Seyahat günlüğünü doldurun. İrsaliyelerin hareketini kaydetmek için kayıt defteri: doğru şekilde doldurun

Motorlu taşıt işletmesi sahipleri sıklıkla muhasebe günlüğü hakkında soru sorarlar irsaliyeler: 2019'da yapılması gerekli mi? Hangi biçimde olmalı ve ücretsiz örnek seyahat kayıt defterini indirmek için en iyi yer neresidir? Sahipler, araba veya kamyon sahibi olan herhangi bir işletmenin hareketlerini kaydetmesi gerektiğini biliyor. Bu nedenle sıklıkla seyahat belgesi kayıt defteri örneğini isterler. Aşağıda, 2019 irsaliyesi düzenlemek için kayıt defterini ücretsiz olarak indirme fırsatı ile muhasebenin nasıl organize edileceğini ve hareketin nasıl doğru şekilde kaydedileceğini ayrıntılı olarak ele alacağız.

Sürücülere irsaliye düzenlemek için neden bir kayıt defterine ihtiyacınız var?

Vergi mükelleflerinin işletme giderlerinin bir kısmını silmelerine izin verildiği için kuruluşların, varlıkların taşınması ve tasfiyesi maliyetlerini destekleyecek belgelere ihtiyacı vardır. Taşımacılık sektöründe bu birincil belgelerden biri de irsaliyedir. Seyahat rotası, sürücü, kullanılan araç, eşya veya yolcu taşıma ile ilgili tüm bilgilerin 2019 ve önceki yıllara ait seyahat bileti kayıt defterini içermesi gerekmektedir. Normlara dayanarak Federal yasa 08.11.2007 tarih ve 259-FZ sayılı “Motorlu taşıma ve şehir içi kara elektrikli taşımacılığı sözleşmesi” ve “İrsaliyelerin doldurulması için gerekli detaylar ve prosedür”, Ulaştırma Bakanlığı'nın 18.09.2008 tarih ve 152 sayılı Emri ile onaylanmıştır, bu belge veya yevmiye kaydı tüm araç sahipleri için zorunludur. Ayrıca irsaliyelerin ayrı bir defterde tutulması gerekmektedir.

Seyahat kayıt defterini doldurma örneği

Adım bir. Baş sayfa

2019 için örnek bir seyahat günlüğü indirin. Başlık sayfası.

Muhasebe dergisinin başlık sayfasını doldururken kuruluşun adı ve sahiplik şekli, OKPO formu belirtilmeli ve derginin tutulduğu ay ve yıl (dönem) belirtilmelidir. Damga basılmasına gerek yoktur.

Bir derginin başlık sayfasını doldurma örneği

Adım 2. Ana bölüm

İrsaliyelerin hareketini özel olarak hesaba katmak için, gerekli verileri birleştirmek üzere tasarlanan Form No. 8 (OKUD kodu 0345008) geliştirildi. Rusya Federasyonu Devlet İstatistik Komitesi'nin 28 Kasım 1997 tarih ve 78 sayılı Kararı ile onaylanmıştır. Ancak 6 Aralık 2011 tarih ve 402 sayılı Muhasebe Kanunu, 8 No'lu Formun kullanımının zorunlu olmadığını belirtmektedir. Kuruluş, gerekli tüm bilgileri yansıtması koşuluyla, bağımsız olarak örnek bir irsaliye kitabı oluşturma hakkına sahiptir.

İrsaliye hareket günlüğünü indirin, form 8

Tablo şunları içermelidir:

• irsaliyenin düzenlendiği tarih ve numara;
• sürücü hakkında bilgi, personel numarası;
• Aracın garaj numarası (genellikle devlet kurumları tarafından atanır ancak özel şirketler bunu yapmaz, bu nedenle bu sütunu boş bırakabilirsiniz).

Not sütununa varış yeri ve diğer bilgiler yazılır.

Kuruluş, irsaliye ve kayıt defterinin nasıl görünmesi gerektiğini bağımsız olarak belirlemiş olsa bile, bu zorunlu bilgilerin yer alması gerekir.

Seyahat Günlüğünü Form 8 (2019) yazımızdan indirebilirsiniz. Tablo verilerinin doldurulmasına bir örnek.

Adım 3. Tasarımın tamamlanması

Formdaki girişler aynı anda üç çalışan tarafından onaylanır:

• sürücü;
• bilgileri giren kişi (örneğin sevk görevlisi);
• belgeyi alan muhasebecinin yanı sıra.

2019 yılı seyahat kuponlarının düzenlenmesine ilişkin örnek dergi. Seyahat kuponu kaydının tamamlanması:

Bakım sıklığı

2019 yılı seyahat biletleri düzenleyen derginin verilen örneği aylık olarak ve her seferinde yeni bir sayfada derlenmiştir. Ancak kuruluşlar ve bireysel girişimciler işleri farklı yapabilir: kayıtların tutulduğu dönemleri netleştirin ve boş satır bırakmadan doldurun.

Mevzuat, sürücülere 1 aya kadar seyahat belgesi verilmesine izin veriyor. Bu süre zarfında araç bir değil iki sürücü tarafından kullanılacaksa, her işçiye kendi sürüş "geçiş kartını" vermesine izin verilir.

Bu durumda muhasebecinin eline geçen tüm belgeler iade edildiğinde muhasebe formuna girilir. Kayıt defterini doldururken bilgilerin çoğu aynı olacaktır, ancak sorun değil.

Nereden alabilirim

Araçların hareketini kontrol etmek için hazır kitaplar satışa sunulmaktadır. Böyle bir derginin sayfaları numaralandırılmalıdır.

Tamamlandığında en az iki sorumlu çalışan tarafından imzalanmalıdır:

• onu yönlendiren kişiye;
• müdür veya muhasebeci.

Aynı gereksinimler basılı kayıt için de geçerlidir. İrsaliye düzenleme dergimizi yazımızdaki linkten ücretsiz olarak indirebilirsiniz. Bir ay süreyle başlanmışsa süre sonunda numaralandırılıp dantellenmeli ve imzalanmalıdır.

