Pojam formalnih i neformalnih grupa. Grupni koncept
Pročitajte također:
|
Dakle, postoje dvije vrste grupa: formalne i neformalne. Ove vrste grupa važne su za organizaciju i imaju veliki utjecaj na članove organizacije.
Formalne grupe su grupe stvorene voljom menadžmenta.
Postoje skupine za vodstvo, radne (ciljne) skupine i odbori.
· Upravljački tim sastoji se od menadžera i njegovih izravno podređenih pod njegovom kontrolom (predsjednik i dopredsjednici).
· Radna (ciljana) skupina - zaposlenici koji rade na jednom zadatku.
· Odbor - grupa unutar organizacije kojoj su delegirane ovlasti za obavljanje zadatka ili skupa zadataka. Ponekad se odbori nazivaju vijećima, komisijama ili radnim skupinama. Postoje stalni i posebni odbori.
Neformalna grupa je spontano nastala grupa ljudi koji redovito komuniciraju kako bi postigli određeni cilj. Razlozi za učlanjenje su osjećaj pripadnosti, pomoći, zaštite, komunikacije.
Neformalne organizacije vrše društvenu kontrolu nad svojim članovima. Obično postoje određene norme kojih se svaki član grupe mora pridržavati. U neformalnim organizacijama postoji tendencija otpora promjenama. Obično neformalnu organizaciju vodi neformalni vođa. Neformalni vođa mora pomoći grupi da ostvari svoje ciljeve i održi svoju egzistenciju.
Na učinkovitost formalnih i neformalnih grupa utječu isti čimbenici:
1. Veličina grupe. Kako grupa raste, komunikacija između članova postaje sve teža. Osim toga, unutar grupe mogu nastati neformalne grupe sa svojim ciljevima. U malim grupama (od 2-3 osobe) ljudi osjećaju osobnu odgovornost za donošenje određene odluke. Smatra se da je optimalna veličina grupe 5 - 11 osoba.
2. Sastav (ili stupanj sličnosti osobnosti, gledišta, pristupa). Smatra se da najoptimalnije odluke mogu donijeti skupine koje se sastoje od ljudi koji se nalaze na različitim pozicijama (tj. različitih ljudi).
3. Grupne norme. Osoba koja želi biti prihvaćena od grupe mora se pridržavati određenih grupnih normi. (Pozitivne norme su norme koje podupiru ponašanje usmjereno na postizanje ciljeva. Negativne norme su norme koje potiču ponašanje koje ne pridonosi postizanju ciljeva, kao što su krađa, kašnjenje, izostanak s posla, pijenje alkohola na radnom mjestu i sl.).
4. Kohezija. Smatra se mjerom gravitacije članova grupe jednih prema drugima i prema grupi. Visoka razina grupne kohezije može poboljšati funkcioniranje cijele organizacije.
5. Grupno istomišljenje. To je težnja pojedinca da potisne svoje stavove o nekoj pojavi kako ne bi narušio harmoniju grupe.
6. Sukob. Razlike u mišljenjima povećavaju vjerojatnost sukoba. Posljedice sukoba mogu biti pozitivne jer dopuštaju da se različita gledišta iznesu na vidjelo (to dovodi do povećane učinkovitosti grupe). Negativne posljedice uključuju smanjenje učinkovitosti grupe: loše stanje uma, nizak stupanj suradnje, pomicanje naglaska (pridavanje više pozornosti vlastitoj "pobjedi" u sukobu umjesto rješavanju pravog problema).
7. Status članova grupe. Određuje se stažom u hijerarhiji poslova, nazivom radnog mjesta, obrazovanjem, iskustvom, svjesnošću itd. Tipično, članovi grupe s visokim statusom imaju veći utjecaj na ostale članove grupe. Poželjno je da mišljenje članova grupe s visokim statusom ne bude dominantno u grupi.
Formalne grupe obično se identificiraju kao strukturne jedinice u organizaciji. Imaju formalno imenovanog voditelja, formalno definiranu strukturu uloga, pozicija i položaja unutar tvrtke, kao i formalno dodijeljene funkcije i zadatke.
Formalna grupa ima sljedeće karakteristike:
1. ona je racionalna,tj. temelji se na načelu svrhovitosti, svjesnog kretanja prema poznatom cilju;
2. bezličan je, t j . namijenjen pojedincima, među kojima se odnosi uspostavljaju prema zacrtanom programu.
U formalnoj skupini osiguravaju se samo uslužne veze među pojedincima, a ona je podređena samo funkcionalnim ciljevima.
DO formalne grupe odnositi se:
· Vertikalna organizacija koja ujedinjuje više tijela i jedinice na način da se svako od njih nalazi između dva druga - višeg i nižeg, a rukovodstvo svakog od tijela i jedinica koncentrirano je u jednoj osobi.
· Funkcionalna organizacija, prema kojoj je upravljanje raspoređeno na više pojedinaca koji su specijalizirani za obavljanje određenih funkcija i poslova.
· Organizacija osoblja koju karakterizira prisutnost osoblja savjetnika, stručnjaka i pomoćnika koji nisu uključeni u sustav vertikalne organizacije.
Formalne grupe mogu se formirati za obavljanje redovne funkcije, kao što je računovodstvo, ili se mogu stvoriti za rješavanje određenog zadatka, na primjer, povjerenstvo za razvoj projekta.
Neformalne grupe ne stvaraju naredbe vodstva organizacije i formalni propisi, već članovi ove organizacije u skladu sa svojim međusobnim simpatijama, zajedničkim interesima, istim hobijima i navikama. Ove grupe postoje u svim tvrtkama, iako nisu prikazane dijagramima koji odražavaju strukturu organizacije i njezinu strukturu.
Neformalne grupe obično imaju svoja nepisana pravila i norme ponašanja, ljudi dobro znaju tko je u njihovoj neformalnoj grupi, a tko nije. U neformalnim grupama razvija se određena raspodjela uloga i položaja. Ove grupe obično imaju eksplicitnog ili implicitnog vođu. U mnogim slučajevima neformalne skupine mogu izvršiti jednak ili veći utjecaj na svoje članove nego formalne strukture.
