Formalni in neformalni komunikacijski kanali. Vrste komunikacij v organizaciji
Predavanje 24. Tipologija komunikacij. Opredelitev komunikacije. Komunikativna kompetenca managerja. Zunanje in interne komunikacije. Oblike komuniciranja: ustno, pisno, osebno, vizualno, verbalno, neverbalno. Formalne komunikacije: navzgor, navzdol, vodoravno. Neformalne komunikacije: "hodna kontrola", "tajni telegraf". Govorice in njihova učinkovitost.
Funkcija vzpostavljanja komunikacij je dejanje vzpostavljanja stabilne informacijske povezave med udeleženci v procesu upravljanja.
Že iz definicije te funkcije izhaja, da je povezovalne narave (po sprejeti klasifikaciji - ozadju). V procesu upravljanja si morajo namreč vsi njegovi udeleženci, pa tudi udeleženci proizvodnega procesa (kamor je vodenje usmerjeno) izmenjevati informacije in zelo pomembno je, da je ta izmenjava učinkovita.
Funkcija vzpostavljanja komunikacij spremlja vse splošne funkcije upravljanja: postavljanje ciljev, načrtovanje, organiziranje, spremljanje in regulacijo. Vsekakor pa mora udeleženec procesa upravljanja ali procesa aktivnosti vedeti in razumeti, katere informacije, kdaj, od koga in kako mora prejeti ter katere informacije, kdaj, komu in kako mora posredovati, da bo celotna aktivnost izvajati gladko.
Pomen komunikacijske funkcije:
Ankete med tujimi managerji so pokazale, da 73 % ameriških, 63 % angleških in 85 % japonskih managerjev meni, da je komunikacija glavna ovira pri doseganju učinkovitosti v njihovih organizacijah (MAX, str. 169).
Enciklopedični viri opredeljujejo komunikacijo (latinsko communicatio, iz communico - delam skupno, povezujem, sporočam) kot prenos informacij od osebe do osebe v procesu delovanja, pa tudi kako sredstva in poti prenosa te informacije.
Vodstvena komunikacija je dvosmeren proces: ne le posredovati informacije, ampak tudi prejeti odziv nanje, poslušati.
»Glavni strokovnjaki« za vzpostavitev komunikacij (subjekti vzpostavitve komunikacij) v organizaciji so vodje na vseh ravneh. Za uspešno doseganje ciljev preko drugih ljudi mora vodja ne le sam prejemati potrebne in zadostne informacije, temveč mora ustvariti pogoje, da vsi udeleženci v procesu prejmejo potrebne in zadostne informacije za sprejemanje vodstvenih ali tehnoloških odločitev.
Ena od značilnosti menedžerjeve profesionalnosti je komunikacijska kompetenca, ki predstavlja znanja, sposobnosti, veščine na področju organiziranja interakcije in same interakcije v poslovni sferi, enotnost teorije in prakse komuniciranja.
Koncept komunikacijske kompetence predpostavlja, da se oseba zaveda
vaša sposobnost zaznavanja okolice brez subjektivnih motenj, brez izkazovanja predsodkov v odnosu do določenih problemov, posameznikov, družbenih skupin
nujnost zaznavajo nove stvari v zunanjem okolju
njihove odgovornosti pri razumevanju norm in vrednot drugih družbene skupine in kulture
njihova čustva in duševna stanja v povezavi z vplivom okoljskih dejavnikov
Komunikativna kompetenca ima kontekstualno vsebino, torej jo je treba obravnavati v kontekstu določene organizacije, ekipe, kategorije zaposlenih, delovnih mest (kjer je običajno komunicirati).
Vzpostavljanje komunikacij v procesu upravljanja tvori učinkovito tehnologijo vodenja. Za pravilno opravljanje svojih nalog mora vsak udeleženec v procesu razumeti, od kod prejema informacije in komu jih posreduje.
Menedžerjev časovni proračun je sestavljen predvsem iz generiranja, prenosa in zaznavanja informacij.
Komunikacija med organizacijo in okoljem je drugačna ( zunanji) ter med ravnmi in oddelki organizacije ( notranji)
Zunanje komuniciranje zagotavlja učinkovitost interakcije organizacije z zunanjim okoljem. Organizacija iz zunanjega okolja prejema informacije o stanju na trgu, o razpoloženju potrošnikov in dobaviteljev, o konkurentih, o podobi organizacije med potrošniki (PR), o spremembah delovnih in življenjskih pogojev (pravno področje, odločitve). državnih organov, višjih organizacij). Pravočasnost njenih odzivov na spremembe v zunanjem okolju je odvisna od tega, kako učinkovito je zunanje komuniciranje organizacije.
Tipologija notranji komunikacije vključuje različne funkcije.
Komunikacija je lahko ustni oz napisano. Napisano komunikacija je lahko osebno oz vizualni. Osebno pisna komunikacija so pisma, beležke, SMS, elektronska pošta, faksi. Vizualno pisna komunikacija obstaja v obliki simboli ali obvestila namenjena vsem.
Komunikacija je lahko verbalno in neverbalno.
Verbalno komunikacija temelji na zaznavanju govora, besed, izgovorjenih v procesu komunikacije ali zapisanih na kak medij.