Raf ömrü

Kanun, ister basılmış ister bir mağazadan satın alınmış olsun, böyle bir kaydın ne kadar süre saklanması gerektiğini belirtmiyor. İrsaliye ve hareketlerine göre şoför maaşları, vergiler ve üretim maliyet matrahı hesaplanır. Bilgileri muhasebe günlüğüne girilen bu tür birincil belgeler kuruluşta en az 5 yıl süreyle saklanır. Açıkçası, kaydın kendisi de aynı süre boyunca tutulmalıdır.

İmha etmeden önce, son muhasebe belgesinin saklama süresinin henüz dolmadığından emin olmak önemlidir. Aksi takdirde, gerekirse kontrolün varlığını ve sürdürüldüğünü teyit edemeyeceksiniz. Gelecek döneme ait gezi notlarını içeren ücretsiz bir dergiyi web sitemizden indirebilirsiniz.

Bir kamyonun irsaliyesi, emtia kargosunun taşınmasına ilişkin konşimento ile birlikte, demiryolu taşıtlarının ve sürücünün çalışmalarının kaydedilmesinin yanı sıra tahakkuk için göstergeleri belirleyen birincil muhasebenin ana belgesidir. ücretler sürücüye ve malların taşınması için ödeme yapılması.
Yük taşıtları için, Rusya Devlet İstatistik Komitesi'nin 28 Kasım 1997 N 78 sayılı Kararı, iki tür irsaliyeyi onayladı - form N 4-c ve form N 4-p.

* Malların taşınmasında Form N 4-c (parça başı) kullanılır ve araç işçiliği için parça başı ücrete tabidir.
* Form N 4-p (zamana dayalı), araç çalışması için zamana dayalı olarak ödeme yapılmasına tabi olarak kullanılır ve sürücünün bir iş günü (vardiyası) sırasında en fazla iki müşteri tarafından malların eşzamanlı taşınması için tasarlanmıştır.

İrsaliyenin yırtma kuponları müşteri tarafından doldurularak araç organizasyon sahibinin müşteriye fatura sunmasına esas teşkil etmektedir.
İlgili yırtma kuponu faturaya eklenmiştir. İrsaliye, aracın sahibi kuruluşta kalır; aracın müşteri tarafından kullanıldığı zamana ilişkin aynı kayıtları tekrarlar ve çalışma günü boyunca aracın çalışmasının kaydedilmesine temel oluşturur.

Bir aracın işi için zaman bazında ödeme yapılırken envanter kalemlerinin taşınması durumunda, sevkıyat belgelerinin numaraları irsaliyeye girilir ve bu sevkıyat belgelerinin bir kopyası, sonuçlarına göre eklenir. Taşınan kargo miktarının ve çalışmayı yansıtan diğer göstergelerin belirtildiği araç ve sürücü.
İrsaliyenin sürücüye verilmeden önce doldurulması, kuruluşun sevk görevlisi veya buna yetkili bir kişi tarafından gerçekleştirilir. Geri kalan veriler aracın sahibi olan kuruluşun çalışanları ve müşterileri tarafından doldurulur. Kabulü (ayrılırken) ve teslimatı (arabayı iade ederken) onaylayan imzalar haricinde, irsaliyenin doldurulmasına katılıma izin verilmediği unutulmamalıdır.
N 4-с ve N 4-п formlarındaki irsaliyeler, sürücünün bir önceki iş gününe ait irsaliyeyi ibraz etmesine bağlı olarak, yalnızca bir iş günü (vardiya) için yetkili bir kişinin imzası karşılığında sürücüye verilir.

İrsaliyenin doldurulması aşağıdaki sırayla gerçekleştirilir:

1. Belgenin adı altında düzenlenme tarihi (gün, ay, yıl) yazılır ve bu, verilen irsaliyenin dergiye kayıt tarihine karşılık gelmelidir.

2. “Çalışma modu” satırına çalışma moduna karşılık gelen kodu yazın (çalışma hafta içi, iş gezisi, çalışma süresinin özet kaydı, çalışma süresinin günlük kaydı, hafta sonu veya tatilde çalışma, programda veya program dışında çalışma vb.) buna göre sürücü ücretleri hesaplanır.

3. "Sütun", "Tugay" satırlarında araba ve sürücüyü içeren sütun ve tugay numaraları yazılmıştır.

4. Araca özel satırlara marka, durum numarası ve garaj numarasını yazın.

5. Sürücüye ayrılan satırlara bu irsaliye üzerinde çalışan sürücünün soyadı, adının baş harfleri, taşıma organizasyonunda çalışana atanan personel numarası, ehliyet numarası ve sınıfı yazılır.

6. Lisans kartına ayrılan satırlar, kartın türü (standart, sınırlı), kayıt numarası ve serisine ilişkin bilgileri gösterir.

7. “Römorklar” satırlarında, otomobile uygun olarak üretilen römork ve yarı römorkların marka, durum ve garaj numaraları kaydedilir. Takas treyleri ve yarı römorkların sayıları, takas yerlerinde bu hatlara kaydedilir.

8. “Refakatçiler” satırına, görevi tamamlamak üzere araca eşlik eden kişilerin (yükleyiciler, nakliyeciler, stajyerler vb.) soyadları ve baş harfleri yazılır.

9. "Sürücü ve arabanın çalışması" bölümünde - arabanın programa göre kalkış ve dönüş bilgileri.

10. "Sürücünün görevi" bölümünde:

Müşterinin başvurusuna veya bir kerelik siparişine göre 18. "Kimin emrinde" sütununda, görevi tamamlamak için aracın kimin emrine ulaşması gereken müşterinin adı yazılır.

19. Sütun "Varış süresi", müşterinin uygulamasına, tek seferlik siparişe veya sözleşme şartları uyarınca aracın çalışma programına uygun olarak aracın müşterinin bulunduğu yere varış süresini (saat ve dakika olarak) kaydeder.

