Resmi ve gayri resmi iletişim kanalları. Bir kuruluştaki iletişim türleri
Ders 24. İletişim tipolojisi. İletişimin tanımı. Yöneticinin iletişimsel yeterliliği. Dış ve iç iletişim. İletişim biçimleri: sözlü, yazılı, kişisel, görsel, sözlü, sözsüz. Resmi iletişim: yukarı, aşağı, yatay. Gayri resmi iletişim: “yürüyüş kontrolü”, “gizli telgraf”. Söylentiler ve etkileri.
İletişim kurma işlevi, yönetim sürecindeki katılımcılar arasında istikrarlı bir bilgi bağlantısı kurma eylemidir.
Zaten bu işlevin tanımından, doğası gereği (kabul edilen sınıflandırmaya göre - arka plan) bağlantılı olduğu anlaşılmaktadır. Nitekim yönetim sürecinde, tüm katılımcıların yanı sıra (yönetim de hedeflenen) üretim sürecindeki katılımcıların bilgi alışverişinde bulunması gerekir ve bu alışverişin etkili olması çok önemlidir.
İletişim kurma işlevi tüm genel yönetim işlevlerine eşlik eder: hedeflerin belirlenmesi, planlama, organize etme, izleme ve düzenleme. Her halükarda, bir yönetim sürecine veya bir faaliyet sürecine katılan bir katılımcı, genel faaliyetin amacına ulaşması için hangi bilgiyi, ne zaman, kimden ve nasıl alması gerektiğini ve hangi bilgiyi, ne zaman, kime ve nasıl iletmesi gerektiğini bilmeli ve anlamalıdır. sorunsuz bir şekilde gerçekleştirilecektir.
İletişim fonksiyonunun önemi:
Yabancı yöneticilerle yapılan anketler, Amerikalı yöneticilerin %73'ünün, İngilizlerin %63'ünün ve Japon yöneticilerin %85'inin, iletişimin organizasyonlarında verimliliğe ulaşmanın önündeki temel engel olduğunu düşündüğünü gösterdi (MAX, s. 169)
Ansiklopedik kaynaklar iletişimi (Latince iletişim, communico'dan gelir - ortaklaştırırım, bağlanırım, iletişim kurarım) şu şekilde tanımlar: bilgi aktarımı faaliyet sürecinde kişiden kişiye ve nasıl bulaşma araçları ve yolları bu bilgi.
Yönetim iletişimi iki yönlü bir süreçtir: yalnızca bilgiyi iletmek için değil, aynı zamanda ona tepki almak, dinlemek için de.
Organizasyonda iletişim kurmanın (iletişim kurma konuları) “ana uzmanları” her seviyedeki yöneticilerdir. Hedeflere başkaları aracılığıyla başarılı bir şekilde ulaşmak için yöneticinin yalnızca gerekli ve yeterli bilgiyi kendisinin alması değil, aynı zamanda süreçteki tüm katılımcıların yönetimsel veya teknolojik kararlar almak için gerekli ve yeterli bilgiyi alması için koşullar yaratması gerekir.
Bir yöneticinin profesyonelliğinin özelliklerinden biri de iletişim yetkinliği, iş alanında etkileşimi ve etkileşimi organize etme alanındaki bilgi, yetenek ve becerileri, iletişim teorisi ve pratiğinin birliğini temsil eder.
İletişimsel yeterlilik kavramı, bir kişinin farkında olduğunu varsayar.
çevrenizi algılama yeteneğiniz öznel çarpıtmalar olmadan, önyargı göstermeden belirli sorunlarla ilgili olarak bireyler, sosyal gruplar
gereklilik yeni şeyleri algılamak dış ortamda
Başkalarının normlarını ve değerlerini anlama konusundaki sorumlulukları sosyal gruplar ve kültürler
çevresel faktörlerin etkisiyle bağlantılı olarak duyguları ve zihinsel durumları
İletişimsel yeterliliğin bağlamsal içeriği vardır, yani belirli bir organizasyon, ekip, çalışan kategorileri, işyerleri (iletişim kurmanın geleneksel olduğu yerler) bağlamında dikkate alınmalıdır.
Yönetim sürecinde iletişimin kurulması etkili bir yönetim teknolojisi oluşturur. Görevlerini doğru bir şekilde yerine getirmek için süreçteki her katılımcının bilgiyi nereden aldığını ve kime aktardığını anlaması gerekir.
Bir yöneticinin zaman bütçesi temel olarak bilginin üretilmesi, iletilmesi ve algılanmasından oluşur.
Örgüt ile çevre arasındaki iletişim farklılık göstermektedir ( harici) ve organizasyonun seviyeleri ve bölümleri arasında ( dahili)
Dış iletişim, kuruluşun dış çevreyle etkileşiminin etkinliğini sağlar. Kuruluş dış çevreden pazarın durumu, tüketicilerin ve tedarikçilerin ruh hali, rakipler, kuruluşun tüketiciler arasındaki imajı (PR), çalışma ve yaşam koşullarındaki değişiklikler (hukuk alanı, kararlar) hakkında bilgi alır. hükümet organları, üst kuruluşlar). Dış ortamdaki değişikliklere verilen yanıtların zamanlılığı, kuruluşun dış iletişimlerinin ne kadar etkili olduğuna bağlıdır.
Tipoloji dahili iletişim çeşitli özellikler içerir.
İletişim olabilir Oral veya yazılı. Yazılı iletişim olabilir kişisel veya görsel. Kişisel Yazılı iletişim mektuplar, notlar, SMS, e-postalar, fakslardır. Görsel yazılı iletişim şu şekilde mevcuttur: semboller veya herkese yönelik duyurular.
İletişim olabilir sözlü Ve sözlü olmayan.
Sözlüİletişim, konuşmanın algılanmasına, iletişim sürecinde konuşulan veya bazı ortamlara kaydedilen sözlere dayanmaktadır.