Nebesedno komunikacija ne temelji na besedah, temveč na dejanjih ljudi. Strokovnjaki za komunikologijo pravijo, da imajo v osebni komunikaciji besede malo pomena. Verbalni vplivi (besede) pri interpretaciji sporočil (interpretacija njihovega pomena) zavzemajo 7 % pomembnosti, glasovni vplivi (intonacija, jakost glasu) - 38 %, obrazna mimika - 55 %. Tako pri osebnem stiku z vodjo ni toliko pomembno, kaj pove, ampak kako pove.
Pri neverbalni komunikaciji je zelo pomembna »govorica telesa«: kretnje, položaji, fiziološke reakcije (človek zardi, pobledi, se znoji, začne jecljati).
Neverbalna komunikacija vključuje okolje, v katerem vodja sprejema podrejenega. Če vodja sedi za mizo, podrejeni pa na stolu nasproti, potem to pomeni: "Tu poosebljam moč." Če vas vodja povabi na stol za kavno mizico in se usede poleg vas, to pomeni: "Pogovarjali se bomo o resni zadevi." Če vodja podrejenega posadi v udoben stol in se usede na kavč, to pomeni: »Spoznajmo se bolje.«
Intonacija je zelo pomembna pri neverbalni komunikaciji. Besede so lahko formalno pravilne, a izgovorjene s takšno intonacijo, da se njihov pomen radikalno spremeni.
Sovjetska šala. Moški se približa stojnici s pivom v upanju, da bo spil pivo. Po včerajšnjem me boli glava in pivo je moja rešitev. Na kiosku je napis "Brez piva". Revež hrepeneče pogleda oglas, nato pa se mu obraz izkrivi od jeze in reče: »Izvolite, barabe! Ne, napisati "Ni piva," ampak se posmehujejo, pišejo "Ni piva!"
Obleka ima v neverbalni komunikaciji določen pomen. Z izbiro določenega stila oblačenja za srečanje s sogovornikom oseba pokaže določen odnos do sogovornika.
Elementi neverbalne komunikacije so podrobneje obravnavani v disciplini "Poslovni bonton".
Komunikacije so lahko formalno in neformalno. Formalno komunikacije vzpostavi vodstvo v skladu s skalarno verigo, ki obstaja v organizaciji. Formalna komunikacija lahko poteka po vseh kanalih. Formalne komunikacije delimo na padajoče, naraščajoče in vodoravno.
Sestopanje komunikacije so komunikacijske povezave, ki potekajo od vodstva do podrejenih. Vpišejo se: navodila za opravljanje dela, utemeljitev dela (kako se delo nanaša na druge izvajalce), postopki in pravila, Povratne informacije(kako zaposleni opravljajo svoje naloge po mnenju nadrejenih), prepričljive informacije (osredotočene na podporo določeni nalogi).
Vstajanje komunikacije so komunikacijske povezave, ki potekajo od podrejenih do vodstva. Naslednje informacije so: poročila o izvedenih ukrepih in doseženih rezultatih, informacije o nastajajočih težavah in težavah (signalizacija), mnenja podrejenih o potrebnih spremembah pri delu, dojemanje zaposlenih o svojih kazalnikih uspešnosti.
Vodoravno komunikacije so komunikacijske povezave med oddelki ali zaposlenimi iste hierarhične ravni. Na primer informacijske povezave med različnimi oddelki ali različnimi delavnicami ali strokovnjaki iz različnih oddelkov. Tu ni hierarhije in informacije so manj podvržene izkrivljanju. Horizontalno tečejo naslednje informacije: o koordinaciji dela, o reševanju problemov znotraj oddelkov, o reševanju konfliktov.
Vsa področja informacij morajo biti uravnotežena. Prevlada ene smeri nad drugimi zmanjšuje učinkovitost upravljanja.
V učinkoviti organizaciji mora biti ozaveščenost zaposlenih na dokaj visoki ravni. To ustvarja občutek pripadnosti in lastne vrednosti, pozitiven odnos do dela v tej organizaciji, poteši naravno radovednost in prepreči nastanek neformalnih skupin in vodij zaradi pomanjkanja informacij.
Neformalno komuniciranje (neformalni komunikacijski kanali, socialne komunikacije, podporne komunikacije, govorice). Neformalni kanali sobivajo s formalnimi, niso odvisni od hierarhične ravni in povezujejo vse zaposlene v organizaciji.
Obstajata dve vrsti neformalnih komunikacij: "hodna kontrola" in "tajni telegraf".
»Hodeče vodenje« pomeni, da se vodja srečuje s podrejenimi na delovnem mestu (»sprehaja«) in iz pogovorov z njimi dobiva informacije o težavah in dosežkih. V tem primeru informacije niso popačene, ko gredo navzgor skozi skalarno verigo. Ta vrsta komunikacije velja za zelo učinkovito.
Secret Telegraph je neformalno komunikacijsko omrežje organizacije, ki združuje vse zaposlene na nižjih ravneh hierarhije. Ta oblika komunikacije obstaja v vseh organizacijah. »Tajni telegraf« obstaja v obliki »verige tračev« (ena oseba posreduje informacijo večim) in v obliki verige grozdov (»grozdja«), ko več oseb posreduje informacije več drugim. Organizacija ima lahko tako aktivne »telegrafiste« kot ljudi, ki niso nagnjeni k prenašanju govoric.