20-21 numaralı sütunlar (yükleme ve boşaltma noktalarının adresleri), uygulamaya, müşterinin bir kerelik siparişine veya sözleşme şartlarına göre yükün nereden alınacağını ve nereye teslim edileceğini gösterir.

22. Sütun "Kargonun adı", müşterinin başvurusuna veya bir kerelik siparişe göre nakliye için sunulan kargonun adını kaydeder.

Bir başvuruya veya tek seferlik siparişe göre 23. Sütun "Kargolu yolcu sayısı", görevi tamamlamak için gerekli kargolu yolcu sayısı kaydedilir.

Sütun 24 "Mesafe", karayolu yetkililerinden alınan verilere göre veya bir eğrimetre kullanılarak bir alan haritasından (şehir planı) veya ölçüm raporları veya motorlu taşıt organizasyonu ve müşterinin kararıyla kaydedilen araç hız göstergesi okumalarına (mevsimsel ulaşım için).

Sütun 25 "Nakliye tonu" müşteri için taşınması gereken kargo miktarını kaydeder.
“Sürücünün görevi” bölümünde belirtilen görevi yalnızca motorlu taşıt organizasyonu değiştirme hakkına sahiptir. Yalnızca istisnai durumlarda müşteri, motorlu taşımacılık organizasyonuyla anlaşarak görevi değiştirebilir.

11. İrsaliyenin ön yüzünde “Yakıt Ver” satırında, bir önceki iş gününden kalan yakıt dikkate alınarak, görevi tamamlamak için verilmesi gereken yakıt miktarı yazıyla yazılır.

“Sevk görevlisinin imzası” satırında sevk memuru doldurduğu irsaliyenin detaylarının doğru olduğunu ve sürücünün imzasıyla onaylar. Ehliyet.

Garajdan ayrılmadan önce irsaliyenin doldurulması aşağıdaki sırayla gerçekleştirilir:

1. 9, 10 ve 11. sütunlardaki “Yakıtın Hareketi” bölümünde ve ilgili satırlarda tanker, akaryakıt ve madeni yağlar teknisyeni (akaryakıt ve madeni yağlar) veya yetkili bir kişi, verilen akaryakıt miktarını kaydeder.

2. Ön tarafta, ulaşım organizasyonu tarafından yolculuk öncesi tıbbi muayene yapmak üzere yetkilendirilen kişi, sürücünün sağlık durumunu ve araba kullanmasına izin verilip verilmeyeceğini imzasıyla onaylar.

3. 5. "Hız göstergesi okumaları" sütunundaki "Sürücü ve arabanın çalışması" bölümünde, kontrol noktası tamircisi (kontrol noktası) veya teknik kontrol departmanı (TCD), araç hatta girdiğinde hız göstergesi okumasını ve sütuna yazar. 6 "Gerçek zaman" damgası - saat, aracın garajdan ayrıldığı gerçek zamanı gösterir. Damga saatinin arızalanması veya bulunmaması durumunda, zaman aşağıdaki sıraya göre manuel olarak kaydedilir: gün, ay, saat, dakika.

4. “Kalkışta Kalanlar” sütun 12'deki “Yakıtın Hareketi” bölümünde vites kutusu veya kalite kontrol teknisyeni kalkışta aracın depolarındaki yakıt miktarını kaydeder ve bu sütunu imzalayarak yapılan tüm girişlerin doğruluğunu tasdik eder. .

5. Aracın teknik servis edilebilirliğine ayrılan hatlarda, şanzıman tamircisi veya kalite kontrol departmanı, aracın sürücüye teknik açıdan sağlam durumda teslim edildiğini ve garajdan çıkma iznini imzayla tasdik eder. Aracı kabul eden sürücüyü tanımlayan satırlarda sürücü, aracı teknik açıdan sağlam bir durumda kabul ettiğini ve iş emrini aldığını imzasıyla teyit eder.

Hattaki irsaliyenin doldurulması aşağıdaki sırayla gerçekleştirilir:

1. N 4-c formunun “Görev yürütme sırası” bölümünde:

1.1. 27. sütunda tamamlanan sürüşlerin sayısı sırayla kaydedilir. Kayıt, ekli sevkıyat belgelerinin seyahat yoluyla kaydedilmesi için tasarlanmıştır.

1.2. Gönderici, 36-38 numaralı "Eklenen sevkıyat belgelerinin numaraları (TCD)" sütunlarına, bu yolculukla ilgili tüm sevkıyat belgelerinin sayısını kaydeder.

1.3. 28-30 "Varış" sütunları, giriş kapısında veya yükleme veya boşaltma noktalarındaki kontrol noktasında (istasyonlar hariç) göndericiye veya alıcıya irsaliyeyi sunan sürücünün tarihini ve saatini (saat ve dakika) gösterir. demiryolları). Giriş kapısı veya kontrol noktası yoksa bu sütun doldurulmaz, yükleme veya boşaltma noktasına varış saati irsaliyeye (Konşimento) girilir.

1.4. 39. ve 40. sütunlarda göndericinin adı belirtilir, gönderici kendisi tarafından doldurulan irsaliyenin ayrıntılarının doğruluğunu teyit eden imzalar ve damgalar koyar.

2. “Hattaki Kesinti Süresi” bölümünde teknik yardım hizmeti çalışanı veya yetkilisi ilgili sütunlara kesinti nedenini, kesintinin başlangıç ​​ve bitiş tarih ve saatini yazar ve bu girişleri belgelendirerek onaylar. onun imzası.

3. Ön taraftaki “Özel notlar” satırlarında irsaliye şeklinde sağlanmayan bilgiler (trafik polisinin işaretleri, araca yüklemeyi reddeden müşteriler, çeşitli yol hizmetleri vb.) .

Arabayı garaja iade ederken irsaliyeyi aşağıdaki sırayla doldurun:

1. “Araç ve römorkların çalışma sonuçları” bölümünde yakıt tüketimi, görev süresi, yolculuk ve yarış sayısı, kilometre (hız göstergesine göre) ve taşıma hacimleri belirtilmektedir.