Sözsüzİletişim kelimelere değil, insanların eylemlerine dayanır. İletişim çalışmaları uzmanları, kişisel iletişimde kelimelerin çok az anlamı olduğunu söylüyor. Mesajların yorumlanmasında (anlamlarının yorumlanmasında) sözlü etkiler (kelimeler) %7 önem taşır, ses etkileri (tonlama, ses gücü) - %38, yüz ifadesi - %55. Bu nedenle, bir liderle kişisel temasta, onun ne söylediği değil, nasıl söylediği önemlidir.
Sözsüz iletişimde “beden dili” büyük önem taşır: jestler, duruşlar, fizyolojik tepkiler (kişi kızarır, rengi sararır, terler, kekelemeye başlar).
Sözsüz iletişim, bir yöneticinin astını kabul ettiği ortamı içerir. Masada bir yönetici oturuyorsa ve karşıdaki sandalyede bir ast oturuyorsa, bu şu anlama gelir: "Burada gücü kişileştiriyorum." Bir yönetici sizi sehpadaki sandalyeye davet edip yanınıza oturuyorsa bu, "Ciddi bir konu hakkında konuşacağız" anlamına gelir. Bir yönetici astını rahat bir sandalyeye oturtup kanepeye oturuyorsa bu şu anlama gelir: "Birbirimizi daha iyi tanıyalım."
Sözsüz iletişimde tonlama çok önemlidir. Kelimeler biçimsel olarak doğru olabilir ama öyle bir tonlamayla konuşulur ki anlamları kökten değişir.
Sovyet şakası. Bir adam bira içmek umuduyla bira tezgahına yaklaşır. Dünden sonra başım ağrıyor ve bira benim kurtuluşum. Büfenin üzerinde “Bira Yasaktır” yazan bir tabela var. Zavallı adam ilana özlemle bakıyor, sonra öfkeden yüzü buruşuyor ve şunu söylüyor: “İşte sizi piçler! Hayır, “Bira yok” yazmak için ama alay ediyorlar, “Bira yok!” yazıyorlar.
Sözsüz iletişimde giyimin ayrı bir önemi vardır. Bir kişi muhatapla buluşmak için belirli bir giyim tarzını seçerek muhataplara karşı belirli bir tutum sergiler.
Sözsüz iletişimin unsurları “İş Görgü Kuralları” disiplininde daha ayrıntılı olarak tartışılmaktadır.
İletişim olabilir resmi Ve resmi olmayan. Resmiİletişim, organizasyonda mevcut olan skaler zincire uygun olarak yönetim tarafından kurulur. Resmi iletişim herhangi bir kanal aracılığıyla gerçekleşebilir. Resmi iletişim ikiye ayrılır Azalan, artan Ve yatay.
Azalanİletişim, yönetimden astlara yönlendirilen iletişim bağlantılarıdır. Aşağıdaki bilgiler aşağı iner: işin yapılmasına ilişkin talimatlar, işin gerekçesi (işin diğer icracılarla ilişkisi), prosedürler ve kurallar, Geri bildirim(üstlerinin görüşüne göre çalışanların görevlerini nasıl yerine getirdiği), ikna edici bilgiler (belirli bir görevi desteklemeye odaklı).
Yükselenİletişim astlardan yönetime yönlendirilen iletişim bağlantılarıdır. Şu bilgiler ortaya çıkar: Alınan aksiyonlar ve elde edilen sonuçlara ilişkin raporlar, ortaya çıkan sorun ve zorluklara ilişkin bilgiler (sinyal verme), astların işte gerekli değişikliklere ilişkin görüşleri, çalışanların performans göstergelerine ilişkin algıları.
Yatayİletişim, aynı hiyerarşik seviyedeki departmanlar veya çalışanlar arasındaki iletişim bağlantılarıdır. Örneğin farklı departmanlar, farklı atölyeler veya farklı departmanlardan uzmanlar arasındaki bilgi bağlantıları. Burada hiyerarşi yoktur ve bilgiler daha az bozulmaya maruz kalır. Aşağıdaki bilgiler yatay olarak akar: iş koordinasyonu, departmanlar içindeki sorunların çözümü, çatışma çözümü hakkında.
Tüm bilgi alanları dengelenmelidir. Bir yönün diğerlerine üstünlüğü yönetimin etkinliğini azaltır.
Etkin bir organizasyonda çalışanların farkındalığının oldukça yüksek düzeyde olması gerekir. Bu, ait olma ve kendine değer verme duygusu yaratır, bu özel organizasyonda çalışmaya karşı olumlu bir tutum yaratır, doğal merakı giderir ve bilgi eksikliği nedeniyle gayri resmi grupların ve liderlerin ortaya çıkmasını engeller.
Gayri resmi iletişim (gayri resmi iletişim kanalları, sosyal iletişim, destekleyici iletişim, söylentiler). Gayri resmi kanallar resmi olanlarla bir arada bulunur, hiyerarşik düzeye bağlı değildir ve kuruluşun tüm çalışanlarını birbirine bağlar.
İki tür resmi olmayan iletişim vardır: "yürüyerek kontrol" ve "gizli telgraf".
"Yürüyen yönetim", bir yöneticinin işyerinde astlarıyla ("yürüyüşler") buluşması ve onlarla yapılan görüşmelerden sorunlar ve başarılar hakkında bilgi alması anlamına gelir. Bu durumda bilgi, skaler zincirde yukarıya doğru geçerken bozulmaz. Bu tür iletişimin çok etkili olduğuna inanılıyor.
Gizli Telgraf, bir kuruluşun tüm çalışanlarını hiyerarşinin daha alt seviyelerinde birleştiren gayri resmi bir iletişim ağıdır. Bu iletişim şekli tüm organizasyonlarda mevcuttur. "Gizli telgraf", bir "dedikodu zinciri" (bir kişinin birçok kişiye bilgi iletmesi) biçiminde ve birkaç kişinin bilgiyi diğerlerine ilettiği bir küme zinciri ("bir salkım üzüm") biçiminde mevcuttur. Bir kuruluşta hem aktif "telgrafçılar" hem de söylentileri iletmeye meyilli olmayan kişiler bulunabilir.