Večina raziskovalcev pride do zaključka, da so informacije, ki se širijo po neformalnem kanalu »govorice«, precej zanesljive, če se nanašajo na organizacijo in nimajo čustvenega ali osebnega prizvoka. Vodje naj se ne »borijo proti tračem«, temveč se raje poslužujejo te oblike neformalne komunikacije, kadar koli je to mogoče.
Kar zadeva procese formalnega internega komuniciranja, se ti v organizaciji izražajo v obliki formaliziranih odnosov, načrtovanih in potekajo v skladu z internimi predpisi. V vsaki organizaciji praviloma obstaja struktura javne oblasti, s pomočjo in v interesu katere se formalizirajo vsi komunikacijski procesi, ki jih sprožijo njeni vodje. V takšni strukturi vedno obstajata informacijska periferija in center odločanja z dostopom do znotrajorganizacijskih informacijskih virov. Uradna komunikacija je lahko pisna ali ustna.
Neformalne komunikacije ne sledi splošna pravila ustanovljena znotraj organizacije. Tipično neformalno obveščanje so pogovori med zaposlenimi o osebnih uspehih in neuspehih, izmenjava sporočil o zunanjem okolju, ogovarjanje vodstev, sistem nagrajevanja, doseganje dogovorov o medsebojni podpori in napovedi. Celotno obdobje človekovega življenja poteka skozi organizacijo, kar narekuje potrebo po celoviti komunikacijski interakciji o uradnih temah v pisarniškem prostoru. Tudi teme uradnega komuniciranja so delno podvržene zakonitostim neformalnega komuniciranja. Interakcija teh dveh vrst komunikacij se v organizaciji kot mali družbeni družbi dogaja v psihološkem prostoru »soočenje – sodelovanje«. To je odvisno od tega, ali obstaja konflikt interesov med upravnikom in neformalni vodja, voditeljske ideologije in psihološka združljivost predstavniki dveh struktur. Izmenjava informacij v takem sistemu poteka bodisi kot popolnoma tolerantna - obe strukturi dopolnjujeta informacije, sta med seboj transparentni, bodisi kot inverzna, v kateri se informacije izmenjujejo z omejitvami in transformacijo odvisnih pogojev, ki jih razvije vodja.
V formalni strukturi normativni kanali za prenos informacij uporabljajo obrazce, ki so standardni za določeno organizacijo. To je običajno napisano in v Zadnje čase elektronska oblika dokumentnega toka. Standardni obrazci (obrazci) imajo prednost preprostosti in izdelave. Njihova prisotnost odpravlja običajno težavo vsake organizacije - poenotiti pisno komunikacijo in ustrezne akte upravljanja. V različnih upravnih sistemih se daje velik pomen uporabi standardizirane pisne oblike dokumentnega toka na papirju ali v elektronski obliki. Takšni standardi so praviloma določeni v predpisih organizacije (državni, korporativni predpisi) in so obvezen atribut dela njegove uprave.
Če standardizirani predpisi formalni odnosi poosebljajo eno skrajnost, nato pa je druga izražena z neformalnimi povezavami v obliki, kot so govorice. V razponu med njimi so številne oblike izmenjave informacij, primerne za uporabo v obeh vrstah odnosov in medosebnih povezav. Govorice so nenačrtovan stohastični prenos informacij z nizko stopnjo zanesljivosti v obliki socialnih stikov članov organizacije v okviru neformalne komunikacijske strukture. Znano je, da se neformalni kanali učinkovito uporabljajo za namen dezinformiranja. Govorice običajno uvrščamo med nezanesljiva, netočna poročila. Čeprav je znano, da se govorice uporabljajo kot alternativni način zanesljive informacije. Hitrost prenosa takih kanalov in zmogljivost pokritosti ciljna publika zelo visoko. Študija, ki jo je izvedel K. Davis (ZDA), je pokazala, da so govorice lahko zelo točne z vidika konsistentnosti informacij o organizaciji, vendar pa čustveni prizvoki, predvsem dramatičnost, močno zmanjšajo njihovo točnost in sposobnost zapomnitve.
Komunikacije so, tako kot njihova klasifikacija, abstrakten konstrukt. Če pa struktura povezav notranje okolje organizacije lahko predstavimo v obliki hierarhične strukture, ki ustreza splošno sprejetemu stereotipu moči in funkcionalnih obremenitev, potem lahko govorimo o gibanju informacij med nivoji storitev v okviru usmerjenih komunikacij, ki so lahko vertikalne in horizontalne. Prvi je lahko padajoč in naraščajoč. Informacija navzdol je značilna za formalno komunikacijo (navodila, direktive, navodila, zahteve ipd.). Na ta način se podrejenim nivojem sporočajo informacije o strateških in tekočih nalogah, funkcionalnih spremembah ... Vsaka organizacija poleg izmenjave navzdol potrebuje komunikacije navzgor, ki prenašajo informacije na višje nivoje. Informacije, ki gredo pretežno »navzgor«, so značilne tako za formalne kot za neformalne povezave. Običajno se dvigne (ali pade) na nivo, katerega zaposleni so kompetentni, da se ustrezno in v celoti odzovejo na prejete informacije. Tako se sporočilo z opisom inovacijske ideje pošlje najvišjemu vodji, naročilo pa se pošlje določenemu izvajalcu na nižji ravni.