2. “Yakıt Hareketi” bölümünde vites kutusu veya kalite kontrol teknisyeni 13. sütun “Geri dönüş bakiyesi”ni doldurur ve altına imza atar. Aynı bölümde tanker, akaryakıt ve madeni yağ teknisyeni veya yetkili kişi, akaryakıt ve madeni yağları sürücü tarafından teslim ederken 14 numaralı "Teslim Edildi" sütununu doldurup altına imza atar.

3. “Sürücüden geçti” satırında sürücü, aracın teknik açıdan sağlam (arızalı) durumda şanzımana veya kalite kontrol tamircisine teslim edildiğini imzasıyla tasdik eder. “Kabul Edildi” satırındaki şanzıman tamircisi veya kalite kontrol departmanı, aracın sürücüden teknik açıdan sağlam (arızalı) bir durumda kabul edildiğini bir imza ile onaylar.

Sürücü irsaliyeyi gönderdikten sonra sevk görevlisi veya diğer yetkili kişi, irsaliyeyi aşağıdaki sırayla doldurur:

1. 6. "Sıfır kilometre" sütunundaki "Sürücü ve aracın çalışması" bölümünde, mesafe tablosuna göre sevk görevlisi, garajdan ilk yükleme noktasına ve son boşaltma noktasından garaja kadar olan mesafeyi kaydeder. .

2. 15. "Normdaki değişim katsayısı" sütunundaki "Yakıt hareketi" bölümünde, sevk görevlisi, aracın çalışmasıyla ilgili olarak aracın tüm çalışma günü için yakıt tüketimi normunda bir genel değişim katsayısı kaydeder. artan yakıt tüketimi normunda araç, irsaliyeye ekli TTL'deki ilgili girişlere dayanarak, 16. sütun "Özel ekipmanın çalışma süresi" ve 17. Sütun "Motor çalışma süresi", sırasıyla çalışma süresini kaydeder. özel ekipman ve motorun özel çalışma koşulları altında ek çalışma süresi (motorun döner yükleme ve boşaltma mekanizmalarının çalışması vb.). Bu ayrıntılar ilave yakıt tüketimi oranının belirlenmesi için gereklidir. Gönderici, bu bilgilerin doldurulmasının doğruluğunu ilgili sütunların altına imza atarak onaylar.

3. "Görevi tamamlama sırası" bölümünde, 27. sütundaki sevk görevlisi toplam yolculuk sayısını ("toplam" hücresinde ve "miktar olarak TGD" satırında - teslim edilen sevkıyat belgelerinin toplam sayısı) yazar. Sürücünün "Sürücü tarafından geçti" satırında imzaladığı teslim edilen ve kabul edilen gönderi belgelerinin ve sevk görevlisinin "Sevk görevlisi tarafından kabul edildi" satırında imzaladığı toplam sevkıyat belgesi sayısı.

N 4-p irsaliye formunun doldurulması aşağıdaki özelliklerle karakterize edilir:

1. Sevk memuru, müşterinin başvurusuna veya bir kerelik siparişine göre 18. "Kimin emrinde..." sütunundaki "Sürücüye atama" bölümünde, arabayı elinde bulunduran müşterinin adını ve adresini yazar. Görevi tamamlamak için gelmesi gerekenler, 19. ve 20. sütunlarda - planlanan varış ve ayrılış zamanı, 21. sütunda - planlanan çalışma saati sayısı ve 22. sütunda - plana göre yolculuk sayısı.

2. Otomotiv şirketinin nakliye hizmetleri ödemesine ilişkin fatura ibraz etmesine esas olan ve ona eklenen müşteri yırtma kuponu müşteri tarafından doldurulur. İçinde müşteri:

2.1. Sürücü tarafından sunulan irsaliyeye göre, irsaliyenin düzenlenme numarası ve tarihi, malların demiryolu taşıtlarında taşındığı araç kuruluşunun adı, gelen arabanın markası ve eyalet numaraları ile uygun satırları doldurun ve römorklar.

2.2. “Müşteri” satırına kuruluşun adı, aracı kullanmaktan sorumlu yetkilinin soyadı ve adının baş harfleri yazılır.

2.3. “Varış...” ve “Kalkış…” satırlarında aracın müşteriye varış ve ayrılış saati belirtilmektedir.

2.4. “Ekli TGD” satırına bir kopyası irsaliyeye eklenen TGD numaraları girilir ve toplam sayısı gösterilir.

2.5. "Sürüş sayısı" satırına tamamlanan toplam yolculuk sayısı girilir.

2.6. “Müşterinin imzası ve kaşesi” satırına, irsaliyenin ilgili satırlarının ayrıntılarının doğru şekilde doldurulduğunu onaylayan bir imza ve damga koyun.
İrsaliyeyi doğru bir şekilde doldurma sorumluluğu, kuruluşun başkanlarının yanı sıra kamyonları işletmekten ve belgenin doldurulmasına katılmaktan sorumlu kişilere aittir.
İrsaliyeler, sevkiyat belgeleriyle birlikte organizasyonda saklanarak eş zamanlı olarak kontrol edilebilmesine olanak sağlar.

Kayıtlarında kamyon veya araba bulunan tüm kuruluşların irsaliye düzenlemek için bir günlük tutması gerekmektedir. Doğal olarak şirket için karlı geziler yapanlar.

DOSYALAR 2 dosya

Bir belgeyi korumanın önemi, irsaliyeleri kaydetmesinde yatmaktadır; bu da kuruluş tarafından yapılan maliyetlerin teyididir. Günlük olmadan, irsaliyelerin işlenmesinde düzeni sağlamak ve genel olarak (büyük hacimli işler için) varlığını kanıtlamak oldukça sorunludur.

Uygulama yöntemi

İrsaliye düzenlemek için derginin doldurulması yalnızca kağıt biçiminde düzenlenebilir. Gerekli bilgilerin elektronik olarak girilmesi mümkün değildir (yalnızca kuruluşun sürücülerinin, sevk görevlilerinin ve muhasebecilerinin her birinin kendi elektronik imzası varsa).