Çoğu araştırmacı, resmi olmayan “söylentiler” kanalıyla yayılan bilgilerin, eğer kuruluşla ilgiliyse ve duygusal ya da kişisel bir ima taşımıyorsa oldukça güvenilir olduğu sonucuna varıyor. Yöneticiler “dedikoduyla mücadele etmemeli”, bunun yerine mümkün olan her durumda bu tür resmi olmayan iletişimi kullanmalıdır.
Resmi iç iletişim süreçlerine gelince, bir kuruluşta bunlar, iç düzenlemelere göre planlanmış ve ilerleyen resmileştirilmiş ilişkiler biçiminde ifade edilir. Her kuruluşta, kural olarak, yöneticileri tarafından başlatılan tüm iletişim süreçlerinin yardımıyla ve çıkarları doğrultusunda resmileştirildiği bir kamu otoritesi yapısı vardır. Böyle bir yapıda her zaman örgüt içi bilgi kaynaklarına erişimi olan bir bilgi çevresi ve karar alma merkezi bulunur. Resmi iletişim yazılı veya sözlü olabilir.
Gayri resmi iletişim takip etme Genel kurallar kuruluş bünyesinde kurulmuştur. Tipik gayri resmi bilgiler, çalışanlar arasında kişisel başarı ve başarısızlıklarla ilgili tartışmalar, dış çevre hakkında mesaj alışverişi, yöneticiler hakkında dedikodular, ödül sistemi, karşılıklı destek ve tahminler konusunda anlaşmaya varılmasıdır. Bir kişinin hayatının tüm aşaması, ofis alanındaki resmi konularda tam teşekküllü iletişim etkileşimlerine olan ihtiyacı belirleyen bir organizasyondan geçer. Resmi iletişim konuları da kısmen resmi olmayan iletişim yasalarına tabidir. Küçük bir sosyal toplum olan bir organizasyonda bu iki tür iletişimin etkileşimi, "yüzleşme - işbirliği" psikolojik alanında gerçekleşir. Bu, yönetici ile arasında çıkar çatışması olup olmadığına bağlıdır. gayri resmi lider, liderlik ideolojileri ve psikolojik uyumluluk iki yapının temsilcileri. Böyle bir sistemde bilgi alışverişi ya tamamen hoşgörülü olarak gerçekleşir - her iki yapı da bilgiyi tamamlar, birbirlerine karşı şeffaftır ya da bilginin yönetici tarafından geliştirilen bağımlı koşulların dönüşümü ve kısıtlamaları ile değiştirildiği ters bir şekilde gerçekleşir.
Resmi bir yapıda, bilgi aktarımına yönelik normatif kanallar, belirli bir kuruluş için standart olan formları kullanır. Bu genellikle yazılır ve Son zamanlarda Belge akışının elektronik formu. Standart formlar (formlar) basitlik ve üretilebilirlik avantajına sahiptir. Onların varlığı, herhangi bir kuruluş için olağan sorunu ortadan kaldırır - yazılı iletişimi ve ilgili yönetim eylemlerini birleştirmek. Çeşitli yönetim sistemlerinde, kağıt üzerinde veya elektronik ortamda standartlaştırılmış yazılı belge akışının kullanılmasına büyük önem verilmektedir. Kural olarak, bu tür standartlar kuruluşun düzenlemelerinde (devlet, kurumsal düzenlemeler) belirtilmiştir ve yönetiminin çalışmasının zorunlu bir özelliğidir.
Standartlaştırılmış düzenlemeler ise resmi ilişkiler bir uç noktayı kişileştirir, sonra diğeri söylentiler gibi bir biçimde gayri resmi bağlantılarla ifade edilir. Aradaki aralıkta, hem ilişkilerde hem de kişilerarası bağlantılarda kullanıma uygun çeşitli bilgi alışverişi biçimleri vardır. Söylentiler, resmi olmayan bir iletişim yapısı çerçevesinde örgüt üyelerinin sosyal temasları şeklini alan, güvenilirliği düşük, plansız, stokastik bilgi aktarımıdır. Gayri resmi kanalların dezenformasyon amacıyla etkin bir şekilde kullanıldığı bilinmektedir. Söylentiler genellikle güvenilmez, hatalı raporlar olarak sınıflandırılır. Her ne kadar söylentilerin şu şekilde kullanıldığı biliniyorsa da alternatif yol Güvenilir bilgi. Bu kanalların iletim hızı ve kapsama kapasitesi hedef kitleçok yüksek. K. Davis (ABD) tarafından yapılan bir araştırma, söylentilerin bir kuruluş hakkındaki bilgilerin tutarlılığı açısından çok doğru olabileceğini, ancak duygusal imaların, özellikle dramanın, bunların doğruluğunu ve hatırlanma yeteneğini keskin bir şekilde azalttığını gösterdi.
İletişim, sınıflandırmaları gibi soyut bir yapıdır. Ancak bağlantıların yapısı İç ortam Organizasyonlar, genel kabul görmüş güç ve fonksiyonel yük kalıplarına karşılık gelen hiyerarşik bir yapı şeklinde temsil edilebilir, daha sonra dikey ve yatay olabilen yönlendirilmiş iletişim çerçevesinde hizmet seviyeleri arasındaki bilginin hareketinden bahsedebiliriz. Birincisi hem alçalan hem de yükselen olabilir. Aşağıya doğru bilgi, resmi iletişimlerin (talimatlar, direktifler, talimatlar, talepler vb.) tipik bir örneğidir. Bu şekilde, stratejik ve güncel görevler, fonksiyonel değişiklikler vb. hakkındaki bilgiler alt seviyelere iletilir.Her kuruluş, aşağı yönlü değişime ek olarak, üst seviyelere bilgi aktaran yukarı doğru iletişime de ihtiyaç duyar. Çoğunlukla "yukarı" çıkan bilgiler hem resmi hem de resmi olmayan bağlantılar için tipiktir. Genellikle çalışanların alınan bilgilere yeterli ve tam olarak yanıt verebilecek yetkinliğe sahip olduğu seviyeye yükselir (veya düşer). Böylece bir üst yöneticiye inovasyon fikrini anlatan bir mesaj, daha alt seviyedeki belirli bir performansçıya ise sipariş gönderiliyor.