Neformalne grupe su spontano (spontano) formiran sustav društvenih veza, normi i djelovanja koji su proizvod više ili manje dugotrajne međuljudske komunikacije.
Ovisno o stilu ponašanja, neformalne grupe mogu se klasificirati na sljedeći način:
· Prosocijalan, tj. društveno pozitivne skupine. Ovaj društveno-politički klubovi međunarodnog prijateljstva, fondovi društvenih inicijativa, grupe za zaštitu okoliša i očuvanje spomenika kulture, klubovi amaterskih udruga itd. Oni su, u pravilu, pozitivno usmjereni.
· Asocijalan, tj. skupine koje stoje po strani od društvenih problema.
· Antisocijalan. Te su skupine najugroženiji dio društva i izazivaju zabrinutost. S jedne strane, moralna gluhoća, nemogućnost razumijevanja drugih, drugačije gledište, s druge strane, nerijetko vlastita bol i patnja koja zadesi ovu kategoriju ljudi doprinose razvoju ekstremnih stavova kod njenih pojedinih predstavnika.
Na život grupe i njezino funkcioniranje utječu tri čimbenika:
1. karakteristike članova grupe;
2. strukturne karakteristike grupe;
3. situacijske karakteristike.
Karakteristike članova grupe koje utječu na funkcioniranje grupe uključuju karakteristike ličnosti pojedinca, kao i sposobnosti, obrazovanje i životno iskustvo.
Strukturne karakteristike grupe uključuju:
· komunikacija u grupi i norme ponašanja (tko s kim kontaktira i kako);
· status i uloge (tko koji položaj u grupi zauzima i što radi);
· osobne simpatije i antipatije među članovima grupe (tko se koga sviđa, a tko koga ne voli);
· moć i konformizam (tko na koga utječe, tko je spreman slušati i kome se pokoravati).
Prve dvije strukturne karakteristike više se odnose na analizu formalne organizacije, a ostale na problematiku neformalnih grupa.
Nekoliko faktora ima značajan utjecaj na uspostavljanje prijateljskih odnosa među ljudima:
1. Osobne karakteristike interaktanata. Ljudi vole one koji vole iste pojave, stvari, procese koje vole i oni, tj. ljudi vole one koji su im slični, koji su im bliski po duhu, ukusu i sklonostima. Ljude privlače oni koji imaju istu ili sličnu rasu, nacionalnost, obrazovanje, pogled na život itd. Potencijalno, ljudi sa sličnim karakteristikama ličnosti imaju veću vjerojatnost da će stvoriti prijateljstva od onih sa značajno različitim karakteristikama ličnosti.
2. Prisutnost teritorijalne blizine na lokaciji tih ljudi. Što su radna mjesta članova grupe bliže, to je vjerojatnije da će uspostaviti prijateljske odnose. Isto se odnosi i na blizinu mjesta stanovanja.
3. Učestalost sastanaka, kao i očekivanje da će se ti sastanci u budućnosti događati dosta često.
4. Koliko uspješno funkcionira grupa. Općenito, uspjeh vodi ljude da razviju pozitivne stavove jedni prema drugima više nego neuspješno funkcioniranje grupe.
5. Prisutnost jednog cilja kojem su podređena djelovanja svih članova grupe. Ako su članovi grupe razdvojeni rješavanjem pojedinačnih problema, manje je vjerojatno da će se razviti uzajamna simpatija i prijateljstvo nego ako rade na rješavanju problema zajedničkog za sve.
6. Široko sudjelovanje svih članova grupe u donošenju odluka. Mogućnost utjecaja na grupne procese potiče razvoj pozitivnih percepcija tima među članovima grupe.
Prisutnost simpatije u odnosima među ljudima, prisutnost prijateljskih odnosa među članovima grupe ima veliki utjecaj na raspoloženje ljudi, na njihovo zadovoljstvo radom, članstvom u grupi. Međutim, ne može se jednoznačno reći da prijateljski odnosi između članova grupe imaju samo pozitivan učinak na rezultate rada i funkcioniranje organizacije u cjelini. Ako ljudi koji imaju međusobne prijateljske odnose imaju visoku motivaciju za rad, tada prisutnost međusobnih simpatija i prijateljstva doprinosi značajnom povećanju rezultata njihovog rada i time pozitivno utječe na funkcioniranje grupe kao cjeline. Ako su ljudi slabo motivirani za rad, onda će rezultat biti potpuno suprotan. Provodit će puno vremena u razgovorima koji su beskorisni za rad, pauzama za pušenje, čajankama itd., i stalno će ih odvraćati od posla, oštro smanjujući učinkovitost njihovog rada. U isto vrijeme, oni mogu odvratiti druge od posla, stvarajući atmosferu besposlice i opuštenosti.
Situacijske karakteristike grupe malo ovise o ponašanju članova grupe i grupe kao cjeline. Ove su karakteristike povezane s njegovom veličinom i prostornim položajem.
U malim grupama teže je doći do dogovora, a puno se vremena troši na razjašnjavanje odnosa i stajališta. U velikim grupama postoje poteškoće u pronalaženju informacija jer se članovi grupe ponašaju suzdržanije.
Prostorni raspored članova grupe ima značajan utjecaj na njihovo ponašanje. Identificiraju se tri bitne karakteristike prostornog smještaja pojedinca o kojima ovisi odnos između osobe i grupe. Prvo, ovo je prisutnost trajnog ili određeno mjesto odnosno teritorija. Nedostatak jasnoće u ovo pitanje stvara mnoge probleme i sukobe u međuljudskim odnosima. Drugo, ovo je osobni prostor, odnosno prostor u kojem se nalazi samo tijelo ova osoba. Prostorna blizina u smještaju ljudi može izazvati mnoge probleme. Treće, ovo međusobni dogovor mjesta Ako osoba uzme radno mjesto na čelu stola, to ga automatski stavlja u poziciju vođe u očima ostalih članova grupe. Menadžment, poznavajući ova i druga pitanja lokacije članova grupe, može postići značajan učinak samo pravilnim postavljanjem radnih mjesta.