Bakımın en başından itibaren belge yazdırılır ve gerekirse ek sayfalarla birlikte verilir. Bakım süresi sonunda dikilir, kuruluş başkanının imzasıyla sertifikalandırılır ve 5 yıl daha saklanır.

İdeal olarak, sürücülerden irsaliye düzenlemek ve almaktan sorumlu çalışan tarafından sürekli olarak kullanılmalıdır.

Derginin bileşenleri

Belge formu iki sayfadan oluşur. Tamamlandığında dergi, tablo şeklinde basılmış ve düzenlenmiş, kapağı ve birkaç sayfası olan bir kitaptır. Kapağın ortasında, doldurulduğu yılı (ay) belirten derginin adı yer almaktadır (genellikle geçerlilik süresi 1 yıldır, ancak bir ay boyunca kısa vadeli seçenekler de vardır).

Kapağın üst kısmına dolduran kişi kuruluşun tam adını, OKUD'a göre belge kodunu (standart endüstriler arası form No. 8 için 0345008'dir, hemen forma girilir) yazar. OKPO'ya.

Derginin ikinci sayfasında yer alan tablo sütunlar içermektedir. Bu sütunların her biri aşağıdaki bilgileri varsayar:

• İrsaliye numarası. Belge sürekli numaralandırmayı kullanıyor. Tüm girişler kronolojik sıraya göre yapılır.
• İrsaliyenin düzenlendiği tarih (tarih).
• Sürücüye ilişkin bilgiler: Varsa kelimelerle tam adı - personel numarası.
• Arabanın garaj numarasının (plaka değil) rakamları.
• İrsaliyeyi aldığının garantisi olarak sürücünün imzası.
• İrsaliyeyi notlarla ve yolculukla ilgili diğer belgelerle kabul eden sevk görevlisinin “İmzası” (bu veriler notta belirtilmiştir).
• Muhasebecinin imzası. İrsaliyenin muhasebe departmanı tarafından alınmasından sonra yerleştirilir.
• Not. Bu sütun, irsaliyelerin düzenlenmesi veya kabul edilmesi için temel olarak önemli olan veriler için tasarlanmıştır. Belgelerde, düzeltmelerde, işaretlerde (ya da bunların yokluğunda) fiziki ozellikleri alınan kağıt vb.

Günlüğün ikinci sayfası istenildiği kadar uzun kalabilir. Önemli olan, içerdiği irsaliyelerin doğru düzenlenme tarihine sahip olmasıdır. Bir çalışanın dergiye ilgisiz veya bilerek yanlış bilgi girme hakkı yoktur.

Depolama süresine gelince, mevcut standartlara göre irsaliye düzenleme günlüğü en az 5 yıl süreyle saklanır.

Önemli nokta! İrsaliye düzenleme günlüğü, verilen tüm belgeler hakkında bilgi içermelidir. İrsaliye kaydedilmemişse muhasebe departmanının bunu kabul etme hakkı yoktur.

Kim doldurur

Kuruluşun başkanına başlangıçta otomatik olarak derginin bakımı sorumluluğu atanır. Ancak vakaların büyük çoğunluğunda bu sorumluluğu astlarına veriyor. Bu iki şekilde yapılabilir:

• Bir iş sözleşmesi yoluyla (bunu belirli bir çalışanın doğrudan sorumlulukları olarak belirtir).
• Ayrı siparişle. Belgenin adı "İrsaliyelerin düzenlenmesi için günlük tutmaktan sorumlu bir kişinin atanmasına ilişkin emir" olacaktır. Ücretsiz biçimde derlenmiştir. Önemli olan, yöneticinin imzasını, organizasyonun ayrıntılarını, atanan çalışanla ilgili bilgileri ve içerikle anlaşmanın bir işareti olarak imzasını içermesidir.

HAYIR özel Eğitim Belirlenen çalışanın günlüğü tutmak için geçmesine gerek yoktur.

Yasal çerçeve

Ekteki form ve örnek doldurma, Devlet İstatistik Komitesi'nin 28 Kasım 1997 tarihli 78 sayılı Kararı ile kabul edilen 8 numaralı standart sektörler arası formdur. O uzun zamandır kullanımdaydı ve şimdi bile alaka düzeyini kaybetmedi.

Ancak 2013'ten bu yana böyle bir formun kullanılması isteğe bağlı bir prosedür haline geldi. Her kuruluş, irsaliyelerin düzenlenmesini işaretlemek için hangi formu kullanacağını bağımsız olarak seçme hakkına sahiptir.

Bir kuruluş, kendi rahatlığı için mevcut belge formlarında bile değişiklik yapabilir. Önemli olan bu eylemlerin yöneticiden ayrı bir emirle imza ve mühürle onaylanması ve şirketin muhasebe politikalarında da belirtilmesidir.

Standart bir form kullanırsanız, bu tür önlemlere gerek kalmayacaktır. Ayrıca standart günlük formu kendisi için geçerli olan tüm gereksinimleri karşılamaktadır. Doldurucu, sütunlarda değişiklik yaparak iş veya vergi yasalarının ihlali durumuyla karşılaşma riskini taşır. Bu ve diğer nedenlerden dolayı Form No. 8 halen kullanımdadır.

Olası eklemeler

Dergi oldukça uzun süredir kullanıldığından dolayı birçok firma kendi köşe yazılarını eklemiştir. Uygulama bu günlüğe dahil etmenin uygun olduğunu göstermiştir:

• Arabanın gideceği rota. Bazıları sadece varış noktasını belirtir.
• Ne tür kargo teslim ediyor? araç.
• Kilometre.
• Yolculuk vb. sonucunda oluşan yakıt tüketimi.