Dikey iletişimin yanı sıra her kuruluş, hizmet hiyerarşisinin belirli düzeylerinde bilgi alışverişi yapıldığında yatay iletişim de gerçekleştirir. Bir kuruluş birçok departmandan veya birkaç çalışandan oluşabilir; Aralarında resmi ve gayri resmi sürekli bir bilgi alışverişi gereklidir. Yatay iletişim, hizmet nedenlerinin yanı sıra kişisel ilişkilerin ve resmi olmayan iletişimin en çok kullanılan şeklidir. Bu tür iletişimler ekibi birleştirir, eşit ilişkileri güçlendirir ve çalışanların işlerinden memnuniyeti üzerinde olumlu bir etkiye sahiptir.
Sayfa 1
Gayri resmi iletişim genel olarak organizasyonun hiyerarşisiyle ilgili değildir; tek bir çatı altında birleşmiş insanları birbirine bağlar. resmi olmayan grup. Herhangi bir kuruluşta ortaya çıkarlar ancak genellikle kuruluşun acil ihtiyaçlarıyla ilgili değildirler. Gayri resmi iletişim esas olarak söylentilerin yayılması için bir kanal işlevi görür. Gayri resmi iletişim bir yönetici için önemli bir bilgi kaynağı olabilir. Bilginin resmi iletişimden daha hızlı yayılmasıyla karakterize edildiklerinden, hızlı karar alma açısından genellikle önemli bir bilgi kaynağı olabilirler.
Resmi olmayan iletişim, bir kuruluşun çalışanları arasında, üretim sorumlulukları ve organizasyon hiyerarşisindeki yerleri dışında bilgi alışverişinin gerçekleştiği bir organizasyon içi iletişim türüdür.
Gayri resmi iletişimin özelliği ihmal etmesidir. örgütsel yapı ve tüm hiyerarşik seviyelere nüfuz eder. Bu özellik, kuruluşun tüm üyelerinin bilgi alışverişine katılmasını sağlar ve insan kaynakları yönetimi açısından özel bir önem kazandırır. Bu ifade garip görünebilir çünkü resmi olmayan iletişim ile yönetimi birbirine bağlamak zordur: Gayri resmi bilgi alışverişinin esas olarak organizasyonel sorunlarla ilgili olmadığına yaygın olarak inanılmaktadır. Gerçekte durum böyle değil: Amerikalı bilim adamlarının araştırmalarına göre, resmi olmayan bilgi alışverişinin yaklaşık yüzde 90'ı organizasyonel konularla ilgilidir. Bu nedenle yönetimin resmi olmayan iletişim mekanizmasını anlaması ve onu kullanabilmesi, bir organizasyonun etkin yönetimi için önemli bir koşuldur.
Gayri resmi iletişim sistemi ne kadar gelişmiştir?
Bir yönetici, yönetim uygulamalarında resmi ve resmi olmayan iletişimi nasıl kullanabilir?
Daha önce de belirtildiği gibi, resmi olmayan iletişim hiyerarşinin çeşitli seviyelerindeki çalışanları kapsar. Yöneticiler ve İK uzmanları arasında resmi olmayan iletişimin üretim sorunlarıyla ilgili olmadığına dair güçlü bir inanç olduğundan, uzun bir süre bu olguya çok az ilgi gösterildi. Ancak son araştırmalar, resmi olmayan bilgi alışverişinin %90'a varan oranda organizasyonel konularla ilgili olduğunu göstermiştir.
Böyle bir toplumda, ağızdan ağza yapılan resmi olmayan iletişimler esastır ve bu da potansiyel poliçe sahiplerine yapılan tavsiyelerin, acentenin çalışmasından memnun olanlar tarafından oldukça değerli olmasını sağlar. Nüfusun daha yakın bir topluluğu, mülkiyet durumunun şeffaflığını sağlar: gerekli gelir düzeyine sahip, büyük satın alımlar (araba, ev) gerçekleştiren potansiyel tüketicilerin derhal belirlenmesine yardımcı olur; sigortaya ihtiyacı olanlar. Bu tür koşullar kırsal alanlarda, küçük ve orta ölçekli şehirlerde mevcuttur. Gosstrakh ağlarının esas olarak (ve çok etkili bir şekilde) faaliyet gösterdiği yer burasıdır. Toplumsal ayrışmanın yüksek olduğu büyük kentlerde temsilci ağları daha az etkili oluyor. Sonuçlarını iyileştirmek için temsilcilere, hizmet verdikleri bölgede bulunan potansiyel müşterilerin veritabanlarının sağlanması gerekir.
Bu faktöre bağlı olarak tamamen kişisel iletişim olan informal iletişim, bir yandan karşılıklı saygıyı gösterebilir, işlevsel bağlantıları güçlendirebilir, dayanışma oluşturabilir, gizli bilgi ihtiyacını karşılayabilir, diğer yandan çalışma süresini alabilir. , karşılıklı talepleri anlamak ve gerekli statü mesafesini ihlal etmek, merak, dedikodu ve söylentiler nedeniyle sosyal iklimi kötüleştirmek.
Dış çevrenin tüm seviyeleri, resmi ve gayri resmi bir iletişim sistemi ile birbirine bağlanır: kuruluş ile kuruluş arasında kesintisiz bir kaynak alışverişinin gerçekleştirildiği sabit: dış ortam ve ara sıra kısa vadeli olanlar.
| Teorik olarak bir organizasyondaki iletişim akışlarının şeması. |
Bununla birlikte, insan ilişkileri okulunun temsilcileri, esas olarak eşit statüdeki bir kuruluşun çalışanları arasındaki resmi olmayan iletişime dikkat etti, yönetimle olan etkileşimlerini ve (en önemlisi gibi) çalışanlar için gerekli iş bilgilerinin akışını unuttu. rol sorumluluklarını yerine getirmek.
İletişim ağı. Resmi ve gayri resmi iletişim. Dedikodu sorunu
İletişim konusunda “iletişim ağı” kavramı oldukça önemlidir. İletişim ağı- Bilgi akışlarını kullanarak süreç katılımcılarını belirli bir şekilde birbirine bağlamak.