Kao što je ranije navedeno, upravljačka struktura, kao i organizacija u cjelini, sastoji se ne samo od službenih odjela (pozicija) i unaprijed određenih veza između njih, već i od skupa neformalnih grupa, vodećih pojedinaca i njihovih neformalnih kontakata. Tek uzimajući u obzir njihovu ulogu može se dobiti predodžba o kompletnoj upravljačkoj strukturi.
Hawthorneovi pokusi dali su velik doprinos proučavanju problema grupnog funkcioniranja.
Skupina- dvije ili više osoba koje međusobno djeluju na način da svaka osoba utječe na drugu i da je pod njezinim utjecajem.
Organizacija i njezini dijelovi također su grupe. Članovi grupe razvijaju pravila, stavove, vrijednosti i očekivanja koja su im prihvatljiva u pitanjima koja se odnose na razumijevanje norme ponašanja, tj. standardi ponašanja. Što zaposlenik organizacije više cijeni pripadnost grupi, to je njegovo ponašanje primjerenije.
Formalne i neformalne grupe
Formalne grupe su grupe stvorene voljom menadžmenta.
Vrste formalnih grupa su: liderske grupe, radne (zadatne) grupe, komiteti i timovi.
Upravljački tim čine menadžer i njegovi izravno podređeni pod njegovom kontrolom (predsjednik i dopredsjednici).
Radna (ciljna) skupina - zaposlenici koji rade na jednom zadatku.
Odbor je grupa unutar organizacije kojoj je delegirana ovlast za izvršavanje zadatka ili niza zadataka. Ponekad se odbori nazivaju vijećima, komisijama ili radnim skupinama. Postoje stalni i posebni odbori.
- Kada rješavanje problema zahtijeva puno iskustva u nekom području.
- Predložena odluka će se pokazati nepopularnom u organizaciji (u ovom slučaju, menadžer se može zaštititi).
- Kada je potrebno saznati mišljenje podređenih.
Tim – skupina zaposlenika organizacije ili strukturna jedinica, radeći kao jedinstvena cjelina, pokazujući maksimalnu inicijativu i odgovornost.
Karakteristike "tima" i "grupe" su različite jer:
- U timu je vodstvo podijeljeno među članovima, au grupi je u pravilu jedan jasan vođa.
- U timu je osobna odgovornost nadopunjena kolektivnom, au grupi dominira osobna odgovornost.
- U timu su proizvodi ili usluge rezultat kolektivnog djelovanja, au grupi individualnog djelovanja.
- Tim raspravlja, odlučuje i provodi, a grupa raspravlja, odlučuje i delegira provedbu odluke.
Tim je uvijek grupa, ali nema svaka grupa timski duh. Tim, u pravilu, ima veće radne rezultate od ostalih grupa zbog činjenice da svaki član tima teži ostvarenju zajedničkog cilja, jasno ispunjava svoje odgovornosti, komunicira s drugim zaposlenicima radi koordinacije zajedničkih aktivnosti i smatra se dijelom cjeline. Kao rezultat toga dolazi do sinergijskog učinka zahvaljujući unutarnjim odnosima, predanosti, radu, koordinaciji djelovanja, povjerenju jednih prema drugima, suradnji i identičnim vrijednostima. Članovi tima mogu raditi pojedinačno u različitim sobama i komunicirati elektronički.
Učinkovit timski rad uključuje uzimanje u obzir nacionalne karakteristike prilikom formiranja tima i dovoljno visoku razinu zrelosti i profesionalnosti.
Neformalna grupa je spontano nastala grupa ljudi koji redovito komuniciraju kako bi postigli određeni cilj.
Čimbenici koji utječu na učinak i formalnih i neformalnih grupa:
Vođa – imati jakog vođu;
Veličina grupe je broj njezinih članova, s čijim rastom komunikacija postaje sve teža, a unutar velike grupe može se formirati nova koja slijedi svoje ciljeve. Optimalna veličina grupe je od 5 do 11 osoba;
Sličnost ili različitost članova grupe koji imaju vlastito stajalište o različitim odlukama upravljanja i što su individualniji to će odluka biti optimalnija, jer višestruka gledišta i razvoj izgleda za razvoj organizacije uvijek su pozitivni;
Norme ponašanja koje je usvojila grupa imaju snažan utjecaj o ponašanju svakog člana tima, kao i o smjeru u kojem će grupa djelovati: prema ostvarenju ciljeva organizacije ili prema konfrontaciji. Norme mogu imati pozitivnu ili negativnu orijentaciju, npr. potiču krađu, izostanke s posla, nekonstruktivnu kritiku organizacijskih vođa itd.
Glavni razlozi pridruživanja grupama:
- organizacijski i proizvodni;
- socio-psihološki;
- materijal.
Zajednica koja redovito komunicira i stalno je u interakciji jedna s drugom naziva se grupa. Ne postoji mjesto na svijetu gdje ovaj fenomen izostaje. Ljudi posvuda stvaraju zajednice određenog tipa, koje se mogu podijeliti na formalne i neformalne skupine. Unutar svake takve zajednice mora biti dvoje ili više ljudi, a utjecaj svih njih jednih na druge mora biti obostran.
Definicija
Formalna grupa je mali odvojeni tim stvoren isključivo od strane menadžmenta i namjerno unutar općeg tima, čiji je cilj organizacija proizvodnog procesa. To jest, to je organizacija s određenim funkcijama, specifičnim zadaćama i jasno definiranim ciljevima. Za razliku od formalnih, neformalne grupe nastaju spontano i nemaju nikakav status.