Vsaka organizacija poleg vertikalnega komuniciranja izvaja horizontalno komuniciranje, ko se informacije izmenjujejo na določenih ravneh storitvene hierarhije. Organizacija je lahko sestavljena iz številnih oddelkov ali več zaposlenih; med njimi je potrebna stalna izmenjava informacij, uradnih in neformalnih. Horizontalna komunikacija je poleg storitvenih razlogov najbolj uporabljena oblika osebnih odnosov in neformalnega komuniciranja. Takšna komunikacija povezuje ekipo, krepi enakopravne odnose in pozitivno vpliva na zadovoljstvo zaposlenih z njihovim delom.
stran 1
Neformalne komunikacije na splošno niso povezane s hierarhijo organizacije, povezujejo ljudi, ki so združeni v eno neformalna skupina. Pojavijo se v kateri koli organizaciji, vendar običajno niso povezani z njenimi neposrednimi potrebami. Neformalne komunikacije delujejo predvsem kot kanal za širjenje govoric. Neformalna komunikacija je lahko pomemben vir informacij za managerja. Ker je zanje značilno hitrejše razširjanje informacij kot pri formalnem komuniciranju, so pogosto lahko vir informacij, pomembnih z vidika hitrega odločanja.
Neformalna komunikacija je vrsta komunikacije znotraj organizacije, pri kateri poteka izmenjava informacij med zaposlenimi v organizaciji zunaj njihove povezave s proizvodnimi odgovornostmi in mestom v organizacijski hierarhiji.
Posebnost neformalnega komuniciranja je, da zanemarja organizacijska struktura in prežema vse hierarhične ravni. Ta lastnost vključuje vse člane organizacije v izmenjavo informacij in ji daje poseben pomen za upravljanje s človeškimi viri. Ta trditev se morda zdi nenavadna, ker je težko povezati neformalno komunikacijo in upravljanje: splošno prepričanje je, da neformalna izmenjava informacij ne zadeva predvsem organizacijskih problemov. V resnici ni tako: po raziskavah ameriških znanstvenikov se okoli 90 odstotkov neformalne izmenjave informacij nanaša na organizacijska vprašanja. Zato je razumevanje mehanizma neformalnega komuniciranja s strani vodstva in sposobnost njegove uporabe pomemben pogoj za učinkovito vodenje organizacije.
Kako razvit je sistem neformalnih komunikacij?
Kako lahko manager uporablja formalne in neformalne komunikacije v praksi vodenja.
Kot smo že omenili, neformalna komunikacija zajema zaposlene na različnih ravneh hierarhije. Temu pojavu se je dolgo časa posvečalo malo pozornosti, saj je med menedžerji in kadroviki obstajalo močno prepričanje, da neformalna komunikacija ne zadeva proizvodnih problemov. Vendar so nedavne študije pokazale, da se do 90 % neformalne izmenjave informacij nanaša na organizacijska vprašanja.
V takšni družbi je glavna neformalna komunikacija prek ust do ust, kar zagotavlja, da so priporočila potencialnim zavarovancem zelo cenjena s strani tistih, ki so zadovoljni z delom agenta. Ožja skupnost prebivalstva zagotavlja preglednost premoženjskega stanja: pomaga takoj prepoznati potencialne potrošnike z zahtevano stopnjo dohodka, ki so opravili velike nakupe (avto, hiša), tj. tisti, ki potrebujejo zavarovanje. Takšne razmere obstajajo na podeželju, v majhnih in srednje velikih mestih. Tam v glavnem (in zelo učinkovito) delujejo omrežja Gosstrakh. V velikih mestih, kjer je socialna dezintegracija velika, so agentske mreže manj učinkovite. Da bi izboljšali svoje rezultate, je treba agentom zagotoviti podatkovne baze potencialnih strank, ki se nahajajo na ozemlju, na katerem delujejo.
Glede na ta dejavnik so neformalne komunikacije kot čisto osebne komunikacije sposobne po eni strani izkazovati medsebojno spoštovanje, krepiti funkcionalne povezave, oblikovati solidarnost, zadovoljiti potrebo po zaupnih informacijah, po drugi strani pa lahko jemljejo delovni čas. , razumejo medsebojne zahteve in kršijo potrebno statusno distanco , poslabšujejo družbeno klimo zaradi radovednosti, ogovarjanja in govoric.
Vse ravni zunanjega okolja so med seboj povezane s sistemom formalnih in neformalnih komunikacij: stalnih, s pomočjo katerih se izvaja nemotena izmenjava virov med organizacijo in zunanje okolje in občasni kratkoročni.
| Diagram komunikacijskih tokov v organizaciji v teoriji. |
Predstavniki šole človeških odnosov pa so pozornost posvečali predvsem neformalni komunikaciji med zaposlenimi v enakopravni organizaciji, pri čemer so pozabili na njihove interakcije z upravo, pa tudi (kar se zdi najpomembnejše) na pretok poslovnih informacij, potrebnih za zaposlene. da izpolnijo svoje odgovornosti vloge.
Komunikacijsko omrežje. Formalne in neformalne komunikacije. Problem govoric
Koncept "komunikacijskega omrežja" je zelo pomemben pri vprašanju komunikacij. Komunikacijsko omrežje- ϶ᴛᴏ povezovanje udeležencev procesa na določen način z uporabo informacijskih tokov.