İletişimde ikiden fazla kişi varsa, aralarında oldukça fazla iletişim yolu olmalıdır.
Belirli bir kuruluş için uygun olan iletişim sürecindeki katılımcılar arasında bir iletişim yönteminin seçimi aşağıdaki koşulları dikkate alır:
) güvenilirlik;
) kuruluş üyelerinin, içinde benimsenen iletişim planına karşı tutumu.
Bu, kuruluşun normal yaşamı ve sorunlarının çözümü için, yöneticiden doğrudan uygulayıcıya ve yöneticiden yöneticiye kadar olan bilgilerin, yönetimin orta düzeylerinde "sıkışmaması" gerektiği anlamına gelir; tüm bilgiler yerine ulaşmalı ve çalışmadaki herhangi bir hata hızlı bir şekilde tespit edilmeli, o zaman tüm grubun çalışmasını yeniden yapmaya gerek kalmayacaktır; insanlar mevcut iletişimden memnun olmalıdır.
Bir kuruluştaki iletişim resmi (resmi) ve gayri resmi olarak ikiye ayrılır.
Resmi iletişim politikalar, kurallar tarafından belirlenir, iş tanımları verilen organizasyon ve resmi kanallar aracılığıyla uygulanır. Resmi iletişimler arasında şunlar bulunur:
ü dikey, bilgi hiyerarşinin bir düzeyinden diğerine geçtiğinde;
ü yatay – farklı departmanlar arasında, çeşitli departmanların faaliyetlerini koordine etmeyi amaçlayan.
Dikey iletişim sırasıyla şu şekilde ayrılır:
· artan, bilgi aşağıdan yukarıya doğru iletildiğinde (aşağıdan yukarıya) daha düşük seviyeler daha yüksek olanlara). Bu tür iletişim, yöneticilerin sorumlu oldukları faaliyet alanını değerlendirmek için ihtiyaç duydukları bilgileri içerir;
· yukarıdan aşağıya, yukarıdan aşağıya doğru gerçekleştirilir. Bu tip
· İletişim doğrudan çalışanların yönetimi ve kontrolü ile ilgilidir.
Gayri resmi iletişim Belirli bir kuruluşun genel kurallarına uymaz ve kuruluşun üyeleri arasındaki kişisel ilişkiler nedeniyle var olan resmi olmayan kanallar aracılığıyla uygulanır.
Gayri resmi iletişimin varlığı, bir kuruluştaki söylentiler sorunuyla ilişkilidir.
Söylentiler Resmi olmayan iletişim kanalları aracılığıyla alınan herhangi bir bilgiye atıfta bulunmak gelenekseldir. Çalışanlara resmi iletişim kanalları aracılığıyla bilgi verilmemesi veya bilgilerin düzensiz ya da gecikmeli olarak sağlanması durumunda dedikodular ortaya çıkar.
Gayri resmi iletişim kanalları aracılığıyla iletilen tipik bilgiler:
Ey yaklaşan çalışan işten çıkarmaları;
Ey geç kalmanın yeni cezaları;
O organizasyonun yapısındaki değişiklikler;
Ey gelecekteki hamleler ve promosyonlar;
O son satış toplantısında iki yönetici arasındaki anlaşmazlığın ayrıntılı bir açıklaması;
Ey işten sonra kiminle buluşma ayarlayan. Bu söylentilerin nasıl en aza indirileceği konusunda iki bakış açısı vardır:
O Resmi iletişim kanalları aracılığıyla mümkün olduğu kadar çok bilgi yaymak;
Gayri resmi iletişim ağlarının teşvik edilmesi ve yöneticilerin geri bildirim için bu ağlara dahil edilmesi.
Bir kurumun resmi ve resmi olmayan iletişim ağlarının etkinliğinin, yönetim bilgilerinin muhataplara ne kadar hızlı ulaştığı ve iletişim kanallarından geçtikten sonra yeterliliğini ne kadar koruduğuyla belirlendiğini bir kez daha hatırlatalım.
3. Modern bir şirkette iletişim sistemini geliştirmenin yolları
Bir kuruluşta, resmi olmayan iletişimin yanı sıra, yönetim seviyeleri arasında (dikey iletişim), farklı departmanlar arasında (yatay iletişim), yönetici ile çalışma grubu, yönetici ile ast arasında çeşitli iletişimler vardır.
Bir kuruluş içerisinde bilgi akışı gerçekleştiğinde mesajların anlamı çeşitli objektif veya subjektif sebeplerden dolayı bozulabilmektedir. Bunlar şunları içerir:
Kasıtsız bozulma - kişilerarası temaslardaki zorluklar nedeniyle ortaya çıkabilir;
Bir mesajın göndericisinin, mesajın anlamını kendi çıkarlarına uyacak şekilde değiştirmesi durumunda kasıtlı çarpıtma;
Bilgi akışını hızlandırmak için bilgilerin özetlenmesi gerektiğinde filtreleme;
Yöneticiye yalnızca olumlu bilgi sağlama eğilimi nedeniyle organizasyon seviyelerinin durumları arasındaki tutarsızlık;
Ceza korkusu.
Mesajların çarpıtılmasının yanı sıra iletişimin gelişmesinde başka zorluklar da ortaya çıkıyor. Dolayısıyla bir yönetici çalışırken çok fazla bilgiyle karşı karşıya kalır ve bu bilgilerin tümüne yanıt veremez. Daha az önemli olanları ayıklamak ve kendisine en önemli görüneni bırakmak zorunda kalıyor. Bir diğer zorluk ise organizasyon yapısındaki düşünce eksikliğinden kaynaklanıyor olsa gerek. Birden fazla yönetim seviyesine sahip bir organizasyonda, sonraki her seviye mesajları ayarlayabilir ve filtreleyebilir ve dolayısıyla bilgi çarpıtma olasılığı artar.