Sama organizacija i svaki njen odjel također su grupe čiji članovi imaju zajedničke vrijednosti, stavove, pravila i standarde ponašanja. Ako zaposlenici cijene svoju organizaciju, ponašaju se primjereno. To znači da je formalna grupa zajednica koju na okupu drži razumijevanje norme ponašanja. Unutarnje veze svake organizacije također tvore grupe - kako formalne, odnosno one koje je stvorio vođa i dokumentirane, tako i neformalne, koje su se spontano razvile kroz međuljudske odnose i nigdje nisu službeno označene.
Glavne razlike
Na temelju kriterija razlike može se provesti sljedeća analiza. Formalna grupa je ona koju je stvorila organizacija isključivo za svoje potrebe; na njezine osobine ponašanja može utjecati određena pozicija opis posla, a sam utjecaj proteže se samo odozgo prema dolje. Obilježja grupe jasno su definirana službenim kanalima, čak su i međuljudski odnosi propisani od strane organizacije, a vođa se također imenuje voljom nadređenih.
Neformalne grupe nastaju spontano, ciljevi zadovoljavaju potrebe isključivo unutar grupe, pojedinci utječu jedni na druge, a ne odozgo prema dolje, nego često obrnuto. Osobine su nestabilne, promjenjive, odnosi nastaju spontano, a ako se pojavi vođa, to je samo voljom same grupe. Odnosno, formalne i neformalne grupe razlikuju se jedna od druge u gotovo svim aspektima.
Vrste
Prije određivanja vrste grupe potrebno je saznati na kakvim je temeljima ta zajednica izgrađena: jesu li to prijateljski odnosi ili proizvodni. U svakom slučaju, osnova za stvaranje svake grupe je organizacija. Formalna grupa može biti jedna od tri vrste:
- Voditeljska skupina: glavni vođa i njegovi najbliži podređeni, također vođe. Primjerice, predsjednik i potpredsjednici.
- Radna grupa (ili radna grupa, ili radna grupa): ljudi koji obavljaju isti zadatak, planirajući ga samostalno, a ne kolegijalno.
- Odbor ili javna organizacija: unutarorganizacijska grupa koja donosi odluke na glavnoj skupštini, budući da je stvorena za koordinaciju djelovanja različitih odjela. Postoje povjerenstva koja rade stalno i ona koja se stvaraju za obavljanje određenih zadataka, odnosno privremena
Interakcija
Formalna organizacija stvorena po volji vlasti također je za sve vrste interakcije među ljudima, a ne uvijek u skladu s uputama uprave. Takvi društveni odnosi ponekad stvaraju brojne prijateljske grupe unutar zajedničke, ali općenito predstavljaju jednu organizaciju. Formalno i neformalno društvene grupe također imaju svoje sličnosti i razlike.
Svaka osoba u zajednici nužno utječe na druge i sama je pod utjecajem u procesu komuniciranja – kako pozitivnih tako i negativnih. Tako se formiraju osobne osobine svakog člana grupe i norme ponašanja unutar zajednice. Pojedinac može utjecati na cijelu grupu koliko god želi, to ovisi o njegovom autoritetu koji određuje i neslužbeni dio grupe i službeni.
Svrhe stvaranja
Zajednica formirana unutar organizacije su ljudi koji spontano komuniciraju radi određenih zajedničkih ciljeva, dok zajednica stvorena za proizvodnju u svojoj srži ima dobro promišljen plan. Međutim, formalne i neformalne grupe u organizacijama na mnogo su načina slične. I tamo i tamo mogu postojati zadaci, mogu se pojaviti vođe i izgraditi hijerarhija.
Razlika je u tome što su neformalne grupe nenamjerna reakcija na bilo kakve individualne potrebe koje organizacija ne zadovoljava, dok se formalne grupe stvaraju prema određenom planu.
Svrha formalne grupe također je jasna i razumljiva: ljudi joj se pridružuju zbog profesionalnog interesa, prestiža ili prihoda. Razlog za nastanak neformalne grupe obično je više "mentalni": to je bliska komunikacija i interes, zajednički interesi, uzajamna zaštita, uzajamna pomoć i tako dalje.
Razlozi za učlanjenje
Prije svega, razlog pridruživanja formalnim i neformalnim grupama je društvena potreba za pripadanjem. Tako se stječe samospoznaja, samopotvrđivanje, samoodređenje, aktiviraju potrebe i stvara okruženje za njihovo zadovoljenje. Na drugom mjestu je razlog traženja povjerenja i međusobne pomoći. Kad se suoče s bilo kakvim poteškoćama, ljudi se obraćaju svojim kolegama, a ne svojim menadžerima. S takvim odnosima javlja se grupna interakcija. Cilj formalne grupe je zdrav, učinkovit tim, stoga stvaranje neformalnih grupa obično prati voditelj, te po potrebi regulira odnose u njima.
Da bi zaštitili osobne ili grupne interese, na primjer, štetne uvjete, probleme s plaćama i slično, također se najčešće obraćaju grupi. u formalnoj skupini obično promiču koheziju tima. Često je temelj komunikacije u grupama zajednički interes, isti hobiji, zajedničke duhovne vrijednosti, kao i dobivanje informacija raznih vrsta, ne nužno samo industrijskih. I, naravno, prijateljska komunikacija i međusobna simpatija igraju veliku ulogu u stvaranju grupe. Na taj način ljudi mogu izbjeći usamljenost, osjećaj beskorisnosti, izgubljenosti, ali i dobiti moralnu pomoć u slučajevima osobnih drama.
Karakteristike
U neformalnim organizacijama uvijek postoji kontrola nad svim članovima grupe. Prije svega, to je jačanje normi ponašanja. Ako promjene u timu ugroze mirno postojanje, to jest, zajednički interesi, pozitivne emocije ili zajednička komunikacijska iskustva će patiti, tada će se neformalna grupa aktivno oduprijeti svim formalnim formacijama organizacije.