Če v komunikacijo sodelujeta več kot dve osebi, potem mora biti med njimi kar nekaj načinov komunikacije.
Pri izbiri načina komuniciranja med udeleženci v komunikacijskem procesu, ki je primeren za dano organizacijo, se upoštevajo naslednje okoliščine:
) zanesljivost;
) odnos članov organizacije do komunikacijske sheme, sprejete v njej.
To pomeni, da se za normalno življenje organizacije in njeno reševanje težav informacije od vodje do neposrednega izvajalca in nazaj ne smejo »zatakniti« na vmesnih ravneh upravljanja; vse informacije naj pridejo na cilj, vsaka napaka pri delu pa naj bo hitro odkrita, potem ne bo treba ponavljati dela celotne skupine; ljudje morajo biti zadovoljni z obstoječimi komunikacijami.
Komunikacije v organizaciji delimo na formalne (uradne) in neformalne.
Uradne komunikacije določajo politike, pravila, opisi delovnih mest dani organizaciji in se izvajajo po formalnih kanalih. Med formalnimi komunikacijami so:
ü navpično, ko se informacije premikajo z ene ravni hierarhije na drugo;
ü horizontalni – med različnimi oddelki, namenjen usklajevanju dejavnosti različnih oddelkov.
Vertikalne komunikacije, pa se delijo na:
· naraščajoče, ko se informacije prenašajo od spodaj navzgor (od nižje stopnje na višje). Ta vrsta komunikacije vsebuje informacije, ki jih upravljavci potrebujejo za ovrednotenje področja dejavnosti, za katerega so odgovorni;
· od zgoraj navzdol, izvaja se od zgoraj navzdol. Ta vrsta
· komunikacije so neposredno povezane z vodenjem in nadzorom zaposlenih.
Neformalne komunikacije ne sledijo splošnim pravilom dane organizacije in se izvajajo po neformalnih kanalih, ki obstajajo zaradi osebnih odnosov med člani organizacije.
Obstoj neformalnih komunikacij je povezan s problemom govoric v organizaciji.
govorice Običajno je sklicevati se na vse informacije, prejete po neuradnih komunikacijskih kanalih. Govorice nastanejo, če zaposleni nimajo informacij, posredovanih prek uradnih komunikacijskih kanalov, ali če se informacije posredujejo neredno ali z zamudo.
Tipične informacije, posredovane prek neformalnih komunikacijskih kanalov:
O prihajajoča odpuščanja zaposlenih;
O nove kazni za zamudo;
O spremembe v strukturi organizacije;
O prihodnje selitve in napredovanja;
O podroben opis spora med dvema menedžerjema na zadnjem prodajnem sestanku;
O kdo sklepa zmenke s kom po službi. Obstajata dve stališči o tem, kako zmanjšati te govorice:
O razširjanje čim več informacij prek uradnih komunikacijskih kanalov;
O spodbujanje neformalnih komunikacijskih mrež in vključevanje menedžerjev v ta omrežja za povratne informacije.
Naj vas še enkrat spomnimo, da je učinkovitost komunikacijskih omrežij organizacije, tako formalnih kot neformalnih, odvisna od tega, kako hitro upravljavske informacije dosežejo naslovnika in koliko ohranjajo svojo ustreznost po prehodu skozi komunikacijske kanale.
3. Načini izboljšanja komunikacijskega sistema v sodobnem podjetju
V organizaciji potekajo raznolike komunikacije med nivoji vodstva (vertikalne komunikacije), med različnimi oddelki (horizontalne komunikacije), med vodjo in delovno skupino, vodjo in podrejenim ter neformalne komunikacije.
Ko se informacije pretakajo znotraj organizacije, je lahko pomen sporočil popačen zaradi različnih objektivnih ali subjektivnih razlogov. Tej vključujejo:
Nenamerno popačenje - lahko se pojavi zaradi težav v medosebnih stikih;
Namerno izkrivljanje, ko pošiljatelj sporočila spremeni njegov pomen, da ustreza lastnim interesom;
Filtriranje, ko je treba informacije povzeti, da se pospeši pretok informacij;
Neskladje med statusi ravni organizacije, zaradi česar obstaja težnja, da se vodja oskrbuje le s pozitivnimi informacijami;
Strah pred kaznijo.
Poleg izkrivljanja sporočil se pri razvoju komunikacij pojavljajo še druge težave. Tako se vodja med delom srečuje z veliko količino informacij in se ne more odzvati na vse informacije. Prisiljen je izločiti manj pomembne in zapustiti tistega, ki se mu zdi najpomembnejši. Druga težava mora biti povezana s pomanjkanjem premišljenosti v strukturi organizacije. V organizaciji z več nivoji upravljanja lahko vsaka naslednja raven prilagodi in filtrira sporočila, zato se poveča verjetnost izkrivljanja informacij.