İletişim sistemini geliştirmek için modern bir şirket aşağıdakileri kullanır:
Ä yönetim düzenlemesi. Kuruluşun her seviyesindeki yöneticiler, kendilerinin yanı sıra üstlerinin, meslektaşlarının ve astlarının bilgi ihtiyaçlarını da anlamalıdır. Bir yönetici, bir veya daha fazla astıyla kısa veya periyodik toplantılar yapabilir, yeni planları, hedefleri tartışabilir ve açıklığa kavuşturabilir, kontrol sonuçlarına ilişkin raporlarla işin ilerleyişini izleyebilir;
Ä geri bildirim sistemleri. Böyle bir sistem için seçeneklerden biri çalışanlara yönelik bir ankettir. Anketler, astlarınızın, faaliyetlerinin hedeflerinin kendilerine açık bir şekilde aktarılıp aktarılmadığını, hangi potansiyel veya gerçek sorunlarla karşı karşıya olduklarını, işleri için ihtiyaç duydukları doğru ve zamanında bilgi alıp almadıklarını, gelecek değişiklikler hakkında bilgilendirilip bilgilendirilmediklerini öğrenmenize olanak tanır. onları etkileyecek iş;
Ä teklif toplama sistemleri. Οʜᴎ yukarıya doğru bilgi akışını kolaylaştırmak ve yukarıya doğru fikirleri filtreleme veya göz ardı etme eğilimini azaltmak için tasarlanmıştır. Tüm çalışanlar, kurum faaliyetlerinin herhangi bir yönünün iyileştirilmesine yönelik fikir üretme fırsatına sahiptir;
Ä aylık bültenlerin yayınlanması tüm çalışanlara yönelik bilgileri içeren (yönetime ilişkin tekliflerin gözden geçirilmesi, yeni bir sözleşme, yeni bir ürün türü; çalışanların sorularına yönetim yanıtları);
Ä yazılı iletişim ve video konferans için e-postanın kullanılması.
İletişim kanunları ve yönetmelikleri.
1 kanun "Gerçek, gönderenin ne söylediği değil, alıcının ne anladığıdır." Alıcının mesajı yanlış yorumlaması durumunda, sorumluluğu gönderen üstlenir.
2 kanun “Beyaz mı?” - İnsanlar, duygusal olarak olumlu bir tavır takındıkları kişinin konumunu daha kolay anlarlar ve duygusal olarak olumsuz bir tavır takındıkları kişinin konumunu kabul etmezler, bazen de tamamen reddederler.
İletişim Kuralları:
1. İletişim kurmamak imkansızdır.
2. Herhangi bir iletişimin 2 yönü vardır:
3. İçerik düzeyi;
4. İlişki düzeyi.
5. İletişimin başarısı, sürecin hangi aşamalardan geçtiğiyle belirlenir.
6. Söylenen, söylenenden daha önemlidir.
7. İlişkilerin yapısı roller ve psikolojik tutumlar tarafından belirlenir.
8. İçerik düzeyinde ve kullandıkları ilişkiler düzeyinde farklı diller Ve Farklı yollar bilgi algısı;
9. Bilgi, metin ve bağlam arasında ayrılır. Metin aktarılandır, bağlam ise ima edilendir.
10. İletişim tamamlayıcı olarak başlayıp simetrik olarak sona erdiğinde etkili olacaktır.
4. Yönetim iletişiminin formları ve ilkeleri
Yönetim iletişimi - geri bildirimi dikkate alarak yönetim işlevini yerine getirmenin aşırı öneminden kaynaklanan, toplumdaki yaşamının ana yolu olan bir kişinin atfedilen bir özelliği.
Yönetim iletişim biçimleri:
1. Bağlılık – bir yönetici ile bir ast arasındaki, organizasyonel ve idari normlara dayanan iletişim.
2. Hizmet-yoldaşlık - örgütsel ve idari normlara ve bazen de ahlaki normlara dayanan meslektaşlar arasındaki ilişkiler.
3. Dostça - ahlaki ve etik standartlara dayalı olarak farklı seviyelerdeki temsilciler arasında.
Yönetim iletişiminin ilkeleri:
1. Çalışanların kişisel potansiyellerini ortaya koyabilecekleri koşulların yaratılması;
2. Yetki ve sorumluluk ilkesi. Aşağıdaki noktalara dayanmaktadır.
Sosyal statü – ᴛ.ᴇ. Anayasal hak ve yükümlülüklere uyum, ahlaki normlarla belirlenen kamu yetkileri.
Resmi statü – kuruluş tarafından belirlenen resmi hakların, görevlerin ve yetkilerin düzenlenmesi.
Kişisel statü, çalışanların pozisyonlarından memnuniyet derecesidir.
3. Ödül ve ceza ilkesi;
4. Çalışma süresinin rasyonel kullanımı ilkesi.
Yönetim iletişiminin işlevleri:
1. İdari bilgilerin verilmesi:
‣‣‣ Direktif (emir, kararname);
‣‣‣ Demokratik (talep, tavsiye, konum).
2. Geri bildirim almak;
3. Değerlendirme bilgilerinin verilmesi.
Etkili bilgi algısı koşulları:
1. Mesleki dilin birliği;
2. Entelektüel düzey dikkate alınarak;
3. Mantıksal sunum;
4. Sistematiklik;
5. Dinleme düzeyini dikkate almak
6. Algı;
7. Konuşma kültürü;
8. Tonlama.
İletişim yapısı:
1. İletişimsel – bilgi alma ve iletme süreci;
2. İnteraktif – iletişim sırasındaki etkileşim süreci;
3. Algısal – algı süreci.
5. Etik girişimcilik faaliyeti ve iş bağlantıları
Girişimcilik faaliyeti- ϶ᴛᴏ bireyler tarafından gerçekleştirilen ana ekonomik faaliyet türü veya tüzel kişiler, girişimciler olarak adlandırılan, kendi adlarına ve riskleri kendilerine ait olmak üzere sürekli olarak. Bu konseptin bileşenleri aşağıdaki gibidir:
F girişimcilik Nasıl özel aktivite türü- bu faaliyetin konularının belirli bir düşünce tarzına, özel bir tarza ve ekonomik davranış türüne sahip olduğunu varsayar;
F Bağımsız bir faaliyet olarak girişimcilik – bu faaliyetin konularının çeşitli yönlerde özgürlüğünü ve bağımsızlığını varsayar;
F girişimcilik Nasıl ekonomik aktivite -Şirketin veya bireysel girişimcinin faaliyet türü ve kapsamı ne olursa olsun, ekonomik sürecin organizasyonunu ve yönetimini içerir.