Vođa može imati bilo koju formalnu grupnu strukturu i bilo koju nestrukturiranu neformalnu. Formalni vođa će imati službeni autoritet, dok će neformalni vođa imati autoritet u timu. U slučaju borbe između prioriteta, teško je predvidjeti pobjednika, jer je fokus na ljude i prisutnost dobrih odnosa gotovo skuplji od bilo kojeg službenog statusa. Pametni vođe to razumiju i usmjeravaju energiju neformalne grupe u pravom smjeru, obično proizvodnji.
Neformalno upravljanje grupom
Sve grupne formacije unutar tima nužno su u interakciji, i to dinamično. Opće emocionalno raspoloženje uvelike utječe na interakciju i izvršavanje zadataka s kojima se tim suočava. Učinkovitost formalne grupe u potpunosti ovisi o raspoloženju neformalnih grupa. Stoga je njihovo zbližavanje najvažniji cilj svakog vođe, kako bi nestale negativne manifestacije u odnosima članova tima jednih prema drugima, “neformali” bili pozitivno orijentirani, lako bi se uklopili u prostor društvene proizvodnje.
Kohezija tima je rezultat podudarnosti interesa formalnih i neformalnih grupa, u takvim uvjetima je produktivnost rada najveća. Naprotiv, ako se interesi, pravila i norme ne poklapaju, čak i autoritativni vođa naći će se u teškom položaju; borba između struktura tima uvijek koči rast produktivnosti. Tu mogu pomoći neformalni odnosi, u tu svrhu stvorene su tehnike upravljanja osobljem.
Mehanizmi nastanka
Ako se formalne grupe stvaraju planski, onda se neformalne uvijek samoorganiziraju. Ponekad se događa da neformalna grupa dobije status amaterskog kolektiva ili javne organizacije. U svakom timu postoje kontaktne formalne i neformalne grupe, a interakcija ima i pozitivne i negativne strane. Pametan menadžer uvijek će moći mudro upravljati neformalnim grupama kako bi pomogle u postizanju ciljeva koje je tvrtka postavila.
Problemi povezani s pojavom neformalnih grupa u timu najčešće se odnose na širenje lažnih glasina, otpor prema promjenama i smanjenje radne učinkovitosti. Ali dobrobiti su mnogo zanimljivije: to je pojava odanosti određenom poduzeću, duh kolektivizma. Produktivnost se značajno povećava ako počnu premašivati službeno utvrđene. S negativne manifestacije svakako se moramo boriti, slušajući mišljenja neformalni lideri, razbijanje glasina službenim potpunim informacijama, a pozitivna načela moraju se održavati dopuštanjem članovima neformalnih grupa da sudjeluju u donošenju odluka.
Mala formalna grupa
To je previše fleksibilan fenomen da bi imao standardnu definiciju. Ali karakteristične značajke formalne male grupe svakako rade. Izolirano udruženje ljudi, kao što je mala grupa, karakterizira česta međusobna interakcija, obvezno identificiranje sebe kao članova jedne grupe i dijeljenje gotovo svih interesa kao zajedničkih. Svi članovi male grupe sudjeluju u sustavu raspodjele uloga, identificiraju se u istim objektima i idealima. Mala grupa surađuje sa svim svojim članovima u međuovisnosti kako bi postigla najpotpuniji osjećaj jedinstva. Relativno okoliš mala grupa koordinira svoje akcije.
U maloj formalnoj skupini broj članova rijetko doseže deset ljudi, što pomaže u priličnoj koordinaciji zajedničkih akcija dugo vremena. Ove su skupine nevjerojatno otporne. Ne samo da će dovršiti posao za koji su se udružili, već će uz nagrade dobiti i rezultate. Osim izvršenja određenog zadatka, pozitivno je to što se stvara okruženje za samopotvrđivanje i samospoznaju, što je sasvim objektivna potreba svake osobe.
- to je određena zajednica ljudi koji redovno komuniciraju i stupaju u interakciju jedni s drugima radi postizanja određenog cilja, koji su međusobno ovisni, s psihološkog gledišta sebe doživljavaju kao članove grupe, a svi zajedno sebe smatraju grupom.
Također možemo reći da su grupa dvije ili više osoba koje međusobno djeluju na takav način da svaka osoba utječe na drugu i da je pod njezinim utjecajem.
Organizacija i njezini dijelovi također su grupe. Članovi grupe razvijaju pravila, stavove, vrijednosti i očekivanja koja su im prihvatljiva u pitanjima koja se odnose na razumijevanje norme ponašanja, tj. standardi ponašanja. Što zaposlenik organizacije više cijeni pripadnost grupi, to je njegovo ponašanje primjerenije.
Po prirodi unutarnjih veza Grupe se mogu podijeliti na formalne, stvorene po volji voditelja na temelju određene organizacijske i pravne dokumentacije, i neformalne, koje se razvijaju spontano na temelju međuljudskih odnosa i nemaju službeni, pravno fiksiran, odobren status.
Prvi put je podjelu malih grupa na formalne i neformalne predložio E. Mayo. Njegovi Hawthorne eksperimenti pokazali su da je organizacija društveni sustav. Hawthorneov efekt je stanje u kojem novost zadatka ili dodatna pažnja na njega dovodi do iskrivljenog (pretjerano povoljnog) rezultata eksperimenta.