Doğal olarak, tüm bu veriler ancak irsaliye iade edildikten sonra veya hatta kuruluşun muhasebecisi tarafından alındıktan sonra doldurulur. Hangi değişiklikler yapılırsa yapılsın mevcut form yöneticiden ayrı emirlerle desteklenmeleri gerekir.

İrsaliye düzenleme dergisi, bir kuruluşun veya bireysel girişimcinin yakıtla ilgili masraflarını doğrulayan ana belgelerden biridir. Tüzel kişi giderleri dikkate alan bir vergilendirme sistemi seçmişse, bu belge kuruluştan alınacak vergilerin hesaplanmasında özellikle önemlidir.

Bireysel girişimciler ve tüzel kişiler Faaliyetleri şu ya da bu şekilde motorlu taşıt kullanma ihtiyacını içeren, kural olarak sürücülere verilen irsaliyeleri özel bir dergiye kaydeder.

Böyle bir dergiye dayanarak, yakıt için yapılan harcamalar kaydedilmekte ve bu da işletmenin vergilendirilebilir göstergelerinin azaltılmasına olanak sağlamaktadır. Ayrıca, kuruluşun çalışmalarına katılan sürücülerin ücretleri hesaplanırken irsaliye kaydı kullanılır.

Faaliyet alanı ulaştırma ve ulaştırma hizmetlerinin sağlanmasıyla ilgili olan her türlü kuruluş ve bireysel girişimcinin irsaliye günlüğü tutması gerekmektedir. Talimat, 18 Kasım 2007 tarihli 259-FZ sayılı Federal Kanun ve 18 Eylül 2008 tarih ve 152 sayılı Ulaştırma Bakanlığı Kararı normlarına dayanmaktadır.

Taşımacılık ve taşımacılık hizmetlerinin sağlanmasıyla doğrudan ilgili olmayan, ancak faaliyetleri sırasında araç kullanan işletmeler için, irsaliye kaydının bulunması onlar için zorunlu değildir, ancak kayıtların sistemleştirilmesi ve basitleştirilmesi için kullanılabilir. çalışmalarında kullanılan veriler.

İrsaliye kaydı Form 8, 1997 yılında Goskomstat'ın 78 Sayılı Kararı ile onaylandı, ancak 1 Ocak 2013 tarihinde 402-FZ sayılı Federal Kanun yürürlüğe girerek mevcut birleşik Form 8'i yürürlükten kaldırdı. nakliye şirketleri Daha önce Form 8'e göre irsaliye kaydı tutanlara, birleştirilmiş Form 8'in ana bölümlerinin çoğaltılması şartıyla, kendi muhasebe tablosunun en uygun versiyonunu geliştirme fırsatı verildi.

Elektronik ortamda işlem yapmak mümkün mü?

Mevcut mevzuatın herhangi bir yasal düzenlemesinde irsaliye kayıt defterinin elektronik ortamda tutulmasına ilişkin herhangi bir kısıtlama bulunmadığından, elektronik formatta bir muhasebe tablosu oluşturulmasına izin verilmektedir.

Not! İster normal Excel ister 1C olsun, en uygun yönetim seçeneğini kullanabilirsiniz.

Geniş bir araç filosuna ve önemli bir sürücü kadrosuna sahip kuruluşlar için, sürecin önemli ölçüde emek yoğunluğundan dolayı, elektronik versiyonun tutulması, manuel kayıttan daha çok tercih edilir. Aynı zamanda gerektiğinde derginin kağıda basılmasının da mümkün olması arzu edilir.

Nasıl Günlük Tutulur

İrsaliye kayıt defteri Form 8, sütunlara bölünmüş bir beyanı temsil eden tablo şeklinde yapılmıştır. Böyle dokuz sütun var. Aşağıdaki verileri içerirler:

• Verilen sayfaların seri numaraları;
• Veriliş tarihleri;
• Sürücülerin tam adı;
• Çalışan personel sayıları;
• Araçların garaj sayıları;
• Sürücünün, sevk memurunun ve muhasebecinin imzaları;
• Gerekirse notlar.

Not! Bir kuruluş kayıtları kendi geliştirilmiş beyan formunu kullanarak tutuyorsa, muhasebe günlüğü kuruluş tarafından özel olarak kullanılan ek sütunlar içerebilir.

Muhasebe defterine hatalı veriler girilirse, 402-FZ sayılı 9 Federal Kanun hükümlerine göre düzeltmeler yapılabilir. Bir hata yapılırsa giriş aşağıdaki şekilde düzeltilir:

1. Hatalı bir girişin üzeri tek satırla çizilir;
2. Yanına “düzeltildi” işareti konularak doğru bilgiler girilir;
3. Düzeltmelerin yapıldığı tarih belirtilir;
4. Yapılan düzeltmeler, muhasebe kaydının tutulmasından sorumlu kişi tarafından imzalanmalıdır;

Önemli! Hatalı bir girişin üzerini çizerken, yanlış girişin üzeri çizildikten sonra okunabilir kalması için bir çizgi çizmek gerekir.

Raf ömrü

Araçlarda çalışan çalışanlara her iş günü veya vardiyada bir kez irsaliye düzenlenmektedir. Kayıt günlüğünün kendisi yıllık bir süre için oluşturulur, ancak gerekirse bakım süresi bir aya indirilebilir, örneğin: Hakkında konuşuyoruz iş gezileri gibi tek uzun yolculuklar hakkında.

Muhasebe kaydı birincil belge olduğundan sonraki saklama süresi 5 yıldır ve bu sürenin sonunda yevmiye defteri imha edilebilir. Beş yıllık saklama süresinin sadece kağıt için değil elektronik ortamlar için de geçerli olduğunu belirtmekte fayda var.

Flashlamak gerekli mi

Seyahat kayıt defteri formu 8 sıralı sayfa numaralandırmasına sahiptir. Tanıtırken kronolojik sırayı korumak gerekir. Başlık sayfası başlangıç ​​tarihini gösterecek şekilde imzalanmalıdır. Burada, başlık sayfasında kuruluşun ana detayları ve tam adı yazılmıştır.