Za izboljšanje komunikacijskega sistema sodobno podjetje uporablja:
Ä ureditev upravljanja. Vodje na vseh ravneh organizacije morajo razumeti svoje potrebe po informacijah, pa tudi potrebe svojih nadrejenih, sodelavcev in podrejenih. Vodja lahko izvaja kratke ali občasne sestanke z enim ali več podrejenimi, razpravlja in pojasnjuje nove načrte, cilje, spremlja potek dela s poročili o rezultatih nadzora;
Ä povratne informacije. Ena od možnosti za tak sistem je anketiranje zaposlenih. Ankete vam omogočajo, da od podrejenih ugotovite, ali so jim cilji njihovih dejavnosti jasno posredovani, s kakšnimi morebitnimi ali resničnimi težavami se srečujejo, ali prejemajo točne in pravočasne informacije, ki jih potrebujejo za svoje delo, ali so obveščeni o prihajajočih spremembah, ki bodo vplivati nanje delo;
Ä sistemi zbiranja predlogov. Οʜᴎ so zasnovani tako, da olajšajo pretok informacij na vrh in zmanjšajo težnjo po filtriranju ali ignoriranju idej na poti navzgor. Vsi zaposleni imajo možnost ustvarjanja idej o izboljšanju katerega koli vidika dejavnosti organizacije;
Ä izdajanje mesečnih glasil, ki vsebuje informacije za vse zaposlene (pregled predlogov vodenja, nova pogodba, nova vrsta produkta; odgovori vodstva na vprašanja zaposlenih);
Ä uporaba elektronske pošte za pisno komunikacijo, videokonference.
Komunikacijski zakoni in predpisi.
1 pravo "Resnica ni tisto, kar pove pošiljatelj, ampak tisto, kar razume prejemnik." Če si prejemnik napačno razlaga sporočilo, je kriv pošiljatelj.
2 pravo »Je bel?« - Ljudje lažje razumejo položaj osebe, do katere imajo čustveno pozitiven odnos in ne sprejemajo, včasih pa popolnoma zavračajo položaj osebe, do katere imajo čustveno negativen odnos.
Pravila komunikacije:
1. Nemogoče je ne komunicirati.
2. Vsaka komunikacija vsebuje 2 vidika:
3. Raven vsebine;
4. Raven odnosa.
5. Uspeh komunikacije je odvisen od tega, skozi katere faze gre proces.
6. Kar je povedano, je pomembnejše od tega, kar je povedano.
7. Struktura odnosov je določena z vlogami in psihološkimi odnosi.
8. Na ravni vsebine in na ravni odnosov, ki jih uporabljajo različnih jezikih in različne poti zaznavanje informacij;
9. Informacije ločimo med besedilom in kontekstom. Besedilo je tisto, kar je posredovano, kontekst je tisto, kar je implicirano.
10. Komunikacija bo učinkovita, ko se bo začela kot komplementarna in končala kot simetrična.
4. Oblike in principi vodstvenega komuniciranja
Vodstvena komunikacija - atributna lastnost osebe, glavni način njegovega življenja v družbi, ki ga povzroča izjemna pomembnost opravljanja vodstvene funkcije ob upoštevanju povratnih informacij.
Oblike vodstvenega komuniciranja:
1. Podrejenost – komunikacija med vodjo in podrejenim, ki temelji na organizacijskih in upravnih normah.
2. Službeno-tovarištvo - odnosi med sodelavci, ki temeljijo na organizacijskih in upravnih normah, včasih pa tudi na moralnih.
3. Prijateljski - med predstavniki različnih ravni, ki temelji na moralnih in etičnih standardih.
Načela vodstvenega komuniciranja:
1. Ustvarjanje pogojev za izkazovanje osebnih potencialov zaposlenih;
2. Načelo avtoritete in odgovornosti. Temelji na naslednjih točkah.
Socialni status – ᴛ.ᴇ. spoštovanje ustavnih pravic in obveznosti, javnih pooblastil, določenih z moralnimi normami.
Uradniški status – ureditev uradnih pravic, dolžnosti, pooblastil, ki jih določi organizacija.
Osebni status je stopnja zadovoljstva zaposlenih s svojim položajem.
3. Načelo nagrajevanja in kaznovanja;
4. Načelo racionalne rabe delovnega časa.
Funkcije vodstvene komunikacije:
1. Izdaja upravnih informacij:
‣‣‣ Direktiva (ukazi, dekreti);
‣‣‣ demokratično (prošnja, nasvet, stališče).
2. Prejemanje povratnih informacij;
3. Izdaja informacij o oceni.
Pogoji za učinkovito zaznavanje informacij:
1. Enotnost strokovnega jezika;
2. Upoštevanje intelektualne ravni;
3. Logična predstavitev;
4. Sistematičnost;
5. Upoštevanje stopnje poslušanja
6. Zaznavanje;
7. Kultura govora;
8. Intonacija.
Struktura komunikacije:
1. Komunikativni – proces sprejemanja in oddajanja informacij;
2. Interaktivno – proces interakcije med komunikacijo;
3. Zaznavno – proces zaznavanja.
5. Etika podjetniško dejavnost in poslovne stike
Podjetniška dejavnost- ϶ᴛᴏ glavna vrsta gospodarske dejavnosti, ki jo opravljajo posamezniki oz pravne osebe, imenovani podjetniki, v svojem imenu in na lastno odgovornost sproti. Sestavine tega koncepta so naslednje:
F podjetništvo kako posebno vrsto dejavnosti– predpostavlja, da imajo subjekti te dejavnosti določen način razmišljanja, poseben slog in vrsto ekonomskega vedenja;
F podjetništvo kot samostojna dejavnost – predpostavlja svobodo in neodvisnost subjektov te dejavnosti v različnih smereh;
F podjetništvo kako gospodarska dejavnost – vključuje organizacijo in vodenje gospodarskega procesa, ne glede na vrsto in obseg dejavnosti podjetja ali samostojnega podjetnika posameznika.