Kriteriji za razlikovanje formalnih i neformalnih grupa:
| Kriterij | Formalne grupe | Neformalne grupe |
| Podrijetlo | stvara organizacija | nastaju spontano |
| Ciljevi | služe potrebama organizacije | služe potrebama grupe |
| Izvor utjecaja na grupno ponašanje | pravilnik o jedinici, opis poslova | pojedinac |
| Smjer utjecaja | od vrha do dna (po grupi) | odozdo prema gore (po organizaciji) |
| Karakteristike komunikacije | dobro definiran, koristi službene kanale | loše definiran, koristi nedosljedne kanale |
| Međuljudski odnosi | propisana od strane organizacije | nastaju spontano |
| Nadglednik | imenovan od strane organizacije | određuje grupa |
Formalne skupine su skupine stvorene voljom menadžmenta za organiziranje procesa proizvodnje. Koliko god male bile, one su formalne organizacije čija je primarna funkcija izvršavanje specifične zadatke i postizanje specifičnih, specifičnih ciljeva. Postoje tri glavne vrste formalnih grupa u organizaciji:
- Menadžersku grupu čine menadžer i njegovi izravno podređeni, koji također mogu biti menadžeri. Primjer tipičnog izvršnog tima su predsjednik tvrtke i viši potpredsjednici.
- Proizvodnu (radnu, zadatak) skupinu čine pojedinci koji zajedno rade na istom zadatku. Iako imaju zajedničkog vođu, ove se grupe razlikuju od skupine vođa po tome što imaju znatno veću autonomiju u planiranju i izvršavanju posla.
- Odbor je grupa unutar organizacije kojoj je delegirana ovlast za izvršavanje zadatka ili niza zadataka. Ono što razlikuje odbor od ostalih struktura je grupno odlučivanje. Odbori su stvoreni da popune praznine organizacijske strukture na način da rješava probleme koji nisu u nadležnosti niti jednog odjela, koordinira rad odjela i obavlja posebne poslove. Stalna povjerenstva su povjerenstva koja postoje stalno, a posebna povjerenstva su povremena tijela. Odbori su najkorisniji u situacijama kada će ono što se odluči vjerojatno biti nepopularno i gdje će grupna akcija poboljšati moral organizacije, gdje je potrebno koordinirati aktivnosti različitih odjela ili kada je nepoželjno staviti svu moć u jednu ruka.
Formalna organizacija se stvara po volji menadžmenta. Ali kada se jednom stvori, postaje i društveno okruženje u kojem ljudi međusobno komuniciraju na načine koje ne diktira uprava. Iz društvenih odnosa rađaju se mnoge prijateljske, neformalne grupe koje zajedno predstavljaju ne formalna organizacija.
Neformalna organizacija je spontano formirana grupa ljudi koji redovito komuniciraju kako bi postigli određeni cilj. Neformalne organizacije imaju mnogo toga zajedničkog s formalnim organizacijama. Organizirane su na neki način na isti način kao i formalne organizacije – imaju hijerarhiju, vođe i zadatke. Specifičnost je u tome što formalna organizacija nastaje prema unaprijed osmišljenom planu, dok je neformalna organizacija više spontana reakcija na nezadovoljene individualne potrebe.
Mehanizam formiranja formalnih i neformalnih grupa
Kada se ljudi pridružuju formalnim grupama, obično ili žele unaprijediti ciljeve organizacije, ili im trebaju nagrade u obliku prihoda, ili ih motiviraju razlozi prestiža povezani s pripadnošću organizaciji. Najvažniji razlozi za ulazak u neformalnu grupu su: osjećaj pripadnosti, uzajamna pomoć, uzajamna zaštita, bliska komunikacija i interes.
Obilježja neformalnih organizacija
Društvena kontrola. Neformalne organizacije vrše društvenu kontrolu nad svojim članovima. Prvi korak k tome je uspostavljanje i jačanje normi - grupnih standarda za prihvatljivo i neprihvatljivo ponašanje.
Otpor promjenama. Otpor će se javiti kad god članovi grupe promjene vide kao prijetnju daljnjem postojanju grupe kao takve, njihovom zajedničkom iskustvu, zadovoljenju društvenih potreba, zajedničkih interesa ili pozitivnih emocija.
Neformalni lideri. Neformalni vođa stječe svoj položaj traženjem i korištenjem moći nad članovima grupe, slično kao što to čini vođa formalne organizacije. Razlika je u tome što vođa formalne grupe ima potporu formalnih autoriteta koji su mu delegirani. Podrška neformalnog vođe je njegovo priznanje od strane grupe. U svom djelovanju oslanja se na ljude i odnose.
Upravljanje neformalnom organizacijom
Važno je da lideri shvate da neformalne organizacije dinamično komuniciraju s formalnim. Budući da grupne emocije utječu i na zadatke i na interakcije, one također mogu utjecati na učinkovitost formalne organizacije. Dakle, jedan od najvažnije zadatke Voditelji su konvergencija formalnih i neformalnih struktura, pozitivna orijentacija neformalnih grupa i borba protiv negativnih manifestacija u timu.
Idealno stanje tima je ono u kojem se formalne i neformalne grupe podudaraju što je više moguće. Ova podudarnost formalnih i neformalnih struktura stvara koheziju u timu i daje zamjetan proizvodni učinak.
Ako se strukture ne poklapaju, kada vođa nema autoritet u timu, a grupne norme i pravila odudaraju od kolektivnih, u timu može nastati borba između formalnih i neformalnih struktura, što onemogućuje učinkovito djelovanje.
U formalnim grupama obično se razvija široki sustav neformalni odnosi i neformalne grupe. Ova je okolnost vrlo važna za funkcioniranje službene skupine, a osobito velikih organizacija.
Glavni društveni mehanizam koji dovodi do formiranja i razvoja neformalne grupe u strukturi službenih grupa je samoorganizacija. S vremenom neke samoorganizirajuće neformalne skupine mogu dobiti službeni status, postajući, na primjer, javne organizacije, amaterske grupe i sl.
Interakcija formalnih i neformalnih grupa u timu prirodna je i raširena pojava. Ima ga u svakom timu. Kao i mnogi čimbenici koji djeluju u području upravljanja, ono nosi i negativne i pozitivne aspekte.
Voditelj tima mora voditi računa o postojanju formalnih i neformalnih grupa te ih mudro koristiti za postizanje ciljeva poduzeća.
Jedna od najvećih i najčešćih poteškoća koja koči učinkovito upravljanje grupama i neformalnim organizacijama je početno nisko mišljenje lidera o njima.