Bir yönetici-girişimcinin iş etiği, iş dünyasında genel kabul görmüş davranış ilkelerine kıyasla davranışının bir dizi ilkesidir.
İş insanlarına yönelik etik ilkeler ve davranış standartları, iş dünyasında genel kabul görmüş davranış ilkeleridir. Bu ilkeler şunları içerir:
ü Özgürlük- yönetici-girişimcinin, rakiplerinin ve tüketicilerinin işlerine müdahalenin kabul edilemezliği, küçük şeylerde bile çıkarlarının ihlali olarak ifade edilen özgürlüğüne değer vermesi gerektiği anlamına gelir;
ü hata payı– ortakların, müşterilerin veya astların zayıflıklarının ve eksikliklerinin “bir anda” üstesinden gelmenin imkansızlığının farkındalığı. Hoşgörü, karşılıklı güvene, anlayışa ve açıklığa yol açar, çatışma durumlarının “söndürülmesine” yardımcı olur;
ü incelik ve incelik - belirli bir kişiye etik standartları uygulama yeteneği, kibar ve özenli iletişim, astlarının ve meslektaşlarının gururunu koruma yeteneği;
ü adalet- insanların kişisel ve ticari niteliklerinin ve faaliyetlerinin objektif bir değerlendirmesini, bireyselliklerinin tanınmasını, eleştiriye açık olmayı, özeleştiriyi içerir;
ü iş yükümlülüğü Tarafların üstlendiği yükümlülüklerin tam olarak yerine getirilmesini gerektirir. Örneğin ABD'de tarafların bir faaliyette bulunacakları konusunda anlaştıkları duruma "Texas tokalaşması" tabiri biliniyor. Taraflardan birinin sözleşme şartlarını ihlal etmesi durumunda başka hiç kimse bu şirketle iş yapmayacaktır.
Batılı girişimcilerin başarısının formülü basittir:
başarı = profesyonellik + dürüstlük .
İş hayatında altın bir kural vardır: müşteriyle ilgilenin, ve pazar seninle ilgilenecek.
Kendine saygısı olan herhangi bir şirketin iş etiği ve iş bağlantılarının ana varsayımı şu sloganla ifade edilmelidir: `` Kâr her şeyden üstündür ama şeref kârın üstündedir.
Yönetim etiği - sürekli alınan, ahlaki temelli kararlar zinciri. Girişimci bir kuruluşun ve yöneticilerinin yönetim faaliyetlerinin temel ilkeleri hümanizm, kolektivizm, sosyal adalet, vatanseverlik, söz ve eylem birliğidir. İşletme yöneticilerinin kararları ve eylemleri insanlara saygı, onların sağlığına ilgi, manevi ve manevi değerlerle dolu olmalıdır. fiziksel Geliştirme. Yönetimin, kişilerin hak ve sorumluluklarının garantörü olarak, kişilerin kişilik onurunun dokunulmazlığını koruyan güvenilir bir sistem olarak hareket etmesi amaçlanmaktadır.
Girişimci bir kuruluşun üretim ekibinde, insanların davranışlarını düzenleyen karmaşık bir mekanizmalar sistemi vardır. Οʜᴎ etkili bir şekilde çalıştığında en iyi yolİnsanların vicdanı, mesleki onuru, görevi, eylemlerinin ahlaki sorumluluğu ve başkalarının eylemleri gibi nitelikleri ortaya çıkar.
Harika yer Girişimci bir organizasyonun yönetim etiğinde, ahlaki nitelikteki normatif hükümlerin geliştirilmesi söz konusudur.Bu hükümlerden biri ahlaki kurallardır.Bireyin ahlaki niteliklerini incelerken yönetim etiğinde benimsenen yaklaşımları belirler, temel ahlaki formüle ederler. Yönetim faaliyetleri için gereklilikler, yönetim iletişimi ve iş dışı lider davranışının kurallarını sunar.
Bir ticari organizasyonun yöneticilerinin yönetim etiği bilgisi, bilimsel ve mesleki yeterlilikleri için zorunlu bir gerekliliktir.
6. Şirketin organizasyon kültürü
Organizasyon kültürü – organizasyonun çoğu tarafından kabul edilen yönetim felsefesi ve ideolojisi, hem organizasyon içindeki hem de dışındaki ilişkilerin ve etkileşimlerin temelinde yatan değerler, inançlar, beklentiler ve normlar.
Öznel organizasyon kültürü Çalışanların paylaştığı değer ve normlardan gelir, örgütün tarihini, geleneklerini, ayin ve ritüellerini, iletişim dilinin ve sloganların algılanışını içerir.
Objektif organizasyon kültürü Organizasyonda oluşturulan fiziksel çevre ile ilgilidir: bina ve tasarımı, konumu, ekipmanı ve mobilyaları, odanın rengi ve boyutu, olanaklar, resepsiyon odaları vb.
İletişim ağı. Resmi ve gayri resmi iletişim. Söylenti sorunu - kavram ve türleri. "İletişim ağı. Resmi ve gayri resmi iletişim. Söylenti sorunu" kategorisinin sınıflandırılması ve özellikleri 2017, 2018.
Sayfa 2
Yönetilen sistemlerin ve ekiplerdeki ilişkilerin artan karmaşıklığı yalnızca resmileştirilmiş yöntemlerle telafi edilemez. İdari olarak düzenli iletişimi tamamlayan resmi olmayan iletişim giderek daha önemli hale geliyor. Günümüzde, üretken olmayan sosyo-psikolojik faktörler, faaliyetlerin nihai sonuçları üzerinde giderek daha önemli bir etkiye sahiptir. Emekten beri ve büyük ölçüde sosyal aktivite Her çalışanın ekipte gerçekleştiği göz önüne alındığında, mevcut ilişkilerin onun ruh hali ve performansı üzerinde doğrudan etkisi olduğu açıktır.
