyeket jóváhagyott utasítások szabályoznak. Nem nyilvánvaló státusza ellenére az informális kommunikáció – a pletykák, szájról szájra terjedő információk – igen nagy befolyással bír a közvélemény formálására. Példa erre a média által felhalmozott információk szándékos kiszivárogtatása.
Minden kommunikációt egyetlen egység egyesít közös tulajdonság- a szervezeti interakció partnerei közötti közvetlen kapcsolat egyéni jellege. A szakmai tevékenységekben az interakciók formális és informális kommunikációs csatornákon keresztül valósulnak meg.
Ez azt jelenti, hogy nem csak az a lényeg, hogy a hatalmas számú elemet tartalmazó összetett gazdasági rendszerekben nincs lehetőség mindegyik elemző leírására, ami irreálissá teszi az összes gazdálkodási tevékenység normatív szabályozására tett kísérletet. A jelenlegi vezetési rendszerekben a menedzsmentművészet jelentőségének megőrzése, sőt erősítése az informális kommunikáció és az erkölcsi alapelvek szerepének nyilvánvaló növekedésével is együtt jár a menedzser tevékenységében.
Az informális kommunikáció általában nem kapcsolódik a szervezet hierarchiájához, hanem összeköti azokat az embereket, akik egy informális csoporton belül egyesülnek. Bármely szervezetben felmerülnek, de általában nem kapcsolódnak közvetlen szükségleteihez. Az informális kommunikáció elsősorban a pletykák terjesztésének csatornájaként működik. Az informális kommunikáció fontos információforrás lehet a vezető számára. Mivel a formális kommunikációnál gyorsabb információterjesztés jellemzi őket, gyakran a gyors döntéshozatal szempontjából fontos információforrást jelenthetnek.
Az informális, baráti vagy versengő kapcsolatok egyrészt hátráltathatják a szervezeti célok megvalósítását, másrészt elősegíthetik azok megvalósítását. Az orosz üzleti kommunikáció éppen az informális oldal jelentős fölényében különbözik a nyugati kommunikációtól. Néha a kommunikálók közötti ellenséges kapcsolatok miatt nem sikerülnek a dolgok. Az informális kommunikáció létfontosságú szerepet játszik válság- és konfliktushelyzetekben. Fontos, hogy a kommunikátor tudja használni ezt a rendkívül hatékony fegyvert: az informális csatornák gyakran gyorsabban működnek, mint a formálisak, és a kommunikátorok bizalma az informális információk iránt szinte mindig magasabb, mint a formális forrásokban.
Az informális kommunikáció sajátossága, hogy figyelmen kívül hagyja a szervezeti struktúrát, és minden hierarchikus szintet áthat. Ez a funkció a szervezet minden tagját az információcsere résztvevőivé teszi, és kiemelt jelentőséget tulajdonít az emberi erőforrás menedzsmentben. Ez az állítás azért tűnhet furcsának, mert az informális kommunikáció és a menedzsment nehezen összekapcsolható: elterjedt az a vélemény, hogy az informális információcsere nem elsősorban a szervezeti problémákat érinti. A valóságban ez nem így van: amerikai tudósok kutatásai szerint az informális információcsere mintegy 90 százaléka szervezeti kérdéseket érint. Ezért az informális kommunikáció mechanizmusának vezetési ismerete és használatának képessége fontos feltétele a szervezet hatékony irányításának.