Problemi povezani s neformalnim organizacijama uključuju smanjenu učinkovitost, širenje lažnih glasina i sklonost otporu promjenama. Potencijalne koristi: Veća predanost organizaciji, visok timski duh i veća radna izvedba uočavaju se kada grupne norme premašuju formalne norme.
Kako se nositi s potencijalnim problemima i uhvatiti potencijalne koristi neformalna organizacija Uprava mora prepoznati neformalnu organizaciju i surađivati s njom, slušati mišljenja neformalnih vođa i članova grupe, dopustiti neformalnim organizacijama da sudjeluju u donošenju odluka i suzbiti glasine brzim davanjem službenih informacija.
Grupa može više ili manje ostvariti svoje ciljeve ovisno o utjecaju sljedećih čimbenika: veličine, sastava, grupnih normi, kohezije, sukoba, statusa i funkcionalne uloge njezinih članova. Najučinkovitija grupa je ona čija je veličina razmjerna njenim ciljevima, koja uključuje ljude različitog spola, dobi i s različitim osobinama ličnosti, čije norme pridonose postizanju ciljeva organizacije, gdje postoji zdrav sukob i gdje je grupa visokog statusa članovi ne dominiraju.
Koncept radne skupine
Radna grupa ima veliki utjecaj na motivaciju ne samo svojih članova, već i samog voditelja. Od davnina je uočeno da se čovjek ponaša puno drugačije kada djeluje kao član grupe: obitelji, radnog kolektiva, gomile itd.
S razvojem u potkraj XIX V. sociologije i zatim socijalna psihologija utjecaj grupe na učinkovitost proizvodnje postao je predmetom posebnih znanstvenih istraživanja. Što je primarna radna skupina?
Primarna radna grupa je udruženje ljudi radi postizanja poslovnih ciljeva, koji tijekom određenog, prilično dugog vremenskog razdoblja redovito međusobno izravno komuniciraju, pri čemu je svaka osoba u kontaktu sa svima ostalima, a svjesni su sebe kao članova grupu, identificirajući se s njom.
Skupina od 7 ljudi (ili 7+2) obično se smatra optimalnom sa stajališta operativne učinkovitosti. Međutim, ovisno o prirodi aktivnosti i interesima, grupa može imati od 2 do 15 članova. Na temelju primarnih radnih skupina izgrađuju se i sekundarne radne skupine - timovi više razine, npr. odjel, radionica, poduzeće, udruga itd. Ne postoji redovita kontaktna interakcija između članova sekundarnih skupina. Radnici u takvim timovima možda se uopće ne poznaju.
Ovo će se poglavlje usredotočiti samo na primarne radne skupine.
U stručnoj literaturi postoje razne klasifikacije radne skupine. Posebno se dijele na timske, koje čine vođa i njegovi najbliži pomoćnici; cilj (radnici), ujedinjujući radnike koji obavljaju zajednički zadatak; odbori, koji su relativno autonomne skupine kojima su delegirane ovlasti za obavljanje specifičnih zadataka, kao što su krugovi kvalitete.
Formalne, neformalne i prijateljske grupe
Radna skupina uključuje formalne i neformalne strukture i njima odgovarajuće skupine (može postojati više neformalnih struktura i skupina), koje se međusobno preklapaju. Formalne grupe obično se stvaraju na inicijativu odozgo, u pravilu, od strane višeg rukovodstva za obavljanje određenih organizacijskih zadataka, iako se ponekad mogu stvoriti na inicijativu odozdo, na primjer, u slučaju kada nekoliko poznanika i prijatelja udružuju svoj kapital napore i stvoriti joint venture, recimo, maloprodajno mjesto. No, čak iu ovom vrlo rijetkom slučaju, formalna grupa nastaje kao rezultat provedbe svjesno donesene odluke.
Karakteristike formalne grupe su: jasno definiran sastav i struktura, uključujući organizacijske norme; zajednički zadaci (ciljevi) za grupu; stroga definicija i raspodjela uloga; nedvosmisleno utvrđivanje statusa, prava i odgovornosti članova grupe. Primjeri formalnih grupa u poduzeću su odjeli (sektori) planiranja, proizvodnje, marketinga, opskrbe itd. Formalne grupe osiguravaju jedinstvo djelovanja svih komponenti organizacije, povezivanje različitih odjela sa svojim zajedničkim ciljevima. Identifikacija formalnih skupina temelji se na svrsishodnosti društvene podjele rada.
Neformalne grupe u organizaciji uvijek nastaju spontano, na inicijativu odozdo, kao rezultat novih oblika aktivnosti i komunikacije koji nastaju na temelju formalne interakcije među zaposlenicima.
Ponašanje članova neformalne skupine njihova je jedinstvena reakcija na formalne strukture organizacije. Neformalne grupe nastaju na temelju ciljeva koji se izravno ne poklapaju s ciljevima organizacije, kao rezultat zajedničkih interesa sklonosti i antipatija njihovih članova, koji se očituju u odnosima međusobnog pomaganja, razmjene znanja, vještina i informacija. , kao iu nekim drugim specifičnim vrstama aktivnosti, uključujući one koje uzrokuju štetu organizacijama (na primjer, zajedničke akcije skupine pljačkaša).
Neformalne grupe nemaju jasnu, stabilnu strukturu i mogu biti otvorene za nove članove organizacije. Diferencijacija statusa i uloga unutar njih nije kruta i unaprijed planirana. Ona nije dana izvana, odozgo, nego je određena unutargrupnim odnosima. Neformalne grupe sposobne su značajno modificirati formalnu strukturu, a ponekad i iskriviti rezultate svojih aktivnosti do neprepoznatljivosti.
Proučavanje neformalnih grupa posebno se raširilo oko 60-ih godina prošlog stoljeća zbog širenja utjecaja teorije ljudskih odnosa.