Muhasebe tamamlandıktan sonra dergi dikilir. Ciltli defter, işletme yönetiminin imzaları, şirketin baş muhasebecisi ve kuruluşun mührü ile onaylanır ve ardından depolanmak üzere işletmenin arşivine aktarılır.

Kim doldurur ve örneği

İrsaliyelerin özel bir dergide takip edilmesi sorumluluğu, yönetim emriyle atanan bir çalışana veya yönetim emriyle atanan bir çalışana verilebilir. iş sorumlulukları, içinde belirtilen iş sözleşmesi, kuruluştaki muhasebe kayıtlarının tutulmasına yönelik işlevleri içerir.

Çoğu zaman bu tür işler bir muhasebeci, personel memuru veya sekreter-katip tarafından gerçekleştirilir.İşletme içinde böyle bir beyanda bulunan bir kişinin bulunmaması durumunda, araç bakımı yapan üçüncü taraf kuruluşlarla, böyle bir anlaşmanın kayıt tutma ihtiyacına ilişkin bir madde sağlaması koşuluyla bir anlaşma yapılabilir.

Yakıtların ve madeni yağların (yakıtlar ve madeni yağlar) ticari kuruluşlar tarafından muhasebeleştirilmesi irsaliyeler kullanılarak gerçekleştirilir. Form birleştirilmiştir; yakıt tüketimini yansıtan, rotayı ve gerçek kilometreyi gösteren alanlar içerir. İrsaliyeler benzin, dizel yakıt ve yağlayıcıların tüketimini kontrol etmek için kullanılabilir. En az bir aracı bulunan kuruluşlar için özel belge hazırlama zorunluluğu ortaya çıkmaktadır.

Bir işletmede irsaliyelerin hareketi nasıl takip edilir?

İşletmedeki belge akış sistemi, yakıt ve yağlayıcı kullanımına ilişkin belgelerin doldurulması ve saklanması özellikleri dikkate alınarak organize edilmelidir. Aracın her çalıştırılması durumunda bir irsaliye düzenlenmelidir. Doldurulan formlara ilişkin bilgiler Form No. 8'e göre dergiye girilir.

İşletme yönetimi seyahat belgelerinin güvenliğini 5 yıl boyunca sağlamalıdır. Yakıt ve madeni yağları yazmak için yakıt ödeme makbuzlarını muhasebe departmanına ibraz etmeniz gerekmektedir. İrsaliyenin doldurulan alanlarında yanlışlıklar veya hatalar bulunursa, üzerinde değişiklik yapılabilir. Bu, iki sorumlu uzmanın düzeltme onayına bağlı olarak yapılır.

ÖNEMLİ!Çalışanların iş ihtiyaçları için kişisel ulaşım araçlarını kullanması durumunda bunun için tazminat alma hakları vardır. Bunu yapmak için, irsaliye üzerine çalışanın belirli bir arabanın mülkiyetine ilişkin bir not yazılır.

8 numaralı günlük formu birleştirilmiştir, satırlar veya bloklar silinemez. İşletmelerin belgede belirtilen göstergeler listesini genişletmesine izin verilmektedir. İrsaliyelerin hareketini izlemeye yönelik sistem, formların elektronik olarak kaydedilmesiyle optimize edilebilir. Prosedürün otomasyonu, çalışanların belgelerle çalışırken harcadığı zamanı azaltmanıza olanak tanır ve bilgi sızıntısı riskini en aza indirir. Taşımacılık muhasebesi segmentinde elektronik belge yönetiminin işlevselliğini, özel programlar veya dış kaynak hizmetleri kullanarak sağlayabilirsiniz.

BU arada, yetkililer irsaliyelerin doldurulmasının doğruluğu ve eksiksizliği ve hareketlerinin kontrolünün organize edilmesiyle ilgilenebilir vergi Dairesi, iş müfettişliği temsilcileri ve trafik polisi memurları.

Kuponların muhasebeleştirilmesine ilişkin yevmiye defterinin elektronik formatta tutulması yasağı Yasama çerçevesi sağlanmadı. İşletmeler muhasebenin nasıl organize edileceğine bağımsız olarak karar verme hakkına sahiptir:

• derginin basılı versiyonunu doldurun;
• Excel'deki tabloları koruyun;
• Kendinizi 1C programındaki formu doldurmakla sınırlayın.

Temel gereksinim, belgenin formuna uygunluk, zorunlu ayrıntıların varlığı ve formun doldurulmuş sayfalarını hızlı bir şekilde yazdırabilme yeteneğidir.

Temel belgeler

Yakıt tüketim oranlarını ve yakıt silme geçerliliğini izlemeye yönelik önlemler, irsaliyelerin zorunlu olarak hazırlanması ve muhasebeleri için bir dergi olan Form No. 8 ile gerçekleştirilir. Formlar Devlet İstatistik Komitesi'nin 28 Kasım 1997 tarih ve 78 sayılı Kararı ile onaylanmıştır. Belge doldurma kuralları Ulaştırma Bakanlığı'nın 18 Eylül 2008 tarih ve 152 sayılı Emri'nde verilmiştir. Birincil belgelerin zorunlu ayrıntılarını içermesi gereken kendi irsaliye şablonunuzu geliştirmenize izin verilir. Yansıması gerekli olan bilgilerin tam listesi 6 Aralık 2011 tarih ve 402-FZ sayılı Kanunda yer almaktadır.

İrsaliyeler, kullanılan taşıma türüne bağlı olarak farklı şablonlar kullanılarak düzenlenir. Yakıt kaynaklarını hesaba katmak için şu şekilde kullanılabilirler:

• binek araçlar;
• özel ulaşım;
• yolcu taksisi;
• kamyonlar;
• otobüsler.

İşe gitmeden önce sürücüye gerekli tüm verileri içeren bir irsaliye formu verilir. Belgenin geçerlilik süresi 1 gün ile sınırlıdır. Çalışanları 24 saatten fazla süren iş gezilerine gönderme durumları için bir istisna sağlanmıştır. İş seyahatinde olan durumlarda, düzenleyici makamların irsaliye düzenleme konusundaki temel gereksinimi, çalışma saatlerini dikkate alma ve yakıt maliyetlerini objektif olarak yansıtma yeteneğidir.