Otoriter bir toplumda kişilerarası enformel iletişim bile devletin kontrolü altındadır ve bu durum siyasal iletişimin deformasyonuna yol açmaktadır.
Bir organizasyonun yönetimindeki pratik hedefleri göz önünde bulundurursak, mikropolitika terimi, bir veya daha fazla organizasyondaki kaynaklara ve güce sahip olmak için çabalayan bireyler ve grupların oluşturduğu ağlara atfedilebilir. Mikropolitika sıklıkla örgütler içindeki ve arasındaki gayri resmi iletişimde kendini gösterir ve herhangi bir örgütün iç ve dış çevresinin temsilcileriyle olan günlük etkileşimlerini, müzakerelerini ve işlemlerini içerir. Mikropolitika, bireylerin ve grupların, hedeflerine ulaşmak için örgütsel bir bağlamda güç ve nüfuz kaynaklarını kullanmaya çalıştıkları stratejileri ifade eder.
Herhangi bir kuruluşun çalışanları, resmi organizasyon yapısı içindeki etkileşimin yanı sıra, gerçekleştirdikleri üretim fonksiyonlarıyla doğrudan ilgili olmayan birbirleriyle de temasa geçer: CEO Dünkü futbol maçının sonuçlarını şoförüyle tartışıyor, farklı departmanların çalışanları asansörle yukarı çıkıyor, yeni kafeterya hakkında fikir alışverişinde bulunuyor, sigara odasında çarpışıyor, departman başkanları üç aylık planların yerine getirilmesinin imkansızlığı konusunda birbirlerine yüreklerini döküyorlar. Bu tür bilgi alışverişine resmi olmayan iletişim denir ve çalışanların üretim davranışları üzerinde önemli bir etkisi vardır. 1970'lerin sonlarında Chicago bölgesinde McDonald's'ın hamburger yapımında solucan eti kullandığına dair yanlış bir söylenti yayıldı.
Resmi iletişimler, onaylanmış talimatlarla düzenlenen dokümantasyon, yazılı ve/veya protokol formuyla resmi olmayan iletişimlerden ayrılır. Açık olmayan statüsüne rağmen resmi olmayan iletişimler (söylentiler, kulaktan kulağa yayılan bilgiler) kamuoyunun şekillenmesinde oldukça etkilidir. Bir örnek, medya tarafından toplanan bilgilerin kasıtlı olarak sızdırılması olabilir.
Tüm iletişimler tek bir çatı altında birleşiyor ortak özellik- kurumsal etkileşimde ortaklar arasındaki doğrudan temasın bireysel doğası. Mesleki faaliyetlerdeki etkileşimler resmi ve gayri resmi iletişim kanalları aracılığıyla yürütülür.
Bu, yalnızca çok sayıda öğe içeren karmaşık ekonomik sistemlerde, bunların her birinin analitik bir açıklamasının mümkün olmaması anlamına gelmez, bu da tüm yönetim faaliyetlerinin normatif düzenlemesine yönelik girişimi gerçekçi olmaktan çıkarır. Mevcut yönetim sistemlerinde yönetim sanatının öneminin korunması ve hatta güçlenmesi, aynı zamanda yöneticinin faaliyetlerinde gayri resmi iletişimin ve ahlaki ilkelerin rolünün bariz bir şekilde artmasıyla da ilişkilidir.
Gayri resmi iletişim genel olarak organizasyonun hiyerarşisiyle ilgili değildir; resmi olmayan bir grup içinde birleşmiş insanları birbirine bağlar. Herhangi bir kuruluşta ortaya çıkarlar ancak genellikle kuruluşun acil ihtiyaçlarıyla ilgili değildirler. Gayri resmi iletişim esas olarak söylentilerin yayılması için bir kanal işlevi görür. Gayri resmi iletişim bir yönetici için önemli bir bilgi kaynağı olabilir. Bilginin resmi iletişimden daha hızlı yayılmasıyla karakterize edildiklerinden, hızlı karar alma açısından genellikle önemli bir bilgi kaynağı olabilirler.
Gayri resmi, dostane veya rekabetçi ilişkiler, hem kurumsal hedeflerin uygulanmasını engelleyebilir hem de bunların uygulanmasını kolaylaştırabilir. Rus iş iletişimi, gayri resmi tarafın önemli üstünlüğü açısından Batı iletişiminden tam olarak farklıdır. Bazen iletişimciler arasındaki düşmanca ilişkiler nedeniyle işler yolunda gitmez. Gayri resmi iletişim kriz ve çatışma durumlarında hayati bir rol oynar. Bir iletişimcinin bu son derece etkili silahı kullanabilmesi önemlidir: Gayri resmi kanallar genellikle resmi olanlardan daha hızlı hareket eder ve iletişim kuranların gayri resmi bilgilere olan güveni neredeyse her zaman resmi bir kaynağa göre daha yüksektir.
Gayri resmi iletişimin özelliği organizasyonel yapıyı ihmal etmesi ve tüm hiyerarşik seviyelere nüfuz etmesidir. Bu özellik, kuruluşun tüm üyelerinin bilgi alışverişine katılmasını sağlar ve insan kaynakları yönetimi açısından özel bir önem kazandırır. Bu ifade garip görünebilir çünkü resmi olmayan iletişim ile yönetimi birbirine bağlamak zordur: Gayri resmi bilgi alışverişinin esas olarak organizasyonel sorunlarla ilgili olmadığına yaygın olarak inanılmaktadır. Gerçekte durum böyle değil: Amerikalı bilim adamlarının araştırmalarına göre, resmi olmayan bilgi alışverişinin yaklaşık yüzde 90'ı organizasyonel konularla ilgilidir. Bu nedenle yönetimin resmi olmayan iletişim mekanizmasını anlaması ve onu kullanabilmesi, bir organizasyonun etkin yönetimi için önemli bir koşuldur.