Poslovna etika managerja-podjetnika je skupek načel njegovega obnašanja v primerjavi s splošno sprejetimi načeli obnašanja v poslovnem svetu.
Etična načela in standardi ravnanja poslovnežev so splošno sprejeta načela ravnanja v poslovnem svetu. Ta načela vključujejo:
ü svoboda– pomeni, da mora menedžer podjetnik ceniti svobodo svojih konkurentov in potrošnikov, ki se izraža v nedopustnosti vmešavanja v njihove posle, poseganja, tudi v malenkosti, v njihove interese;
ü strpnost– zavedanje nezmožnosti premagovanja slabosti in pomanjkljivosti partnerjev, strank ali podrejenih »naenkrat«. Strpnost poraja medsebojno zaupanje, razumevanje in odkritost, pomaga pri »gašenju« konfliktnih situacij;
ü taktnost in občutljivost - sposobnost uporabe etičnih standardov za določeno osebo, vljudna in pozorna komunikacija, sposobnost prihraniti ponos svojih podrejenih in sodelavcev;
ü pravičnost– vključuje objektivno oceno osebnih in poslovnih lastnosti ljudi in njihovih dejavnosti, prepoznavanje njihove individualnosti, odprtost za kritiko, samokritičnost;
ü poslovna obveznost predpostavlja dosledno izpolnjevanje obveznosti, ki sta jih prevzeli stranki. V ZDA je na primer poznan izraz “teksaško rokovanje”, ko se strani dogovorita, da se bosta lotili neke dejavnosti. Če je ena od strank kršila pogoje pogodbe, nihče drug ne bo posloval s tem podjetjem.
Formula uspeha zahodnih podjetnikov je preprosta:
uspeh = strokovnost + poštenost .
V poslu velja zlato pravilo: skrbi za stranko, in trg bo poskrbel zate.
Glavni postulat poslovne etike in poslovnih stikov vsakega samospoštljivega podjetja bi moral biti izražen z geslom: ʼʼ dobiček je nad vsem, a čast je nad dobičkom.
Vodstvena etika - ϶ᴛᴏ veriga nenehno sprejetih moralno utemeljenih odločitev. Temeljna načela upravljanja dejavnosti podjetniške organizacije in njenih menedžerjev so humanizem, kolektivizem, socialna pravičnost, domoljubje, enotnost besede in dejanja. Odločitve in dejanja vodij podjetij morajo biti prežeta s spoštovanjem do ljudi, skrbjo za njihovo zdravje, duhovno in telesni razvoj. Upravljanje naj bi delovalo kot zanesljiv sistem za ohranjanje nedotakljivosti osebnega dostojanstva ljudi, kot garant njihovih pravic in dolžnosti.
V proizvodnem timu podjetniške organizacije obstaja zapleten sistem mehanizmov za uravnavanje vedenja ljudi. Οʜᴎ delajte učinkovito, ko najboljši način Izražajo se lastnosti ljudi, kot so vest, poklicna čast, dolžnost, moralna odgovornost za svoja dejanja in dejanja drugih.
Odlično mesto V etiki upravljanja podjetniške organizacije se ukvarjajo z razvojem normativnih določb moralne narave, med katerimi so moralni kodeksi, ki podrobneje določajo pristope etike upravljanja pri preučevanju moralnih lastnosti posameznika, oblikujejo osnovne moralne zahteve za vodstvene aktivnosti, predstaviti pravila vodstvene komunikacije in nedelovnega obnašanja vodje.
Poznavanje menedžerske etike vodij poslovne organizacije je obvezna zahteva za njihovo znanstveno in strokovno usposobljenost.
6. Organizacijska kultura podjetja
Organizacijska kultura – filozofija in ideologija vodenja, ki jo sprejema večina organizacije, vrednote, prepričanja, pričakovanja in norme, ki so osnova odnosov in interakcij tako v organizaciji kot zunaj nje.
Subjektivno organizacijska kultura izhaja iz vrednot in norm, ki si jih delijo zaposleni, vključuje zgodovino, tradicijo, obrede in rituale organizacije, dojemanje jezika komunikacije in sloganov.
Objektivna organizacijska kultura se nanaša na fizično okolje, ki je ustvarjeno v organizaciji: zgradba in njena zasnova, lokacija, oprema in pohištvo, barva in velikost prostora, oprema, sprejemne sobe itd.
Komunikacijsko omrežje. Formalne in neformalne komunikacije. Problem govoric - pojem in vrste. Razvrstitev in značilnosti kategorije "Komunikacijsko omrežje. Formalne in neformalne komunikacije. Problem govoric" 2017, 2018.
stran 2
Vse večje kompleksnosti upravljanih sistemov in odnosov v timih ni mogoče nadomestiti samo s formaliziranimi metodami. Neformalne komunikacije, ki dopolnjujejo administrativno urejene komunikacije, postajajo vse pomembnejše. Dandanes imajo tako imenovani neproduktivni, socialno-psihološki dejavniki vse večji vpliv na končne rezultate dejavnosti. Od dela in v veliki meri tudi družbena dejavnost Vsak zaposleni se uresničuje v timu, očitno je, da obstoječi odnosi neposredno vplivajo na njegovo razpoloženje in uspešnost.