HATIRLAMAK! Vardiya başında yola çıkmadan önce ve iş bittikten sonra hız göstergesi okumaları irsaliyelere dahil edilmelidir. Günün sonundaki değerler ile ertesi günün sabahındaki değerler aynı olmalıdır.

Kullanılan belge formuna bağlı olarak muhasebeci, gerçek yakıt tüketimine göre veya belirlenmiş standartlara göre yakıt ve yağlayıcıları yazabilir. İrsaliyeler, sürücülere mesai saatleri içerisinde belirli bir aracı kullanma hakkı verir. Form beklenen rotayı, kalan yakıtı ve hız göstergesi verilerini gösterir. Ayrıca iş faaliyetlerinin ayrıntıları ve iş gününün başlangıç ​​ve bitiş saatleri hakkında bilgi girerler.

NOT! Aletlerde yakıt ve yağlayıcılar tüketildiğinde irsaliyeler doldurulmaz. Yürüyen traktörler, motorlu testereler ve diğer özel ekipmanlar için kayıt gereklidir.

İrsaliyelere damga basılmasına gerek yoktur, aracın sahibinin tespiti için firmanın adı (kiraya veren), adresi ve telefon numarası yeterlidir. Norm, 18 Ocak 2017 tarih ve 17 sayılı Ulaştırma Bakanlığı Kararnamesi metni ile desteklenmektedir. Forma yapıştırılan damga hata olarak değerlendirilmemektedir. Bir aracın birden fazla sürücü tarafından vites değiştirme modunda kullanılması durumunda izinler her sürücü için ayrı ayrı düzenlenir. Dergi birincil dokümantasyon kategorisine aittir, dolayısıyla işletmedeki saklama süresi 5 yıldan az olamaz.

Bir çalışana verilen her kuponun bir günlüğe kaydedilmesi gerekir. Belge, bir başlık sayfasıyla birlikte ilk sayfada hazırlanmıştır. Kayıtların yapıldığı kuruluşun adını, durumunu ve zaman aralığını belirtir. Derginin içeriği, fişler düzenlendikçe doldurulan bir tabloda sunulmaktadır.

İrsaliyenin yanlış doldurulması veya formun hasar görmesi durumunda bu konudaki veriler Form No. 8'in günlüğüne yansıtılmalıdır. Bu tür fişler dergiye iliştirilir ve sayfaların hasarlı olduğuna dair not verilmesi gerekir. Belge işlemenin kronolojisi korunurken bilgiler girilir.

Muhasebe günlüğü sürekli numaralandırma ile karakterize edilir. Kitap, işletme müdürünün imzasıyla ciltlenmeli ve onaylanmalıdır. İmza, kuruluş mührü ile desteklenir. Bu, belgenin güvenliğini sağlamak ve kitabın ayrı ayrı sayfalarını imha etme girişimlerini önlemek için gereklidir. Kurumun başkanı, derginin bakımından sorumlu olacak bir kişiyi emirle atar.

Form No. 8'deki belge aşağıdaki bilgileri yansıtmaktadır:

• düzenlenen irsaliyenin seri numarası;
• belgenin kronolojiye uygun olarak yayınlanma tarihi;
• Biletin adına kesildiği sürücünün tam adı;
• araç plakaları;
• Doldurulmuş irsaliye formunu alan sürücünün imzası.

Kupon iade edilirse, dergiye karşılık gelen bir giriş yapılır. İade tarihi, sorumlu sevk görevlisinin imzasıyla onaylanarak belirtilmelidir. Form 8 aşağıdaki yetkililerin imzalarını içermelidir:

• irsaliyenin alındığını onaylayan sürücü;
• vardiya sonunda sürücülerden bilet alan sevk görevlisi veya başka bir yetkili çalışan;
• Belgeyi doldurmanın doğruluğunu ve muhasebeye kabul edildiğini imzasıyla onaylaması gereken bir muhasebeci.

Form 8 veya kendi dergi şablonunuz şirket çalışanları tarafından bastırılıp ciltlenebilir veya bir matbaadan sipariş edilebilir. Muhasebe defterinin açılacağı süre kurumun muhasebe politikası tarafından belirlenir. Önerilen aralık 1 aydan bir yıla kadardır.

Bir hata bulunursa

Günlükte hatalar bulunursa bunların düzeltilmesine izin verilir. Tamamlanan sütunlarda değişiklik yapma prosedürü, 6 Aralık 2011 tarih ve 402-FZ sayılı Kanun Sanatta düzenlenmiştir. 9. Eylemlerin algoritması:

• yanlış bilgilerin üzerini tek satırla çizin;
• düzeltmenin yanında “Düzeltildi” girişi yapılır;
• doğru verileri içeren bir yazı belirtilir;
• düzeltici faaliyetlerin tarihi belirtilmelidir;
• Her düzeltme durumu, sorumlu yetkilinin el yazısı imzasıyla onaylanmalıdır.

Kendi kendine tasarlanmış form

Bir işletme, yakıt ve madeni yağların muhasebeleştirilmesi için bağımsız olarak geliştirilmiş belge şablonları kullanıyorsa, bu formların kuruluşun iki yerel eylemine yansıtılması gerekir:

• Muhasebe politikası;
• ilk formu onaylama emri.

Örnek irsaliye veya seyahat makbuzunun onaylanması için organizasyona ilişkin bilgilerin, belge numarasının ve düzenlenme tarihinin girilmesi gerekmektedir. Siparişin metin bloğu, dikkate alınan konuyu - yeni bir belge şablonunun onayını - belirtir. Formun belge akış sistemine hangi tarihten itibaren girileceği belirtilmelidir. Emrin son bölümünde bu yerel yasaya göre yönlendirilmesi gereken çalışanlar ve imzaları listeleniyor.