Neformalne grupe se dijele na interesne (ili interesne grupe) i prijateljske. Prvi se formiraju kako bi se ostvario određeni zajednički interes, na primjer, kako bi se menadžmentu podnijeli zahtjevi za pravovremenu isplatu plaća ili njihovo povećanje. Obično takve grupe prestaju postojati čim su njihovi interesi zadovoljeni. Međutim, oni najsložniji često mijenjaju svrhu svog udruživanja, prirodu svog djelovanja, pa čak i poprimaju strukturalni oblik. Tako skupina aktivista koji brane interese radnika može postati jezgrom uspostavljene sindikalne organizacije, skupina inovatora i izumitelja može se konstituirati u znanstveno-razvojni sektor itd.
Prijateljske grupe formiraju se na temelju osobnih simpatija i međusobnog raspoloženja. Članstvo u takvim grupama varira ovisno o stvaranju ili raskidu prijateljstva.
Funkcije neformalnih grupa
Neformalne grupe obavljaju niz funkcija koje su važne njihovim članovima. Funkcije neformalnih grupa uključuju sljedeće:
1) ostvarivanje zajedničkih materijalnih i društvenih interesa. To može biti interes za inovacije ili razvoj i implementaciju izuma, za dobivanje dodatnog prihoda, za zajedničku izgradnju garaža, za rješavanje pitanja dacha, za organiziranje turističkih putovanja itd. ;
2) zaštita od pretjeranog pritiska administracije, pretjerane intenzifikacije rada, povećanja standarda proizvodnje, otpuštanja radnika i sl.;
3) primanje i prenošenje potrebnih ili zanimljivih informacija;
4) olakšavanje komunikacije i uspostavljanje međusobne pomoći u rješavanju organizacijskih i osobnih problema;
5) očuvanje i njegovanje zajedničkih kulturnih, društvenih, nacionalnih, vjerskih i drugih vrijednosti;
6) zadovoljenje potreba za grupnom pripadnošću, priznavanjem, poštovanjem i identifikacijom. Time se povećava zadovoljstvo radom i boravkom u organizaciji;
7) stvaranje povoljnog okruženja za aktivnost i psihičku ugodu, prevladavanje otuđenosti, straha, stjecanje samopouzdanja i smirenosti;
8) prilagodba i integracija novih i mladih zaposlenika. Prihvaćanje u tim pomaže im da se brzo prilagode zahtjevima organizacije, omogućuju im dobivanje vrijednih savjeta i pomoći te olakšavaju različite vrste komunikacije.
Kao što se može vidjeti iz gornjeg popisa funkcija, neformalne grupe mogu obavljati i konstruktivne i destruktivne funkcije. Pod određenim uvjetima mogu biti u sukobu s ciljevima organizacije, odvratiti pažnju i energiju zaposlenika, izazvati akutne sukobe i smanjiti ukupnu učinkovitost rada. No, uz racionalnu formalnu organizaciju i vješto vođenje, neformalne grupe, utječući na formalnu strukturu, pomažu humanizirati rad, prilagoditi organizaciju rada potrebama i željama osobe.Posljedično se povećava zadovoljstvo poslom i učinkovitost, smanjuje se fluktuacija radne snage. , apsentizam i drugi disfunkcionalni oblici ponašanja su smanjeni.
Raznolikost funkcija neformalnih grupa mora se uzeti u obzir u praktičnom upravljanju. Menadžer mora znati postaviti ispravnu dijagnozu u svakom konkretnom slučaju, tj. odrediti funkcionalnu svrhu neformalne grupe, kao i razviti odgovarajuće akcije usmjerene na uklanjanje ili promjenu prirode disfunkcionalnih udruženja, promicanje i jačanje funkcionalnih grupa. Treba stvoriti povoljne uvjete za formiranje i koheziju grupa koje doprinose postizanju ciljeva organizacije.
Utjecaj na neformalne skupine
Proces formiranja i funkcioniranja neformalnih grupa u velikoj je mjeri kontroliran i podložan ciljanoj regulaciji. Važno je uzeti u obzir da upravljanje neformalnim grupama mora biti sveobuhvatno, tj. pokrivaju i formalne grupe, jer u stvaran život Formalne i neformalne strukture radne skupine usko su povezane iu neraskidivom su jedinstvu. Upravljanje dinamikom neformalnih grupa olakšava se: 1) prevladavanjem raširenih negativnih, prezirnih stavova prema neformalnim grupama, prepoznavanjem neformalne organizacije i radom s njom bez ugrožavanja njenog postojanja. Važno je upamtiti da likvidacija neformalne organizacije i, kao posljedica toga, uništenje neformalne grupe može učiniti formalnu organizaciju neodrživom i naštetiti radnoj skupini u cjelini;
2) pomno uvažavanje mišljenja članova, a posebno voditelja neformalnih grupa, poticanje onih od njih koji pomažu u postizanju ciljeva organizacije. Potrebno je na svaki mogući način izbjegavati sukob između formalnih i neformalnih lidera;
3) stalno razmatranje utjecaja donesenih odluka na neformalne skupine i sprječavanje negativne posljedice takav utjecaj;
4) obvezno uključivanje u postupak posvojenja važne odlukečlanovi neformalne grupe, a prije svega njezin voditelj. Time se eliminira ili slabi otpor takvih skupina prema donesenim odlukama;
5) sustavno pružanje pouzdanih informacija sudionicima neformalnih grupa. Time se minimizira mogućnost širenja raznih vrsta glasina i izazivanja ponašanja destruktivnog za organizaciju u cjelini.
Razvijena, učinkovita radna skupina ne može biti samo formalna ili neformalna. Neki autori, promišljajući dinamiku formiranja radnih skupina, razlikuju plansku jedinicu i radnu skupinu. Prva postaje radna skupina tek kao rezultat uključivanja ljudi u procese obavljanja proizvodnih zadataka i razvijanja komunikacija, zahvaljujući stjecanju određenog stupnja kohezije (kohezije).