V avtoritarni družbi je tudi medosebna neformalna komunikacija pod nadzorom države, kar vodi v deformacijo politične komunikacije.
Če imamo v mislih praktične cilje pri upravljanju organizacije, lahko izraz mikropolitika pripišemo mreži posameznikov in skupin v eni ali več organizacijah, ki si prizadevajo za lastništvo virov in moči. Mikropolitika se pogosto kaže v neformalni komunikaciji znotraj in med organizacijami ter vključuje dnevne interakcije, pogajanja in transakcije katere koli organizacije s predstavniki njenega notranjega in zunanjega okolja. Mikropolitika se nanaša na tiste strategije, pri katerih posamezniki in skupine poskušajo uporabiti svoje vire moči in vpliva v organizacijskem kontekstu, da bi dosegli svoje cilje.
Poleg interakcije znotraj formalne organizacijske strukture prihajajo zaposleni v kateri koli organizaciji med seboj v stike, ki niso neposredno povezani s proizvodnimi funkcijami, ki jih opravljajo: direktor razpravlja o rezultatih včerajšnje nogometne tekme s svojim voznikom, uslužbenci različnih oddelkov, ki se dvigajo v dvigalu, izmenjujejo mnenja o novi kavarni, trčenju v kadilnici, vodje oddelkov drug drugemu izlivajo srce o nezmožnosti izpolnjevanja četrtletnih načrtov. Takšno izmenjavo informacij imenujemo neformalna komunikacija, ki pomembno vpliva na proizvodno vedenje zaposlenih. V poznih sedemdesetih letih prejšnjega stoletja so se v okolici Chicaga razširile lažne govorice, da McDonald's za izdelavo svojih hamburgerjev uporablja meso črvov.
Formalna komunikacija se od neformalne loči po dokumentaciji, pisni in/ali protokolarni obliki, ki jo urejajo odobrena navodila. Kljub neočitnemu statusu so neformalne komunikacije - govorice, informacije od ust do ust, precej vplivne pri oblikovanju javnega mnenja. Primer bi bilo namerno uhajanje informacij, ki so jih pobrali mediji.
Vse komunikacije so združene v eno skupna lastnost- individualna narava neposrednega stika med partnerji v organizacijski interakciji. Interakcije v poklicnih dejavnostih potekajo prek formalnih in neformalnih komunikacijskih kanalov.
To pomeni, da ne gre samo za to, da v kompleksnih ekonomskih sistemih, ki vsebujejo ogromno število elementov, ni možnosti analitičnega opisa vsakega od njih, zaradi česar je poskus normativne ureditve vseh upravljavskih dejavnosti nerealen. Ohranjanje in celo krepitev pomena menedžerske umetnosti je v sedanjih sistemih vodenja povezano tudi z očitnim povečanjem vloge neformalne komunikacije in moralnih načel v delovanju menedžerja.
Neformalne komunikacije na splošno niso povezane s hierarhijo organizacije, povezujejo ljudi, ki so združeni v eno neformalno skupino. Pojavijo se v kateri koli organizaciji, vendar običajno niso povezani z njenimi neposrednimi potrebami. Neformalne komunikacije delujejo predvsem kot kanal za širjenje govoric. Neformalna komunikacija je lahko pomemben vir informacij za managerja. Ker je zanje značilno hitrejše razširjanje informacij kot pri formalnem komuniciranju, so pogosto lahko vir informacij, pomembnih z vidika hitrega odločanja.
Neformalni, prijateljski ali tekmovalni odnosi lahko tako ovirajo uresničevanje organizacijskih ciljev kot olajšajo njihovo uresničevanje. Rusko poslovno komuniciranje se od zahodnega razlikuje prav po občutni premoči neformalne strani. Včasih se stvari ne izidejo zaradi sovražnih odnosov med sogovorniki. Neformalna komunikacija igra ključno vlogo v kriznih in konfliktnih situacijah. Za komunikatorja je pomembno, da zna uporabiti to izjemno učinkovito orožje: neformalni kanali pogosto delujejo hitreje kot formalni in komunikatorjevo zaupanje v neformalne informacije je skoraj vedno večje kot v formalni vir.
Posebnost neformalnega komuniciranja je, da zanemarja organizacijsko strukturo in prežema vse hierarhične ravni. Ta lastnost vključuje vse člane organizacije v izmenjavo informacij in ji daje poseben pomen za upravljanje s človeškimi viri. Ta trditev se morda zdi nenavadna, ker je težko povezati neformalno komunikacijo in upravljanje: splošno prepričanje je, da neformalna izmenjava informacij ne zadeva predvsem organizacijskih problemov. V resnici ni tako: po raziskavah ameriških znanstvenikov se okoli 90 odstotkov neformalne izmenjave informacij nanaša na organizacijska vprašanja. Zato je razumevanje mehanizma neformalnega komuniciranja s strani vodstva in sposobnost njegove uporabe pomemben pogoj za učinkovito vodenje organizacije.
